1.

Job description adalah gambaran umum mengenai pekerjaan yang ditawarkan, yang meliputi
tanggung jawab, tugas, dan lokasi penempatan, dan gaji, termasuk kompensasi berupa benefit and
perk jika ada.
job specification adalah kualifikasi atau persyaratan yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung
jawab atau tugas yang disebutkan dalam job description. 

2. Budget and palnning analisys merupakan rencana keuangan suatu perusahaan yang disusun secara
sistematis berdasarkan program kerja perusahaan, serta membantu manajemen untuk menampung
dan menganalisis dan membuat keputusan dalam aktivitas operasional perusahaan.

3. Langkah-langkah Perencanaan SDM

 Persediaan Tenaga Kerja Saat Ini
Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai perencanaan SDM yaitu menilai
ketersediaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Penilaian ini termasuk studi
komprehensif dari berbagai aspek SDM, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi, pengalaman,
usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain sebagainya.
Dalam tahap ini, HR juga bisa melakukan wawancara dengan manager tim untuk memahami
tantangan dari sisi SDM yang sedang dihadapi, serta kualifikasi yang dirasa penting untuk dimiliki
oleh karyawan tim tersebut.
 Kebutuhan SDM di Masa Mendatang
Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM yaitu menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa
mendatang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan SDM, lowongan yang akan
dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya perlu dimasukkan ke dalam
pertimbangan. Selain itu, variabel tidak terduga seperti pengunduran diri serta pemecatan juga perlu
dijadikan bahan pertimbangan dalam analisa.
 Perkiraan Permintaan SDM
Kemudian, HR bisa mencocokkan tenaga kerja yang ada saat ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga
kerja di kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan). Dalam langkah ini,
penting juga untuk mengetahui strategi dan objektif bisnis jangka panjang, agar perkiraan
permintaan bisa sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
 Strategi dan Implementasi Pencarian SDM
Setelah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari evaluasi supply dan demand SDM, HR bisa
mengembangkan strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM yang sudah dibuat. Strategi yang
dibuat tentunya harus bisa memberikan solusi bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan. HR bisa
melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan, manajemen SDM, hingga melakukan
perubahan kebijakan terkait SDM. Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan untuk
meminimalisir reaksi negatif, terutama mengenai masalah hukum dan legal.
4. Rekrutmen adalah proses menemukan kandidat untuk posisi yang kosong dan mendorong mereka
untuk melamar. Seleksi berarti mengambil kandidat terbaik dari daftar pelamar dan menawarkan
pekerjaan kepada mereka.
Rekrutmen bertujuan untuk mengundang semakin banyak kandidat untuk melamar posisi yang
kosong. Sebaliknya, seleksi bertujuan untuk menolak kandidat yang tidak cocok dan menunjuk
kandidat yang tepat di tempat kerja.
5. - Rekrutmen Internal
Jenis rekrutmen internal ini dilakukan secara internal atau hanya dalam lingkup organisasi saja.
Sumber rekrutmen internal biasanya sudah dipersiapkan untuk suatu organisasi.
a) Transfer, atau biasa dikenal dengan istilah mutasi. Organisasi memindahkan tenaga kerja dari
satu bidang ke bidang lain namun dengan jenjang yang sama.
b) Promosi, atau penaikan status jenjang atau jabatan dari tenaga kerja yang dianggap pantas
untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi.
c) Re-employing, atau tindakan organisasi untuk mempekerjakan kembali mantan tenaga kerja. Ini
juga masuk dalam rekrutmen internal karena mantan tenaga kerja sudah pasti berpengalaman
dan lebih dikenal dalam lingkup organisasi.

- Rekrument Eksternal
rekrument eksternal adalah proses rekrutmen yang menjaring tenaga kerja dari luar organisasi.
Dapat juga dimengerti sebagai tindakan organisasi utuk memperoleh tenaga kerja dari masyarakat
luas.
a) Perekrutan skala lingkungan
Ini sumber rekrutmen eksternal dimana lowongan pekerjaan disajikan pada papan
pengumuman di luar gedung sekitar perusahaan. Perekrutan semacam ini berlaku secara umum.
Ada orang yang terus mencari pekerjaan dari satu tempat ke tempat lain. Pelamar ini disebut
sebagai pelamar yang tidak diminta. Jenis pekerja ini melamar pekerjaan mereka sendiri. Untuk
jenis perekrutan ini, pekerja cenderung berpindah dari satu gedung ke gedung.
b) Iklan
Ini adalah sumber eksternal yang paling sering dilakukan perusahaan dan bersifat wajib.
Keuntungan terbesar dari iklan adalah bisa menjangkau masyarakat luas dan calon pelamar yang
tersebar dapat memperoleh informasi dari iklan.
c) Pertukaran Tenaga Kerja
Ada pertukaran tenaga kerja yang dijalankan oleh pemerintah maupun yang dilakukan atas
kerjasama antar perusahaan. Namun biasanya cara ini terjadi pada instansi pemerintahan.
d) Agen Tenaga Kerja
Ada organisasi profesional tertentu yang bergerak dibidang perekrutan dan pekerjaan orang,
yaitu agen-agen swasta yang dijalankan oleh individu-individu swasta menyediakan tenaga kerja
yang diperlukan untuk masalah yang membutuhkan. Agen-agen ini biasa menamakan diri
sebagai perusahaan Konsultan SDM.
e) Lembaga Pendidikan
Ada lembaga profesional tertentu yang berfungsi sebagai sumber eksternal untuk merekrut
lulusan baru dari lembaga ini. Perekrutan semacam ini dilakukan melalui institusi pendidikan
atau sering disebut sebagai Perekrutan Kampus. Mereka memiliki tim rekrutmen khusus yang
membantu menyediakan pekerjaan bagi lulusan baru.
f) Rekomendasi
Biasanya cara ini dilakukan perusahaan dengan mendengarkan usulan dari tenaga kerjanya
tentang orang yang pantas untuk dipekerjakan dalam perusahaan. Ada juga yang melalui
institusi pendidikan yang memberikan rekomendasi lulusan mereka kepada perusahaan.
g) Kontraktor Tenaga Kerja
Sering juga disebut dengan perusahaan Outsourcing atau perusahaan yang mengadakan
perekrutan dan memasok tenaga kerja ke perusahaan yang membutuhkan. Tenaga kerja tidak
terikat kontrak langsung dengan perusahaan tempat dia bekerja, tapi terikat kontrak dengan
perusahaan kontraktor tenaga kerja yang merekrutnya. Jika terjadi pemutusan habis masa
kerjasama, maka tenaga kerja akan dikeluarkan dari perusahaan.
6. Alternative selain rekrutmen :
a. Overtime kerja lembur Metode ini yang barangkali paling banyak dilakukan perusahaan, untuk
menghadapi peningkatan volume kerja jangka pendek.
b. Subcontracting Meskipun terdapat perkiraan volume pekerjaan jangka panjang, namun
perusahaan masih dapat menghindari dari kemungkinan untuk menambah karyawan baru,
caranya adalah dengan mengontrak pekerjaan tersebut kepada pihak lain, uang diistilahkan
dengan subcontracting.
c. Temporary employees Biaya total dari karyawan tetap pada umumnya adalah 30-40 dari biaya
total perusahaan.
d. Employee leasing Menggunakan pendekatan ini, berarti perusahaan secara formal
memberhentikan beberapa atau sebagai besar karyawannya. 

7. Instrumen dalam proses seleksi

a) Surat Rekomendasi
Surat ini merupakan surat yang diperoleh dari atasan atau manajer tempat calon pelamar
bekerja sebelumnya. Surat rekomendasi tidak berkaitan dengan kinerja pekerjaan karena
biasanya hanya mengandung pujian atau komentar positif.
b) Borang Lamaran
Borang atau format lamaran merupakan format baku formulir lamaran yang mempermudah
penyeleksi memperoleh informasi atau data lengkap dari calon pekerjanya.
c) Tes Kemampuan
Tes kemampuan merupakan instrumen yang menilai kesesuaian antara para pelamar dengan
syarat-syarat pekerjaan. Tujuan dari tes ini adalah untuk memperoleh pekerja yang sesuai
dengan harapan perusahaan.
d) Tes Psikologi
Sudah sejak lama tes psikologi dimanfaatkan oleh para pengusaha retail, pengusaha perbankan,
serta pengusaha jasa lainnya. Tes ini dulunya dilakukan untuk para pelamar yang tidak berguna
dan dianggap sering mencuri.
e) Wawancara
Wawancara merupakan suatu pertemuan antara individu yang satu dengan lainnya, biasanya
dengan tujuan yang khusus dan diselenggarakan dengan kesadaran akan tujuan tersebut.
Berdasarkan pengertian tersebut, wawancara baru dapat terselenggara apabila memenuhi
kedua syarat berikut ini:

- Mengharuskan adanya pertemuan pribadi (harus saling melihat, saling mendengar, dan
saling memahami bahasa yang digunakan).
- Mengandung suatu sifat formal (dengan pengertian bahwa pertemuan tersebut diadakan
dengan suatu tujuan tertentu).
- Assessment Center

f) Assessment center 
merupakan salah satu cara penilaian calon karyawan dengan menggunakan tempat tertentu
untuk menguji mereka dalam sebuah simulasi atau tugas-tugas tertentu.

g) Drug Test
 Tes ini khusus meminta para pelamar untuk mengetes air seni sebagai pokok dari prosedur
seleksi rutin. Pelamar yang memiliki hasil positif akan dihapus dari pertimbangan pemilihan
selanjutnya.

h) Honesty Test
Instrumen ini populer pada bidang hukum dan militer karena dapat membantu proses dalam
melakukan interogasi.

i) Handwriting Analysis
Kepribadian dan sifat calon karyawan akan dinilai melalui tulisan tangan mereka dan bagaimana
cara menulisnya. Karena setiap tulisan tangan akan memberikan arti tersendiri, seperti
contohnya tulisan tangan yang besar atau kecil, tulisan yang ditekan atau tidak, tulisan yang
berantakan atau rapi, dan sebagainya.