Membuat Keputusan Pemilihan

Sistem Penyelenggaraan Makanan

Yohan Yuanta, S.ST., M. Gizi
Berdasarkan tipe produksi dan cara pelayanannya, sistem
penyelenggaraan makanan dapat dikelompokkan menjadi 4 tipe, yaitu:
(1)Conventional, (2)Commissary, (3)Ready prepared, dan
(4)Assembly/serve (Spears, 2006).

Perbedaan masing-masing tipe didasarkan pada:

1. Cara pengadaan bahan makanan, termasuk tipe bahan makanan
yang digunakan.
2. Tempat makanan dipersiapkan dan hubungannya dengan tempat
penyajian.
3. Jangka waktu antara pengolahan dan penyajian.
4. Bentuk dan cara penjualan atau pelayanan makanan.
5. Metode pengolahan makanan (persiapan dan pemasakan).
6. Jumlah dan macam tenaga kerja.
7. Jenis dan jumlah peralatan yang diperlukan.
8. Tipe bahan makanan yang digunakan.
 Conventional
Sistem Konvensional adalah sistem
penyelenggaraan makanan dengan
metode tradisional, dimana proses
produksi makanan (pengadaan
bahan makanan sampai dengan
penyajian) dilakukan pada satu
tempat yang sama. Pada sistem ini
semua jenis menu yang akan di
produksi dipersiapkan di dapur
dengan waktu yang relatif singkat
sesuai dengan pesanan, dan
selanjutnya dilakukan penyajian
pada tempat yang tidak jauh dari
tempat produksi.
Pembelian yang biasanya bahan
makanan mentah menjadi bahan
makanan olahan, seperti makanan
kalengan atau setengah jadi yang siap
diolah menjadi makanan. Hal tersebut
dilakukan untuk:
(a) Mengurangi jumlah tenaga kerja,
(b) Mempercepat waktu pengolahan,
(c) Mengurangi jumlah menu yang
harus dipersiapkan dan dimasak,
dan
(d) Mengurangi beban kerja pegawai.
Sistem konvensional paling baik dan efektif diterapkan pada
keadaan:
• Jumlah tenaga kerja yang tersedia cukup banyak,

• Upah tenaga kerja relatif rendah,

• Tersedianya bahan makanan mentah dalam jumlah yang cukup

dan mudah didapat

• Memiliki ruangan yang memadai untuk proses pengolahan.

Institusi penyelenggara makanan massal yang umumnya

menggunakan tipe konvensional ini di Indonesia adalah: rumah
makan/depot/warung, rumah sakit, kantin sekolah (yang mengolah
makanannya di rumah penjualnya) dan institusi sosial.
Tahap-tahap penyelenggaraan
makanan pada sistem konvensional
seperti pada gambar disamping.
Dapat dilihat bahwa seluruh proses
produksi makanan dilaksanakan
tempat yang sama dan disajikan
langsung pada konsumen, baik
disajikan panas atau dingin sesuai
dengan tipe masakannya.
Kelebihan : Kekurangan :
a. Dapat mengontrol kualitas bahan a. Produk yang dihasilkan tidak stabil,
makanan dan hidangan, karena karena tergantung kondisi tenaga
semua proses dilaksanakan pada
kerja setiap hari. Untuk itu perlu dibuat
tempat yang sama dengan waktu
yang singkat. standar resep, standar bumbu dan
b. Dapat menyesuaikan dengan standar kualitas masakan.
permintaan konsumen (sesuai b. Sulit mencapai produktivitas yang
kesukaan individu, etnik, daerah, optimal, karena banyaknya kegiatan
regional dan sebagainya), karena
yang dilaksanakan.
proses produksi dilaksanakan
setiap hari. c. Beban kerja karyawan tinggi, sehingga
c. Mudah merubah menu bila harga kemungkinan menjadi lelah.
bahan makanan tidak stabil. d. Sulit mengatur jadwal (shift) kerja,
d. Lebih sedikit membutuhkan alat apabila tenaga kerja terbatas dan
penyimpanan dingin, karena
frekuensi makan dan pengolahan
makanan tidak perlu disimpan dulu
sebelum disajikan. lebih dari 1 kali sehari.
e. Biaya produksi dan harga jual lebih
rendah, karena seluruh proses
produksi bisa dikendalikan
biayanya.
 Commissary
Commissary adalah sistem penyelenggaraan makanan
banyak, dimana tempat produksi terpisah dari tempat
penyajian/pelayanan kepada konsumen. Sistem
commissary diterapkan bila daerah pelayanan belum dapat
dijangkau oleh tempat produksi. Penggunaan sistem ini
dapat mengurangi investasi perusahaan penyelenggaraan
makanan, karena kebutuhan tenaga kerja jadi berkurang,
kebutuhan peralatan, gedung, biaya serta fasilitas lainnya,
bila membuka usaha yang sama di tempat atau wilayah
yang berbeda.
Perlu persiapan yang baik dalam hal peralatan untuk
penyimpanan, transportasi untuk mendistribusikan makanan ke
tempat pelayanan, serta panjangnya rantai proses produksi yang
akan mempengaruhi kualitas makanan, seperti: rasa, warna,
aroma, tekstur dan kandungan zat gizi dari makanan tersebut.

Penyelenggaraan makanan yang menggunakan sistem

commissary antara lain:
a. Perusahaan penerbangan di negara maju
b. Beberapa restoran di kota-kota besar
c. Franchise
d. Sekolah-sekolah atau kampus di kota-kota besar
e. Catering yang melayani pesanan makanan bagi tenaga kerja
di perusahaan dan keperluan pesta-pesta perkawinan
Tahap-tahap penyelenggaraan makanan tipe commisary
Kelebihan :
• Dapat menurunkan jumlah modal
perusahaan, karena dapat diproduksi
pada satu tempat saja.
• Membutuhkan tenaga, peralatan dan
gedung lebih sedikit, karena tidak
membutuhkan tempat produksi yang
banyak.
• Pengawasan mutu dapat dilakukan
dengan baik, konsisten dan efektif
karena hanya satu tempat produksi.
• Harga makanan lebih stabil karena
dapat mengendalikan harga bahan
baku.
• Dapat menyimpan cadangan
makanan dalam waktu agak lama
(tidak lebih dari 1 hari) dan dalam
beberapa bentuk.
Kekurangan :
• Perlu perhatian lebih terhadap
mutu, karena terdapat titik-titik kritis
• Diperlukan tenaga ahli dalam
mengawasi kualitas makanan
• Dibutuhkan alat penyimpanan dan
transportasi yang memadai
• Kemungkinan bisa terjadi
keterlambatan distribusi makanan
• Perlu biaya untuk perawatan dan
pembelian peralatan yang
dibutuhkan.
 Ready Prepared
Ready prepared adalah sistem penyelenggaraan makanan banyak, dimana
produksi dan pelayanan dilakukan pada satu tempat namun waktu persiapan
terpisah dari waktu penyajian atau makanan tidak langsung dikonsumsi.

Proses pengolahan makanan pada sistem ini dimulai dengan pembelian bahan
makanan mentah atau olahan (setengah jadi) yang siap diolah (ready to cook).
Institusi yang menggunakan sistem ready prepared, antara lain:
a. Rumah Sakit besar di negara Eropa dan Amerika (di Indonesia belum ada
rumah sakit yang menggunakan tipe ini)
b. Beberapa restoran yang modern, bahkan dalam perkembangannya saat
ini beberapa restoran menggunakan beberapa sistem sekaligus yaitu
conventional, commisary dan ready prepared.
c. Sekolah-sekolah atau kampus di kota besar, di negara Eropa.
d. Perusahaan atau pabrik makanan beku (frozen food), yang menyediakan
makanan untuk dijual di outlet-outlet.
e. Perusahaan penerbangan di Indonesia seperti ACS (Aero Catering
Services).
Setelah semua makanan diolah, maka dilanjutkan dengan proses
penyimpanan. Jadi makanan mengalami 2 periode pemasakan, yaitu
pemasakan awal sebelum penyimpanan dan pemasakan kedua
saat hendak disajikan kepada konsumen.

Diterapkan 2 metode penyimpanan, yaitu:

1. Metode cook chill, adalah semua makanan yang sudah dimasak
dibungkus dengan wadah sesuai porsi atau diletakkan dalam
wadah besar yang selanjutnya dibagi menurut porsinya. Kemudian
didinginkan secara tepat, sehingga makanan dapat digunakan
untuk jangka waktu 2 sampai 3 hari.
2. Metode cook freeze, yaitu semua makanan yang telah dimasak
dibungkus sesuai porsi, lalu dilakukan proses pembekuan secara
cepat dengan sistem blast freezer, sehingga makanan dapat
digunakan untuk jangka waktu 2 minggu sampai 3 bulan.
Kelebihan :
a. Dapat mengurangi beban kerja
karyawan, karena bahan makanan
yang dalam bentuk ready to cook
(di negara Eropa).
b. Dapat mempertahankan kualitas
makanan pada tingkat yang sama.
c. Tidak khawatir akan kekurangan
variasi menu, karena dapat
direncanakan dan dipesan
sebelumnya.
d. Membutuhkan biaya yang rendah
untuk upah karyawan.
e. Mampu mengawasi jumlah dan
ukuran porsi yang tetap dan tepat.
f. Tidak terjadi kelebihan menu,
karena dapat disesuaikan dengan
kebutuhan.
Kekurangan :
a. membutuhkan unit
penyimpanan beku dan dingin
yang memadai.
b. membutuhkan biaya yang besar
untuk peralatan, terutama alat
produksi dan penyimpanan.
c. membutuhkan tenaga ahli
dalam mengawasi kualitas
makanan.
d. memiliki titik kritis terjadinya
kontaminasi, karena rantai
produksi yang panjang.
e. membutuhkan pengembangan
modifikasi resep dan bahan
makanan, agar dapat
mempertahankan mutu dan
rasa makanan.
Tahap-tahap Penyelenggaraan Makanan Tipe Ready Prepared
 Assembly / serve
Assembly adalah sistem penyelenggaraan makanan banyak tanpa
adanya proses pengolahan awal, namun hanya bersifat sebagai
penjual dan pelayanan produk makanan jadi atau makanan siap
dikonsumsi (ready to eat). Pada sistem ini tidak dilakukan proses
pengolahan makanan tapi langsung melakukan pembelian makanan
dalam bentuk siap dikonsumsi, sehingga dengan modal yang relatif
sedikit usaha ini dapat dikembangkan. Oleh karena itu tidak dibutuhkan
tenaga ahli memasak dan jumlah karyawan yang banyak, namun
hanya membutuhkan ketrampilan para pelayan dalam menjual produk
dan melayani konsumen. Selain itu dibutuhkan tempat yang indah dan
menarik.
Suatu yang menjadi ciri khas dari sistem ini adalah tempat/alat makan
yang bersifat sekali pakai lalu dibuang (disposable ware), sehingga
jumlah produksi sampah menjadi meningkat, yang perlu mendapat
perhatian khusus dari pemilik usaha.

Institusi yang sering menggunakan sistem assembly ini adalah:

a. Rumah Sakit (di Eropa dan Amerika)
b. Restoran-restoran (biasanya untuk beberapa masakan tertentu)
c. Beberapa tempat umum yang bersifat komersial (food center, cafe)
d. Di Indonesia adalah marketing produk coca cola, sprite, ice cream
campina atau walls, dan lain-lain
Kelebihan :
a. Modal yang dibutuhkan relatif
sedikit, karena tidak perlu
tempat produksi makanan.
b. Jumlah dan jenis tenaga
kerja yang dibutuhkan relatif
sedikit.
c. Ruangan yang dibutuhkan
relatif kecil, hanya untuk
penyajian makanan.
d. Tidak membutuhkan tenaga
ahli memasak.
Kekurangan :
a. Membutuhkan alat penyimpanan
yang memadai.
b. Terbatasnya persediaan beberapa
jenis makanan, tergantung
pengadaannya.
c. Harga makanan yang dijual
menjadi lebih tinggi.
d. Dapat terjadi penurunan kualitas
makanan karena proses
penyimpanan makanan lebih
lama.
e. Jumlah produksi sampah lebih
tinggi, karena biasanya
menggunakan tempat/alat makan
yang bersifat sekali pakai lalu
dibuang (disposable ware).
 Analisis SWOT
Analisis SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis yang
digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (Strength), kelemahan
(Weakness), peluang (Opportunity) dan ancaman (Threat) yang
terjadi dalam proyek atau di sebuah usaha bisnis, atau mengevaluasi
lini-lini produk sendiri maupun pesaing.

Kekuatan (S) dan kelemahan (W) dikelompokkan ke dalam faktor

internal, sedangkan peluang (O) dan ancaman (T) diidentifikasi sebagai
faktor eksternal.

Analisis SWOT didasarkan pada asumsi bahwa suatu strategi yang

efektif akan memaksimalkan kekuatan dan peluang meminimalkan
kelemahan dan ancaman.
 Kekuatan (Strength)

Kekuatan merupakan sumber daya/kapabilitas yang

dikendalikan oleh perusahaan atau tersedia bagi suatu
perusahaan yang membuat perusahaan relatif lebih unggul
dibanding dengan pesaingnya dalam memenuhi kebutuhan
pelanggan yang dilayaninya. Kekuatan muncul dari sumber daya
dan kompetensi yang tersedia bagi perusahaan. Kekuatan dapat
terkandung dalam sumber daya keuangan, citra, kepemimpinan
pasar, hubungan pembeli dan pemasok dan faktor- faktor lain.
 Kelemahan (Weakness)
Kelemahan merupakan keterbatasan/ kekurangan dalam satu atau
lebih sumber daya/ kapabilitas suatu perusahaan relatif terhadap
pesaingnya, yang menjadi hambatan dalam memenuhi kebutuhan
pelanggan secara efektif.

Dalam praktek, keterbatasan dan kelemahan-kelemahan tersebut

bisa terlihat pada:
• Sarana dan prasarana yang dimiliki atau tidak dimiliki
• Kemampuan manajerial yang rendah
• Keterampilan pemasaran yang tidak sesuai dengan tuntutan pasar
• Produk yang tidak atau kurang diminati oleh konsumen atau calon
pengguna
• Tingkat perolehan keuntungan yang kurang memadai.
 Peluang (Opportunities)
Peluang merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam
lingkungan suatu perusahaan. Kecenderungan utama
merupakan salah satu sumber peluang. Identifikasi atas segmen
pasar yang sebelumnya terlewatkan, perubahan dalam kondisi
persaingan/ regulasi, perubahan teknologi, dan membaiknya
hubungan dengan pembeli/ pemasok dapat menjadi peluang
bagi perusahaan.
 Ancaman (Threats)
Ancaman merupakan situasi utama yang tidak menguntungkan
dalam lingkungan suatu perusahaan. Ancaman merupakan
penghalang utama bagi perusahaan dalam mencapai posisi saat
ini atau yang diinginkan.

Contoh ancaman antara lain : masuknya pesaing baru,

pertumbuhan pasar yang lamban, meningkatnya kekuatan
tawarmenawar dari pembeli/ pemasok utama, perubahan
teknologi, dan direvisinya atau pembaharuan peraturan.
Matriks SWOT
Data SWOT kualitatif di atas dapat dikembangkan secara kuantitaif
melalui perhitungan Analisis SWOT yang dikembangkan oleh Pearce
dan Robinson (1998) agar diketahui secara pasti posisi organisasi yang
sesungguhnya.

Perhitungan yang dilakukan melalui tiga tahap, yaitu:

1. Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) point faktor serta
jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktor S-
W-O-T;

• Menghitung skor (a) masing-masing point faktor dilakukan secara

saling bebas (penilaian terhadap sebuah point faktor tidak boleh
dipengaruhi atau mempengeruhi penilaian terhadap point faktor
lainnya. Pilihan rentang besaran skor sangat menentukan akurasi
penilaian namun yang lazim digunakan adalah dari 1 sampai 10,
dengan asumsi nilai 1 berarti skor yang paling rendah dan 10 berarti
skor yang paling tinggi.
• Perhitungan bobot (b) masing-masing point faktor dilaksanakan
secara saling ketergantungan. Artinya, penilaian terhadap satu point
faktor adalah dengan membandingkan tingkat kepentingannya
dengan point faktor lainnya. Sehingga formulasi perhitungannya
adalah nilai yang telah didapat (rentang nilainya sama dengan
banyaknya point faktor) dibagi dengan banyaknya jumlah point
faktor).

2. Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W (d)

dan faktor O dengan T (e); Perolehan angka (d = x) selanjutnya
menjadi nilai atau titik pada sumbu X, sementara perolehan angka (e
= y) selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu Y;

3. Mencari posisi organisasi yang ditunjukkan oleh titik (x,y) pada

kuadran SWOT.
Kuadran I (positif, positif) : Posisi ini menandakan sebuah organisasi
yang kuat dan berpeluang, Rekomendasi strategi yang
diberikan adalah Progresif, artinya organisasi dalam kondisi
prima dan mantap sehingga sangat dimungkinkan untuk
terus melakukan ekspansi, memperbesar pertumbuhan dan
meraih kemajuan secara maksimal.

Kuadran II (positif, negatif): Posisi ini menandakan sebuah organisasi

yang kuat namun menghadapi tantangan yang besar.
Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Diversifikasi
Strategi, artinya organisasi dalam kondisi mantap namun
menghadapi sejumlah tantangan berat sehingga
diperkirakan roda organisasi akan mengalami kesulitan
untuk terus berputar bila hanya bertumpu pada strategi
sebelumnya. Oleh karenya, organisasi disarankan untuk
segera memperbanyak ragam strategi taktisnya.
Kuadran III (negatif, positif): Posisi ini menandakan sebuah organisasi
yang lemah namun sangat berpeluang. Rekomendasi
strategi yang diberikan adalah Ubah Strategi, artinya
organisasi disarankan untuk mengubah strategi
sebelumnya. Sebab, strategi yang lama dikhawatirkan sulit
untuk dapat menangkap peluang yang ada sekaligus
memperbaiki kinerja organisasi.

Kuadran IV (negatif, negatif): Posisi ini menandakan sebuah organisasi

yang lemah dan menghadapi tantangan besar.
Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Strategi
Bertahan, artinya kondisi internal organisasi berada pada
pilihan dilematis. Oleh karenanya organisasi disarankan
untuk menggunakan strategi bertahan, mengendalikan
kinerja internal agar tidak semakin terperosok. Strategi ini
dipertahankan sambil terus berupaya membenahi diri.