KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas segala berkat dan anugrah yang
telah diberikan kepada penyusun, sehingga Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis RSKIA
Sadewa dapat selesai disusun.
Buku pedoman ini merupakan pedoman kerja bagi semua pihak yang memberikan
pelayanan kepada pasien.
Dalam pedoman ini diuraikan tentang pengertian dan tatalaksana penyelenggaraan
rekam medis di RSKIA Sadewa.
Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam-dalamnya atas
bantuan semua pihak yang telah menyusun dalam menyelesaikan Pedoman Pelayanan Rekam
Medis RSKIA Sadewa.

Yogyakarta, 17 Oktober 2012

Penyusun
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .................................................................................................................... 1

Daftar Isi ............................................................................................................................. 2
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 4
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT
A. Profil Rumah Sakit ................................................................................................. 5
B. Visi .......................................................................................................................... 5
C. Misi ......................................................................................................................... 5
D. Nilai dan Tujuan Rumah Sakit ............................................................................... 6
BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI & TUJUAN REKAM MEDIS
A. Visi .......................................................................................................................... 8
B. Misi ......................................................................................................................... 8
C. Falsafah ................................................................................................................... 8
D. Nilai dan Tujuan Rekam Medis .............................................................................. 8
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RSKIA SADEWA ................................................ 9
BAB V REKAM MEDIS RSKIA SADEWA
A. Pengertian Rekam Medis ........................................................................................ 10
B. Kegunaan Rekam Medis ......................................................................................... 10
C. Landasan Hukum Rekam Medis ............................................................................. 12
D. Sifat Kerahasiaan Rekam Medis ............................................................................. 12
E. Isi Rekam Medis ..................................................................................................... 13
F. Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis ............................................................. 15
BAB VI TATA LAKSANA
A. Penomoran Rekam Medis ....................................................................................... 16
B. Penulisan Nama dan Indeks Pasien ........................................................................ 16
C. Prosedur Penerimaan Pasien ................................................................................... 21
D. Penyimpanan Berkas Rekam Medis ....................................................................... 26
E. Peminjaman, Pengamanan, dan Pemeliharaan Berkas Rekam Medis .................... 30
F. Pencatatan dan Pengisian Rekam Medis ................................................................ 34
BAB VII STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS ................................................. 53
BAB VIII URAIAN JABATAN, POLA KETENAGAAN,
DAN KUALIFIKASI PERSONIL ..................................................................... 54
BAB IX TATA HUBUNGAN KERJA .............................................................................. 65
BAB X KEGIATAN ORIENTASI .................................................................................... 66
BAB XI PERTEMUAN DAN RAPAT
A. Rapat Rutin ............................................................................................................. 70
B. Rapat Insidental ...................................................................................................... 70
BAB XII SISTEM PELAPORAN
A. Laporan Intern ........................................................................................................ 71
B. Laporan Ekstern ...................................................................................................... 71
C. Laporan Insedental/Khusus Penyakit ..................................................................... 72
D. Sirkulasi Laporan Intern dan Ektern ....................................................................... 73
BAB XIII PENUTUP ......................................................................................................... 75
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 76

LAMPIRAN-LAMPIRAN
Struktur Organisasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Sadewa
SK Penetapan Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
SK Pembentukan Tim Penyusunan Pedoman Pengelolaan Rekam Medis
 BAB I
PENDAHULUAN

Pengorganisasian unit Rekam Medis Rumah Sakit harus mencakup penyelenggaraan

pengelolaan rekam medis di rumah sakit.
Tugas unit rekam medis mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut :
1. Menentukan standar dan kebijaksanaan pelayanan.
2. Mengusulkan bentuk formulir rekam medis.
3. Mengusulkan upaya yang diperlukan dalam penanggulangan masalh pelayanan rekam
medis.
4. Menganalisis secara teratur isi rekam medis utnuk menentukan apakah informasi
klinik sudah cukup dalam asuhan pasien.
5. Membuat laporan dan melaporkan pimpinan rumah sakit tepat waktu
6. Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut
 BAB II
GAMBARAN UMUM RS
A. PROFIL RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK SADEWA
Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Sadewa (RSKIA Sadewa) merupakan salah satu
rumah sakit khusus ibu anak di wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta yang berkedudukan
di Babarsari TB XVI No. 13 Sleman. RSKIA Sadewa merupakan perkembangan dari
Balai Pengobatan, Rumah Bersalin, Kesehatan Ibu dan Anak SEMAR (BP-RB-KIA
SEMAR) dan berada di bawah PT. Semar Bakti Husada Prima. RSKIA SADEWA
mendapatkan izin operasional sejak bulan November 2009 dan diresmikan tanggal 21
Februari 2010. RSKIA Sadewa dalam memberikan pelayanannya mengambil filosofi
dasar bahwa pelayanan kesehatan yang baik itu tidak harus mahal dan kalau bisa,
harus tidak mahal. PT Semar memberikan dasar pelayanan dengan mengambil
simbolisasi tokoh Semar dalam pewayangan.
Tokoh yang digambarkan memiliki kualitas yang tinggi dan dihormati, namun tetap
bersahaja dan memberikan pengabdian pada semua golongan. Hal inilah yang melandasi
perjalanan pelayanan BP-RB-KIA SEMAR yang berlanjut menjadi RSKIA Sadewa.
Filosofi dasar yang kedua adalah bersama yang tidak mampu kita harus maju. Hal
ini memiliki arti bahwa RSKIA SADEWA harus mampu memajukan dirinya dan pihak-
pihak yang berhubungan dengan dirinya menuju arah yang lebih baik.

B. VISI
Visi Rumah Sakit :
“Mewujudkan Tempat Pelayanan Yang Peka, Ramah dan Berkualitas”

C. MISI
Misi Rumah Sakit :
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang terjangkau untuk seluruh lapisan dan
berkualitas, dalam upaya turut meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
2. Memberikan pelayanan unggulan dalam bidang reproduksi dan pediatri yang ditunjang
dengan peralatan canggih
3. Melakukan peningkatan pengetahuan dan keterampilan karyawan dengan mengikuti
perkembangan ilmu pengetahuan terkini
4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan
5. Memberikan pelayanan kesehatan bekerja sama dengan lembaga lain
6. Melaksanakan SIM RS sesuai dengan prosedur standar
7. Menyediakan pelayanan pendidikan dan penelitian
 8. Ikut serta dalam usaha peningkatan kesehatan masyarakat melalui dukungan serta
peran serta dalam usaha promosi kesehatan
9. Meningkatkan pelayanan secara komprehensif dalam rangka meningkatkan derajat
kesehatan masyarakat dan memberikan kepuasan pasien

D. NILAI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK SADEWA
Nilai :
Logo atau lambang RSKIA SADEWA :
1. Tanda cross dengarn warna putih mengandung arti bawah RSKIA SADEWA adalah
pusat pelayanan medik yang mengikuti standart baku pelayanan rumah sakit yang
ditetapkan oleh pemerintah.
2. Huruf S berwarna hijau merupakan huruf awal dari nama Sadewa dan Semar. Sadewa
merupakan tokoh yang menggambarkan kepandaian dan kecerdasan sedangkan Semar
adalah simbolisasi kebijaksanaan dan kedekatan dengan masyarakat bawah. Warna
hijau merupakan simbolisasi harmoni dengan Tuhan Yang Maha Esa dan simbolisasi
harmoni dengan alam lingkungan sekitar RSKIA SADEWA. Hal ini memberikan arti
bahwa RSKIA SADEWA dalam menjalankan fungsinya memberikan pelayanan
dengan standart ilmu yang tertinggi dan berdasar kaidah hubungan antar manusia
yang saling menghargai, tidak membeda-bedakan status sosial, ekonomi, budaya,
agama dan bermartabat dalam aturan-aturan keTuhanan serta memperdulikan
kelestarian alam sekitar.
3. Siluet tokoh Semar berwarna kuning mengartikan bahwa RSKIA SADEWA dalam
memberikan pelayanan berdasarkan filosofi tokoh Semar yang melayani masyarakat
terutama kalangan bahwa tanpa mengorbankan kualitas pelayanan. Secara
organisatoris RSKIA SADEWA berada di bawah PT Semar Bakti Husada Prima.
Warna kuning adalah simbolisasi dari keceriaan dan rasa optimis yang berarti RSKIA
SADEWA berusaha menciptakan keceriaan dan rasa optimis dalam keluarga dengan
jalan menciptakan kualitas kesehatan keluarga yang baik.
Tujuan :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.
2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia “x” agar selalu
memberikan pelayanan secara profesional, etis dan bermartabat.
3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta
menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.
 BAB III
VISI, MISI, FILOSOFI, NILAI DAN TUJUAN UNIT REKAM MEDIS

A. VISI
Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

B. MISI
Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi
yang cepat, tepat dan akurat.

C. FILOSOFI DASAR
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan
kesehatan bagi pasien.

D. NILAI DAN TUJUAN UNIT REKAM MEDIS

Nilai Unit Rekam Medis adalah CITRA, yaitu :
C : Cepat
Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga.
I : Inofatif
Inofatif dalam pelayanan administratif dan informasi kesehatan.
T : Tepat dan Terpercaya
Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
R : Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.
A : Akurat
Informasi yang dikeluarkan selalu akurat.

Tujuan Rekam Medis :

a. Terciptanya rekam medis yang lengkap, benar dan akurat sehingga mempunyai nilai
administratif, medis, legal, financial, riset, education, documentation. (ALFRED)
b. Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis
yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil
sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor
yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK SADEWA

Struktur Organisasi RSKIA SADEWA terdiri dari:
a. Komisaris PT.Semar Bakti Husada Prima
b. Direktur RSKIA Sadewa
c. Komite Medik, SPI, Komite PPI, Komite MKPRS
d. Wadir Medik & Penunjang Medik, dan Wadir Umum & Keuangan
e. Kepala Keperawatan

Gambar Struktur Organisasi RSKIA SADEWA

Struktur Organisasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Sadewa tidak menutup
kemungkinan untuk terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan.
Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana Strategis 5 tahun
yang memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra
sekurang-kurangnya memuat :
1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.
2. Posisi rumah sakit saat ini.
3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra.
4. Penatapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan
 BAB V
VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN UNIT KERJA

A. Visi Unit Kerja

Visi unit kerja rekam medis RSKIA Sadewa adalah memwujudkan unit rekam medis
sebagai unit penunjang yang dapat memberikan pelayanan rawat jalan rawat inap yang
cepat, tepat dan akurat.

B. Misi Unit Kerja

Misi unit rekam medis RSKIA Sadew:
1. Pemanfaatan SIM RS yang lebih terintegrasi sehingga menghasilkan data yang
dapat disajikan setiap saat
2. Tersedianya ruang penyimpanan yang cukup dan sesuai aturan
3. Perbaikan sistem distribusi yang meminimalkan terjadinya miss file

C. Nilai dan Tujuan Unit Kerja

Pelayanan rekam medis harus sesuai dengan nilai dan tujuan rumah sakit sebagai rumah
sakit yang peka, ramah dan berkualitas.
 BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

PT. SEMAR BAKTI HUSADA

KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

WADIR. MEDIK & WADIR. UMUM &

PENUNJANG MEDIS KEUANGAN

UNIT REKAM MEDIS

PENCATATAN DATA

ASSEMBLING

CODING

FILING

PELAPORAN
Gambar struktur organisasi rekam medis

BAB VII
URAIAN JABATAN, POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

A. URAIAN TUGAS DALAM STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS

1. Kepala Urusan Rekam Medis
a. Nama Jabatan : Kepala/penangggung jawab Urusan Rekam Medis
: Seseorang yang diberi kewenangan dan tanggung
b. Pengertian
jawab dalam mengatur serta menerapkan ketentuan
pedoman penyelenggaraan pelayanan Rekam Medis
yang ada di RSKIA SADEWA.
c. Kualifikasi
1) Pendidikan :
D3 Rekam Medis
: Bekerja di rekam medis minimal 2-5 tahun
2) Kesehatan
: Sehat jasmani dan rohani
d. Tanggung Jawab Secara Struktural bertanggung jawab kepada wakil
: direktur medis dan penunjang medis dan Direktur.
e. Membawahi : Bagian penerimaan dan pencatatan data, assembling,
coding, filing, dan pelaporan.
f. Tugas pokok :
Melaksanakan penyiapan seluruh kebutuhan sumber
daya dan fasilitas unit rekam medis serta
melaksanakan bimbingan pelaksanaan kegiatan
g. Fungsi pelayanan rekam medis.
: a. Mengelola dan menjalankan kegiatan pelayaan
rekam medis meliputi penerimaan dan pancatatan
data, assembling, coding, filing, dan pelaporan
b. Memberi petunjuk tentang ketentuan pedoman
penyelenggaraan pelayanan rekam medis
h. Uraian Tugas
c. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis
a. Melaksanakan Fungsi Perencanaan, Meliputi :
1. Merencanakan, menyusun dan menetapakn
kebijakan dan tata tertip pelayanan rekam
medis, sesuai kebijakan direktur.
2. Merencanakan, menyusun dan menetapkan
visi, misi, dan falsafah rekam medis yang
disesuaikan dengan falsafah Rumah Sakit
3. Membuat program pelatihan dan pendidikan
berkelanjutan dan perencanaan tenaga rekam
medis.
4. Membuat program dan kegiatan orientasi
 pegawai baru, meliputi rekam medis, petugas
yang berhubungan dengan rekam medis dan
umum.
5. Merencanakan dan mengusulkan jumlah dan
jenis peralatan yang dibutuhkan di unit rekam
medis
6. Menyusun dan membuat job deskripsion
pelaksana pelayanan rekam medis.
b. Melaksanakan Fungsi Penggerakkan dan
Pelaksanaan, Meliputi :
1. Memberi petunjuk dan pembinaan tentang
cara menerapkan ketentuan buku pedoman
pelayanan rekam medis yang ditetapkan oleh
pimpinan RS.
2. Melaksanakan program orientasi bagi tenaga
pegawai baru, meliputi rekam medis, petugas
yang berhubungan dengan rekam medis dan
umum.
3. Mengusahakan pengembangan kemampuan
untuk seluruh staf rekam medis baik intern
atau ekstern yang diikuti di luar rumah sakit
( seminar, pelatihan, dll )
4. Mengusahakan kelengkapan sarana dan
peralatan rekam medis sesuai keperluan agar
:
kegiatan rekam medis dapat berjalan dengan
lancar.
5. Mengadakan kegiatan rapat berkala dan
berkoordinasi baik intern rekam medis
maupun ekstern ( unit terkait ).
6. Memeriksa dan melaporkan kegiatan rekam
:
i. Hasil kerja medis kepada Ka.SubBag. Kesekretariatan
dan rekam medis dan direktur.
c. Melaksanakan Fungsi Pengawasanan Penilaian,
Meliputi:
1. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan
j. Hubungan antar kegiatan pelayanan rekam medis.
unit 2. Memberikan penilaian kinerja kepada seluruh
staf rekam medis.
3. Mengendalikan pendayagunaan tenaga rekam
medis secara efektif dan efisien.
Tersusunanya program kerja unit rekam medis
1. Terlaksananya kegiatan pelayanan rekam medis
sesuai perencanaan yang direncanakan
2. Tercapainya mutu pelayanan relam medis sesuai
sandar yang ditetapkan
 3. tersusunnya laporan berkala kegiatan pelayanan
rekam medis
a. Direktur
b. Ka.Subag. Kesekretariatan dan Rekam Medis
c. Kepala Keperawatan
d. Samua intalasi pelayanan dan penunjang medis
e. Kepala Anggaran dan Program Rumah Sakit

2. Pencatatan data
a. Nama Jabatan : Pelaksanapencatatan data
: Seseorang yang diberi wewenang dan tanggung jawab
b. Pengertian
dalam melaksanakan kegiatan pelaksanaan rekam
medis khususnya pencatatan data
: D3 Rekam Medis
c. Kualifikasi : Memiliki kepribadian yang matang, berdedikasi dan
1) Pendidikan penuh tanggung jawab
:
Sehat jasmani dan rohani.
2) Kepribadian :
Bertangung jawab kepada Ka.Rekam Medis
:
3) Kesehatan pendokumentasian segala informasi medis seorang
d. Tangung Jawab : pasien ke dalam rekam medis yang berbentuk data
Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan
e. Tugas Pokok : pelayanan rekam medis pencatatan data
a. Menyediakan dan menyusun berkas rekam medis
f. Fungsi pasien
: b. Menginput data sosial pasien setelah menjalani
g. Uraian Tugas
perawatan ke SIMRS
1. Tersedianya data identifikasi pasien yang benar
2. Terlaksananya tertib Administrasi
h. Hasil kerja : 3. tersedianya data pasien mulai dari tindakan sampai
terapi yang telah diberikan oleh dokter yang
menangani selama perawatan di rumah sakit
1. Instalasi Rawat Inap, Rawat Jalan dan gawat
Darurat
2. Semua instalasi penunjang medik
i. Hubungan Antar 3. Kepala Kantor Terima

Unit

3. Assembling
a. Nama Jabatan : Pelaksana Assembling
 : Seorang yang diberi wewenang dan tanggung jawab
melaksanakan analisa secara kwantitatif dan kualitatif
b. Pengertian
terhadap berkas rekam medis.
: D3 rekam medis
c. Kualifikasi : Memiliki kepribadian yang matang, berdedikasi dan
1) Pendidikan penuh tanggung jawab
:
Sehat jasmani dan rohani
2) Kepribadian :
Bertanggung Jawab kepada Ka.Rekam Medis
:
3) Kesehatan Melakukan kegiatan assembling berkas rekam medis
:
Melakukan analisa secara kuantitaif dan kualitatif
d. Tanggung Jawab :
a. Menerima berkas rekam medis dari ruang
e. Tugas pokok perawatan yang pulang 1X24jam
f. Fungsi b. Melakukan analisa berkas rekam medis pasien
g. Uraian Tugas meliputi analisa kwantitatif dan kwalitatif
c. Mengembalikan ke ruang perawatan guna
memintakan kelengkapan berkas RM yang masih
kurang lengkap
d. Melaporkan data KLPCM / ketidaklengkapan
:
Catatan medis baik oleh dokter maupun perawat
e. Memberikan simbol diagnose tertentu dan
menyalin tanda bahaya pada sampul luar berkas
:
Rekam Medis
h. Hasil Kerja
f. Memberikan berkas rekam medis lengkap ke
bagian coding
1) Terlaksananya kegiatan assembling berkas rekam
i. Hubungan antar unit medis 2 X 24 jam
2) Terlaksananya kelengkapan berkas rekam medis
dengan baik dan benar, minimal 80%
3) Tertib administrasi kegiatan assembling
a. Instalasi Rawat Inap, Rawat Jalan, dan Gawat
Darurat
b. Instalasi penunjang medik
c. Bagian Coding dan Indeks

4. Coding
a. Nama Jabatan : Pelaksana Coding
 b. Pengertian : Seseorang yang diberi wewenang dan tanggung jawab
dalam memberikan code terhadap diagnose penyakit,
tindakan dan operasi pada berkas rekam medis sesuai
c. Kualifikasi dengan ICD X dan ICOPIM
1) Pendidikan :
D3 rekam medis
2) Kepribadian
: Memiliki kepribadian yang matang, berdedikasi dan
3) Kesehatan : penuh tanggung jawab
d. Tanggung Jawab : Sehat jasmani dan rohani
Bertanggung Jawab kepada Ka.Rekam Medis
e. Tugas pokok : Memberi code terhadap diagnose penyakit, tindakan
dan operasi sesuai ICD X dan ICOPIM

f. Uraian Tugas
a. Menerima berkas rekam medis lengkap dari
bagian Assembling
b. Memberikan kode diagnose penyakit sesuai ICD
: X, dan kode tindakan / operasi sesuai ICOPIM,
pada berkas rekam medis
: c. Memberikan kode tindakan dan operasi pada
berkas rekam medis
d. Membuat laporan data hasil pemberian kode
g. Hasil Kerja
penyakit
Ketepatan pemberian code diagnose penyakit,
h. Hubungan antar unit tindakan dan operasi pada berkas rekam medis dan
entry code penyakit pada sistem komputer

Bagian assembling

5. Filing
a. Nama Jabatan : Pelaksana penyimpanan dan pengambilan
: Seseorang yang diberi kan wewenang dan tanggung
b. Pengertian
jawab dalam melaksakan kegiatan penyimpanan dan
pengambilan berkas rekam medis
c. Kualifikasi
: D3 rekam medis
1) Pendidikan : Memiliki kepribadian yang matang, berdedikasi dan
2) Kepribadian penuh tanggung jawab
:
Sehat jasmani dan rohani
:
3) Kesehatan Bertanggung Jawab kepada Ka.Rekam Medis
Melaksanakan kegiatan penyimpanan dan
d. Tanggung Jawab pengambilan berkas rekam medis sesuai ketentuan
e. Tugas pokok : yang berlaku
Membantu ka.Ur. Rekam medis dalam melaksanakan
kegiatan penyimpnan dan pengambilan berkas rekam
 : medis
f. Fungsi a. Mengumpulkan dan mengecek laporan dari unit
terkait
g. Uraian Tugas b. Mengolah data-data sebagai bahan pelaporan
( intern dan ekstern )
:
c. Melaporkan hasil pengolahan data dan
meneruskan ke arah vertikal sesuai format

: masing-masing jenis laporan

h. Hasil Kerja a. Terlaksananya kegiatan penyimpanan dan
pengambilan berkas rekam medis dengan baik
dan benar
i. Hubungan antar unit b. Tersedianya data kegiatan penyimpanan dan
pengambilan berkas rekam medis
a. Bagian assembling
b. Bagian Pelaporan
c. Instalasi gawat darurat
d. Instalasi rawat inap
e. Instalasi rawat jalan

6. Pelaporan
1. Nama Jabatan : Pelaksana Pelaporan
: Seseorang yang diberikan wewenang dan tanggung
2. Pengertian
jawab dalam membuat dan melaporkan hasil
pengolahan data rekam medis
3. Kualifikasi
: D3 rekam medis
1) Pendidikan
: Memiliki kepribadian yang matang, berdedikasi dan
2) Kepribadian
penuh tanggung jawab
:
Sehat jasmani dan rohani
3) Kesehatan
4. Tanggung Jawab : Bertanggung Jawab kepada Ka.Rekam Medis
5. Tugas pokok Melaksanakan kegiatan penyimpanan dan
pengambilan berkas rekam medis sesuai ketentuan
yang berlaku
6. Fungsi Membuat laporan rumah sakit dan mengirimkan
kepada manajemen dan dinas kesehatan kota
:
7. Uraian Tugas a. Mengumpulkan dan mengecek laporan dari unit
 terkait
b. Mengolah data-data sebagai bahan pelaporan

: ( intern dan ekstern )

c. Melaporkan hasil pengolahan data dan
8. Hasil Kerja
meneruskan ke arah vertikal sesuai format
masing-masing jenis laporan
a. Tersedianya laporan intern dan ekstern secara
9. Hubungan antar unit rutin sesuai jenis pelaporan dan periodenya
b. Kelengkapan dan ketepatan data statistik rumah
sakit
c. Terlaksananya pemberian umpan balik ke
masing-masing unit terkait
a. Instalasi rawat inap
b. Instalasi rawat jalan
c. Instalasi Gawat Darurat
d. Instalasi penunjang medis
e. Kantor Pembayaran
 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

Rawat Jalan Rawat Inap Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN UNIT REKAM DOKTER

MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN DEP.KES/PEM LAIN-LAIN

LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau
surat dinas.
Hubungan Intern :
 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi
dan informasi yang dibutuhkan Rajal, Ranap, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan
rekam medis.

Hubungan Ekstern:
 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.
 BAB X
KEGIATAN ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Unit Rekam Medis,
sebelum orientasi diadakan tes psikologi, wawancara dan ujian praktek. Ujian Praktek
diadakan di bagian front office dan di Unit Rekam Medis.
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel Orientasi Umum SDM Unit Rekam Medis
HAR MATERI WAKTU PENGARAH
I
A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM PJ. IRM
MEDIS
Pengenalan personil 60
Orientasi ruangan dan produk RSKIA
60
Sadewa
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
I organisasi RSRP
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
organisasi IRM
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan
60
kerja
Sosialisasi pedoman kerja 60
II
Sosialisasi keselamatan kerja 60
Sosialisasi indikator kinerja 60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis
III 60
sesuai dengan nama dan jabatan
Tabel 10.1
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis

HAR MATERI WAKTU PENGARAH

I
B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission &
Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar 60
berkomunikasi
Penerimaan pasien rawat jalan 60
I Penerimaan pasien rawat inap 60
Penerimaan pasien TTKP 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
ODC 6 jam

Menyiapkan berka RM pasien baru 60

Entry data pasien ke dalam 60
II
komputer
Pencatatan data/registrasi pasien 60
rawat jalan
III
Pencatatan data/registrasi pasien 60
rawat inap
Penerimaan telpon singkat 60

IV Penerimaan telpon panjang 60

Penerimaan telpon pendaftaran 60

Tabel 10.2
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit Instalasi Rekam Medis
HAR MATERI WAKTU PENGARAH
I
C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE Pj. RM
PENYAKIT
Sosialisasi bentuk dan macam formulir 60
rekam medis
Assembling berkas RM rawat jalan 60
I Assembling berkas RM rawat inap 60
( umum, anak, kebidanan, bayi, ODC )
Menyusun berkas RM rawat inap baru 60
(umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC )
II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60
III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60
Tabel 10.3

Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

HAR MATERI WAKTU PENGARAH
I
D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. RM
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, 20
I
rawat inap dan penunjang medis.
Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60
Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60
II
Rekapitulasi sensus harian penunjang 60
medis
Pengisian formulir asuransi, visum et 20
III
repertum dan form perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir 20
IV
Pengetikan Resume Medis 20
Tabel 10.4
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM Instalasi Rekam Medis
HAR MATERI WAKTU PENGARAH
I
E. PENYIMPANAN DAN Pj. RM
PENDISTRIBUSIAN BERKAS
REKAM MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis. 15
I Sosialisasi sistem pendistribusian berkas 15
RM
Sosialisasi sistem penyimpanan dan 40
II
penjajaran
III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40
Tabel 10.5
 BAB XI
PERTEMUAN/ RAPAT

A. Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam : 12.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : PJ Rekam Medis, Staff Rekam Medis.
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam
Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

B. Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi
/usulan kepada pimpinan

BAB XII
PELAPORAN

A. Laporan Bulanan
1. Laporan internal ke bagian manajemen berupa laporan bulanan mengenai
jumlah pasien rawat jalan dan rawat inap
2. Laporan eksternal berupa laporan SIRS, laporan bulanan puskesmas, laporan
dinas kesehatan sleman dan provinsi
B. Laporan Triwulan
Laporan ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap
C. Laporan Tahunan
1. Laporan internal ke bagian manajemen mengenai jumlah banyaknya pasien
selama 1 tahun
2. laporan BOR, LOS, TOI, BTO rumah sakit