TRACER ADALAH:

Metode Penilaian Kunci dalam JCI

Traces adalah Perjalanan Pasien selama di Rumah
Sakit dengan menggunakan Rekam Medis mereka
Sebagai Pedoman
Dalam Setiap Tahapan atau Perjalanannya JCI
memeriksa dan menilai kesesuaiannya dengan standar
Tracer membantu kita dalam mempelajari/menilai
kinerja Rumah sakit dari sudut pandang/perspektif
pasien, yaitu terhadap sistem pelayanan Rumah Sakit,
Pengobatan dan Pelayanannya.
Mengapa Melakukan Tracer

Organisasi yang Kompleks seperti Rumah Sakit terbentuk

dari serangkaian sistem dan sub sistem
Tracers adalah cara yang efektif untuk mempelajari sistem
yang kompleks
Apabila kita dapat mengidentifikasikan ketidaksempurnaan
dan kekurangan di dalam suatu sistem maka kita dapat
mengerti bagaimana cara memperbaiki kesalahan-
kesalahan yang mengakibatkan cedera/ luka pada pasien

LANGKAH PERTAMA DALAM MENUJU KESEMPURNAAN ATAU

PERBAIKAN ADALAH DENGAN MENGIDENTIFIKASI GAP YANG
ADA
TUJUAN / SASARAN TRACER

Mengevaluasi pelayanan kesehatan kepada pasien

Mengevaluasi proses yang dilakukan oleh organisasi
Menilai hubungan/keterkaitan antara berbagai disiplin
dan fungsi-funsi yang penting
menerbitkan dan memelihara ketersediaan yang
berkelanjutan
Menjalankan perbaikan kualitas yang efektif dan
perbaikan kinerja
meningkatkan partisipasi dan perbaikan dari para staf
 Tipe Tracer

Dua Tipe Tracer

1. Tracer Pasien/Individual Tracer
Mengikuti/mempelajari perjalanan pengobatan
seorang pasien selama berada di rumah
sakit
2. Sistem Tracer
Data, Manajemen Pengobatan/Farmasi,Infeksi
Nosokomial,Manajemen Fasilitas
Mengikuti Proses di Rumah Sakit dari awal
hingga akhir
 Keluaran Tracer

Peninjauan lintas sektoral yang terintegrasi dari area-

area yaang kritikal secara mutu dan keselamatan
pasien

fokus analisa pada kepatuhan dengan standar dalam

penanganan pasien

menghasilkan informasi spesifik bagi organisasi yang

dapat digunakan untuk melakukan desain dan target
perbaikan
Tracer Pasien di Dalam Organisasi

Seleksi Pasien
- Diagnosa
- Volume Tinggi
- Prosedur
- Volume Tinggi
- risiko Tinggi
- Volume Rendah
Seleksi Unit
- Diagnosa/Prosedur
- Layanan Khusus
LANGKAH-LANGKAH TRACER
Observasi pelayanan langsung
Wawancara dengan Pasien atau keluarga
Pasien
Interaksi pada level staf
Identifikasai dan peninjauan kompetensi staf
Pendidikan
Obcervasi IC
Observasi isu EC
Peninjauan terhadap kebijakan dan prosedur
Peninjauan catatan klinis
Panduan Umum
Survey standar berbasis pada histori
pengobatan pasien
Menyelesaikan Isu-isu terdahulu sebelum
bergerak ke isu yang lain
Observasi pada pengobatan pasien,
Prosedur dan Proses
Menjaga dan Memelihara kerahasian
Pasien
CONTOH KEGIATAN TRACER PASIEN

Pasien dengan diagnosa kanker usus, diabetes

dan asma

Area rumah sakit yang dikunjungi dan dievaluasi

selama latihan
- Unit Bedah
- Imaging, X-ray Series
- Kamar Operasi
- Farmasi
- perawatan luka / layanan rehabilitasi
- Home care
Contoh Pertanyaan Pada Unit Bedah

Proses penilaian awal

Proses untuk menangani perintah lisan/verbal
Proses Pengobatan
Screening risiko jatuh dan risiko nutrisi
Kompetensi perawat pada area kemoterapi
Materi dan Proses pendidikan pada pasien
Rencana pemulangan pasien
Contoh Pertanyaan Pada Unit radiologi

Proses identifikasi pasien

Time Frame Prosedur
Kerahasiaan dan privasi pasien
Komunikasi dengan unit lain berkaitan
dengan kebutuhan pasien untuk diagnosa
awal
Informed Consent
Contoh Pertanyaan Pada Unit Endoscopy

Proses informed consent

Penilaian awal pasien
Kegiatan infeksi Nosokomial
Universal Precaution prosedur
Kompetensi staf dalam manajemen alat
Pemulangan / pelepasan dari area
Komunikasi dengan unit
Contoh Pertanyaan Pada Ruang Operasi

Penilaian pasien pre-operasi

Informed Consent pada proses operasi, anastesi dan
tranfusi darah
Proses identifikasi pasien Kebijakan Time Out
Privasi dan Kerahasiaan pasien
Infeksi kontrol
Prosedur Monitoring pasien selama dan setelah operasi
penggunaan dan pemeliharaan alat
penggunaan dan keamanan anstesi dan operasi
 Contoh Pertanyaan Pada unit farmasi
Identifikasi proses untuk penggunaan obat narkotika
Data dan proses administrasi dalam penggunaan obat-
obatan
Perubahan dalam manajemen pengobatan pasien
berdasarkan pada data/ adanya kesalahan resep obat
edukasi kepada pasien dan keluarga pasien tentang
pengobatan
Penanganan dalam pemesanan obat-obatan yang CITO
Kompetensi staf dalam Manajemen obat-obatan/farmasi
dan administrasi
 Contoh Pertanyaan Pada Perawatan luka

Rujukan dan proses penilaian

Rencana Perawatan antar disiplin ilmu
rencana pemulangan dan penilaian kebutuhan
home care
edukasi kepada pasien dan keluarga pasien
 PENCATATAN TEMUAN TRACER
Nama Pasien : Ny. A
No RM : 083513
Diagnosa : CKD on Hemodialisa, Syok Kardiogenik
Area Pelayanan : IGD,SALAK

Area Pelayanan Petugas pemberi Masalah standar AFI

layanan
Admisi Petugas admisi 1. Identitas pasien tidak lengkap SKP KRITIKAL
2. surat pernyataan ranap tidak
lengkap SKP Non KRITIKAL
3. tanda tangan saksi tidak ada. SKP Non KRITIKAL
4. Nama petugas admisi tidak SKP Non KRITIKAL
ada

IGD Petugas IGD 1. Kategori triage tidak APK KRITIKAL

- Perawat ditentukan
- Dokter 2. Time out masuki tidak diisi APK Non KRITIKAL
3. Format transfer belum ada APK Non KRITIKAL
(IGD Ranap)
4. Format edukasi tidak lengkap HPK KRITIKAL
Ruang Salak Petugas ruang salak 1. Format edukasi Diagnosis dan HPK KRITIKAL
- Perawat indikasi rana tidak diisi
- Dokter 2. Anamnesa masuk ranap tidak AP KRITIKAL
lengkap
3. Tidak dilakukan cek lab ulang Pp KRITIKAL
diruangan ( ur/Cr, E, GDS )
4. Lembar obs. Tidak terlampir
SKP KRITIKAL
5. Pendukomentasian SBAR tidak
ada SKP KRITIKAL
6. Pengkajian Askep tidak
lengkap APK KRITIKAL
7. Tidak ada cap stempel RSUD
pada surat kematian PP Non KRITIKAL
8. Catatan pemberian obat tidak
lengkap MPO KRITIKAL
9. Jenazah tidak masuk ruang
jenzah, langsung dibawa PP Non KRITIKAL
pulang
10.Label identitas jenazah tidak
ada PP KRITIKAL
 PENCATATAN TEMUAN
Daftar isu-isu relevan selama melakukan sistem
tracer
Ingat tentang (Manajemen pengobatan, kontrol
infeksi, penggunaan data dan perawatan lingkungan)
pada saat tracer lengkap:
- Tinjau dan klarifikasi isu-isu yang telah diidentifikasi
- Masukan kedalam standar dan elemen area
Menggabungkan temuan tracer
Setelah semua langkah tracer selesai, kemudian
dilakukan penggabungan terhadap isu-isu yang
ditemukan dan kemudian dikaji dengan standar yang ada
Penggabungan membantu mengurutkan prioritas risiko-
risiko potensial
Mungkin dibutuhkan latihan tracer tambahan untuk
menvalidasi kesimpulan
Digunakan sebagai alat pemantauan untuk kepatuhan
terhadap standar
TRACER SISTEM

Tracer sistem mengikuti proses yang kompleks

dalam sistem pelayanan kesehatan
Alur tracer dalam proses kompleks
contoh : - Manajemen obat-obatan/pengobatan
- Infeksi kontrol manajemen sistem
- Data manajemen sistem
MANAJEMEN PENGOBATAN/OBAT-OBATAN

Pemilihan obat-obatan
Pengadaan obat-obatan
Penyimpanan obat-obatan
kebijakan dan prosedur pemesanan obat-obatan
verifikasi resep
Kontrol substansi penyimpanan,pemantauan,dan
penggunaan
Terapi risiko tinggi
peranan farmasi dalam rencana pemulangan dan
edukasi pada keluarga pasien
MANAJEMEN PENGOBATAN/OBAT-OBATAN

Farmasi
Distribusi Obat-obatan ke Unit
Administrasi obat-obatan
Retur/ pengembalian obat yang tidak
digunakan/sisa obat
 MANAJEMEN PENGOBATAN/OBAT-OBATAN

Distribusi Ke Unit
- siapa yang melakukan distribusi
- bagaimana labeling obat
- Siapa penerima obat di unit

penyimpanan di unit
- pada saat kedatangan
- untuk spesifik pasien
- kontrol temperatur
- Pengamanan dan keamanan
MANAJEMEN PENGOBATAN/OBAT-OBATAN
administrasi obat-obatan
- label dan identitas obat-obatan
- identifikasi 2 pasien
- penilaian pasien untuk administrasi obat- obatan
- Dokumentasi administrasi obat-obatan
- PENILAIAN PASIEN SETELAH ADMINISTRASI OBAT-OBATAN

Pengembalian obat-obatan
- bagaimana pemutusan/pemberhentian obat
- apa yang terjadi pada obat-obatan
- bagaimana distribusi/pengembalian ke farmasi
- bagaimana penusnahan obat-obatan
MANAJEMEN PENGOBATAN/OBAT-OBATAN

Termasuk :
Diskusi group
- penjelajahan proses dan identifikasi
- diskusi pengobatan dan kesalahan yang berulang
- peninjauan sasaran patient safety
Fokus tracer pengobatan
- penjelajahan alur pengobatan risiko tinggi yang dipilih
berdasarkan pada grup diskusi atau informasi
sebelumnya yang teridentifikasi melalui tracer pasien
 Infeksi kontrol tracer
tracers dapat serupa dengan pasien tracer
fokus poin
- pengelolaan limbah
- Transportasi, penyimpanan dan pembuangan limbah
- sistem hygiene tangan di masing-masing departemen dan kebijakannya
Manajemen pengelolaan infeks kontrol pada alat-alat
tracer dari peralatan CSSD dan laudry
- proses pengelolaan alat dan linen di setiap departemen
- proses pengelolaan alat di departemen cssd dan laundry
- jalan ke dalam departemen untuk memeriksa pemeliharaan dan alur
instrumen serta linen (infeksius dan non infeksius)
- alat pake ulang dan alat sekali pakai
 Manajemen fasilitas tracer
Jalan mengelilingi ruang perawatan pasien
Jalan mengelilingi area penunjang
Melakukan penilaian risiko terhadap kondisi fisik bangunan
Fokus pertanyaan
- bagaimana tanggap daruratnya
- bagaimana keadaan/situasi dari alat pemadaman api
- tanggap darurat laboraturium
- tanggap darurat radiasi
Hazmat manajemen program
- keamanan dari pekerja pada unit berisiko tinggi dan kualitas fisik bangunan
- keamanan staf pada saat menggunakan alat berisiko tinggi
- prosedur keamanan dalam bekerja
Utilitas manajemen program
Pengamanan dan keamanan staf dan pasien
Sistem data manajemen

Akses data
Pengamanan data
Integritas data
Manajemen data
Recovery data
 Strategi untuk memulai & melakukan tracer
Plan
- Keputusan strategis- apa tujuan tracer
- pembentukan steering grup dan working grup
- Komunikasi dengan staf
- secara aktif mencari keterlibatan dan umpan balik dari manajemen dan
staf
- Pimpinan harus ada selama proses berlangsung
Do
- melaksanakan penilaian terhadap kinerja saat ini
- Berpikir secara sistem untuk mendukung proses pengobatan
- mempertimbangkan peta proses
- berpikir secara sistem dibandingkan hanya bentuk kebjakan saja
 Strategi untuk memulai & melakukan tracer

Pre work
jangan merencanakan untuk melakukan tracer
di dalam departemen sendiri
mengetahui dan mengintepretasikan standar
dengan benar
mengerti maksud dari standar
mempertimbangkan tipe pertanyaan
EFEKTIF DAN ESENSIAL TIPS
- Jangan meninjau rekam medis pasien sendiri, tetapi lakukan tinjauan dengan
staf yang lainnya agar dapat bertanya tentang histori pasien
- jangan melakukan Peer review
- Jangan mengindikasikan bahwa seorang staf telah melakukan suatu kesalahan
- Jangan melakukan penilaian berdasarkan best practice tetapi fokus pada
persyaratan yang ada pada standar
- Ikuti perjalanan / alur pasien/proses
- Lakukan Penilaian standar berdasarkan histori pasien
- Lakukan observasi terhadap perawatan pasien, prosedur dan proses lainnya
- Gunakan catatan pasien untuk mengidentifikasikan isue secara sistem
berdasarkan perjalanan pasien
- Menangkap waktu, tetapi tidak menganggu perawatan pasien
- fokus pada topik
- fleksibel
- Memelihara kerahasiaan pasien
- Mengatur nada yang tepat
Keseluruhan Dalam melakukan Tracer
-Tempatkan staf pada bagian yang mudah
- Jelaskan tujuan melakukan tracer
- Gunakan metode yang serius tetapi dapat
mendekatkan dengan para staf
- Edukasi dan evaluasi
- Menganggap seolah-olah tidak mengenal anggota
staf pada saat melakukan interview
- ucapkan terimaksih untuk partisipasi dari staf yang
ada
STRATEGI BERTANYA . STAF

- Mendengarkan secara aktif

- Mengali sampai masalah muncul
- Meliputi seluruh standar&ajukan pertanyaan yang
terkait
- Hindari berargumentasi atau berhipotesa
- Bertanya pada staf jangan pada manajemen
- Bertanya pada pasien jika memungkinkan
STRATEGI BERTANYA . PASIEN

- Ajukan pertanyaan berdasarkan tinjauan

yang sudah dilakukan pada rekam medis
pasien
- Bicara kepada pasien/keluarganya
tentang masalah/histori yang relevan
dengan perawatan pasien
- melakukan observasi terhadp lingkungan
sekitar dimana pasien di rawat
BAGAIMANA MENGAJUKAN PERTANYAAN

- Hindari konfrontasi, karena tujuannya adalah

untuk mengumpulkan informasi bukan untuk
menangkap seseorang
- Gunakan pernyataan I ex : saya (I) lihat
pasien telah diberikan perawatan pada lukanya.
- Gunakan pertanyaan terbuka, kemudian gali
lebih dalam
Leading vs neutral question
PERTANYAAN MENGARAHKAN
MENUNJUKAN JAWABAN YANG
BENAR
1. Apakah anda selalu mencuci
tangan sebelum berinteraksi dengan
pasien ?
2. Saya mengasumsikan bahwa anda
akan memasukan pasien ke dalam
ruangan bertekanan negatif.
Bagaimana cara anda akan merawat
pasien ini?
PERTANYAAN NETRAL TIDAK
MENUNJUKAN JAWABAN YANG
BENAR
1. Bagaimana prosedur cuci
tangan yang anda miliki?
2. Apakah prosedur tersebut
efektif?
2. Ada berbagai cara untuk
melakukan pengobatan pada pasien
ini, bagaimana anda akan merawat
pasien ini?
closed vs open question

PERTANYAAN TERTUTUP PERTANYAAN TERBUKA

MENIMBULKAN SEDIKIT RESPON MEMBUTUHKAN RESPON SECARA
PENUH
1. Apakah anda sudah pernah dilatih 1. Bagaimana anda mengetahui cara
untuk menggunakan alat ini? yang benar untuk mengoperasikan
alat ini ?

2. Apakah anda mematuhi prosedur 2. Bagaimana cara anda

internal organisasi pada saat mendaftarkan pasien in?
mendaftarkan pasien ini? 3. Apakah prosedur pendaftaran di
organisasi anda
Setelah Pertanyaan
Pastikan pertanyaan dapat dimengerti
lakukan klarifikasi atas jawaban-jawaban dari pertanyaan
yang telah diajukan
Berhenti sebentar setelah mendapatkan jawaban untuk
mendapatkan
informasi lebih lanjut
berikan umpan balik yang positif
Bertanya tentang informasi lainnya apabila dirasa
dibutuhkan untuk
mengerti tentang jawaban yang diberikan
VALIDASI
- Pada saat anda menemukan/menyadari adanya
pelanggaran terhadap kebijakan dan atau prosedur klinis,
maka anda harus :
- Menggali lebih dalam : ajukan pertanyaan yang
mengarah untuk mendapatkan pemahaman tentang
masalah yang ada
- Validasi : cari contoh terhadap masalah yang ada dari
bagian/divisi lain, dan simpulkan apakah ini merupakan
insiden yang tidak diketahui atau merupakan trend
Sosialisasi Temuan
Sosialisasi dengan pimpinan
sosialisasikan seluruh temuan untuk perbaikan,
komunikasi dan perubahan
Sosialisasi dengan Staf
Sosialisasikan sukses dan tantangan
Kejelasan dan akurasi dari temuan membuat staf lain
ingin melakukan tracer
Masalah yang ditemukan harus disosialisasikan dalam
bentuk yang positif sebagai bahan pembelajaran
Quality & Safety Initiatives

Tools Manajemen yang penting

Fokus terhadap implementasi dan pasien
Menfasilitasi untuk dapat dilakukan
identifikasi masalah-masalah dalam
organisasi