TUGAS MANAGEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Sabtu, 29 JANUARI 2022

Dosen : DR. APRIANIS. MM

Nama : VERALELYS SITUMORANG

NIM/NPM : 21611011033

PROSES PERENCANAAN SDM YANG EFEKTIF

Dalam sebuah perusahaan, perencanaan SDM merupakan sebuah hal yang
penting dan harus dilakukan semaksimal mungkin. Tanpa melakukan hal
tersebut dengan benar, tentu perusahaan akan lebih sulit untuk
berkembang serta bersaing dengan kompetitornya. Tentu saja sudah bukan
rahasia umum jika di dalam perusahaan yang baik maka terdapat sistem
perencanaan tata sumber daya manusia yang baik pula. Sehingga untuk
bisa melaksanakan visi dan misi perusahaan sepenuhnya, maka
perencanaan ini harus dibuat dengan baik dan teliti. Bahkan sebisa
mungkin dilakukan secara maksimal.
Tentu saja ada banyak halangan yang terjadi dalam pelaksanaannya. Di
samping dari adanya beberapa manfaat yang juga dibawa oleh adanya
perencanaan SDM yang tepat. Oleh karena itu diperlukan pula langkah-
langkah yang efektif dan efisien, terutama dari pihak HRD, supaya nantinya
dapat memastikan penataan dan pengalokasian sumber daya yang optimal
sesuai kebutuhan perusahaan. Bagaimana lengkapnya mengenai manfaat
dan langkah-langkah tersebut, berikut ini akan dibahas lebih lanjut
mengenai hal tersebut.

1. Manfaat Perencanaan SDM

Dimulai dari memahami lebih dulu apa saja yang menjadi manfaat dari
perencanaan SDM tersebut. Dengan merencanakan sumber daya yang
dimiliki suatu perusahaan dengan baik, maka tentu bisa diperoleh
beberapa manfaat secara maksimal meliputi hal berikut ini.
1. Meraih visi dan misi perusahaan secara lebih optimal. Melalui
perencanaan SDM berkualitas yang sesuai, maka akan lebih
 mudah bagi perusahaan untuk mencapai visi dan misi yang telah
ditentukan. Pihak HRD bisa mencari orang yang tepat dan
berdedikasi sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan.
Sehingga nantinya perusahaan berjalan menuju kepastian yang
telah diharapkan sesuai dengan visi dan misi yang dibentuk
tersebut.
2. Mengembangkan pendapatan, tentu saja sumber daya yang
berkualitas mampu memberikan hasil yang optimal pada
perusahaan. Sehingga melalui perencanaan sumber daya yang
sesuai, akan didapatkan kandidat terbaik yang bisa bekerja
maksimal dalam memajukan dan meningkatkan pendapatan
perusahaan. Dari sisi ini, maka keuntungan perusahaan juga bisa
makin bertambah. Berkat kinerja yang baik tentu akan lebih
banyak pelanggan yang menggunakan jasa atau produk yang
ditawarkan oleh perusahaan. Sehingga keuntungan perusahaan
meningkat dalam waktu yang cepat.
3. Mengalokasikan sumber daya sesuai kebutuhan dan kemampuan.
Tiap sumber daya tentu berbeda-beda kemampuan dan
keahliannya. Dengan melakukan perencanaan yang baik, otomatis
porsi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat terisi sepenuhnya.
Oleh sebab itu secara tidak langsung hal ini bisa membantu
memajukan perusahaan menjadi lebih baik dan berkembang
maksimal.
2. Masalah Dalam Pengaturan Sumber Daya
Sekalipun memberikan manfaat yang maksimal, belum tentu bahwa
pada prakteknya tidak ditemukan halangan dalam pengaturan
sumber daya pada perusahaan. Oleh karena itu sebaiknya ketahui
dengan pasti apa saja yang menjadi penghalang hal tersebut supaya
dapat mencari tahu jalan keluar yang paling efektif. Beberapa
masalah yang umum terjadi yaitu sebagai berikut:
● Keterbatasan pilihan, sering kali dalam melakukan perekrutan
tidak semua kandidat terbaik tertarik pada posisi yang
ditawarkan. Akibatnya perusahaan harus memilih yang terbaik
 dari kandidat yang ada. Hal ini memicu masalah kompetensi SDM
yang belum tentu sepenuhnya sesuai dengan kriteria perusahaan.
● Sarana dan prasarana minim, sehingga pada akhirnya
pengembangan sumber daya tidak dapat direncanakan secara
maksimal. Seperti misalnya terbatasnya dana yang dapat
digunakan untuk kebutuhan pelatihan eksternal. Sehingga
menyiasati dengan melakukan pelatihan internal yang hasilnya
bisa jadi tidak maksimal.
● Sifat dan emosional yang tidak sejalan, kecerdasan seseorang
terkadang tidak sejalan dengan emosionalnya. Sehingga saat
dihadapkan pada sumber daya yang demikian, perusahaan akan
mengalami kesulitan untuk mengarahkan sesuai keinginan pihak
perusahaan.
● Keterbatasan waktu dan tenaga, umumnya tim HRD perusahaan
jumlahnya tidak maksimal sehingga tidak dapat melakukan
perencanaan dan pengaturan yang maksimal pula.

3. Langkah Efektif Mengatur Dan Mengalokasikan Sumber Daya

Untuk memastikan perolehan manfaat yang maksimal, serta untuk
menghindari adanya masalah dalam perencanaan SDM yang tepat dan
sesuai, maka dibutuhkan langkah yang optimal. Bagi yang belum
memahami benar langkah tersebut, berikut ini beberapa poin langkah
yang dapat dilakukan untuk efektifitas dan optimisasi perencanaan
SDM.
● Merekrut sesuai kebutuhan, sebaiknya tentukan syarat yang
diinginkan dalam melakukan perekrutan. Sesuaikan dengan
posisi yang dibutuhkan dan pastikan mencari kandidat terbaik
sesuai harapan. Baik dari tingkatan pendidikan hingga keahlian
tambahan yang diperlukan perusahaan.
● Mendata karyawan sesuai potensi dan bakat. Jangan lupa untuk
memastikan data karyawan yang akurat. Termasuk latar belakang
pendidikan, pengalaman serta keahlian yang dimiliki oleh setiap
karyawan. Dengan demikian akan lebih mudah bagi tim HRD
 dalam mengakses data tersebut sebagai acuan lebih lanjut untuk
perencanaan SDM. Meskipun terlihat sederhana dan sepele, tetapi
hal ini sangat penting dilakukan untuk melakukan perencanaan
yang baik dan efektif.
● Mengarahkan dan memberi pelatihan, apabila telah melihat peta
kekuatan karyawan sesuai dengan kemampuannya, maka
selanjutnya adalah mengembangkan minat dan bakat karyawan
tersebut. Salah satunya melalui pemberian pelatihan yang sesuai
dengan bidang yang dikuasai. Jadikan hal ini sebagai aset
perusahaan sehingga posisi karyawan semakin sesuai dan
pekerjaan bisa terlaksana dengan lebih baik.
● Tingkatkan persaingan yang sehat, dengan adanya hal tersebut
maka perusahaan dapat membuat karyawan memaksimalkan
potensinya. Seperti misalnya memberikan bonus jika target
pekerjaan tercapai. Secara tidak langsung maka perusahaan bisa
merencakanan sumber dayanya lebih efektif sesuai dengan target
yang ingin dikejar oleh perusahaan itu sendiri.
● Pantau dan awasi, bila semua telah dilakukan sebaiknya lakukan
pengawasan. Penilaian tahunan bisa menjadi salah satu cara
untuk memastikan bahwa perencanaan yang dilakukan tim HRD
telah menuai hasil yang diinginkan.

4. Proses Perencanaan SDM

Secara luasnya, proses perencanaan sumber daya manusia (SDM)
dibagi menjadi 4 langkah, diantaranya sebagai berikut:
1. Ketersediaan Sumber Daya Manusia di Perusahaan
Langkah utama yang dapat dilakukan untuk memulai perencanaan
SDM adalah menilai ketersediaan dari sumber daya manusia di
perusahaan. Pnilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai
aspek SDM, diantaranya skill, jumlah, kualifikasi, kompetensi,
pengalaman, usia, kinerja, jabatan, kompensasi, dan lain-lain. Pada
tahap ini, HR juga berperan untuk melakukan wawancara dengan
manager tim untuk memahami tantangan dari SDM, serta
 kualifikasi juga penting untuk dimiliki oleh karyawan di tim
tersebut.
2. Kebutuhan SDM di Masa Mendatang
Langkah kedua dari perencanaan SDM adalah dengan menganalisa
kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datanag. Biasanya
pihak HR memiliki waktu tersendiri yang sudah dibuat sebelumnya.
Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti kejadian yang tidak
terduga, contohnya pengunduran diri dan pemecatan perlu
dijadikan pertimbangan. Dan berbagai variabel lain seperti
pengurangan SDM, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain
sebagainya dimasukkan dalam pertimbangan yang kemudian di
analisa HR.
3. Perkiraan Permintaan SDM
Setelah itu, HR mencocokan tenaga kerja yang ada dengan
perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari, dalam hal ini
HR bisa membuat perkiraan permintaan (demand forecast). Dalam
langkah ini, penting untuk mengetahui strategi bisnis jangka
panjang, sehingga perkiraan permintaan SDM bisa dipastikan
untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
4. Strategi dan Implementasi Pencarian SDM
Jika HR sudah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari hasil
evaluasi pertimbangan supply dan demand SDM. HR bisa
mengembangkan strategi berdasarkan permintaan SDM yang sudah
di analisa sebelumnya. Strategi yang dibuat harus bisa memberikan
solusi bagi kekurangan SDM di lingkungan perusahaan. HR bisa
melakukan rekrutmen, relokasi, outsourcing, manajemen SDM,
pelatihan, hingga membuat perubahan kebijakan bagi sumber daya
manusia. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan untuk
meminimalisir reaksi negatif, terutama terkait masalah legal dan
hukum.
Faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM
1. Pertumbuhan (Growth)
Kebutuhan perusahaan akan SDM memang berbeda-beda. Hal ini
juga terkait tingkat pertumbuhan perusahaan. Dalam melakukan
perencanaan SDM, penting bagi HR untuk mempertimbangkan
kebutuhan perusahaan juga kondisi finansial perusahaan. 
Apakah perusahaan perlu banyak SDM atau tidak? semua
tergantung kondisi pertumbuhan perusahaan.
2. Perubahan (Change)
Perubahan dapat terjadi kapanpun. Seperti ketika perusahaan
mengalami perubahan, maka itu HR harus memiliki fleksibilitas
agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan dengan baik.
3. Teknologi (Technology)
Di era teknologi informasi saat ini, penting bagi HR untuk
memahami pentingnya peran teknologi dalam menjalani
operasional perusahaan. Jika diperlukan, HR juga bisa
merencanakan pelatihan untuk karyawan dalam mempelajari
perangkat atau fitur yang digunakan perusahaan.

5. Tantangan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Hal-hal yang dapat terjadi dan selalu berubah, seperti kondisi
karyawan sakit dan karyawan dipromosikan. Namun, untuk
memenuhi tujuan mereka, manajer SDM harus membuat rencana
untuk melakukan hal berikut:
● Temukan dan rekruit karyawan yang terampil.
● Pilih, latih, dan memberikan kompensasi kepada kandidat
terbaik.
● Mengatasi ketidakhadiran dan menangani konflik.
● Promosikan karyawan atau melakukan kebijakan pengurangan.
Apabila semua strategi perencanaan ini dilakukan, maka diharapkan
dapat membantu memobilisasi sumber daya manusia yang di rekrut
akan semakin produktif. Hal ini menjadi sebuah proses penting untuk
menghubungkan strategi operasional dan bisnis perusahaan.
6. Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia
1. Kebutuhan Tenaga Kerja Masa Depan
Perencanaan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa orang-
orang yang ada dapat membantu kelancaran bagi operasional
perusahaan. Artinya, perencanaan sumber daya manusia dianggap
digunakan sebagai alat untuk memastikan ketersediaan SDM di masa
depan agar kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan dengan
lancar.

2. Mengatasi Perubahan Jangka Panjang Atau Jangka Pendek

Perencanaan sumber daya manusia penting dilakukan untuk
mengatasi perubahan terkait dengan faktor eksternal perusahaan.
Hal ini membantu dalam menilai sumber daya manusia melalui
inventaris SDM. Selain itu, juga untuk mengubah kekuatan teknologi,
politik, sosial budaya, dan ekonomi. Karena semuanya yang
dilakukan terkait dengan bisnis harus disertai dengan rencana
cadangan, bahkan hal terburuk sekalipun.

3. Perekrutan Personel yang Berkompeten

Tujuan dari perencanaan sumber daya manusia adalah untuk
memilih personel yang sesuai untuk mengisi lowongan pekerjaan
yang sedang dibutuhkan. Hal ini juga untuk menentukan kebutuhan
sumber daya manusia, serta menilai tingkat inventaris dari sumber
daya manusia yang tersedia. Kemudian akhirnya dapat merekrut
SDM yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

4. Pengembangan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia adalah untuk membantu dalam
mengidentifikasi persyaratan dari berbagai pekerjaan. Kemudian,
kedepannya diharapkan perusahaan dapat menyelenggarakan
pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan. Kemampuan
ini juga diperlukan bagi SDM agar dapat melakukan tugas dengan
 efektif dan lebih baik. Dengan pengembangan SDM ini juga
merupakan gerakan untuk melakukan pengembangan bagi SDM dan
demi kemajuan perusahaan.

5. Pemanfaatan Sumber Daya Manusia Yang Tepat

Manfaat perencanaan sumber daya manusia adalah mengukur bahwa
organisasi memperoleh dan memanfaatkan tenaga kerja secara efektif
untuk mencapai tujuan. Selain itu perencanaan ini juga membantu
dalam menilai dan merekrut sumber daya manusia yang terampil. Ini
berfokus pada pemanfaatan sumber daya manusia yang optimal
untuk meminimalkan biaya produksi secara keseluruhan.

6. Pengurangan Ketidakpastian
Hal ini terkait dengan langkah antisipasi terhadap hal-hal yang tidak
diinginkan. pengurangan dampak ketidakpastian yang disebabkan
oleh perubahan proses dan prosedur manajemen sumber daya
manusia yang tidak terduga dalam perusahaan.
Jika melihat pentingnya perencanaan sumber daya manusia, terlihat bahwa
perencanaan SDM tersebut akan berpengaruh juga terhadap jangka
panjang operasional perusahaan.

7. Evaluasi Perencanaan SDM dan Monitoring

Jika perusahaan telah memiliki perencanaan sumber daya
manusia yang baik, dan dijalankan dengan maksimal. Maka tahap
selanjutnya adalah evaluasi dan monitoring daripada SDM yang
sudah ada. Proses akhir ini akan memberikan gambaran jelas
bagaimana SDM bekerja untuk menjalankan kegiatan operasional
dengan baik dan memenuhi target perusahaan. Jika kemudian
ditemui ketidaksesuaian, maka HR bisa dilakukan koreksi atau
perubanan.
Perencanaan SDM juga harus memikirkan tools untuk
mengelola SDM terutama agar bagaimana sumber daya manusia 
yang dimiliki tetap unggul. Misalnya menggunakan aplikasi
perekrutan untuk mempermudah dalam mengelola rekrutmen atau
software HR dan payroll untuk melakukan otomasi perhitungan gaji
juga mengelola absensi karyawan.
Terutama software payroll dan HR dimana perannya sangat penting
untuk mengelola terutama mengedepankan sikap pendekatan
humanis pada SDM yang dimiliki perusahaan Anda.
Selain itu, software payroll dan HR juga mempengaruhi waktu
kerja HRD Anda misalnya saja dalam melakukan rekap absensi dan
juga perhitungan gaji. Dimana dengan sistem manual, Anda bisa
menghabiskan waktu berjam-jam yang berisiko human error.
Perencanaan SDM pada perusahaan tersebut sudah jelas
sangat penting dan harus dilaksanakan dengan terencana. Termasuk
dalam pengaturan data karyawan harus cukup jelas supaya lebih
mudah untuk mengelompokkan dan mengalokasikan karyawan
sesuai bakat dan minatnya. Hal ini bisa didapatkan melalui
penggunaan produk JojoTimes. Melalui produk ini maka perusahaan
dapat lebih mudah melakukan pengawasan terhadap absensi
karyawan perusahaan secara maksimal. Tidak hanya itu saja, tetapi
produk ini juga dapat membantu untuk memastikan minat dan bakat
karyawan secara optimal. Sehingga piihak HRD dapat memberikan
pengarahan serta pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.