BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Peneliti Terdahulu

1. Analisis Desain Formulir Visum Et Repertum Berdasarkan Aspek Desain
Formulir dan Aspek Hukum Kesehatan Rumah Sakit Umum Daerah dr.Soediran
Mangun Sumarso Wonogiri Tahun 2011.
Mengetahui aspek desain formulir dan aspek hukum dari formulir Visum
Et Repertum, penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan
Cross Sectional. Penelitian ini menggunakan metode Observasi dengan variable
aspek fisik, aspek anatomi, aspek isi, dan aspek hukum. Hasil penelitian ini
menunjukan bahwa Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso
belum memiliki kebijakan desain formulir Visum Et Repertum dilihat dari aspek
fisik, anatomi, isi serta hukum.
2. Analisis dan Desain Formulir Petunjuk Keluar (Outguide) Pada Bagian
Filling Unit Rekam Medis RS PTPN X Jember.
Menganalisis dan membuat desain formulir petunjuk keluar (outguide)
pada bagian filling unit rekam medis di RS PTPN X Jember, Penelitian ini
merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan menggunakan unit analisis.
Metode pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan wawancara dan
observasi. Hasil proses analisis formulir menunjukkan bahwa petugas
menginginkan formulir dapat berorientasi ada petugas filling. Kemudian hasil
analisis formulir dimasukkan kedalam desain formulir.

6
 7

1.2 State Of The Art

Perbedaan dan Persamaan penelitian yang dilakukan antara peneliti lain
dengan peneliti adalah sebagai berikut :

Tabel 2.1 State of the Art

Dwi Indah L. ,
No Materi Deffry Fauzul Agin Gianiska
Rano Indradi S. Asy’ari
Analisis dan Analisis dan
Analisis Desain
Desain Formulir Desain Formulir
1 Topik formulir Visum Et
Petunjuk Keluar Berkas Rekam
Repertum
(Outguide) Medis
Menganalisis dan Menganalisis dan
Menganalisis
mendesain Mendesain Map
2 Manfaat formulir Visum Et
Formulir Petunjuk dan formulir
Repertum
Keluar (Outguide) Rekam Medis.
Map Rekam Medis,
Formulir
Pemeriksaan
Formulir Visum Formulir Petunjuk
3 Obyek Pasien, Resume
Et Repertum Keluar (Outguide)
Perawatan, Hasil
Penunjang Medik
(Radiologi)
Deskriptif Deskriptif kualitatif
Deskriptif dengan
kualitatif dengan dengan
4 Metode pendekatan Cross
menggunakan menggunakan unit
Sectional
unit analisis analisis
 8

2.3 Rumah Sakit

2.3.1 Definisi Rumah Sakit
Rumah sakit merupakan salah satu tempat pelayanan kesehatan yang dapat
membantu masyarakat dalam memelihara dan meningkatkan taraf hidup
masyarakat. Menurut Undang-Undang No.44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
bahwa rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit diselenggarakan
berasaskan Pancasila dan didasarkan kepada nilai kemanusiaan, etika dan
profesionalitas, manfaat, keadilan, persamaan hak dan anti diskriminasi,
pemerataan, perlindungan dan keamanan pasien serta mempunyai fungsi sosial.
Rumah Sakit diselenggarakan berasaskan Pancasila dan didasarkan kepada
nilai kemanusiaan, etika dan profesionalitas, manfaat, keadilan, persamaan hak
dan anti diskriminasi, pemerataan, perlindungan dan keselamatan pasien, serta
mempunyai fungsi sosial.
Selain itu menurut PERMENKES Nomor 159b/MENKES/PER/II/1988,
Rumah sakit adalah sarana upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan
pelayanan kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk pendidikan tenaga kesehatan
dan penelitian.
Pelayanan kesehatan di rumah sakit adalah kegiatan pelayanan berupa
pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, dan pelayanan gawat darurat yang
mencakup pelayanan medis dan penunjang medis.

2.3.2 Klasifikasi Rumah Sakit

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.340/Menkes/Per/III/2010
Tentang Klasifikasi Rumah Sakit, bahwa Berdasarkan fasilitas dan kemampuan
pelayanan, Rumah Sakit Umum diklasifikasikan menjadi :
1. Rumah Sakit Umum Kelas A harus mempunyai fasilitas dan kemampuan
pelayanan medik paling sedikit 4 Pelayanan Medik Spesialis Dasar, 5
Pelayanan Spesialis Penunjang Medik, 12 Pelayanan Medik Spesialis Lain dan
13 Pelayanan Medik Sub Spesialis.
 9

2. Rumah Sakit Umum Kelas B harus mempunyai fasilitas dan kemampuan

pelayananmedik paling sedikit 4 Pelayanan Medik Spesialis Dasar, 4
Pelayanan Spesialis Penunjang Medik, 8 Pelayanan Medik Spesialis Lainnya
dan 2 Pelayanan Medik Subspesialis Dasar.
3. Rumah Sakit Umum Kelas C harus mempunyai fasilitas dan kemampuan
pelayanan medik paling sedikit 4 Pelayanan Medik Spesialis Dasar dan 4
Pelayanan Spesialis Penunjang Medik.
4. Rumah Sakit Umum Kelas D harus mempunyai fasilitas dan kemampuan
pelayanan medik paling sedikit 2 Pelayanan Medik Spesialis Dasar.

2.4 Rumah Sakit Gigi dan Mulut

2.4.1 Pengertian Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Menurut PERMENKES Nomor 1173/MENKES/PER/X/2004 pasal 1,
yaitu Rumah Sakit Gigi dan Mulut adalah sarana pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan gigi dan mulut perorangan untuk
pelayanan pengobatan dan pemulihan tanpa mengabaikan pelayanan peningkatan
kesehatan dan pencegahan penyakit yang dilaksanakan melalui pelayanan rawat
jalan, gawat darurat, dan pelayanan tindakan medik.
RSGM Pendidikan adalah RSGM yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan gigi dan mulut, yang juga digunakan sebagai sarana proses
pembelajaran, pendidikan dan penelitian bagi profesi tenaga kesehatan kedokteran
gigi dan tenaga kesehatan lainnya, dan terikat melalui kerjasama dengan fakultas
kedokteran gigi.

2.4.2 Tujuan Penyelenggaraan Rumah Sakit Gigi dan Mulut

Menurut PERMENKES Nomor 1173/MENKES/PER/X/2004 pasal 4,
Penyelenggaraan Rumah Sakit Gigi dan Mulut bertujuan menyediakan sarana
untuk meningkatkan mutu pelayanan, pendidikan, penelitian di bidang kesehatan
gigi dan mulut dari tingkat dasar sampai spesifikasi sesuai dengan tuntutan
masyarakat dan perkembangan IPTEK kedokteran dan Kedokteran Gigi, serta
menjadi sarana upaya rujukan.
 10

2.4.3 Tugas Penyelenggaraan Rumah Sakit Gigi dan Mulut

Menurut PERMENKES Nomor 1173/MENKES/PER/X/2004 pasal 7,
Tugas Rumah Sakit Gigi dan Mulut adalah melaksanakan pelayanan kesehatan
gigi dan mulut dengan mengutamakan kegiatan pengobatan dan pemulihan pasien
yang dilaksanakan secara terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan
serta melaksanakan upaya rujukan.

2.4.4 Fungsi Penyelenggaraan Rumah Sakit Gigi dan Mulut

Menurut PERMENKES Nomor 1173/MENKES/PER/X/2004 pasal 8 ayat
(1), fungsi Rumah Sakit Gigi dan Mulut adalah menyelenggarakan :
a. Pelayanan medik gigi dasar, spesialistik, dan subspesialistik
b. Pelayanan penunjang
c. Pelayanan rujukan
d. Pelayanan gawat darurat kesehatan gigi dan mulut
e. Pendidikan
f. Penelitian dan pengembangan
Menurut PERMENKES Nomor 1173/MENKES/PER/X/2004 pasal 8 ayat
(2), Pelayanan penunjang sebagaimana dimaksud ayat (1) meliputi :
a. Pelayanan kefarmasian
b. Pelayanan laboraturium yang meliputi laboraturium klinik dan
laboraturium teknik gigi
c. Pelayanan radiologi gigi
d. Pelayanan anestesi

2.5 Rumah Sakit Gigi dan Mulut Universitas Jember

2.5.1 Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Gigi dan Mulut Universitas Jember
Sejarah perkembangan RSGM-UNEJ berawal dari Rencana Induk
Pengembangan (RIP) Universitas Negeri Jember (UNEJ) 1980-1990. Untuk
merealisasikan RIP UNEJ yang bertujuan un tuk menambah fakultas-fakultas baru
dibidang ilmu eksakta yang salah satunya adalah Fakultas Kedokteran Gigi
(FKG), maka diadakan penerimaan tenaga dokter gigi (drg.).
 11

Dengan diterbitkannya Surat Keputusan Rektor Universitas Jember Nomor

: 9117/PT.32.SK.O.C 16’82 tertanggal 9 Oktober 1982, maka UNEJ memiliki tiga
orang tenaga drg. Keberadaan drg. tersebut memungkinkan dimulainya pelayanan
gigi dan mulut. Sejak saat itu maka dibukalah klinik gigi dan mulut yang
merupakan bagian dari Balai Pengobatan dan Keluarga Berencana UNEJ.
Keberadaan klinik gigi dan mulut merupakan syarat mutlak yang
diperlukan sebelum FKG didirikan. Pada awalnya klinik tersebut hanya
mempunyai satu dental unit dan peralatan lain yang sederhana dan terbatas.
Dengan adanya peralatan tersebut maka dimulailah pelayanan kesehatan gigi dan
mulut bagi dosen, karyawan dan keluarganya serta mahasiswa UNEJ. Pelayanan
yang diberikan terbatas pada konsultasi, pencabutan, penambalan dan
pembersihan karang gigi. Pada tahun-tahun berikutnya penerimaan dokter gigi
terus dilakukan.
Pada tahun 1985 dibukalah Sekolah Tinggi Kedokteran Gigi (STKG)
Jember dibawah pengelolaan Yayasan Abdi Negara, Universitas Jember (UNEJ).
Pada tahapan berikutnya dimulailah pengembangan bagian-bagian dari klinik
yang dipergunakan untuk sarana pendidikan tahap profesi (klinik) bagi mahasiswa
STKG Jember. Setelah melalui proses yang cukup lama dan sesuai dengan
peraturan yang berlaku maka STKG Jember dapat berubah status menjadi
Program Studi Kedokteran Gigi UNEJ pada tahun 1995 dan akhirnya menjadi
Fakultas Kedokteran Gigi (FKG) UNEJ pada tahun 1998.
Pada tahun 2000 Klinik Gigi dan Mulut FKG-UNEJ dikoordinasi oleh
Penanggung Jawab Klinik berdasarkan SK Dekan FKG-UNEJ Nomor :
47/J25.1.8/TU.2/2000.
Pada tahun 2002 klinik gigi dan mulut FKG-UNEJ memiliki tiga lokasi,
yaitu Gedung I ditempati oleh bagian Periodonsia dan Ilmu Penyakit Mulut,
gedung II ditempati bagian Bagian bedah Mulut, Prostodonsia, Ortodonsia,
Konservasi. Pedodonsia dan Radiologi menempati gedung klinik disebelah kantor
induk FKG-UNEJ.
Setelah dikeluarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor : HK.00.05.1.4.2492.A, tentang Pemberian Ijin Sementara Pendirian
 12

Rumah Sakit Gigi dan Mulut Sebagai Lahan Pendidikan di Fakultas Kedokteran
Gigi. Sejak saat itu maka Klinik Gigi dan Mulut FKG-UNEJ berubah menjadi
Rumah Sakit Gigi dan Mulut (RSGM) FKG-UNEJ.
Pada tahun 2003 dimulai pembangunan gedung RSGM yang terpadu tahap
I dan tahap II dilaksanakan pada tahun 2006. Tahap III direncanakan pada tahun
2009 dan apabila pembangunan selesai maka seluruh klinik-klinik sudah berada
pada satu gedung.
Pada tahun 2005 dengan adanya Keputusan Rektor Universitas Jember
Nomor : 1004/J25/KP/2005 tentang Pendirian Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Universitas Jember maka nama RSGM FKG-UNEJ berubah menjadi Rumah Sakit
Gigi dan Mulut Universitas Jember (RSGM-UNEJ). Sejak dikelurkan Keputusan
Rektor Universitas Jember Nomor : 2230/J25/KP/2006 tentang Pengangkatan
Direktur dan Wakil Direktur RSGM-UNEJ, maka RSGM- UNEJ dipimpin oleh
Direktur dan dibantu dua Wakil Direktur.
Dengan dikeluarkannya Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor : 1625 / Menkes / SK/ XII /2005 tentang Pemberian Izin Tetap
Penyelenggaraan Rumah Sakit Gigi dan Mulut Sebagai Tempat Pendidikan di
Fakultas Kedokteran Gigi maka RSGM-UNEJ berstatus sebagai Rumah Sakit
Pendidikan. RSGM UNEJ menjadi anggota Asosiasi Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Pendidikan Indonesia (ARSGMPI) dan Asosiasi Rumah Sakit Pendidikan
Indonesia (ARSPI).

2.5.2 Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Nama Rumah Sakit : Rumah Sakit Gigi dan Mulut
2. Alamat / Telpon / Fax : Jl. Kalimantan 37 Jember
3. Telepon : (0331) 325041
Fax : (0331) 325041
Email : admin.rsgm@unej.ac.id
Website : -
4. Status Kepemilikan : Kementerian Pendidikan Nasional
Universitas Jember
5. Nama Direktur : Prof. drg. Dwi Prijatmoko, Ph.D.
 13

6. Kelas Rumah Sakit & SK Menkes RI : Rekomendasi Dinas Kesehatan kelas

B No. 440/246/414/2011
7. Nomor Registrasi RS : 35 09 112
8. No. & tanggal ijin operasional R : 1625 / Menkes / SK / XII / 2005 tanggal 2
Desember 2005
9. Luas Lahan : ± 10.000 m2
10. Luas Bangunan :
Lantai 1 : ± 2.800 m2
Lantai 2 : ± 2.800 m2
Lantai 3 : ± 2.800 m2
11. Kapasitas Tempat Tidur Rumah Sakit : 3 (tiga) Per 31 Desember
berdasarkan SK Direktur RS
12. Standar Kualitas Pelayanan RS :
a. Status Akreditasi dan masa berlaku : -
b. ISO dan masa berlaku : -
c. Lain – lain : -
13. Unit / Instalasi Pelaksana Fungsional
a. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat : Instalasi gawat darurat
kesehatan gigi dan mulut
b. Pelayanan Rawat Jalan : 1. Instalasi Bedah Mulut
2. Instalasi Prostodonsia
3. Instalasi Ortodonsia
4. Instalasi Periodonsia
5. Instalasi Penyakit Mulut
6. Instalasi Konservasi Gigi
7. Instalasi Pedodonsia
c. Pelayanan Rawat Inap : -
d. Pelayanan Penunjang
d.1.Klinik : 1. Instalasi Radiologi Dental
2. Laboratorium Klinik dan Riset
3. Laboratorium Teknik Gigi
 14

d.2 . Non Klinik : 1. Bengkel
13. Layanan Unggulan di RS
a. Yang sudah ada
b. Yang akan dikembangkan
4. Instalasi Farmasi
5. Kamar Operasi dan Pasca Operasi
6. Instalasi Rekam Medik
7. Pelayanan sterilisasi instrumen
2. Pengelolaan Limbah
3. Transportasi
4. Komunikasi
5. Penampungan air bersih
6. Pelayanan linen
:
: Layanan spesialistik setiap instalasi
rawat jalan
: Laboratorium Klinik dan Riset
dan Laboratorium Teknik Gigi

2.5.3 Gambar Map dan Formulir di Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Universitas Jember

Gambar 2.1 Map Rekam Medis Rumah Sakit Gigi dan Mulut Universitas Jember
 15

Gambar 2.2 Formulir Pemeriksaan pasien Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Universitas Jember

Gambar 2.3 Formulir Resume Perawatan Rumah Sakit Gigi dan Mulut
Universitas Jember
 16

2.6 Rekam Medis

2.6.1 Pengertian Rekam Medis
Untuk membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukan
arti rekam medis itu sendiri. Rekam medis menurut PERMENKES Nomor
269/MENKES/PER/III/2008, Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Menurut Standart Nasional Rekam Medik Kedokteran Gigi (2004:2),
Rekam medis merupakan data tertulis pada kartu yang mengandung informasi
yang lengkap dan akurat tentang identitas pasien, diagnosis, perjalanan penyakit,
proses pengobatan, dan tindakan medis serta dokumentasi hasil pemeriksaan.
Rekam medik juga merupakan alat bukti yang sah menurut hukum.
Membuat rekam medik merupakan kewajiban seorang dokter gigi terhadap
pasiennya sebagai bukti tentang pelayanan kesehatan gigi yang telah diberikan
kepada pasien, namun pada kenyataanya tidak semua dokter gigi membuat rekam
medik secara lengkap bahkan masih ada yang tidak membuatnya.

2.6.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit.
Tanpa dukungan sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar tertib
administrasi dirumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.
Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan
upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Pembuatan rekam medis dirumah sakit bertujuan untuk mendapatkan
catatan atau dokumen yang akurat dari pasien, mengenai kehidupan dan riwayat
kesehatan, riwayat penyakit dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan yang telah
diberikan sebagai upaya meningkatan pelayanan kesehatan.
Rekam medis dibuat untuk tertib administrasi dirumah sakit yang
merupakan salah satu faktor penentu dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan.
 17

2.6.3 Nilai Guna Rekam Medis

Menurut Ery Rustiyanto (2009:7), Nilai Guna Rekam Medis dapat dibagi
beberapa bagian, yaitu:
1. Bagi Pasien
a. Menyediakan bukti asuhan keperawatan/ tindakan medis yang diterima
oleh pasien.
b. Menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk yang kedua
kali dan seterusnya.
c. Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum pasien
dalam kasus – kasus kompensasi pekerjaan kecelakaan pribadi atau
mal praktek.
2. Bagi Fasilitas Layanan Kesehatan
a. Memiliki data yang dipakai untuk pekerja professional kesehatan.
b. Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien.
c. Mengevaluasi penggunaan sumber daya.
3. Bagi Pemberi Pelayanan
a. menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga professional
dalam merawat pasien.
b. Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang bersifat
berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan kesehatan.
c. Menyediakan data – data untuk penelitian dan pendidikan.

2.7 Map Rekam Medis

Map rekam medis adalah sampul yang digunakan untuk melindungi
formulir rekam medis yang ada didalamnya agar tidak tercecer. Semua formulir
rekam medis hendaknya ditata dalam map (folder). Map (folder) hendaknya di
buat dari bahan manila atau bahan yang lebih kuat, misalnya cardboard. Untuk
membantu pencegahan misfile pada berkas rekam medis diperlukan penggunaan
warna pada map rekam medis.
Menurut buku Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit (2006), Rekam medis harus diberi sampul pelindung untuk
 18

memlihara keutuhan susunan lembaran – lembaran rekam medis dan mencegah

terlepasnya atau tersobeknya lembaran, sebagai akibat sering dibolak balik
lembaran tersebut. Sampul yang sering dipakai adalah sampul pelindung, map,
dan amplop. Sampul pelindung dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk
mengikat lembaran – lembaran pada sampul. Penjepit dipasang pada bagian atas
lembaran – lembaran rekam medis atau sebelah kiri seperti lembaran buku.
Jika menggunakan map bagian tengah map harus diberi lipatan, sehingga
memungkinkan bertambah tebalnya lembaran – lembaran yang tersimpan
didalamnya. Sampul – sampul penyimpanan dapat dipesan dengan pencantuman
nomor – nomor yang dicetak, sehingga kelihatan rapi. Nama penderita/ pasien dan
nomor harus jelas tertulis pada setiap sampul (map).

2.7.1 Pengkodean Map / Folder Catatan dengan Warna

Menurut Huffman (1999:80), Color coding ini maksudnya adalah
penggunaan warna pada folder untuk membantu pencegahan misfile dan mencari
catatan yang misfile. Bar berwarna pada berbagai posisi disekitar pinggir folder
menghasilkan pola warna diberbagai bagian file. Perubahan pola warna pada satu
bagian file menunjukkan adanya catatan misfile. Color coding paling efektif jika
digunakan bersama dalam mengarsipkan digit terminal dan digit tengah, walaupun
system ini bisa digunakan juga pada pengarsipan nomor berurutan langsung.
Pendekatan color coding pada pengarsipan digit terminal atau digit tengah
dengan menggunnakan sepuluh macam warna untuk menunjukkan digit primer
pertama 0 – 9. Bar atau blok dua warna yang muncul pada posisi yang sama dapat
di gunakan untuk menunjukkan masing – masing digit primer ini. Disini bar atas
menunjukan digit kiri set primer, dan bar bawah menunjukan digit kanan set
primer. Kalau coklat diberikan pada angka 8 dan hijau pada angka 4, catatan 16-
94-84 diberi kode warna coklat diatas dan warna hijau di bawah. Bar warna
tambahan bisa dibuat untuk menunjukan digit sekunder, dan banyak kombinasi
lain yang bisa dilakukan.
 19

Keseluruhan folder juga bisa berwarna dan menunjukan digit primer kanan
atau digit sekunder kiri untuk mempercepat penemuan visual di department yang
besar.
Pada penentuan warna, umumnya dianjurkan untuk membatasi kode warna
2 atau 3 digit. Ini untuk memastikan system yang sederhana dan mudah dipelajari.
Folder yang telah berwarna bisa dibeli di took atau pegawai department informasi
kesehatan bisa memberikan tape berwarna pada folder.
Berikut ini sebuah tabel angka yang menunjukan warna – warna yang
berhubungan dengan nomor primer 2 digit dan nomor primer 1 digit yang tersedia
dari beberapa penerbit.
Tabel 2.2 Tabel Warna Map Rekam Medis
Nomor Primer Dua Digit Nomor primer Satu Digit Band Berwarna
00 - 09 0 Purple = ungu
10 - 19 1 Yellow = kuning
20 - 29 2 Dark Green = hijau tua
30 - 39 3 Orange = oranye
40 - 49 4 Light Blue = Biru muda
50 - 59 5 Brown = coklat
60 - 69 6 Cerise = kemerahan
70 - 79 7 Light Green = hijau muda
80 - 89 8 Red = merah
90 - 99 9 Dark Blue = biru tua

2.8 Formulir Rekam Medis

Menurut Bambang Shofari, Formulir adalah secarik kertas yang memiliki
ruang untuk diisi yang merupakan dokumen yang digunakan merekam terjadinya
transaksi pelayanan. Peristiwa yang terjadi dalam organisasi pelayanan kesehatan
direkam (didokumentasi) di atas secarik kertas yang disebut formulir. Sehinga
formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi
pelayanan kesehatan ke dalam catatan. Data yang bersangkutan dengan transaksi
 20

pelayanan direkam pertama kalian sebagai dassr pencatatan dan pengolahan

selanjutnya.

2.8.1 Formulir Rekam Medis Rawat Jalan

Formulir rekam medis rawat jalan menurut buku Pedoman Penyelenggaraan
dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit (2006) minimal terdiri dari :
1. Identitas pasien
a. Nama pasien
b. Nomor rekam medis
c. Tempat/ tanggal lahir
d. Jenis kelamin
e. Pekerjaan
f. Status perkawinan
g. Alamat
h. Agama
i. Nama ayah
j. Nama ibu
k. Alamat (di catat pula bila pasien berpindah tempat tinggal)
l. Cara kunjungan
2. Formulir catatan dokter poliklinik yang memuat :
a. Anamnesa/ pemeriksaan fisik
b. Diagnose
c. Terapi yang diberian
d. Nama dan tanda tangan dokter
3. Rekaman asuhan keperawatan
4. Formulir hasil – hasil penunjang medic
5. Copy resep

2.8.2 Manfaat Formulir

Formulir merupakan alat yang cukup penting untuk menjalankan
organisasi karena manfaatnya. Menurut Dr. Bambang Shofari, formulir memiliki
4 manfaat, yaitu:
 21

a. Untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya kegiatan

b. Untuk merekam data transaksi (pelayanan)
c. Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tulisan, dan
d. Sebagai alat komunikasi yaitu menyampaikan informasi pokok dari orang
satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi yang lain.

2.8.3 Jenis – Jenis Format Formulir Rekam Medis

Menurut Huffman (1999:77), Format catatan medis adalah
pengorganisasian formulir dan atau isinya di dalam catatan medis. Terdapat tiga
jenis format catatan medis, yaitu berorientasi sumber (source-oriented medical
record), berorientasi masalah (problem-oriented medical record), dan terpadu
(integred medical record).
a. Source-Oriented Medical Record
Secara tradisional, catatan medis rumah sakit diorganisasikan menurut
bagian yang merawat dan merupakan sumber data pasien (berorientasi pada
sumber data). Di dalam setiap bagiannya, formulir disusun menurut tanggal.
Biasanya catatan disusun dalam urutan kronologis ‘terbalik’, sehingga informasi
terbaru berada di bagian depan, dan informasi yang paling lama berada dibagian
belakang setiap bagian. Sewaktu pasien dipulangkan, catatan ini sering disusun
kembali dalam bentuk kronologis mulai dari saat admission sampai dengan
pemulangan.
Keuntungan utama format berorientasi sumber ini adalah karena ia
menyusun laporan dari satu sumber pada tempat yang sama, sehingga
memudahkan untuk melihat telaah, tindakan, dan observasi yang telah dilakukan
suatu departemen. Akan tetapi, para kritik menyatakan bahwa cara ini tidak
memungkinkan untuk menentukan dengan cepat seluruh masalah dan tindakan
yang disediakan untuk pasien pada suatu waktu tertentu. Hal ini disebabkan
karena data dari berbagai departemen tersusun di dalam bagian – bagian dan tidak
menurut masalah pasien atau terpadu di dalam suatu urutan waktu.
 22

b. Problem – Oriented Medical Record

Catatan medis berorientasi masalah yang sering disingkat dengan PO
catatan medis. PO catatan medis memberikan cara dokumentasi menurut system
untuk merefleksikan pikiran logis dokter yang memimpin perawatan pasien.
Dokter yang menentukan dan mengikuti setiap masalah klinis dan
mengorganisasikannya untuk pemecahan masalah. Terdapat empat bagian dasar
PO catatan medis, yaitu :
a. Database
b. Daftar masalah
c. Rencana awal
d. Catatan kemajuan
Database merupakan data minimum yang harus didapatkan dari setiap
pasien, termasuk keluhan utama, penyakit saat ini, profil pasien dan data social
yang berhubungan, riwayat penyakit dahulu, dan review sistem tubuh,
pemeriksaan fisik, dan data dasar laboraturium.
Daftar masalah terdapat di dalam formulir yang diletakkan dibagian depan
catatan medis. Masalah adalah segala sesuatu yang memerlukan penyelesaian
yang baikk secara manajemen atau pun diagnostic, misalnya masalah medis,
social, ekonomi, dan demografi. Daftar ini harus menyatakan masalah pada
tingkat pemahaman dokter mengenai suatu persoalan. Jadi daftar masalah bisa
berisikan pernyataan mengenai gejala, penemuan abnormal, penemuan fisiologis,
atau diagnose spesifik. Keadaan yang di curigai atau yang akan dianyatakan tidak
aka nada (‘ruled out’) tidak dicatat sebagai masalah tapi dicatat didalam rencana
awal. Tambahan atau perubahan dibuat pada daftar ini waktu munculnya masalah
baru atau selesainya masalah yang lalu. Masalah – masalah tidak dihapuskan dari
daftar, mereka hanya ditandai ‘selesai’, dan tanggal perubahan dicatat. Setiap
masalah diberi judul dan nomor, dan fungsi sebagai ‘daftar isi ‘ catatan medis.
Rencana awal mengurai apa yang harus dilakukan untuk mempelajari
keadaan pasien lebih lanjut, tindakan yang akan diambil, dan mendidik pasien
mengenai keadaan tersebut. Rencana – rencana spesifik untuk setiap masalah
digaris bawahi dan terbagi atas tiga kelompok :
 23

a. Informasi lebih lanjut mengenai diagnosis (pernyataan ‘rule out’ bisa

dibuat disini) dan manajemen
b. Terapi (obat, prosedur, tujuan, dan rencana lanjutan)
c. Pendidikan pasien
Catatan kemajuan merupakan follow – up untuk semua masalah. Setiap
catatan di awali oleh nomor dan judul masalah dan bisa terdiri dari satu lebih
element berikut: subjective (gejala), objective (bisa diukur dan dilihat), assessment
(interpretasi atau kesan dari keadaan saat ini), dan plan (rencana kerja).
Keunggulan format PO catatan medis, yaitu :
a. Dokter perlu memikirkan masalah pasien secara menyeluruh
b. Catatan medis dengan jelas menunjukan tujuan dan cara dokter mengobati
pasien
c. Pendidikan medis dipermudah oleh dokumentasi proses pemikiran logis
dokter yang mengobati
d. Proses jaminan mutu (quality assurance) lebih mudah karena data tersusun
rapi.
Kelemahan utama PO catatan medis adalah karena formatnya memerlukan
latihan tambahan dan komitmen staf medis dan professional. Sedikit sekali
fasilitas pelayanan akut yang menggunakan PO catatan medis secara penuh.
Banyak professional kesehatan terkait hanya menggunakan catatan kemajuan
dalam bentuk SOAP.
c. Integrated medical record
Pada format terpadu, semua formulir diorganisasikan dalam susunan
kronologis yang ketat. Pada pos perawat, catatan terkini berada diawal catatan
medis, pada waktu pemulangan formulir ini akan diatur kembali sehingga
keseluruhan catatan medis terbaca dari admission sampai pemulangan. Elemen
kunci disini adalah bahwa formulir dari berbagai sumber saling menyilang. Jadi
sebuah catatan pasien yang telah dipulangkan bisa berisi riwayat dan pemeriksaan
fisik disusul oleh catatan kemajuan, kemudian oeh catatan perawat, laporan x-ray,
catatan kemajuan tambahan, laporan konsultasi, dan seterusnya. Formulir untuk
 24

setiap episode perawatan disusun pada bagian yang terpisah di dalam catatan
medis.

2.9 Isi Rekam Medis Gigi dan Mulut

2.9.1 Identitas Pasien
Menurut Standart Nasional Rekam Medik Kedokteran Gigi (2004:9), Data
identitas pasien cukup diisi sekali saja pada saat pasien pertama kali datang, atau
jika saat data keluhannya perlu ditangani segera cukup diisikan nama dan alamat
saja data lainnya dilengkapi sesegera mungkin pada kunjungan kedua. Data selalu
disesuaikan jika ada perubahan seperti pindah alamat dan sebagainya. Data
identitas pasien dalam rekam data gigi minimal berisi :
a. Nomer file (administrasi dokter gigi yang bersangkutan)
b. Tanggal pembukaan status
c. Nama
d. Jenis kelamin
e. Tempat dan tanggal lahir/ umur
f. Alamat rumah, nomor telp rumah, dan handphone
g. Pekerjaan
h. Alamat kantor, nomor telp kantor, dan faximile

2.9.2 Keadaan Umum Pasien

Menurut Standart Nasional Rekam Medik Kedokteran Gigi (2004:10),
Data keadaan umum pasien di perlukan sebagai catatan yang penting di perhatikan
dalam melakukan tindakan yang berhubungan dengan kondisi medic pasien secara
umu. Data ini sebaiknya diletakkan segera setelah identitas pasien agar segera
terlihat oleh dokter sebelum merawat atau menuliskan resep. Data keadaan umum
pasien dalam Rekam Data Gigi berisi :
a. Golongan darah
b. Tekanan darah normal (adakah kelainan tekanan darah)
c. Adakah kelainanhemopilia
d. Adakah penyakit jantung
e. Adakah penyakt diabetes
 25

f. Adakah alergi terhadap obat tertentu

g. Adakah alergi terhadap makanan tertentu
h. Adakah penyakit-penyakit tertentu, seperti : Hepatitis, HIV

2.9.3 Odontogram
Menurut Standart Nasional Rekam Medik Kedokteran Gigi (2004:10),
Pemeriksaan terhadap seluruh keadaan gigi dan mulut pasien dilakukan dan
dicatatkan pada kunjungan pertama atau kesempatan pertama sehingga
memberikan gambaran keadaan secara keseluruhan. Data ini disamping penting
untuk membuat rencana perawatan kedokteran gigi secara menyeluruh, juga
sangat berharga sebagai data untuk keperluan identifikasi jika diperlukan sewaktu-
waktu.
Odontogram selalu ditempatkan pada bagian awal dari lembar rekaman
medik gigi, setelah data identitas pasien dan data keadaan umum pasien.
Selanjutnya pengisian pertama, maka pembuatan odontogram diulangi atau
dilengkapi :
a. Setiap satu tahun,atau
b. Setiap kedatangan untuk kontrol, atau
c. Jika pasien akan pindah kota/ dokter gigi, atau
d. Jika sebelum satu tahun sudah sangat banyak restorasi permanen yang
dilakukan.
Pada odontogram berisi data :
a. Tanggal pemeriksaan untuk odontogram
b. Gambar denah gigi (odontogram)
c. Hubungan oklusi
d. Ada atau tidaknya Torus Palatinus,Torus mandibularis
e. Type langit-langit mulut (palatum) : Dalam/Sedang/Rendah
f. Ada atau tidaknya gigi berlebih (supernumerary)
g. Ada atau tidaknya Diastema Sentral
h. Adakah anomaly atau ciri ciri lainnya
 26

2.9.4 Data Perawatan Kedokteran Gigi

Menurut Standart Nasional Rekam Medik Kedokteran Gigi (2004:12),
Data perawatan kedokteran gigi yang dilakukan dicatat pada setiap kunjungan
secara teliti. Data perawatan kedokteran gigi berisi :
a. Tanggal kunjungan
b. Gigi yang dirawat
c. Keluhan dan diagnose
d. Tindakan yang dilakukan
e. Paraf dokter gigi (hal ini penting terutama jika yang mengerjakan tidak
hanya satu dokter gigi)
f. Rontgen foto, intra oral digital foto jika ada.

2.10 Desain Formulir

Sebuah formulir harus didesain untuk memenuhi tujuan penggunanya.
Pemikiran primer adalah tentang apakah formulir ini akan digunakan untuk
mengumpulkan data atau untuk informasi laporan. Menurut Bambang shofari,
Data adalah fakta atau gambaran yang masih mentah. Informasi adalah data yang
telah diproses dengan cara yang memberikan arti dan berguna. Aturan desain
dasar mencakup :
a. Pelajari tujuan dan pemakaian formulir dan buatlah rancangan dengan
memikiran pengguna
b. Rancanglah formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi
yang diperlukan
c. Gunakan terminology standart untuk semua elemen data, atau gunakan
definisi – definisi, beri tabel semua informasi
d. Kalau perlu masukan pedoman untuk menjamin agar pengumpulan dan
interpretasi data konsisten
e. Aturan urutan item – item data secara logis, sehubungan dengan dokumen
sumbernya atau dengan urutan perolehannya, sajikan informasi dengan
cara yang dapat menangkap perhatian pembaca
 27

2.11 Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Formulir

Melandasi sebuah perangcangan formulir memerlukan prinsip dasar
perancangan formulir yang perlu di ketahui. Menurut Dr. Bambang Shofari, ada 9
prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir :
a. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir
b. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data
c. Buatlah rancangan sederhana dan seringkas mungkin
d. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir
e. Cantumkan nama dan alamat organisasi pada formulir yang akan
digunakan untuk komunikasi pihak luar
f. Cantumkan nama formulir untuk memudakan identifikasi
g. Beri nomor untuk identifikasi formulir
h. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga penulis hana
membubuhkan tanda √ atau X, atau menjawab ya atau tidak, untuk
menghemat waktu pengisian
i. Bila ada pembagian zona bagilah menurut blok – blok daerah yang logis
yang berisi data yang terkait

2.12 Kapan Formulir Diperlukan

Formulir digunakan saat diperlukannya dalam mencatatan sesuatu ke
dalam lembaran formulir. Menurut Bambang Shofari, formulir diperlukan saat:
d. Jika suatu kejadian harus dicatat
e. Jika informasi tertentu harus dicatat
f. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam
tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai
kelengkapan informasinya
g. Jika diibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi

2.13 Faktor Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang Formulir

Merancang formulir ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam mencapai hasil rancangan formulir yang baik. Menurut Bambang Shofari,
 28

ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir,

yaitu:
a. Siapa yang memerlukan atau akan mendapatkan informasi yang dicatat
dalam formulir? (untuk menentukan berpa lembar formulir tersebut harus
dibuat).
b. Adakah formulir yang sekarang digunakan berisi informasi yang sama?
(memungkinkan penyatuan beberapa formulir).
c. Apakah elemen – elemen yang harus dicantumkan didalam formulir telah
disusun menurut urutan yang logis? (mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu
pengisian).
d. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau
pemrosesan dengan mesin atau kedua – duanya? (menentukan lebar spasi
dan penggunaan garis atau spasi saja).

2.14 Pertimbangan Khusus Kontruksi Formulir Kertas

Menurut Huffman (1999:45), Sebagai tambahan pada komponen yang
unik untuk desain formulir kertas, terdapat pula pertimbangan kontruksi. Hal – hal
ini mencakup pembuatan master, bentuk fisik formulir, tinta, kertas, karbonisasi,
dan cara duplikasi. Hampir semua ciri – ciri konstruksi formulir lebih berbentuk
teknis, dan mungkin diinginkan atau diperlukan untuk berkonsultasi dengan
percetakan professional sebelum keputusan final mengenai konstruksi formulir
diambil. Namun, praktisi informasi kesehatan perlu memahami pertimbangan
dasar supaya bisa dijelaskan kebutuhan fasilitas kepada percetakan.

2.14.1 Menciptakan Master

Begitu isi formulir telah diputuskan, sebuah master harus dibuat sebagai
tempat asal bagi sebuah kopinya.
Formulir bisa dibuat dengan mesin ketik atas dengan word prosessor,
dengan garis yang ditarik dengan tangan. Hal ini hendaknya dibuat hanya untuk
formulir yang hanya digunakan didalam fasilitas, dan umumnya hanya bersifat
sementara.
 29

2.14.2 Bangunan Fisik Formulir

Bangunan fisik formulir maksudnya adalah ukuran dan sifat khususnya.
Pada umumnya penggunaan formulir berukuran standart adalah cara yang baik,
terutama kalau akan diarsipkan atau difotokopi. Keputusan mengenai faktor –
faktor seperti ukuran formulir, lokasi data pada formulir, dan lokasi lubang atau
alat pengikat formulir dipengaruhi oleh jenis peralatan yang digunakan untuk
memproses formulir dan system pengarsipan yang digunakan. Pencetakan pada
sisi timbal balik merupakan pertimbangan lain yang berhubungan dengan fotokopi
dan pertimbangan berat kertas.
Bagunan fisik formulir sangat penting kalau diperlukan untuk kopi
duplikat dari suatu pengisian formulir. Jumlah kopi yang harus dimiliki formulir
tergantung pada siapa yang memerlukan kopian, dan kapan kopi dibutuhkan.

2.14.3 Tinta
Walaupun banyak formulir yang dicetak dengan tinta hitam standart,
pertimbangan harus diberikan pada penggunaan jenis tinta tertentu dan warna
khusus. Tinta yang dipilih harus memberikan kontras yang semestinya pada kertas
dan hendaknya memberikan cetakan yang jelas, seragam, dan rata. Proses
pencetakan tertentu memerlukan jenis tinta tertentu. Penggunaan lebih dari satu
warna tinta menambah biaya formulir dan mempersulit proses fotokopi,
microfilm, dan scanning ke sistem pencitraan optis.

2.14.4 Kertas
Terdapat lima sifat fisik kertas yang perlu dipertimbangkan dalam
mendesain formulir. Mereka antara lain adalah weight, grade, grain, finish, dan
color. Sifat – sifat ini berhubungan dengan permanency, durability, mutu
penulisan kertas, keterbacaan, dan pembuatan microfilm. Permanency maksudnya
adalah berapa lama kertas dapat disimpan. Durability berhubungan dengan
kesanggupan seseorang mengelola kertas berkali – kali. Mutu penulisan kertas
mempengaruhi kemampuan seseorang untuk menulis dengan cepat dan rata, dan
kemampuan kertas untuk menerima tinta dari alat pencetakan. Kesanggupan untuk
penghapusan atau penutupan dengan cairan penghapus juga menentukan mutu
 30

kertas. Keterbacaan dipengaruhi oleh terutama oleh interaksi kertas dengan

cahaya, misalnya jumlah glare atau kilatan dari kertas. Jenis kertas juga
mempengaruhi pembuatan microfilm, karena beberapa warna, lapisan, jenis, dan
ukuran cetakan tidak dapat muncul dengan jelas.
Nama – nama sering diberikan pada berat kertas. Kertas ‘bond’ adalah
istilah untuk hampir semua percetakan formulir dan kertas reproduksi dengan
berat antara 11 – 24 pound. Mereka relatif kuat dan bersih, dan memiliki mutu
yang baik untuk penghapusan, pencetakan, dan permanensi. Kertas ‘manifold’
merupakan kertas ringan dengan berat 7 – 11 pound, biasanya disebut sebagai
‘tissue’. Biasanya digunakan untuk kopi. Kertas dengan berat yang sama tapi
dengan lapisan transparan yang bergelombang biasanya disebut dengan kertas
‘onion skin’, kertas ‘ledger’ lebih berat daripada kertas ‘bond’ (24 – 36 pounds)
dan memiliki mutu penghapusan yang sangat baik, biasanya digunakan untuk
akutansi dan pembukuan. Jenis – jenis umum kertas lainnya adalah Bristol,
postcard, board, tag, duplicator, safety dan newsprint.
Grade kertas maksudnya adalah mutu kertas dan terutama didasarkan pada
jenis material yang digunakan dalam proses pembuatannya. Kertas dibuat dari
rags, bubur mekanis kayu, bubur sulfit kayu, bubur soda kayu, dan bubur sulfat
kayu, dengan berbagai komposisi tergantung pada jenis kayu yang diinginkan.
Grade yang dipilih untuk formulir tergantung pada hal – hal seperti lama
ketahanan formulir, banyaknya penanganan, dan penampilan. Umumnya, semakin
rag semakin lama usia kertas :
100% rag harapan usia 100 tahun
75% rag harapan usia 75 tahun
50% rag harapan usia 50 tahun
25% rag harapan usia 25 tahun
100% sulfit – Grade I harapan usia 20 tahun
100% sulfit – Grade II - V harapan usia 15 tahun
Newsprint harapan usia 5 tahun
Watermark (tanda air) pada kertas adalah penandaan tembus pandang yang
terlihat kalau kertas dilihat dengan cahaya di belakangnya. Watermark diberikan
 31

pada kertas pada waktu dibuat dan berfungsi untuk identifikasi grade dan pabrik
atau identifikasi organisasi yang akan menggunakan kertas tersebut. Watermark
biasanya hanya dibuat pada kertas dengan grade tinggi.
Grade of paper adalah arah serat – serat yang membuat kertas. Grade
menentukan kekakuan kertas. Ini perlu dipertimbangkan kalau sebuah formulir
harus dimasukan melalui mesin kantor. Seperti mesin ketik, printer, atau mesin
fotocopy.
Finish of paper adalah lapisan kimia yang diberikan pada kertas. Keadaan
permukaan kertas bisa kasar (low finish), licin (high finish), atau mengkilat /
glossy (very high finish). Satu diantara jenis utama finish adalah zat kimia
electrostatic yang digunakan pada mesin fotocopy dan peralatan electric atau
electronik lain untuk mencegah kertas saling melengket dan memudahkannya
masuk ke mesin tersebut.
Kertas berwarna untuk formulir sering merupakan medium yang efektif
untuk memperoleh daya tarik, identifikasi unik, dan cara sederhana untuk
memudahkan penanganan formulir. Akan tetapi kertas berwarna biasanya lebih
mahal daripada kertas putih. Kontras juga harus dipertimbangan karena beberapa
warna akan lebih sulit dibaca dari pada warna lain. Beberapa warna tidak bisa
pada fotocopy, microfilm, atau dipindai ke dalam system pencitraan dengan
efektif. Pemecahannya bisa dengan menggunakan pinggir berwarna atau
berbingkai.

2.15 Pertimbangan Khusus Desain Formulir Kertas

Walaupun aturan desain berlaku baik untuk formulir kertas maupun untuk
layar entry dan laporan data komputer, terdapat perbedaan yang perlu
dipertimbangkan dalam kontruksi formulir kedua media tersebut. Menurut
Huffman (1999:41), Lima komponen utama ada pada formulir kertas, heading,
introduction, instruction, body, dan close.
 32

2.15.1 Heading
Heading mencakup judul dan informasi mengenai formulir. Judul sebuah
formulir bisa terdapat pada satu dari beberapa tempat. Posisi standart adalah : kiri
– atas, tengah – kanan – atas, kiri – bawah, kanan – bawah. Pada file kartu
vertikel, misalnya, judul harus berada di dasar formulir supaya bagian atas
tersedia untuk data. Pada file yang terlihat, judul harus berada diatas informasi
kontrol yang berhubungan bisa terlihat di bagian dasar. Sebuah sub judul harus
digunakan kalau judul utama memerlukan penjelasan atau kualifikasi lebih lanjut.
Kalau formulir yang akan diisi oleh atau di kirimkan ke orang diluar organisasi,
nama dan alamat fasilitas asuhan kesehatan harus di masukkan dalam judul.
Batas kanan – bawah merupakan tempat terbaik untuk identifikasi formulir
dan tanggal penerbitan. Pada lokasi ini, perobekan atau tertutupnya informasi
dapat dihindarkan kalau formulir di staple pada sudut kiri – atas. Identifikasi
formulir juga terlihat kalau formulir dijilid pada bagian atas atau pada sisi kiri.
Penyimpanan formulir juga akan dipermudah kalau identifikasi formulir berada
pada bagian bawah.
Kalau formulir terdiri dari beberapa halaman terpisah atau tercetak
dihalaman balik, identifikasi harus berada pada kedua sisi dan setiap halaman. Ini
juga akan membantu dalam penyusun halaman – halaman yang sama (collating)
dari formulir – formulir yang memiliki halaman ganda.
Tanggal pernerbitan harus muncul pada setiap formulir. Tanggal
penerbitan biasanya terdapat setelah nomor formulir.
Kalau terdapat halaman ganda pada formulir, nomor halaman harus dibuat.
Nomor halaman bisa berupa urutan angka atau alphabet, dan bisa terletak ada
sudut kanan – atas dan kanan – bawah. Ini akan membantu pencetak dalam
menyusun material untuk dicetak dan disusun.
Pada saat mendesain formulir yang memerlukan lembar tambahan dan
nomor halaman tersebut tidak diketahui oleh pengguna pada awal
menggunakannya, maka setiap halaman harus diberi tempat untuk pengisian
nomor halaman, misalnya “ halaman __dari __ halaman”. Nomor halaman dan
jumlah total halaman diisikan oleh orang yang mengisi formulir tersebut.
 33

2.15.2 Introduction
Bagian pendahuluan ini menjelaskan tujuan formulir. Kadang – kadang
tujuan ditunjukan oleh judul. Kalau penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan
yang jelas bisa dimasukkan di dalam formulir untuk menjelaskan tujuannya.

2.15.3 Instructions
Instruksi umum harus singkat dan berada pada bagian atas formulir.
Pengguna harus bisa dengan segera menentukan berapa kopi diperlukan, siapa
yang harus mengajukan formulir, dan kepada siapa kopinya harus dikirimkan.
Instruksi bisa diletakkan pada bagian depan formulir kalau terdapat tempat yang
cukup. Kalau perlu instruksi yang lebih detail, sisi balik formulir bisa digunakan,
namun harus ada rujukan mengenai hal ini pada bagian instruksi umum. Instruksi
bisa saja tersedia pada direktif (petunjuk) administratif yang dikeluarkan oleh
fasilitas. Instruksi tidak boleh diletakkan di antara ruang – ruang entry karena hal
ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisian.

2.15.4 Body
Body merupakan bagian formulir yang disediakan untuk kerja formulir
yang sesungguhnya. Pertimbangan hati – hati harus diberikan mengenai susunan
data yang diminta atau informasi yang tersedia yang mencakup pengelompokan,
pengurutan, dan penyusutan tepi yang sepantasnya. Pertimbangan juga harus
diberikan untuk margins, spacings, rules, type styles, dan cara pencatatan.
a. Margins
Batas pinggir ini tidak saja menambah tampilan dan kegunaan formulir,
tapi juga pada kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik. Fasilitas
reproduksi memerlukan margins sebagai daerah kerja untuk lobang pemegang
yang membantu penahanan kertas selama proses pencetakan dan untuk merapikan
kertas ketika beberapa kopi formulir dicetak pada lembaran besar sekaligus.
Margin minimum harus disediakan 2/16” pada bagian atas, 3/6” dibagian bawah,
3/10” pada sisi – sisi. Kalau yang digunakan adalah stok kartu, paling kurang 1/8”
harus disediakan sebagai margin untuk semua sisi. Dapatkan spesifikasi pencetak
mengenai margin ini kalau ‘image’ formulir mencapai pinggir kertas atau kartu.
 34

Proses ini disebut sebagai ‘bleeding’, gaya untuk ini bisa menyebabkan
meningkatnya biaya penanganan.
b. Spacing
Spacing adalah ukuran area entry data. Ada waktu mendesain formulir
dengan data yang akan diisi dengan mesin ketik, ikuti petunjuk ini :
a. Horizontal spacing : sediakan 1/12” untuk huruf ‘elite’ atau 1/10” untuk
huruf ‘pica’ spacing 1/10” bisa menerima huruf pica dan elite memberikan
ruang entry maksimum. Sediakan spasi ekstra, kalau perlu, untuk
mencegah ‘crowding’.
b. Vertical spacing : terdapat enam garis vertical setiap inci pada mesin ketik
standart, elite atau pica. Berikan 1/6”, atau kelipatannya, untuk setiap
baris pengetikan. Kalau digunakan mesin ketik eksekutif, berikan 5,28
baris vertika per inci.
Untuk spacing yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan horizontal
spacing 1/10” sampai 1/12” per karakter. Vertical spacing memerlukan 1/4 “
sampai 1/3 “. Kalau desain kotak yang digunakan, 1/3 “ diperlukan.
Kalau sebuah formulir dapat diisi dengan tangan atau mesin ketik, atau
kombinasinya, tentukan horizontal space berdasarkan persyaratan pengisian
dengan tangan, dan vertical space dengan persyaratan mesin ketik. Spasi vertical
1/3 “ akan menerima entri tulisan tangan ataupun mesin ketik.
c. Rules
Sebuah rule adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini bisa
solid (langsung), dotted (terputus – putus), atau pararel berdekatan yang melayani
berbagai tujuan. Rules membagi formulir atas bagian – bagian logis, mengarahkan
penulis untuk memasukkan data pada tempat yang semestinya, menginstruksikan
penulis mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukkan,
membimbing pembaca melalui komunikasi, dan menambah daya tarik fisik
formulir (kalau diatur dengan benar).
d. Type Style
Jenis huruf ini penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu
formulir, paling baik adalah menggunakan sesedikit mungkin jenis dan ukuran
 35

huruf. Item – item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak
dengan huruf yang sama di semua bagian formulir. Biasanya, jenis italic dan bold
digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata – kata yang memerlukan
penekanan khusus.
e. Cara Pencatatan
Hamper semua formulir dihasilkan dengan tangan, mesin ketik, atau
cetakan komputer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR(optical character
recognition = pengenalan huruf secara optis) dan barcode yang bekerja sebagai
input langsung ke dalam komputer. Sebagai tambahan pada prinsip umum desain
formulir yang baik, pertimbangan khusus untuk adanya peralatan OCR atau
barcode merupakan hal yang penting.

2.15.5 Close
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah close atau penutup. Ini
merupakan ruangan untuk tanda tangan pengotentifikasi atau persetujuan.

2.16 Analisis Desain (Perancangan) Formulir

Perancangan formulir merupakan refleksi dari perancangan system, oleh
sebab itu dalam merancang harus mengenal tujuan system tersebut, fungsi –
fungsi yang terkait serta syarat – syarat terselenggaranya system tersebut sehingga
dapat dijelaskan mengapa formulir itu dibuat.
Perancangan formulir dapat efektif bila disertai kebijakan pengontrolan
formulir yang memadai, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam hal :
a. Jumlah tenaga yang mengisi formulir
b. Frekuensi kesalahan dalam melengkapi isi formulir
c. Semua keterangan/ data dapat tersajikan dan apakah ada data/ informasi
yang tidak penting/ diperlukan yang perlu dihilangkan.
d. Pencetakan dan kertas yang digunakan
Informasi yang dibutuhkan untuk merancang formulir:
a. Ukuran formulir
b. Pokok keterangan/ susunan
c. Spasi
 36

d. Penggunaan huruf
e. Garis dan margin
Pada dasarnya pokok keterangan/ susunan terdiri dari 5 bagian yaitu :
a. Judul atau nama formulir dan nomor formulir
b. Instruksi atau informasi singkat
c. Pendahuluan
d. Badan formulir
e. Penutup atau kesimpulan
Formulir yang sedikit berlainan tetapi mempunyai maksud sama dapat
dirancang kembali dengan membuat daftar cek seperti pada lampiran yaitu dengan
diberi tanda √ pada data atau informasi yang sama, kemudian dianalisis apakah
dapat dipadukan menjadi satu.
Menurut Sulistyo dan Basuki (2003), analisis dan desain formulir
merupakan dua kegiatan utama pada program management formulir. Analisis
formulir merupakan identifikasi dari kebutuhan pemakainya yang di penuhi dalam
bentuk formulir sedangkan desain adalah format yang digunakan untuk membuat
formulir menggunakan informasi yang di kumpulkan dari analisis formulir. Di
dalam proses analisis kebutuhan di perlukan menjawab dari aspek isi,
penggunaan, dan bentuk fisik formulir.
a. Aspek Isi Formulir
Kebutuhan informasi apakah yang ingin dikumpulkan dari formulir oleh
pemakai. Pemakai harus mampu memberikan memberikan alasan setiap
butir yang di perlukannya yang tertera dalam formulir. Ada baiknya bila
pemakai menunjukkan informasi yang paling penting yang diinginkan dari
formulir. Tetapi harus tetap berdasarkan Standar Operasional Prosedur
yang telah di tetapkan Rumah Sakit. Dan juga tetap berdasarkan tujuan
formulir dan kegunaan formulir itu sendiri.
b. Aspek Penggunaan Formulir
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses analisis kebutuhan formulir
berdasarkan penggunaan formulir yaitu, Seseorang yang mengisi formulir,
latar belakang pendidikan dari orang yang mengisi formulir, banyak kopi
 37

formulir yang digunakan, tempat dimana formulir tersebut diisi, orang

yang memerlukan kopi formulir tersebut, keterkaitan formulir dengan
formulir lain.
c. Aspek Ciri Fisik Formulir
Analisis kebutuhan berdasarkan aspek ciri fisik formulir meliputi bahan
yang digunakan dalam penggunaan formulir, bentuk yang di desain sesuai
kebutuhan, warna yang digunakan, ukuran yang digunakan, posisi
peletakan saat disimpan, dan lamanya formulir tersebut disimpan. Agar
efisien saat pembiayaan pembuatan formulir.
 38

2.17 Kerangka Konsep

INPUT PROSES OUTPUT

1. Mengumpulkan hasil 1. Map rekam

1. Identifikasi
identifikasi dan medis.
kekurangan map,
menganalisis kebutuhan 2. Formulir
formulir
pengguna kedalam pemeriksaan
pemeriksaan
desain map, formulir pasien.
pasien, dan
pemeriksaan pasien, 3. Formulir resume
formulir resume
formulir resume keperawatan, dan
keperawatan.
keperawatan, formulir 4. Formulir hasil
2. Mengidentifikasi
hasil penunjang medik. penunjang medik
kebutuhan
2. Melakukan (Formulir
formulir hasil
pengoreksian hasil Penempelan
penunjang medik.
desain map, formulir Radiologi) yang
3. Aspek Isi
pemeriksaan pasien, baru sesuai
Formulir.
formulir resume kebutuhan
4. Aspek Pengguna
keperawatan, dan pengguna.
Formulir.
formulir hasil 5.
5. Aspek Ciri Fisik
Formulir. penunjang medik
kepada pengguna map
dan formulir rekam
medis.
3. Melakukan revisi desain
map dan formulir jika

Gambar 2.4 Kerangka Konsep

Didalam penelitian ini penulis menggunakan kerangka konsep seperti

gambar diatas. Kerangka konsep pada penelitian ini input berisikan Identifikasi
kekurangan map, formulir pemeriksaan pasien, dan formulir resume keperawatan.
Identifikasi kebutuhan formulir hasil penunjang medik. Aspek Isi Formulir, aspek
Pengguna Formulir, dan aspek Ciri Fisik Formulir. Kemudian di proses dengan
melakukan pengumpulkan hasil identifikasi dan menganalisis kebutuhan
pengguna kedalam desain map, formulir pemeriksaan pasien, formulir resume
 39

keperawatan, formulir hasil penunjang medik. Setelah itu melakukan

pengoreksian hasil desain map, formulir pemeriksaan pasien, formulir resume
keperawatan, dan formulir hasil penunjang medik kepada pengguna map dan
formulir rekam medis dan melakukan revisi desain map dan formulir jika ada
kekurangan. Dan output yang dihasilkan peneliti adalah Map rekam medis,
formulir pemeriksaan pasien, formulir resume keperawatan, dan formulir hasil
penunjang medik (Formulir Penempelan Radiologi) yang baru sesuai kebutuhan
pengguna.