PENGURUSAN FILE KEPEGAWAIAN

No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :

0010/SPO/SDM/RSM 00
1/3
HTS/IV/2017

RS MH THAMRIN
SALEMBA
STANDAR Tanggal Terbit : Ditetapkan :
PROSEDUR
OPERASIONAL
(SPO)
03 April 2017 Dr. dr. Kemal Muhamad., MMR ., M.Kes., AIFO
Direktur
PENGERTIAN Suatu aktifitas terkait dengan pendokumentasian seluruh file pegawai yang
memuat tentang informasi pegawai dimulai dari awal masuk menjadi
pegawai Rumah Sakit MH Thamrin Salemba
TUJUAN 1. Untuk menyimpan data pegawai dengan teratur sehingga dapat
disajikan dalam bentuk informasi kepegawaian sesuai dengan
kebutuhan.
2. Agar file kepegawaian dapat selalu dijaga kerahasiaannya.
KEBIJAKAN Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit MH Thamrin Salemba Nomor
0113/SK-DIR/RSMHTS/IV/2017 tentang Pemberlakuan Standar Prosedur
Operasional (SPO) Kepegawaian di Rumah Sakit MH Thamrin Salemba
PROSEDUR 1. Satuan pelaksana kepegawaian menghimpun arsip para pegawai ke
dalam file pegawai perseorangan
2. Satuan pelaksana kepegawaian menyusun arsip para pegawai
dengan mengelompokkan kesamaan masalah dan atau yang
mempunyai kaitan dengan masalah pokok.
3. Satuan pelaksana kepegawaian menyusun arsip para pegawai yang
mempunyai kaitan dengan masalah pokok adalah :
a. Kartu - kartu pegawai
1) Kartu pegawai
2) KTP / Kartu keluarga
3) Akte perkawinan
4) Akte kelahiran anak
5) Kartu ASKES
6) Kartu polis asuransi
b. Surat - surat keputusan :
1) SK pengangkatan pegawai
2) SK kenaikan gaji berkala
3) SK tunjangan jabatan fungsional (tunjangan tenaga kesehatan)
d. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3)
Tidak diperkenankan memperbanyak sebagian atau seluruh dokumen ini tanpa seijin
RS MH Thamrin Salemba
 PENGURUSAN FILE KEPEGAWAIAN

No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :

0010/SPO/SDM/RSM 00
2/3
HTS/IV/2017

RS MH THAMRIN
SALEMBA
e. Ijazah dan sertifikat - sertifikat lainnya.
f. Bukti-bukti sah lainnya seperti :
1) SK Direktur
2) Daftar riwayat hidup
3) Daftar riwayat keluarga
4) Daftar riwayat pekerjaan
4. Satuan pelaksana kepegawaian menyusun arsip para pegawai yang
mempunyai kesamaan masalah, yaitu :
a. Surat-surat / surat keputusan yang disahkan oleh Direktur RS MH
Thamrin Salemba
1) Surat pengangkatan pegawai
2) Surat tentang program orientasi
3) Surat rotasi pegawai
4) Surat tentang panggilan test penerimaan dan hasil test
5) Surat tentang permohonan pensiun
6) Arsip mengenai daftar absensi para pegawai
7) Arsip mengenai daftar jaga shift para pegawai
8) Arsip mengenai cuti pegawai
9) Arsip mengenai lamaran pegawai
5. Satuan pelaksana kepegawaian melaksanakan pengendalian dan
menata arsip surat masuk / keluar ke urusan kepegawaian kedalam file
tersebut di atas.
6. File kepegawaian sebagaimana dimaksud point (e) disimpan dalam
lemari file dan disusun menurut abjad.
Penanggung jawab pengadaan pegawai, pengembangan pegawai dan
ketatausahaan kepegawaian bertanggung jawab dalam penyimpanan,
pengamanan dan pengisian file kepegawaian
Satuan pelaksana kepegawaian menata file kepegawaian dengan
menggunakan sarana :
a. Buku pengendali
b. Lembaran catatan / disposisi
c. Lembaran pengantar
Tidak diperkenankan memperbanyak sebagian atau seluruh dokumen ini tanpa seijin
RS MH Thamrin Salemba
 PENGURUSAN FILE KEPEGAWAIAN

No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :

0010/SPO/SDM/RSM 00
3/3
HTS/IV/2017

RS MH THAMRIN
SALEMBA
d. Buku petunjuk silang
7. Satuan pelaksana kepegawaian setiap 2 tahun sekali meneliti dan
memilah-milahkan (menyortir) arsip-arsip dalam file kepegawaian
untuk dimusnahkan.
8. Rencana pemusnahan arsip-arsip tersebut diajukan ke Direktur melalui
Ka Bag. SDM.
UNIT TERKAIT SDM

Tidak diperkenankan memperbanyak sebagian atau seluruh dokumen ini tanpa seijin
RS MH Thamrin Salemba