RANCANGAN AKTUALISASI 

“OPTIMALISASI SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS

DI RSPP MALAKA TAHUN 2022 ”

DISUSUN OLEH:

NAMA : Dersiany Natalia Ablelo, A.Md.RMIK

NIP : 1991122020201220003
ANGKATAN : 55
NOMOR ABSEN : 7

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH

PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR

2022
 LEMBARAN PERSETUJUAN

Kami yang bertanda tangan di bawah ini,

1. Nama :Emanuel Sirade, S.Fil
NIP :19811219 201001 1010
Pangkat/Golongan : Penata III/c
Jabatan : Widyaiswara AhliMuda

2. Nama : ………………….
NIP :…………………
Pangkat/Golongan : ……………………
Jabatan : …………………….

Sebagai Coach/Pembimbing dan Mentor dari Peserta Pelatihan Dasar CPNS

Nama : …………………………
NIP : ……………….
Pangkat/golongan :…………………..
Jabatan : …………………….
Telah menyetujui Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar CPNS sebagai berikut:
No Judul Rencana Aktualisasi Kegiatan
1. ………………………………… 1. ……………………….
………………………………… 2. ………………………..
…………… 3. ……………………..
4. Dst….

Kupang,…………….. 2022

Mentor Pembimbing

…………………………. Emanuel Sirade, S.Fil

NIP. ………….. NIP.19811219 201001 1010
 LEMBAR PENGESAHAN

Rancangan Aktualisasi ini diajukan oleh :

Nama : …………………………
NIP : …………………………
Jabatan : ………………………..
Unit Kerja : ………………………..

Telah berhasil diseminarkan dan diterima sebagai bahan persyaratan Pelatihan Dasar Calon
Pegawai Negeri Sipil Golongan II untuk selanjutnya diaktualisasikan.

Kupang, …………….2022

1. Penguji

Nama : ……………………………… ……………………………………..

NIP :

2. Mentor

Nama : ……………………………… ……………………………………..

NIP :

3. Coach/Pembimbing

Nama :Emanuel Sirade, S. Fil ……………………………………..

NIP : 198112192010011010

Mengetahui

Kepala Badan PengembanganSumberDayaManusia Daerah

Provinsi Nusa Tenggara Timur,

Dr.Keron A. Petrus, SE, MA

Pembina Utama Muda
NIP. 19620716 198601 1 002
 RANCANGAN AKTUALISASI

A. UNIT KERJA
1. Nama :Dersiany Natalia Ablelo,A.Md.RMIK
2. Jabatan : Pelaksana Prekam Medis
3. Unit Kerja : RSPP Betun-Malaka
4. Uraian Tugas Pelaksana Perekam Medis
a. Mengidentifikasi kebutuhan formulir dalam penyusunan SIM rekam medis
manual.
b. Mengidentifikasi kebutuhan isi dan data dalam formulir dalam penyusunan SIM
rekam medis manual.
c. Mengisi buku register pasien rawat jalan.
d. Mengisi buku register pasien rawat inap.
e. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga keraahasiaan agar aman,
rahasia, dan tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.
f. Mengumpulkan data untuk penyusunan laporan cakupan pelayanan pada sasaran
pelayanan kesehatan.
g. Mengumpulkan data penyakit dan tindakan medis untuk penyusunan laporan
morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap.
h. Mengumpulkan data penyakit menular untuk menyusun laporan morbiditas dan
mortalitas pasien rawat jalan.
i. Mengidentifikasikan dan mengobservasi setiap lembaran rekam medis untuk
keabsahan data rekam medis.

B. IDENTIFIKASI ISU, GAGASAN PEMECAHAN ISU DAN KEGIATAN

AKTUALISASI

1. Isu-Isu di Tempat Tugas :

a. Keterlambatan dalam pengumpulan data penyakit dan penyusunan laporan
Mordibitas dan Mortalitas pasien.
b. Kurangnya ketersediaan data penyakit menular dalam penyusunan laporan
mordibitas dan mortalitas rawat jalan.
 c. Belum optimalnya system penyimpanan berkas rekam medis di RSPP Betun-
Malaka.

2. Analisis Penetapan Isu :

Kriteria
No Masalah Jumlah Rangking
A P K L
1. Keterlambatan dalam
pengumpulan data penyakit
dan penyusunan laporan
Mordibitas dan Mortalitas
pasien.

2. Kurangnya ketersediaan data

penyakit menular dalam
penyusunan laporan
mordibitas dan mortalitas
rawat jalan
3. Belum optimalnya sistem
penyimpanan berkas rekam
medis di RSPP Betun-
Malaka.

Keterangan:

A :Aktual 5 :Sangat APKL

P :Problematik 4 : APKL
K :Kekhalayakan 3 :Cukup APKL
L :Layak 2 : Kurang APKL
1 :Tidak APKL

3. Isu Prioritas yang Diangkat

d. Berdasarkan hasil analisis penetapan Isu di atas, maka Isu Prioritas yang diangkat
adalah : “Belum optimalnya sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSPP
Betun-Malaka.”
4. Penyebab Terjadinya Isu
Faktor-faktor penyebab isu prioritas yang diangkat yakni :
a. Kurangnya pengetahuan petugas terkait system penyimpanan berkas Rekam
Medis.
b. Kurangnya ketersediaan ruangan untuk menyimpan dokumen rekam medis
c. Belum adanya tinjauan kebutuhan rak penyimpanan di ruang filing.
d. Kurangnya ketelitian petugas dalam menyimpan berkas rekam medis sehingga
sering terjadi salah letak.

5. Gagasan Pemecahan Isu

Guna menyelesaikan isu prioritas yang diangkat, maka diajukan gagasan pemecahan
isu terkait Belum optimalnya sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSPP
Betun-Malaka, maka Perlu dilakukan beberapa gagasan pemecahan isu:

a. Melakukan sosialisasi tentang system penyimpanan dokumen rekam medis.

b. Melakukan koordinasi dengan Kepala Seksi RM untuk mengidentifikasi
kebutuhan ruang RM sehingga bias dilakukan penambahan rak penyimpanan
dokumen RM.
c. Membuat poster yang dapat memotivasi petugas agar lebih teliti dalam
menyimpan dokumen RM.
d. Membuat SOP tentang penyimpanan berkas RM.
6. Rancangan Kegiatan Aktualisasi :
Sebagai tindak lanjut dari gagasan pemecahan isu diatas, maka dirancang kegiatan-kegiatan inovatif sebagai berikut :

Tabel Rancangan Kegiatan Aktualisasi

Output/ Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi TerhadapVisi-

No Kegiatan Tahapan Kegiatan
Hasil Pelatihan Misi Daerah

2 3 4 5 6
1

1Melakukan 1. Menyiapkan ATK dan 1. Tersedianya ATK dan  Akuntabel : Kegiatan ini memberikan
sosialisasi materi sosialisasi materi sosialisasi. Tanggung jawab kontribusi terhadap visi
tentang sistem 2. Menyiapkan tempat 2. Tersediannya tempat berpartisipasi aktif dalam dan misi daerah
penyimpanan 3. Member salam dan sapa sosialisasi di ruang RM melakukan pekerjaan. (Kabupaten Malaka)
dokumen rekam kepada peserta. RSPP Malaka. yakni :
 Berorientasi Pelayanan :
medis. 4. Melakukan pre test 3. Peserta merespon dengan
Responsivitas,berkualitas.  Visi……..
5. Melakukan baik.
 Kolaboratif :  Misi…..
sosialisasi/membawakan 4. Terlaksananya pre test.
Kerja sama, sinergi dan
materi. 5. Terlaksananya
komunikatif.
6. Melakukan demonstrasi sosialisasi.
 Kompeten :
tentang cara menyimpan 6. Terlaksananya
Berorientasi mutu, kinerja
dokumen RM yang baik. demonstrasi dan peserta
terbaik,sukses.
7. Dokumentasi. dapat mempraktekannya
 Output/ Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi TerhadapVisi-
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
Hasil Pelatihan Misi Daerah

2 3 4 5 6
1

8. Membuat laporan kembali.  Harmonis :

pelaksanaan kegiatan 7. Terdokumentasinya
Peduli.
sosialisasi. kegiatan.
8. Adanya laporan kegiatan
sosialisasi.

2. Melakukan 1. Bertemu dan 1. Terlaksananya pertemuan  Berorientasi pelayanan : Kegiatan ini memberikan
konsultasi dengan menjelaskan rencana dan tersampaikan Komitmen member kontribusi terhadap visi
Kepala Seksi RM identifikasi kebutuhan rencana identifikasi pelayanan prima. dan misi daerah
untuk ruang RM. kebutuhan ruang RM.  Akuntabel : (Kabupaten Malaka)
mengidentifikasi 2. Meminta pendapat dan 2. Mendapat persetujuan bertanggung jawab, yakni :
kebutuhan ruang persetujuan dari Kepala dari Kepala Seksi RM berintegritas, konsisten.
 Visi……..
RM sehingga Seksi RM RSPP Malaka. untuk identifikasi  Kompeten :
 Misi…..
bias dilakukan kebutuhan ruang RM.
 Output/ Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi TerhadapVisi-
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
Hasil Pelatihan Misi Daerah

2 3 4 5 6
1

penambahan rak 3. Dokumentasi. 3. Terdokumentasinya Kinerja terbaik, berhasil dan

penyimpanan kegiatan. sukses

dokumen RM.  Harmonis :

Peduli

 Loyal :
Berdedikasi, member
kontribusi.
 Adaptif :

Inovatif, antusias terhadap

perubahan, proaktif

 Kolaboratif :
Komunikatif, kerja sama

3 Membuat poster 1. Mengumpulkan 1. Peralatan pendukung  Akuntabel : Kegiatan ini memberikan

yang dapat peralatan yang seperti kertas, HVS, Tanggung jawab kontribusi terhadap visi
 Output/ Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi TerhadapVisi-
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
Hasil Pelatihan Misi Daerah

2 3 4 5 6
1

memotivasi dibutuhkan untuk printer, computer dan berpartisipasi aktif dalam dan misi daerah
petugas agar membuat poster. tinta tersedia. melakukan pekerjaan. (Kabupaten Malaka)
lebih teliti dalam 2. Mengumpulkan 2. Tersedianya referensi yakni :
 Berorientasi Pelayanan :
menyimpan referensi kata-kata materi dalam poster.
Responsivitas,berkualitas.  Visi……..
dokumen RM. motivasi. 3. Terlaksanannya
 Kolaboratif :  Misi…..
3. Membuat design poster. pembuatan poster.
Kerja sama, sinergi dan
4. Konsultasi dengan 4. Terlaksananya konsultasi
komunikatif.
kepala ruangan RM dengan kepala ruang RM.
 Kompeten :
terkait poster yang 5. Terlaksananya konsultasi
Berorientasi mutu, kinerja
dibuat. dengan kepala seksi RM.
terbaik,sukses.
5. Konsultasi dengan 6. Tersedianya poster yang
 Harmonis :
Kepala Seksi RM. siap digunakan.
Peduli.
6. Mencetak Poster.
4 Membuat SOP 1. Mencari referensi 1. Tersedianya referensi  Akuntabel : Kegiatan ini memberikan
tentang tentang teknik 2. Tersedianya dratf materi Tanggung jawab kontribusi terhadap visi
penyimpanan menyimpan dokumen dalam bentuk soft dan berpartisipasi aktif dalam dan misi daerah
(Kabupaten Malaka)
 Output/ Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi TerhadapVisi-
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
Hasil Pelatihan Misi Daerah

2 3 4 5 6
1

berkas RM. RM yang benar. hard copy. melakukan pekerjaan. yakni :

2. Menyusun draft materi 3. Atasan setuju dengan
 Berorientasi Pelayanan :  Visi……..
tentang teknik materi yang
Responsivitas,berkualitas.  Misi…..
menyimpan dokumen dikonsultasikan
 Kolaboratif :
RM yang baik dan 4. Tersedianya materi
Kerja sama, sinergi dan
benar. tentang teknik
komunikatif.
3. Melakukan konsultasi menyimpan berkas RM
 Kompeten :
dengan atasan. yang baik dan benar.
Berorientasi mutu, kinerja
4. Mencari materi. 5. Terdokumentasinya
terbaik,sukses.
5. Dokumentasi. kegiatan.
 Harmonis :
Peduli.

5. Menyusun 1. Melakukan 1. Tersedianya bukti  Akuntabel : Kegiatan ini memberikan

 Output/ Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi TerhadapVisi-
No Kegiatan Tahapan Kegiatan
Hasil Pelatihan Misi Daerah

2 3 4 5 6
1

laporan Pengumpulan bukti dokumentasi kegiatan Tanggung jawab kontribusi terhadap visi
aktualisasi. pelaksanaan kegiatan berpartisipasi aktif dalam dan misi daerah
2. Membuat laporan 2. Tersedianya laporan melakukan pekerjaan. (Kabupaten Malaka)
pelaksanaan kegiatan pelaksanaan kegiatan yakni :
 Berorientasi Pelayanan :
dengan melampirkan telah dibuat.
Responsivitas,berkualitas.  Visi……..
bukti pelaksanaan.
 Kolaboratif :  Misi…..
3. Mengkonsultasikan 3. Terlaksananya
Kerja sama, sinergi dan
laporan hasil kegiatan konsultasi hasil kegiatan
komunikatif.
kepada mentor/atasan dengan mentor/atasan
 Kompeten :
langsung langsung.
Berorientasi mutu, kinerja
4. Membuat laporan akhir
terbaik,sukses.
pelaksanaan kegiatan
4. Tersedianya Laporan
setelah konsultasi
pelaksanaan kegiatan
dengan mentor/atasan
yang telah diketahui
langsung
mentor/atasan langsung
1. Jadwal Kegiatan

No Kegiatan Juni
1 2 3 4
Melakukan sosialisasi tentang system penyimpanan
1. dokumen rekam medis.

Melakukan koordinasi dengan Kepala Seksi RM untuk

mengidentifikasi kebutuhan ruang RM sehingga bias
2.
dilakukan penambahan rak penyimpanan dokumen RM.

Membuat poster yang dapat memotivasi petugas agar

3. lebih teliti dalam menyimpan dokumen RM.

Membuat SOP tentang penyimpanan berkas RM.

4.

5. Menyusun laporan aktualisasi