3-2 Apa dampak sistem informasi pada organisasi?

Sistem informasi telah menjadi alat integral, online, interaktif yang sangat terlibat dalam operasi
menit ke menit dan pengambilan keputusan organisasi besar. Selama dekade terakhir, sistem
informasi secara fundamental telah mengubah ekonomi organisasi dan sangat meningkatkan
kemungkinan untuk mengatur pekerjaan. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu
kita memahami perubahan yang dibawa oleh TI.

Dampak Ekonomi

Dari sudut pandang ekonomi, TI mengubah biaya relatif modal dan biaya informasi. Teknologi sistem
informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi yang dapat menggantikan modal dan tenaga
kerja tradisional. Ketika biaya teknologi informasi menurun, itu menggantikan tenaga kerja, yang
secara historis merupakan biaya yang meningkat. Oleh karena itu, teknologi informasi harus
menghasilkan penurunan jumlah manajer menengah dan pekerja administrasi sebagai pengganti
teknologi informasi untuk tenaga kerja mereka.

Ketika biaya teknologi informasi menurun, ia juga menggantikan bentuk modal lain seperti bangunan
dan mesin, yang tetap relatif mahal. Oleh karena itu, dari waktu ke waktu kita harus mengharapkan
manajer untuk meningkatkan investasi mereka di TI karena penurunan biaya relatif terhadap
investasi modal lainnya.

TI juga mempengaruhi biaya dan kualitas informasi dan mengubah ekonomi informasi. Teknologi
informasi membantu perusahaan berkontraksi dalam ukuran karena dapat mengurangi biaya
transaksi—biaya yang dikeluarkan ketika perusahaan membeli di pasar apa yang tidak dapat
dibuatnya sendiri. Menurut teori biaya transaksi, perusahaan dan individu berusaha untuk
menghemat biaya transaksi, seperti yang mereka lakukan pada biaya produksi. Menggunakan pasar
mahal karena biaya seperti mencari dan berkomunikasi dengan pemasok yang jauh, memantau
kepatuhan kontrak, membeli asuransi, memperoleh informasi tentang produk, dan sebagainya
(Coase, 1937; Williamson, 1985). Secara tradisional, perusahaan telah mencoba untuk mengurangi
transaksi biaya melalui integrasi vertikal, dengan menjadi lebih besar, mempekerjakan lebih banyak
karyawan, dan membeli pemasok dan distributor mereka sendiri, seperti yang biasa dilakukan oleh
General Motors dan Ford.

Teknologi informasi, terutama penggunaan jaringan, dapat membantu perusahaan menurunkan

biaya partisipasi pasar (biaya transaksi), sehingga menguntungkan perusahaan untuk membuat
kontrak dengan pemasok eksternal daripada menggunakan sumber internal. Akibatnya, perusahaan
dapat menyusut dalam ukuran (jumlah karyawan) karena jauh lebih murah untuk melakukan
outsourcing pekerjaan ke pasar yang kompetitif daripada mempekerjakan karyawan.

Misalnya, dengan menggunakan tautan komputer ke pemasok eksternal, pembuat mobil seperti
Chrysler, Toyota, dan Honda dapat mencapai ekonomi dengan memperoleh lebih dari 70 persen
suku cadang mereka dari luar. Sistem informasi memungkinkan perusahaan seperti Apple Cisco
Systems dan Dell Inc. Untuk mengalihdayakan perakitan iPhone ke produsen kontrak seperti
Foxconn alih-alih membuat produk mereka sendiri.

Ketika biaya transaksi menurun, ukuran perusahaan (jumlah karyawan) harus menyusut karena
menjadi lebih mudah dan lebih murah bagi perusahaan untuk membuat kontrak untuk pembelian
barang dan jasa di pasar daripada membuat produk atau menawarkan layanan itu sendiri. Ukuran
perusahaan dapat tetap konstan atau berkontraksi bahkan ketika perusahaan meningkatkan
pendapatannya. Misalnya, ketika Eastman Chemical Company memisahkan diri dari Kodak pada
tahun 1994, pendapatannya mencapai $3,3 miliar dan 24.000 karyawan tetap. Pada 2017, itu
menghasilkan pendapatan $ 9,5 miliar dengan hanya 14.500 karyawan.

Teknologi informasi juga dapat mengurangi biaya manajemen internal. Menurut teori keagenan,
perusahaan dipandang sebagai “perhubungan kontrak” di antara individu-individu yang
mementingkan diri sendiri daripada sebagai entitas yang memaksimumkan keuntungan (Jensen dan
Meckling, 1976). Prinsipal (pemilik) mempekerjakan “agen” (karyawan) untuk melakukan pekerjaan
atas namanya. Namun, agen membutuhkan pengawasan dan manajemen yang konstan; jika tidak,
mereka akan cenderung mengejar kepentingan mereka sendiri daripada kepentingan pemilik. Ketika
perusahaan tumbuh dalam ukuran dan ruang lingkup, biaya agensi atau biaya koordinasi meningkat
karena pemilik harus mengeluarkan lebih banyak upaya untuk mengawasi dan mengelola karyawan.

Teknologi informasi, dengan mengurangi biaya untuk memperoleh dan menganalisis informasi,
memungkinkan organisasi untuk mengurangi biaya agensi karena menjadi lebih mudah bagi manajer
untuk mengawasi lebih banyak karyawan. Dengan mengurangi biaya manajemen secara
keseluruhan, teknologi informasi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pendapatan
sambil mengecilkan jumlah manajer menengah dan pekerja administrasi. Kita telah melihat contoh
di bab sebelumnya di mana teknologi informasi memperluas kekuatan dan ruang lingkup organisasi
kecil dengan memungkinkan mereka untuk melakukan aktivitas terkoordinasi seperti memproses
pesanan atau melacak inventaris dengan sedikit pegawai dan manajer.

Karena TI mengurangi biaya agensi dan transaksi untuk perusahaan, kita harus memperkirakan
ukuran perusahaan menyusut seiring waktu karena lebih banyak modal yang diinvestasikan dalam
TI. Perusahaan seharusnya memiliki lebih sedikit manajer, dan kami berharap pendapatan per
karyawan meningkat dari waktu ke waktu.

Dampak Organisasi dan Perilaku

Teori yang didasarkan pada sosiologi yang kompleks juga memberikan beberapa pemahaman
tentang bagaimana dan mengapa perusahaan berubah dengan penerapan TI baru.

TI Meratakan Organisasi

Organisasi birokrasi yang besar, yang terutama berkembang sebelum era komputer, seringkali tidak
efisien, lambat berubah, dan kurang kompetitif dibandingkan organisasi yang baru dibuat. Beberapa
dari organisasi besar ini telah dirampingkan, mengurangi jumlah karyawan dan jumlah level dalam
hierarki organisasi mereka.

Peneliti perilaku telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan
memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat bawah dan meningkatkan
efisiensi manajemen (lihat Gambar 3.6). TI mendorong hak pengambilan keputusan lebih rendah
dalam organisasi karena karyawan tingkat bawah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk
membuat keputusan tanpa pengawasan. (Pemberdayaan ini juga dimungkinkan karena tingkat
pendidikan yang lebih tinggi di antara tenaga kerja, yang memberi karyawan lebih banyak
kemampuan untuk membuat keputusan yang cerdas.) Karena manajer sekarang menerima informasi
yang jauh lebih akurat tepat waktu, mereka menjadi lebih cepat dalam membuat keputusan,
sehingga lebih sedikit manajer yang yg dibutuhkan. Biaya manajemen menurun sebagai persentase
dari pendapatan, dan hierarki menjadi jauh lebih efisien.

Perubahan ini berarti bahwa rentang kendali manajemen juga telah diperluas, memungkinkan
manajer tingkat tinggi untuk mengelola dan mengendalikan lebih banyak pekerja yang tersebar di
jarak yang lebih jauh. Banyak perusahaan telah menghilangkan ribuan manajer menengah sebagai
akibat dari perubahan ini.

Organisasi Pascaindustri

Teori pascaindustri yang lebih didasarkan pada sejarah dan sosiologi daripada ekonomi juga
mendukung gagasan bahwa TI harus meratakan hierarki. Dalam masyarakat pascaindustri, otoritas
semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi dan bukan hanya pada posisi formal. Oleh
karena itu, bentuk organisasi mendatar karena pekerja profesional cenderung mengelola diri sendiri,
dan pengambilan keputusan harus menjadi lebih terdesentralisasi karena pengetahuan dan
informasi menjadi lebih luas di seluruh perusahaan.

3.6 ORGANISASI YANG MEMPENGARUHI

Sistem informasi dapat mengurangi jumlah level dalam suatu organisasi dengan memberikan
informasi kepada manajer untuk mengawasi jumlah pekerja yang lebih besar dan dengan
memberikan otoritas pengambilan keputusan yang lebih besar kepada karyawan di level yang lebih
rendah.
Teknologi informasi dapat mendorong gugus tugas-organisasi jaringan di mana kelompok-kelompok
profesional berkumpul-tatap muka atau elektronik-untuk jangka waktu yang singkat untuk
menyelesaikan tugas tertentu (misalnya, merancang mobil baru); setelah tugas selesai, individu
bergabung dengan gugus tugas lainnya. Layanan konsultasi global Accenture adalah contohnya.
Banyak dari 373.000 karyawannya berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain untuk mengerjakan
proyek di lokasi klien di lebih dari 56 negara yang berbeda.

Siapa yang memastikan bahwa tim yang dikelola sendiri tidak menuju ke arah yang salah? Siapa yang
memutuskan orang mana yang bekerja di tim mana dan untuk berapa lama? Bagaimana manajer
dapat mengevaluasi kinerja seseorang yang terus-menerus dirotasi dari satu tim ke tim lainnya?
Bagaimana orang tahu ke mana arah karir mereka? Diperlukan pendekatan baru untuk
mengevaluasi, mengatur, dan menginformasikan pekerja, dan tidak semua perusahaan dapat
membuat kerja virtual efektif.

Memahami Resistensi Organisasi terhadap Perubahan

Sistem informasi pasti menjadi terikat dalam politik organisasi karena mereka mempengaruhi akses
ke sumber daya utama-yaitu, informasi. Sistem informasi dapat mempengaruhi siapa melakukan apa
kepada siapa, kapan, di mana, dan bagaimana dalam suatu organisasi. Banyak sistem informasi baru
memerlukan perubahan dalam rutinitas pribadi dan individu yang dapat menyakitkan bagi mereka
yang terlibat dan memerlukan pelatihan ulang dan upaya tambahan yang mungkin atau mungkin
tidak dikompensasi. Karena sistem informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, proses bisnis,
dan strategi organisasi, seringkali ada penolakan yang cukup besar terhadap mereka ketika
diperkenalkan.

Ada beberapa cara untuk memvisualisasikan resistensi organisasi. Penelitian tentang resistensi
organisasi terhadap inovasi menunjukkan bahwa empat faktor sangat penting: sifat inovasi TI,
struktur organisasi, budaya orang-orang dalam organisasi, dan tugas-tugas yang dipengaruhi oleh
inovasi (lihat Gambar 3.7).

Gambar 3.7 KETAHANAN ORGANISASI TERHADAP INOVASI SISTEM INFORMASI

Menerapkan sistem informasi memiliki konsekuensi untuk pengaturan tugas, struktur, dan orang.
Menurut model ini, untuk melaksanakan perubahan, keempat komponen tersebut harus diubah
secara bersamaan.
Di sini, perubahan teknologi diserap, ditafsirkan, dibelokkan, dan dikalahkan oleh pengaturan tugas
organisasi, struktur, dan orang. Dalam model ini, satu-satunya cara untuk membawa perubahan
adalah dengan mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang secara bersamaan. Penulis lain telah
berbicara tentang perlunya “membekukan” organisasi sebelum memperkenalkan inovasi, dengan
cepat mengimplementasikannya, dan “membekukan kembali” atau melembagakan perubahan (Kolb
dan Frohman, 1970).

Karena resistensi organisasi terhadap perubahan begitu kuat, banyak investasi teknologi informasi
gagal dan tidak meningkatkan produktivitas. Memang, penelitian tentang kegagalan implementasi
proyek menunjukkan bahwa alasan paling umum kegagalan proyek besar untuk mencapai tujuannya
bukanlah kegagalan teknologi tetapi resistensi organisasi dan politik terhadap perubahan. Bab 14
membahas masalah ini secara rinci. Oleh karena itu, sebagai manajer yang terlibat dalam investasi TI
masa depan, kemampuan Anda untuk bekerja dengan orang dan organisasi sama pentingnya dengan
kesadaran dan pengetahuan teknis Anda.

Internet dan Organisasi Internet

Internet, khususnya World Wide Web, memiliki dampak penting pada hubungan antara banyak
perusahaan dan entitas eksternal dan bahkan pada organisasi proses bisnis di dalam perusahaan.
Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk
organisasi. Intinya, Internet mampu secara dramatis menurunkan biaya transaksi dan agensi yang
dihadapi sebagian besar organisasi. Misalnya, tenaga penjualan global dapat menerima pembaruan
informasi harga produk hampir secara instan menggunakan web atau instruksi dari manajemen yang
dikirim melalui email atau pesan teks di telepon pintar atau laptop seluler. Vendor dari beberapa
pengecer besar dapat mengakses situs web internal pengecer secara langsung untuk menemukan
informasi penjualan terkini dan untuk memulai pesanan pengisian ulang secara instan.
Bisnis dengan cepat membangun kembali beberapa proses bisnis utama mereka berdasarkan
teknologi Internet dan menjadikan teknologi ini sebagai komponen kunci dari infrastruktur TI
mereka. Jika jaringan sebelumnya adalah panduan apa pun, satu hasilnya adalah proses bisnis yang
lebih sederhana, lebih sedikit karyawan, dan organisasi yang lebih datar daripada di masa lalu.

Implikasi untuk Desain dan Pemahaman Sistem Informasi

Untuk memberikan manfaat yang nyata, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman yang
jelas tentang organisasi di mana mereka akan digunakan. Dalam pengalaman kami, faktor organisasi
pusat yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut:

• Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi • Struktur organisasi: hierarki, spesialisasi, rutinitas,
dan proses bisnis

• Budaya dan politik organisasi

• Jenis organisasi dan gaya kepemimpinannya

• Kelompok kepentingan utama yang terpengaruh oleh sistem dan sikap pekerja yang akan
menggunakan sistem

• Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang dirancang untuk dibantu oleh sistem informasi