TASK BREAKDOWN

FRONT OFFICE. PRAKTEK SEM IV.- 2019

KELOMPOK II
1.AMALIA ULIN NI’MAH 17051000011

2.ALDA F.A 17051000012

3.INA AULIA 17051000013

4.NILUH PUTU YUNANDA 17051000014

5.ARINI HIMMATUR ROSYIDAH 17051000015

6.HOSNUL HOTIMAH 17051000016

7.EGO PUTRA DAMARA 17051000018

8.MEIKO HENDY SETIAWAN 17051000019

9.FIRDA MEISARA 17051000020

10.AHMAD IAN SYAHPUTRA 15054000009

PERTEMUAN VIII, 23 JULI 2019

 A. TOPIK
Topik yang akan di bahas pada pertemuan kali ini adalah :
1. Walk in Guest ( WIG )
2. T/A Guest
3. VIP Guest
4. Company Guest
5. Change Room
6. Upgrade Room
7. Early Check Out
8. Late Check Out
9. Group Check In
10.Wedding Package
B. LAYOUT
Tempat kerja pada hari ini meliputi :
1. Lobby
2. Room / Kamar.
Setiap orang yang bertugas harap untuk menemati posisi sesuai dengan
bidangnya agar operasional hotel hari ini bisa berjalan dengan baik dan
lancar.
C. ORGANIZATION CHART & STAFFING

FRONT OFFICE MANAGER

AMALIA ULIN NI’MAH

RECEPTION RESERVATION FO CASHIER. BELL BOY GRO

HUSNUL MEIKO ARINI H FIRDA ALDA
NILUH P. INA AULIA. EGO PUTRA AHMAD IAN
D. JOB DESCRIPTION
1. FRONT OFFICE MANAGER
 Memberikan morning breafing pada para staff
 Berkoordinasi dengan departemen lain untuk mengetahui kondisi
hotel pada saat itu supaya operasional bisa berjalan dengan lancar
 Mengecek pekerjaan dari setiap section yang ada.
 Menghandle ketika ada staff yang tidak hadir.
 Memberi dan mengambil keputusan.
 Mengatasi komplain dari tamu.
2. RESERVATION
 Menangani tamu yang sudah reservasi terlebih dahulu
 Menyiapkan wedding package
 Menyiapkan form yang diperlukan untuk menangani tamu yang
sudah reservasi
 Membuatkan GL untuk Perusahaan
 Menyerahkan form kepada FOC
 Menangani tamu VIP
3. RECEPTIONIST
 Menangani tamu yang reservasi langsung tanpa pemesanan (Walk
In Guest)
 Menyiapkan form yang harus digunakan pada saat menangani
tamu walk in
 Menangani tamu Upgrade Room dan Change Room
 Menangani Company guest
 Menyerahkan form kepada FOC
4. FRONT OFFICE CASHIER
 Menyiapkan bill tamu
 Menyiapkan 2 bill tamu company dan group (perusahaan “GL”
dan personal).
 Memproses pembayaran
 Menerima deposit
 Memproses deposit
 Membuat summary of sales pada hari itu
 5. GUEST RELATION OFFICER
 Membantu menjelaskan kepada tamu bagaimana skema pada hari
ini
 Mengarahkan tamu untuk melakukan scenario hari ini
 Membagi tamu untuk menjadi tamu WIG dan Reservasi
 Membantu bell boy untuk mengecek kamar
 Membantu FOM dalam mengawasi kegiatan operasional pada hari
itu
 Membuat form report
6. BELL BOY
 Membantu tamu untuk membawa barang bawaan ke kamar
 Mengantarkan tamu ke kamar
 Menyiapkan form yang diperlukan di bell boy
 Membantu tamu dalam proses cek-in maupun cek-out (membawa
barang dan mengarahkan tamu kembali ke receptionist)
E. SKENARIO OPERASIONAL
1. FOM memberikan morning breafing tentang apa saja yang akan
dilakukan pada hari itu
2. Para petugas langsung menuju ke pos masing masing untuk menyiapkan
form yang diperlukan
3. Lalu jika waktu masih memungkinkan FOM mengajak breafing final
untuk operasional hari ini
4. Petugas langsung siap di posisi masing masing, sementara itu FOM akan
berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan semuanya
sudah ready.
5. GRO mencari tamu yang akan di ajak dalam scenario pada hari ini
6. GRO menjelaskan bagaimana mereka harus menjadi tamu-tamu tersebut
7. Para petugas menyiapkan form yang akan digunakan
8. Tamu menuju ke bagian masing masing yaitu ke receptionist(WIG) dan
ke reservasi
9. Tamu melakukan pengisian from dibantu oleh para petugas yang sudah di
tunjuk
10.Receptionist harus meminta deposit awal 150% dari harga kamar.
11. Reservasi harus menangani tamu VIP
12. Dan bellboy membantu tamu VIP masuk kamar.
 13.Receptionist menangani tamu walk in guest yang upgrade Room dari
superior ke duluxe.
14. Setelah tamu mengisi form, bell boy membantu tamu untuk
membawakan barang bawaan tamu ke kamar, dan mengarahkan tamu ke
kamar
15. Bellboy kembali ke counter untuk menyelesaikan form
16.Section lain juga menyelesaikan form supaya FOC bisa segera
menyiapkan bill
17. Tamu menunggu sekitar 10 -15 menit di kamar lalu check out
18.Bellboy membantu tamu check out dan menganatar kembali ke
receptionist(FOC)
19.FOC menyiapkan bill dan bersiap memulai transaksi (pembayaran yang
dilakukan pada hari ini adalah tagihan kamar,restoran,)
20. FOC menyiapkan 2 bill personal dan GL
21.Lalu tamu checkout dan semuanya greeting

Nb: jangan lupa SOP dari masing masing section

F. ROOM RATE
 SUITE ROOM: Rp. 1,700.000 ++/r/n
 DELUXE ROOM : Rp. 950.00++/r/n
 SUPERIOR ROOM: Rp. 700.000++/r/n

G. DRESS CODE

1. Front Office Mananger : kemeja putih, rok dan jas hitam

2. Reception : kemeja biru dan bawahan cream

3. Reservation : kemeja biru dan bawahan cream
4. GRO : kemeja biru dan bawahan cream
5. Bell boy : kemeja biru dan bawahan cream
6. FO cashier : kemeja biru dan bawahan cream
 Malang, 23 Juli 2019

FRONT OFFICE MANAGER

Amalia Ulin Ni’mah