MODUL PERKULIAHAN

Mata Kuliah Analisis dan Perancangan System

Modul 4:
Pengumpulan
Informasi
Metode yang tidak mengganggu (pengambilan sampel, investigasi, dan
mengamati perilaku pengambil keputusan dan lingkungan fisik) yang tidak
memerlukan tingkat interaktivitas yang sama antara analis dan pengguna
akan dibahas dalam bab mendatang. Dengan menggunakan metode
interaktif dengan metode yang tidak mengganggu, Anda akan
mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang kebutuhan informasi
organisasi.

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

04
Ekonomi dan Bisnis Program 01510003 Paulus Sugianto Yusuf SE MT
Studi Akuntansi S1

Abstract Kompetensi
Tiga metode interaktif utama untuk Memahami bagaimana proyek
memperoleh kebutuhan informasi dimulai dan dipilih, mendefinisikan
manusia dari anggota organisasi. masalah bisnis, dan menentukan
Ketiga metode tersebut adalah kelayakan proyek yang diusulkan.
wawancara, joint application design Mengevaluasi perangkat keras dan
(JAD), dan survei masyarakat perangkat lunak serta caranya
melalui kuesioner. mendukung interaksi manusia
dengan teknologi.
Wawancara
Sebelum Anda mewawancarai seseorang, Anda harus mewawancarai diri Anda sendiri.
Anda perlu mengetahui bias Anda dan bagaimana hal itu akan memengaruhi persepsi Anda.
Pendidikan, kecerdasan, asuhan, emosi, dan kerangka etika Anda semuanya berfungsi
sebagai filter yang kuat untuk apa yang akan Anda dengar dalam wawancara Anda.
Wawancara pengumpulan-informasi adalah percakapan terarah dengan tujuan tertentu yang
menggunakan format tanya jawab. Dalam wawancara, Anda ingin mendapatkan pendapat
orang yang diwawancarai dan perasaannya tentang keadaan sistem saat ini, tujuan
organisasi dan pribadi, dan prosedur informal untuk berinteraksi dengan teknologi informasi.
Lima Langkah dalam Persiapan Wawancara
Membaca Materi Latar Belakang. Penting untuk membaca dan memahami sebanyak
mungkin informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasi mereka.
Materi ini sering kali dapat diperoleh di situs web perusahaan, dari laporan tahunan terkini,
buletin perusahaan, atau publikasi apa pun yang dikirim untuk menjelaskan organisasi
kepada publik.
Gambar 4.1
Langkah-langkah yang diikuti analis sistem dalam merencanakan wawancara
Steps in Planning the Interview

Read background material.

Establish interviewing objectives.
Decide whom to interview.
Prepare the interviewee.
Decide on question types and structure

Menetapkan Tujuan Wawancara. Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulkan
serta pengalaman Anda sendiri untuk menetapkan tujuan wawancara.
Memutuskan Siapa untuk Wawancara. Saat memutuskan siapa yang akan diwawancarai,
sertakan orang-orang kunci di semua tingkatan yang akan terpengaruh oleh sistem dengan
cara tertentu.
Mempersiapkan Orang yang Diwawancara. Persiapkan orang yang akan diwawancarai
dengan menelepon terlebih dahulu atau mengirim pesan email dan memberikan waktu
kepada orang yang diwawancarai untuk memikirkan wawancara tersebut.
Menentukan Jenis dan Struktur Pertanyaan. Tulis pertanyaan untuk mencakup bidang
utama HCI dan pengambilan keputusan yang Anda temukan ketika Anda memastikan tujuan
wawancara.

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

2 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
Jenis Pertanyaan
Ada tiga jenis pertanyaan utama yang akan Anda gunakan untuk menyusun wawancara
Anda; pertanyaan terbuka pertanyaan tertutup dan probe.
Pertanyaan terbuka
Pertanyaan wawancara terbuka memungkinkan orang yang diwawancara untuk menanggapi
apa yang mereka inginkan, dan seberapa lama mereka menginginkannya. Pertanyaan
wawancara terbuka cocok jika analis tertarik pada luas dan kedalaman jawaban
Keunggulan pertanyaan terbuka adalah:
 Membuat orang yang diwawancara merasa nyaman
 Memungkinkan pewawancara memahami kosa kata orang yang diwawancarai
 Memberikan kekayaan detail
 Mengungkap jalan untuk pertanyaan lebih lanjut yang mungkin belum tersentuh
 Memberikan lebih banyak minat untuk orang yang diwawancarai
 Memungkinkan lebih banyak spontanitas
 Membuat kalimat lebih mudah bagi pewawancara
 Berguna jika pewawancara tidak siap
Kerugian pertanyaan terbuka adalah:
• Dapat menghasilkan terlalu banyak detail yang tidak relevan
• Mungkin kehilangan kendali atas wawancara
• Mungkin memerlukan terlalu banyak waktu untuk jumlah informasi berguna yang
diperoleh
• Berpotensi terlihat bahwa pewawancara tidak siap
• Mungkin memberi kesan bahwa pewawancara melakukan "ekspedisi memancing"
Pertanyaan tertutup
Pertanyaan wawancara tertutup membatasi jumlah kemungkinan tanggapan. Pertanyaan
wawancara tertutup cocok untuk menghasilkan data yang akurat dan andal yang mudah
dianalisis. Metodologi ini efisien, dan hanya membutuhkan sedikit keterampilan bagi
pewawancara untuk menjalankannya.
Keuntungan pertanyaan tertutup adalah:
• Menghemat waktu wawancara
• Membandingkan wawancara dengan mudah
• Langsung ke intinya
• Menjaga kendali wawancara
• Mencakup area yang luas dengan cepat
• Mendapatkan data yang relevan

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

3 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
Kerugian pertanyaan tertutup adalah:
• Membosankan bagi orang yang diwawancara
• Gagal mendapatkan detail yang kaya
• Ide utama hilang
• Gagal membangun hubungan antara pewawancara dan narasumber
Gambar 4.2
Atribut Pertanyaan Terbuka dan Pertanyaan Tertutup

Pertanyaan Bipolar
Pertanyaan bipolar adalah pertanyaan yang dapat dijawab dengan "ya" atau "tidak" atau
"setuju" atau "tidak setuju". Pertanyaan bipolar harus digunakan dengan hemat dan
merupakan jenis pertanyaan tertutup khusus.
Probe
Pertanyaan yang menyelidiki memunculkan lebih banyak detail tentang pertanyaan
sebelumnya. Tujuan dari pertanyaan menyelidik adalah:
• Untuk mendapatkan lebih banyak makna
• Untuk memperjelas
• Untuk menarik dan memperluas poin yang diwawancarai
Pertanyaan bisa berbentuk mungkin terbuka atau tertutup.
Mengatur Pertanyaan
• Piramida, dimulai dengan pertanyaan tertutup dan mengerjakan pertanyaan terbuka.
Diawali dengan pertanyaan yang sangat detail dan sering kali tertutup. Memperluas
dengan mengizinkan pertanyaan terbuka dan tanggapan yang lebih umum. Berguna
‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem
4 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
 jika narasumber perlu memahami topik atau tampak enggan membahas topik
tersebut.
• Corong, dimulai dengan pertanyaan terbuka dan mengerjakan pertanyaan tertutup.
Diawali dengan pertanyaan umum dan terbuka. Akhiri dengan mempersempit
kemungkinan tanggapan menggunakan pertanyaan tertutup. Memberikan cara yang
mudah dan tidak mengancam untuk memulai wawancara. Berguna saat orang yang
diwawancara merasa emosional tentang topik tersebut.
• Berlian, dimulai dengan pertanyaan tertutup, menuju pertanyaan terbuka, dan
diakhiri dengan pertanyaan tertutup. Struktur berbentuk berlian dimulai dengan cara
yang sangat spesifik. Kemudian masalah yang lebih umum diperiksa. Akhiri dengan
pertanyaan khusus. Menggabungkan kekuatan struktur piramida dan corong dan
butuh waktu lebih lama dari struktur lainnya
Gambar 4.3
Struktur Piramida untuk Mewawancarai dimulai dari Pertanyaan Khusus hingga Umum

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

5 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
 Gambar 4.4
Struktur Corong untuk Wawancara Dimulai dengan
Pertanyaan Luas kemudian disalurkan ke Pertanyaan Khusus

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

6 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
 Gambar 4.5
Struktur Berbentuk Berlian untuk Wawancara
Menggabungkan Struktur Piramida dan Corong

Menutup Wawancara
• Selalu tanyakan "Apakah ada hal lain yang ingin Anda tambahkan?"
• Meringkas dan memberikan umpan balik tentang kesan Anda
• Tanyakan kepada siapa Anda harus berbicara selanjutnya
• Siapkan janji temu di masa mendatang
• Berterimakasihlah atas waktu dan jabat tangan mereka.
Laporan Interview.
Tulislah sesegera mungkin setelah wawancara. Berikan ringkasan awal, lalu lebih detail.
Tinjau laporan dengan responden
Cerita
Cerita berasal dari tempat kerja. Cerita organisasi digunakan untuk menyampaikan
beberapa jenis informasi. Ketika sebuah cerita diceritakan dan diceritakan kembali seiring
waktu, hal itu memiliki kualitas mitis. Cerita yang terisolasi bagus jika Anda mencari fakta.

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

7 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
Cerita abadi menangkap semua aspek organisasi dan merupakan hal yang harus dicari oleh
analis system.
Ada empat tujuan bercerita:
• Cerita pengalaman menggambarkan seperti apa bisnis atau industri itu
• Cerita penjelasan menceritakan mengapa organisasi bertindak dengan cara tertentu
• Memvalidasi cerita digunakan untuk meyakinkan orang bahwa organisasi membuat
keputusan yang benar
• Cerita preskriptif memberitahu pendengar bagaimana bertindak
Analis sistem dapat menggunakan storytelling sebagai pelengkap metode pengumpulan
informasi lainnya.
Joint Application Design (JAD)
• Joint Application Design (JAD) dapat menggantikan rangkaian wawancara dengan
komunitas pengguna
• JAD adalah teknik yang memungkinkan analis untuk menyelesaikan analisis
kebutuhan dan merancang antarmuka pengguna dengan pengguna dalam
pengaturan grup
Kondisi Yang Mendukung Penggunaan JAD
• Pengguna gelisah dan menginginkan sesuatu yang baru
• Budaya organisasi mendukung perilaku pemecahan masalah bersama
• Analis memperkirakan peningkatan jumlah ide menggunakan JAD
• Personil mungkin mangkir dari pekerjaannya selama waktu yang dibutuhkan
Siapa yang Terlibat dalam JAD?
• Sponsor eksekutif
• Analis IS
• Pengguna
• Pemimpin sesi
• Pengamat
• Penulis
Tempat Mengadakan Rapat JAD
• Di luar kantor
• Lingkungan yang nyaman
• Minimalkan gangguan
• Kehadiran
• Jadwalkan kapan peserta dapat hadir
• Jadwal acara
• Pertemuan orientasi

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

8 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
Keuntungan JAD:
• Waktu dihemat, dibandingkan dengan wawancara tradisional
• Perkembangan sistem yang pesat
• Kepemilikan sistem yang lebih baik oleh pengguna
• Produksi ide kreatif ditingkatkan
Kekurangan Menggunakan JAD:
• JAD membutuhkan banyak waktu untuk tersedia bagi semua peserta sesi
• Jika persiapan atau laporan tindak lanjut tidak lengkap, sesi mungkin tidak berhasil
• Keterampilan dan budaya organisasi mungkin tidak kondusif untuk sesi JAD
Kuisioner
Kuesioner berguna dalam mengumpulkan informasi dari anggota organisasi utama tentang:
• Sikap
• Keyakinan
• Perilaku
• Karakteristik
Perencanaan Penggunaan Kuesioner
• Anggota organisasi tersebar luas
• Banyak anggota yang terlibat dalam proyek ini
• Pekerjaan eksplorasi dibutuhkan
• Pemecahan masalah sebelum wawancara diperlukan
Permasalahan menggunakan skala:
• Leniency
Disebabkan oleh penilai yang mudah. Solusinya adalah dengan memindahkan
kategori "rata-rata" ke kiri atau kanan tengah
• Central tendency
Kecenderungan sentral terjadi ketika responden menilai semuanya rata-rata
Tingkatkan dengan memperkecil perbedaan di kedua ujungnya. Sesuaikan kekuatan
deskriptor. Buat skala dengan lebih banyak poin.
• Halo effect
Ketika kesan yang terbentuk dalam satu pertanyaan dibawa ke pertanyaan
berikutnya. Solusinya adalah dengan menempatkan satu ciri dan beberapa item
pada setiap halaman.
Sampling
• Proses pemilihan elemen perwakilan dari suatu populasi secara sistematis
• Melibatkan dua keputusan utama:
• Apa yang harus diperiksa
• Orang mana yang harus dipertimbangkan

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

9 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
Alasan analis sistem melakukan pengambilan sampel adalah:
• Mengandung biaya
• Mempercepat pengumpulan data
• Meningkatkan efektivitas
• Mengurangi bias
Terlalu mahal untuk:
• Periksa setiap sobekan kertas
• Bicaralah dengan semua orang
• Baca setiap halaman web dari organisasi
Pengambilan sampel membantu mempercepat proses dengan mengumpulkan data yang
dipilih, bukan semua data untuk seluruh populasi. Analis sistem dibebaskan dari beban
menganalisis data dari seluruh populasi. Pengambilan sampel dapat membantu
meningkatkan keefektifan jika informasi yang lebih akurat dapat diperoleh. Ini dilakukan
dengan berbicara dengan lebih sedikit karyawan tetapi mengajukan pertanyaan yang lebih
rinci. Jika lebih sedikit orang yang diwawancarai, analis sistem memiliki lebih banyak waktu
untuk menindaklanjuti data yang hilang atau tidak lengkap.
Gambar 4.6
Empat Jenis Sampel Utama yang Telah Tersedia Analis

Investigasi
Tindakan penemuan dan analisis data. Data dapat berupa kuantitatif dan kualitatif.
Menganalisis Dokumen Kuantitatif yang berupa laporan digunakan untuk pengambilan
keputusan seperti:
• Laporan kinerja
• Rekaman

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

10 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
 • Formulir pengambilan data
• E-niaga dan transaksi lainnya
Records
Catatan memberikan pembaruan berkala tentang apa yang terjadi dalam bisnis
Ada beberapa cara untuk memeriksa record:
• Memeriksa kesalahan dalam jumlah dan total
• Mencari peluang untuk meningkatkan desain formulir rekaman
• Memperhatikan jumlah dan jenis transaksi
• Memperhatikan contoh di mana komputer dapat menyederhanakan pekerjaan
(perhitungan dan manipulasi data lainnya)
Formulir Pengambilan Data
• Kumpulkan contoh dari semua formulir yang digunakan
• Perhatikan jenis formulirnya
• Dokumentasikan pola distribusi yang diinginkan
• Bandingkan pola distribusi yang diinginkan dengan siapa yang benar-benar
menerima formulir
Pertanyaan untuk Ditanyakan Tentang Formulir
• Apakah formulir sudah diisi secara lengkap?
• Apakah ada formulir yang tidak pernah digunakan?
• Apakah semua salinan formulir diedarkan kepada orang yang tepat atau diajukan
dengan benar?
• Bisakah orang yang harus mengakses formulir online melakukannya?
• Jika ada formulir kertas yang ditawarkan sebagai alternatif formulir berbasis web,
bandingkan tarif penyelesaian untuk keduanya
• Apakah formulir "tidak resmi" digunakan secara teratur?
Menganalisis Dokumen Kualitatif
• Metafora kunci atau panduan
• Mentalitas orang dalam vs orang luar
• Apa yang dianggap baik vs. jahat
• Grafik, logo, dan ikon di area umum atau halaman web
• Selera humor
• Pesan email dan memo
• Tanda atau poster di papan buletin
• Situs web perusahaan
• Manual
• Buku pegangan kebijakan

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

11 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
Observation
• Pengamatan memberikan wawasan tentang apa yang sebenarnya dilakukan
anggota organisasi
• Lihat secara langsung hubungan yang ada antara pembuat keputusan dan anggota
organisasi lainnya
• Dapat juga mengungkapkan petunjuk penting terkait masalah HCI
Analyst’s Playscript
• Melibatkan mengamati perilaku pembuat keputusan dan merekam tindakan mereka
menggunakan serangkaian kata kerja tindakan
• Contoh:
• Pembicaraan
• Contoh
• Sesuai
• Memutuskan
STROBE
Pengamatan Terstruktur dari Lingkungan — teknik untuk mengamati lingkungan fisik
pembuat keputusan. Seringkali dimungkinkan untuk mengamati hal-hal tertentu dari
lingkungan yang akan mengkonfirmasi atau meniadakan narasi organisasi. Disebut juga
cerita atau dialog. Informasi yang diperoleh melalui wawancara atau kuesioner. Terdapat 5
elemen STROBE:
• Lokasi kantor
• Penempatan meja
• Peralatan stasioner
• Atribut
• Sumber informasi eksternal
• Pencahayaan dan warna kantor
• Pakaian dipakai oleh pembuat keputusan

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

12 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen
 Gambar 4.7
STROBE dan Karakteristik Pengambil Keputusan

Lima simbol yang digunakan untuk mengevaluasi bagaimana pengamatan unsur-unsur

STROBE dibandingkan dengan hasil wawancara adalah:
• Tanda centang berarti narasinya dikonfirmasi
• Huruf "X" berarti narasinya terbalik
• Simbol berbentuk oval atau mata berfungsi sebagai isyarat untuk melihat lebih jauh
• Kotak berarti observasi mengubah narasi
• Lingkaran artinya narasi dilengkapi dengan observasi

‘20 (E) Analisis Dan Perancangan Sistem

13 dari Modul 3 Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Tim Dosen