BAHAGIAN A

[50 markah]
Jawab semua soalan.

a) Huraikan peranan sebagai penghubung oleh seorang pengurus dalam sesebuah

organisasi. [3]

b) Berikan tiga kebaikan pemusatan autoriti [6]

c) Jelaskan Teory X mengikut teori yang diperkenalkan oleh McGregor. [5]

d) Berikan definisi ketentuan dalam elemen kontrak [4]

e) Syarat tersirat merupakan salah satu syarat yang terkandung dalam kontrak jualan.
Perihalkan pengertian syarat tersebut. [6]

f) Terdapat tiga kaedah mendengar secara berkesan yang boleh diamalkan oleh
pendengar semasa menerima sesuatu mesej. Terangkan [6]

g) Jelaskan strategi dan teknik perundingan Outrageous [5]

h) Apakah kepentingan e-pemasaran kepada sesebuah perniagaan pakaian kanak

kanak [6]

i) Diberikan set data seperti berikut: 15, 7, 20, 32, 10, 20. Berapakah min dan mod
bagi set data tersebut? [3]

j) Terdapat beberapa sebab mengapa berlakunya produktiviti menurun dalam

sesebuah organisasi. Dengan memberikan contoh menggunakan model tulang ikan,
lakarkan sebab sebab tersebut. [6]
2 (a) (i) Huraikan kepentingan jenis-jenis kemahiran mengikut peringkat pengurusan.

[15]

(b) Dalam pelbagai situasi perhubungan di antara pihak pengurusan dengan

subordinat atau pekerja dengan pekerja, kelemahan dalam kemahiran komunikasi
boleh menjadi punca perselisihan faham, perbalahan, persengketaan. Dalam
organisasi, ada pengurus atasan yang memberikan arahan dan permintaan
kepada subordinat dengan baik dan jelas, ada pula yang menyampaikannya
dengan tegas, ada pula yang menyampaikannya secara perli dan sindiran, ada
juga yang menyampaikannya dengan gurauan.

Pelbagai bentuk penyampaian komunikasi boleh memberikan kesan yang berbeza

kepada subordinat sehingga ada yang menerima dan mendengarnya dengan
senang hati atau secara serius untuk tindakan, ada yang tidak faham dan
bersungut, ada yang buat tidak tahu kerana menyangka ia bukan arahan tetapi
hanya suatu pernyataan serta macam-macam reaksi lain berbeza kerana cara dan
gaya seseorang berkomunikasi.

Dalam situasi lain pula walaupun seseorang itu terpelajar, berjawatan tinggi,
memiliki kekayaan tetapi tidak semestinya mampu menyesuaikan diri atau
disenangi orang sekeliling sama ada dalam jabatan, kumpulan kerja, sesama
rakan sekerja atau majikan. Mengapa hal ini terjadi? Salah satu aspek yang boleh
diperhatikan dan diperbaiki ialah komunikasi kita dengan orang lain. Untuk
berkomunikasi dengan baik memerlukan kecerdikan emosi selain akal. Emosi
yang boleh menimbangkan antaranya kesesuaian bahasa, masa, aspek
perbualan, tempat, kekerapannya dan nada pertuturan.

Justeru itu, melalui komunikasi berkesan, kita dapat menjalinkan hubungan,

mengeratkan persaudaraan, menyampaikan ilmu pengetahuan dan buah fikiran,
menyalurkan arahan, maklumat, memberi peringatan, pengajaran, malah dapat
mewujudkan suasana yang harmoni dalam organisasi. Sebagai ahli dalam
sesebuah organisasi, perlulah menjaga adab ketika berkomunikasi dengan
menuturkan perkataan baik dan dengan cara betul, sesuai dengan keadaan serta
golongan sasaran.

Namun, ia bukan sesuatu yang mudah walaupun berlaku secara tabii. Ia

mempunyai seni dan kemahirannya yang boleh dipelajari sama ada melalui
komunikasi atau proses pembelajaran secara formal. Dalam organisasi,
komunikasi yang baik boleh disampaikan melalui sembilan bentuk ucapan iaitu
ucapan salam, selamat, tahniah, takziah, perangsang, cadangan, maklum balas,
doa dan terima kasih antara staf dan majikan.

Oleh itu, komunikasi di tempat kerja tidaklah tertumpu kepada komunikasi

pengarahan, pengaduan, permintaan, perbincangan dan pertanyaan saja tetapi
perlu dipelbagaikan mengikut keadaan dan pencapaian dengan sembilan bentuk
komunikasi pengucapan tadi supaya masing-masing merasakan diri dihargai dan
merasa selesa serta seronok di tempat kerja. Semuanya sangat bererti dan besar
kesannya dalam komunikasi dan interaksi kerja.
Kajian juga menunjukkan komunikasi yang berkesan mempunyai hubungan rapat
dengan komitmen, prestasi dan kepuasan kerja. Justeru, keberkesanan organisasi
mempunyai hubungan yang rapat dengan keberkesanan komunikasi.

(Sumber: Disesuaikan daripada artikal Sharifah Hayaati, Manfaatkan lidah melalui

komunikasi berkesan: Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam, 07 April
2012)

(i) Sebagai seorang pengurus, bagaimana untuk mewujudkan komunikasi yang

berkesan dalam organisasi anda. Bincangkan. [12]

(ii) Huraikan jenis-jenis halangan komunikasi yang sering berlaku dalam

sesebuah organisasi. [8]

(iii) Dengan menggunakan contoh yang sesuai, terangkan kebaikan dan

kelemahan komunikasi secara lisan. [15]
Skema jawapan

BAHAGIAN A
a) Pengurus bertindak sebagai penghubung antara organisasi dengan pihak luar: pembekal, pelangan, pelabur, pembiaya
(pilih mana mana tiga
pihak)

b) i – kawalan dalam membuat keputusan lebih berkesan

ii- pelan tindakan lebih seragam
iii- keputusan memenuhi tuntutan organisasi secara keseluruhan
iv- mengurankan risiko kesilapan yang dilakukan oleh staf bawahan (Pilih mana mana tiga)

c) Teory X merujuk kepada andaian negatif tentang pekerja seperti:

- Malas melakukan kerja
- Perlu dipaksa diugut melakukan kerja
- Tidak peduli hal-hal organisasi
- Tidak bertanggungjawap *(berikan pengertian Teory X)

d) ketentuan:
- Kontrak sah mempunyai peruntukan nyata dan tentu (tidak samar).
- Bahasa yang jelas
- Memahami syarat-syarat dalam perjanjian tanpa ada kekeliruan. (beri mana mana dua dengan huraian jelas)

e) syarat tersirat – perkara yang tidak disebutkan secara nyata seperti:

- syarat tersirat mengenai hakmilik yang sah terhadap barangan yang hendak dijual
- syarat tersirat mengenai jualan melalui deskripsi yang diberikan oleh penjual barangan. Barangan yang tidak
berpadanan dengan deskripsi dianggap melanggar syarat.
- Syarat tersirat jualan mengenai kualiti dan kelayakan. Pembeli perlu memeriksa barangan yang dibeli untuk
memastikan kualiti dan kelayakan barnagna tersebut. Jika pembeli cuai dalam membeli barangan maka pembeli tidak
boleh mendakwa penjual atas kerugian yang dialami.
- Syarat tersirat jualan melalui sampel. Barangna jualan haruslah sama dengan sampel yang ditunjukkan.

f) Tiga kaedah komunikasi:

- Mendengar secara empati dan objektif
- Mendengar cara kritikal dan non-judgemental
- Mendengar secara cetek dan mendalam

g) Outrageous:
strategi psikologi yang dapat menggangu emosi dan perasaan pihak lawan supaya menerima tawaran yang dicadangkan
dengan rasa kasihan. Contoh seperti mengeluarkan airmata, marah, pujkan melampau, menimbuilkan perasaan berdosa.

h) Kepentingan e-pemasaran kepada pakaian kanak-kanak

- Bersifat global – menerokai lebih banyak pasaran baharu di dunia melalui laman web.
- Meningkat jualan – syarikat pakaian kanak-kanak boleh memperluaskan syr pasaran ke peringkat antarabangsa
- Mengurangkan kos – membantu syarikat memperoleh sasaran pasaran yang tepat.
- Memudahklan interaksi – maklumbalas yang cepat dari pelanggan. Mengujudkan komunikasi dua hala.
- Pemasaran sepanjang masa – pemasaran dijalankan pada bila bila masa sahaja.
- Risiko yang rendah – tidak perlu memiliki premis perniagaan sendiri. (beri definisi dan pilih mana mana tiga)

i) Min: 17.33
Mod: 20

j)

manusia bahan

Kekurangan Kualit
pekerja i
renda
Produktiviti
h
menurun
Sering Polisi
rosak syarikat
lemah
peralatan kaedah
Bahagian B

2 (a)

Jenis
Pengurus Atasan
Kemahiran
 Sangat penting
 Perancangan peringkat
Konsep
organisasi
 Analisis SWOT
 Sangat penting
 Berhubung dengan pihak
Kemanusiaan
luar.
 Memimpin pekerja bawahan.
 Sangat penting
 Menggunakan masa dengan
Masa
berkesan
 Kurang penting dan tidak
releven
Teknik  Tidak terlibat langsung
dengan kerja-kerja yang
memerlukan kemahiran
 Sangat penting
 Membuat keputusan strategi,
Keputusan
dasar, peluang perniagaan
dan agihan sumber
Pengurus Pertengahan
 Sederhana penting
 Merancang dan membentuk
strategi peringkat jabatan.
 Sangat penting
 Hubungan dengan pihak
atas, rakan sejawat dan
bawahan
 Sangat penting
 Merancang dan
menyediakan jadual untuk
jabatan.
 Sederhana penting
 Hanya memberi tunjuk ajar
kepada pihak bawahan
 Penting
 Membuat keputusan kerja
dan penggunaan sumber.
Pengurus Bawahan
 Kurang penting
 Hanya menerima arahan
untuk dilaksanakan.
 Sangat penting
 Berhubung dengan pihak
bawahan.
 Sangat penting
 Ikut/patuhi jadual untuk
proses pengeluaran
 Sangat penting
 Aplikasi kaedah, prosedur
dan teknik dalam semua
bidang kerja
 Kurang penting
 Hanya menurut arahan
pihak atasan

2 (b) (i) Ciri-ciri Komunikasi Berkesan

1. Kefahaman
Pengurus atasan perlu memberikan arahan dan permintaan kepada subordinat dengan baik dan jelas agar mudah
difahami.

2. Keseronokan
Ucapan terima kasih antara staf dan majikan dapat mewujudkan diri dihargai dan merasa selesa serta seronok di
tempat kerja.

3. Pengaruh ke atas sikap

walaupun seseorang itu terpelajar, berjawatan tinggi, memiliki kekayaan tetapi tidak semestinya mampu
menyesuaikan diri atau disenangi orang sekeliling sama ada dalam jabatan, kumpulan kerja, sesama rakan sekerja
atau majikan.

4. Memperbaiki hubungan
Perlulah menjaga adab ketika berkomunikasi dengan menuturkan perkataan baik dan dengan cara betul, sesuai
dengan keadaan serta golongan sasaran.

5. Wujudnya tindakan susulan

Ada kalanya komunikasi dibuat memerlukan tindakan susulan dibuat oleh orang bawahan.

6. Mendengar secara berkesan

Mendengar dengan baik bagi mengelak daripada tidak faham dan bersungut dengan arahan, ada yang buat tidak
tahu kerana menyangka ia bukan arahan tetapi hanya suatu pernyataan.

2 (b) (ii) jenis halangan komunikasi;

 1. Halangan Fizikal
Ketidaksesuaian masa dan tempat dalam menyampaian maklumat boleh menyebabkan ada yang tidak faham dan
bersungut, ada yang buat tidak tahu kerana menyangka ia bukan arahan tetapi hanya suatu pernyataan serta macam-
macam reaksi lain berbeza.

2. Halangan Psikologikal
Disebabkan cara berfikir dan tanggapan yang berbeza antara penghantar dan penerima maklumat. Penerima
mentafsir maklumat berdasarkan pengalaman, latar belakang, dan ciri-ciri peribadi. Untuk berkomunikasi dengan baik
memerlukan kecerdikan emosi selain akal. Emosi boleh menimbangkan antaranya kesesuaian bahasa, aspek
perbualan, dan nada pertuturan.

3. Halangan Sosiologikal
Berlaku disebabkan oleh perbezaan budaya dan sosial seperti umur, jantina, ras, budaya, bahasa pertuturan, pangkat
dalam organisasi, taraf pendidikan, taraf hidup dan latar belakang kehidupan. walaupun seseorang itu terpelajar,
berjawatan tinggi, memiliki kekayaan tetapi tidak semestinya mampu menyesuaikan diri atau disenangi orang
sekeliling sama ada dalam jabatan, kumpulan kerja, sesama rakan sekerja atau majikan.

4. Halangan Semantik
Disebabkan oleh penggunaan perkataan yang mempunyai banyak makna. Perkataan ditafsirkan berdasarkan sikap,
sifat, latar belakang dan pengalaman penggunanya. Contonnya kesesuaian bahasa dan aspek perbualan.

2 (b) (iii) kebaikan dan kelemahan komunikasi secara lisan;

Kebaikan
 Maklumat dapat disampaikan melalui saluran komunikasi dengan cepat kepada penerima. Contohnya pengurus
atasan memberikan arahan dan permintaan kepada subordinat
 Boleh menggunakan alat komunikasi seperti audiografik untuk mendapat gambaran yang jelas maklumat yang
disampaikan. Pengurus membentangkan laporan prestasi menggunakan powerpoint.
 Maklum balas boleh diperolehi dengan segera. Contohnya Perbualan berkaitan pengeluaran diantara ketua
pekerja dengan pekerja bawahan.
 Komunikasi lisan kebiasaannya berlaku secara tidak formal yang membolehkan kejujuran penghantar dapat
dirasakan. Kejujuran dapat di kesan melalui memek muka penyampai maklumat.
 Lebih murah dan meyakinkan. Perbualan bersemuka tidak memerlukan peralatan komunikasi.
 Biasanya melibatkan komunikasi secara bersemuka dan boleh bersoal jawab pada masa yang sama. Contohnya
Ketua jabatan mendapat maklum balas daripada subordinatnya semasa perbincangan.

kelemahan
 Penghantar yang tidak mempunyai kemahiran berkomunikasi mungkin tidak dapat menyampaikan maklumat
dengan baik. Sebagai ahli dalam sesebuah organisasi, perlulah menjaga adab ketika berkomunikasi dengan cara
betul, sesuai dengan keadaan serta golongan sasaran.
 Maklumat yang diterima mungkin tidak dapat difahami kerana tidak dapat diterjemahkan dengan segera.
Subordinat tidak memahami arahan mungkin menyangka ia bukan arahan tetapi hanya suatu pernyataan.
 Mesej yang disampaikan mungkin disalahtafsirkan oleh penerima dan mungkin menyinggung perasaan orang lain.
Dalam organisasi, ada pengurus atasan yang memberikan arahan menyampaikannya secara perli dan sindiran.
 Tidak ada rekod simpanan kerana mungkin perbualan secara tidak formal berlaku.