ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

BAB 1

Pendahuluan

Dalam usaha mencapai tujuan nasional diperlukan adanya Pegawai Negeri yang penuh kesetiaan dan penuh
ketaatan kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, Negara dan Pemerintah serta bersatu padu,
bermental baik, berwibawa, berdayaguna, bersih, berkualitas tinggi, dan sadar akan tanggung jawabnya
sebagai unsure Aparatur Negara dan Abdi Masyarakat.
Dengan adanya criteria Pegawai Negeri tersebut diharapkan semua tugas, baik skala kecil (unit kerja)
maupun skala besar (Tugas Kenegaraan), seperti pelaksanaan Garis-garis Besar Haluan Negara (GBHN) akan
berjalan dengan baik, Pegawai Negeri adalah Pemikir, Perencana, Pelaksana, dan sekaligus penikmat
pembangunan dan hasil pembangunan nasional.
Berdasarkan Pasal 3 UU No.8 Tahun 1974 kedudukan Pegawai Negeri adalah unsure aparatur Negara, abdi
Negara dan abdi masyarakat yang penuh kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar
1945 , Negara dan Pemerintah, Sehingga dengan demikian dapat memusatkan fikiran serta mengerahkan
segala daya dan tenaganya untuk menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan secara
berdaya guna dan berhasil guna.
Untuk mewujudkan Pegawai Negeri sebagaimana yang dimaksud diatas, maka pegawai negeri perlu dibina
dengan sebaik-baiknya, di antaranya atas dasar system karier dan system prestasi kerja disamping adanya
pendidikan dan latihan.
System pembinaan karier yang baik adalah suatu sendi organisasi yang baik, karena dengan system
pembinaan karier yang baik dan dilaksanakan dengan baik pula akan dapat menimbulkan kegairahan
bekerja dan rasa tanggung Jawab yang besar dari seluruh Pegawai, Tetapi jika tidak ada system pemibinaan
Karier yang baik atau secara Formal ada system pembinaan karier yang baik tetapi tidak dilaksanakan
dengan baik, akan dapat menimbulkan frustasi yang dapat menimbulkan bahaya.
Yang dimaksud dengan karier adalah suatu system kepegawaian yang pengangkatan pertamanya
didasarkan atas kecakapan yang bersangkutan, sedangkan dalam pengembanganya lebih lanjut, masa kerja,
pengalaman, kesetiaan, pengabdian, dan syarat-syarat obyektif lainya juga turut menentukan. Dalam
system karier dimungkinkan naik pangkat tanpa ujian jabatan dan pengangkatan dalam jabatan
dilaksanakan berdasarkan jenjang yang telah ditentukan.
Selanjutnya yang dimaksud system prestasi kerja adalah suatu system kepegawaian yang pengangkatan
seseorang dalam suatu jabatan didasarkan atas suatu kecakapan dan prestasi yang telah dicapai oleh
orang-orang yang diangkat itu. Kecakapan itu harus dibuktikaan dengan lulus ujian jabatan dan prestasinya
dapat dilihat secara nyata. Bukan hanya pengangkatan dalam jabatan yang didasrkan atas ujian, tetapi
untuk kenaikan gaji dan pangkatnya pun harus lulus ujian.
Sistem prestasi kerja, pada umumnya tidak memberikan penghargaan atas masa kerja dan kurang
memperhatikan tentang kesetiaan dan pengabdiaan, oleh sebab itu pembinaan yang hanya didasrkan pada
sistem prestasi kerja tidak memberikan kepuasan bagi mereka yang telah lama bekerja. Dcalam praktek
masa kerja dapat memberikan kemahiran, sehingga makin lama orang bekerja dapat makin cakap dan
terampil di bidang pekerjaan itu.
Dengan adanya cara-cara pembinaan pegawai negeri berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja,
maka perlu adanya pengaturan antara lain mengenai formasi, pengadaan, pengujian kesejatan, penggajian,
kepangkatan, cuti, perawatan, pendidikan, pelatihan, penghargaan, peraturan disiplin, pemberhentian, dan
pensiun.
Adanya pembinaan pegawai Negeri secara Berdayaguna dan berhasilguna akan sangat selaras dengan
tujuan pembangunan Nasional yakni pembangunan manusia Indonesia seutuhnya, dalam arti kata
pembangunan ditujukan kepada manusia, bukan manusia untuk pembangunan.
Dengan demikian pembinaan yang dilakukan seperti yang dijelaskan di atas baik melalui sistem karier
maupun sistem prestasi kerja akan sangat membantu para pegawai negeri didalam memusatkan fikiran,
sehingga dapat mengerahkan segala daya tenaganya untuk menyelenggarakan tugas pemerintahan dan
pembangunan.

BAB II
MATERI
A. Pengertian

Administrasi kepegawaian adalah segenap aktivitas yang bersangkutan dengan masalah penggunaan
tenaga kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Masalah pokoknya terutama berkisar pada penerimaan,
pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.( THE LIANG GIE 1972).
Administrasi kepegawaian adalah suatu kecakapan atau seni dari perolehan, pengembangan dan
pemeliharaan angkatan kerja sedemikian rupa untuk melaksanakan fungsi serta tujuan organisasi dengan
se-efisien dan se-ekonomis mungkin.( PAUL PIGOR)
Administrasi dalam pengertian yang luas dapat dirumuskan sebagai kegiatan kelompok orang yang
bekerjasama untuk mencapai secara besar-besaran ataupun secara kecil-kecilan (Leonard D.White,1955).

Kesimpulan yang dapat ditarik dari pendapat para ahli tersebut diatas adalah:

1. Administrasi merupakan proses pelaksanaan kerjasama.

2. Administrasi itu didukung oleh sekelompok orang yang bekerjasama tersebut.
3. Administrasi mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai bersama

B. Aspek Administrasi Kepegawaian

1. Seni memilih pegawai baru, mempergunakan dan mempekerjakan pegawai lama.

à merupakan seni karena yang dibutuhkan adalah keahlian untuk menentukan dan menggunakan potensi
pegawai yang ada dan yang akan diterima. Sehingga diperoleh “the right manusia on the right place.”
2. Segala kegiatan yang menyangkut persoalan pegawai mulai dari penerimaan sampai dengan
pemberhentian pegawai.
3. Fungsi seorang administrator yang bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan semua kegiatan untuk
mendapatkan, memelihara, mengembangkan dan menggunakan pegawai sesuai dengan beban kerja dan
tujuan organisasi.
à beban kerja harus disesuaikan dengan “job description” yang tercantum pada organisasi tata laksana.

C. Prinsip Kepegawaian

• PRINSIP KEMANUSIAAN – bawahan harus dilihat sebagai manusia bukan objek.

• PRINSIP KESATUAN ARAH.
• PRINSIP KESATUAN TUJUAN.
• PRINSIP KESATUAN KOMANDO.
• PRINSIP WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB.
• PRINSIP DEMOKRASI.
• PRINSIP EQUAL PAY FOR EQUAL WORK.
• PRINSIP THE RIGHT MAN IN THE RIGHT PLACE.
• PRINSIP KOMUNIKASI YANG SEIMBANG.
• PRINSIP EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS KERJA.

D. Pegawai Negeri

Pegawai Negeri adalah mereka yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-
undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan
negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang-
undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. (UU No. 43 Tahun 1999, Pasal
1)

4 unsur dari Definisi:

1. Memenuhi syarat tertentu.

à syarat untuk menjadi pegawai ditentukan dalam Peraturan Pemerintah berupa usia, indeks prestasi
kumulatif, dan lain-lain.
2. Diangkat oleh pejabat yang berwenang.
à diangkat oleh kepala instansi yang bersangkutan dengan Surat Keputusan yang mencantumkan pangkat
dan golongannya.
3. Diserahi tugas.
à yaitu untuk menjalankan tugas pemerintahan yang ada dalam HAN otonom.

4. Digaji.
à penggajian ini berlaku secara nasional.

1. Perlunya Pegawai Negeri

1. karena mempunya peranan yang sangat penting sebab pegawai negeri merupakan unsur aparatur
negara, untuk menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan dalam rangka mencapai tujuan negara.
2. sebagai unsur aparatur negara yang bertugas untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat secara
propesiaonal, jujur, adil dan merata dalam menyelanggarakan tugas negara,pemerintahan, dan
pembangunan.

2. Siapa Pegawai Negeri

1. Pegawai Negeri Sipil

a. PNS Pusat
b. PNS Daerah
2. Anggota TNI
3. Anggota Kepolisian

Catatan:
(No. 2 dan 3 dikeluarkan dari pengertian Pegawai Negeri – menurut Pasal 37 UU No. 43 Tahun 1999).

3. Pegawai Negeri Sipil Pusat

1. Pegawai Negeri sipil yang gajinya dibebeankan pada anggaran Pendapatan belanja Negara.
2. Bekerja pada Depatermen, Lembaga pemerintahan non depatermen, kesekratariatan lembaga
tertinggi/tinngi negara,instansi vertical di daerah provinsi/kabupaten/kota, kepanitraan pengadilan atau
dipekerjakan untuk menyelenggarakan tugas negara lainnya.

4. Pegawai Negeri Sipil Daerah

1. Pegawai negeri sipil daerah/kabupaten/kota yang gajinya dibebenkan pada anggaran belanja daerah.
2. Bekerja pada Pemda atau dipekerjakan di luar instansi Indonesia.

E. Pengangkatan Pangkat Permulaan Kredit masa kepangkatan dan pangkat maksimum menurut tanda
tamat Belajar/Ijazah/Diploma/Akta

No STTB/IJAZAH/
DIPLOMA/AKTA GOL.RUANG
PERMULAAN KREDIT MASA
KEPANGKATAN GOL.RUANG
MAKSIMUM
1 SD I/a - II/a
2 SMP I/c 2-3 Tahun II/c
3 SMA/SMK II/a - II/d
4 Diploma I II/a 3-4 Tahun III/a
5 1. Diploma II
2. Akta II
3. Akademi II/b - III/b
6 1. Diploma III
2. Politekhnik II/c 1-2Tahun III/c
7 1. S12. D4 III/a 3-4Tahun IV/b

F. Pangkat dan Jabatan

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang PNS dalam rangkaian susunan
kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian, oleh sebab itu setiap PNS diangkat dalam jabatan
tertentu.
Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, danhak seseorang PNS
dalam rangka susunan suatu organisasi. Jabatan pada dasarnya terdiri atas:

– Jabatan struktural, adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak
seseorang PNS dalam rangka memimpin sutau satuan organisasi negara. Jabatan struktural dipegang oleh
eselon 1,2, dan 3.

– dan jabatan fungsional. Adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak
seseorang PNS dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarka pada
keahlian/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.
G. Nama dan Susunan Pangkat PNS

NO Nama Pangkat Golongan Ruang

1. Juru Muda I A
2. Juru Muda Tingkat I I B
3 Juru I C
4 Juru Tingkat I I D
5 Pengatur Muda II A
6 Pengatur Muda Tingkat I II B
7 Pengatur II C
8 Pengatur Tingkat I II D
9 Penata Muda III A
10 Penata Muda Tingkat I III B
11 Penata III C
12 Penata Tingkat I III D
13 Pembina IV A
14 Pembina Tingkat I IV B
15 Pembina Utama Muda IV C
16 Pembina Utama Madya IV D
17 Pembina Utama IV E

• 1. Pembina Utama Gol. IV/e Guru Besar

• 2. Pembina Utama Madya Gol. IV/d Guru Besar Madya
• 3. Pembina Utama Muda Gol. IV/c Lektor Kepala
• 4. Pembina Tingkat I Gol. IV/b Lektor Kepala Madya
• 5. Pembina Gol. IV/a Lektor
• 6. Penata Tingkat I Gol. III/d Lektor Madya
• 7. Penata Gol. III/c Lektor Muda
• 8. Penata Muda Tingkat I Gol. III/b Asisten Ahli
• 9. Penata Muda Gol. III/a Asisten Ahli Madya

H. Kenaikan Pangkat

Reguler
4 tahun, apabila setiap unsur DP3 bernilai baik.
5 tahun, apabila salah satu unsur DP3 bernilai cukup.
Pilihan, yaitu kenaikan yang dipercepat, terdiri atas:
2 tahun, yaitu 1 tahun dalam jabatan, dengan setiap unsur DP3 bernilai baik.
3 tahun, yaitu 1 tahun dalam jabatan, dimana salah satu DP3 bernilai cukup.
Istimewa, yaitu: 2 tahun, apabila DP3 amat baik dan menunjukkan prestasi kerja yang luar biasa.
Pengabdian, yaitu apabila setiap unsur DP3 tidak ada yang bernilai kurang dan sudah 4 tahun dalam
pangkat terakhir.
Anumerta, yaitu: kenaikan pangkat penghargaan karena meninggal dunia dan diberikan pada tanggal
meninggalnya. Pangkatnya dinaikkan 1 tingkat.
Tugas belajar, menjadi pejabat negara, penyesuaian ijasah: tetap mengikuti aturan umum.

I. Sistem Pembinaan PNS

1. Patronage System (Sistem Kawan), Sistem pembinaan yang dilakukan secara subyektif hanya melihat
orangnya bukan kecakapan, mulai dikembangkan di AS tahun 1829 masa pemerintahan Andrew Jackson.
a. Spoil Syistem (Bersifat Politis), Partai yang menang dapat menikmati semua fasilitas
b. Nepotisme Syistem (Bersifat Non Politis), Pada masa pemerintahan gereja Romawi pemilihan didasarkan
pada hubangan kekeluargaan (kerajaan & gereja.
2. Merrit Syistem (Sistem Kecakapan/Sistem Prestasi Kerja), Sistem pembinaan dimana pengangkatan untuk
menduduki jabatan/kenaikan pangkat didasarkan pada kecakapan dan prestasi.
3. Karrier Syistem (Sistem Karir), Sistem pembinaan dimana pengangkatan pertama didasarkan pada
kecakapan & pengembangan selanjutnya berdasarkan masa kerja, kesetiaan & pengabdian .
a. Terbuka, Dapat mengangkat orang dari luar instansi yang bersangkutan untuk menduduk jabatan
tertentu.
b. Tertutup, Untuk mengisi jabatan harus PNS yang berasal dari instansi yang bersangkutan.

J. Hak dan Kewajiban Pegawai

KEWAJIBAN:

1. Wajib setia dan taat kepada Pancasila, UUD 1945 dan Pemerintah
2. Wajib mentaati semua peraturan perundang-undangan
3. Wajib menjalankan tugas kedinasan
4. Wajib menyimpan rahasia

HAK:

1. Gaji dan tunjangan

2. Kenaikan pangkat
3. Cuti
4. Pensiun

K. Gaji (Sistem Penggajian)

• Sistem skala tunggal (mono-scale system) berlaku secara nasional – kepada pegawai yang berpangkat
sama diberikan gaji yang sama pula
• Sistem skala ganda (multi-scale system)
Pemberian tunjangan kepada pegawai yang melakukan pekerjaan tertentu, yang didasarkan pada sifat
pekerjaan, prestasi, tanggung jawab. Tunjangan inilah yang disebut sebagai tambahan gaji. Akumulasi gaji
dan tunjangan inilah yang disebut “take home pay”
• Sistem skala gabungan.
Setiap PNS pasti mempunyai gaji pokok karena ketika diangkat sudah tertera pangkatnya. Tapi tidak semua
PNS mempunyai tunjangan yang sama karena tunjangan didasarkan pada jabatannya.
L. Jenis Tunjangan

• Tunjangan jabatan fungsional (berdasarkan sifat pekerjaan, misalnya dokter, dosen, pengamat gunung
berapi, pustakawan, peneliti, hakim, dll)
• Tunjangan jabatan struktural (berdasarkan jabatan dalam organisasi, misalnya dirjen, irjen, kepala biro,
dll)
• Tunjangan keluarga (sejak 1994 yang ditanggung adalah pasangannya dan 2 anak)
• Tunjangan kemahalan (diberikan untuk yang bertugas di daerah yang kebutuhan pokoknya tinggi)
• Tunjangan daerah terpencil (diberikan untuk yang bertugas di daerah terpencil, misalnya daerah
indonesia timur)
• Tunjangan cacat dalam menjalankan tugas kedinasan

M. Cuti

Cuti adalah adalah keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu

Jenis Cuti:

1. Cuti Tahunan, diberikan bagi pegawai dengan masa kerja minimal 1 tahun. Lamanya adalah 12 hari kerja.
2. Cuti Besar, diberikan bagi pegawai dengan masa kerja minimal 6 tahun. Lamanya adalah 3 bulan.
3. cuti sakit, terdiri atas:
1 - 2 hari: menyampaikan pemberitahuan secara lisan.
2 – 14 hari: menyampaikan pemberitahuan secara tertulis beserta lampiran keterangan dokter.
14 hari – 6 bulan: menyampaikan pemberitahuan secara tertulis dengan lampiran keterangan dokter yang
ditunjuk (MPK).
6 bulan – 1 tahun: menyampaikan pemberitahuan secara tertulis dengan lampiran keterangan dokter yang
ditunjuk (MPK).
Lebih dari 1 tahun: diberhentikan dengan hormat.
4. Cuti Bersalin, lamanya 3 bulan dan diberikan untuk anak pertama dan kedua.
5. Cuti Karena Alasan Penting, diberikan berdasarkan pertimbangan pimpinan. Misalnya, menikah.
6. cuti di luar tanggungan negara, diberikan bagi pegawai dengan masa kerja minimal 5 tahun. Lamanya 3
tahun, dan dapat diperpanjang 1 tahun.

N. Pensiun PNS

1. Dasar hukum:
• Undang-undang No. 8 Tahun 1974 jo Undang-undang No. 43 tahun 1999 tentang Pokok-pokok
Kepegawaian.
• Undang-undang No. 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Janda Duda.
• Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1977 tentang Penyesuaian Pensiun.
• Peraturan Pemerintah No. ... Tahun 1999 tentang Penyesuaian Pensiun.
2. Definisi pensiun berdasarkan Pasal 10 Undang-undang No. 8 Tahun 1974 jo Undang-undang No. 43
Tahun 1999 adalah: jaminan hari tua sebagai balas jasa yang diterima setiap bulan oleh pegawai negeri
yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya untuk membiayai penghidupan selanjutnya.
3. Syarat umum, yaitu:
• diberhentikan dengan hormat;
• usia minimum 50 tahun;
• masa kerja minimum 20 tahun.
4. Syarat khusus (berupa pengecualian dari syarat umum), yaitu:
• tanpa syarat, yaitu PNS tersebut dinyatakan MPK tidak dapat bekerja karena kecelakaan dalam
menjalankan tugas kedinasan;
• masa kerja minimum 4 tahun, yaitu PNS dinyatakan MPK tidak dapat bekerja karena kecelakaan tidak
dalam tugas kedinasan;
• Restrukturisasi organisasi. Pensiun dipercepat dengan batas usia minimum 45 tahun dan masa kerja
minimum 10 tahun. Misalnya ketika departemen sosial dan departemen penerangan direstrukturisasi.
• Besarnya: 40% - 75% dari gaji pokok.

5. Berakhirnya Pensiun

1. PNS yang bersangkutan meninggal dunia

2. PNS yang bersangkutan diangkat kembali menjadi PNS
3. PNS yang bersangkutan tanpa seijin negara menjadi pegawai negara asing
4. PNS terlibat gerakan yang bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945 dan GBHN
5. Keterangan yang diajukan untuk pemberian pensiun adalah PALSU

O. Pegawai Tidak Tetap

Pegawai yang diangkat untuk jangka waktu tertentu guna melaksanakan tugas pemerintahan
pembangunan yang bersifat tekhnis profesional dan administrasi sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan organisasi pegawai tidak tetap tidak berkedudukan sebagai pegawai negeri.

P. Formasi

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan dalam suatu organisasi untuk dapat
menjalankan tugasnya (Penjelasan pasal 15-43 UU No 43 tahun 1999).

Dasar Penyusunan Formasi:

Jenis Pekerjaan
Sifat Pekerjaan
Perkiraan beban kerja dan kapasitas seorang pegawai dalam waktu tertentu
Prinsip pelaksanaan pekerjaan
Jenjang dan jumlah pangkat jabatan yang tersedia
Kemampuan keuangan negara, yang erta hubungannya dengan gaji.

BAB III
Kesimpulan
Pegawai Negeri adalah mereka yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-
undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan
negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang-
undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. (UU No. 43 Tahun 1999, Pasal
1).
Pegawai Negeri terdiri dari:
1. Pegawai Negeri Sipil
o PNS Pusat
o PNS Daerah
2. Anggota TNI
3. Anggota Kepolisian
Sistem Pembinaan PNS:
1. Patronage System( Sistem Kawan)
2. Merrit System (Sistem Kecakapan)
3. Karrier Syistem (Sistem karier)
Pegawai yang diangkat untuk jangka waktu tertentu guna melaksanakan tugas pemerintahan
pembangunan yang bersifat tekhnis profesional dan administrasi sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan organisasi pegawai tidak tetap tidak berkedudukan sebagai pegawai negeri.