Enterprise Resource Planning

01
Fungsi Bisnis dan Proses
Bisnis
Setelah menyelesaikan bab ini, Anda akan dapat:
 Sebutkan area fungsional utama operasi yang
digunakan dalam bisnis
 Membedakan antara proses bisnis dan fungsi
bisnis
 Identifikasi jenis data yang dihasilkan setiap
area fungsional utama
 Identifikasi jenis data yang dibutuhkan setiap
area fungsional utama
 Tentukan sistem informasi terintegrasi, dan
jelaskan mengapa mereka penting
lingkungan bisnis yang kompetitif secara global
saat ini 2
Pendahuluan
• Enterprise Resource Planning (ERP) programs: Core software yang
digunakan oleh perusahaan untuk mengkoordinasikan informasi
dalam setiap wilayah bisnisnya
– Membantu mengelola proses bisnis perusahaan secara luas
– Menggunakan database umum dan berbagi perangkat manajemen
pelaporan
• Business process: Kumpulan aktivitas yang menggunakan sejumlah
input dan membuat output yang merupakan keuntungan bagi
customer.
• Software ERP mendukung proses operasi bisnis yang efisien dengan
mengintegrasikan hasil pekerjaan bisnis yang berhubungan dengan
sales, marketing, manufacturing, logistics, accounting, dan staffing

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 3

Functional Areas dan Business
Processes
• Untuk memahami ERP, kita harus memahami
bagaimana bisnis bekerja
– Bidang operasi fungsional (Functional areas of
operation)
– Proses bisnis (Business processes)
• Functional Areas of Operation
– Marketing and Sales (M/S)
– Supply Chain Management (SCM)
– Accounting and Finance (A/F)
– Human Resources (HR)
• Business functions: Aktivitas spesifik pada bidang
operasi fungsional.
Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 4
Functional Areas of Operation (cont’d.)

Contoh bidang operasi fungsional dan business function

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition

Functional Areas of Operation (cont’d.)
• Bidang Fungsional bersifat interdependensi
– Setiap bidang fungsional membutuhkan data dari
bidang fungsional yang lain.
• Integrasi yang lebih baik dari bidang fungsional
mengarah pada peningkatan komunikasi, alur kerja,
dan keberhasilan perusahaan.
• Information system (IS): termasuk komputer, orang,
prosedur, dan perangkat lunak yang menyimpan,
mengatur, dan memberikan informasi.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 6

Proses Bisnis (Business Processes)
• Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau
lebih jenis input dan membuat output yang bernilai
bagi customer
– Pelanggan bisa pelanggan tradisional eksternal (orang
yang membeli produk jadi), atau pelanggan internal
(seperti seorang rekan di departemen lain).
• Perlu diketahui bahwa dalam hal proses bisnis,
membantu manajer untuk memandang organisasi
mereka dari perspektif pelanggan

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 7

Business Processes (cont’d.)

Contoh proses bisnis yang berkaitan dengan penjualan Personal

Computer

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 8

Business Processes (cont’d.)
• Bisnis harus selalu mempertimbangkan sudut pandang
pelanggan dalam transaksi
• Keberhasilan interaksi pelanggan
– Pelanggan (baik internal maupun eksternal) tidak perlu
berinteraksi dengan setiap fungsi bisnis yang terlibat dalam proses
• Keberhasilan manajer bisnis melihat operasi bisnis dari
perspektif pelanggan yang puas
• Sharing data secara efektif dan efisien diantara dan di
dalam bidang fungsional menyebabkan proses bisnis lebih
efisien.
• Integrated information systems: Sistem di mana bidang
fungsional berbagi data

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 9

Business Processes (cont’d.)

Pandangan proses bisnis

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 10

Business Processes (cont’d.)
• Bisnis mengambil input (sumber daya) dan mengubah masukan-
masukan menjadi barang dan jasa untuk pelanggan
– Input: Material, orang, peralatan
• Mengelola input dan proses bisnis secara efektif memerlukan
informasi yang akurat dan up-to-date
• Misalnya,
– Bagian sales mencatat pesanan pelanggan, bagian produksi menjadwal
proses pembuatan produk.
– Karyawan logistik menjadwal dan melakukan pengiriman produk.
– Jika bahan baku diperlukan bagian produksi untuk membuat produk, maka
produksi meminta bagian pembelian (purchasing) untuk mengatur
pembelian dan pengiriman.
– Dalam hal ini, logistik menerima bahan, memastikan kondisi dan
melaporkan ke accounting sehingga vendor dapat dibayar, kemudian
memberikan bahan untuk diproduksi.
– Selama proses tersebut, accounting menyimpan transaksi yang terjadi.
Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 11
Functional Areas dan Business
Processes pada bisnis berskala kecil
• Contoh: Sebuah industri minuman ringan
– Amatilah proses bisnis industri minuman ringan
– Lihat bagaimana koordinasi bidang fungsional yang
membantu mencapai proses bisnis yang efektif dan
efisien.
– Perhatikan bagaimana integrasi sistem informasi
meningkatkan bisnisnya.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 12

Marketing and Sales
• Functions of Marketing and Sales
– Mengembangkan produk
– Menentukan harga
– Mempromosikan produk ke customer
– Menangani pesanan customer
– Membantu membuat prediksi penjualan (sales forecasts)
• Pekerjaan Marketing and Sales untuk industri minuman ringan
– Recordkeeping formal tidak diperlukan
– Perlu memantau pelanggan
– Pengembangan produk dapat dilakukan secara informal
– Pelanggan tetap yang baik dipungut biaya pembelian-sampai titik tertentu
(diskon)
• Catatan harus memperlihatkan berapa banyak setiap pelanggan
berutang dan kreditnya yang tersedia.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 13

Supply Chain Management
• Functions dalam Supply Chain Management
– Pembuatan minuman/produk (manufacturing/production)
– Membeli bahan baku (purchasing)
• Produksi mem-planning kebutuhan prediksi sales dari bidang
fungsional M/S
– Sales forecasts: Analisis yang mencoba untuk memprediksi penjualan
masa depan produk
• Rencana produksi digunakan untuk membuat kebutuhan bahan baku
dan pengemasan
– Bahan baku: botol spring water, lemon segar, pemanis buatan, gula
mentah
– Pengemasan: kardus, sedotan, isolasi
• SCM and M/S harus memilih sebuah resep untuk setiap produk
minuman yang dijual

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 14

Accounting and Finance
• Functions dalam Accounting and Finance
– Pencatatan data mentah mengenai transaksi (termasuk penjualan),
pembelian bahan baku, gaji, dan penerimaan kas dari pelanggan
• Data mentah (Raw data): Angka yang dikumpulkan dari operasi
tersebut, tanpa manipulasi, perhitungan, atau pengaturan penyajian.
• Data dari Accounting/Finance digunakan oleh Marketing/Sales dan
Supply Chain Management
• Data from Accounting and Finance used by Marketing and Sales and
Supply Chain Management
– Catatan penjualan merupakan komponen penting dari prediksi penjualan
– Prediksi penjualan digunakan dalam membuat keputusan kepegawaian
dan perencanaan produksi
– Catatan dari piutang digunakan untuk memantau semua kebijakan
pemberian-kredit industri.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 15

Human Resources
• Fungsional Human Resources
– Merekrut, melatih, mengevaluasi, dan menggaji karyawan
• HR menggunakan prediksi penjualan yang dikembangkan
oleh masing-masing departemen untuk merencanakan
kebutuhan personil.
– Seorang pekerja part-time mungkin diperlukan pada jam atau hari
sibuk yang diperkirakan. Berapa besar gaji yang harus dibayarkan
ke pekerja tersebut ?, Itu tergantung pada kondisi pasar kerja
yang berlaku, dan itu adalah tugas HR untuk memantau kondisi
tersebut.
• Sistem terintegrasi yang menggunakan perangkat lunak
ERP menyediakan fasilitas berbagi data yang
diperlukan antara area fungsional.
Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 16
Functional Area Information Systems
• Input dan output potensial untuk setiap area
fungsional dijelaskan berikutnya
• Perhatikan jenis data yang dibutuhkan oleh setiap
daerah dan bagaimana orang menggunakan data
• Sistem informasi memelihara hubungan antara
semua bidang fungsional dan proses

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 17

Marketing and Sales
• Membutuhkan informasi dari
semua bidang fungsional lainnya
• Pelanggan mengkomunikasikan
pesanan kepada M/S secara
langsung atau melalui telepon,
fax, e-mail, web, dll
• M/S berperan dalam
menentukan harga produk
– Harga dapat ditentukan
berdasarkan biaya unit produk,
ditambah beberapa markup
– Membutuhkan informasi dari
Accounting and Finance, dan
data Supply Chain Management

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 18

Marketing and Sales (cont’d.)
• M/S perlu berinteraksi dengan Human Resources untuk bertukar
informasi mengenai kebutuhan perekrutan, persyaratan calon
pegawai, dll.
• Inputs M/S
– Data pelanggan (Customer data)
– Data pesanan (Order data)
– Trend data penjualan (Sales trend data)
– Harga per unit (Per-unit cost)
– Kebijakan biaya pengiriman perusahaan (Travel expense company policy)
• Outputs for M/S
– Strategi penjualan (Sales strategies)
– Harga produk (Product pricing)
– Kebutuhan pegawai (Employment needs)

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 19

Supply Chain Management
• Membutuhkan informasi dari berbagai bidang fungsional
• Rencana produksi berdasarkan informasi tentang penjualan produk
(aktual dan proyeksi) yang berasal dari Marketing dan Sales
• Dengan data yang akurat mengenai tingkat produksi yang diperlukan:
– Bahan baku dan kemasan dapat dipesan sesuai kebutuhan
– Tingkat persediaan dapat tetap rendah, menghemat biaya.
• Data dan catatan Supply Chain Management :
– Menyediakan data yang dibutuhkan oleh Accounting and Finance untuk
menentukan berapa banyak dari setiap sumber daya yang digunakan
– Mendukung fungsi M / S dengan menyediakan informasi tentang apa yang
telah diproduksi dan dikirim
• Supply Chain Management berinteraksi dengan beberapa cara
dengan Human Resources

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 20

Supply Chain Management (cont’d.)
• Inputs SCM
– Data penjualan produk (Product sales
data)
– Rencana produksi (Production plans)
– Level persediaan (Inventory levels)
– Kebijakan pemberhentian dan
pemanggilan perusahaan (Layoff and
recall company policy)
• Outputs SCM
– Pesananbahan baku (Raw material
orders)
– Kemasan pesanan (Packaging orders)
– Data pembelanjaan sumber daya
(Resource expenditure data)
– Laporan produksi dan persediaan
(Production and inventory reports)
– Informasi perekrutan pegawai (Hiring
information)

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 21

Accounting and Finance
• Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional lainnya
• Personil A/F:
– Mencatat transaksi perusahaan dalam pembukuan
– Mencatat hutang ketika bahan baku dibeli dan arus kas keluar ketika
mereka membayar untuk bahan
– Meringkas data transaksi untuk mempersiapkan laporan tentang posisi
keuangan perusahaan dan profitabilitas
• Orang-orang di bidang fungsional lainnya menyediakan data untuk
A/F
– M/S menyediakan data penjualan
– SCM menyediakan data produksi dan persediaan
– HR menyediakan data penggajian dan biaya upah
• Personil M/S memerlukan data dari A/F untuk mengevaluasi kredit
pelanggan

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 22

Accounting and Finance (cont’d.)
• Inputs A/F
– Pembayaran dari customer
(Payments from customers)
– Data piutang (Accounts
receivable data)
– Data hutang (Accounts payable
data)
– Data penjualan (Sales data)
– Data produksi dan persediaan
(Production and inventory data)
– Data gaji dan belanja (Payroll
and expense data)
• Outputs for A/F
– Pembayaran ke supplyer
(Payments to suppliers)
– Laporan keuangan (Financial
reports)
– Data kredit customer (Customer
credit data)
Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 23
Human Resources
• HR perlu informasi dari
departemen lain
• Tugas yang berkaitan dengan
perekrutan karyawan, manfaat,
pelatihan, dan kewajiban ke
pemerintah semua tanggung
jawab HR
• HR perlu perkiraan yang akurat
mengenai kebutuhan personil
dari semua unit fungsional
• HR perlu mengetahui
keterampilan apa yang
dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan tertentu dan seberapa
besar perusahaan mampu
membayar karyawan

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 24

Human Resources (cont’d.)
• Mengamati peraturan pemerintah dalam hal : merekrut,
gaji, pelatihan, promosi, dan memberhentikan karyawan
• Inputs HR
– Prediksi personil (Personnel forecasts)
– Data keterampilan (Skills data)
• Outputs HR
– Peraturan pemenuhan (Regulation compliance)
– Pelatihan dan sertifikasi karyawan (Employee training and
certification)
– Database keterampilan (Skills database)
– Evaluasi dan kompensasi karyawan (Employee evaluation and
compensation)

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 25

Human Resources (cont’d.)
• Sejumlah data besar yang dikelola oleh bidang
fungsional juga di-share di antara bidang fungsional
• Ketepatan waktu dan akurasi data ini penting bagi
keberhasilan setiap bidang tersebut dan kemampuan
perusahaan untuk membuat keuntungan dan
menghasilkan pertumbuhan di masa depan
• Software ERP memungkinkan semua bidang
fungsional berbagi database umum
– Memungkinkan informasi yang akurat, real-time akan
tersedia.

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 26

Summary

• Bidang fungsional dasar: Marketing and Sales, Supply Chain

Management, Accounting and Finance, dan Human Resources
• Marketing and sales: men-set harga produk, mempromosikan
produk melalui iklan dan pemasaran, menangani pesanan
pelanggan, men-support pelanggan, dan membuat prediksi
penjualan
• Supply Chain Management: Mengembangkan rencana produksi,
order bahan baku dari supplier, menerima bahan baku,
memproduksi produk, memelihara fasilitas kerja, dan mengirim
produk kepada pelanggan.
• Accounting and Finance: Keuangan akuntansi untuk menyediakan
ringkasan data operasional dalam laporan manajerial, rekening
pengendalian, perencanaan dan penganggaran, dan manajemen
cash-flow

Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 27

Summary (cont’d.)
• Human Resources: Merekrut, menyewa, melatih, dan menggaji
karyawan, menjamin kesesuaian dengan peraturan pemerintah, dan
membawahi evaluasi karyawan.
• Sistem informasi meng-capture, memproses, dan menyimpan data
untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan.
• Karyawan yang bekerja di satu bidang fungsional membutuhkan data
dari karyawan di bidang fungsional lainnya
– Sistem informasi bidang fungsional harus diintegrasikan, sehingga data
yang dibai bersama menjadi akurat dan tepat waktu
• Manajer harus memikirkan proses bisnis yang mengintegrasikan
bidang fungsional
– Perlu berbagi informasi diantara fungsi dan bidang fungsional
– Software ERP menyediakan kemampuan ini melalui database yang umum
tunggal.
Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 28
ANY QUESTIONS ?

29