PAPER DASAR DASAR MANAJEMEN

MATERI CONTROLLING/PENGENDALIAN/PENGAWASAN

Dosen Pengampu :
Ir. Lisa Sulistyawati M.M

Putri Maharanie/22042010196/D/

Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jawa Timur

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Prodi Administrasi Bisnis
Surabaya
2022
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI 1

BAB I 2

PENDAHULUAN 2
1.1 Latar Belakang 2
1.2 Rumusan Masalah 3
1.3 Tujuan Masalah 3

BAB II 4

PEMBAHASAN 4
2.1 Pengertian Pengendalian 4
2.1.1 Elemen Pengendalian 9
2.1.2 Jenis-Jenis Pengendalian 10
2.1.3 Asas-Asas Pengendalian 15
2.1.4 Sifat dan Waktu Pengendalian 17
2.1.5 Karakteristik Pengendalian Yang Efektif 18
2.1.6 Macam Macam Pengendalian 21
2.1.7 Alat Alat Pengendalian 22
2.1.8 Tujuan dari Fungsi Pengawasan 24
2.1.9 Gejala yang Memerlukan Pengawasan dan Pengendalian 26
2.1.10 Langkah Langkah Pengendalian 26
2.2 Fungsi Pengawasan Dalam Praktik 28
2.2.1 Pengawasan Berdasarkan Proses Kegíatan 28
2.2.2 Pengawasan Internal dan Eksternal 30
2.2.3 Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional 30

DAFTAR PUSTAKA 36

1
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sebuah organisasi harus menetapkan tujuan, menetapkan

rencana, mengorganisasikannya sehingga dapat melakukan berbagai
tindakan yang akan memotivasi orang-orang atau bawahannya agar dapat
menjalankan apa yang telah dilakukan atau direncanakan sehingga tujuan
organisasi yang sudah ditetapkan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Dalam banyak kasus di sebuah perusahaan seringkali berhadapan
dengan masalah dalam pencapaian tujuan dimana implementasi dari
setiap rencana perusahaan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Contoh-contoh masalah yang dihadapi sebuah perusahaan adalah
pekerjaan yang melewati batas waktu yang telah ditentukan, pekerja atau
karyawan melakukan aksi mogok kerja sehingga pekerjaan jadi
terbengkalai, adanya kenaikan harga bahan baku produksi sehingga
terjadi terhambat, dan lain-lainnya, kasus-kasus tersebut dapat
menyebabkan rencana sebuah perusahaan tidak berjalan sebagaimana
mestinya.
Contoh-contoh kasus tersebut mendorong perlu adanya fungsi
manajemen yang diarahkan untuk memastikan apakah sebuah rencana
yang sedang dijalankan berjalan dengan semestinya dan mencapai tujuan
yang telah ditentukan ataukah tidak. Selain itu juga memastikan apa yang
menjadi penyebab dari sebuah rencana yang ternyata tidak berjalan
sesuai rencananya, sehingga dapat menentukan tindakan yang perlu
dikoreksi. Fungsi manajemen yang diarahkan untuk melakukan
pengawasan atas apa yang telah direncanakan dan bagaimana
langkah-langkah koreksi dinamakan dengan fungsi pengawasan atau
pengendalian.

2
 Fungsi pengawasan pada dasarnya merupakan sebuah proses
yang dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan
berjalan sebagaimana mestinya. Fungsi pengawasan juga memiliki
pengertian lain yaitu merupakan pengidentifikasian berbagai faktor yang
menghambat sebuah kegiatan dan juga pengambilan tindakan koreksi
yang diperlukan agar tujuan organisasi dapat tercapai.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari pengawasan dan pengendalian

organisasi?
2. Apa fungsi dari adanya pengawasan dan pengendalian
dalam praktik?

1.3 Tujuan Masalah

1. Agar mengetahui apa itu pengertian dari adanya

pengawasan dan pengendalian organisasi.
2. Mengetahui fungsi dari adanya fungsi pengawasan dan
pengendalian dalam praktik.

3
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pengendalian

Dalam terminologi bahasa Inggris, fungsi pengawasan sering

dinamakan sebagai fungsi Controlling, Evaluating, Appraising, dan
Correcting. Semua istilah tersebut memiliki arti yang hampir sama yaitu
mengontrol ataupun mengendalikan, mengevaluasi, menilai atau
mengukur, dan mengoreksi. Akan tetapi dikarenakan fungsi manajemen
yang diperlukan tidak hanya pengawasan namun mencakup penetapan
standar kinerja perusahaan, pengukuran kinerja yang dicapai perusahaan,
dan pengambilan tindakan koreksi yang sekiranya standar kinerja terjadi
penyimpangan, maka penamaan fungsi controlling lebih banyak
digunakan dan dalam bahasa Indonesia istilah “pengawasan” lebih
banyak digunakan. Sebuah perencanaan, aktivitas organisasi, tujuan
utama dan sasaran, serta metode untuk mencapainya sudah ditetapkan
dengan jelas. Serta dalam pengendalian, mengukur kemajuan ke arah
tujuan tersebut dan memungkinkan manajer mendeteksi adanya
penyimpangan dari perencanaan tersebut tepat pada waktunya untuk
melakukan tindakan perbaikan sebelum penyimpangan menjadi lebih
jauh.
Beberapa pengertian pengawasan telah dikemukakan oleh banyak
penulis di bidang manajemen, diantaranya oleh Schermerhorn tahun
2002, Stoner, Freeman, dan Gilbert tahun 2000, Serta ada Robert J.
Mockler (1972: 2). Schermerhorn mendefinisikan bahwa pengawasan
sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan
tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan
sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Ungkapannya
seperti ini (Controlling is the process of measuring performance and taking

4
action to ensure desired results). Berdasarkan pengertian tersebut, beliau
menekankan fungsi pengawasan pada penetapan standar kinerja dan
tindakan yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian kinerja yang
telah ditetapkan. Dengan demikian, seorang manajer di perusahaan perlu
menetapkan standar kinerja untuk setiap pekerjaan yang harus dilakukan,
apakah di bagian bagian divisi seperti sumber daya manusia (SDM),
produksi, pemasaran, ataupun bagian-bagian lain dalam sebuah
perusahaan. Standar kinerja tersebut akan menjadi ukuran apakah pada
pelaksanaannya nanti, seorang manajer perlu melakukan tindakan koreksi
ataukah tidak sekiranya ditemukan beberapa atau berbagai
penyimpangan. Penjelasan tersebut sejalan dengan pengertian
pengawasan menurut Stoner, Freeman, dan Gilbert tahun 2000, dimana
menurut mereka Control adalah the process of ensuring that actual
activities conform the planned activities. Jadi pengawasan adalah proses
untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang telah terlaksana sesuai
dengan apa yang sudah direncanakan.
Secara lebih rinci, Robert J. Mokler memberikan batasan
pengendalian yang menekankan elemen esensial proses pengendalian
dalam beberapa langkah. Batasan-batasan yang diajukan meliputi hal
berikut ini, mengungkapkan fungsi pengawasan sebagai a systematic
effort to set performance standards with planning objectives, to design
information feedback systems, to compare, actual performance with these
predetermined standards, to determine whether, there are any deviations
and to measure their significance, and to take any action required to
assure that all corporate resources are being used in the most effective
and efficient way possible in achieving corporate objectives. Artinya
adalah fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis
untuk menetapkan standar kinerja dengan berbagai tujuan perencanaan,
untuk merancang atau mendesain sistem umpan balik informasi, untuk
membandingkan, antara kinerja aktual dengan standar yang telah
ditentukan sebelumnya, kemudian untuk menentukan apakah terdapat

5
penyimpangan dan untuk mengukur signifikansi dari setiap penyimpangan
tersebut, serta untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk
memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan
cara yang paling efektif dan efisien dalam mencapai tujuan sebuah
perusahaan. Pengertian Mockler secara lengkap menguraikan bahwa
pada intinya pengawasan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah
sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi
yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian
standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.
Berdasarkan batasan yang dikemukakan oleh Mockler terdapat
empat langkah dalam pengendalian yaitu
a. Menetapkan standar dan metode untuk pengukuran kinerja
(establish standard and methods for measuring performance)
Langkah ini bisa mencakup standar dan ukuran untuk segala hal,
mulai dari target penjualan dan produksi sampai dengan catatan
kehadiran dan keamanan pekerja atau karyawan. Untuk menjamin
efektivitas langkah ini, harus dispesifikasikan dalam bentuk yang berarti
dan diterima oleh para individu yang bersangkutan.
b. Mengukur kinerja (measure the performance)
Langkah ini merupakan proses yang berlanjut dan repetitif dengan
frekuensi aktual bergantung pada jenis aktivitas yang sedang diukur.
c. Membandingkan kinerja sesuai dengan standar (compare the
performance match with the standar)
Membandingkan kinerja adalah membandingkan hasil yang telah
diukur dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Apabila
kinerja ini sesuai dengan standar, manajer berasumsi bahwa
segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali. Oleh karena
itu, manajer tidak perlu campur tangan secara aktif dalam sebuah
organisasi.
d. Mengambil tindakan perbaikan (take corrective action)

6
Tindakan ini dilakukan manakala kinerja rendah dibawah standar
dan analisis menunjukan perlunya diambil tindakan. Tindakan
perbaikan dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu
atau beberapa aktivitas dalam operasi organisasi atau terhadap
standar yang telah ditentukan sebelumnya. Seorang manajer hanya
memantau kinerja dan bukan melaksanakan pengendalian, kecuali
apabila manajer mengikuti terus proses tersebut sampai akhir. Yang
perlu mendapatkan prioritas adalah menentukan cara yang
konstruktif agar kinerja dapat memenuhi standar dan tidak
mengidentifikasi kegagalan yang telah terjadi.
Berdasarkan uraian diatas tampaklah betapa pentingnya
aktivitas pengendalian dioperasikan oleh manajer. Kebutuhan
pengendalian sama pentingnya dengan kebutuhan perencanaan.
Aktivitas perencanaan sebagai kunci awal pelaksanaan aktivitas
organisasi, sedangkan aktivitas pengendalian sebagai kunci akhir
untuk evaluasi aktivitas yang telah dilaksanakan sekaligus
melakukan tindakan perbaikan apabila diperlukan.
Baik dalam organisasi umum maupun dalam organisasi
bisnis terdapat beberapa faktor yang menuntut perlunya
dioperasikan fungsi pengendalian. Faktor yang dimaksud adalah
sebagai berikut.
a. Perubahan dalam lingkungan organisasi
Perubahan yang dimaksud merupakan hal yang abadi, oleh
karena itu sangat sulit dipisahkan dengan lingkungan
organisasi dan akan sulit untuk dihindari. Suatu hal esensial
dan mempengaruhi organisasi sehingga perlu diadakannya
pengendalian, contohnya pergeseran pasar, penemuan
bahan dasar baru, penemuan produk baru, berlakukan
kebijakan pemerintah, dan lain sebagainya. Dengan
demikian, melalui fungsi pengendalian manajer mendeteksi
perubahan yang mempengaruhi produk atau jasa organisasi,

7
 sekaligus mengambil tindakan atas penyimpangan yang
telah terjadi.
b. Kompleksitas organisasi
Cenderung menunjukan bahwa semakin besar organisasi,
maka akan semakin menuntut pengendalian yang lebih
formal dan ketelitian yang jauh lebih besar. Berbagai jenis
produk baru harus dikendalikan untuk menjamin bahwa
kualitas dan kemampuan tetap stabil. Pencatatan atas
aktivitas penjualan secara eceran memerlukan kecermatan
yang tinggi, demikian pula pasar organisasi perlu
mendapatkan tindakan pemantauan dengan seksama.
Disamping itu desentralisasi yang banyak dilakukan
organisasi saat ini akan semakin bertambah kompleksitas
organisasi. Dengan meningkatnya jumlah perwakilan dan
kantor cabang perusahaan, secara geografis menuntut
penerapan fungsi pengendalian yang lebih efisien dan efektif.
c. Kesalahan yang sering terjadi
Sering terjadinya kesalahan yang menimpa manajer maupun
bawahan menuntut dilakukannya pengendalian yang efisien
dan efektif guna mendeteksi kesalahan tersebut sehingga
tidak menimbulkan kerugian yang besar bagi organisasi
maupun perusahaan. Demikian juga tindakan secara cermat
dalam melakukan pekerjaan segera dapat ditanamkan
kepada mereka.
d. Dampak delegasi wewenang
Pelimpahan wewenang dari seorang manajer terhadap
bawahannya, menuntut manajer untuk melakukan
pengendalian kepada bawahan yang dilimpahi wewenang
tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk memeriksa apakah
bawahan benar-benar melaksanakan tanggung jawab yang
telah diberikan. Apabila tidak, perlu adanya penganalisis

8
 mengapa hal tersebut terjadi sehingga manajer dapat
mengambil langkah bijak untuk berikutnya.

2.1.1 Elemen Pengendalian

Dalam setiap sistem pengendalian, terdapat empat elemen pokok

yang satu sama lain berlangsung dalam urutan yang kronologis dan
kontinu serta diantara keempat elemen pokok tersebut berhubungan.
Keempat elemen pokok pengendalian yang dimaksud adalah :
1. Kondisi atau karakteristik yang dikendalikan
2. Instrumen atau metode sensor untuk mengukur kondisi atau
karakteristik yang dikendalikan
3. Kelompok, unit, atau instrumen kendali yang akan membandingkan
data yang diukur dengan pekerjaan yang direncanakan dan
mengarahkan mekanisme perbaikan untuk memenuhi kebutuhan.
4. Kelompok atau mekanisme yang bergerak dan mampu
mengadakan inovasi dalam sistem operasi.

Maksud dari elemen kedua adalah sehingga hal-hal yang kurang

mendukung tercapainya tujuan dan aktivitas yang telah ditetapkan dapat
diadakan penyaringan seperlunya. Kemudian pada elemen ketiga adalah
manakala penyimpangan diketahui, informasi disampaikan guna
mengambil tindakan perbaikan seperlunya. Tindakan perbaikan selama
pekerjaan dijalankan adalah salah satu karakteristik pengendalian yang
baik. Dan yang terakhir maksud dari elemen keempat adalah jenis
instrumen dan metode untuk mengarahkan masukan perbaikan di dalam
sistem operasi memiliki berbagai macam bentuk variasi. Bentuknya bisa
berupa alat pengendalian elektronik maupun seseorang diberikan tugas
untuk mengerjakan kembali karena produk yang dihasilkan tidak sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan.

9
2.1.2 Jenis-Jenis Pengendalian

Terdapat beberapa klasifikasi pengendalian yang harus dilakukan

oleh seorang manajer. Klasifikasi tersebut bisa dilihat dari sistem maupun
waktu pelaksanaanya. Ditinjau dari sistem pelaksanaannya, pengendalian
dapat diklasifikasikan menjadi sistem pengendalian umpan balik,
pengendalian umpan maju, dan pengendalian pencegahan. Berikut
penjelasannya.
1. Sistem Pengendalian Umpan Balik
Sistem pengendalian umpan balik beroperasi dengan pengukuran
beberapa aspek proses yang sedang dikendalikan dan perbaikan proses
apabila ukuran menunjukkan bahwa proses menyimpang dari rencana
yang telah ditetapkan. Pengendalian ini tugasnya adalah memantau
operasi proses maupun masukan dalam suatu usaha untuk menerka
terjadinya penyimpangan yang potensial agar tindakan perbaikan atas
penyimpangan yang terjadi dapat dilakukan guna mencegah
permasalahan kompleks yang menimpa organisasi atau perusahaan.
Biasanya terdiri atas lima komponen yang mendasari sistem
pengendalian umpan balik ini.
a. Proses operasi yang mengelola masukan menjadi keluaran.
b. Karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian.
c. Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik.
d. Serangkaian standar atau kriteria dimana kondisi proses yang
diukur menggunakan standar atau kriteria yang selanjutnya akan
diadakan evaluasi.
e. Pengaturan yang fungsinya digunakan untuk membandingkan
standar karakteristik proses dengan standar yang mengambil
tindakan untuk adaptasi proses apabila perbandingan tersebut
menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dari rencana yang
telah ditetapkan.

10
 2. Sistem Pengendalian Umpan Maju
Salah satu kelemahan utama sistem pengendalian umpan balik
adalah bahwa sistem tersebut tidak memberikan peringatan suatu
penyimpangan sebelum hal tersebut menjadi cukup berarti. Dampaknya
adalah penyimpangan yang memakan biaya besar dapat berlangsung
terus menerus atau semakin buruk sebelum tindakan perbaikan yang
efektif dilaksanakan. Hadirnya sistem pengendalian umpan maju dengan
maksud untuk bertindak secara langsung pada permasalahan tersebut
mencoba mencegah sebelum penyimpangan terjadi lagi.
Sistem pengendalian umpan maju memiliki komponen yang sama
dengan pengendalian umpan balik, yaitu
a. Proses operasi yang mengelola masukan menjadi keluaran.
b. Karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian.
c. Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik.
d. Serangkaian standar atau kriteria dimana kondisi proses yang
diukur menggunakan standar atau kriteria yang selanjutnya akan
diadakan evaluasi.
e. Pengaturan yang fungsinya digunakan untuk membandingkan
standar karakteristik proses dengan standar yang mengambil
tindakan untuk adaptasi proses apabila perbandingan tersebut
menunjukkan terjadinya penyimpangan proses dari rencana yang
telah ditetapkan.

3. Sistem Pengendalian Pencegahan

Dua sistem pengendalian yang telah dideskripsikan sebelumnya,
baik sistem pengendalian umpan balik hingga pengendalian umpan
maju, berfungsi secara ekstern terhadap proses yang sedang
dikendalikan, memantau operasi, dan terlibat dalam mengambil
tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan dari rencana yang
telah ditetapkan. Sebaliknya, sistem pengendalian pencegahan adalah
kebijakan dan prosedur yang sebenarnya merupakan bagian dari

11
proses tersebut. Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian
intern organisasi.
Ditinjau dari waktu pelaksanaannya, pengendalian pencegahan
dapat dibedakan menjadi empat jenis pokok yaitu pengendalian
sebelum tindakan, kemudi, penyaringan atau pengendalian ya atau
tidak, dan sesudah tindakan. Menurut Newman, 1975 : 69 dan Stoner,
dan Wankel, 1986: 578-579.
A. Pengendalian Sebelum Tindakan (Pre Action Controls)
Pengendalian sebelum tindakan sering disebut sebagai
pengendalian pendahuluan (pre control). Pengendalian ini
memastikan bahwa sebelum suatu tindakan dimulai maka sumber
daya manusia (sdm), bahan, dan finansial yang diperlukan telah
dianggarkan. Dengan demikian apabila kegiatan dilakukan, maka
sumber daya tersebut tersedia, baik jenis, kualitas, kuantitas,
maupun tempat sesuai dengan kebutuhan. Anggaran biasanya
digunakan untuk kepentingan ketenagakerjaan maupun sebagai
penunjang sarana produksi tertentu.
B. Pengendalian Kemudi (Steering Controls)
Istilah pengendalian ini berasal dari sistem kemudi sebuah
mobil. Dimana seorang sopir mengemudikan mobilnya untuk
mencegah agar tidak keluar dari jalur yang telah tersedia atau
sudah ditentukan sebelumnya. Pengendalian ini dirancang untuk
mendeteksi penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan
memungkinkan pengambilan tindakan perbaikan sebelum suatu
urutan kegiatan tertentu telah diselesaikan.
C. Penyaringan atau Pengendalian Ya atau Tidak (Screening or
Yes/No Controls )
Karena pengendalian kemudi merupakan sarana untuk
mengambil tindakan perbaikan, sementara suatu program masih
berjalan maka pengendalian penyaringan berguna sebagai alat
kendali ganda (double check) sekaligus untuk menyempurnakan

12
 pengendalian kemudi. Pengendalian ya atau tidak merupakan
suatu proses penyaringan yang aspek-aspek spesifik dari suatu
prosedurnya harus disetujui atau memiliki syarat tertentu yang
harus dipenuhi sebelum aktivitas dapat diteruskan.
D. Pengendalian Setelah Tindakan (Post Action Controls)
Pengendalian ini berusaha untuk mengukur hasil dari suatu
kegiatan yang telah diselesaikan. Penyebab penyimpangan dari
rencana atau standar yang telah ditentukan dan temuan tersebut
diaplikasikan pada aktivitas yang sama di masa yang akan datang.
Sebelum itu, pengendalian ini sesudah tindakan juga digunakan
sebagai dasar untuk balas jasa atau memotivasi karyawan,
contohnya seorang karyawan yang mencapai standar akan
diberikan kompensasi tertentu.
Keterandalan arus informasi merupakan salah satu faktor
yang paling penting dalam pengendalian yang efisien karena
semakin cepat penyimpangan ditemukan, akan semakin sehat pula
tindakan perbaikkan diambil. Dengan demikian juga informasi yang
tepat merupakan faktor yang sangat penting karena tindakan
perbaikan atas suatu penyimpangan didasarkan atas informasi
yang diperoleh dari laporan produk pengelolaan komputer dan
sebagainya.

Selain ketiga jenis-jenis pengendalian diatas masih ada jenis-jenis

pengendalian lainnya yaitu,
1. Pengendalian Produksi (Production Controls)
Yaitu pengendalian ini bertujuan untuk mengetahui kualitas dan
kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan rencana
yang ada atau tidak
2. Pengendalian Keuangan (Financial Controls)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut
keuangan, baik tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya

13
 perusahaan dan termasuk pengendalian anggaran suatu organisasi
atau perusahaan.
3. Pengendalian Pegawai (Personal Control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya
dengan kegiatan karyawan, apakah seorang karyawan bekerja
sesuai dengan ketentuan atau perintah, rencana, tata kerja,
absensi pegawai dan lain-lainnya.
4. Pengendalian Waktu (Time Controls)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya
apakah waktu untuk mengerjakan sesuatu seperti pekerjaan telah
sesuai atau tidak sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.
5. Pengendalian Kebijakan (Policy Control)
Pengendalian kebijakan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai
apakah kebijakan-kebijakan suatu organisasi telah dilaksanakan
sesuai dengan yang telah ditentukan diawal.
6. Pengendalian Teknis (Technical Control)
Pengendalian Teknis ini menyangkut hal-hal yang bersifat fisik dan
yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan suatu
organisasi.
7. Pengendalian Penjualan (Sales Controls)
Pengendalian ini untuk mengetahui apakah produksi yang
dihasilkan telah terjual dengan sesuai target yang telah ditetapkan.
8. Inventory Controls (Pengendalian Persedian)
Inventory control adalah proses yang dilakukan agar sebuah
perusahaan atau unit bisnis mampu memaksimalkan penyimpanan
dan persediaan stok barang. Hal ini bertujuan untuk memastikan
bahwa perusahaan memiliki level inventaris ideal dan diperlukan
untuk mencukupi permintaan pasar. Inventory control atau
pengendalian persediaan dilakukan supaya perusahaan dapat
menyimpan barang persediaan yang dibutuhkan, tanpa

14
 mengonsumsi anggaran berlebih di awal atau harus
mempertaruhkan kepuasan konsumen.

2.1.3 Asas-Asas Pengendalian

Harold Koontz dan Cyril O Donnell menetapkan asas pengendalian

sebagai berikut :
1. Asas Tercapainya Tujuan (Principle of Assurance of Objective)
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu
dengan mengadakan perbaikan atau biasa disebut koreksi untuk
menghindar dari penyimpangan-penyimpangan yang telah
direncanakan.
2. Asas Efisiensi Pengendalian (Principle of Efficiency Control)
Pengendalian efisien jika dapat menghindarkan deviasi-deviasi dari
perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal yang berada
diluar dugaan.
3. Asas Tanggung Jawab Pengendalian (Principle of Control
Responsibility)
Pengendalian ini hanya dapat dilaksanakan apabila seorang
manajer bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas Pengendalian Terhadap Masa Depan (Principle of Future
Control)
Pengendalian yang efektif harus ditunjukan kearah pencegahan
penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik di masa
sekarang maupun di masa yang akan datang nantinya.
5. Asas Pengendalian Langsung (Principle of Direct Control)
Teknik kontrol yang paling efektif adalah dengan mengusahakan
adanya manajer bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian ini
dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering untuk
berbuat kesalahan.
6. Asas Refleksi Perencanaan (Principle of Reflection of Plans)

15
 Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat
mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas Penyesuaian dengan Organisasi (Principle of Organization
Suitability)
Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
Seorang manajer dan bawahannya merupakan sarana untuk
melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang
efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer,
sehingga dapat mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas Pengendalian Individual (Principle of Individuality of Control)
Pengendalian dan teknik harus sesuai dengan kebutuhan seorang
manajer. Teknik kontrol harus ditujukan terhadap
kebutuhan-kebutuhan akan sebuah informasi setiap manajer.
Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama
lain, tergantung pada tingkat dan tugas seorang manajer.
9. Asas Standar (Principle of Standard)
Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat,
yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan
tujuan yang akan dicapai.
10. Asas Pengawasan Terhadap Strategis (Principle of Strategic Point
Control)
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya
perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis
dalam perusahaan atau organisasi.
11. Asas Kekecualian (The Exception Principle)
Efisiensi dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang
ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi
dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas Pengendalian Fleksibel (Principle of Flexibility of Control)
Pengendalian harus luwe untuk menghindari kegagalan
pelaksanaan rencana.

16
 13. Asas Peninjauan Kembali (Principle of Review)
Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali agar suatu sistem yang
digunakan agar berguna untuk mencapai sebuah tujuan.
14. Asas Tindakan (Principle of Action)
Pengendalian dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk
mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi,
staffing, dan directing.

2.1.4 Sifat dan Waktu Pengendalian

Sifat dan waktu pengendalian atau kontrol dibedakan atas :

1. Preventive Control : Pengendalian yang dilakukan sebelum
kegiatan dikerjakan dengan maksud agar tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan
menggunakan beberapa cara, yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan
tata cara suatu kegiatan atau bisa disebut membuat tata
tertib.
b. Membuat pedoman-pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung
jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f. Menentukan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.
2. Repressive Control : adalah pengendalian yang dilakukan setelah
terjadi penyimpangan atau kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan,
dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan,
sehingga sasaran yang direncanakan dapat dicapai. Hal ini bisa
dilakukan dengan cara-cara berikut :
a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana
yang telah ditentukan.

17
 b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan,
kemudian mencari jalan keluarnya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk
kegiatan para penanggung jawabnya.
d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap
pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh para petugas
pelaksana.

3. Pengendalian melekat adalah pengendalian yang dilakukan di

tengah proses penyimpangan terjadi, seperti saat sebelum, ditengah
kegiatan dan, saat sudah terjadi kegiatan.
4. Pengendalian berkala adalah pengendalian yang dilakukan secara
berkala seperti dalam sebulan sekali atau kuartal sekali atau satu
tahun sekali.
5. Pengendalian mendadak adalah pengendalian dilakukan secara
mendadak atau tiba-tiba.

2.1.5 Karakteristik Pengendalian Yang Efektif

Efektivitas adalah kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat.

Dengan demikian, pengendalian yang efektif berarti pengendalian yang
tepat sesuai dengan proses yang harus dilalui tanpa menyimpang dari
sistem yang dianut sehingga tahapan yang dilaluinya benar.
Pengendalian sebagai suatu sistem, seperti halnya sistem-sistem
yang lain memiliki karakteristik tertentu. Namun demikian, arti penting
karakteristik tersebut berlaku relatif, artinya pada kondisi berbeda,
karakteristik itu pun berbeda pula. Pada kondisi yang sama, Karakteristik
tersebut berlaku sama. Secara umum pengendalian yang efektif
mempunyai karakteristik sebagai berikut.

18
1. Akurat (Accurate)
Informasi atas kinerja harus akurat. Ketidakakuratan data dari suatu
sistem pengendalian dapat mengakibatkan organisasi mengambil
tindakan yang akan menemui kegagalan untuk memperbaiki suatu
permasalahan atau menciptakan permasalahan baru.
2. Tepat Waktu (Timely)
Informasi harus dihimpun, diarahkan, dan segera dievaluasi jika
akan diambil tindakan tepat waktunya guna menghasilkan
perbaikan.
3. Objektif dan Komprehensif (Objective and Comprehensible)
Informasi dalam suatu sistem pengendalian harus mudah dipahami
dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya. Maka
objektif sistem pengendalian, makin besar kemungkinannya bahwa
individu dengan sadar dan efektif akan merespon informasi yang
diterima, demikian pula sebaliknya. Sistem informasi yang sulit
dipahami akan mengakibatkan bias yang tidak perlu dan
kebingungan atau frustasi diantara para karyawan.
4. Dipusatkan pada Tempat Pengendalian Strategis (Focused on
Strategic Control Points)
Sistem pengendalian strategis sebaiknya dipusatkan pada bidang
yang paling banyak kemungkinan akan terjadinya penyimpangan
dari standar atau yang akan menimbulkan kerugian yang paling
besar. Selain itu, sistem pengendalian strategis sebaiknya
dipusatkan pada tempat dimana tindakan perbaikan dapat
dilaksanakan seefektif mungkin.
5. Secara Ekonomi Realistik (Economically Realistic)
Pengeluaran biaya untuk implementasi harus ditekan seminimal
mungkin sehingga terhindar dari pemborosan yang tidak berguna.
Usaha untuk meminimalkan pengeluaran yang tidak produktif
adalah dengan cara mengeluarkan biaya paling minimum yang

19
 diperlukan untuk memastikan bahwa aktivitas yang dipantau akan
mencapai tujuan.
6. Secara Organisasi Realistik (Organizationally Realistic)
Sistem pengendalian harus dapat digabungkan dengan realitas
organisasi. Misalnya, individu harus dapat melihat hubungan antara
tingkat kinerja yang harus dicapai dan imbalan yang akan menyusul
kemudian. Selain itu, semua standar untuk kinerja harus realistik.
Perbedaan status antara individu harus dihargai juga.
7. Dikoordinasikan dengan Arus Pekerjaan Organisasi (Coordinated
with The Organization’s Work Flow)
Informasi pengendalian perlu untuk dikoordinasikan dengan arus
pekerjaan di seluruh organisasi karena dua alasan. Pertama, setiap
langkah dalam proses pekerjaan dapat memenuhi keberhasilan
atau kegagalan seluruh operasi. Kedua, informasi pengendalian
harus sampai pada semua orang yang perlu untuk menerimanya.
8. Fleksibel (Flexible)
Pada setiap organisasi pengendalian harus mengandung sifat
fleksibel yang sedemikian rupa sehingga organisasi tersebut dapat
segera bertindak untuk mengatasi perubahan yang merugikan atau
memanfaatkan peluang baru.
9. Preskriptif dan Operasional (Prescriptive and Operational)
Pengendalian yang efektif dapat mengidentifikasi tindakan
perbaikan apa yang perlu diambil setelah terjadi penyimpangan dari
standar. Informasi harus sampai dalam bentuk yang dapat
digunakan ketika informasi itu tiba pada pihak yang bertanggung
jawab untuk mengambil tindakan perbaikan.
10. Diterima Para Anggota Organisasi (Accepted by Organization
Members)
Agar sistem pengendalian dapat diterima oleh para anggota
organisasi, pengendalian tersebut harus bertalian dengan tujuan
yang berarti dan diterima. Tujuan tersebut harus mencerminkan

20
 bahasa dan aktivitas individu kepada situasi tujuan tersebut
dipertautkan.

Selain sepuluh karakteristik pengendalian yang efektif seperti

dideskripsikan sebelumnya, perlu diperhatikan bahwa standar yang
ditetapkan harus diterima oleh para anggota organisasi sebagai bagian
integral dan hasil dari pekerjaan mereka. Dengan demikian pula bahwa
sistem pengendalian harus konsisten dengan kultur organisasi yang
bersangkutan. Karena apabila hal ini terjadi sebaliknya, sistem
pengendalian tidak akan efektif sebagaimana diharapkan.

2.1.6 Macam Macam Pengendalian

1. Internal Control (Pengendalian Intern)

Internal control adalah pengendalian yang dilakukan seorang
atasan terhadap bawahannya. Cakupan dari pengendalian intern ini
meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur,
sistem, hasil, kehadiran, dan lain-lainnya.
2. Audit Control
Audit control adalah pengendalian atau penilaian atas
masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan.
Jadi pengendalian atas masalah khusus yaitu tentang kebenaran
pembukuan suatu perusahaan.
3. External Control (Pengendalian Ektern)
External Control adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak
luar. Pengendalian ekstern dapat dilakukan secara formal atau
informal.
4. Formal Control
Pengendalian ini dilakukan oleh instansi atau pejabat organisasi
yang berwenang dan dapat dilakukan secara intern maupun
ekstern. Contohnya Badan Pemeriksa Keuangan (B.P.K.) terhadap

21
 setiap lembaga negara mengenai milik pemerintah. Perseroan
Terta batas dilakukan oleh Dewan Komisaris.
5. Infromal Control
Dilakukan oleh masyarakat atau konsumen baik langsung maupun
tidak langsung. Contohnya melalui surat kabar, majalah, dan
lain-lain.

2.1.7 Alat Alat Pengendalian

Berikut alat yang digunakab untuk melakukanan fungsi

pengendalian perusahaan ada budget dan non budget,
Budget
Budget atau anggaran adalah suatu ihktisar hasil yang akan
diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil
tersebut. Pengendalian budget (budgetary control) dapat diketahui atau
diawasi, yaitu dengan apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau
pengeluaran sesuai dengan yang diinginkan atau tidak.
Hal ini dapat diketahui dengan cara membandingkannya dengan
budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah
pengeluaran serta hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan
datang. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik penerimaan atau
pengeluaran maupun hasil yang diperoleh, maka perusahaan tersebut
tidak efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi) dan pimpinan
perusahaan harus segera mengadakan perbaikan.
Budgetary Control biasanya digunakan sehubungan dengan kontrol
basis yang bersifat fungsional yaitu penjualan, produksi, dan pembelian.
Serta tidak terhadap kontrol basis yang bersifat fakturil, misalnya kualitas,
biaya, dan waktu.
Pada dasarnya tipe-tipe budget dibedakan atas 2 golongan yaitu,
constant budget dan variabel budget. Tipe-tipe budget itu adalah
a. Sales budget
b. Production budget

22
 c. Cost production budget
d. Step budget, berhubungan production budget dan
menunjukkan bermacam-macam tingkat produksi.
e. Purchasing budget
f. Labor budget atau budget personel adalah suatu budget
yang berhubungan dengan jumlah buruh yang ada dalam
perusahaan, buruh yang akan diterima dalam jangka waktu
yang akan datang, berapa yang akan dipensiunkan, berapa
yang perlu mendapatkan premi dan sebagainya.
g. Cash and financial budget
h. Master budget (budget keseluruhan)

Non Budget
Didalam non budget ada enam jenis yaitu
a. Personal Observation yaitu pengawasan langsung secara
pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap karyawan atau
bawahan yang sedang bekerja. Apabila terjadi
penyimpangan maka pimpinan dapat segera melakukan
koreksi dengan cara menegur atau memberikan petunjuk,
sehingga pada saat itu juga kegiatan tersebut dapat segera
diperbaiki.
b. Report adalah laporan yang dibuat oleh para manajer
bawahan, contohnya manajer produksi menyusun laporan
produksi, manajer pemasaran membuat laporan-laporan
pemasaran, dan lain-lainnya. Bedasarkan laporan-laporan
tersebut dapat diketahui dan diawasi perkembangan dan
kegiatan-kegiatan yang sudah lampau. Tetapi jika terjadi
penyimpangan tidak dapat segera diketahui sehingga
perbaikan akan terlambat. Hal ini merupakan suatu
kelemahan alat pengendalian ini.

23
 c. Financial Statement merupakan daftar laporan keuangan
yang biasanya terdiri dari balance sheet dan income
statement (neraca dan daftar rugi laba). Dari kedua daftar ini
dapat diketahui dan diawasi melalui analisa laporan
keuangan, mengenai keadaan permodalan perusahaan.
d. Statistik merupakan proses pengumpulan data, keterangan
dan kejadian yang telah berlalu. Menganalisa data tersebut
dan menyajikannya dalam bentuk-bentuk tertentu, misalnya
kurva atau grafik-grafik sehingga dapat memudahkan
pimpinan mengetahui kejadian yang telah berlalu dan dapat
dengan mudah pula dijadikan informasi sebagai bahan
dalam mengambil keputusan.
e. Titik Pulang Pokok (Break Even Point) yaitu suatu titik atau
kejadian atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapatkan laba ataupun rugi. Jadi jumlah biaya sama
dengan jumlah penjualan.
f. Internal Audit adalah pengendalian yang dilakukan oleh
atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang
kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah
keuangan. Audit ini juga menyangkut pengendalian
persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan
pemeriksaan yang cukup apakah barang yang telah dibayar
benar-benar telah diterima.

2.1.8 Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Griffin (2000) menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari fungsi

pengawasan. Keempat tujuan tersebut adalah adaptasi lingkungan,
meminimalkan kegagalan, meminimumkan biaya, dan mengantisipasi
kompleksitas dari organisasi.
a. Adaptasi Lingkungan

24
 Tujuan pertama dari fungsi pengwasan adalah agar perusahaan
dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan
perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan
eksternal.
b. Meminimumkan Kegagalan
Tujuan kedua adalah untuk meminumumkan kegagalan. Ketika
perusahaan melakukan kegiatan produksi. Misalnya perusahaan berharap
agar kegagalan seminimal mungkin. Ketika perusahaan memiliki target
produksi sebanyak 10.000 unit, maka perusahaan berharap bahwa bagian
produksi dapat menghasilkan produk sebanyak tersebut. Jika tim produk
hanya mampu menghasilkan 9.000 produk maka dapat dikatakan
perusahaan mengalami kegagalan dalam menjalankan tugas.
c. Meminimumkan Biaya
Tujuan ketiga ini untuk meminimumkan biaya. Sebagai mana
contoh yang telah dikemukakan diatas, ketika perusahaan mengalami
kegagalan sebanyak 1.000 unit, maka akan ada pemborosan biaya
sebanyak 1.000 unit yang tidak memberikan keuntungan bagi
perusahaan. Oleh karena itu, fungsi pengawasan melalui penetapan
standar tertentu dalam meminimukan kegagalan dalam produksi misalnya
akan dapat meminimumkan biaya yang harus dikeluarkan oleh
perusahaan.
d. Antisipasi Kompleksitas Organisasi
Tujuan yang terakhir adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi
berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Ketika kegiatan perusahaan
hanya memproduksi satu jenis barang atau 10 orang pekerja atau 2
bagian dalam struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen dapat
relatif mudah untuk dilakukan. Kompleksitas tersebut dari mulai
pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja, sehingga berbagai prosedur
yang terkait dengan manajemen organisasi.

25
2.1.9 Gejala yang Memerlukan Pengawasan dan Pengendalian

Bagaimana caranya agar perusahaan dapat mengenali adanya masalah

kegiatan
organisasi sehingga memerlukan fungsi pengawasan dan pengendalian
yang lebih intensif? Bagaimana perusahaan mengenali bahwa terdapat
kenyataan yang menujukkan bahwa kontrol perusahaan lemah? Salah
satu jawabannya adalah dengan mengenali secara pasti gejala dari setiap
yang dilakukan oleh perusahaan. Di antara beberapa gejala yang
biasanya menunjukkan perlu adanya kontrol atau pengawasan dan
pengendalian perusahaan sebagaimana diterangkan oleh Kreitner (1992)
adalah sebagai berikut:
a. Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas
faktor penyebabnya.
b. Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan
pelanggan).
c. Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan
pegawai, produktivitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya).
d. Berkurangnya kas perusahaan.
e. Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur.
f. Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik.
g. Biaya yang melebihi anggaran.
h. Adanya penghamburan dan inefisiensi.
Beberapa gejala di atas, dan juga berbagai gejala lainnya, dapat
membantu perusahaan untuk mengenali bahwa "terdapat masalah dalam
kegiatan perusahaan" yang memerlukan tindakan lebih lanjut guna
dilakukan perbaikan.

2.1.10 Langkah Langkah Pengendalian

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk

memastikan bahwa semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik.
Hal ini dapat diketahui melalui proses control.

26
Cara-cara pengendalian ini dapat dibedakan atas
1. Pengawasan langsung
2. Pengawasan tidak langsung
3. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan secara
langsung oleh seorang manajer secara pribadi. Ia memeriksa pekerjaan
yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-hasilnya seperti
yang dikehendakinya.
Keuntungannya:
a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,
sehingga akan mempertinggi hubungan antara bawahan dan
atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa
diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin
bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
Kerugiannya:
1. Waktu seorang manajer banyak tersita, akibatnya waktu untuk
pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan
keputusan dan lain-lain.
2. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa
atasannya selalu mengamati mereka.
3. Ongkos makin besar, karena adanya biaya perjalanan.
Pengendalian langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi
langsung, observasi di tempat (on the spot observation) dan Laporan di
tempat (on the spot report). Manajer yang mempunyai tugas yang
kompleks tidak mungkin melakukan pengendalian langsung sebanyak
mungkin, maka untuk tugas pengendalian ini dilakukan dengan
pengendalian tidak langsung. Pengendalian tidak langsung ialah
pengendalian jarak jauh melalui laporan yang diberikan oleh bawahan.
Laporan ini dapat berupa kata-kata, angka-angka atau Statistik yang berisi

27
gambaran atas kemajuan yang dicapai. Pengendalian tidak langsung
dapat berupa laporan tertulis dan laporan lisan. Kelemahan pengendalian
semacam ini adalah, hal-hal yang dilaporkan itu biasanya yang baik-baik
saja yang dapat menyenangkan manajer. Laporan biasanya kurang
mencerminkan keadaan objektif, karena ada kecenderungan Asal Bapak
Senang (A.B.S.). Pengendalian berdasarkan kekecualian ialah
pengendalian yang dikhususkan pada penyimpangan-penyimpangan yang
luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan.

2.2 Fungsi Pengawasan Dalam Praktik

Berbagai contoh yang dikemukakan pada bagian konsep dasar

mengenai fungsi pengawasan di atas membawa kita kepada pembahasan
lebih lanjut mengenai fungsi pengawasan dan pengendalian yang ingin
kita pelajari. Di antara yang muncul dalam benak kita barangkali adalah
pertanyaan mengenai pada saat kapan fungsi pengawasan harus
dilakukan? Apakah sama fungsi pengawasan antara pengawasan pada
tenaga kerja dengan bagian produksi? Pertanyaan-pertanyaan tersebut
membawa kita kepada berhagai bahasa mengenai fungsi pengawasan
dalam praktik.

2.2.1 Pengawasan Berdasarkan Proses Kegíatan

Terdapat tiga jenis fungsi pengawasan yang pada umumnya

dilakukan manajemen di organisasi, terutama yang terkait dengan faktor
waktu dalam menjalankan fungsi pengawasan, yaitu pengawasan awal
(feed forward controlling), pengawasan proses (concurrent controlling),
dan pengawasan akhir (feedback controlling).
Pengawasan awal dilakukan biasanya untuk memastikan apakah
seluruh faktor input produksi telah sesuai dengan standar ataukah tidak.
Kualitas dan kuantitas bahan baku, kualifikasi tenaga kerja yang akan
ditugaskan, kesiapan mesin, dan lain sebagainya adalah sebagian dari

28
contoh pengawasan awal atau feedforward controlling. Sebagai contoh,
bagi perusahaan yang bergerak dalam bisnis restoran, di antara
pengawasan awal yang dapat dilakukan adalah memastikan bahwa
seluruh pekerja telah diberi tahu mengenai seluruh tugas yang harus
mereka kerjakan setiap harinya, atau bagian dapur memastikan bahwa
seluruh bahan-bahan makanan seperti lauk-pauk, sayur-nmayur, dan
lain-lainnya telah tersedia dan memenuhi standar kesehatan dan
kebersihan.
Pengawasan proses merupakan pengawasan yang dilakukan pada
saat sebuah proses tengah berlangsung. Ketika seluruh faktor input
produksi telah sesuai dengan standar, maka pengawasan proses pada
dasarnya dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh pengerjaan
organisasi dijalankan sesuai dengan rencana dan prosedur kerja yang
telah ditetapkan, serta memastikan bahwa seluruh perangkat pendukung
berjalan sebagaimana mestinya. Sebagai contoh untuk pengawasan
proses adalah bentuk penyeliaan (supervisi) yang lakukan oleh kepala
dapur terhadap seluruh staf di dapur yang melakukan kegiatan memasak,
atau juga pengawasan dari kepala restoran terhadap seluruh pekerja di
seluruh bagian dari mulai proses memasak, menyajikan kepada
pelanggan, hingga bagaimana bagian keuangan mencatat dan
mendokumentasikan keuangan perusahaan.
Pengawasan akhir merupakan pengawasan yang dilakukan pada
saat akhir proses pengerjaan sesuatu, yaitu untuk memastikan bahwa
hasil yang diperoleh pada saat pengerjaan sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan di awal dan proses yang telah dikerjakan. Contohnya,
pengawasan yang dilakukan terhadap makanan yang telah dimasak
sebelum disajikan (bagian dapur), pengawasan terhadap bagaimana
kesan pelanggan terhadap pelayanan selama di restoran (dapat diketahui
di antaranya melalui angket atau kepala restoran menanyai langsung
sesaat sebelum pelanggan keluar restoran), dan lain sebagainya.

29
2.2.2 Pengawasan Internal dan Eksternal

Selain berdasarkan proses kegiatan atau waktu kegiatan,

berdasarkan subjek yang melakukan pengawasan, jenis pengawasan juga
dapat dibagi menjadi pengawasan internal (internal control) dan
pengawasan eksternal (external control). Pengawasan internal adalah
pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap pekerja terhadap
tugas yang dibebankan terhadapnya. Sebagai contoh, pekerja di bagian
dapur (koki) secara sadar dan mandiri melakukan pengecekan
masakannya apakah bahan-bahannya, proses memasaknya, hingga hasil
masakannya sesuai dengan standar restoran ataukah tidak. Pekerja
tersebut tidak perlu menunggu apakah kepala bagian dapur
mengawasinya ataukah tidak. Pengawasan eksternal adalah pengawasan
yang dilakukan terhadap seseorang atau bagian oleh orang lain atau oleh
bagian di luar bagian yang diawasi (biasanya bagian yang lebih tinggi).
Kepala restoran mengawasi kepala bagian dapur, keuangan, dan pelayan
atau kepala bagian dapur mengawasi staf bagian dapur, adalah salah satu
contoh dari pengawasan eksternal.
Umumnya, jika kita menghubungkan dengan teori X dan Y dari
McGregor sebagaimana yang telah diterangkan di bab lain sebelum ini,
mereka yang bertipe X cenderung perlu diawasi secara eksternal,
sedangkan mereka yang bertipe Y cenderung perlu diawasi secara
internal.

2.2.3 Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional

Selain berdasarkan proses dan subjek yang melakukan

pengawasan, berdasarkan fungsi operasional dari manajemen
perusahaan, pengawasan juga dapat dibagi menjadi pengawasan di
bagian sumber daya manusia, pengawasan di bagian informasi dan
keuangan, pengawasan di bagian operasi atau produksi, dan pengawasan
di bagian pemasaran.
a. Pengawasan di Bagian SDM

30
 Pengawasan di bagian SDM dilakukan untuk memastikan bahwa
seluruh SDM yang dimiliki oleh perusahaan bekerja sesuai dengan tugas
yang telah diberikan kepada mereka (job description), memastikan bahwa
kompensasi serta manfaat (compensation and benefits) yang diberikan
kepada SDM perusahaan sesuai dengan aturan yang berlaku dan
memenuhi harapan mereka, serta memastikan bahwa SDM perusahaan
memperoleh kesempatan untuk melakukan pengembangan diri mereka
sehingga produktivitasnya dapat ditingkatkan. Untuk memastikan agar
SDM bekerja sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada mereka,
setiap kepala departemen atau kepala bagian mengawasi apakah setiap
SDM melakukan pekerjaan sesuai dengan deskripsi jabatan (job
description) yang diberikan kepada mereka ataukah tidak. Selain itu,
manajer SDM perlu memastikan apakah setiap deskripsi jabatan telah
sesuai dengan kemampuan mereka atauhkah tidak. Perusahaan juga
dapat memberlakukan semacam sistem disiplin pekerja (employee
discipline system) untuk memastikan bahwa setiap pekerja bertugas
Sebagaimana mestinya. Untuk memastikan agar SDM mendapatkan
kompensasi serta manfaat yang diharapkan, perusahaan dapat
menerapkan sistem kompensasi tertentu yang disampaikan secara
transparan kepada seluruh pegawai atau SDM perusahaan Sehingga
setiap pegawai akan berusaha untuk menunjukkan kinerja yang terbaik
sesuai dengan sistem kompensasi yang diberlakukan perusahaan. Untuk
memastikan agar SDM dapat meningkatkan produktivitasnya, maka
perusahaan perlu menetapkan Semacam sistem pengembangan karier
bagi setiap pekerja sehingga mereka dapat merencanakan karier mereka
masing-masing dan termotivasi untuk terus mengembangkan diri sesuai
dengan sistem pengembangan karier yang diberlakukan serta sistem
kompensasi dan manfaat tertentu yang juga telah diberlakukan oleh
perusahaan.
Terdapat 3 kunci pokok dalam memahami bagaimana SDM dapat
diawasi dan dikendalikan. Ketiga kunci pokok tersebut adalah motivasi

31
(motivation), kepuasan (satisfaction), dan kepemimpinan (leadership).
Perusahaan perlu memahami, mengawasi, dan mengendalikan motif-motif
yang mendorong mengapa pegawai atau karyawan misalnya bekerja baik
maupun sebaliknya. Perusahaan perlu juga memahami, mengawasi, dan
mengendalikan bagaimana kepuasan yang diharapkan para pegawai atau
karyawan dapat tercapai sesuai dengan keadaan yang dihadapi
perusahaan. Setelah perusahaan memahami faktor motivasi dan
kepuasan ini, perusahaan perlu mengambil tindakan pengendalian yang
sesuai dengan pendekatan kepemimpinan yang sesuai dengan keadaan
para pekerja. Di sinilah faktor gaya kepemimpinan (leadership styles) akan
sangat memengaruhi.

b. Pengawasan di Bagian Informasi

Pengawasan di bagian informasi bertugas untuk memastikan
apakah setiap informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan setiap saat
dapat tersedia ataukah tidak. Ketika perusahaan bergerak dalam bidang
manufaktur, maka di antara informasi yang senantiasa dibutuhkan adalah
perkembangan harga dari faktor input yang dijadikan bahan baku bagi
perusahaan. Selain itu informasi lain yang mungkin diperlukan adalah
informasi mengenai pelanggan, kepuasan pelanggan, informasi mengenai
berbagai aturan yang diberlakukan oleh pemerintah mengenai segala
sesuatu yang terkait dengan bisnis yang dijalankan oleh perusahaan, dan
lain sebagainya. Saat ini, untuk memastikan agar segala informasi yang
diperlukan perusahaan senantiasa tersedia, telah banyak dipergunakan
berbagai sistem informasi yang berbasis teknologi informasi dan
komputer. Dengan adanya sistem informasi ini, perusahaan dapat
melakukan pengawasan dan pengendalian atas berbagai aktivitas
perusahaan dengan menggunakan kemudahan yang dapat diwujudkan
melalui teknologi informasi dan komputer. Berbagai sistem informasi
seperti Sistem Informasi Manajemen, hingga berbagai sistem informasi
turunannya seperti Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi MSDM,

32
Sistim Informasi Pemasaran, Sistem Keuangan Perusahaan, dan lain
sebagainya, kini telah menjadi bagian dari kebutuhan perusahaan dalam
menjamin bahwa berbagai kegiatan sekaligus informasi mengenai
berbagai kegiatan tersebut dapat tersedia dengan mudah, cepat, dan
akurat bagi perusahaan.
c. Pengawasan di Bagian Keuangan
Bagian keuangan merupakan salah satu bagian yang memegang
peranan penting dalam kegiatan perusahaan. Secara sederhana kegiatan
di bagian keuangan adalah kegiatan yang menyangkut penyediaan
sumber-sumber dana perusahaan dan kegiatan kegiatan yang
menyangkut alokasi dari dana-dana tersebut.
d. Pengawasan di Bagian Pemasaran
Kegiatan di bagian pemasaran sebagaimana dikemukakan oleh
Berkowitz, dan kawan kawan (2000). Pada dasarnya menyangkut
bagaimana perusahaan mampu mengidentifikasi apa sebenarnya yang
diinginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan atau konsumen, dan dengan
cara bagaimana perusahaan dapat memuaskannya. Kegiatan identifikasi
keinginan pelanggan dilakukan perusahaan melalui kegiatan berupa
penelitian pasar (market research) yang selain bertungsi untuk
mengetahui informasi mengenai pelanggan, juga untuk mengetahui
karakteristik produk yang diinginkan oleh pelanggan, sehingga
perusahaan mendapatkan informasi yang sangat berharga untuk dapat
dihasilkan dalam kegiatan perusahaan. Dengan penelitian pasar ini,
perusahaan dapat meminimalkan kegagalan yang mungkin diakibatkan
oleh ketidaksesuaian produk yang ditawarkan perusahaan dengan apa
yang diinginkan oleh konsumen. Selain itu pula perusahaan dapat
mengetahui pelanggan yang potensial sekaligus juga mungkin pesaing
potensial untuk produk yang sejenis.
e. Pengawasan di Bagian Operasi atau Produksi
Kegiatan dalam bagian operasi atau produksi adalah mencakup
dari mulai kegiatan mendesain, mengoperasikan, hingga mengawasi

33
apakah sistem produksi atau sistem operasi tertentu mampu
menghasilkan barang atau jasa tertentu ataukah tidak, dari berbagai faktor
produksi yang dimiliki oleh perusahaan. Faktor produksi ini sebagaimana
diterangkan dalam bab-bab awal-menyangkut sumber-sumber daya fisik,
keuangan, hingga keahlian dari sumber daya manusia yang dimiliki
perusahaan. Kegiatan di bagian produksi/operasi inilah yang dilakukan
oleh manajemen operasi atau manajemen produksi. Saat ini, istilah
manajemen operasi lebih banyak digunakan karena mencakup kegiatan
yang bersifat barang maupun jasa, dibandingkan manajemen produksi
yang tendensinya hanya terbatas kepada kegiatan menghasilkan barang
di perusahaan-perusahaan manufaktur.
Ada beberapa alasan mengapa bagian operasi atau produksi dari
perusahaan perlu dipahami, dan bagi perusahaan perlu mendapatkan
pengawasan secara khusus:
a) Produksi merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang
utama, yaitu dalam menyediakan barang atau jasa yang
diinginkan oleh konsumen. Kegagalan bagian produksi atau
operasi dalam menyediakan barang atau jasa yang
diinginkan oleh perusahaan (apakah kualitasnya tidak
sesuai, spesifikasinya tidak sesuai, dan lain sebagainya)
akan menyebabkan konsumen tidak puas, dan berikutnya
akan mengurangi pendapatan perusahaan.
b) Kegiatan produksi cenderung mengarahkan keseluruhan
penggunaan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.
Bagaimana orang-orang akan ditugaskan, keuangan
perusahaan dipergunakan, sumber daya fisik dialokasikan,
dapat dikatakan sangat tergantung dari kegiatan produksi ini.
c) Dikarenakan secara garis besar jenis produk dapat dibagi
dua, yaitu barang dan jasa, maka fungsi manajemen untuk
kedua jenis produk tersebut dapat dikatakan memiliki

34
 beberapa perbedaan, terutama dalam hal identifikasi dan
penggunaan faktor input dalam proses produksinya.
d) Kegiatan produksi atau operasi dalam beberapa hal sangat
terkait dengan berbagai persoalan yang terjadi di
masyarakat, seperti persoalan lingkungan (limbah dan
polusi), inflasi (kenaikan harga), dan penyerapan tenaga
kerja.

35
 DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah.

Bandung, Inti Indayu Press, 1984.
Kurniawan, Bayu. “Inventory Control: Pengertian, Fungsi, Metode, dan
Manfaatnya.” Komerce, 12 September 2021,
https://komerce.id/blog/inventory-control-adalah/. Accessed 7
December 2022.
Siswanto. Pengantar Manajemen. Jakarta, Bumi Aksara, 2021.
Sule, Ernie Tisnawati. Pengantar manajemen. Pertama ed., Jakarta,
Prenada Media, 2005.

36