Halaman 1 dari 3

PROSEDUR TETAP No:PT/ MMR-013/IV/22

PENYALURAN/PENGIRIMAN
-
DEPARTEMEN Tanggal berlaku:
GUDANG
Disusun oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Mengganti No.:

1. TUJUAN
 Produk yang dikirim sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan.
 Untuk memastikan bahwa obat dikeluarkan sesuai dengan faktur atau Surat Penyerahan Barang
 Produk yang dikirim ke pelanggan mencantumkan dilengkapi dengan nomor bets dan expire date.

2. RUANG LINGKUP
Proses pengiriman barang ke pelanggan, atau industri farmasi yang meliputi penerimaan faktur dan BKB/ Surat
Jalan sampai dengan pengumpulan faktur atau Dokumen Tanda Terima

3. DEFINISI DAN SINGKATAN

PO : Purchase Order, Surat pesanan pembelian dari pemesan kepada penjual
SP : Surat Penyerahan, berisi rincian barang-barang yang diserahkan
Faktur : Berisi rincian barang-barang yang diserahkan
SO : Sales Order
DO : Delivery Order

4. PENANGGUNG JAWAB
Kepala bagian operasional
Apoteker Penanggung Jawab
Sales Supervisor

5. PROSEDUR
1. Barang disalurkan berdasarkan Surat Pesanan (SP) yang diterima sales maupun pesanan via telepon.
 Halaman 2 dari 3
PROSEDUR TETAP No:PT/ MMR-013/IV/22
PENYALURAN/PENGIRIMAN
-
DEPARTEMEN Tanggal berlaku:
GUDANG
Disusun oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Mengganti No.:

2. SP yang diterima oleh sales diserahkan kepada Apoteker Penanggung Jawab untuk diperiksa/
skrining terhadap keabsahannyaSP meliputi nama obat yang dipesan, sediaan dan jumlah .
SP dari customer harus mencantumkan nama Apoteker Pengelola Apotek dan No. SIPA, SIA,
dan ditanda tangani oleh APA serta di stempel. Pada SP tidak boleh ada coretan coretan
pengulangan, penebalan huruf, tipe-X atau koreksi.
3. SP yang sudah diperiksa oleh Penanggung Jawab di paraf dan diserahkan kepada Sales Admin (SA)
untuk dibuatkan Sales Order (SO). SP yang ditolak, dikembalikan ke customer dengan menerbitkan
Surat Penolakan Pesanan atau di stemple penolakan
4. Apabila SO tidak bermasalah (outlet tidak mempunyai tunggakan pembayaran yang telah jatuh tempo
atau hal lain yang dianggap bermasalah) maka SO di approve oleh bagian finance.
5. SO yang telah di approve dibuatkan Delivery Order (DO)/ faktur oleh admin gudang
6. Checker kemudian menyiapkan barang berdasarkan DO dan dicek no bet dan kadarluasa nya untuk
menghindari obat yang sudah kadarluasa terkirim
7. Catat data obat yang dikeluarkan pada kartu gudang dengan mendapat pengesahan dari kepala gudang
dengan membubuhkan parafnya
8. Penanggung Jawab memeriksa kembali faktur untuk memastikan kebenaran obat yang akan dikirim ,
nama obat yang dipesan,bentuk sediaan, jumlah , no bets serta kadarluasana untuk menghidari obat
yang sudah kadarluasa terkirim dan APJ melakukan tanda tangan di faktur
9. Obat dikeluarkan dari gudang sesuai faktur yang telah ditanda tangani penanggung jawab
dan kepala / manager gudang
10. Obat dikirim disertai Faktur dan tanda terima faktur atau Surat Penyerahan Barang.
11. Obat yang dikirim harus diterima oleh pemesan atau Penanggung Jawab di outlet
atau TTK harus menandatangani di faktur dan tanda terima faktur dan Surat jalan dan
membubuhkan stempel outlet (apotek) sebagi bukti bahwa obat sudah terkirim dan benar sesuai pesananya

12. Data obat yang dikirimkan sesuai Faktur atau Surat Penyerahan Barang dicatat pada buku penjualan
 Halaman 3 dari 3
PROSEDUR TETAP No:PT/ MMR-013/IV/22
PENYALURAN/PENGIRIMAN
-
DEPARTEMEN Tanggal berlaku:
GUDANG
Disusun oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh: Mengganti No.:

dan kartu persediaan. perlu di cek kesesuaian antara fisik barang dan faktur
13. ketentuan kelengkapan pada tanda terima faktur atau surat penyerahan barang (tanda tangan Apoteker
penangngungjawab / TTK dan stempel , nama jelas, No SIPA)
14. Faktur dan SPB diarsipkan berdasarkan nomor urut dan tanggal pengeluaran.
15. Penagihan faktur akan dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditentukan