ADMINISTRASI UMUM RSUD SAMUDA

kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon,

pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan

ekspedisi. Administrasi umum ditinjau dari sudut ilmu berinduk padaadministrasi. Definisi administrasi

umum dalam pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit

dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan

administratif.

Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian,memfasilitasi

pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan

sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal.

Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan

pekerjaan kantor. Tugas pokok bagian Administrasi adalah memberikan pelayanan administrasi.
 BAB I

PENDAHULUAN

A. TUJUAN PEDOMAN

Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Administrasi Umum dalam melakukan
pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan kerja. Selain itu pedoman ini merupakan acuan
bagian Administrasi Umum dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai tugas yang sudah ada.

B. RUANG LINGKUP PELAYANAN

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan Administrasi yang diatur didalam
pedoman ini dikhususkan pada administrasi umum/perkantoran. Sekretaris/Administrasi Umum
bertanggung jawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala
keperluan rapat yang diadakan di lingkungan rumah sakit.

C. BATASAN OPERASIONAL

Batasan operasional pedoman ini adalah tugas pokok Administrasi Umum Rumah Sakit sebagai
berikut :

a. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi

b. Pelayanan tamu

c. Pelayanan untuk Direksi

d. Melakukan perjanjian

e. Memfasilitasi pertemuan

f. Memberikan laporan (rapat dan notulen)

g. Menyusun dan menyimpan dokumen

D. LANDASAN HUKUM

Pedoman ini dibuat dan mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan

yang berlaku dan peraturan pelaksana lainnya, antaranya :

1. Undang-Undang RI nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran.

2. Undang-Undang RI nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.

3. Undang-Undang RI nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga

Kesehatan.
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 65 tahun 2005 tentang Standar

Pelayanan Minimal Rumah Sakit.

6. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 56 tahun 2014 tentang Klasifikasi dan

Perjanjian Rumah Sakit.

7. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 14 tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Kementrian Kesehatan.

8. Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar

Pelayanan Rumah Sakit.

 BAB II

STANDAR KETENAGAAN

Upaya-upaya peningkatan mutu layanan kesehatan di rumah sakit harus dilaksanakan

secara terus menerus, terprogram dan terencana dengan baik. Salah satu upaya peningkatan

mutu layanan dalam bidang administrasi tersebut adalah dengan terpenuhinya tenaga kerja

yang sesuai dengan standar ketenagaan di rumah sakit. Pelayanan profesional yang efektif ,

efisien dan akuntabilitas merupakan penjabaran misi rumah sakit di Bagian Umum. Untuk

merealisasikan hal tersebut diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) agar dapat

memberikan pelayanan administrasi yang bermutu dan berorientasi pada Tata Usaha. Salah

satu upaya yang dilakukan adalah adanya standar kualifikasi, distribusi ketenagaan, yang

sesuai dengan standar kuantitas dan kualitas Bidang Administrasi.

A. KOMPETENSI

Proses pengangkatan staf dimulai dengan pertimbangan mengenai kerja yang

harus dijalankan. Ini harus dibagi secara adil sebagai pekerjaan, yang masing-masingnya

cocok dengan keahlian dan kemampuan yang sudah didefinisikan. Sistem yang tipikal

dalam mengevaluasi pekerjaan seseorang adalah dengan memeriksa pekerjaan sesuai

dengan faktor-faktor berikut :

FAKTOR ANGKA KEMUNGKINAN

Pengetahuan atau keterampilan 45

Tanggung Jawab 15

Kepercayaan 10

Kontak 10

Upaya Fisik 10

Upaya Mental 10

TOTAL KEMUNGKINAN 100

(Sumber : Buku Manajemen Perkantoran Modern, 1990)

 Unit-unit kompetensi dalam standar kompetensi suatu bidang pekerjaan dapat

dikelompokkan kedalam tiga kategori, yaitu :

1. Kompetensi umum

Pada kelompok ini mencakup unit-unit kompetensi yang berlaku dan

dibutuhkan pada hampir semua sub-sub bidang keahlian, misal yang

berkait dengan berkomunikasi di tempat kerja dan menggunakan komputer.

2. Kompetensi utama/inti

Pada kelompok ini mencakup unit-unit kompetensi yang berlaku dan

dibutuhkan hanya untuk spesifik sub bidang keahlian (stream) tertentu dan

merupakan unit yang wajib sub bidang keahlian dimaksud.

3. Kompetensi khusus/pilihan

Pada kelompok ini mencakup unit-unit kompetensi yang dapat ditambahkan

kedalam sub bidang keahlian tertentu, sebagai pelengkap dan bersifat pilihan.

Adapun Kompetensi sumber daya manusia di bagian Administrasi yang harus

ada, sebagai berikut :

No. KOMPETENSI SDM

A. Kompetensi Umum

1. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi

2. Berkomunikasi melalui telepon

3. Memberikan pelayanan

4. Mengoperasikan komputer

5. Menggunakan peralatan kantor

B. Kompetensi Inti

1. Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak

2. Mengakses dan penarikan data komputer

3. Menciptakan dan menggunakan dokumen dan lembar kerja sederhana

4. Memproduksikan dokumen di komputer

5. Menghasilkan dokumen sederhana

 6. Menggunakan teknologi kantor

7. Melakukan prosedur administrasi

8. Menagani penerimaan dan penerimaan surat/dokumen

9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen

10. Mengelolah dan menjaga sistem kearsipan

11. Memelihara data komputer

12. Mengatur perjalanan bisnis

13. Merencanakan dan mengelola pertemuan/rapat

14. Membuat presentasi

C. Kompetensi Khusus

1. Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja

2. Mengikuti prosedur K3 perkantoran

3. Menjaga keamanan K3 perkantoran

4. Meminimalisir pencurian

5. Menangani tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan di kantor

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

Adapun pendistribusian sumber daya manusia Bagian Administrasi adalah

sebagai berikut :

KUALIFIKASI FORMAL

No. NAMA JABATAN JUMLAH SDM

1. Ka. Subag Tu S1 1

2. Staff S1 1

JUMLAH 2

BAB III
 TATA LAKSANA PELAYANAN

A. PELAYANAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari kantor dan merupakan proses yang esensial bagi
semua bentuk perusahaan. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu orang ke
orang lain melaluai pos, telepon, teleprinter,kuris dan sarana lain. Istilah komunikasi harus ditafsirkan
secara luas seperti surat dan pembicaraan telepon dari dan untuk orang di luar perusahaan; istilah ini
juga mencakupipengiriman memorandum, laporan, instruksi, faktur, pesanetimasi, gambar, dan bahkan
sampel. Komunikasi adalah fungsi vital yang harus dilayani dengan analisis cermat tentang kebutuhan
dan pemilihan cermat peralatan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan. Di dalam kantor, mayoritas
komunikasi bersifat rutin dan dapat diklarifikasikan menurut tujuan yang dilayani.

1. Korespondensi

a. Mengatur surat masuk dan surat keluar rumah sakit.

Prosedur pengelolaan surat masuk rumah sakit yaitu menerima surat, membuka surat,
menilai surat, mencatat surat, mengarahkan surat, penyimpanan surat Sedangkan untuk prosedur
pengelolaan surat keluar rumah sakit yaitu pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat,
pengetikan surat, penandatanganan surat, pencatatan surat, penggandaan surat, pengiriman surat
dan, penyimpanan. Sedangkan cara mengarsip surat rumah sakit yaitu menggunakan system
penyimpanan klasifikasi dalam bentuk numerik atau biasa disebut dengan system klasifikasi
desimal.

b. Menyiapkan naskah surat keputusan, surat edaran dan lain-lain.

Setiap naskah harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan

meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu

memperhatikan syarat-syarat yaitu ketelitian, kejelasan, singkat dan padat, logis

dan meyakinkan, serta pembakuan.

c. Menyiapkan penomoran surat.

Nomor pada naskah merupakan segmen penting dalam kearsipan, sehingga susunannya
harus dapat memberikan kemudahan dalam peyimpanan, temu balik,dan penilaian arsip.

d. Mengkoordinasikan/menyiapkan rapat pimpinan.

Rapat merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau

perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang

menyangkut kepentingan bersama. Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris

yang terampil dalam rapat, terutama mempersiapkan dan merekam serta

melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Tugas sekretaris dalam rapat antara lain

meliputi persiapan, menyusun acara, menyusun teks pidato pimpinan, membuat

notula rapat, dan mebuat laporan hasil rapat.

 e. Menyiapkan rancangan/kelengkapan perizinan rumah sakit.

Perizinan merupakan fungsi pengendalian pemerintahan terhadap penyelenggara

kegiatan yang dilakukan oleh swasta. Pemberian izin sarana kesehatan merupakan

akuntabilitas pemerintah kepada masyarakat bahwa sarana kesehatan yang telah

diberi izin tersebut telah memenuhi standar pelayanan dan aspek keamanan

pasien, jadi perizinan sangat terkait dengan standar dan mutu pelayanan.

f. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan dan karyawan.

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan

suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan

dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang

biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.

Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk

mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak

ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang

dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. Adapun yang harus dipersiapkan oleh

sekretaris yaitu, merencanakan perjalanan, mempersiapkan daftar perjalanan,

mempersiapkan dokumen perjalanan, mempersiapkan transportasi,

mempersiapkan akomodasi.

B. PENGARSIPANDAN PENGINDEKSAN

Pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli, atau

salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu

diperlukan. Pengindeksan adalah proses yang diperlukan untuk menemukan rekaman.

Perawatan sistem pengarsipan yang efesien adalah salah satu dari masalah kekal kantor

dan pemecahannya menutur pengertian yang tepat akan prinsip-prinsipnya. Tidak ada

satu sistem yang ideal dan tidak ada jenis peralatan ideal yang akan memenuhi

persyaratan semua rekaman di semua kantor. Sistem pengarsipan yang efesien adalah

sistem dimana :

a. Rekaman yang diperlukan setiap saat dapat dihasilkan tanpa penundaan yang tidak

masuk akal;

b. Rekaman dilindungi secara memadai selama periode rekaman itu dipertahankan

 untuk referensi

c. Biaya pemasangan dan pemeliharaan sistem masuk akal dengan memperhatikan

pelayanan yang diperlukan.

Langkah pertama dalam merencanakan sistem pengarsipan harus berupa

penjadwalan semua jenis dokumen dan rekaman yang akan disimpan. Manajemen yang

bertanggung jawab harus diajak berkonsultasi mengenai setiap jenis dan keputusan

diperoleh mengenai:

a. Periode penyimpanan

b. Perlindungan

c. Penundaan yang dapat diterima di tempat

d. Orang yang biasa menggunakan

e. Cara pendeskripsian

Jadwal lengkap yang memperlihatkan persyaratan tersebut dibawah lima judul

yang diberikan diatas merupakan suatu dokumen yang sangat penting.

1. Peralatan Pengarsipan

Sistem yang berantakan tetap merupakan sistem yang berantakan entah arsip itu

disimpan di dalam kabinet (lemari penyimpanan surat) atau di dalam kotak kardus. Ini

tidak berarti bahwa peralatan itu tidak penting, tetapi peralatan itu harus

dipertimbangkan hanya dalam hubungannya dengan tujuan yang dilayaninya:

a. Perlindungan dokumen dari:

1) Kehilangan karena penanganan yang ceroboh

2) Kehilangan atau kerusakan oleh air dan api

3) Kerusakan karena debu atau kelembapan

b. Pencegahan dari pencuri atau orang yang tidak berwenang

c. Pengurangan upaya fisik pada pihak juru tulis pengarsipan penemuan dan
 pengambilan dokumen.

Dalam memilih peralatan yang diperlukan untuk penyimpanan sekelompok dokumen

tertentu, semua tujuan harus diperhitungkan. Perlindungan dari debu dan kelembapan

lebih penting apabila rekaman bersangkutan harus disimpan untuk jangka panjang

daripada bila catatan itu harus dihancurkan dalam beberapa bulan. Kebutuhan untuk

perlindungan khusus bagi dokumen dari kerusakan karena kebakaran akan bervariasi

menurut tingkat kepentingannya dan juga menurut sifat gedung dimana rekaman

bersangkutan disimpan. Beberapa dokumen perlu dijaga kerahasiaannya, dokumen ini

pantas untuk menghabiskan uang guna menyediakan wadah yang kokoh dilengkapi

dengan kunci. Adapun peralatan pengarsipan, diantaranya :

1) Wadah kecil

2) Arsip tuas lengkung

3) Arsip boks

4) Dompet

5) Buku pelidung

6) Penjilid lembaran lepas

7) Penjilid cincin

8) Penjilid sekrup

9) Penjilid tali

10) Map sederhana

11) Map gantung

12) Kantung

13) Pelabelan

14) Pengunci kertas

15) Kawat berpening

16) Map dengan penjilid pegas

17) Pengunci kawat elastis

18) Pengunci cincin

2. Pengarsipan Tersentraslisasi

Ada beberapa derajat sentralisasi dan pengarsipan tersentralisasi dapat berarti :

a. Semua arsip disimpan disatu tempat

b. Semua arsip dengan kepentingan umum disimpan secara terpusat, sedangkan arsip

dengan kepentingan departemen saja disimpan oleh departemen

c. Semua atau sebagian besar arsip disimpan oleh departemen, tetapi dikendalikan

dan dilayani oleh staf dari satu titik sentral.

Tidak ada kelebihan yang membuat salah satu dari sistem ini menjadi yang paling

cocok untuk segala situasi. Prinsip yang dinyatakan pada awal bab ini harus menjadi

basis bagi berdirinya setiap penilaian. Arsip harus diletakkan dalam posisi sedemikian

rupa sehingga dapat dengan mudah digunakan dimana dan bila dikehendaki. Bila

pengarsipan yang terpusat pada departemen membuat arsip lebih mudah dan lebih

cepat tersedia, maka pengarsipan itu harus ditegakkan, tetapi masing-masing kasus

harus sepenuhnya dipertimbangkan berdasarkan kebaikannya. Sentralisasi fisik

memiliki keuntungan berikut:

a. Tidak ada duplikasi, yaitu hanya satu salinan dokumen yang perlu dipertahankan

b. Staf pengarsipan yang terlatih khusus dipekerjakan

c. Keseragaman sistem diseluruh organisasi

d. Penghematan peralatan dan ruangan

e. Pengendalian yang lebih ketat atas rekaman

Sebaliknya, dikantor yang besar barangkali ada banyak kekurangan:

a. Penundaan dalam menyampaikan dokumen kepada orang yang memerlukannya.

b. Kesulitan bagi sebagian departemen karena pelaksanaan yang perlu dari peraturan

yang sama untuk semuanya.

 Dokumen yang harus diacu secara teratur oleh sejumlah departemen cocok untuk

penyimpanan pada satu titik sentral, tetapi lebih efesien untuk menyimpan dokumen

yang hanya berkaitan dengan seorang eksekufit sedekat mungkin dengan kantornya.

3. Penghancuran Dokumen

Arsip dalam jumlah besar yang berisikan dokumen yang memiliki kegunaan

langsung. Bila kebutuhan untuk acuan yang cepat sudah berkurang, arsip harus

dipindahkan ke penyimpanan jangka panjang, biasanya diruangan yang terpisah,

hingga tiba waktunya untuk dihancurkan. Bila metode klarifikasi telah diseleksi

secara benar, biasanya tidak perlu untuk memeriksa dan memilih dokumen individu

untuk dipindakhan atau dihancurkan. Idealnya, keseluruhan tumpukan atau map harus

dipindahkan berdasarkan usianya. Arsip yang tidak berguna lagi harus dihancurkan

tanpa ditunda-tunda. Bila dokumen bersifat rahasia, dokumennya dapat dibuat tidak

terbaca dengan memasukkannya ke dalam mesin penghancur kertas atau dengan

dibakar. Sebaliknya, bila tidak bersifat rahasia, kertasnya dapat dijual. Kecuali bila

ada persyaratan hukum yang harus dipenuhi.

4. Pengindeksan

Tujuan suatu indeks adalah untuk mempermudah dalam pencarian catatan atau

dokumen. Indeks mungkin dibuat terpisah dari catatan yang diacu olehnya, atau

catatan itu sendiri mungkin diatur sedemikian rupa sehingga menjadi indeks sendiri.

Indeks kebanyakan buku adalah indeks yang terpisah, indeks ini terpisah dari teks,

tetapi berfungsi membantu pembaca untuk menemukan halaman dimana berbagai

persoalan disebutkan. Peralatan pembuatan indeks, diantaranya :

a. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip

dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu

arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.

b. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di

 dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner

terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator atau pelubang kertas.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan

secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih

500 lembar arsip/surat.

c. MAP Arsip

Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk

menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50

lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

1) Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun

penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak

jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang

masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

2) Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan

untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan

arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus

dilubangi menggunakan perforator atau pelubang kertas.

3) Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan

kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini

fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam

kotak arsip secara vertikal.

4) Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung

ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga

mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di

dalamnya.

C. PENDUPLIKASIAN

Reprografi adalah seni menghasilkan selembar atau beberapa kopi dokumen

dengan menggunakan fotografi atau peralatan lainnya yang dapat memproduksi atau
 mereproduksi gambar visual, kata-kata, tanda, gambar dan lain-lain untuk keperluan

administrasi dan perdagangan.

1. Penduplikasian

Sering terjadi bahwa lebih dari satu salinan dokumen diperlukan. Metode paling

sederhana adalah dengan membuat salinan pada saat yang sama dengan yang aslinya.

Bila salinan diperlukan dalam jumlah besar, atau tidak dapat dibuat bersamaan dengan

aslinya, maka digunkanlah proses penduplikasian atau pengopian. Istilah

penduplikasian digunakan bila banyak salinan harus dibuat dari sebuah salinan master

yang disiapkan, dan istilah pengopian digunakan bila satu atau beberapa salinan

diambil langsung dari aslinya. Duplikator berfungsi untuk menghasilkan surat edaran,

daftar harga, laporan, formulir kantor, dan sebagainya apabila biaya atau urgensi tidak

memungkinkan pembuatan cetakan. Ada jajaran luas peralatan dari baki sederhana

hektografik hingga mesin cetak kecil. Proses penduplikasian bukanlah satu-satunya

metode, tetapi cukup menggambarkan metode yang lebih lazim digunakan di kantor.

2. Mikrofotografi

Mikrofotografi adalah proses dimana surat, formulir dan dokumen lain difoto dengan

ukuran yang jauh lebih kecil. Bila dokumen asli kemudian dihancurkan atau

digunakan untuk tujuan lain, mikrofotografi pun memberikan catatan kompak yang

dapat dengan mudah diangkut dari satu tempat ke tempat lain.

D. PENGOLAHAN DATA

Komputer adalah serangkaian atau sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari

ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk

sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti untuk mengolah informasi menurut prosedur

yang telah dirumuskan, menerima input, mengolah input, memberikan informasi,

menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer, dan dapat menyimpan

program dan hasil pengolahan, serta bekerja secara otomatis.

Pada mulanya pengolahan informasi hampir eksklusif berhubungan dengan

masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk banyak tugas yang tidak

hanya berhubungan dengan matematika. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat
dari suatu kenyataan, penggambaran fakta, pengertian instruksi yang dapat disampaikan

dan diolah oleh manusia atau mesin yang berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-

simbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak,

sehingga perlu diolah lebih lanjut.

Pengolahan data adalah manipulasi pengubahan atau transformasi dari data,

simbol-simbol seperti nomor dan huruf ke dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih

berarti berupa suatu informasi untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Informasi adalah

hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yg lebih berarti dari suatu

kejadian. Sistem Pengolahan Data adalah adalah sistem yang melakukan pengolahan

data, contohnya sistem pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pegawai

dll.Pengolahan data yang diolah dengan menggunakan komputer dikenal dengan

Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP).

Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah

manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan

menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.

1. Pengolahan Data pada Komputer

a. Pengumpulan Data

Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang

menggambarkan setiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan

transaksinya dengan lingkungannya.

b. Pengubahan Data

Operasi pengubahan data mencakup pengklasifikasian, penyortiran,

pengkalkulasan, perekapitulasian, pembandingan.

c. Penyimpanan Data

Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut

disimpan dalam berbagai media penyimpanan dan file yang disimpan disebut

Database.

d. Pembuatan Dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan keluaran yang dibutuhkan oleh perorangan

atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.

2. Komponen Dasar Komputer untuk Pengolahan Data

a. Hardware

Hardware atau perangkat keras harus menyediakan 4 fungsi umum:

1) Alat Input

Perangkat keras yang memasukkan instruksi yang akan diproses di alat proses

diproses seperti mouse dan keyboard.

2) Alat Proses

Central Processing Unit (CPU) merupakan unit yang mengendalikan semua

unit sistem komputer dan mengubah input menjadi output.

3) Alat Output

Perangkat keras yang menampilkan hasil dari instruksi yang diproses seperti

monitor, speaker dan printer.

b. Software

Software atau perangkat lunak adalah instruksi atau program untuk menjalankan

sistem komputer. Software terdiri dari software sistem dan software aplikasi.

c. Brainware

Brainware adalah manusia yang terlibat di datam mengoperasikan serta mengatur

sistem komputer.

1) Manfaat Pengolahan Data

Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat

diperoleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa

pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer.

Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar,

keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian

otomatis dan pengolahan secara serentak. Sebagai contoh pembuatan faktur penjualan,

dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka operator hanya

memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat, harga

sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses

program. Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data

komputer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau
 komisi, hari absen, dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi

perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya

sudah ada pada database dan program yang memprosesnya.

2) Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain

dalam bentuk yang berguna (hasil). Fungsi dasar pengolahan data :

a) Mengambil program dan data (masukan/input)

b) Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

c) Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

d) Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.

e) Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

E. PENGARSIPAN KOMPUTER

Komputer mampu menyimpan informasi dalam jumlah besar yang dapat

diperoleh kembali dalam bentuk cetak atau pada layar peraga. Informasinya mungkin

tampil dalam bentuk grafis dan juga dalam karakter abjad dan numerik. Waktu

pemanggilan kembali bervariasi sesuai dengan waktu arsip komputer tersedia atau tidak,

tetapi waktu penundaan dalam menayangkan informasi ke layar hanya hitungan detik.

Penggunaan komputer di rumah sakit sebagai bagian ketatausahaan adalah sebagai

berikut:

1. Sebagai pengolah kata, yang dapat digunakan untuk pembuatan dokumen, surat,

laporan dan lain-lain. Aplikasi paling sering digunakan adalah Microsoft Office

semisal Microsoft Office Word.

2. Sarana pengiriman informasi, termasuk pengiriman surat dan dokumen lainnya

menggunakan layanan surat elektronik atau sering disebut e-mail.

3. Sarana penyimpan data/informasi, sebagai arsip dari surat/dokumen email yang telah

dikirim maupun diterima.

Penggunaan komputer seperti contoh diatas memiliki berbagai keunggulan

dibanding menggunakan teknik manual biasa. Kelebihan-kelebihan penggunaan arsip

media komputer adalah sebagai berikut:

1. Menghemat tenaga, karena menggunakan komputer mampu menggabungkan

beberapa pekerjaan sekaligus, misalnya juru ketik, kurir pengirim surat, kearsipan

dapat dikerjakan oleh satu orang saja.

2. Menghemat waktu untuk penataan kembali dan penemuan arsip.

3. Menghemat biaya dalam mengerjakan pekerjaan tatausaha karena tidak diperlukan

banyak pegawai.

Namun selain memiliki keunggulan diatas, komputer sebagai sarana penunjang

ketatausahaan juga memiliki berbagai kelemahan. Berbagai kelemahan tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Rentang terserang ribuan jenis virus komputer yang dapat merusak komputer dan

menghilangkan/menghapus data dari tempat penyimpanan/hardisk di komputer. Virus

tersebut biasanya ditularkan melalui flash disk, namun banyak juga melalui perangkat

pengiriman surat elektroni e-mail.

2. Data yang tersimpan rentang dicuri oleh hacker, hacker adalah oknum yang berusaha

menyusup ke dalam komputer dan mengacaukan atau mengambil data penting rumah

sakit yang berada dalam komputer.

3. Memerlukan biaya besar untuk pengadaanya, baik pembelian perangkat kerasnya,

maupun softwarenya.

4. Sangat bergantung pada pasokan listrik, sehingga jika terjadi gangguan pada listrik,

maka pekerjaan menggunakan komputer akan berhenti.

Dari berbagai kelemahan penggunaan media komputer diatas, maka kita perlu

melakukan tindakan preventif untuk mengamankan data/informasi yang berada di sebuah

komputer. Pengelolaan arsip menggunakan media komputer menitikberatkan pada

pengelolaan arsip softcopy. Arsip ini merupakan produk arsip yang berbentuk magnetik

yang akan disimpan dalam media penyimpanan seperti CD, flash disk, atau disimpan pada

hard disk komputer, bahkan juga disimpan dalam media internet seperti google drive.
1. Pengelolaan Arsip Softcopy

Pengelolaan arsip soft copy memerlukan penanganan khusus mengingat rawannya

ancaman oleh virus, malware maupun hacker, atau kerusakan fisik arsip tersebut.

2. Pengamanan Arsip Dari Virus Komputer

Pengamanan terhadap virus komputer dapat dilakukan dengan cara berikut ini:

a. Membuat peraturan untuk tidak menggunakan flash disk dalam pembuatan

surat/dokumen dan lain-lain, kecuali keadaan terpaksa dan telah yakin flash disk

itu tidak mengandung virus.

b. Membuat pertahanan terhadap serangan virus di komputer dengan menggunakan

password, menginstal antivirus, membangun firewall.

c. Mengecek kesehatan komputer secara berkala.

3. Pemeliharaan Arsip Softcopy

Data bebentuk softcopy memerlukan pemeliharaan agar informasi yang terkandung

didalamnya dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. Pemeliharaan

data/informasi ini delakukan dengan jalan sebagai berikut:

a. Membuat daftar file yang memuat, nama file, subjek file, nama bagian/direktorat

pembuat file, tanggal pembuatan, dan petugas pengolah/pembuat arsip.

b. Membuat Back up dengan cara menyalin data kedalam flash disk/CD, memberi

label, menyimpan flashdisk/CD kedalam kotak khusus, menyusun dalam lemari

penyimpanan sesuai sistem filing yang dianut, menjaga tempat penyimpanan arsip

agar selalu dalam keadaan baik.

4. Penyusutan Arsip Softcopy

Seperti arsip fisik pada umumnya, baik yang diolah melalui komputer maupun

manual, arsip softcopy juga perlu disusutkan untuk menghindari tidak tersedianya

ruang yang diperlukan dalam harddisk akibat terlalu banyak data yang disimpan,

padahal beberapa data diantaranya tidak diperlukan lagi. Penyusutan dapat dilakukan

jika beberapa hal dibawah ini sudah terlaksana, beberapa faktor penyebab penyusutan
 tersebut adalah:

a. Tujuan sudah tercapai,

b. Masalah sudah terpecahkan,

c. Tidak ada kaitan dengan file yang lain,

d. bukan data yang termasuk kategori arsip permanen, dan lain sebagainya.

Untuk melakukan penyusutan arsip softcopy dengan media komputer cara yang dapat

ditempuh adalah sebagai berikut:

a. Menghapus/delete arsip/file tersebut dari direktori penyimpanan pada hardisk

b. Menghapus nama file data yang berkaitan dari daftar file yang sudah kita buat

sebelumnya.

F. PEMUSNAHAN DOKUMEN

Sebelum pemusnahan dokumen dilakukan, sebaiknya harus diadakan penilaian

berkas-berkas terlebih dahulu. Penilaian berkas-berkas yang akan dimusnahkan dapat

dilakukan dengan dua langkah sebagai berikut :

1. Penggolongan berkas dinamis, berdasarkan hal-hal berikut:

a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan dalam operasional sewaktu-waktu.

Dapat disimpan dengan retensi 1 (satu) sampai 2 (dua) tahun.

b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan tetapi sudah berkurang

frekwensi penggunaannya. Dapat disimpan dengan retensi 3 (tiga) sampai 5

(lima) tahun.

c. Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi dalam operasional sehari-hari

tetapi masih perlu disimpan untuk kepentingan badan usaha. Disimpan dengan

retensi 10-30 tahun/sesuai dengan nilai guna arsip.

2. Pemindahan berkas yaitu pemindahan berkas dari file aktif ke file inaktif yang diatur

dengan cara sebagai berikut:

a. Pemindahan secara berkala

b. Pemindahan secara terus-menerus

 Menurut Basuki (2003), ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu

seperti dibawah ini:

1. Pencacahan

Metode ini paing sering digunakan. Prosesnya menggunakan alat pencacah yang dikenal
dengan shredden. Alat ini menghancurkan kertas dengan cara menarik dan merobek kertas
menjadi potongan-potongan kecil, dengan ukuran bervarisasi 0,8-2,5 cm.

2. Pembakaran

Metode ini sangat populer pada masa lalu, namun saat ini dianggap sulit dan

berbahaya dilakukan karena resiko menyebabkan kebakaran.

3. Pemusnahan Kimiawi

Pemusnahan dilakukan dengan menggunakan bahan kimiawi. Walaupun metode ini

lebih efesien dibandingkan dengan metode pencacahan, tidak dapat dilakukan

sewaktu-waktu. Pasalnya bahan kimia yang digunakan adalah larutan asam yang

dapat merusak kulit dan mudah terbakar, sehingga harus disimpan di tempat yang

aman.

4. Pembuburan

Merupakan metode yang ekonomis, aman, dan bersih. Namun, metode ini tidak terlalu

populer digunakan. Pemusnahan dilakukan dengan memasukkan dokumen ke dalam

bak penampungan yang telah terisi air, lalu dicacah hingga hancur, kemudian

disaring. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan organisasi yang membutuhkan

pengamanan tinggi terhadap dokmen yang harus dimusnahkan.

Berkaitan dengan pemusnahan dokumen, dapat dillihat pada Pedoman

Penyimpanan dan Pemusnahan Arsip Rumah Samuda. Pemilihan metode

pemusnahan biasanya dilakukan dengan pertimbangan-pertimbangan berikut :

1. Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan.

2. Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan.

3. Presentasi dokumen inaktif yang bersifat rahasia yang akan dimusnahkan.

 BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Administrasi Umum adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan

pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin, metode, perlengkapan, peralatan

dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka

mencapai tujuan rumah sakit. Administrasi Umum bertanggung jawab dalam memenuhi

semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang

diadakan di lingkungan rumah sakit. Tugas pokok Administrasi Umum adalah pelayanan

surat menyurat dan ekspedisi, pelayanan tamu, pelayanan untuk direksi, melakukan

perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan (rapat dan notulen), menyusun

dan menyimpan dokumen.

B. SARAN

Demikianlah Pedoman Pelayanan Administrasi Umum ini dibuat sebagai dasar

untuk pelayanan administrasi rumah sakit. Kami berharap ada kritik atau saran yang

membangun demi tercapainya penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Administrasi

Umum ini.
DAFTAR PUSTAKA

 Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran untuk manajer dan staf. Jakarta
Selatan:Visimedia.
 Mills, Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C Appleyby. 1990. Manajemen Perkantoran
Modern. Edisi ketujuh. Diterjemahkan oleh:Budiyanto. Jakarta:Binarupa Aksara.