PENANGANAN TELEPON

MASUK DAN KELUAR

GURU PEMBIMBING: IBU NOR AYDAWATI, S.Pd
 ANGGOTA KELOMPOK 6
• IJLAL TAUFIK
• CALISSA RIFANA NAZIAH
• WINEY HARATI PEBRIANI
APA ITU TELEPON MASUK DAN KELUAR ?
Penanganan telepon masuk adalah kegiatan
melayani panggilan telepon dari luar ke dalam
kantor. Sedangkan Telepon keluar adalah sebuah
penggilan telepon keluar yang kita lakukan untuk
menelpon orang lain sehingga orang yang kita
telepon akan mulai berbicara
TELEPON MASUK
TELEPON MASUK
TELEPON MASUK
 A. BEBERAPA HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
UNTUK MENANGANI TELEPON MASUK
1. SELALU MELETAKAN PESAWAT TELEPON DAN ALAT TULIS PADA TEMPAT
YANG MUDAH DIJANGKAU.
2. UNTUK MENDUKUNG INFORMASI YANG DISAMPAIKAN, SIAPKAN
KALENDER, AGENDA KERJA PIMPINAN.
3. JIKA TERPAKASA MENINGGALKAN TEMPAT, MINTALAH TEMAN UNTUK
MENANGANI TELEPON TERLEBIH DAHULU.
4. BILA HARUS MENGALIHKAN SAMBUNGAN TELEPON, USAHAKAN TIDAK
TERLALU LAMA
I. SIKAP YANG PERLU DIPERHATIKAN UNTUK MENANGANI
TELEPON MASUK
TERDAPAT ISTILAH 7C DALAM SIKAP PELAYANAN EFEKTIF SEBAGAI SEORANG
PENERIMA TELEPON YANG PERLU DIPERHATIKAN:

1. CARING
2. COMMITED
3. CONFIDENT
4. CONSIDETATE
5. CONTROLED
6. CREATIVE
7. COTAGIOUS
II. HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN SAAT MENERIMA
PANGGILAN TELEPON
A. MENGANGKAT TELEPON YANG DIGUNAKAN DAPAT BERFUNGSI DENGAN BAIK AGAR
PERCAKAPAN TERDENGAR JELAS
B. TETAP TENANG SERTA MENGGUNAKAN BAHASA RESMI, MUDAH UNTUK DIPAHAMI,
DAN TIDAK MENGGUNAKAN ISTILAH-ISTILAH SULIT DAN EFEKTIF DALAM BERBICARA
C. JIKA SESEORANG YANG DIKEHENDAKI PENELEPON SEDANG BERADA DI TEMPAT, MAKA
HUBUNGKAN SECEPATNYA KEPADA ORANG YANG SEDANG DITUJU NYA
D. APABILA TELEPON SALAH SAMBUNG, MAKA JELASKAN LAH DENGAN RAMAH BAHWA
YANG BERSANGKUTAN SALAH SAMBUNG
E. BERBAHASA YANG RAMAH, SOPAN, DAN AKRAB SERTA MEMPERHATIKAN NADA
SUARA DAN CARA BERBICARA YANG KITA GUNAKAN
III. ALAT-ALAT YANG DIGUNAKAN DALAM PENERIMAAN
TELEPON
A. PESAWAT TELEPON
B. KALENDER MEJA
C. JAM DINDING
D. ALAT TULIS
E. LEMBAR PESAN TELEPON
F. DAFTAR NOMOR TELEPON EKSTENTION INTERNAL
G. BUKU DAFTAR TELEPON MASUK
IV. HAL KHUSUS YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA SAAT
MENERIMA TELEPON
A. MENGANGKAT TELEPON DENGAN TANGAN KIRI
DAN TANGAN KANAN MEMEGANG PERALATAN
MENULIS SERTA KERTAS LPT
B. MENYAMPAIKAN SALAM, MENYAPA
PENELEPON DENGAN SEBUTAN BAPAK/IBU
C. MENCATAT HAL-HAL PENTING DALAM LPT
TELEPON KELUAR
TELEPON KELUAR
TELEPON KELUAR
I. PERSIAPAN MELAKUKAN PANGGILAN TELEPON KELUAR
A. MENYIAPKAN NOMOR YANG AKAN DI HUBUNGI

B. SIAPKAN PERALATAN UNTUK MENULIS

C. PASTIKAN TIDAK ADA KEGIATAN LAIN YANG

MENGGANGGU ANDA SAAT MELAKUKAN PANGGILAN
TELEPON
II. PELAKSANAAN DALAM MENELEPON

A. MEMUTAR/MENEKAN NOMER TELEPON YANG AKAN DIHUBUNGI

B. BILA ADA KESALAHAN MENELEPON, MAKA SEGERALAH UNTUK MINTA
MAAF
C. BERIKAN SALAM DAN SEBUTKAN IDENTITAS DIRI
D. MENGEMUKAKAN MAKSUD DAN TUJUAN
E. MENCATAT HAL-HAL PENTING SAAT MENDAPATKAN BALASAN
PEMBICARAAN
F. MENGAKHIRI PEMBICARAAN DENGAN UCAPAN TERIMA KASIH SERTA
SALAM
G. KETIKA MENERIMA TELEPON ATAU SEDANG MENELEPON, SEORANG
PETUGAS TELEPON HARUS DAPAT MENYAMPAIKAN INFORMASI DENGAN
EFEKTIF DAN EFISIEN
 III. ETIKA BERTELEPON
A. MENGANGKAT DENGAN SEGERA BILA TELEPON BERDERING
B. MEMPERKENALKAN DIRI TERLEBIH DAHULU
C. MENYAPA PENELEPON DENGAN SEBUTAN BAPAK/ IBU
D. BERBICARA DENGAN JELAS, RAMAH, DAN MENYENANGKAN
E. BERTANYA DENGAN BIJAKSANA
F. MENCATAT PESAN/PEMBICARAAN
G. MENGUCAPKAN TERIMA KASIH DAN SALAM PADA BAGIAN AKHIR PEMBICARAAN
H. MELETAKAN GAGANG TELEPON DENGAN PELAN.
 TERIMA KASIH
TERIMA KASIH
TERIMA KASIH
MOHON MAAF APABILA ADA SALAH DALAM PENGUCAPAN KATA^^