Mata Kuliah Kesekretariatan

Perkantoran

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D 03/04/2015

1
 03/04/2015
Administrasi

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

Sekretaris Kantor

Perkantoran

Pekerjaan Manajemen
Kantor Perkantoran
2
 03/04/2015
ADMINISTRASI
ADMINISTRASI adalah

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

Kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran secara efisien mengenai kapan, dan dimana pekerjaan itu harus
dilakukan, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi kegiatan administrasi ini sangat berkaitan dengan perkantoran, dimana

kegiatan administrasi merupakan input untuk seluruh kegiatan perkantoran.

3
Kantor (Pengertian)

03/04/2015
Secara Etimologi

tempat atau ruang yang digunakan

Kantoor Office
untuk aktivitas bekerja.

Menurut Para Ahli

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

• kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan
Moekijat untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha.

• kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel

Prajudi Atmosudirjo dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

• balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu

KBBI pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Secara Umum Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana
terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk
menangani data dan informasi apapun sebutannya.
4
Manajemen Perkantoran

03/04/2015
1. Pengertian Manajemen Perkantoran
a. Menurut Para Ahli
Edwin Robinson dan •perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang
William Leffingwell telah ditentukan lebih dahulu.

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

•perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
George R. Terry penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan.

•seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
Millis Geoffrey lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

•fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi

W.H. Evans perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan
organisasi.

b. Secara Umum
Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai
tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. 5
2. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
a. Aktivitas Kantor
Perencanaan Kantor
(Office Planning)
•Perencanaan gedung
•Tata suara
•Kepegawaian
•Tata warna
•Tata ruang kantor
•Ventilasi
•Penerangan/cahaya
•Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor
•Perlengkapan perabotan
kantor dan peralatan kantor
•Anggaran (Budgeting)
perkantoran
Pengorganisasian Kantor
(Office Organizing)
•Meliputi : Pengelompokan orang,
alat-alat, tugas-tugas, tanggung
jawab dan wewenang untuk
menciptakan organisasi yang
dapat digerakkan sebagai suatu
kesatuan dan kekuatan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah
ditentukan
03/04/2015
Pengawasan Kantor
(Office Controling)
Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D
•Kualitas pekerjaan kantor
•Waktu pekerjaan kantor
•Metode-metode dan
standarisasi pekerjaan kantor.
•Biaya perkantoran
•Alat perlengkapan dan
perabotan kantor
•Pelayanan kantor
•Pengawasan dokumentasi.
6
b. Sarana/Fasilitas Manajemen Perkantoran

03/04/2015
Pada awal pembahasan kita telah mengetahui pengertian kantor, disini yang dimaksud dengan
perkantoran adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya, yaitu
Mesin-mesin
Lokasi Gedung Peralatan Interior
Kantor
c. Fungsi Manajemen Perkantoran

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

Perencanaan Pengorganisasian Penggerakkan Pengawasan

Keseluruhan
Keseluruhan proses
proses pengelompoka
pemikiran dan Proses pengamatan
n orang, alat-alat,
penentuan cara yang Keseluruhan proses dari pelaksanaan
tugas-tugas, tanggung
matang dari kegiatan- memberikan motif seluruh kegiatan
jawab dan wewenang
kegiatan yang akan bekerja kepada para organisasi guna
untuk menciptakan
dikerjakan di masa pegawai agar mereka menjamin agar
organisasi yang
yang akan datang, mau bekerja dengan pekerjaan yang
dapat digerakkan seb
dalam rangka ikhlas demi sedang dilakukan
agai suatu kesatuan
pencapaian tujuan tercapainya tujuan berjalan sesuai
dan kekuatan dalam
yang telah ditentukan organisasi. rencana yang telah
rangka pencapaian
untuk mencapai ditentukan.
tujuan yang telah
tujuan yang dimaksud
ditentukan.
7
 Office Supplies
Office Furniture

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D 03/04/2015

8
 Interior Kantor

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D 03/04/2015

9
 03/04/2015
d. Tujuan Manajemen Perkantoran

• Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna

1. pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

• Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai.
2.

• Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi

3. kebutuhannya juga memelihara persaingan.

• Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan

4. secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.

• Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat),

5. akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

10
 03/04/2015
e. Prinsip Manajemen Perkantoran
 Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun
organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.
 Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak
perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

 Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila
hasilnya ekonomis;
 Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran
kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
 Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien
dan mengurangi biaya;
 Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan
pengawasan formulir.
 Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan,
program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
 Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
 Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor
hendaknya dikembangkan.

11
Pekerjaan Kantor

03/04/2015
a. Pengertian
Menurut Para Ahli
•pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan
secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan
George R. Terry sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

William Leffingwell dan Edwin •menekankan kepada warkat-

warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan
Robinson pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

•menekankan kepada fungsi

Geoffrey Mills dan Oliver Standing F kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan
ord warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan
keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

Secara Umum Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama atau pokok yang
berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang
berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.
12
b. Fungsi Pekerjaan Kantor Pelayanan Prima

03/04/2015
1) Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

2) Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk

membuat keputusan.

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

c. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirim Menyimpan

d. Ciri-ciri Manajemen Perkantoran

Dilakukan Semua
Bersifat Pelayanan Terbuka dan Luas
Pihak
13
Pelayanan Prima

03/04/2015
1. Pada hakikatnya, pelayanan prima adalah salah satu usaha yang dilakukan perusahaan
untuk melayani pembeli (pelanggan) dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat memberikan
kepuasan kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan, baik yang
berupa produk barang atau jasa.
2. Pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi
harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan didalam perusahaan maupun diluar
perusahaan. Secara sederhana, pelayanan prima (excellent service) dapat diartikan sebagai
suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS

kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas.
Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan
harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.
Kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai berikut:
a. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.
b. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan.
c. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.
d. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan.
e. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas
pendukung lainnya.
f. Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan
informasi, dan petunujuk/panduan lainnya.

2D
g. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas musik,

14
AC, alat komunikasi, dan lain-lain.
Sekretaris

03/04/2015
1. Pengertian
a. Secara Etimologi
Secretum Secretarius Secretary Secretaries Rahasia

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

b. Menurut Para Ahli
M. Braum dan Ramon
• Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan.

Drs. The Liang Gie

• Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat
termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

Drs. Ig. Wursanto

• Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan
pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

c. Secara Umum Sekretaris diartikan sebagai seseorang yang bekerja di kantor atau instansi
yang tugasnya sebagai tangan kanan/membantu dan mengingatkan
pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinan.
15
 03/04/2015
2. Macam-macam Sekretaris
Berdasarkan Ruang Lingkup dan Tanggung Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman
Jawab Kerja

Sekretaris Eksekutif Sekretaris Senior

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

Sekretaris Pimpinan Sekretaris Junior

Sekretaris Pribadi

16
3. Tugas Sekretaris

03/04/2015
Tugas Rutin Tugas Khusus

Menyusun dan membuat Mengkonsep surat

Menerima tamu
jadwal pimpinan perjanjian kerja sama
Mendampingi pimpinan
Menyusun acara
Menerima telpon Mengelola petty cash
pertemuan
Mewakili pimpinan

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS

Memanage perjalanan
Filling (Kearsipan) Menyusun hasil rapat
dinas pimpinan

Tugas Kreatif

a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis
pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk
meneruskan informasi kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima sumbangan
untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana
atau uang muka dari instansi yang
diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai
pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan
kantor, mana yang perlu diperbaiki dan

2D
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran mana yang tidak perlu diperbaiki atau
atau asuransi dari suatu badan atau
17
penambahan alat-alat dan sarana
instansi. kantor.
 03/04/2015
Menerima Tamu
Menerima Telpon

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

Mendampingi
Pimpinan

Menyusun Hasil Rapat

Filling
18
4. Tanggung Jawab Sekretaris

03/04/2015
a. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi dir sendiri dan upaya pengembangan ke
arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan
performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari.
b. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian prioritas kinerja kantor dan

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
c. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan
peningkatan daya saing.
d. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan.
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai
tujuan yang telah ditetapkan.
e. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum
dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam
transaksi

19
5. Peranan Sekretaris

03/04/2015
Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:

a. Sekretaris sebagai duta.

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan
dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat
tersebut.

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

b. Sekretaris sebagai pintu gerbang.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai
penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan
dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor
atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.

c. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi
seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan
merasa betah.

d. Sekretaris sebagai humas.

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik
bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain 20
 2D

03/04/2015
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
• http://luthfanhusna.blogspot.com/p/kantor-dan-pekerjaan-kantor.html “Kantor dan Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015

• http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran “Manajemen Administrasi Perkantoran”, 24 Februari 2015

• http://izudinjosep.blogspot.com/2013/10/manajemen-perkantoran.html “Pengertian Manajemen Perkantoran”, 24 Februari 2015

• http://verhaalvandian.blogspot.com/2014/01/pengertian-kantor-dan-manajemen.html “Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran”, 24 Februari 2015

• http://pekerjaankantor.blogspot.com/ “Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015

Ryan Raafi Qurniawan - Sekarwati Ciptoroso - ADBIS 2D

• http://monumenkata.blogspot.com/2014/10/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html “Pengertian,Fungsi,Jenis dan Ciri-ciri Pekerjaan Kantor”, 24 Februari
2015

• http://paindol05.blogspot.com/2013/04/kesekretarisan-pengertian-administrasi.html “Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli”, 24

Februari 2015

• http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-kantor-ciri-dan-unsur.html “Pengertian Pekerjaan Kantor Ciri Peran Jenis dan Cara

Mengerjakan Buku Kas”, 23 Februari 2015

• http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-manajemen-perkantoran-fungsi.html “Pengertian Manajemen Perkantoran Fungsi Tujuan

Sarana Fasilitas Kerja Perkantoran”, 24 Februari 2015

• http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html “Manajemen Sekretaris (Pengertian,

Tugas, Fungsi, Peran, Syarat, Tata Kerja, Dll)”, 26 Februari 2015

• http://aboutsecretary.blogspot.com/2011/11/macam-macam-sekretaris.html “Macam-macam Sekretaris”, 26 Februari 2015

• http://derrykunardhiansyah.blogspot.com/2013/04/pengertian-sekretaris-dan.html “Sekretaris”, 26 Februari 2015

• http://ticatika.blogspot.com/ “Sekretaris Profesional”, 26 Februari 2015

• http://tiasulaksono.blogspot.com/2011/05/sekretaris-tugas-dan-tanggung-jawabnya.html “Sekretaris, Tugas, dan Tanggung Jawabnya”, 26 Februari 2015

• http://dewinuranisa.blogspot.com/2014/01/tanggung-jawab-seorang-sekretaris.html “Tanggung Jawab Seorang Sekretaris”, 28 Februari 2015

• http://dewinuranisa.blogspot.com/2014/01/fungsi-dan-peranan-sekretaris.html “Fungsi dan Peranan Sekretaris”, 28 Februari 2015 21