SOP HR Reg 16 Perjalanan Dinas - R01
SOP HR Reg 16 Perjalanan Dinas - R01
Dokumen
Tanggal efektif
STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi 01
PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI
Halaman 1 dari 6
1. DASAR PEMIKIRAN
1.1 Tentang penggantian biaya perjalanan bagi pegawai PT. Formulatrix Indonesia yang melakukan
perjalanan-perjalanan untuk keperluan dinas
1.2 Selain dari pada itu diterangkan pula, mengenai tarip-tarip yang berlaku.
2. TUJUAN
2.1. Memberikan pedoman untuk pelaksanaan Perjalanan Dinas dengan memperhatikan segi kualitas,
kuantitas, waktu, maupun anggaran.
2.2. Adanya standard prosedur pelaksanaan Perjalanan Dinas.
2.3. Sebagai pedoman pengelolaan dana yang baik dan terkendali menurut anggaran yang telah
disetujui untuk menunjang aktivitas Karyawan yang melakukan perjalanan dinas
3. PENGERTIAN
3.1 Perjalanan dinas adalah suatu perjalanan yang dilakukan oleh pegawai dari tempat kerja yaitu
PT. Formulatrix Indonesia ke suatu tempat di luar tempat kerja rutin untuk melaksanakan tugas
dari Perusahaaan yang dilakukan dalam konteks bekerja.
3.2 Anggaran Perjalanan Dinas adalah Anggaran yang disediakan untuk menunjang kegiatan
operasional pada kegiatan Perjalanan Dinas.
3.3 Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah Naskah Dinas sebagai alat pemberitahuan yang ditujukan
kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan Perjalanan Dinas serta pemberian fasilitas
perjalanan dan pembiayaan.
3.4 Waktu Kerja adalah jumlah jam yang dipergunakan untuk bekerja selama melakukan perjalanan
Dinas.
4. RUANG LINGKUP
4.1.Kebijakan serta prosedur Perjalanan Dinas ini berlaku untuk semua tingkatan karyawan di seluruh
lingkungan PT. Formulatrix Indonesia.
4.2.Prosedur Perjalanan Dinas ini berlaku untuk Perjalanan Dinas yang dilakukan di dalam Wilayah
Negara Indonesia.
5. BATASAN-BATASAN ANGGARAN:
5.1.Anggaran Makan adalah Rp 35,000 sekali makan per orang, apabila memperoleh fasilitas sarapan
dari tempat penginapan, maka anggaran untuk makan pagi ditiadakan.
5.2.Anggaran Hotel/ Penginapan dibedakan dari tiap-tiap daerah, dengan anggaran maksimal seperti
dibawah ini dengan memperhatikan lokasi penginapan untuk di dekat wilayah tujuan.
5.3.Kendaraan/ Transportasi
• Area Jawa Tengah :
5.3..A. Sewa Mobil: dapat dilakukan dengan beberapa ketentuan sebagai berikut:
• Apabila membawa muatan/ beban yang berlebih
• Lebih dari 3 orang
• Berkeliling ke beberapa tujuan (minimal 2 lokasi)
5.3..B. Kendaraan Umum (Bis, Travel, dll)
• Sendiri
No. Dokumen
Tanggal efektif
STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI
Halaman 2 dari 6
6. Ketentuan waktu saat Perjalanan, Waktu Kerja dan Hari Libur saat Dinas
6.1.Dalam hal Karyawan masih dalam perjalanan menuju kota tujuan, jumlah jam kerja yang
diperhitungkan dalam sehari dihitung dalam kurun waktu 24 jam saat melakukan Perjalanan Dinas.
• Contoh, jika Karyawan melakukan Perjalanan Dinas dari Salatiga ke kota tujuan
(membutuhkan waktu kurang lebih 36 jam) dan Karyawan memiliki 10 jam kerja, 10 jam
kerja Karyawan digunakan dalam kurun waktu 24 jam pertama perjalanan, dan 10 jam
berikutnya untuk 12 jam perjalanan berikutnya.
6.2.Jika Karyawan dapat bekerja pada saat melakukan perjalanan menuju kota tujuan, akan tetapi
Karyawan memilih untuk tidak melakukan aktivitas yang berhubungan dengan pekrjaan, maka waktu
tersebut tidak dapat dihitung sebagai jam kerja.
• Contoh, Pada saat penerbangan , Karyawan dapat melakukan kegiatan yang berhubungan
dengan pekerjaan (membaca surat, menulis ) akan tetapi Karyawan justru memilih untuk
tidak melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan (tidur atau menonton televisi),
maka waktu tersebut tidak dapat dianggap sebagai jam bekerja.
6.3.Ketentuan waktu yang dianggap bukan merupakan jam kerja mengemudi dalam perjalanan,
mengantri di bandara, atau duduk di tempat yang penuh sesak di mana tidak memungkinkan untuk
menggunakan fasilitas untuk menunjang kegiatan bekerja.
6.4.Perjalanan ke dan dari zona waktu yang jauh wajib direncanakan terlebih dahulu untuk
memaksimalkan jam kerja Karyawan di tempat yang hendak dituju.
6.5.Waktu perjalanan harus dihitung secara konsisten dengan menggunakan satu zona waktu.
6.6.Pengecualian apabila telah disetujui sebelumnya oleh Atasan, Karyawan dapat mengambil cuti
/liburan pada saat melakukan Perjalanan Dinas.
6.7.Perjalanan ke kantor perusahaan lain harus dihindari pada saat kantor yang dituju libur, karena dapat
membuat perjalanan menjadi kurang efisien dan menambah biaya perjalanan. Namun apabila telah
disetujui sebelumnya oleh Atasan, karyawan dapat menggunakan hari tersebut untuk kegiatan di luar
pekerjaan dan wajib mengganti waktu kerja di hari yang lain sesuai dengan jumlah jam kerja.
No. Dokumen
Tanggal efektif
STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI
Halaman 3 dari 6
6.8.Jika Formulatrix memiliki hari libur dan Karyawan diwajibkan untuk bekerja pada hari libur tersebut,
maka akan memperoleh kompesasi berupa uang lembur atau peralihan hari libur.
7. PROSEDUR
7.1.Pegawai menerima Surat Perintah Perjalanan Dinas.
7.2.Pegawai meminta perijinan untuk biaya perjalanan Dinas dengan menyerahkan proposal kepada
leader/manager ybs dan kemudian direktur
7.3.Setelah mendapatkan persetujuan, Pegawai menyerahkan form SPPD tersebut ke HR dengan
dilengkapi dengan:
• Rincian perjalanan dinas
• Rincian Biaya untuk Perjalanan Dinas
• Fotocopy SPPD (SPPD asli dibawa oleh Pegawai)
7.4.HR Dept, wajib melaporkan hal ini ke bagian –bagian terkait
7.5.Divisi Keuangan memberikan uang saku kepada Karyawan, sesuai dengan dana yang dianggarkan
7.6.Pergantian Dana Pegawai/ karyawan:
o Diwajibkan memberikan laporan tertulis (disertai dengan Kwitansi Asli) selambat-lambatnya
1 minggu setelah kegiatan dilakukan.
o Laporan dan kwitansi telah mendapatkan persetujuan dari Direktur
o Apabila point di atas telah dapat dilengkapi , maka bagian Kasir dapat melakukan pencairan
dana.
Di luar ketentuan-ketentuan di atas maka Perusahaan tidak dapat mengganti dana yang telah
dikeluarkan.
Memberikan SPPD
Atasan
Tanggal efektif
STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI
Halaman 4 dari 6
Memberikan ke HR fotocopy
Pegawai SPPD yang telah ditandatangi
Prepared By : Approved By
Tanggal efektif
STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Revisi
PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI
Halaman 5 dari 6
Nomor :
Lembar ke :
1. Pemberi perintah :
2. Nama :
NIK Pegawai yang diperintah :
Untuk melakukan perjalanan dinas
8. K e t e r a n g a n : apabila ada