BAHAN AJAR

MATA KULIAH KOMUNIKASI DAN KOORDINASI PEMERINTAHAN

MAHASISWA SMESTER III IPDN KAMPIUS SUMATERA BARAT

DOSEN PENGASUH : DRS. BUSTAMAR, MM

_____________________________________________________________________

PENDAHULUAN

1. Sikap Ilmiah

a. Sikap Skeptis
 Sikap untuk tidak menerima begitu saja seperti ; apakah benar
itu, apakah itu ? (sikap yang selalu bertanya)
b. Sikap kritis
 Kemampuan untuk membeda bedakan kemudian
menempatkan segala sesuatu pada tempatnya dalam
hubungannya dengan yang lain.
c. Sikap Kritis ada 2 :
 Teoritis  merupakan suatu harapan yang masih abstrak dan
dapat membedakan yang satu dengan yang lain.
 Praktis  merupakan suatu harapan yang telah konkrit dan
dapat diamati, dirasakan gejalanya.
 2. Pengertian Pemerintahan
Berasal dari kata ;
 Perintah  Menyuruh sesuatu
 Pemerintah  Orang/ Lembaga
 Pemerintahan  Proses Penyelenggaraan Urusan Pemerintah
untuk mencapai tujuan
 Segenap proses penyelenggaraan urusan
kenegaraan
3. Sistem Pemerintahan Negara/ Nasional

 Pemerintahan Nasional (Eksekutif, legislatif dan Yudikatif)

 Pemerintah Pusat (Eksekutif)
 Pemerintah Daerah (Provinsi, Kabupaten/
Kota)
 Pemerintaha Desa/ Kelurahan

4. Pola / Hubungan Pemerintahan

Rakyat Pemerintah (R) Rakyat

a (R) b (P) c

Kedaulatan Kekuasaan Pertanggungjawaban

Pemerintah Rakyat Pemerintah

(P) (R) (P)

Perdata
P R
d
 SATUAN ACUAN PEMBELAJARAN (SAP)
MATA KULIAH
KOMUNIKASI DAN KOORDINASI PEMERINTAHAN
SMESTER III MADYA PRAJA IPDN
KAMPUS SUMATERA BARAT
TAHUN 2015/ 2016

I & II. Pentingnya Komunikasi Dalam Organisasi

1. Pengertian komunikasi
2. Fungsi dan tujuan komunikasi
3. Proses komunikasi
4. Bentuk-bentuk komunikasi
5. Hambatan komunikasi efektif
6. Perbedaan budaya mempengaruhi komunikasi
7. Media komunikasi

III & IV. Iklim Komunikasi Dalam Organisasi

1. Pentingnya iklim komunikasi dalam organiasi
2. Paradigma komunikasi dan metode penelitian dalam
organisasi
3. Jaringan komunikasi formal dan informal
4. Kepuasan komunikasi dalam organisasi
5. Peran manager dalam meningkatkan komunikasi organisasi
6. Hubungan komunikasi dengan koordinasi

V & VII. Ruang Lingkup Koordinasi dan Perbedaannya dengan

Kooperasi
1. Pengertian koordinasi dan kooperasi
2. Ruang lingkup koordinasi
3. Perbedaan koordinasi dengan kooperasi
4. Ciri-ciri koordinasi
5. Prinsip-prinsip koordinasi

VIII. Komunikasi dan Koordinasi Pemerintahan dan

Permasalahannya
1. Masalah komunikasi dan koordinasi pemerintahan
2. Tantangan komunikasi dan koordinasi kedepan
 IX & X. Hubungan Kerja Dalam Koordinasi
1. Koordinasi dan hubungan kerja
2. Pendekatan dan pencapaian koordinasi efektif
3. Memilih mekanisme koordinasi yang cepat
4. Koordinasi dan hubungan kerja di tingkat nasional
5. Koordinas dan hubungan kerja pemerintahan di daerah
6. Koordinasi dan hubungan kerja pemerintahan desa/
kelurahan

XI. Koordinasi Melalui Pengembangan Organisasi

1. Pengembangan sasaran subordinat
2. Pendekatan konfrontasi
3. Pendekatan dan pemantapan komunikasi dan koordinasi
pemerintahan

XII. Makna Elektronik Administrasi Dalam Rangka Pelaksanaan

Tugas Pemerintahan
1. Aplikasi teknologi informasi dalam administrasi
pemerintahan
2. Pengelolaan dan pengembangan elektronik administrasi
3. Pengembangan E-Gov

XIII & XIV. Studi Kasus dan Diskusi Kelompok

1. Aplikasi bentuk-bentuk koordinasi pemerintahan
2. Aplikasi komunikasi dalam pelaksanaan koordinasi
pemerintahan
KOMUNIKASI DAN KOORDINASI PEMERINTAHAN

I. PENTINGNYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Pengertian Komunikasi
 Secara etimologis, komunikasi berasal dari kata latin “
cummunis “ yang menjadi “ communicatio “ yang berarti
membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara
dua orang atau lebih.
 Akar kata communis adalah communico yang artinya berbagi.
Dalam hal ini yang dibagi adalah pemahaman bersama melalui
pertukaran pesan.

Beberapa pengertian komunikasi :

a. Komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang
biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku
orang lain. (Hovland, Janis dan Kelley dikemukakan oleh Arni
Muhammad, 2007)
b. Komunikasi adalah proses dengan mana symbol verbal dan
non verbal dikirim, diterima dan diberi arti. (William J.Seller
dikemukakan oleh Arni Muhammad, 2007)
c. Komunikasi adalah penyampaian informasi, idea, emosi,
keterampilan dan seterusnya, melalui penggunaan symbol,
angka, grafik dan lain-lain. (Brelson dan Steiner dikemukakan
oleh Anwar Arifin, 2006).
d. Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran
seseorang mempengaruhi pemikiran orang lainnya (Weaver,
1949)
Berdasarkan beberapa definisi di atas, dapat ditarik definisi secara
sederhana bahwa ;
 Komunikasi itu adalah “ usaha penyampaian pesan antar
manusia “
 Komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun pesan non
verbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk
mengubah tingkah laku

Unsur-unsur komunikasi :

a. Komunikator (sumber pesan)

- Sengaja atau
- Tidak disengaja
b. Pesan/ komunike (isi pesan)
- Jelas dan dapat dipahami dan dimengerti
c. Komunikan (penerima pesan)
- Satu orang atau lebih
d. Media komunikasi (saluran)
- Langsung (verbal)
- Media cetak dan media elektronik
e. Umpan balik (efek/ balikan)
- Dimengerti, dipahami dan tindak lanjut
- Minta penjelasan kembali
 Harold D Laswell, 1948 mengemukakan beberapa formula bidang
kajian komunikasi yaitu ; “ Who says what in wich channel to
whom with what effect ? “
a. Siapa (who)
b. Berkata apa (says what)
c. Melalui saluran apa (in which medium
d. Kepada siapa (to whom/
e. Bagaimana efeknya (what effect)

2. Fungsi dan Tujuan Komunikasi

a. Manusia dapat mengontrol lingkungannya

Fungsi komunikasi dapat mengontrol, mengarahkan dan

mengendalikan lingkungannya, baik sesama manusia
maupun lingkungan alam sekitarnya
b. Beradaptasi dengan lingkungan tempat mereka berada

Melalui komunikasi manusia dapat beradaptasi dengan

lingkungan sekitarnya
c. Melakukan tranformasi warisan sosial kepada generasi
berikutnya
Melalui komunikasi manusia dapat mentranformasikan
berbagai warisan sosial kepada generasi berikutnya,
sehingga tercipta ekosistem lingkungan untuk
kelangsungan kehidupan peradaban manusia
 3. Proses Kumunikasi
a. Sender (sumber/ pengirim)

b. Encoding (penyandian pesan)

c. Chanel (saluran/ media komunkasi)

d. Decoding (penginterpretasian pesan)

e. Reciever (penerima)

Noice

Sender ------ Encoding ------ Chanel -------Decoding --------Reciever

Feedback

4. Bentuk-bentuk komunikasi dalam organisasi

a. Berdasarkan arah/ garis komunikasi

 Downward communication (kumunikasi ke bawah)

Komunikasi yang mengalir dari atasan kepada bawahan
untuk pesan-pesan berkenaan dengan tugas-tugas dan
pemeliharaan, biasanya berhubungan dengan ;
pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan
kebijaksanaan umum
Lewis, 1987. Komunikasi kebawah --- adalah untuk
menyampaikan tujuan, merubah sikap dan perilaku,
 membentuk pendapat, mengurangi ketakutan,
kecurigaan karena salah informasi, mencegah
kesalahpahaman karena kurang informasi dan
mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan
diri dengan perubahan.
 Upward communication (komunikasi ke atas)
Komunikasi yang mengalir dari bawahan kepada atasan
atau tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih
tinggi. Tujuan komunikasi ke atas ini adalah untuk
memberikan balikan, memberikan saran dan
mengajukan pertanyaan.
 Horizontal communication (komunikasi sejajar)
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan di
antara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di
dalam organisasi. Komunikasi horizontal ini biasanya
berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan
kemanusiaan spt ; koordinasi, pemecahan masalah,
penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi
(share information)
b. Berdasarkan cara penyampaian

 Komunikasi verbal
Komunikasi yang menggunakan symbol-simbol atau
kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral atau lisan
maupun secara tulisan.
Komunikasi lisan --- suatu proses dimana sesorang
komunikator berinterakasi secara lisan dengan
pendengar untuk mempengaruhi tingkah laku penerima
(komunikan). Komunikasi lisan dapat dalam bentuk
 percakapan interpersonal secara tatap muka, atau
melalui telepon, radio, televisi dan lain-lain
Dalam organisasi terdapat berbagai macam tipe
komunikasi lisan spt ; pidato, instruksi, penjelasan,
laporan lisan, pembicaraan untuk mendapatkan
persetujuan kebijaksanaan, memajukan penjualan dan
menghargai orang dalam organisasi.
Komunikasi tertulis --- suatu proses apabila keputusan
yang akan disampaikan oleh atasan itu disandikan dalam
bentuk symbol-simbol yang dituliskan pada kertas atau
pada tempat lain yang bisa dibaca, kemudian dikirim
kepada bawahan yang dimaksudkan. Komunikasi tertulis
dapat berupa surat, memo, buku petunjuk, gambar,
laporan dan sebagainya.
 Komunikasi nonverbal
Komunikasi yang menggunakan bahasa isyarat dan
symbol-simbol atau komunikasi yang tidak
menggunakan kata yang diucapkan atau dituliskan.
Komunikasi nonverbal adalah penciptaan dan
pertukaran pesan dengan tidak menggunakan kata-kata
spt komunikasi menggunakan gerakan tubuh, sikap
tubuh, vokal yang bukan kata-kata, kontak mata,
ekspresi wajah, kedekatan jarak dan sentuhan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
nonverbal :
 Interpretasi merupakan karakteristik yang kritis
dalam komunikasi nonverbal
- Sulit menyamakan tindakan stimulus nonverbal
tertentu dengan satu pesan verbal khusus.
- Hindari melakukan generalisasi karena
keseluruhan arti tidaklah dapat didisain untuk
tindakan nonverbal tertentu.
- Setiap tanda nonverbal bagi suatu kultur mungkin
berbeda maksudnya dengan kultur yang lain.
 Tidak bahasa tersendiri melainkan bagian dari
sistem verbal
- Umumnya tidaklah membawa informasi yang
cukup yang menjadikan penerima menyampaikan
arti keseluruhan yang timbul dari pertukaran pesan
tertentu
- Nonverbal terbatas dan tidaklah memperlihatkan
ketepatan bila hanya digunakan tersendiri
 Nonverbal dapat dengan mudah ditafsirkan
salah
- Adalah berbahaya membuat arti tingkah laku
nonverbal tertentu, karena adanya perbedaan
budaya di antara sesama kita
 - Tanpa latarbelakang yang cukup atau data verbal
yang mendukung, seseorang dapat salah
menafsirkan pesan
- Nilai komunikasi nonverbal tidaklah terletak
sebagai pengganti, pertukaran pesan tulisan tetapi
sesuatu jaringan penyokong.
c. Berdasarkan pendekatan formal

 Komunikasi formal
Komunikasi terjadi sebagai akibat adanya struktur
organisasi/ garis wewenang dan tanggung jawab
berupa ; komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas dan
komunikasi antar sesama anggota organisasi
 Komunikasi informal
Komunikasi informal terjadi karena kecenderungan
manusia berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi
ini terjadi secara alamiah karena manusia adalah
makhluk sosial.

5. Hambatan Komunikasi
a. Individual

Perbedaan pola pikir, usia, kemampuan, status, dan

hambatan psikologis
b. Mekanik

Ketidakjelasan garis wewenang dalam organisasi, bahasa/

kalimat yang kurang baik, terlalu sulit dimengerti/ dipahami
 c. Fisik

Pemilihan media yang tidak tepat, jauh dari komunikator,

kondisi lingkungan

d. Semantik

Sebuah kata memiliki arti ganda, menimbulkan interpretasi

berbeda (multi tafsir)

6. Perbedaan budaya mempengaruhi komunikasi

 Bahasa daerah akan mempengaruhi komunikasi, misalnya ;
bahasa minang tidak semua dimengerti dan dipahami orang
dan begitu juga sebaliknya
 Bahasa tubuh akan mempengaruhi komunikasi, misalnya ;
menyetop mobil dengan tangan kiri bila di Jakarta
merupakan hal yang biasa, tapi di Sumbar misalnya
merupakan hal yang tabu
 Pada suatu daerah lebih banyak menggunakan bahasa
kiasan (tidak berterus terang) serta pepatah petitih, dan
bagi daerah lain langsung to the point
 Budaya sungkan, keuhpekewuh dan sebagainya akan
mempengaruhi komunikasi
 Adat istiadat daerah akan mempengaruhi komunikasi,
sperti ; cara berpakaian akan mempengaruhi komunikasi,
misalnya ; orang minang saat berpakaian adat minang
(pakaian kebesaran Datuk) akan lebih halusnya bahasa yang
digunakan, begitu juga bagi daerah lain dan sebaliknya
 7. Media komunikasi
Secara garis besar dewasa ini ada 3 jenis media komunikasi
yakni ;
a. Media cetak, yaitu ; surat kabar, majalah, surat menyurat,
spanduk/ baliho dan sejenisnya
b. Media elektronik, yaitu ; radio, film, televisi, telepon, fax
dan sejeninsnya
c. Komunikasi langsung/ tatap muka, sperti ; Rapat-rapat
umum/ terbatas, kampanye, kesenian tradisional/ modern
II. Iklim Komunikasi Dalam Organisasi
1. Pentingnya Iklim Komunikasi Dalam Organisasi
 Ada hubungan yang erat antara iklim komunikasi dengan iklim
organisasi. Tingkah laku komunikasi mengarahkan pada
perkembangan iklim, diantaranya iklim organisasi
 Iklim organisasi dipengaruhi oleh bermacam-macam cara
anggota organisasi bertingkah laku dan berkomunikasi.
 Iklim organisasi yang penuh persaudaraan mendorong para
anggota organisasi berkomunikasi secara terbuka, rileks,
ramah tamah dengan anggota yang lain. Sedangkan iklim yang
negative menjadikan anggota tidak berani berkomunikasi
secara terbuka dan penuh rasa persaudaraan.
 Ada 5 dimensi penting dari iklim komunikasi, Ridding
(Goldhaber, 1986) dalam Arni Muhammad, 2007) yakni :
1. Supportiviness, atau bawahan mengamati bahwa hubungan
komunikasi mereka dengan atasan membantu mereka
 membangun dan menjaga perasaan diri berharga dan
penting
2. Partisipasi membuat keputusan, keterlibatan anggota
organisasi dalam merumuskan kebijakan organisasi
3. Kepercayaan, dapat dipercaya dan dapat menyimpan
rahasia
4. Keterbukaan dan keterusterangan, hal penting
menciptakan keharmonisan dan dapat meningkatkan
motivasi anggota organisasi
5. Tujuan kinerja yang tinggi, pada tingkat mana tujuan kinerja
dikomunikasikan dengan jelas kepada anggota organisasi.
Dimensi iklim organisasi, Litwin dan Stringers (1968) dalam
Arni Muhammad, 2007, sebagai berikut ;
1. Rasa tanggung jawab (akuntability), semua pimpinan dan
anggota organisasi harus ada rasa memiliki dan rasa
tanggungjawab terhadap organisasi
2. Standar atau harapan tentang kualitas pekerjaan, hal ini
akan menjadi harapan dari setiap anggota organisasi dan
memudahkan pedoman dalam pekerjaan
3. Penghargaan dan sanksi (reward and phunisment), hal ini
penting menghindari like and dislike (suka atau tidak suka)
dan bagi yang berprestasi diberikan penghargaan dan bagi
yang mengalami kesalahan juga harus diberikan sanksi
4. Rasa persaudaraan, hal ini harus diciptakan rasa
kebersamaan, kekompakan dan keharmonisan dalam
organisasi
 5. Semangat tim, hal ini harus menjadi perhatian oleh
pimpinan untuk memotivasi tim dalam bekerja dengan
berbagai sentuhan

2. Paradigma komunikasi dan metode penelitian dalam

Organisasi

a. Paradigma komunikasi

 Paradigma komunikasi muncul karena beragamnya definisi

komunikasi, sementara definisi itu diperlukan untuk
menggambar objek forma ilmu komunikasi secara jelas dan
jernih

 Tahun 1990 para teoritisi komunikasi sepakat berkumpul

dan berdebat dan mempertanyakan dua hal yakni ; a.
apakah komunkasi harus disengaja ?, b. apakah komunikasi
harus diterima ?. Setelah beradu argumentasi maka para
ahli “sepakat untuk tidak sepakat” dan menyatakan bahwa
sekurangnya terdapat tiga perpekstif, sudut pandang atau
paradigma yang diakomodir. Littlejohn, 2002 dalam Dani
Vardiansyah, 2008

 Paradigma yang dimaksudkan adalah sebagai cara pandang

seseorang terhadap diri dan lingkungannya yang akan
mempengaruhinya dalam berpikir (kognitif), bersikap (afektif)
dan bertingkahlaku (konotatif)

 Ada tiga paradigma sebagai hasil kesepakatan untuk tidak

sepakat dari para ahli komunikasi guna menentukan “aliran”
atau “mazhab” yang dianut yakni ;

1) Komunikasi harus terbatas pada pesan yang sengaja

diarahkan sesorang dan diterima oleh orang lainnya.
Untuk dapat terjadinya komunikasi harus terdapat :
a. komunikator (pengirim),
b. pesan itu sendiri,
c. komunikan (penerima)
  Implikasinya, jika pesan tidak diterima berarti tidak ada
komunikasi karena tidak ada manusia yang menerima
pesan.
 Jadi kajian paradigma pertama ini adalah tidak ada
komunikasi dan proses komunikasi, misalnya ;
- Ketika seorang teman melambaikan tangan pada
anda tapi anda tidak melihat, ini bukan komunikasi
yang menjadi objek kajiannya.
- Ketika seseorang memanggil anda tapi anda tidak
mendengar, ini juga tidak dapat dikatakan menjadi
kajian komunikasi.
 Kedua contoh komunikasi di atas, dikarenakan anda
selaku komunikan tidak menerima pesan itu. Tidak
ada komunikan dan karenanya tidak ada komunikasi
dan proses komunikasi antara anda dengan teman
anda.

2) Komunikasi harus mencakup semua perilaku yang

bermakna bagi penerima, apakah disengaja atau
tidak.
 Pesan tidak harus disampaikan dengan sengaja, tapi
harus diterima
 Paradigma ini relatif tidak mengenal istilah komunikan
(penerima)
 Biasanya dalam menggambarkan model, pada dua
titik pelaku komunikasi dinamai sebagai komunikator
(pengirim) mengingat bahwa keduanya punya
peluang untuk menyampaikan pesan – disengaja
atau tidak – yang dimaknai oleh pihak lainnya
 Atau keduanya disebut sebagai komunikan
(penerima) yang dimaknai sebagai semua manusia
pelaku komunikasi
 Intinya, selama ada pemaknaan pesan pada salah
satu pihak, adalah komunikasi yang menjadi objek
kajiannya paradigma kedua ini

Contoh ; Ketika anda tidak dengan sengaja melenggang

ditepi jalan dan sopir taksi berhenti serta bertanya,
“Taksi, Pak ?”. Ini merupakan komunikasi yang menjadi
kajian paradigma kedua ini, karena sopir itu telah
 memaknai lenggangan anda yang tidak sengaja sebagai
panggilan terhadap sopir taksi, tanpa mempersoalkan
siapa pengirim dan penerima.

3) Komunikasi harus mencakup pesa-pesan yang

disampaikan dengan sengaja, namun derajat
kesengajaan sulit ditentukan

 Paradigma ini menyatakan bahwa pesan harus

disampaikan dengan sengaja, tapi tidak
mempersoalkan apakah pesan diterima atau tidak
 Artinya, untuk dapat terjadinya komunikasi harus
ada ;
b. Komunikator (pengirim)
c. Pesan dan
d. Target komunikan (penerima)
Contoh ; Ketika seorang teman melambaikan tangan
tapi anda tidak melihat, ini sudah merupakan
komunikasi yang menjadi kajian paradigma ketiga ini.
Pertanyaannya adalah ; mengapa pesan itu tidak
anda terima ?, gangguan apa yang sedang terjadi ;
pada salurannya kah, pada alat penerima (mata) atau
ada hal lainnya.

3. Jaringan komunikasi formal dan informal

3.1. Jaringan komunikasi formal

 Bila pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan
oleh hierarkhi resmi organisasi atau fungsi pekerjaan
 Pesan dalam dalam jaringan komunikasi formal biasanya
mengalir dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas atau
dari tingkat yang sama atau secara horizontal
Ada tiga bentuk pesan dalam jaringan komunikasi formal
yang tergambar dalam struktur organisasi :

a. Komunikasi ke bawah (downward Comunication)

Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan dari Top
Manejer atau para pimpinan kepada bawahannya
berkenaan dengan pelaksanaan tugas-tugas dan
pemeliharaan (Lewis, 1987).

Ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian dalam

pelaksanaan komunikasi ke bawah :

a) Tipe komunikasi ke bawah terdiri dari :

aa. Intruksi tugas
Pesan yang disampaikan kepada bawahan
mengenai apa yang diharapakan dilakukan
mereka dan bagaimana cara melakukannya,
dapat berupa ;
perintah langsung,diskripsi tugas, prosedur manual,
program dan latihan, juklak dan juknis dsbnya.
bb. Rasional
Pesan yang menjelaskan mengenai tujuan
aktivitas/ pekerjaan dan bagaimana kaitan aktivitas
yang satu dengan aktivitas lainnya dalam
organisasi secara objektif. Kuntiatas dan kualitas
pesan rasional ini tergantung asumsi pimpinan
melihat sdm bawahannya pemalas atau rajin, bila
bawahan pemalas pesan rational diberikan sedikit
dan bila bawahan rajin atau termotivasi dapat
diberikan pesan rasional yang banyak.
cc. Ideologi
Pesan ideolgi merupakan perluasan dari pesan
rasional. Pesan ideologi biasanya mencari
sokongan/ dukungan dan antusias dari anggota
 organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan
motivasi.
dd. Informasi
Pesan informasi dimaksudkan untuk
memperkenalkan bawahan dengan praktek-
praktek organisasi, aturan-aturan organisasi,
keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak
berhubungan dengan intruksi dan rasional,
misalnya buku diary/ handbook karyawan
merupakan contoh dari pesan informasi.

ee. Balikan
Pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan
individu/ kelompok dalam melakukan pekerjaan.
Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini
adalah Pembayaran tagihan oleh Bendaharawan
yang sudah siap dibayarkan, apabila tidak ada
informasi dari atasan yang mengkritik/
mempertanyakan pekerjaannya berarti bila
dibayarkan dianggap tidak ada masalah dan
memuaskan. Akan tetapi bila pekerjaan bawahan
kurang baik maka balikannya mungkin berupa
kritikan atau peringatan untuk perbaikan dimasa
datang.

b) Komunikasi ke atas (upward communication)

 Pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan
atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat
yang lebih tinggi.
 Tujuan komunikasi ke atas ini adalah untuk
memberikan balikan, memberikan saran, dan
mengajukan pertanyaan
  Fungsi komunikasi ke atas ini adalah sebagai
balikan bagi pimpinan untuk memberikan petunjuk
tentang keberhasilan suatu pesan yang
disampaikan kepada bawahan dan dapat
memberika stimulus kepada karyawan untuk
berpartisipasi dalam merumuskan kebijakan bagi
unit organisasinya.

c) Komunikasi horizontal

Pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama

level otoritasnya di dalam organisasi. Komunikasi ini
diarahkan untuk sesama unit organisasi yang setingkat,
biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan
kemanusiaan sepeti ; koordinasi, pemecahan masalah,
penyeleaian konflik dan saling memberikan informasi
sesamanya.

Tujuan komunikasi horizontal :

aa. Mengkoordinasikan tugas-tugas antar unit

organisasi dalam suatu organisasi, misalnya
melalui pertemuan/ rapat guna memecahkan
masalah yang muncul dan solusinya diarahkan
mempercepat pencapaian tugas pokok organisasi

bb. Sharing informasi perencanaan dan berbagai

aktivitas. Ide dari banyak orang akan lebih untuk
menentukan langkah terbaik untuk perencanaan
apa yang akan dikerjakan orgainisasi ke depan

cc. Memecahkan masalah orgainsasi secara bersama

dalam tingkatan yang sama. Keterlibatan banyak
pihak dalam memecahkan masalah organisasi
 akan menambah kepercayaan dan moral anggota
organisasi

dd. Menyelesaikan konflik antara anggota dalam

bagian organisasi dengan bagian organisasi yang
lain. Penyelesaian konflik penting bagi
perkembangan social dan emosional anggota dan
juga akan menciptakan iklim organisasi yang sehat

ee. Menjamin pemahaman yang sama. Bila terjadi

suatu perubahan dalam organisasi seperti ;
penggantian manajemen, merger organisasi
dsbnya, diperlukan pemahaman yang yang sama
sesame anggota organisasi, memungkinkan saja
diperlukan rapat/ pertemuan untuk menyamakan
bahasa dan persepsi dikalangan anggota untuk
eksis organisasi ke depan

ff. Mengembangkan sokongan interpersonal. Sebagian

besar waktu kerja karyawan dipergunakan untuk
berinteraksi dengan karyawan lain, hal ini akan
memperkuat hubungan diantara sesama karyawan,
menciptakan kekompakan berkelompok dan juga
akan mengembangkan rasa sosial dan emosional
karyawan

c) Komunikasi diagonal (kesamping)

 Komunikasi diagonal adalah Pertukaran pesan yang

dilakukan orang yang mempunyai fungsi yang
berbeda dengan hirarkhi berbeda pula, namun
memiliki hubungan kerja yang erat satu sama lain
  Bentuk koordinasi diagonal ini di Daerah adalah
Rapat Musyawarah Pimpinan Daerah (Muspida) atau
sekarang dikenal dengan Forum Koordinasi
Pimpinan Daerah.

3.2 Jaringan komunikasi informal

 Bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya tanpa

memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka
pengarahan arus informasi bersifat personal

 Informasi ini mengalir ke atas, ke bawah atau secara

horizontal tanpa memperhatikan hubungan posisi, kalau
pun ada mungkin hanya sedikit

 Komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi

muncul dari interaksi diantara orang-orang dan mengalir
keseluruh organisasi tanpa dapat diprediksi

 Jaringan komunikasi informal lebih dikenal dengan desas

desus (grapevine) atau issu-issu atau juga kabar angin.
Informasi yang mengalir dalam jaringan grapevine ini
kelihatannya berubah-ubah dan tersembunyi

 Grapevine dalam istilah komunikasi dikatakan sebagai

metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang
yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi
formal

 Informasi yang diperoleh dari desas desus (grapevine)

adalah yang berkenaan dengan apa yang didengar atau
yang dikatakan orang dan bukan apa yang diumumkan oleh
yang berkuasa ataupun pimpinan organisasi
  Grapevine membawa informasi yang informal, akan tetapi
juga berguna dalam organisasi dan memberikan balikan
kepada pimpinan mengenai sentiment para karyawan

 Jaringan komunikasi informal karyawan dapat menyalurkan

ekspresi emosional dari pesan-pesan yang dapat
mempercepat permusuhan dan rasa marah bila selalu
ditekan

 Efek dari grapevine yang negative dapat dikontrol oleh

pimpinan, dengan menjaga jaringan komunikasi formal
yang bersifat terbuka, jujur, teliti dan sensitif terhadap
komunikasi ke atas, ke bawah dan horizontal

 Pimpinan atau supervisor hendaklah membiarkan para

karyawan mengetahui bahwa mereka menerima dan
memahami informasi grapevine, khususnya yang
berkenaan dengan pernyataan perasaan karyawan
walaupun informasi ini tidak lengkap dan tidak benar.

4. Kepuasan komunikasi dalam organisasi

 Kepuasan komunikasi organisasi adalah semua tingkat

kepuasan sesorang karyawan mempersepsikan lingkungan
komunikasi secara keseluruhan. Redding (Pace, 1989)

 Konsep kepuasan ini memperkaya ide iklim organisasi. Iklim

mencakup kepuasan anggota organisasi terhadap informasi yang
tersedia

 Kepuasan dalam pengertian ini menunjukkan kepada bagaimana

baiknya informasi yang tersedia memenuhi persyaratan permintaan
anggota organisasi akan tuntutan bagi informasi, dari siapa
datangnya, cara disebarluaskan, bagaimana diterima, diproses dan
apa respon orang yang menerima
 Kepuasan komunikasi adalah satu fungsi dari apa yang didapatkan
seseorang dengan apa yang dia harapkan.

Kepuasan dengan komunikasi muncul dari kombinasi, menurut Down,

Hazen dan Beckstrom 1980 (Arni Muhammad, 2007) ada 7 faktor
sebagai berikut ;

1) Kepuasan dengan pekerjaan, mencakup hal-hal yang

berkenaan dengan pembayaran, keuntungan, naik pangkat/
jabatan dalam lingkungan pekerjaan itu sendiri.
2) Kepuasan dengan ketepatan informasi, mencakup tingkat
kepuasan dengan informasi, kebijaksanaan, teknik-teknik
baru, perubahan administrasi dan penyegaran staf, rencana
masa datang dan performance personal.
3) Kepuasan dengan kemampuan sesorang yang menyarankan
penyempurnaan, mencakup tempat dimana komunikasi
seharusnya disempurnakan, pemberitahuan mengenai
perubahan untuk tujuan penyempurnaan dan strategi
khusus yang digunakan dalam membuat perubahan.
4) Kepuasan dengan efisiensi bermacam-macam saluran
komunikasi, mencakup melalui mana komunkasi
disebarluaskan dalam organisasi, mencakup peralatan,
bulletin, memo, materi tulisan. Kepuasan komunikasi
tampaknya berhubungan dengan pandangan orang
mengenai seberapa efisiensinya media untuk menyebarkan
informasi dalam organisasi.
5) Kepuasan dengan kualitas media, mencakup seberapa
baiknya mutu tulisan, nilai informasi yang diterima,
keseimbangan informasi yang tersedia dan dan ketepatan
informasi yang diterima.
 6) Kepuasan komunikasi dengan teman sekerja, mencakup
komunikasi horizontal, informal dan tingkat kepuasan yang
timbul dari diskusi masalah dan mendapatkan informasi
dari teman sekerja.
7) Kepuasan dengan keterlibatan dalam komunikasi organisasi
sebagai satu kesatuan, mencakup hal-hal keterlibatan
hubungan dengan organisasi, dukungan dan bantuan dari
organisasi dan informasi dari organisasi.
5. Peran manejer dalam meningkatkan komunikasi dalam
organisasi

 Sejumlah peran manejer :

 Manejer adalah motor pengerak organisasi
 Manejer sebagai motivator organisasi
 Manejer bertanggungjawab terwujudnya pencapaian
visi dan misi organisasi
 Manejer memiliki tanggung jawab akhir keberhasilan
dan kegagalan sebuah organisasi
 Manejer sebagai fasilitator organisasi

 Untuk melaksanakan peran manejer, diperlukan komunikasi

yang efektif dalam organisasi

 Tanpa komunikasi yang efektif (miss communication) akan

berdampak terhadap kelangsungan hidup organisasi, akan
banyak muncul grapevine yang juga berdampak terhadap
otoritas dan kewibawaan manejer.
III. Ruang Lingkup Koordinasi dan Perbedaannya dengan Kooperasi

1. Pengertian koordinasi dan kooperasi

1.1 Pengertian Koordinasi

 Koordinasi adalah penyelerasan secara teratur atau
penyusunan kembali kegiatan-kegiatan yang saling
bergantung dari individu-individu untuk mencapai tujuan
bersama.(Moekijat, 1994)

 Koordinasi merupakan sebuah proses yang inputnya

informasi, dan outputnya kesepakatan yang mengikat
pihak-pihak (pejabat) yang berkoordinasi (Taliziduhu
Ndraha, 2010)

 Koordinasi adalah upaya yang dilaksanakan oleh Kepala

Wilayah guna mencapai keselarasan, keserasian dan
keterpaduan baik perencanaan maupun pelaksanaan tugas
serta kegiatan semua instansi vertical, dan antara instansi
vertical dengan dinas daerah agar tercapai hasil guna dan
daya guna yang sebesar-besarnya (PP Nomor 6 Tahun
1988).

1.2 Definisi Koordinasi

 Koordinasi adalah pencapaian keselarasan dari usaha

individu dan kelompok kearah pencapaian maksud dan
tujuan kelompok (Harold Koontz dkk, 1984)

 Koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan

dan kegiatan-kegiatan dari unit-unit (bagian-bagian atau
bidang-bidang fungsional) suatu organisasi yang terpisah
untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi secara efisien
(James A.F Toner dan charle Wankel, 1986)

 Koordinasi adalah pengaturan tata hubungan dari usaha

bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam
 usaha mencapai tujuan bersama pula. Koordinasi adalah
suatu proses yang mengatur agar pembagian kerja dari
berbagai orang atau kelompok dapat tersusun menjadi
suatu kebutuhan yang terintegrasi dengan cara seefisien
mungkin (Sondang P.Siagian, 1978).

1.3 Definisi Pengkoordinasian

 Pengkoordinasian adalah memelihara hubungan-

hubungan yang efektif di antara sumbangan-sumbangan
para peserta menurut penentuan waktu dan imbangan
dalam operasi secara keseluruhan (Dale Yoder, 1962)
 Pengkoordinasian adalah kegiatan menghubung-
hubungkan orang-orang dan tugas-tugas sehinga terjamin
adanya kesatuan atau keselarasan keputusan,
kebijaksanaan, tindakan, langkah, sikap serta tercegah
timbulnya pertentangan, kekacauan, kekembaran,
kekosongan tindakan (The Liang Gie dan Sutarto, 1978)

 Pengkoordinasian adalah membuat segala sesuatu,

terutama unit-unit kegiatan organisasi berjalan secara
serempak, intergratif dan sinkron (Prajudi Atmosudirdjo,
1979)

Berbagai pendapat para ahli menyatakan bahwa koordinasi

(coordination) merupakan hasil dari pengkoordinasian,
sedangkan pengkoordinasian (coordinating) itu adalah suatu
proses untuk mencapai koordinasi. Berarti pengertian
koordinasi tidak sama dengan pengertian pengkoordinasian.

1.4 Pengertian Kooperasi (Cooperation)

 Cooperation berasal dari kata “co” berarti “dengan” dan

“operation” berarti “mengerjakan”. Karena itu
cooperation (kooperasi) berarti “mengerjakan dengan”
(William R Spriegel, dkk, 1957 dalam Moekjat, 1994)
  Kooperasi menunjukan tindakan mengerjakan atau
melaksanakan dengan seseorang, bukan tindakan
mengerjakan untuk seseorang

 Kata dengan dari kooperasi mengandung kemauan,

sedangkan kata untuk tidak perlu berarti kemauan dan
mungkin bahkan mengandung penggunaan paksaan/
kekerasan atau kekuatan

 Kooperasi tidak diberikan karena permintaan ; kooperasi

dapat timbul hanya di luar situasi yang memberikan
kepuasan kepada individu dan kelompok.

2. Perbedaan koordinasi dengan kooperasi

 Koordinasi lebih luas pengertiannya dibanding kooperasi,

sebagai ilustrasi ; mengangkat benda yang berat diperlukan
kerja sama banyak orang akan tetapi bila tidak ada salah
seorang yang mengarahkan atau mengkoordinasikan banyak
orang tersebut tidak akan terarah mau kemana benda berat itu
akan dibawa. Jadi koperasi hanya semata untuk bekerja sama
secara informal

 Koordinasi adalah untuk organisasi formal, sedangkan

kooperasi untuk organiasi informal, namun hubungan informal
memberikan sumbangan yang besar guna kelancaran
organisasi formal

 Pada kooperasi terdapat unsur kesukarelaan (voluntary

attitude) antara orang-orang di dalam organiasi, sedangkan
koordinasi tidak terdapat unsur kerja sama secara sukarela,
tetapi bersifat kewajiban

 Dalam praktek penyelenggaraan pemerintahan antara

koordinasi dan koperasi itu sulit dipisahkan secara jelas,
namun kerja sama diperlukan di bawah koordinasi yang baik
dan sinergis, contoh ; untuk mewujudkan tujuan organisasi
dipelukan kerja sama antar bagian-bagian dalam organiasi di
bawah koordinasi pimpinan, sebagai ilustrasi bahwa untuk
meningkatkan hasil pertanian padi diperlukan kerja sama dari
 Dinas PU, Koperindag, BP4K di samping Dinas Pertanian itu
sendiri di bawah koordinasi Asisten Ekonomi dan
Pembangunan Setda.

3. Ruang lingkup koordinasi (Malayu SP.Hasibuan, 1992 dalam

Moejikat, 1994)

a. Koordinasi individu

Koordinasi individu ini adalah kemampuan seseorang untuk

mengerjakan sesuatu dengan mengkoordinasikan kegiatan-
kegiatannya sendiri, terutama penggunaan alat-alat yang
dibutuhkan untuk mengerjakan sesuatu, contoh ; tukang ketik
mengkoordinasikan sendiri alat yang dibutuhkan spt ; kertas,
tinta, printer, listerik dsbnya

b. Koordinasi antara individu-individu dalam golongan

Koordinasi ini dapat dicontohkan pada kesebelasan sepak bola
yang membutuhkan koordinasi dari kapten kesebelasan untuk
memperoleh kemenangan

c. Koordinasi antara kelompok-kelompok dalam suatu organisasi

Koordinasi ini dapat dicontohkan pada rekruitmen PNS untuk
menduduki jabatan tertentu, kompetensi tertentu oleh
Baperjakat yang dikoordinasikan oleh Sekda selaku Ketua
Baperjakat.
d. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dan order-order
tingkat internasional atau bersifat global

Koordinasi ini bersifat global yang memerlukan koodinasi antar

perusahaan berkelas dunia, misalnya ; pembangunan pabrik
mobil Toyota di Indonesia, hal ini harus terkoordinasi dengan
pabrik yang membuat komponen Toyota yang lain, kondisi
ekonomi dalam negeri, kebijakan pemerintah, tingkat upah,
bahan baku dsbnya
4. Ciri-ciri koordinasi
Ciri-ciri koordinasi menurut Suwarno Handayaningrat, 1991,
dalam Moekijat, 1994. Adalah ;

a. Tanggung jawab koordinasi terletak pada pimpinan

Koordinasi itu merupakan tugas dan tanggung jawab serta
wewenang dari pimpinan. Apabila ingin berhasil dalam
organiasi perlu melakukan koordinasi

b. Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama

Koordinasi dapat terlaksana dengan baik apabila melalui
usaha kerja sama dari unit/ bagian organisas

c. Koordinasi adalah proses yang terus menerus

Koordinasi dilakukan secara terusu menerus atau bersifat
kesinambungan dalam rangka tercapainya tujuan organisasi

d. Pengaturan usaha kelompok secara teratur

Koordinasi adalah konsep yang diterapkam pada usaha
kelompok untuk mencapai tujuan organisasi

e. Konsep kesatuan tindakan

Kesatuan tindakan adalah inti dari koordinasi. Bahwa melalui
koordinasi dapat mengatur kesatuan tindakan antar unit/
bagian organisasi untuk memperoleh keserasian dalam
mencapai tujuan bersama

f. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama

Kesatuan tindakan/ usaha meminta kesadaran/ pengertian
kepada semua individu agar ikut melaksanakan tujuan
bersama dalam mencapai tujuan bersama pula.

5. Prinsip-prinsip koordinasi
Untuk mengetahui prinsip-prinsip koordinasi, dikemukakan
beberapa pendapat para ahli antara lain sbb ;
1) Koordinasi itu membantu memperbesar hasil kerja suatu
kelompok dengan jalan mendapatkan suatu keseimbangan
antara, dan penyatupaduan kegiatan bagian-bagian yang
penting, menganurkan partisipasi kelompok dalam tahap awal
perencanaan dan mendapatkan penerimaan tujuan kelompok
dari setiap aggota (George R.Terry, 1964 dalam Moekijat,
1994)
2) Prinsip koordinasi menjelaskan bahwa hasil kerja organisasi
yang efektif tercapai apabila semua orang dan sumberdaya
diselaraskan, diseimbangkan, dan diberikan pengarahan (Hicks
dan Gullett, 1981, dalam Moekijat, 1994)
3) Beberapa prinsip koordinasi yang perlu diterapkan dalam
menciptakan koordinasi yakni ;
a. Adanya kesepakatan dan kesatuan pengertian mengenai
sasaran yang harus dicapai sebagai arah kegiatan bersama
b. Adanya kesepakatan mengenai kegiatan atau tindakan
yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak termasuk
taget dan jadwalya
c. Adanya ketaatan atau loyalitas dari setiap pihak terhadap
bagian tugas masing-masing serta jadwal yang telah
ditetapkan
d. Adanya saling tukar informasi dari semua pihak yang
bekerja sama mengenai kegiatan dan hasilnya pada suatu
saat tertentu, termasuk masalah-masalah yang dihadapi
masing-masing
e. Adanya koordinator yang dapat memimpin dan
menggerakkan serta memonitor kerja sama tersebut, serta
memimpin pemecahan masalah bersama
f. Adanya informasi dari berbagai pihak yang mengalir kepada
koordinator sehingga koordinator dapat memonitor seluruh
pelaksanaan kerja sama ada dan mengerti masalah-
masalah yang sedang dihadapi oleh semua pihak
 g. Adanya saling hormati terhadap wewenang fungsional
masing-masing pihak sehingga tercipta semangat untuk
saling bantu. (Dann Sugandha, 1991 dalam Moekijat,
1994)

4) Empat prinsip utama koordinasi yakni ;

a. Koordinasi harus dimulai dari permulaan sekali
b. Koordinasi adalah tahap continue
c. Sepanjang kemungkinan koordinasi harus merupakan
pertemuan bersama
d. Perbedaan-perbedaan dalam pandangan harus
dikemukakan secara terbuka dan diselidiki hubungan situasi
seluruhnya. (S.Pamudji, 1978 dalam Moekijat, 1994)
Menyimak prinsip koordinasi yang dikemukakan para ahli di atas,
dapat ditarik beberapa kesimpulan tentang prinsip koordinasi yaitu ;
a. Koordinasi merupakan kewenangan pimpinan organisasi
b. Koordinasi dilaksanakan dalam pertemuan/ rapat yang dipimpin
oleh Koordinator (pimpinan organisasi) dan dihadiri oleh
pimpinan unit/ bagian organisasi semua level
c. Ada beberapa masalah lintas unit/ bagian yang dibahas dalam
koordinasi dan semua unit/ bagian organisasi memahami
masalah tersebut dan mencarikan solusi bersama
d. Solusi yang diambil harus mampu dilaksanakan oleh unit/
bagian organisasi
e. Harus menghargai kewenangan fungsional dalam setiap unit/
organisasi

IV. Komunikasi dan Koordinasi Pemerintahan dan Permasalahannya

1. Masalah komunikasi dan koordinasi pemerintahan
 Masalah komunikasi dan koordinasi pemerintahan dapat dilihat
dalam beberapa hal ;

 Kemampuan komunikasi pimpinan pemerintahan kurang efektif

(miss komunikasi), menyebabkan visi, misi organisasi tidak
dipahami secara baik oleh seluruh anggota organisasi

 Tidak seluruhnya pimpinan pemerintahan mampu

berkomunikasi dengan baik, menyebabkan komunikasi dari
pimpinan kepada bawahan tidak efektif

 Komunikasi yang tidak efektif akan mempengaruhi pelaksanaan

koordinasi pemerintahan

 Hubungan personal yang kurang harmonis antar pimpinan unit/

bagian akan mempengaruhi komunikasi dan pelaksanaan
koordinasi

 Pimpinan pemerintahan yang kurang terbuka, alergi kritik

biasanya komunikasi juga kurang baik, akan selalu muncul
grapevine sesama anggota organisasi yang pada gilirannya
berdampak kepada perjalanan organisasi

 Dalam praktek sehari-hari menyebut koordinasi memang

mudah, akan tetapi penerapannya tidak semudah yang
dibayangkan banyak orang.

2. Tantangan komunikasi dan koordinasi kedepan

 Pengaruh globalisasi akan semakin kuat dibarengi penerapan

informasi teknologi (IT) yang mempengaruhi peradaban
manusia

 Mewujudkan visi, misi organisasi pemerintahan semakin

komplek membutuhkan komunikasi yang efektif dan
pelaksanaan koordinasi secara continue

 Penguasaan TI bagi SDM aparatur masih lemah, pada saat dan

kondisi tertentu penerapan inisiatif e-gov banyak yang gagal
terutama di daerah
  Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, tanpa pemanfaatan
TI tidak akan efektif dan akan selalu ketinggalan.

V. Makna Elektronik Administrasi Dalam Rangka Pelaksanaan Tugas

Pemerintahan

1. Pengembangan E-Government (E-Gov)

Pengertian E-Government

 E-government is the application of information and technology

communication (ICT) by government agencies (E-gov adalah
aplikasi teknologi informasi dan komunikasi dari agen
pemerintah (UNDP dalam Indraiit, 2004;2)

 E-Gov berhubungan dengan penggunaan teknologi informasi

(spt ; wide area network, internet dan mobile cuomputing) oleh
organisasi pemerintahan yang mempunyai kemampuan
membentuk hubungan dengan warga negara, bisnis dan
organisasi lain dalam pemerintahan (The World Bank Group,
2001;3)

Perkembangan E-Gov

 Pada tahun 2002, Pacific council internasioanal policy (PCIP)

menerbitkan publikasi menarik berjudul “Roadmap for e-
government in the developing world”, yang bertujuan untuk
membantu Negara-nagara dalam menyusun strategi penerapan
dan pengembangan e-government-nya

 Ada banyak Negara yang dipandang sudah berhasil

mengembangkan beragam inisiatif aplikasi e-gov diantaranya
spt ; Brazil, Chili, China, Denmark, Mesir, Uni Emirat Arab dan
Amerika Serikat dll

 Aplikasi e-gov ini juga pada tingkat pemerintahan setingkat

Negara, provinsi, kabupaten dan kota (Richarrdus Eko Indrajit
dkk, 2005)
Why are we pursuing e-government.
Pertanyaan berbau filosofis ini terkesan agak basa basi, pada hal
kunci keberhasilan e-gov berasal dari sini (pertanyaan ini).

 Tidak sedikit inisiatif e-gov yang berakhir dengan kegagalan

karena keputusan untuk melaksanakan proyek tersebut hanya
karena latah belaka atau lebih ekstrim ikut-ikutan trend di
masyarakat

 Konsep e-gov bukanlah sebuah inisiatif yang mudah dan murah.

Sebelum memutuskan untuk mengalokasikan sejumlah
sumberdaya yang sangat besar, harus dimengerti terlebih
dahulu latarbelakang apa yang menyebabkan inisiatif e-gov
perlu (atau tidak) untuk diimplementasikan

 E-gov bukanlah sebuah obat atau jalan pintas menuju perbaikan

atau pertumbuhan ekonomi yang signifikan secara cepat, atau
pencapaian efisiensi kinerja pemerintahan dalam waktu singkat,
atau pembentukan mekanisme pemerintahan yang bersih (clean
government) dan transparan ; e-gov adalah sarana atau alat
untuk menuju kepada objektif-objektif tersebut

 Menggunakan computer atau teknologi informasi semata di

dalam proses pemerintahan belum berarti bahwa konsep e-gov
telah diterapkan, karena belum tentu kehadiran benda tersebut
dan mengubah secara instan kinerja pemerintah

 Sebuah Negara memutuskan untuk mengimplementasikan e-gov

karena akan memberikan sejumlah manfaat spt ;
 Meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada
masyarakat dan komunitas Negara lainnya
 Memperbaiki proses transparansi dan akuntabilitas
dikalangan penyelenggara pemerintahan
 Mereduksi biaya transaksi , komunikasi, dan interaksi yang
terjadi dalam proses pemerintahan
 Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi yang
lebih berkualitas dan lain sebagainya.
Bahan pertimbangan sebagai faktor penentu kesiapan daerah
dalam penerapan e-gov al ;

a. Infra struktur telekomunikasi

Perangkat keras (hard ware) spt ; komputer, jaringan, dan infra
strukur akan menjadi faktor teramat penting dalam penerapan e-
gov.

b. Tingkat konektifitas dan penggunaan TI oleh pemerintah

Mengamati sejauhmana pemerintah pada saat ini telah
memanfaatkan beraneka ragam TI dalam membantu kegiatan
sehari-hari akan nampak sejauhmana kesiapan mereka untuk
menerapkan konsep e-gov. Telah banyak lembaga internasional
memberikan bantuan/ pinjaman untuk pengadaan perangkat
keras, namun belum dapat dipergunakan sebagaimana
mestinya.

c. Kesiapan sumberdaya manusia di daerah

Untuk operasional e-gov adalah para pegawai pemerintah
sebagai “pemain utama”. SDM aparatur harus memilik
kompetensi keahlian untuk penerapan e-gov, hal ini menjadi
masalah besar bagi pemerintah daerah dalam penerapan dan
pengembangan e-gov.

d. Ketersediaan dana dan anggaran

Penerapan e-gov akan memerlukan sumber financial yang
sangat besar untuk pengadaan, biaya operasional, pemeliharaan
dan pengembangannya.

e. Perangkat hukum
Untuk menjamin terciptanya mekanisme e-gov yang kodusif,
diperlukan perangkat hukum untuk melindunginya, karena kosep
e-gov sangat terkait dengan usaha penciptaan dan
pendistribusian data/ informasi dari satu pihak ke pihak lain.

f. Perubahan paradigm
 Penerapan e-gov merupakan suatu proyek perubahan (change
management) yang membutuhkan keinginan untuk merubah
paradigm dan cara berpikir. Hal in dimaksudkan karena
perubahan paradigma ini akan bermuara pada dibutuhkannya
kesadaran dan keinginan untuk mengubah cara kerja, bersikap,
perilaku dan kebiasaan sehari-hari.

Ada beberapa permasalahan klasik yang kerap muncul dalam

penerapan inisiatif e-gov, diantaranya ;

a. Ketakutan bahwa mereka akan kehilangan pekerjaan karena

tergantung oleh teknologi
b. Kekhawatiran bahwa otoritas atau kekuasaan yang selama ini
dimiliki akan berkurang
c. Ketidak mampuan mereka dalam menggunakan teknologi
computer dan perangkat lainnya
d. Kesadaran bahwa adanya teknologi akan mengurangi
“pendapatan mereka tidak resmi” sebagai akibat jasa pelayanan
dan sebagainya.

2. Aplikasi TI Dalam Administrasi Pemerintahan

Penerapan TI di Indonesia, terutama pada Pemrintah Pusat dan

Pemerintah Daerah, telah dimulai sejak tahun 1990-an diantaranya
dalam bentuk ;
 KTP sistem komputer tahun 1992, tidak berkelanjutan
(gagal)
 SIMDUK/ SIAK
 E-KTP (KTP –el)
 SIMREDA
 SIMKUDA
 LPSE- ULP
 WEBSITE
 Internet banking
 E- Budgetting Village
 Dan lain sebagainya

3. Pengelolaan dan Pengembangan Elektronik Administrasi

 Untuk pengelolaan dan pengembangan e-administrasi ke depan
diperlukan adanya dukungan politik (political will) dari Pemerintah.
Dukungan politik dari Pimpinan Pemerintahan itu al ;

a. Adanya kemauan politik (komitmen) dari pimpinan

pemerintahan dan legislatif yang berkelanjutan
b. Ketersediaan dana yang dianggarkan dan siap untuk dicairkan
c. Kesepakatan untuk berkoordinasi lintas sektoral
d. Penyiapan perangkat hukum untuk melindungi inisiatif e-gov
e. Kesiapan SDM Aparatur untuk meningkat kompetensi TI dan
adanya perubahan mainset sesuai transformasi yang diinginkan
f. Membangun sistem/ kelembagaan yang dapat menghandel
inisiatif e-gov secara berkesinambungan (sustainability)

VI. Studi Kasus dan Diskusi Kelompok

Aplikasi Bentuk-Bentuk Koordinasi Pemerintahan

BENTUK-BENTUK APLIKASI KOORDINASI PEMERINTAHAN

DAERAH

1. RAPAT KOORDINASI PEMERINTAHAN

Peserta
- Pejabat Eselon II, III dan IV, Camat, Direktur RSUD,Direktur
PDAM, Direktur Perusahaan Daerah,Instansi Vertikal, Pimpinan
BUMN/ BUMD dan Stake holders terkait
- Dapat menghadirkan Pejabat terkait ditingkat Propinsi dan
Pusat
- Dipimpin langsung oleh Bupati/ Walikota atau pejabat lain yang
ditunjuk
Topik
- Membahas masalah penyelenggaraan pemerintahan yang
membutuhkan koordinasi lintas perangkat daerah yang
memerlukan solusi dalam tatanan kebijakan
 Output
- Kesimpulan rapat dalam sebuah Notulen
TL
- Menyampaikan hasil kesimpulan rakor dengan beberapa
penegasan Bupati/ Walikota untuk dilaksanakan oleh seluruh
perangkat daerah
Jadwal
- 1 kali dua bulan ( minggu pertama setiap 2 bulan berikutnya).
L. sektor
- Asisten Pemerintahan

2. RAPAT KERJA DAERAH

Peserta
- Pejabat selon II, III, IV dan Camat, Dir. RSUD, Dir. PDAM, Dir.
Perusda dan Instansi Vertikal
- Dapat menghadirkan Pejabat teknis terkait ditingkat propinsi
- Rapat dipimpin langsung oleh Bupati/ Walikota atau Pejabat
lain yang ditunjuk
Topik
- Membahas beberapa masalah teknis penyelenggaraan
pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan yang
memerlukan solusi petunjuk teknis pelaksanaan
Output
- Solusi atau pemecahan masalah yang dituangkan dalam
sebuah Notulen Rapat
 TL
- Menyampaikan hasil kesimpulan rapat kerja kepada seluruh
perangkat daerah diiringi dengan petunjuk teknis untuk
mempercepat pelaksanaan tugas di lapangan
Jadwal
- 1 kali enam bulan ( Bulan April dan September )
L.Sektor
- Asisten Ekonomi Dan Pembangunan

3. RAPAT KOORDINASI PEMBANGUNAN

Peserta
- Pejabat eselon II, III dan IV dan Bendaharawan, ULP, RSUD,
Perusda, Instansi Vertikal, Camat dan Stake Holders lainnya
- Dapat menghadirkan Pejabat teknis terkait tingkat Provinsi
- Rakor dipimpin langsung oleh Bupati/ Walikota atau Pejabat
lain yang ditunjuk
Topik
- Membahas permasalahan teknis dan masalah pada tatanan
kebijakan pelaksanaan program dan kegiatan pembangunan
Output
- Solusi pemecahan masalah teknis dan kebijakan dalam
mempercepat proses pelaksanaan pembangunan yang
dituangkan dalam Notulen Rapat
TL
 - Menyampaikan hasil kesimpulan rapat koordinasi pembangunan
kepada seluruh perangkat daerah dan diiringi dengan
penegasan Bupati/ Walikota untuk ditindak lanjuti
Jadwal
- 1 kali dalam tiga bulan (minggu pertama)

L. Sektor
- Asisten Ekonomi dan Pembangunan

4. RAPAT FORUM KOORDINASI PIMPINAN DAERAH

Peserta
- Bupati/ Walikota, Dandim, Kapolres, Kajari, Ketua
Pengadilan Negeri, Ketua Pengadilan Agama dan Ketua
DPRD
- Dapat dihadiri oleh Pajabat Pemda terkait dan Stake holders
yang diperlukan
Topik
- Membahas masalah dan issue strategis daerah yang
memerlukan solusi cepat, tepat dan tindakan cepat di
lapangan
Output
- Solusi tepat pemecahan masalah dan issue strategis daerah
untuk segera dilaksanakan di lapangan
- Solusi pemecahan masalah tersebut dituangkan dalam
Notulen rapat dan merupakan Keputusan strategis yang harus
dilaksanakan oleh Perangkat Daerah, Instansi Vertikal dan
Masyarakat
 TL

- Menyampaikan segera hasil keputusan rapat kepada

perangkat daerah, instansi vertikal dan komponen masyarakat
untuk dilaksanakan di lapangan.

Jadwal
- 1 kali dalam tiga bulan atau sesuai kebutuhan situasi dan
kondisi daerah
L. Sektor
- Asisten Pemerintahan

5. RAPAT KOORDINASI TEKNIS

a. RAPAT STAF SKPD

Peserta
- Para Pejabat eselon dan staf
- Dapat menghadirkan Sekda atau Asisten terkait

Topik
- Membahas masalah internal SKPD dalam pelaksanaan
kegiatan pembangunan
- Menindaklanjuti hasil kesimpulan rakor pemerintahan/ kerja
daerah dan rakor forkom Muspida
- Peningkatan disiplin PNS
Output
- Hasil kesimpulan rapat yang dituangkan dalam Notulen
Rapat

TL
- Melaksanakan kesimpulan rapat staf guna perbaikan kinerja
SKPD dan disiplin PNS
- Melaporkan pelaksanaan rapat dan hasil kesimpulan rapat
kepada Bupati/ Walikota melalui Sekda.

Jadwal
- 1 kali sebulan ( Minggu pertama setiap bulan )
L. Sektor
- Masing-masing SKPD

b. RAPAT TEKNIS LINGKUP ASISTEN

Peserta
- Asisten terkait dan Kepala Bagian terkait
- SKPD lingkup Asisten
- Kepala bagian/ Subbagian
- Dapat dihadiri Sekretaris Daerah
Topik
- Membahas masalah teknis penyelengaraan
pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan yang
membutuhkan koordinasi lingkup asisten
Output
 - Kesimpulan rapat yang dituangkan dalam Notulen Rapat
yang memuat solusi terhadap masalah yang dibahas

TL
- Melaporkan pelaksanaan rapat berikut notulen rapat
kepada Bupati/ Walikota melalui Sekda
- Menyampaikan hasil kesimpulan rapat secara tertulis
kepada SKPD terkait dan para Kepala Bagian dilingkup
Asisten guna dilaksanakan.
Jadwal
- 1 kali dua bulan ( satu minggu setelah pelaksanaan rapat
koordinasi pemerintahan )
L. Sektor :
- Asisten terkait

c. RAPAT KOORDINASI LAINNYA

a. Minum Kopi Pagi ( Coffee Morning )

Peserta :
Bupati/ Walikota termasuk Wakil, Sekda, Anggota
Forum Koordinasi Pimpinan Daerah, Pimpinan dan
Anggota DPRD, Pejabat eselon II, III dan IV, Kepala
Instnasi Vertikal, Dir. BUMN/ BUMD, Camat, Kepala
Desa, Tokoh Masyarakat dan Stake holders lainnya
Topik
- Silaturahim antar pejabat dan tokoh masyarakat
 - Pencerahan terhadap berbagai persoalan aktual oleh
Forum Pimpinan Daerah
- Menginformasikan berbagai kebijakan Nasional,
Provinsi dan Daerah
- Ajang promosi dan presentasi berbagai kegiatan
pemerintahan dan kegiatan masyarakat/ swasta

- Menyerap informasi dari masyarakat

Output
- Adanya Notulen Rapat yang memuat beberapa
persoalan aktual dengan alternatif solusi
- Terciptanya saling akrab dan hubungan harmonis
antar sesama pejabat dengan masyarakat dan stake
holders lainya

- Dapat memecahkan bebagai masalah yang dihadapi

dengan adanya saling tukar pikiran dan informasi

- Mendidik rasa terbukaan dan penambahan wawasan

dalam pelaksanaan tugas

Tindak Lanjut :

- Berbagai informasi yang diperoleh dapat dijadikan

bahan kajian guna memecahkan permasalahan yang
dihadapi oleh masing-masing perangkat daerah,
stake holders dan masyarakat

Jadwal
- Minggu pertama setiap bulan
- Tempat pelaksanaan coofe morning dapat bergilir
pada Kantor/ Markas Pimpinan masing-masing
Muspida Plus

L. Sektor
 - Sekretariat Daerah (Asisten Sekda)

b. Tampung Saran
Peserta :
- Bupati/ Walikota termasuk Wakil, Sekda, Pejabat
Eselon II, III dan IV, Camat, Dir. RSUD, PDAM,
BUMN/ BUMD dan stake holders terkait
Topik :
- Membahas masalah krusial atau strategis salah satu
SKPD
Output :
- Masukan positif dari peserta terhadap pemecahan
masalah SKPD dengan beberapa alternatif solusi
yang tertuang dalam Notulen Rapat
TL :
- SKPD terkait membahas, menganalisa masukan dan
alternatif solusi untuk dijadikan pijakan memecahkan
masalah dengan cepat dan tepat sasaran dan
melaporkan hasilnya kepada Bupati
Jadwal :
- Dilaksanakan bila SKPD dan Perangkat Daerah
lainnya membutuhkan
L. Sector :
- SKPD yang bersangkutan
=================== OK ============================