Kelompok - Makalah Ddo

MAKALAH
DASAR-DASAR ORGANISASI
DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 1
IRDATYANTI ABBAS 40400121012

HERLINA 40400121017
MUSDALIPA 40400121025
SUNARDIANTO (Tidak Aktif Dalam Kelompok) 40400121026
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN ALAUDDIN MAKASSAR
2021
1
KATA PENGANTAR
‫بسم هللا الر حمن الر حيم‬
kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Mahakuasa yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Dasar-Dasar
organisasi” ini. Tak Puji syukur lupa pula kami kirimkan selawat berbingkai salam kepada suri
teladan umat Islam Nabi Muhammad saw. juga kepada keluarga, sahabat-sahabat, dan orang-
orang yang mengikuti petunjuk beliau.
Makalah ini disusun guna memenuhi tugas dosen pada mata kuliah Ilmu Fiqih di
Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar. Selain itu, kami mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya kepada Bapak Dr.Andi Ibrahim, S.Ag., S.S.,M.pd. selaku dosen mata kuliah
yang telah memberikan bimbingan kepada kami, semoga tugas yang telah diberikan ini dapat
menambah pengetahuan dan wawasan. Kami juga mengucapkan terima kasih pada semua pihak
yang telah membantu kami dalam proses penyusunan makalah ini.
Akhir kata, kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh untuk kategori sempurna.
Besar harapan kami agar pembaca berkenan memberikan saran dan kritik yang membangun.
Semoga makalah ini bisa memberikan manfaat bagi berbagai pihak.
Gowa, 18 September 2021
Kelompok
2
DAFTAR ISI
SAMPUL
KATA PENGANTAR………………………………..........……………………………………. i
DAFTAR ISI………………………….........…………………………………………………… ii
BAB I PENDAHULUAN
a. Latar belakang……………………..........……………….……………………………......4
b. Rumusan masalah…………………………………..........………………………………..4
c. Tujuan……………………………………........…………………………………………..5
BAB II PEMBAHASAN
a. Pengertian organisasi……………………........………………………………………......6
b. Pengertian informasi………………….......……………………………………………...11
c. Dasar-dasar organisasi informasi…………….......………………………………………16
BAB III PENUTUP
a. Kesimpulan………………………….........……………………………………………...48
b. Saran……………………………….......………….......…………………………………49
DAFTAR PUSTAKA
3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Sejalan perkembangan-nya informasi merambah ke teknologi rekam. Informasi
tidak hanya di komunikasikan dalam bahasa lisan. Informasi disampaikan dengan bahasa
tulis melalui media rekam. Jika pada masa purba alat rekam menggunakan batu, daun,
batang pohon, kulit binatang dan alat rekam tradisional lain-nya, maka pada masa modern
seiring dengan perkembangan teknologi-nya alat rekam sudah berupa kertas, plastik, film
dan bahkan sudah ke bentuk optic.
Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal berbagai jenis organisasi yang

memengaruhi semua tingkatan kehidupan. Fakta menunjukkan bahwa kebanyakan di
antara kita menjalani sebagian besar dari kehidupan dalam organisasi-organisasi. Kita
merupakan anggota dari organisasi yang dinamakan keluarga, menjadi anggota dari
organisasi tempat kita bekerja; berpartisipasi aktif sebagai anggota organisasi pendidikan
sebagai murid, sebagai mahasiswa, kita merupakan anggota organisasi yang di namakan
masyarakat. Pada umumnya dapat di katakan bahwa organisasi dibentuk oleh manusia.
Tujuannya untuk melaksanakan atau mencapai hal-hal tertentu yang tidak mungkin di
laksanakan secara individual.
Organisasi merupakan elemen yang amat di perlukan didalam kehidupan manusia.

Organisasi membantu kita melaksanakan hal-hal yang tidak dapat dilaksanakan dengan
baik sebagai individu. Di samping itu, dapat dikatakan lagi bahwa organisasi-organisasi
membantu masyarakat; membantu kelangsungan pengetahuan dan ilmu pengetauan
organisasi merupakan sumber penting aneka macam karier di masyarakat.
B. Rumusan masalah
1. Apakah pengertian organisasi?
4
2. Apakah pengertian informasi?
3. Apa saja dasar-dasar organisasi informasi?
C. Tujuan
Agar dapat mengetahui:
1. Pengertian dari organisasi
2. Pengertian dari informasi
3. Dasar-Dasar Organisasi
5
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN ORGANISASI
organisasi adalah suatu perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang yang
bekerjasama dengan terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam organisasi terdapat visi, misi, budaya dan iklim organisasi yang sangat
mentukan dalam perilaku organisasi tersebut. Meskipun semua organisasi memiliki
karakteristik yang khas. Semua organisasi memiliki satu tujuan, satu struktur, proses untuk
mengkoordinasi kegiatan dan orang-orang yang melaksanakan peran-peran yang berbeda.
Pengertian organisasi tersebut mengandung konsep-kpnsep sebagai berikut:
1. Proses, suatu organisasi adalah suatu system terbuka yang dinamis yang
menciptakan dan saling menukar informasi diantara anggotanya. Karena gejala
menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada
hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses.
2. Pesan, yang dimaksud pesan adalah susunan symbol yang penuh arti tentang orang,
objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam
komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh
organisasi. Pesan dalam organisasi dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang
berhubungan dengan bahasa, penerima yang dimaksud, meto difusi dan arus tujuan
dari pesan. Pengklasifikasian pesan menuntut bahasa dapat dibedakan menjadi
pesan verbal dan non verbal. Pesan verbal dalam organisasi misalnya surat, memo,
pidato dan percakapan. Sedangkan pesan non verbal dalam organisasi terutama
sekali yang tidak diucapkan atau ditulis seperti bahasa gerak tubuh, sentuhan, nada
suara, ekspresi wajah, dll.
3. Jaringan, organisasi terdiri dari suatu seri orang-orang yang tiap-tiapnya menduduki
posisi dan peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari
orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan
6
jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua
orang, hakikat seri dan arus pesan, da nisi dari pesan.1
4. Keadaan saling tergantung, konsep kunci organisasi adalah keadaan saling

tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu
organisasi yang merupakan suatu system terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi
mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin
juga kepada seluruh system organisasi. Implikasinya bila pimpinan membuat suatu
keputusan dia harus memperhitungkan implikasi keputusan ini terhadap
organisasinya secara meyeluruh.
5. Hubungan, karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system kehidupan
social maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada manusia yang ada
pada organisasi. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam
suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia
dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang
yang terlibat suatu hubungan perlu dipelajari. Sikap, skill, moral dari seseorang,
memengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi. Hubungan
manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan
diantara dua orang sampai kepada hubungan yang kompleks. Jadi dalam organisasi
terjadi hubungan yang sifatnya individual, kelompok, dan hubungan organisasi.
6. Lingkungan, yang dimaksud adalah semua totalitas secara fisik dan factor sosial
yang di perhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu
system. Yang termasuk lngkungan internal adalah personal / anggota, tujuan,
produk, dll. Sedangkan terutama berkenaan dengan transaksi yang terjadi dalam
lingkingan internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antr
organisasi dengan lingkungan eksternalnya. Yang dimaksud ddengan kultur
Nina Siti Salmaniah Siregar,

1
Organisasi.2012 Hal 6
7
organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan dari anggota yang menghasilkan
norma-norma yang membentuk tingkah laku individual dan kelompok dalam
organisasi. Organisasi sebagai suatu system terbuka harus berinteraksi dengan
lingkungan eksternal, seperti; teknologi, ekonomi, undang-undang, dan factor
sosial. Karena factor lingkungan
7. berubah-ubah, maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi ini harus
dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran
pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun terhadap
kepentingan umum secara eksternal.
8. Ketidakpastian, adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang
diharapankan. Untuk mengurangi factor ketidakpastian ini organisasi menciptakan
dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian pengembangan
organisasi, dan menghadapi tugas-tugasyang komplek dengan integrasi tinggi.
Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terjadinya banyak
informasi yang diterima dari pada sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi
lingkungan mereka. Jadi, ketidakpastian dapat disebabkan oleh terlalu sedikit
informasi yang didapatkan dan juga karena terlalu banyak yang diterima.
Struktur organisasi bisa mempengaruhi perilaku indivudu dan kelompok dalam

organisasi, struktur organisasi dapat didefinisikan secara luas sebagai ciri-ciri organisasi yang
dapat digunakan untuk mengendalikan atau membedakan bagian-bagiannya. Suatu tujuan dalam
organisasi adalah mengendalikan, menyalurkan dan mengarahkan perilaku untuk mencapai apa
yang dianggap menjadi tujuan organisasi. Proses organisasi menimbulkan formulasi dan jenis
kelompok yang berbeda. Kelompok formal organisasi yaitu kelompok komando dan kelompok
tugas. Kelompok komando ditentukan oleh bagaian organisasi, kelompok ini terdiri atas
bawahan yang melapor kepada pimpinan tertentu, hubungannya adalah wewenang antara
manajer dengan supervior atau dengan bawahannya. Kelompok tugas terdiri atas karyawan yang
bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas, kegiatan ini menyebabkan bebeerapa
karyawan saling berkomunikasi dan saling mengadakan koordinasi sehingga tugas tersebut dapat
dikerjakan dengan berjalan lancar. Pengelompokkan orang didalam situasi kerja meerupakan hal
yang wajar dimana untuk memenuhi kebutuhkan sosial.
8
Adapun keberadaan organisasi dapat dilihat dari beberapa jenis, yaitu:
1. Organisasi paranoid ( ketakutan ) dengan ciri-ciri ;

a. Mutu produksi tidak konsisten2
b. Lamban menanggapi perubahan

c. Kekurangan produk inovatif
d. Struktur biaya boros
e. Keterlibatan karyawan rendah
f. Layanan pada konsymen tidak responsive
2. Organisasi gagal dengan ciri-ciri ;
a. Krisis identitas
b. Kegagalan dari visi
c. Ketinggalan jaman
d. Mengabaikan konsumen
3. Organisasi sehat dengan ciri-ciri ;
a. Mendefinisikan dirinya sebagai system
b. Mempunyai system penginderaan yang kuat untuk menerima informasi terbaru
c. Menggunakan manejeman tim sebagai mode yang dominan
d. Menggunakan pelayanan konsumen
e. Manajemen digerakan oleh informasi
f. Mempertahankan komunikasi yang relative terbuka diseluruh system
g. Para manajer dan tim dinilai dari kinerja dan kemajuan yang dihasilkan
h. Toleransi yang tinggi dalam hal-hal yang berbeda tetapi menghargai inovasi dan
kreativitas
i. Memberi perhatian pada pekerjaan yang efisien

2
9
Dalam organisasi juga terdapat komunikasi atau bisa disebut dengan komunikasi
organisasi Pemahaman terhadap komunikasi organisasi tidak terlepas dari kaitannya dengan
berbagai aspek lainnya dari perilaku organisasi secara keseluruhan, maupun bila dilihat secara
lebih luas lagi yaitu dalam kaitannya dengan pengkajian antar disiplin ilmu, khususnya ilmu
komunikasi. 3
Perilaku organisasi bertalian dengan bagaimana dan mengapa orang-orang berindak,

berpikir dan merasa dalam suatu peraturan organisasi (Paul D. Sweeney & Dean B. Mc Farlin,
2002 : 3). Adapun pengertian dari komunikasi yaitu ;
1. Komunikasi, istilah komunikasi mengandung makna yang bersal dari basa latin
communication yang berarti pemberitahuan, pemberian bagian, pertukaran, dimana si
pembicara mengharapkan pertimbangan atau jawqaban dari pendengarnya. Kata sifatnya
adala communis yang artinya bersifat umum atau bersama-sama. Kata kerjanya adalah
communicare artinya berdialog, berunding atau bermusyawarah (Anwar Arifin, 1994 :
24). Komunikasi merupakan proses yang secara umum digunakan manusia dalam
melakukan interaksi social. Pada dasarnya memiliki pengertian yang begitu luas, baik
sebagai suatu ilmu yang tersendiri maupun sebagai proses. Terdapat berbagao defenisi
mengenai komunikasi,
2. Carl I. Hovland mengemukakan sebagai berikut: komunikasi adalah proses dimana
seseorang/ komunikator menyampaikan perangsang- perangsang (biasanya lambing-
lambang dalam bentuk kata-kata) untuk mengubah tingkah laku orang lain/komunikan
(Onong Uchyana Effendy, 1993 : 24). Kemudian,
3. Shimp (1993; 8) menyatakan bahwa komunikasi adalah proses untuk menciptakan atau
menimbulkan kesamaan pemikiran anatara yang memberikan tanda dengan yang
menerima tanda. Defenisi Shimp ini lebih menekankan pada proses komunikasi yang
bertujuan pada terciptanya suatu persamaan pemikiran atau pendapat pada interaksi yang
terjadi (Terence A. Shimp, 1993 : 8).
4. Pace & Faules (2001; 28) mengemukakan bahwa komunikasi dapat dibedakan dengan
semua perilaku manusia dan organisasi lainnya karena ia melibatkan proses mental

3
10
memahami orang, objek dan peristiwa. Dua bentuk umum tindakan yang merupakan
komunikasi yang menekankan pada ;
a. penciptaan pesan atau, lebih tepatnya penciptaan pertunjukkan, dan4
b. penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukan (R. Wayne Pace & Don F. Daules,
Deddy Maulyana)
5. Harold D. Lasswell menjelaskan komunikasi sebagai jawaban atas pertanyaan-
pertanyaan seperti: Who, Say, What, In which channel, To whom, With what effect?
Kalimat ini kemudia dikenal sebagai formula Lasswell (Effendy, 256). Dari apa yang
dikemukakan Lasswell tersebut.
pada intinya mencakup unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya; komunikator, pesan
yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan/audiens, dan efek. Secara sederhana
dapatlah diartikan bahwa komunikasi merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan
tujuan menyamakan makna dari seseorang/lembaga (komunikator) kepada orang
lain/audiens (komunikasi).
B. PENGERTIAN INFORMASI
Informasi adalah pesan atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol,
atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau
ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan
gelombang.
Suatu sistem informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pengorganisasian, dan

pendistribusian data sedemikian rupa sehingga data tersebut menjadi informasi yang bermakna
bagi pengambilan keputusan (manajerial). Suatu sistem informasi yang baik sangat memfasilitasi
4
11
setiap fungsi manajemen, namun sistem ini akan memberi manfaat yang sangat besar khususnya
bila dilibatkan dalam perencanaan dan pengawasan (Mc Loed 2001). Sementara teknologi
informasi mencakup bukan hanya teknologi komputer (hardware dan software) untuk memproses
dan menyimpan informasi, tetapi juga teknologi komunikasi untuk mengirimkan (transmitting)
informasi ke berbagai bagian organisasi yang membutuhkannya untuk kepentingan pengambilan
keputusan (Martin, 1999). 5
Unit perusahaan yang bertanggung jawab atas sebagian besar sumber daya informasi dapat
dinamai berbagai macam divisi SIM atau departemen SIM, IT (Informasi technology) dan IS
(information services).
1. Pengertian Informasi menurut Kusrini (2007) adalah sebagai berikut : “Informasi

adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna bagi pengguna
yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber
informasi”.
2. Pengertian Informasi menurut McLeod (2005) adalah sebagai berikut: “Data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti” Sedangkan,
3. pengertian Sistem Informasi menurut Husain dan Wibowo (2002) adalah sebagai
berikut : ”Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan
yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan
informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi”.
4. Definisi Sistem Informasi menurut Azhar Susanto (2008) adalah sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem apapun baik phisik ataupun non
phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna”
Sedangkan,
5. menurut definisi dari Robert A.leitch dan K.Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2005)
adalah sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak
luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan”.
Rizan Mahmud, Informasi.2013

5
Hal 11
12
Sedangkan pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) Komarudin dan Sastradipoera
(2001) adalah sebagai berikut :
“Serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara

rasional terpadu dalam mentrasformasi data, sehingga menjadi informasi melalui serangkaian
cara untuk meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
kreteria mutu yang telah ditetapkan”.6
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas maka penulis dapat menarik kesimpulan
bahwa Informasi adalah seluruh rangkaian aktivitas kerja sistem informasi yang membentuk satu
kesatuan sistem dengan tujuan yang sama melalui proses pengumpulan, penyimpanan,
pengolahan sampai akhirnya menghasilakan informasi yang berguna bagi seluruh anggota
organisasi (pemimpin dan staf ) untuk membuat kebijakan atau menentukan keputusan menjadi
lebih baik berkenaan dengan kepentingan organisasi.
A. Informasi Berdasarkan Persyaratan

suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh
seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera
dilakukan.Berdasarkan persyaratan itu informasi sebagai manajemen diklasifikasikan
sebagai berikut:
 Informasi yang tepat waktu
Pada hakekatnya makna informasi yang tepat waktu adalah sebuah
informasi yang tiba pada manajer sebelum suatu Keputusan diambil sebab
seperti telah diterangkan di muka, informasi adalah bahan pengambilan
Keputusan. Makna "tepat" di sini amat relatif. Bagi manajer yang satu, suatu
informasi yang datang padanya sehari sebelum pengambilan Keputusan
mungkin diangap tepat. Akan tetapi, belum tentu demikian bagi manajer yang
lainya. Bagi manajer lain yang lebih sibuk dan lebih besar ruang lingkup

6
Hal 12
13
organisasinya, mungkin informasi yang tiba seminggu sebelum pengambilan
Keputusan, akan dinilai tepat.
 Informasi yang relevan
Sebuah informasi yang disampaikan oleh seorang manajer kepada

bawahannya harus relevan, yakni ada kaitanya dengan kepentingan pihak
penerima sehingga informasi tersebut akan mendapat perhatian. Kadar
relevansi informasi dengan kepentingan pihak penerima tidak sama. Ada
yang7 8
sangat erat kaitanya, ada pula yang sekedar berkaitan saja.
Konsekuensinya, semakin erat kaitan suatu informasi dengan kepentingan si
penerima, 9
semakin besar perhatian yang ditumpahkan kepadanya. Informasi yang

tidak relevan jelas tidak akan mendapat perhatian sama sekali dari si penerima
informasi.
 Informasi yang bernilai

Yang dimaksud informasi yang bernilai adalah informasi yang
berharga untuk suatu pengambilan Keputusan. Seperti yang telah dijelaskan di
depan, suatu Keputusan adalah hasil pilihan dari sejumlah alternatif yang
paling kecil risikonya. Oleh karena itu, jika diperoleh informasi yang
bermanfaat bagi alternatif tersebut, informasi ini akan mempunyai nilai
pendukung yang amat berharga dan memiliki manfaat bagi suatu pengambilan
Keputusan.
 Informasi yang dapat dipercaya

7
Hal 13

8
Hal 14
14
Suatu informasi harus dapat dipercaya (realiable) dalam manajemen
karena hal ini sangat penting menyangkut citra organisasi, terlebih bagi
organisasi dalam bentuk perusahaan yang bergerak dalam persaingan bisnis.
Masalah kepercayaan ini senantiasa mendapat perhatian yang seksama dari
manajer. Informasi yang disampaikan baik kepada seseorang maupun ke suatu
organisasi harus betul-betul diyakini kebenarannya.
B. Informasi berdasarkan dimensi waktu

Informasi berdasarkan dimensi waktu ini diklasifikasikan menjadi 2 (dua) macam,
yaitu:
 Informasi masa lalu
Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa lampau yang mekipun
amat jarang digunakan, namun dalam penyimpanannya pada datastorage perlu
disusun secara rapih dan teratur. Pengaturannya harus sedemikian rupa
sehingga dapat disajikan kepada yang memerlukan dalam waktu secepat-
cepatnya dan dalam keadaan selengkap-lengkapnya. 10
Di negara-negara yang sudah maju, informasi mengenai peristiwa
masa lalu banyak yang disimpan dalam bentuk mikro film sehingga tidak
memerlukan tempat dan ruangan yang banyak dan untuk memperolehnya
amat mudah.
 Informasi masa kini
Dari sifatnya sendiri sudah jelas bahwa makna dari informasi masa
kini ialah informasi mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi sekarang
(current events). Berkat teknologi canggih dalam bentuk komputer, pengolaan
informasi jenis ini dapat dilakukan dengan cepat. Meskipun demikian, dalam
manajemen tidak selalu informasi masa kini itu merupakan hasil proses
komputer. Sarana produk teknologi mutakhir itu hanya digunakan untuk
informasi-informasi tertentu saja. Tidak jarang,informasi diperoleh oleh
seorang manajer dengan cara lisan dan tidak formal. Informasi tersebut

10
Hal 15
15
ternyata mengandung nilai yang sangat penting untuk mengambil suatu
keputusan.
C. Informasi berdasarkan sasaran Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang

ditunjukan kepada seorang atau kelompok orang, baik yang terdapat di dalam
organisasi maupun di luar organisasi. Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai
berikut:
 Informasi individual
Informasi individual (individual information) ialah informasi yang

ditunjukan kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat
kebijaksanaan (policy maker) dan penambil Keputusan (decision maker) atau
kepada seseorang yang diharapkan dari padanya tanggapan terhadap informasi
yang diperolehnya. Informasi jenis ini disampaikan secara tatap muka (face-
to-face) atau melalui telepon atau dengan perantara surat, tergantung macam
informasi yang disampaikan dan tergantung waktu yang diperlukan untuk
memperoleh tanggapan.11
 Informasi Komunitas
Yang disebut informasi komunitas (community information) adalah

informasi yang ditunjukan kepada khalayak di luar organisasi, suatu kelompok
tertentu di masyarakat. informasi iomunitas yang disampaikan pabrik rokok
Gudang Garam hanya tertuju kepada sekelompok orang yang suka merokok
saja, termasuk perokok merk Gudang Garam. Informasi komunitas yang
disebarkan PLN mengenai kenaikan tarif listrik ditujukan hanya kepada para
pelanggannya. Demikian pula, informasi tentang pemulihan iuran televisi
yang pernah dijadikan keputusan Departemen Penerangan tertuju hanya
kepada sekelompok orang-orang yang memiliki pesawat televisi saja, tidak
seluruh masyarakat.
11
Anggita Az-Zahra Sihotang,DDO
Informasi.2019 Hal 16
16
Demikianlah beberapa hal mengenai pengertian informasi beserta jenis-
jenisnya yang patut dipahami para manajer dalam rangka melaksanakan
sistem informasi manajemen
C. DASAR-DASAR ORGANISASI INFORMASI
Organisasi informasi dapat diartikan sebagai kegiatan mengelola,menyusun,mengolah

dan atau menata suatu data,ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikian rupa sehingga
mudah untuk ditemukan kembali, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi penerimannya sebagai
upaya pengembangan ilmu pengetahuan.
Ada pun nilai-nilai yang dapat kita ketahui dalam perpustakaan itu yaitu , Nilai pendidikan
yang mana manusia membutuhkan pendidikan dalam kehidupannya, Nilai informasi yang mana
informasi ini sangat dibutuhkan oleh orang atau masyarakat dalam memenuhi kebutuhannya,
Nilai ekonomis yang mana menjadi mediator untuk menetralisir tingkat kemahalan nilai
ekonomis dari sebuah informasi yang dirasakan oleh masyarakat, Nilai sejarah dan dokumentasi,
12
Nilai sosial, Nilai budaya yang mana perpustakaan adalah agen budaya, Nilai demokrasi dan
keadilan, Nilai perubahan yang mana dapat berubah-ubah karena memiliki kemajuan dan
perkembangan, Nilai hiburan dan rekreasi yang mana orang yang selalu membaca dapat
memperoleh kepuasan dan kesejukan hati dan mengisi kekosongan hati.
Fungsi adanya organisme informasi ialah menjadi alat bantu dalam pemilihan dokumen,
penataan dokumen serta alat bantu dalam penelusuran dokumen.
Dasar-Dasar Organisasi Terbagi Menjadi Beberapa Yaitu:
1. DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK
A. Pengertian Dokumen Publik dan Semi Publik
12
17
 Dokumen publik
Dokumen publik berisi informasi yang dapat disebarluaskan secara umum dan bebas.
Dalam arti bebas dokumen publik itu hal-hal yang boleh seluruh masyarakat atau semua orang
tau dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-
buku, atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan
mengelola dokumen publik tersebut.
B. Dokumen semi publik
Dokumen semi publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu
organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas, tetapi hanya orang-orang tertentu
yang dapat mengetahuinya. Seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini
dapat di publikasikan secara terbatas, bisa dikatakan dokumen yang tidak di gunakan untuk
umum. Hanya terdapat di sebuah Badah Usaha, Lembaga, Instansi, Organisasi. Dokumen ini
memudahkan badan-badan tersebut untuk menjalankan kegiatan sehari-harinya.
B. FungsiFungsi Dokumen Publik dan Semi Publik
1. Fungsi dokumen publik
a) Sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat luas.13
b) Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.
c) Untuk memajukan pemikiran masyarakat.
d) Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas
e) Bisa dimanfaatkan secara bebas.
2. Fungsi dokumen semi publik
a) Direkam dan dipublikasikan secara terbatas.
b) Bermanfaat bagi kelompok atau organisasi tertentu.
13
18
c) Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan, sehingga
dapat disimpan sebagai bukti aktivitas.
d) Tidak boleh dipakai oleh orang luar tetapi bisa dipakai jika mendapatkan izin.
C. Contoh-contoh Dokumen Publik dan Semi Publik

 . Contoh dokumen publik
Contoh dokumen publik adalah buku, majalah, koran, rekaman, gambar, dan segala
sesuatu yang bisa di sebarluaskan atau di terbitkan kepada seluruh masyarakat.
 . Contoh Dokumen Semi Publik
a. Rekod
Rekod adalah dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam
menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam
bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan arsip dinamis.
b. Arsip
Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan14
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.
Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
1) Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan
menjadi:
14
19
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
b. Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2) Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-
hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan
nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datadatan
D. Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik Dan Semi Publik

 . Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik
Prinsip pengolahan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan
seorang pustakawan di perpustakaan. Pengolahan koleksi perpustakaan merupakan serangkaian
pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di
pergunakan oleh pemakai atau pembaca.15
Pengolahannya meliputi:
a). Membuat indentifikasi informasi,
b). Katalogisasi,
c). Klasifikasi
d). Kelengkapan koleksi,
e). Penyusunan koleksi,
f). Pengolahan dengan komputer.
 Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik
15
20
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :
1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:
pengelolaan arsip dinamis; dan pengelolaan arsip statis
2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.
2. LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK
A. Lembaga pengelola dokumen publik
a. Perpustakaan16
Sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan
untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu
untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Memiliki fungsi dan peran sebagai tempat
penyimpanan, penelitian, sumber informasi, pendidikan, dan kultural.17
Pustakawan bertugas Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan

dokumen berisi pengetahuan publik. Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI), “Pustakawan adalah
orang yang memberikan dan melaksanakan kegiatan perpustakaan dalam usaha pemberian
pelayanan/jasa kpd masyarakat sesuai dengan misi yang diemban oleh badan induknya
berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang diperolehnya melalui
pendidikan.
b. Lembaga dokumentasi
PDII LIPI (Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia)
memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pemantauan atas seluruh publikasi terbitan
16
17
21
berkala yang diterbitkan di Indonesia. Kegiatannya meliputi pengadaan, pengolahan,
penyimpanan, pemeliharaan, diseminasi dan pelayanan pemakai. Jurnal ilmiah merupakan
koleksi yang paling sering dicari oleh pengguna.
B. Lembaga pengelola dokumen semi publik
 Lembaga kearsipan
Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan).
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bertugas menyimpan dokumen bukan untuk
dipinjamkan kepada pengguna. Kegiatannya dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan
informasi terekam. Arsiparis bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen
berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan
usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya.
3. KOMPETENSI PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI-PUBLIK
 Pengertian Kompetensi
UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 1 (10), Kompetensi adalah kemampuan

kerja setiap individu yg mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yg sesuai
dgn standar yg ditetapkan. Kompetensi merupakan kemampuan yang mencakup aspek
pengetahuan, keahlian, dan sikap kerja yang dibuktikan dengan sertifikat kompetensi yang
dterbitkan oleh lembaga sertifikasi atau lembaga pendidikan yang terakreditasi (PP No.24/2014
tentang Perpustakaan Pasal 38,5).
Inti kompetensi ada tiga yaitu: Pengetahuan (knowledge), sikap perilaku (attitude),
keterampilan teknis (skill).
 Kompetensi Pengelola Dokumen Publik
A. Pustakawan
22
UU No. 43 tahun 2007, “pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang
diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan
tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.
Syarat menjadi pustakawan harus menempuh pendidikan formal ataupun non-formal

sekurang-kurangnya mengikuti pelatihan D2 kepustakawanan. Bekerja di Perpustakaan, pusat
dokumentasi, ataupun pusat informasi lainnya.
1. Ciri-ciri kompetensi pustakawan
a. Kompetensi Profesional yaitu terkait dengan pengetahuan pustakawan di bidang

sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, dan kemampuan
menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk menyediakan layanan
perpustakaan dan informasi.
b. Kompetensi Individu, yg menggambarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku
dan nilai yang dimiliki pustakawan agar dapat bekerja secara efektif, 18
menjadi komunikator yang baik, selalu meningkatkan pengetahuan, dapat

memperlihatkan nilai lebihnya, serta dapat bertahan terhadap perubahan dan
perkembangan dalam dunia kerjanya.
2. Kompetensi pustakawan
a. Collecting of Information, Pengetahuan tentang sumber informasi, penelusuran

informasi perilaku pemustaka, dan kebutuhan informasi.
b. Processing of Information, Pengetahuan tentang pengolahan informasi seperti
klasifikasi, katalogisasi manual ataupun berbasis teknologi.
c. Disseminating of Information, Pengetahuan tentang karakteristik pemustaka,
promosi jasa dan layanan
18
23
d. Preventif of Information, Pengetahuan tentang presevasi preventif yang dimulai
dari seleksi akuisisi, penyimpanan, unttk mencegah atau meminimalkan
kerusakan
B. Arsiparis
UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah: seseorang yang
memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.
1. Kompetensi arsiparis
a. Aspek pengetahuan, antara lain pendidikan yang sesuai profesi, diklat yang dipersyaratkan
dan memiliki pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan. ilmu-ilmu antara lain ilmu
sejarah, teknologi informasi, (misalnya penerapan sistem penemuan kembali arsip dengan
program tertentu pada komputer, sistem manipulasi citra digital, pengelolaan arsip digital),
kimia, hukum, preservasi dan lain-lain.
b. Aspek keterampilan (skill), keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola

pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola
lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaan. 19
Mampu berkomunikasi baik intrapersonal maupun interpersonal, skill dalam membangun

teamwork, 20
manajemen skill. Technical skill/Keterampilan teknis, Political skill/keterampilan berpolitik,

Analytical Skills/keterampilan menganalisis, Prolem-solving skills/keterampilan memecahkan
masalah, System skills/keterampilan menjadi bagian dari suatu sistem, Business
skill/keterampilan entrepreneur atau wirausaha, dan People skills (seorang manajer harus
memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, termasuk komunikasi interpersonal, memahami
dan peduli orang lain)
19
20
24
c. Aspek sikap, performa di tempat kerja, tanggapan lingkungan kerja, penghargaan dan
penilaian. Bersikap profesional, bisa mandiri, siap, matang, dan siaga. Di samping itu, seorang
arsiparis harus memiliki kepribadian, disiplin pribadi yang kuat, memiliki komitmen, pandai
memanfaatkan peluang, motivasi tinggi, berpartisipasi aktif, dan berwawasan jauh ke depan.
4. PENGORGANISASIAN INFORMASI
 Pengertian Organisasi Informasi
Organisasi informasi adalah kegiatan mengorganisir informasi agar informasi, dapat:
a. Diketahui lokasi fisik melalui nomor panggil

b. Dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka (cantuman bibliografi)
c. Menunjang temu kembali
 Jenis-jenis informasi
a. Informasi primer, informasi mengenai penelitian yang dilakukan sendiri,
penelitian mengenai aplikasi sebuah teori baru, penjelasan sebuah teori
dalam semua bidang ilmu pengetahuan. Contoh: majalah ilmiah, laporan
penelitian, paten, disertasi, makalah lokakarya.
b. Informasi sekunder, informasi mengenai dokumen primer yaitu informasi
yang merujuk atau mengacu ke dokumen primer karena isinya merupakan
deskripsi dan informasi tentang dokumen primer. Contoh: bibliografi,
katalog, majalah indeks, majalah abstrak, daftar isi.
c. Informasi tersier, informasi mengenai dokumen sekunder. Dokumen tersier
mengumpulkan, mencarikan, dan memindahkan informasi yang semula ada
21
pada dokumen sekunder dan dokumen primer kemudian diolah kembali

sesuai dengan keperluan pembaca atau pengguna. Contoh: buku ajar,
direktori, panduan literatur, bibliografi dari bibliografi.
 Bibliografi
21
25
Bibliografi berasal dari Bahasa Yunani “biblion” yg artinya buku dan “graphein” yg artinya
menulis. Secara etimologis, bibliografi berarti penulisan buku. Bibliografi adalah suatu daftar
terbitan yg memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit,
penerbit, tahun terbit, dan keterangan fisik buku. Dapat diartikan sebagai “the listing of titles” yg
berarti daftar hasil karya. Bibliografi dikenal dengan istilah: daftar pustaka, daftar bacaan,
referensi, daftar rujukan, literatur, daftar acuan.
Data yang dicatat dalam bibliografi antara lain adalah:
1. Daerah judul dan pengarang

2. Daerah edisi
3. Daerah data khusus
4. Daerah impresum (nama penerbit, tempat terbit, dan tahun terbit)
5. Daerah kolasi (deskripsi fisik buku)
6. Daerah seri monograf (pernyataan nomor seri)
7. Daerah catatan/ anotasi
8. Daerah ISBN
 Sarana Bibliografi
Sarana bibliografi adalah suatu sarana atau alat yg berisi daftar bahan pustaka yg
digunakan utk memudahkan penelusuran/ pencarian informasi. Sarana tersebut disajikan dalam
berbagai tampilan, antara lain katalog kartu, katalog tercetak, katalog elektronis baik yang
berupa CD-ROM, pangkalan data, maupun OPAC (On-line Public Access Catalogue) serta
majalah indeks dan abstrak dengan masing-masing jenis dan karakteristiknya22
 Pengawasam bibliografi
Pengawasan bibliografi adalah usaha pengembangan dan pemeliharaan suatu sistem

pencatatan bagi semua bentuk bahan, baik yg diterbitkan maupun yg tdk diterbitkan, yg
berbentuk bahan tercetak, bahan audiovisual ataupun bentuk lainnya, yg menambah khazanah
pengetahuan dan informasi.
22
26
Tahun 1977, IFLA (International Federation of Library Associations) yang didukung
UNESCO, mengadakan konferensi yg melahirkan konsep pengawasan bibliografi secara
internasional yg dikenal dgn UBC (Universal Bibliographic Control). Tujuan dari UBC adalah
terwujudnya pertukaran data bibliografi nasional antar negara yang dihimpun oleh agen
bibliografi nasional di negara tersebut, dengan maksud agar tidak terjadi duplikasi pencatatan
bibliografis
Dalam rangka terwujudnya pengawasan bibliografi nasional, perlu adanya UU Deposit,

yaitu Undang-Undang yang mewajibkan setiap penerbit untuk menyerahkan satu atau lebih
karya terbitannya kepada badan/lembaga yang secara resmi ditunjuk sebagai pusat deposit.
• Pusat deposit nasional di Indonesia adalah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

(PNRI)
• UU No.4 Th.1990 tentang Wajib Serah Simpan Karya Cetak & Karya Rekam
 Peran Perpustakaan Nasional

a. Perpustakaan nasional bertanggungjawab atas pengadaan dan pelestarian seluruh
hasil produk tercetak di negaranya
b. Perpustakaan nasional harus mengoordinasikan usaha-usaha untuk mendapatkan
bahan luar negeri yg penting bagi negaranya
c. Perpustakaan nasional harus menggalakkan penggunaan peraturan standar untuk
penyusunan katalog
d. Perpustakaan nasional bertanggungjawab atas jasa dan layanan bibliografi
negaranya
e. Perpustakaan nasional harus menyusun bibliografi nasional yg up to date23
Salah satu terbitan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional adalah Bibliografi
Nasional Indonesia. Penerbitan ini mempunyai tujuan untuk mencatat dan mengawasi semua
terbitan nasional hasil karya penerbit Indonesia dan karya tentang Indonesia oleh penerbit asing.
23
27
Bibliografi Nasional Indonesia terbit pertama kali pada tahun 1953 dengan judul Berita Bulanan
dan diterbitkan oleh Kantor Bibliografi Nasional.
Pada tanggal 1 Januari 1953 Kantor Bibliografi Nasional (selanjutnya disingkat KBN)
didirikan berdasarkan Surat Keputusan Menteri PP dan K no. 46860/Kab tanggal 19 desember
1952 berkedudukan di Bandung. Kemudian pada tahun 1954 KBN dimasukkan dalam Biro
perpustakaan. Sejak tahun 1963, Berita Bulanan terbit dengan judul Bibliografi Nasional
Indonesia.
Manfaat dari diterbitkannya Bibliografi Nasional Indonesia, terinci di dalam halaman

pendahuluan dari setiap terbitan Bibliografi Nasional Indonesia, sebagai berikut:
1. Mendaftarkan secara lengkap dan sistematis semua bahan pustaka yang diterbitkan di
Indonesia
2. Membantu perpustakaan dalam menyeleksi bahan pustaka
3. Membantu perpustakaan dalam bidang pengolahan bahan pustaka, katalogisasi dan
klasifikasi, menjamin keseragaman
4. Memberikan informasi bibliografi guna studi dan riset
5. Memberikan data statistik tentang dunia penerbitan di Indonesia
6. Sebagai alat referens yang penting dalam pelayanan
5. SIKLUS TRANSFER INFORMASI
 Pengertian
Informasi adalah suatu kebutuhan pokok bagi kita, dalam hidup bermasyarakat kita tidak
dapat terlepas dari pentingnya informasi yang dapat di peroleh dari berbagai media, baik media
cetak, elektronik maupun dari kecanggihan internet. ( Lancaster, 1979). Secara etimologi,
informasi berasal dari bahasa perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa
latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”.
Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga
menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi
berikutnya. 24
24
28
Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Informasi juga dapat
diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
 Peran Perpustakaan dalam Siklus Transfer Informasi
a. sebagai penglola informasi primer yang telah diterbitkan
b. sebagai penglola informasi sekunder
c. sebagai pembuat dan penglola informasi tersier
d. sebagai jembatan penghubung kepada user (masyarakat)
6. KERANGKA SISTEM INFORMASI
 Pengertian sistem informasi
Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen yg saling terkait atau saling bekerjasama
untuk mengumpulkan mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi dlm organisasi.
Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yg mengumpulkan,
mengubah dan menyebarkan informassi dalam sebuah organisasi.
 Jenis-jenis sistem informasi
• Sistem Temu Kembali Informasi (information retrieval systems – IRS)
• Sistem Manajemen Basis Data (database management systems – DBMS)
• Sistem Informasi Manajement (management information systems – MIS)
• Sistem Pendukung Keputusan (decision support system – DSS)
• Sistem Kecerdasan Buatan (artificial intelligent systems)
Salah satu hal penting yg menjadi bagian yg tidak terpisahkan dari sebuah perpustakaan
adalah adanya proses temu kembali informasi, dimana secara spesifik jg akan menyangkut 25
25
29
penelusuran informasi. Temu balik informasi merupakan istilah generik yg mengacu pada
temu balik/kembali dokumen atau data dari fakta yg dimiliki unit informasi atau perpustakaan
Penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali informasi yg
dilakukan utk memnuhi kebutuhan pemustaka akan informasi yg dibutuhkan dgn berbagai alat
penelusuran dan temu kembali informasi yg dimiliki unit informasystem
 Pengertian sistem temu balik informasi
Menurut Salton, sistem temu balik informasi adalah suatu proses (dari suatu file) untuk
mengidentifikasi dan memanggil (retrieve) dokumen tertentu dari file tersebut dalam
memberikan jawaban atas permintaan informasi. Bisa tidaknya suatu dokumen terpanggil
(pemanggilan dokumen) tergantung pada kesamaan antara dokumen dengan
pertanyaan/permintaan (query)
 Prinsip sistem temu balik informasi pada sistem perpustakaan

1. Pemilihan dokumen
2. Analisis konsep dokumen
3. Pengorganisasian sbg wakil dokumen
4. Penyimpanan dokumen
5. Analisis konsep berdasarkan pertanyaan
6. Penyesuaian dokumen berdasarkan pertanyaan
7. Penyerahan dokumen
 Konsep sistem temu balik informasi
1. USER
2. QUERY
3. DOCUMENT
4. INDEX
5. MACHINE FUNCTION
 Fungsi sistem temu balik informasi
1. Mengidentifikasi sumber informasi yg relevan dgn minat masyarakat pengguna
yg ditargetkan26
26
30
2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)
3. Merepresentasikan isi sumber informasi dgn cara tertentu yg memungkinkan utk
dipertemukan dgn pertanyaan pengguna.
4. Menemu-kembalikan informasi yg relevan
7. PENGINDEKSAN SUBJEK & KEBIJAKSANAAN PENGINDEKSAN SUBJEK
 Pengindeksan subjek
Pengindeksan subjek yaitu kegiatan mengidentifikasi subjek atau pokok persoalan/ isi
yang dibahas dalam satu dokumen. Pengindeksan subjek akan menghasilkan deskripsi indeks
yang merupakan wakil ringkas untuk isi dokumen.
Tujuan utama pengindeksan ialah untuk membentuk representasi dari dokumen dalam
bentuk yang sesuai ( Lanchaster,1998:1 ) dalam ( Hasugian,1999:5 ). Pendapat tersebut dapat
dinyatakan bahwa tujuan utama pengindeksan adalah untuk membuat wakil dokumen yang
memudahkan proses penemuan kembali.
 Kebijakan Pengindeksan Subjek

1. Mengambil keputusan mengenai jumlah konsep yang akan dipilih sebagai tajuk subjek
2. Pengindeksan mendalam (depth indexing)
3. Kebijakan utk melihat tema secara lengkap
4. Jika utk mengindeks sebuah dokumen dipilih konsep A,B,C,D
5. Pengindeksan rangkuman (summarization)
6. Kebijakan utk melihat tema dokumen summarizati
7. Jika utk mengindeks sebuah dokumen dipilih konsep A dan B
 Kebijakan pengindeksan Ditentukan oleh:
1. Sistem Temu Balik Informasi: kartu katalog, katalog online
2. Koleksi
3. Pengguna
4. SDM27
27
31
8. AUTHORITY CONTROL & AUTHORITY LIST
 Authority Control (AC)
Authority Control adalah bahasa penelusuran berupa istilah khusus yang berasal dari field
subjek. Authority Control adalah kosakata indeks yang digunakan untuk menjaga konsistensi dan
meningkatkan hasil penelusuran. Authority Control adalah proses untuk memberi link antara
record yang berhubungan secara signifikan. Authority Control dilakukan untuk:
1. Membantu pengguna menelusur katalog atau indeks perpustakaan secara efektif dan efisien
2. Menjaga keseragaman bentuk tajuk yang digunakan pada katalog untuk mewakili subjek,
nama orang atau badan korporasi, judul, nama wilayah
Fungsi Authority Control
1. Uniformity, Menjaga konsistensi/keseragaman dalam bentuk tajuk
2. Linkage, Menunjukkan hubungan antar nama-nama, subjek-subjek dan judul-judul yg

digunakan dalam katalog
3. Verification, Pengawasan/pengendalian tajuk dalam katalog
 Authority list
Authority list merupakan daftar judul yang dipilih untuk digunakan dalam katalog, disusun
sebagai karya referensi resmi oleh para katalog untuk digunakan di dapartemen katalog.
Authority list merupakan formulir yang disetujui dari setiap judul untuk menghilangkan
pencarian lebih lanjut jika judul yang sama diminta lagi untuk katalogisasi buku – buku
selanjutnya, nama orang, tempat file otaritas.
9. KATALOGISASI
 Pengertian Katalogisasi28
28
32
Katalog merupakan himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau
koleksi. Katalog bisa disusun berdasarkan alfabetis nama pengarang, judul, nama penerbit, dll.
Katalog adalah presentasi ciri-ciri dari sebuah bahan pustaka atau dokumen (misalnya: judul,
pengarang, deskripsi fisik, subyek, dll.) kolelsi perpustakaan yang merupakan wakil ringkas
bahan pustaka tesebut yang disusun seacara sistematis.
Jadi, katalogisasi (cataloging) adalah pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan

menginterpretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan
pustaka terekam menjadi katalog.
 Fungsi dan Tujuan Katalogisasi
Fungsi katalogisasi secara umum adalah sebagai berikut:
1. Mencatat bahan pustaka yang ada di perpustakaan untuk memudahkan pengguna,
2. Mencari atau menelusur pustaka
3. Mempermudah pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan

subjek.
Adapun fungsi dari katalog adalah sebagai berikut:
1. Menunjukan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan simbol-simbol angka
klasifikasi dalam bentuk nomor panggil.
2. Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nsms pengarang, juduk buku,
atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam satu tempat khusus perpustakaan untuk
memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan
3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan
hanya salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan
Agar katalog dapat berfungsi semaksimal mungkin, maka ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan oleh pustakawan:
1. Katalog perpustakaan harus lengkap memuat keseluruhan ciri-ciri buku
2. Katalog perpustakaan harus fleksibel
33
3. Katalog perpustakaan harus disusun dengan sistematis sehingga bisa dengan mudah
dimanfaatkan
4. Katalog perpustakaan dibuat seekonomis mungkin dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.
5. Pustakawan hendaknya memberikan petunjuk kepada pengguna dalam hal penggunaan

katalog sehingga pengguna dapat memanfaatkannya seoptimal mungkin.
 Tujuan Katalogisasi:
1) Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan
a. Pengarangnya
b. Judulnya, atau
c. Subjeknya
2) Menunjukan buku yang diniliki perpustakaan
a. Oleh pengarang tertentu,
b. Berdasarkan subjek tertentu, atau
c. Dalam jenis literatur tertentu
3) Membantu dalam pemilihan buku29
a. Berdasarkan edisinya, atau
b. Berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik)30
 Jenis dan Bentuk Katalogisasi
Jenis-jenis Katalog:
29
30
34
1) Katalog Abjad
a. Katalog pengarang. Terdiri dari entri pengarang disusun menurut abjad. Katalog pengarang
memeberikan informasi mengenai karya seorang pengarang yang dimiliki perustakaan.
Pengertian pengarang mencakup juga editor, compiler, ilustrator, penerjemah, dan sebagainya.31
b. Katalog judul. Merupakan entri judul yang disusun menurut abjad. Digunakan jika buku
yang akan kita cari hanya diketahui judul bukunya. Atau ingin mengetahui judul buku tertentu
yang sama telah dikarang oleh pengarang mana saja. Katalog judul disusun secara sistematis
berdasarkan judul dalam kabinet katalog. Melalui katalog judul dapat diketahui judul-judul buku
yang sama, yang dikarang oleh pengarang yang berbeda.
c. Katalog subjek merupakan entri subjek disusun menurut abjad. Jajaran ini memungkinkan
pemakai mengakses katalog menurut subjek.
2) Katalog leksikal. Merupakan katalog yang mencakup semua entri alam satu jajaran. Dalam
susunan ini, katalog pengarang, judul, dan subjek dijadikan satu dalam sebuah urutan
3) Katalog kelas merupakan katalog dengan entri subjek disusun menurut bagan sebuah
klasifikasi
4) Alphabetico-classed Catalogue. Dalam susunan ini, mula-mula entri katalog disusun menurut
susunan kelas, kemudian subdivisi dalam kelas tersebut disusun menurut abjad.
5) Katalog terbagi Yaitu katalog yang sebelumnya dibagi berdasarkan : Subjek, Pengarang, dan
Judul. Masing-masing kelompok kemudian disusun berdasarkan abjad (secara alfabetis).
6) Shelf Listadalah katalog buku sesuai dengan susunan buku di rak.
 Bentuk Katalog
Bentuk-bentuk katalog ialah:
1) Katalog Manual
2) Katalog Semi Mekanis
3) Katalog Berkomputer32
31
32
35
Katalog berdasarkan bentuk fisiknya yaitu:
1) Katalog Kartu
Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaan yang semua deskripsi blibigrafinya dicatat
pada kartu berukuran 7,5x12,5cm, terbuat dari kertas karton manila dengan ketebalan 0,025cm,
setiap kartu berisi satu katalog. Katalog kartu disusun secara sistematis pada laci katalog.
2) Katalog buku (book catalog)
Katalog berbentuk buku, katalog tersebut sering juga disebut katalog tercetak (printed catalog).
Keuntungan dari katalog berbentuk buku adalah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat
diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain.
3) Katalog Berkas
Merupakan kumpulan kertas/kartu berupa lembaran berukuran 7,5x12,5cm. Atau 10x15cm.

Masing-masing lembaran berisi data katalog. Pada bagian kiri diberi karton tebal berfungsi
sebagai pelindung. Setiap berkas dapat memuat antara 500 hingga 600 lembar. Berkas yang
sudah terjilid kemudian disusun menurut nomor kelas menjadi buku atau album.
4) Katalog Komputer Terpasang
Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan Online Public
Access Catalogue (OPAC), yaitu bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah
perpustakaan tertentu, opac disebut dengan istilah katalog online. Opac dapat diakses secara
umum. Fungsi opac sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan sebagai
sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, opac juga dapat digunakan sebagai sarana
untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui opac pengguna dimungkinkan juga dapat
mengetahui lokasi atau tempat penyimpan suatu bahan pustaka. Opac berbentuk website.
OPAC menjadi pilihan bentuk katalog yang digunakan diberbagai perpustakaan. Dari berbagai
bentuk fisik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, OPAC dianggap paling luwes
(flexible) dan paling mutakhir (Taylor 1992). Program aplikasi yang digunakan di perpustakaan,
seperti CDS/ISIS, Inmagic, VTLS, Dynix, Tinlib, dan lain-lain.33
33
36
Katalog OPAC mempunyai banyak keuntungan, diantaranya adalah :
1. Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
2. Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling mengganggu
3. Jajaran tertentu tidak perlu di-file
4. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai pendekatan sekaligus
5. Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas
10. EFEKTIVITAS SISTEM TEMU BALIK INFORMASI (STBI)
Efektivitas dari suatu sistem temu balik informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk
memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada
dua hal penting yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu balik
informasi (STBI) yaitu rasio atau perbandingan dari perolehan (recall) dan ketepatan (precision).
 Perolehan (recall) berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen

yang relevan
 Ketepatan(precision) berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen
yang relevan
Kondisi ideal dari keefektifan suatu sistem temu balik informasi adalah apabila rasio
perolehan dan ketepatan sama besarnya (1:1). Akan tetapi karena rasio dari recall sebenarnya
sulit dihitung atau diukur karena jumlah seluruh dokumen yang relevan dalam database sangat
besar. Oleh karena itu, presisi (precision) yang menjadi salah satu ukuran yang digunakan untuk
menilai keefektifan suatu sistem temu balik informasi.
 Konsep Dasar Organisasi Informasi
Sejalan perkembangannya informasi merambah ke teknologi rekam. Informasi tidak

hanya dikomunikasikan dalam bahasa lisan. Informasi disampaikan dengan bahasa tulis melalui
media rekam. Jika pada masa purba alat rekam menggunakan batu, daun, batang pohon, kulit
binatang dan alat rekam tradisional lainnya, maka pada masa modern seiring dengan
37
perkembangan teknologinya alat rekam sudah berupa kertas, plastik, film dan bahkan sudah ke
bentuk optic.34
Bandingkan dengan era sekarang. Salah satu tipikal pemustaka pada era sekarang adalah
menelusuri informasi berbagai alat penelusuran misalnya penelusuran melalui alat konvensional
seperti katalog, bibliografi, indeks maupun abstrak, atau menggunakan penelusuran perangkat
modern seperti bibliografi online atau online database. Pemustaka juga sudah tidak gagap lagi
mengenai akses terhadap informasi-informasi digital seperti E-book atau E-journal dan lain
sebagainya melalui provider-provider layanan digital, termasuk pula melalui E-library. Sebagai
contoh saja provider informasi digital seperti Emerald, Ingenta, dan lain sebagainya
menyediakan informasi digital/elektronik dalam berbagai bentuk, sebut saja buku jurnal
elektronik.
 Pengertian Organisasi Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood Informasi
Menurut Bodnar dan Hopwood Informasi adalah data yang berguna dan dapat diolah
sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Menurut Romney
information is data that have been organizied and processed to provide meaning. Bahwa
informasi merupakan suatu data yang telah diorganisasikan dan diproses yang memiliki suatu
arti. Berkaitan dengan itu, Taylor pun mengutarakan pengertian informasi itu, bahwa the
communication or reception of knowledge. Informasi merupakan pengetahuan yang diterima
amenginformasikan apa-apa yang diketahuinya kepada orang lain.
Garis pernyataan ini adalah bahwa istilah mengorganisasi tadi tidak lain adalah
mengolah, menyusun, dan atau menata sesuatu secara sistematis sehingga dengan mudah dapat
menemukannya kembali tanpa ada kesulitan yang berarti. Dan informasi itu adalah data konkret
yang telah diolah sedemikian rupa sehingga dapat dipahami oleh penerimanya. Maka dari
pengertian keduanya organisasi informasi itu diartikan sebagai kegiatan mengelola, menyusun,
mengolah, dan atau menata suatu data, ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikian rupa
sehingga mudah untuk ditemukan kembali, data dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya
sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan.
34
38
Chowdhury menggambar bagan organisasi informasi yang dapat di jadikan sebagai
konsep dasar menjelaskan tentang organisasi informasi. Pertama,informasi tercetak. Ini
pendekatannya adalah perpustakaan.sebagaimana di pahami secara awam bahwa perpustakaan
adalah tempat mengelola informasi yang berupa koleksi. 35
Alat temu kembali yang digunakan adalah katalog, bibliografi. Pada pendekatan ini memberikan
keleluasaan kepada pemustaka untuk mengetahui sejauh mana koleksi yang dimiliki
perpustakaan, kemudian memberikan kebebasan untuk mengaksesnya. Yang perlu di catat bahwa
untuk melakukan klasifikasi ini sudah melalui tahapan analisis subjek dengan menggunakan alat
atau standar berupa AACR2 untuk pedoman katalogisasinya, MARC21 untuk mengelola
metadatannya, daftar tajuk subjek untuk menentukan subjek–subjeknya, dan DDC atau bagan
klasifikasi lainnya untuk pedoman menentukan notasi klasifikasinya. Kedua, informasi
noncetak/elektronik, atau dengan kata lain sumber informasi yang tidak tercetak. Pada informasi
noncetak ini beberapa hal yang dilihat sebagai sumbernya, yaitu :
1. Sumber dari Database atau pangkalan data
Pada konteks organisasi informasi, akses terhadap sumber ini terkait dengan management
database yang diterapkan, termasuk didalamnya proses struktur dan rekamnya, bagaimana
fieldnya, tidak ketinggalan pula menyangkut tentang software apa yang digunakan untuk
memanagement database ini.
Terkait dengan konteks sumber data dari database ini ada bebrapa unsur lain perlu diperhatikan
adalah text database nya yaitu bentuk informasi yang disajikan yang bias ditelusur dengan
menggunakan layanan penelusuran online. Selain itu juga menyangkut tentang substansi
informasi yang berupa ilmu pengetahuan yang dikandung didalamnya.
2. Sumber dari Internet/Intranet
Internet adalah gabungan jaringan komputer diseluruh dunia yang membentuk suatu
sistem jaringan informasi global. Peranan internet yang sangat penting adalah sebagai sumber
35
39
data dan informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi. Adapun database berasal
dari server mana tidak diperhatiakan. Istilah ini sebenarnya yang popular sering disebut dengan
cloud computing. Artinya data seolah-olah berasal dari awan tanpa harus tahu dari mana lokasi
asalnya, meskipun secara ilmiah web atau alamat asal data itu mesti dicantumkan sebagai daftra
referensi yang dikutip.36
 Peran Perpustakaan
Perkembangan zaman sat ini ditandai dengan terjadinya perubahan yang sangat cepat,
perubahan dalam segala bidang kehidupan masyarakat. Perpustakaan sebagai lembaga yang
orientasinya melayani masyarakat penggunanya, harus tanggap dengan perubahan itu kalau tidak
ingin ditinggalkan. Perpustakaan harus cepat beradaptasi dengan perkembangan yang terjadi,
bukannya mengisolir dalam dunianya sendiri. Setiap perpustakaan mrmiliki tanggung jawab
dengan tuntutan profesionalisme pengelolan, guna menjawab perkembangan zaman dan
merespon serta berusaha memenuhi kebutuhan pemakai yang selalu berkembang.
Di negara-negara yang sudah maju, perpustakaan merupakan cermin kemajuan

masyarakat, karena itu menunjukkan perpustakaan adalah bagian dari kebutuhan hidup sehari-
hari. Sementara di Negara-negara berkembang, keberadaan, eksistensi dan perhatian masyarakat
terhadap perpustakaan masih sangat terbatas. Penyebabnya beraneka ragam, di antaranya orang
lebih atau masih mementingkan pemenuhan kebutuhan social ekonomi sebelum menjadikan
perpustakaan sebagai prioritas kebutuhannya. Ada beberapa faktor yang menyebabkan
perpustakan belum dapat berkembang dan masih belum bias berdiri sendiri, diantaranya adalah :
(1) Pengelola perpustakaan
(2) Sumber informasi, dan
(3) Masyarakat pemakai.
Perpustakaan berperan sebagai lembaga yang mengorganisasikan informasi-informasi

yang ada di perpustakaan dengan cara sedemikian rupa sehingga mudah untuk
36
40
ditemukembalikan. Dari sini dapat dirincikan, bahwa setidaknya perpustakaan memiliki peran
dalam organisasi informasi sebagai :
1. lembaga penyimpanan/storage data
2. lembaga mengolah dan mengorganisasikan informasi
3. lembaga penyebaran informasi37
Sulistyo-Basuki menuliskan bahwa sebuah perpustakaan yang dikelola dengan baik dan
dapat menempati peran yang penting dan strategis, melaksanakan tugas dan fungsinya secara
baik akan memberikan sejumlah nilai atau manfaat. Dimensi nilai yang terkandung dalam
perpustakaan adalah :
1. Nilai pendidikan
Manusia memerlukan pendidikan dalam kehidupannya, karena dengan pendidikan

manusia mampu mengembangkan potensi dan mengembangkan pemikirannya. Dengan kata lain,
siapa pun yang ingin pandai, menambah pengetahuan, keretampilan, dan wawasan kuncinya
adalah belajar (membaca), sementara itu sumber membaca (belajar) yang relative representative
salah satu tempatnya adalah perpustakaan.
2. Nilai informasi
Sebuah perpustakaan memiliki nilai informasi, maksudnya adalah informasi tersebut

dapat digunakan oleh orang atau masyarakat dalam menunjang atau memenuhi kebutuhannya.
Untuk menjadikan perpustakaan berkembang dan mampu mengelola informasi bernilai
ekonomis dan menjadikan komoditas ekonomi bukanlah sebuah mimpi belaka, karena apabila
perpustakaan dapat berkembang dengan baik dan masyarakat telah berkembang menjadi
masyarakat informasi maka hal-hal atau informasi tertentu di perpustakaan mungkin akan dapat
bernilai ekonomis.
3. Nilai ekonomis
37
41
Sebagai pusat pendidikan, perpustakaan dapat menjadi mediator untuk menetralisir
tingkat kemahalan ekonomis dari sebuah informasi yang dirasakan oleh masyarakat. Dengan cara
sebagai berikut :
a. Sebuah buku dibeli oleh perpustakaan dan dapat digunakan oleh banyak orang.
b. Apabila buku yang dibeli oleh perpustakaan jumlahnya banyak, biasanya akan
mendapatkan potongan harga.38
c. Orang-orang yang berkunjung ke perpustakaan dapat leluasa membaca dan meminjam.
d. Pengunjung perpustakaan dapat memesan buku atau informasi lain yang dibutuhkan untuk
kesediaan oleh perpustakaan, tanpa harus membayar.
e. Suasana di perpustakaan tidak sesibuk dan seramai sekolah, kampus, atau took buku.
f. Perpustakaan merupakan salah satu konsumen yang potensial bagi penerbit dan toko buku.
4. Nilai sejarah dan dokumentasi
Seluruh informasi atau koleksi yang terhimpun dalam perpustakaan merupakan hasil
cipta, karsa, dan karya umat manusia pada waktu yang lalu sampai sekarang. Perpustakaan dalam
menghimpun berbagai jenis koleksi atau informasi berasal dari berbagai sumber, yang diciptakan
dan merupakan wujud, bukti dan catatan atas sejarah kehidupan umat manusia yang sesuai
dengan kondisi dan perkembangan pada masanya. Termasuk penemuan, pemikiran, berbagai
cabang ilmu dan pengetahuan dan budaya.
5. Nilai sosial
a. Perpustakaan mempunyai nilai social atau nirlaba karena memang perpustakaan tidak
diarahkan menjadi lembaga yang komersial untuk mencari keuntungan.
b. Dalam rangka subsidi silang, dengan membantu masyarakat yang secara ekonomis tidak
mampu membeli buku atau mengadakan informasi yang mereka butuhkan.
38
42
c. Dalam rangka pemerataan kesempatan belajar secara mandiri dan nonformal, karena
perpustakaan memberikan waktu yang relatif lama dan tidak mengikat.
6. Nilai budaya
Perpustakaan merupakan agen budaya, perubahan dan pembangunan, karena segala

penemuan masa lalu yang ada di perpustakaan tidak hanya disimpan, tetapi dikaji dan dipelajari,
diteliti, dan dijadikan dasar pengembangan ilmu pengetahuan oleh para ilmuwan.
7. Nilai demokrasi dan keadilan
a. Memberikan kesempatan yang sama dan merata kepada pemakai dalam menggunakan
perpustakaan dan semua fasilitas yang tersedia.
b. Memberikan kesempatan kepada pemakai untuk memberikan ide, gagasan, masukan untuk
mengembangkan perpustakaan sesuai kebutuhan masyarakat.39
c. Pada dasarnya perpustakaan adalah milik masyarakat atau komunitas tertentu, sehingga
pembinaan dan pengembangannya menjadi tanggung jawab bersama.
8. Nilai perubahan
Ilmu pengetahuan yang dikembangkan kemudian adalah dalam rangka mengembangkan

nilai-nilai budaya dan keingintahuan manusia dan mencapai perubahan, kemajuan, dan
kesejahteraan hidup. Namun tingkat perubahan itu tidak tergantung kepada keberadaan
perpustakaan, terapi tergantung kepada bagaimana usaha manusia untuk menggali, menganalisis,
mengkaji dan memanfaatkan sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang di antaranya ada di
perpustakaan.
9. Nilai hiburan dan rekreasi
Setiap perpustakaan apa pun jenisnya memiliki nilai hiburan, rekrasi dan wisata batin.
Orang yang sering membaca dan dapat meresapi kandungan bacaan yang bail, akan dapat
memperoleh kepuasan dan kesejukan hati. Oleh sebab itu, penyelenggara perpustakaan
39
43
sebaiknya cepat tanggap untuk memberikan nuansa kebersamaan. Memberikan selingan
informasi dan bacaan ringan, ataupun terbukanya suasana hati nurani yang telah penat dengan
kesibukan keseharian.
 Paradigma Baru Fungsi Perpustakaan
Perkembangan zaman menurut perubahan pola pikir masyarakat agar mampu beradaptasi
dengan baik pada situasi dan kondisi yang ada. Demikian pula dengan paradigma perpustakaan
yang dituntut mampu mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) di
antaranya adalah sebagai berikut :
1. Simpan saji karya, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat menyimpan suatu karya, yang
kemudian menyajikan karya tersebut sebagai informasi yang bias diakses oleh pemustakanya
2. Pusat Sumber Daya Informasi (SDI), yaitu fungsi perpustakaan yang menggali dan mengelola
informasi, yang dapat menjadi bahan bagi pemustaka untuk menghasilkan karya baru yang dapat
diakses oleh pemustaka lainnya sebagai informasi yang baru40
3. Pusat sumber belajar, penelitian masyarakat, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat belajar
dan penelitian bagi masyarakat, sehingga menjadi masyarakat yang cerdas dan berpengetahuan
luas.
4. Rekreasi, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat yang nyaman dan menyajikan informasi-
informasi yang sifatnya menyenangkan, serta sebagai tempat yang menghasilkan kreasi (karya)
baru yang berpijak dari karya-karya orang lain yang telah dipublikasikan
5. Mengembangkan kebudyaan, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat mengembangkan

kebudayaan melalui informasi yang disajikan, serta penanaman nilai-nilai kepada masyarakat
melalui berbagai kegiatan-kegiatanny
Berkaitan dengan nilai, dikembangkan pula sikap pelayanan dengan semakin

ditekankannya pustakawan untuk memahami karakter pemustaka. Tidak disangkal lagi bahwa
trend centre dari pelayanan ini merujuk pada pelayanan bank, di mana pelayanan terhadap
40
44
nasabah yang berorientasi kepuasan pelanggan sangat diperhatikan, sehingga dikenal slogan
pelayanan 4 S, yaitu senyum, sapa, sopan dan santun.
Dengan demikian sasaran untuk mewujudkan masyarakat yang berpendidikan dengan sendirinya
akan dapat dicapai.
 Data dan Informasi.
Data dan informasi seperti dua sisi mata uang yang saling terkait. Berbeda pengertian
tetapi satu fungsi. Data bias dikatakan sebagai informasi yang akurat, dan semua data adalah
embrionya informasi. Sementara itu, informasi belum tentu dikatakan data, sebab ada informasi
yang disampaikan tanpa data ( seperti gossip, “kabar burung”). Tetapi informasi juga merupakan
data jika informasi itu diterima kwmudian direkam.
Jadi menurut Corea, data merupakan informasi yang dimasukkan pada suatu sistem
komputer dan diproses sedemikian rupa oleh sistem operasi matematika dan logika sehingga
akhirnya menjadi keluaraan yang logis.
Data yang masuk dalam komputer disebut sebagai file. Menurut Parker (1986:157), file is
collection of related record treated as a unit. Sehingga dapat dikatakan bahwa file merupakan 41
rekaman (records) yang diberlakukan sebagai suatu unit, menjadi bagian dari komputer itu
sendiri. Maka, data yang telah masuk dalam komputer sangat tergantung pada komputernya itu
sendiri, jika komputer tidak aktif, maka data ini pun tidak bisa diakses oleh pengguna. Jika data
dalam komputer dikenal dengan nama file, maka data konvensional disebut dengan dokumen
atau arsip.
Data konvensional maupun data yang ada dalam komputer, merupakan sumber informasi
yang harus dijaga, sebab informasi yang ada di dalamnya merupakan “aset” yang cukup berharga
bagi duni informasi.
 Prinsip Personal Data
41
45
Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi mengakibatkan laju perkembangan
teknologi dalam bidang informasi semakin cepat. Informasi yang dahulu sulit didapat karena
dibatasi ruang dan waktu, dengan campur tangan teknologi, kini informasi mampu menembus
batas ruang dan waktu tersebut. Oleh karenanya, dituntut adanya media penyimpanan yang cepat
dan akurat.
Setelah data tersimpan dengan baik, problem yang muncul adalah bagaimana data
tersebut bisa terawat, terjaga serta aman dari hal-hal yang sifat nya merusak. Sehingga
muncullah ide tentang masalah perlindungan dan pengamanan data. Menurut Davies (1986:48)
mengutip dari dewan Konvensi Eropa tentang perlindungan data menetapkan prinsip-prinsip
yang perlu diperhatikan dalam memberlakukan data pribadi, yaitu :
1. The infomation to be contained in personal data shall be obtained, and personal data shall be
processed, fairly and lawfully.
2. Personal data shall be held only for one more specified and lawfull purpose
3. Personal data held for you any purpose or purpose shall not be used disclosed in any manmer
incompatible with that purpose or those pupose42
4. Personal data held for any purpose or purpose shall be adequate,relevant and not excessive in
relation to that purpose or those purpose
5. Personal data shall be accurate and, where necessary, kept up to date.43
6. Personal data held for any purpose shall not bekept for longer than is necessary that purpose or
those purpose.
7. An individual shall be entitled
8. Appropriate security measure shall be taken against anauthorized access to, alteration,
disclosure or destruction of, personal data and against accidental loss or destruction of personal
data.
 Urgensi Data Sebagai Induknya Organisasi

42
43
46
Data dapat dikatakan sebagai aset yang memang h arus dilindungi dari jenis
pengrusakan. Pengrusakan data disini adalah penghapusan atau perubahan data sehingga tidak
dapat digunakan lagi, ataupun penggunaan data oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Usaha
dalam pengamanan data dari kerusakan yang tidak sengaja umumnya disebut sebagai proteksi,
sedangkan usaha pengamanan dari perusakan yang disengaja disebut sebagai sekuriti.
Data/informasi dalam pengertian yang luas, dapat dikatakan menjadi suatu aset dan
komoditas. Sebagai aset berarti harus dijaga dan diamankan, baik dari gangguan maupun dari
faktor kerusakan. Dan dikatakan sebagai komoditas, berarti data/informasi ini harus
diberdayakan agar bernilai dan berdaya guna.
Data /informasi ini boleh jadi sebagai bagian dari mati-hidupnya suatu lembaga,
organisasi atau bahkan suatu negara. Artinya,kebocoran data/informasi, dampak kecilnya dapat
mengganggu aktivitas atau suatu instansi, organisasi dan lembaga yang lebih besar lagi, dan
dampak besarnya justru akan mampu membunuh aktivitas suatu instansi, organisasi atau
lembaga instansi.
 Fungsi Dan Kegiatan Organisasi Informasi
Organisasi Informasi (OI) adalah suatu aktivitas bidang informasi yang menjadi rutinitas
bagi lembaga-lembaga informasi tidak terkecuali perpustakaan. Ada tujuan yang lebih mulia dari
sekedar mengelola informasi saja, Jonathan Hey (2004) menuliskan bahwa tujuan akhir dari
organisasi informasi ini adalah suatu perncerahan hidup manusia.
A. Fungsi organisasi informasi
1. Menjadi alat bantu dalam pemilihan dokumen
2. Menjadi alat bantu dalam penataan dokumen44
3. Menjadi alat bantu dalam penelusuran dokuman.
B. Kegiatan organisasi informasi
44
47
Organisasi informasi dalam konteks semua jenis informasi, maka tidak terbatasi pada
koleksi atau jenis informasi tertentu. Namun pada pembahasan ini lebih menekan pada informasi
informasi yang terekam, dengan asumsi inforasi yang terekam ini yang secara fisik dapat dilihat
dan diorganisasikan dengan jelas.
Ronald Hagler, dalam buku the bibliographic record and infomation technology
menyebutkan enam fungsi dari pengawasan bibliografi, yang kemudian dalam konteks ini di
generalisasikan sebagai kegiaatan organisasi informasi yaitu :
1. Mengidentifikasi keberadaan suatu informasi
2. Mengidentifikasi informasi yang dimuat dalam suatu karya
3. Mengumpulkan dan menyusun informasi secara sistematis
4. Membuat daftar-daftar dokumen dan karya-karya tersebut menurut peraturan standar.
5. Melengkapi daftar-daftar tersebut dengan titik akses lain yang berguna.
6. Menyediakan sarana untuk mengetahui lokasi dokumen dikoreksi lembaga-lembaga pengelola

informasi, dan mendapatkan dokumen tersebut.
C. Organisasi informasi pada perpustakaan digital45
Pada abad ke-21 Christine Borgman mengatakan bahwa perpustakaan digital merupakan
suatu perpanjangan tangan dari niat perpustakaan konvesional untuk memperluas kesempatan
baca bagi masyarakat. Jika dengan perpustakaan konvensional terbatas jumlah pinjam koleksi
dan ruang46 bacanya, maka dengan perpustakaan digital koleksi digital bisa diakses oleh
sejumlah orang dalam waktu yang bersamaann dan ditempat yang berbeda.
45
46
48
BAB III
PENUTUP
1. SIMPULAN
organisasi adalah suatu perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang yang

bekerjasama dengan terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu.
Informasi adalah pesan atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol,
atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau
ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan
gelombang
Organisasi informasi dapat diartikan sebagai kegiatan mengelola,menyusun,mengolah

dan atau menata suatu data,ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikian rupa sehingga
mudah untuk ditemukan kembali, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi penerimannya sebagai
upaya pengembangan ilmu pengetahuan.
2. SARAN
Semoga makalah ini bisa membuat pembaca lebih banyak mengerti tentang apa itu
informasi, organisasi dan Dasar Dasar dasar organisasi informasi serta perannya di perpustakaan,
sehingga dapat menjadi bahan referensi serta memudahkan pembaca dalam proses pembelajaran
atau pekerjaan.
49
DAFTAR PUSTAKA
Suwarno Wiji. 2016. Organisasi informasi perpustakaan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
Rahmawati, Triani. 2014. Rancangan sistem Authority control di perpustakaan Nasional

RI. Melalui repository.ipb.ac.id/jspui/bitstream/123456789/70316/1/2014tra.pdf.
Suwarno, Wiji. 2016. Organisasi Informasi Perpustakaan (Pendekatan Teori dan

Praktik). Jakarta: Rajawali pers.
https://maulana018.wordpress.com/2009/03/14/pengatalogan-deskriktif/
http://abrori35e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2011/07/Tugas-Kel-security.docx Diakses tanggal
18 Oktober 2011
Anonim.Konsep Dasar Informasi

Manajemen http://xa.yimg.com/kq/groups/22999204/906598761/name/Konsep+Dasar+Sistem+I
nformasi+Manajemen.docx Diakses tanggal 18 Oktober 2011
Melisa, Siti.2011. Pengantar Sistem

Informasi http://sitimelisa.student.ung.ac.id/files/2011/03/Pengantar-Sistem-Informasi.docx Diak
ses tanggal 18 Oktober 2011
50
51

Kelompok - Makalah Ddo

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Kelompok - Makalah Ddo

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MAKALAH

IRDATYANTI ABBAS 40400121012

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

‫بسم هللا الر حمن الر حيم‬

Gowa, 18 September 2021

BAB III PENUTUP

Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal berbagai jenis organisasi yang

Organisasi merupakan elemen yang amat di perlukan didalam kehidupan manusia.

4. Keadaan saling tergantung, konsep kunci organisasi adalah keadaan saling

Nina Siti Salmaniah Siregar,

Struktur organisasi bisa mempengaruhi perilaku indivudu dan kelompok dalam

1. Organisasi paranoid ( ketakutan ) dengan ciri-ciri ;

b. Lamban menanggapi perubahan

Nina Siti Salmaniah Siregar,

Perilaku organisasi bertalian dengan bagaimana dan mengapa orang-orang berindak,

Nina Siti Salmaniah Siregar,

Suatu sistem informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pengorganisasian, dan

1. Pengertian Informasi menurut Kusrini (2007) adalah sebagai berikut : “Informasi

Rizan Mahmud, Informasi.2013

“Serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara

A. Informasi Berdasarkan Persyaratan

Rizan Mahmud, Informasi.2013

 Informasi yang relevan

Sebuah informasi yang disampaikan oleh seorang manajer kepada

semakin besar perhatian yang ditumpahkan kepadanya. Informasi yang

 Informasi yang bernilai

 Informasi yang dapat dipercaya

Rizan Mahmud, Informasi.2013

Rizan Mahmud, Informasi.2013

B. Informasi berdasarkan dimensi waktu

Rizan Mahmud, Informasi.2013

C. Informasi berdasarkan sasaran Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang

Informasi individual (individual information) ialah informasi yang

Yang disebut informasi komunitas (community information) adalah

C. DASAR-DASAR ORGANISASI INFORMASI

Organisasi informasi dapat diartikan sebagai kegiatan mengelola,menyusun,mengolah

Dasar-Dasar Organisasi Terbagi Menjadi Beberapa Yaitu:

1. DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A. Pengertian Dokumen Publik dan Semi Publik

B. Dokumen semi publik

B. FungsiFungsi Dokumen Publik dan Semi Publik

1. Fungsi dokumen publik

a) Sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat luas.13

b) Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.

c) Untuk memajukan pemikiran masyarakat.

e) Bisa dimanfaatkan secara bebas.

2. Fungsi dokumen semi publik

a) Direkam dan dipublikasikan secara terbatas.

b) Bermanfaat bagi kelompok atau organisasi tertentu.

C. Contoh-contoh Dokumen Publik dan Semi Publik

 . Contoh Dokumen Semi Publik

Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan

D. Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik Dan Semi Publik

a). Membuat indentifikasi informasi,

d). Kelengkapan koleksi,

e). Penyusunan koleksi,

f). Pengolahan dengan komputer.

 Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik

3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

2. LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A. Lembaga pengelola dokumen publik