Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 1

Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)

Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

Pengertian SIMRS
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu
sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh
alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan
prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan
merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

Persyaratan SIMRS
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nonor 82 Tahun 2013
dijelaskan bahwa Setiap Rumah Sakit wajib menyelenggarakan SIMRS atau Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit. Aplikasi penyelenggaraan SIMRS yang dibuat oleh
Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan minimal yang ditetapkan oleh Menteri
Kesehatan.

Salah satu persyaratan a.l. adalah arsitektur. Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas:
kegiatan pelayanan utama (front office); kegiatan administratif (back office); dan
komunikasi dan kolaborasi. Selain itu Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS dengan
menambahkan arsitektur pendukung yang berupa Picture Archiver System (PACS), Sistem
Manajemen Dokumen (Document Management System), Sistem Antar Muka Peralatan
Klinik, serta Data Warehouse dan Bussines Intelegence.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 2
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

Tujuan, Manfaat, Sasaran dan Fungsi SIMR

Tujuan SIMRS
SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses
dan pelayanan Rumah Sakit.

Manfaat SIMRS
Manfaat Umum
1) Memberikan nilai tambah dgn meningkatkan Efisiensi, Kemudahan, standar praktek
yg baik & benar
2) Domumentasi yg auditable dan accountable
3) Mendukung jasa pemasaran RS (mutu, kecepatan, pelayanan, kepastian biaya
4) Peningkatkan akses dan pelayanan thdp berbagai sumber daya (asuransi dll)

Manfaat Orgaisasi
1) Budaya kerja
2) Transpransi
3) Koordiansi antar unit (Team Work)
4) Pemahaman sistem
5) Mengurangi biaya administrasi

Manfaat Operasional
1) Kecepatan
2) Akurasi
3) Integrasi
4) Peningkatan layanan
5) Peningkatan efisiensi
6) Kemudahan pelaporan

Manfaat Manajerial
1) Kecepatan mengambil keputusan
2) Akurasi dan kecepatan mengambil keputusan
3) Kemudahan menyusun strategi

Fungsi Pelayanan SIMRS

Tata kelola sistem informasi yang baik harus selaras dengan fungsi, visi, misi dan strategi
organisasi. Secara generik fungsi Rumah Sakit (menurut WHO tahun 1957), memberikan
pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik kuratif maupun rehabilitatif,
dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga dan lingkungan, Rumah Sakit
juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian biososial.
Rumah sakit juga merupakan pusat pelayanan rujukan medik spsialistik dan sub
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 3
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

spesialistik dengan fungsi utama menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan

yang bersifat penyembuhan (kuratif) dan pemulihan (rehabilitasi pasien).

Rumah Sakit Krakatau Medika telah melaksanakan amanah regulasi tentang SIMRS
tersebut dengan instalasi SITMAPAS singkatan dari Sistem Informasi Manajemen Pasien.
SITMAPAS memilki kemampuan pengelolaan pasien mulai dari entri (masuk) pendaftaran,
baik itu di IGD (Instalasi Gawat Darurat), Rawat Jalan, dll, pengelolaan selama perawatan
sampai dengan kesembuhan atau keluar (exit) dari Rumah Sakit.

Ruang lingkup SIM RS

Penyelenggaraan SIMRS dapat menggunakan aplikasi dengan kode sumber terbuka (open
source) yang disediakan oleh Kementerian Kesehatan atau menggunakan aplikasi yang
dibuat oleh Rumah Sakit. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) harus
meliputi hal hal sbb :

• Strategi
• Proses Bisnis
• Arsitektur Infrastruktur
• Arsitektur Data
• Arsitektur Aplikasi
• Keamanan Sistem Informasi
• Interoperabilitas
• Tata Kelola

Proses Bisnis SIMRS

SIMRS harus selaras dengan bisnis utama (core bussines) dari Rumah Sakit itu sendiri,
terutama untuk informasi riwayat kesehatan pasien atau rekam medis (tentang indentitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada
pasien), informasi kegiatan operasional (termasuk informasi sumber daya manusia,
material, alat kesehatan, penelitian serta bank data.

Keberhasilan implementasi sistem informasi bukan hanya ditentukan oleh teknologi

informasi tetapi juga oleh faktor lain, seperti proses bisnis, perubahan manajemen, tata
kelola IT dan lain-lainnya. Karena itu bukan hanya teknologi tetapi juga kerangka kerja
secara komprehensif sistem informasi Rumah Sakit.

Pada umumnya SIMRS awalnya berangkat dari pencatatan pendapatan dan pengeluaran
dana (finasial) yang didalamnya terlibat berbagai komponen aktifitas yang dilaksanakan;
misalnya obat, dokter, perlatan medik, dll.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 4
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

Model Bisnis SIMRS

Selanjutnya berkembang bahwa beberapa aktifitas yang rumit dan volumenya tinggi
dimasukkan menjadi bagian dari sistem, dengan metoda seperti itu penyelenggaraan
SIMRS banyak yang eksis dan handal; namun banyak juga yang mengalami kegagalan tidak
mampu mengakomodasi proses proses yang ada; dan muncul berbagai pengecualian.

Desain Proses Bisnis

Maka untuk membangun Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS);
menjabarkan dari strategi dilanjutkan dengan mendesaian Proses Bisnis yang berbasis
pada transaksi finasial; namun harus memperhatikan setiap proses secara utuh dan detail
dan memperhitungkan semua komponen yang terlibat dalam bentuk finansial. Komponen
komponen tersebut adalah; a.l. : manusia, prosedur, sarana dan perlatanan, material,
data, software dan infrastruktur; dll. Proses Bisnis merupakan bagian penting dari ruang
lingkup dalam penyusunan dan penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit.

Sebagai contoh proses pelayanan Rawat Jalan; mulai dari pasien sebelum masuk ke rumah
sakit melibatkan promosi, kerjasama (misalnya dengan perusahaan), pendaftaran
(keuangan dan rekam medik), pelayanan diagnosa dan pengobatan (dokter dan tenaga
medis), obat dan alkes (farmasi), pelayanan pasien pulang, dll.

Sehubungan rumah sakit dikelilingi oleh regulasi yang begitu banyak dan ketat, dalam
pengembangan sistem informasi yang baik adalah didasarkan pada suatu desain Proses
Bisnis yang sistematis sesuai dengan kaidah-kaidah serta memperhatikan peraturan-
peraturan yang berlaku[ disesuaikan dengan kondisi rumah sakit saat ini dan rencana
jangka panjang.

Proses Bisnis Pelayanan Utama (Front Office)

Setiap Rumah Sakit memiliki prosedur yang unik (berbeda satu dengan lainnya), tetapi
secara umum/generik memiliki prosedur pelayanan terintegrasi yang sama yaitu proses
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 5
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

pendaftaran, proses rawat (jalan atau inap) dan proses pulang (seperti pada gambar
berikut).

Front Office SIMRS

Data yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada proses rawat dan pulang.
Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan
dan tindakan dari unitunit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive,
diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat order/pesanan dari dokter
(misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat.

Jadi dokter dan perawat sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit (seluruh
order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem ini sebagai order
communation system.

Proses Bisnis Pelayanan Administratif (Back-Office)

Rumah Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang,
mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis
pakai dan sejenisnya).
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 6
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

Back Office SIMRS

Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses umum,
diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory,
pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar
dan lainnya). Proses back office ini berhubungan/link dengan proses pada front office,
digambarkan berikut ini.

Proses-proses bisnis tersebut di atas yang melibatkan data-data terstruktur, yang dapat
dikelola dengan relational database management system, selain itu terdapat proses bisnis
yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti alur kerja, surat diposisi, email,
manajemen proyek, kolaborasi, team work, manajemen dokumen dan sejenisnya.

Proses bisnis data tidak terstruktur

Proses-proses bisnis tersebut di atas yang melibatkan data-data terstruktur, yang dapat
dikelola dengan relational database management system, selain itu terdapat proses bisnis
yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti alur kerja, surat diposisi, email,
manajemen proyek, kolaborasi, team work, manajemen dokumen dan sejenisnya.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 7
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

Strategi Penyelenggaran SIMRS

Tata kelola sistem informasi yang baik harus selaras dengan fungsi, visi, misi dan strategi
organisasi. Secara generik fungsi Rumah Sakit (menurut WHO tahun 1957), memberikan
pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik kuratif maupun rehabilitatif,
dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga dan lingkungan.

Rumah Sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian
biososial. Rumah sakit juga merupakan pusat pelayanan rujukan medik spsialistik dan sub
spesialistik dengan fungsi utama menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan
yang bersifat penyembuhan (kuratif) dan pemulihan (rehabilitasi pasien).

Strategi Penyelenggaraan SIMRS merupakan salah satu faktor penting dalam ruang
lingkup Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit-SIMRS; agar dalam perancangannya
sesuai dengan implementasi yang diharapkan oleh semua stakeholder (institusi,
pemerintah, masyarakat, dll).

Akreditasi Rumah Sakit

Jika dihubungkan dengan Akreditasi Rumah Sakit; bahwa dalam Akreditasi Rumah Sakit,
standar yang harus dicapai oleh Rumah Sakit telah dikelompokkan berdasarkan fungsi-
fungsi pentingyang umum dalam organisasi perumahsakitan. Dimana pengelompokan
berdasarkan fungsi, saat ini paling banyak digunakan diseluruh dunia

Standar dikelompokkan menurut fungsi-fungsi yang terkait dengan penyediaan

pelayanan bagi pasien; juga dengan upaya menciptakan organisasi rumah sakit yang
aman, efektif, dan terkelola dengan baik.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 8
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

Fungsi-fungsi tersebut tidak hanya berlaku untuk rumah sakit secara keseluhan tetapi
juga untuk setiap unit, departemen, atau layanan yang ada dalam organisasi rumah
sakit tersebut. Sehingga strategi penyelenggaraan SIMRS akan lebih baik jika
mengakomodasi ruang lingkup Akreditasi Rumah Sakit.

BPJS Kesehatan
Pelayanan BPJS Kesehatan yang melibatkan (kerjasama) Rumah Sakit sebagai fasilitas
kesehatan untuk menindak lanjut pleyanannya kepada masyarakat peserta BPJS
Kesehatan; maka hal ini juga menjadi perhatian dalam menyusun strategi
penyelenggaraan SIMRS. Beberapa layanan yang ada di BPJS Kesehatan akan menuntut
kesiapan pihak Rumah Sakit dalam penyelenggaraan SIMRS.

Arsitektur SIMRS
Arsitektur Data
Untuk menghasilkan informasi yang baik, diperlukan data yang homogen. Agar dapat
dihasilkan data homogen maka perlu dibuat arsitektur data yang baik. Beberapa aspek
yang perlu diperhatikan dalam membangun arsitektur data:

1) Kodifikasi
untuk otomatisasi/ komputerisasi,
Kodifikasi Mapping
juga diperlukan untuk integrasi dan
pengelolaan lebih lanjut seperti
statistik.
Standar
2) Mapping
Pertukaran Database
Mapping untuk integrasi dan
Data
pengelolaan lebih lanjut, misalnya
mapping kodifikasi antara tarif dengan kode perkiraan/chart of account, mapping
kode kabupaten/kota dengan provinsi dan sejenisnya.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 9
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

3) Standar pertukaran data antar aplikasi

Beberapa software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran data
agar dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level 7 (HL7),
DICOM, XML dan sejenisnya.
4) Database
Desain struktur database, sebaiknya mengacu pada best practice database Rumah
Sakit dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan kebutuhan
informasi stakeholder terkait

Arsitektur Aplikasi
Mengingat kompleksnya proses bisnis pada RS, berikut ini gambaran arsitektur minimal
dan variabel SIMRS yang dapat mengakomodir kebutuhan informasi. Suatu paket sistem
aplikasi yang terintegrasi, yang dihubungkan secara on-line pada semua fungsi pelayanan
rumah sakit mulai dari transaksi manajemen antrian, pendaftaran, sampai Pulang dan
pelayanan RS lainnya.

Keamanan SIMRS
Keamanan sistem informasi adalah segala betuk mekanisme yang harus dijalankan dalam
sebuah sistem yang ditujukan agar sistem tersebut terhindar dari segala ancaman yang
membahayakan keamanan data informasi dan keamanan pelaku sistem.

Ancaman mencakup berbagai jenis perilaku karyawan seperti keridaktahuan karyawan,

kecerobohan, mengambil sandi karyawan lain dan memberikan password untuk
karyawan lain. Untuk ancaman eksternal, yaitu virus dan serangan spyware, hacker, dan
penyusup di tempat.

Faktor keamanan merupakan salah satu ruang lingkup dalam penyelenggaraan SIMRS
yang sangat penting terkait dengan regulasi tentang kerahasiahan data pasien rumah
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 10
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

sakit; serta mencegah terjadinya kehilangan data yang dapat berakibat pada gangguan
pelayanan dan perawatan pasien.

Keamanan fisik
1) Kebijakan hak akses pada ruang data center/server
2) Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user pengguna

Keamanan Jaringan
Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer sangat penting
dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan mencegah penyalahgunaan sumber daya
jaringan yang tidak sah. Tugas keamanan jaringan dikontrol oleh administrator jaringan.

Manajemen Keamanan Jaringan

Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut:

a) Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki wewenang.
b) Informasi hanya dapat diubah oleh pihak yang memiliki wewenang.
c) Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan.
d) Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan benar dan ada jaminan bahwa
identitas yang didapat tidak palsu.
e) Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal pengiriman dan
penerimaan pesan.

Keamanan Aplikasi
Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka sistem harus memenui syarat-syarat
sebagai berikut:

1) Keamanan aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan protokol

keamanan dalam melakukan transfer data (seperti: SSL, TLS)
2) Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user dapat didentifikasikan secara
unik, baik dari segi nama dan perannya.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) 11
Muhammad Fairuzabadi
Email: fairuz@upy.ac.id

3) Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik melalui aplikasi
client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan sejenisnya).
4) Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang digunakan saat
ini.

Keamanan Aplikasi

Disaster Recovery Planning (DRP)

Disaster Recovery Planning (DRP) adalah proses, kebijakan, dan prosedur yang berkaitan
dengan persiapan untuk pemulihan atau kelanjutan dari infrastruktur teknologi yang
penting bagi organisasi setelah bencana, baik karena alam ataupun ulah manusia.

1) Prevention (pra-bencana): Pra-

perencanaan diperlukan (seperti
menggunakan server mirror, melakukan
back up data, memelihara situs hot sites,
pelatihan tenaga pemulihan bencana) Recovery Prevention
untuk meminimalkan dampak
keseluruhan bencana pada sistem dan
sumber daya. Pra-perencanaan ini juga
memaksimalkan kemampuan sebuah Contuinity
organisasi untuk pulih dari bencana.
2) Continuity (saat bencana): Proses
pemeliharaan inti, mission-critical sistem
dan sumber daya “kerangka” (aset minimal yang dibutuhkan untuk menjaga sebuah
organisasi dalam status operasional) dan/atau menginisiasi hot sites sekunder selama
bencana. Langkah-langkah continuity menjaga sistem dan sumber daya perusahaan.
3) Recovery (pasca bencana): Langkah-langkah yang diperlukan untuk pemulihan dari
semua sistem dan sumber daya untuk menjadi status operasional normal. Organisasi
dapat mengurangi waktu pemulihan dengan berlangganan ke quick-ship programs
(penyedia layanan pihak ketiga yang dapat memberikan pra-konfigurasi penggantian
sistem untuk setiap lokasi dalam jangka waktu yang tetap) atau dapat juga disebut
dengan vendor.