PERANCANGAN AKADEMIK

SEMESTER JANUARI 2022/2023

UNIT PENGAJIAN LUAR KAMPUS
PUSAT PENDIDIKAN PROFESIONAL DAN LANJUTAN (PACE)
UNIVERSITI UTARA MALAYSIA
UUM KUALA LUMPUR

SCCG3123
KOMUNIKASI PERUNDINGAN

TUGASAN INDIVIDU

CABARAN FREEBIE

DISEDIAKAN UNTUK

PUAN SITI AZURA SHAMSUDDIN

DISEDIAKAN OLEH

SHAMILA BINTI HUSSAIN / 268212

TARIKH SERAHAN

15 FEBUARI, 2022
ISI KANDUNGAN

1.0 Pengenalan ........................................................................1

2.0 Latar Belakang Rundingan ...............................................1-4

3.0 Pengalaman dan Pengajaran ...........................................4-5

4.0 Kesimpulan .....................................................................5-6

5.0 Rujukan ............................................................................ III

6.0 Lampiran ..................................................................... IV-VII

I
SCCG3123 KOMUNIKASI PERUNDINGAN Cabaran Freebie

1.0 PENGENALAN

Manusia adalah makhluk Tuhan yang mempunyai pemikiran, emosi, dan pelbagai ciri lain yang
membezakan mereka daripada makhluk-makhluk lain. Kita sebagai manusia tidak ketinggalan
untuk saling berkomunikasi di antara satu sama lain dalam melakukan aktiviti. Kita tidak akan
bertahan tanpa berinteraksi, dan dunia kelihatan sunyi tanpa hala tuju.

Komunikasi merupakan proses pertukaran maklumat, perasaan, idea, dan pemikiran yang
wujud antara dua orang atau lebih, malah ia boleh melibatkan kumpulan yang besar. Ia terdiri
daripada dua jenis hubungan iaitu linguistik dan bukan linguistik. Hubungan linguistik merujuk
kepada komunikasi yang berlaku melalui percakapan, penulisan dan gerak isyarat. Komunikasi
yang melibatkan pergerakan anggota badan seperti tangan, kaki, kepala, muka, dan sebagainya
disebut sebagai Hubungan bukan linguistik. Bahasa badan adalah istilah lain untuknya.

Komunikasi akan terhasil apabila ada pihak yang berkomunikasi, maklumat yang ingin
disampaikan dan alat komunikasi. Komunikasi adalah nadi kepada sebarang rundingan kerana
rundingan adalah satu proses pertukaran dan perkongsian maklumat yang menyebabkan
perunding mencapai objektif rundingan masing-masing.

Penglibatan antara orang untuk mendapatkan secebis pengetahuan yang sama dikenali sebagai
komunikasi perundingan. Rundingan boleh ditakrifkan sebagai proses tawar-menawar untuk
menyelesaikan perselisihan faham atau mencari penyelesaian kepada sesuatu isu. Komunikasi
perundingan juga boleh ditakrifkan sebagai pertemuan di mana individu terlibat dalam proses
perundingan sehingga persetujuan bersama dicapai.

Terdapat percanggahan kepentingan, kemungkinan untuk mempengaruhi pihak lain,

persefahaman atau pertengkaran, toleransi, dan pengurusan aspek sebenar dan tidak ketara
antara unsur-unsur rundingan yang ada sekarang. Walaupun tujuan perundingan adalah untuk
menyelesaikan pertikaian, memenuhi kepentingan, mengaut keuntungan, dan mencari alternatif
terbaik, ia juga untuk menyelesaikan perbezaan, memenuhi kepentingan, memberikan
keuntungan, dan mencari pilihan terbaik.

2.0 LATAR BELAKANG RUNDINGAN

Bagi tujuan eksperimentasi dan pengalaman, penulis memilih produk daripada Syarikat Happy
Grass Products Sdn Bhd yang mana ia bermula dari perniagaan secara kecil bermua pada tahun

1
SCCG3123 KOMUNIKASI PERUNDINGAN Cabaran Freebie

1932. Happy Grass Products Sdn Bhd membina kepakarannya dalam mengeluarkan produk dan
perkhidmatan berkaitan makanan sepanjang tahun. Happy Grass Products Sdn Bhd lebih
memberi penekanan yang besar terhadap Research & Delevelopment (R&D) sehingga berjaya
menghasilkan barisan produk makanan DIY yang baru di pasaran pada ketika itu seperti Puding
& Jelly Powder sebagai dessert. Hari ini, Happy Grass Products Sdn Bhd telah berjaya
mempelbagaikan produk-produk DIY seperti food preparation dan premix powder yang begitu
popular sekali di pasaran. Syarikat begitu komited mengutamakan semua bahan mentah yang
dihasilkan adalah 100% disahkan halal serta memastikan sistem pengeluarannya adalah
hygience, bebas daripada bahan-bahan terlarang serta selamat digunakan oleh pelanggan.

Pemilik kepada syarikat ini iaitu, Madam Christine Lee yang lebih mesra disapa Ms Lee adalah
generasi ketiga daripada pengasas syarikat ini. Beliau sebelum ini pernah bekerja sebagai guru
di salah sebuah sekolah menengah di Daerah Pontian, Johor. Disebabkan ingin meneruskan
legasi milik keluarganya, beliau rela meninggalkan pekerjaannya dan mula menceburi bidang
perniagaan kerana ibunya yang sudah tua dan bapanya yang sedang sakit.

Justeru, penulis berhasrat memilih Happy Grass Products Sdn Bhd sebagai experimentasi
tugasan komunikasi rundingan penulis sekaligus ingin membantu merealisasikan inspirasi
beliau di dalam melebarkan jaringan perniagaan ke beberapa buah negara luar. Penulis di dalam
perbualan melalui telefon bersama Ms Lee pada petang 7hb Febuari, 2022 telah mencadangkan
selain memperkenalkan jenama syarikat beliau di pasaran tempatan penulis juga akan
menggunakan platform e-Commerce Alibaba untuk mempromosikan produk-produk beliau
kerana percaya bahawa perniagaan ini akan dapat menembusi pasaran ke luar negara seperti
Singapore, Vietnam, Canada, New Zealand, US dan Australia. Penulis juga akan mendapatkan
khidmat nasihat daripada agensi-agensi kerajaan seperti Ministry International Trade and
Industry (MITI) mengenai prosedur permohonan untuk mengeksport, Malaysia External Trade
Development Corporation (Matrade) untuk membuat pameran antarabangsa, SME Corporation
Malaysia (SME Corp. Malaysia) untuk mendapatkan segala bentuk bantuan geran daripada
kerajaan, sekolah-sekolah di sekitar dan sesiapa sahaja yang berminat untuk menjadi ejen atau
drop shipper di bawah seliaan penulis sendiri. Mendengar penerangan panjang lebar serta usaha
penulis maka Ms Lee begitu teruja dengan idea, galakkan dan sokongan penulis mengenai
strategi masa depan syarikat. Sanggup menyelesaikan masalah dengan cara yang
menguntungkan kedua-dua pihak (log-rolling) daripada terus bertolak ansur (compromising).
Di dalam perbualan itu juga penulis dan Ms Lee telah bersetuju untuk mengatur satu pertemuan
pada 05 Febuari, 2022 pada jam 10.00 pagi bertempat di Happy Grass Product Sdn Bhd, PLO

2
SCCG3123 KOMUNIKASI PERUNDINGAN Cabaran Freebie

14, Jalan Perindustrian 2, Kawasan Perindustrian Pontian, Batu 35, Jalan Johor, 82000 Pontian,
Johor, Malaysia.

Setelah tiba masa yang dijanjikan penulis tiba di pejabat Ms Lee dan disambut mesra oleh Ms
Lee dengan wajah yang begitu ceria sekali bersama beberapa orang pekerja beliau. Penulis
disajikan dengan beberapa menu hidangan ringan sebelum di bawa untuk meninjau ke bahagian
pembuatan produk. Sebelum memasuki ke bahagian tersebut penulis diminta untuk memakai
pakaian khas beserta masker, sepatu boot dan penutup kepala bagi mematuhi prosedur SOP
syarikat. Penulis juga dibawa oleh Ms Lee dan pekerja beliau ke ruang pemprosesan salah satu
produk keluaran Happy Grass yang paling popular iaitu Puding & Jelly Powder bagi
menunjukkan bagaimana proses pembuatannya dijalankan. Penulis dapat melihat tiga (3) buah
mesin khas seperti mesin double jacketed mixing tank berkapisiti 1000 liter, 250 liter dan 110
liter. Penulis dengan perasaan teruja menyoal beberapa soalan kepada Ms Lee mengenai
kegunaan alat tersebut. Menurut Ms Lee Mesin ini berfungsi sebagai alat untuk mencampur
seruruh bahan dan memasak campuran bahan hingga matang. Proses pencampuran dan
pemasakan lebih efektif apabila menggunakan mesin ini disamping ia juga memiliki kapasiti
yang besar dan dapat digunakan dengan praktikal menjadikan hasil keluarannya berjalan lancar.

Selepas itu Ms Lee bersama pekerjanya membawa penulis untuk meninjau pula bahagian akhir
pemprosesan iaitu bahagian proses pembungkusan. Penulis ditunjukkan sebuah mesin Auto
Cup Filling dan Sealing Machine yang mana menurut Ms Lee setelah proses pencampuran dan
pemasakan sudah dilakukan. Auto Cup Filling dan Sealing Machine memiliki lapan (8) paip
filling dan 16 lubang heater untuk melakukan proses sealing dan 8 lubang cutter untuk
memotong lid seal sesuai dengan saiz bungkusan. Proses filling dan sealing akan dilakukan
secara automatik dan berjalan dengan cepat. Setelah selesai aktiviti lawatan tersebut penulis di
bawa ke pejabat Ms Lee untuk mengesahkan mengenai persetujuan pelantikan penulis sebagai
ejen dan halatuju syarikat selepas ini. Ternyata Ms Lee amat mengalukan-alukan kedatangan
penulis sebagai ejen bagi mencapai inspirasi beliau untuk melebarkan jaringan perniagaanya.

Di akhir pertemuan, penulis cuba berunding dengan memujuk Ms Lee agar membekalkan
beberapa kotak mengandungi sampel percubaan produk tersebut untuk diedarkan kepada jiran-
jiran dan rakan-rakan sekerja bagi mempromosikan produk. Pada mulanya Ms Lee agak
keberatan di atas permintaan tersebut kerana yakin dengan kualiti dan jenama beliau tetapi
penulis cuba memujuk dan meyakinkan Ms Lee bahawa ini adalah sebagai salah satu cara untuk
memberi kesedaran tentang kewujudan produk berkenaan di pasaran. Secara tidak langsung,

3
SCCG3123 KOMUNIKASI PERUNDINGAN Cabaran Freebie

melalui cara ini pelanggan dapat didedahkan atau diperkenalkan dengan produk tersebut. Hasil
persetujuan bersama maka Ms Lee bersetuju menyerahkan tiga (3) kotak yang mengandungi
pek-pek percubaan yang mana setiap kotak tersebut mengandungi sebanyak 25 pek berperisa
Mango Puding Powder, Fruit Puding Powder, Fruit Bean Curd Pudding Powder (Green) untuk
dibawa pulang dan diedarkan kepada pelanggan. Penulis berterima kasih di atas budi bicara
dan pertimbangan yang ditunjukkan oleh Ms Lee di dalam melancarkan misi penulis sebagai
ejen oleh syarikat Happy Grass Products Sdn Bhd. Syarikat juga amat berbesar hati
memandangkan penulis ingin bekerjasama bagi membantu mempromosikan produk tersebut di
platform e-Dagang serta di media sosial seperti Facebook, Whatsapp, Instagram, Telegram dan
lain-lain. Penulis ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada Madam Christine Lee
yang lebih mesra disapa Ms Lee di atas kesediaan beliau di dalam memberi kerjasama kepada
penulis bagi menjalankan eksperimentasi tugasan ini.

3.0 PENGALAMAN DAN PENGAJARAN

Umum mengetahui komunikasi memainkan peranan yang penting dalam proses mendapatkan
sesuatu yang diingini sepertimana penulis tadi yang cuba untuk mendapatkan sampel percuma
daripada peniaga. Penulis dengan jelas telah menggunakan strategi pujukan dalam cubaan
mengubah sikap dan tingkah laku seseorang. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa ini
tidak bermakna penulis boleh dengan mudah memujuk peniaga untuk mengikut kehendaknya
melalui komunikasi yang mudah.

Apabila penulis dan peniaga berada dalam keadaan ini, ia menunjukkan bahawa jika penulis
menggunakan kemahiran pencerapan (listening) secara berempati boleh membantu proses
rundingan berjalan dengan lebih lancar. Sementara itu, semasa proses rundingan, kurangkan
bercakap bagi tujuan mencerap untuk mendapatkan sebanyak mungkin maklumat yang boleh.
Ini tidak bermaksud penulis langsung tidak bercakap kerana respons yang minima sangat perlu
untuk menggalakkan peniaga terus berkongsi maklumat. Kaedah mencerap dan memberi
respons ada kalanya penulis perlu bertanyakan soalan-soalan ikhlas. Soalan-soalan ikhlas
ditanya dengan tujuan untuk memahami dan mendapatkan maklumat daripada peniaga yang
sedang bercakap. Hasil daripada rundingan tersebut, penulis memperolehi pelbagai data dan
maklumat untuk disampaikan kepada pelanggan diluar sana.

Happy Grass Product Sdn Bhd boleh dihubungi di talian 016-7162688 atau melalui email di
csr@happygrass.com.my. Untuk membuat tempahan sila ke halaman website

4
SCCG3123 KOMUNIKASI PERUNDINGAN Cabaran Freebie

https://www.happy-grass.com dengan carian 'Puding & Jelly Powder’. Penulis tidak akan
memperolehi maklumat yang lengkap sekiranya dia tidak mempunyai kebolehan menyoal dan
mendengar yang baik. Penulis juga telah menggunakan nada suara dan bahasa badan yang
sopan serta menghormati sepanjang rundingan terutama semasa meminta peniaga untuk
membekalkan sampel percuma kepadanya. Penulis juga menggunakan teknik pujukan untuk
memujuk peniaga agar memenuhi permintaan penulis. Serentak dengan itu, penulis juga perlu
memastikan peniaga sentiasa berminat dengan hujah penulis sekaligus berjaya meningkatkan
keyakinan peniaga terhadap misinya. Penulis juga percaya bahawa sikap keyakinan diri perlu
ada, dan ia perlu sentiasa positif dalam menangani sebarang masalah yang dihadapi semasa
proses rundingan berlangsung.

Antara cabaran yang terpaksa dilalui penulis ialah beliau berjaya menghalang peniaga membuat
pilihan terburu-buru daripada menolak permintaan penulis untuk mendapatkan sampel percuma
produk. Penulis terpaksa meneruskan rundingan dengan meyakinkan peniaga mengenai teknik
pemberian sampel tersebut bagi meningkatkan keyakinan dan kesedaran kepada pelanggan
mengenai kewujudan produk tersebut dipasaran. Dalam situasi ini, penulis terpaksa
menggunakan pelbagai pendekatan dan strategi. Peniaga telah diberikan beberapa alternatif
oleh penulis, jadi dia tahu dia tidak akan kehilangan wang.

Semasa perbualan penulis dengan peniaga, penulis dapat memperoleh kepercayaan peniaga
dalam keupayaannya untuk mengekalkan komitmen yang akan menguntungkan perniagaannya.
Peniaga percaya dengan mengikuti permintaan penulis, beliau mampu menjana pendapatan
lebih pada masa hadapan dan meningkatkan reputasi perniagaannya sebagai pengeluar kepada
Happy Grass Products Sdn Bhd yang enak dan bermutu tinggi. Dalam setiap komunikasi yang
berlaku, peniaga dilihat berjaya dipujuk dengan pendekatan bahasa dan kesungguhan penulis.

4.0 KESIMPULAN

Dalam ekperimentasi ini, didapati bahawa proses rundingan yang melibatkan lebih daripada
dua orang harus mempunyai matlamat yang boleh dicapai oleh kedua-dua pihak, dan situasi
menang-menang mesti wujud untuk kedua-dua pihak mendapat keuntungan. Perundingan
memerlukan kebolehan seperti memujuk, mendengar, menyoal, dan lain-lain. Teknik ini boleh
membantu perunding di dalam usaha untuk memujuk pihak lain supaya memberikan apa yang
perunding inginkan.

5
SCCG3123 KOMUNIKASI PERUNDINGAN Cabaran Freebie

Kaedah ini juga boleh membantu perunding dalam menangani satu pihak dengan lebih efektif.
Perunding mesti menjalinkan hubungan baik dengan pihak lain supaya perbincangan lanjut
dapat berjalan dengan lancar kerana semua pihak mempunyai pemahaman yang jelas tentang
matlamat masing-masing. Apabila hubungan positif telah diwujudkan, proses tawar-menawar
seterusnya akan menjadi lebih mudah.

Proses rundingan akan lebih mudah dan lancar sekaligus mewujudkan sifat percaya kepada
seseorang terhadap orang lain apabila menggunakan bahasa tubuh yang baik dan sesuai. Penulis
menjangkakan bahawa dengan melakukan eksperimentasi sebegini, semua orang akan berjaya
mencapai matlamat yang dihasratkan, terutamanya dalam bidang perniagaan yang mereka
ceburi.

6
 RUJUKAN

H. Afnan. (2017). Pikat Hati Pelanggan Dengan Promosi Jualan. Dimensi Koop.
https://www.ikma.edu.my/images/dokumen/penerbitan/demensi/demensi-koop-
53/53-6.pdf

Newpages.Com.My. (2015). Food Ingredients Supplier Johor Bahru (JB), DIY Food
Products Supply Malaysia, Baking Supplies Pontian. Happy Grass Products Sdn
Bhd. Https://www.Happy-Grass.Com/

SME Corp. SME Corporation Malaysia. (1970). Retrieved February 08, 2022, from
https://www.smecorp.gov.my/index.php/en/

T. Monita. (2017). Proses Produksi Jelly Pudding Cup Rasa Buah di Perusahaan
Borobudur Citra Perkasa Semarang. Laporan Kerja Praktik
https://core.ac.uk/download/pdf/94604153.pdf

II
 Perkarangan
Syarikat Happy Grass Products Sdn Bhd
Gambar kilang

Bersama Madam Christine Lee Pemilik

Syarikat Happy Grass Products Sdn Bhd

III
 Sedang menunjukkan sampel Puding &
Jelly bersama Madam Christine Lee
Pemilik
Syarikat Happy Grass Products Sdn Bhd

Penulis memakai pakaian seragam sebelum

memasuki production house bagi menjamin kebersihan

IV
Production House

Kotak-kotak sampel produk

V
Mesin-mesin yang digunakan

VI
Puding & Jelly Powder

VII
VIII