Prosedur pertemuan/rapat

Prosedur pertemuan/rapat
yaitu tahap-tahap dan cara cara yang harus
dilakukan untuk melakukan kegiatan dengan
baik dan tepat sesuai ketentuan umum yang
berlaku dalam penyelenggaraan rapat
Prosedur pertemuan /rapat
Panitia penyelengagara:
a. menentukan masalah,tujuan,maksud rapat
,pemimpin dan peserta rapat ,mengirimkan
notula rapat sebelumnya
b. melakukan persiapan, menentukan acara
rapat menata ruang rapat ,menyiapkan
peralatan lunak maupun keras, alat
tulis,menyiapkan bahan rapat ,menyusun
konvokasi/undangan rapat,mengatur tempat
duduk sesuaidengan fungsi dan kedudukanya
c. semua panitia dan peserta rapat berpartisipasi
dan terlibat dalam pelaksanaan rapat dan
mempunyai hak dan kewajiban yg sama ,hak
berbicara,hak menyampaikan hasil ppikiran
d. Notulis harus bisa mencatat jalanya rapat,inti
pembicaraan dicatatselama rapat berlangsung
e. Notula rapat digandakandan dikirim kepada
peserta rapat,baik yang hadir maupun yang
tidak hadir
Etika pertemuan/rapat
1. Pihak panitia penyelenggara
a. Menyelenggarakan rapat sesuai
prosedur,tepat waktu
b. Menata ruang dengan baik
c. Menata tempat duduk sesuai
kedudukan/jabatan
d. Undang peserta rapat 3 hari sebelum
pelaksanaan
e. Menghargai peserta rapat
f. Membagikan makalah dengan sopan
g. Menggunakanbahasa yang baik dan santun
 2.Peserta rapat
a. Hadir tepat waktu
b. Ikuti tata tertib
c. Matikan HP
d. Tidak merokok
e. Menghargai yang sedang bicara
f. Tidak bersikap emosional dan egois
g. Bersikap dan berkata dengan santun dan
bijaksana
Komunikasi yang efektif ketika rapat

 Persepsi :mampu menyampaikan

pesan,pendapat,pandangan dengan tepat agar
diterima orang lain
 Ketepatan:mampu menyampaikan pemikiran
sesuai dengan kerangka berpikir lawan bicara
 Kredibilitas :saat berkomunikasi ada saling
percaya
 Pengendalian : pengendalian diri ketika
berbicara
 Keserasian :menjalin hububungan yang baik
dengan semua orang