SOP Head Operasional & Engineering

No Prosedur Operasional Head Operasional & Engineering

Melaksanakan tugas monitoring dan bertanggung jawab terhadap
1
kinerja seluruh karyawan
Memastikan seluruh operasional Grand Valonia berjalan dengan
2
baik
Bertanggungjawab mengontrol Report Supervisor HK & FO, Report
3 Supporting Head, FO Daily Report, koordinasi dan evaluasi rutin
terhadap seluruh kinerja tim

Memberikan peringatan kepada karyawan bersangkutan sebanyak

3 kali sebelum penerbitan SP 1, diberikan peringatan 1 kali sebelum
4
surat SP 2 diterbitkan dan ikut dalam pertimbangan pembaharuan
Karyawan

Memastikan kinerja, Pelayanan dan keaktifan HK, FO, Engineering

5
dan Security dalam performa yang maksimal
SOP Head Accounting

No Prosedur Operasional Accounting

1 Melakukan penyusunan keuangan perusahaan

Melakukan penginputan semua transaksi keuangan kedalam

2
laporan
Berhubungan dengan pihak internal berkaitan dengan transaksi
3
keuangan

4 Mengontrol keuangan/transaksi keuangan perusahaan

Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain

5
6 Mengontrol laporan dari finance hotel dan finance Fnb

7 Report kegiatan setiap hari kepada Manager Keuangan

SOP SPV CS dan Security

No Prosedur Operasional SPV CS dan Security

Memastikan semua Security dan Cleaning Service menjalankan
1
tugas dan kinerja sesuai SOP

2 Memastikan keamanan yang ada di Grand Valonia baik seluruh

iventaris Hotel
mengontrol kebersihan seluruh area hotel, pengelolaan taman
3
dengan baik dan pelaporan pengadaan barang

4 Report kegiatan Security dan Cleaning Service kepada Manager

Operasional
SOP Supervisor HK & FO

No Prosedur Operasional Supervisor HK & FO

Melaksanakan tugas pelayanan kepada tamu hotel sesuai dengan

1
standar perhotelan
Memastikan seluruh House Keeping, Receptionist, Laundry dan Crew
2
Event menajalankan tugas sesuai SOP
Handling complain jika terjadi permasalahan terkait pelayanan dan
3
rekapitulasi feedback
4 Mengontrol semua room dan memastikan room siap digunakan

Mengontrol report data occupancy setiap hari dari Receptionist dan

Mengontrol pemasukan occupancy pay at hotal dan memastikan uang
5
sudah disetor ke Finance dengan jumlah sesuai dengan data occupancy
setiap hari

6 Mengontrol kebersihan area lobby, balkon dan receptionist

Plotting room yang tersedia dan berkoordinasi dengan Head Bisnis &
7
Marketinguntuk Event yang akan diselenggarakan

8 Report kegiatan HK, Receptionist, Crew event dan Laundry kepada Head
Operasional daily report
SOP HRD

No Prosedur Operasional Head HRD

Bertanggungjawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM,
1
Melakukan training kerja karyawan baru
Menyiapkan perjanjian kontrak karyawan, SK pengangkatan
2
pegawai Grand Valonia

3 Melakukan training Development

Membantu Manager HRD dalam melakukan konseling dengan

4
Karyawan

5 Mengontrol data aset perusahaan dan dokumen perusahaan yang

telah dibuat oleh staf HRD
Memiliki kewenangan terhadap penerbitan Surat Peringatan (SP)
6
dalam hal pelanggaran SOP oleh karyawan

7 Melakukan update database seluruh karyawan

8 Andil dalam pertimbangan pembaharuan karyawan dan upgrading

9 Report dan evaluasi kinerja dengan Manager HRD

10 Membantu Pelaporan Pajak dan Pembayaran BPJS setiap bulan

SOP Staff HRD

No Prosedur Operasional Staff HRD

Membantu Head HRD dalam pengelolaan dan pengembangan
1
SDM
Membantu Head HRD dalam menyiapkan SK dan kontrak
2
karyawan Grand Valonia
Administrasi kebutuhan operasional, pengadaan barang dan
3 pengecekan rutin inventaris Hotel

4 Pengecekan rutin Inventaris Hotel

5 Membantu Pelaporan Pajak dan Pembayaran BPJS setiap bulan

SOP Business & Marketing

No Prosedur Operasional Business & Marketing

1 Membuat kalender event
2 Melakukan kunjungan dan penawaran ke instansi
3 Mencapai target penjualan perusahaan
4 menjaga relasi dengan klien yang sudah menjalin kerja sama
Membuat promo untuk meningkatkan pendapatan
5 perusahaan
SOP Engineering

No Prosedur Operasional Engineering

Pemeliharaan dan perbaikan semua instalasi, alat mesin, bangunan
1
dan fasilitas Hotel lainnya
Penghematan energi dalam menggunakan segala keperluan,
2 menangani alat, mesindan instalasi lainnya yang menggunakan
listrik, gas dan air
Mencegah instalasi, mesin, alat dan bangunan terhadap bahaya
3
kebakaran dan segala situasi yang membahayakan
Menyiapkan keperluan air, gas dan listrik secara teratur dan
4
melaporkan ke Head Operasional & Engineering
Menengani pekerjaan yang sifatnya umum jika ada perbaikan
5
Hotel/ Upgrade Room
6 Report kegiatan setiap hari ke Head Operasional dan Engineering
SOP House Keeping

No Prosedur Operasional HK
1 Bertanggungjawab terhadap kebersihan kamar hotel
2 Membuat report ketersediaan kamar kepada Receptionist
3 Melakukan pemeliharaan dan memastikan kamar ready untuk
dijual hotel
Mebantu membawakan barang-barang tamu hotel yang chek
4
in/chek out
Mengantar dan menunjukkan tamu yang check in kekamar yang
5
sudah disiapkan
SOP Kasir Food and Beverages

No Prosedur Operasional Kasir

1 Menjalankan proses penjualan dan pembayaran, pencatatan atas
semua transaksi
2 Melakukan pencatatan atas semua transaksi
Melakukan pencatatan barang masuk dan keluar secara detail dan
3
cek stok persediaan barang

4 Melakukan penghitungan secara teliti agar tidak terjadi selisih

antara produk dan uang yang ada dengan laporan yang dibuat
5 Setiap hari setor pendapatan harian ke Finance Hotel
6 Menjaga kebersihan area Valoniamart
SOP Cleaning service

No Prosedur Operasional Cleaning Service

Membersihkan seluruh area Hotel baik taman, lobby, toilet umum,
1
ruang meeting dll.

2 Melakukan perawatan taman hotel

3 Menjaga dan memastikan seluruh area Hotel bersih

4 Report kegiatan setiap hari kepada Head Supporting

SOP Laundry Staff

No Prosedur Operasional Laundry Staff

1 Mencuci seluruh kelengkapan kamar (Linen, Duvet, Sprei dll)

Memastikan Seluruh kelengkapan kamar tersedia dengan rapi dan

2
harum
Memastikan seluruh stock kebutuhan kamar terpenuhi
3
berkoordinasi dengan HK (HouseKeeping)
Menjaga kebersihan area Laundry dan bertanggungjawab atas
4
device yang digunakan
Report kegiatan kepada HK dan rekapitulasi keluar - masuk
5
kelengkapan kamar dengan SPV HK & FO
SOP Supervisor Finance

No Prosedur Operasional Finance Hotel

1 Mengontrol arus kas harian, pengeluaran dan pendapatan hotel

2 Rekapitulasi dan evaluasi pendapatan harian dari Receptionist, FnB

Bertanggung jawab terhadap uang fisik pada brankas sesuai

3
laporan pembukuan keuangan
Bertanggung jawab terhadap seluruh laporan transaksi (invoice dan
4
kwitansi) Grand Valonia dengan pihak luar
Report laporan keuangan setiap hari kepada Head accounting dan
5
diketahui oleh Manager Keuangan
SOP Security

No Prosedur Operasional Security

1 Melayani setiap tamu yang datang sesuai SOP

Menjaga keamanan seluruh area Hotel, Menertibkan parkir motor

2
dan mobil saat parkir dan melakukan kontrol rutin area Hotel

3 Menjaga kebersihan area Security

4 Report kegiatan kepada Head Supporting

Wajib mengisi buku report kegiatan yang sudah disediakan dan

5
menjalankan rundown
SOP Crew Event

No Prosedur Operasional Crew Event

Menyiapkan seluruh kebutuhan dan menjaga kebersihan area
1 event yang akan diselenggarakan dan memastikan event berjalan
dengan baik
Melakukan koordinasi dengan PIC setiap event yang akan
2
diselenggarakan
Bertanggungjawab terhadap event yang sedang berjalan agar tidak
3
ada complain dari customer

4 Memastikan event berjalan dengan baik

SOP Receptionist

No Prosedur Operasional Receptionist

1
Menerima reservasi yang walk in maupun melalui telpon dan OTA dengan ramah
2 Melayani dan menyiapkan kebutuhan tamu yang akan check in

3 Memastikan proses check in dan check out berjalan dengan baik

4 Memberikan pelayanan terbaik kepada seluruh tamu Hotel

Menyambut tamu yang datang dan memberikan informasi dan referensi yang
5
terkait dengan kunjungan dan fasilitas Hotel
Memastikan seluruh kebutuhan tamu terkait fasilitas hotel diberikan dan
6
dilayani dengan baik

7 Mengelola arsip administrasi tamu dengan baik

8 Input sistem Check in,Check out dan keadaan kamar serta handling complain