Pusdiklat Tenaga Administrasi

Badan Litbang dan Diklat

Kementerian Agama

PRAKTEK
PENYUSUNAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAH
(SOP AP)
Pelatihan Teknis Administrasi
Penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur)
TUJUAN PEMBELAJARAN

PESERTA MAMPU
MENYUSUN SOP
SESUAI TUGAS DAN FUNGSI
ORGANISASI

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan

3 LANGKAH HARUS DILAKUKAN
SEBELUM MENYUSUN SOP

1 2
MENGETAHUI SUDAH
TUGAS DAN IDENTIFIKASI
FUNGSI JUDUL SOP

3
SUDAH MENGISI
LKIK

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan

 PROCESS PENYUSUNAN SOP

Mengisi Menyusun
Mengisi Merumuskan
Mutu Baku Kelengkapan
Identitas Format
& Keterangan Dokumen

Kop, tanggal, pengesah, judul dasar Menyusun Dokumen Dasar: Kelengkapan, Waktu, Halaman Judul, Keputusan
Hukum, Keterkaitan, Kualifikasi, Flochart, Mutu Baku dan Output dan Keterangan Pimpinan/Lembar Pengesahan,
Peralatan dan Pendataan Keterangan Daftar Isi dan Penjelasan Singkat
1 2 3 4
Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan
CONTOH LEMBAR IDENTITAS
Logo /Kop
Sesuaikan Kop Instansi

Tanggal dan
Pengesah

Dasar Hukum,
Kualifikasi,
Keterkaitan
Peringatan dan
Pendataan

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan

 MERUMUSKAN FORMAT SOP AP
XXxxxx & Xxxxxx
BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR
FLOWCHARTS,
MUTU BAKU
The subtitle goes here
(LANGKAH KEGIATAN) DAN
KETERANGAN

MENYUSUN
DOKUMEN
DASAR
Hitung Aktor Buat Draf Masukan Isi Mutu Baku
SOP-AP
Flowchart Simbol Dan Keterangan
Berapa Pelaksana?

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan

 CONTOH DRAF FLOWCHART
Pelaksana
No Kegiatan Sekret
Kapus Tim Editor
ariat

1
Membuat SK Tim Redaktur diserahkan X      
kepada tim
“Sesuaikan Pelaksana
Melaksanakan rapat persiapan penerbitan
2 majalah dan menyerahkan hasil rapat   X      (urutan berdasarkan
untuk tindak lanjut ke sekretariat
Membuat persiapan penyusunan majalah urutan langkah bukan
3 dilanjutkan mengumumkan/meminta     X   
jabatan tertinggi.”
naskah tulisan kepada penulis
4
Mendata dan menyerahkan naskah karya  
 X 
 
tulis ilmiah kepada editor untuk dikoreksi
5
Melaksanakan editing dan menyerahkan    
  X
hasil kepada tim sekretariat
6 Dst

SESUAIKAN LANGKAH KEGIATAN (LKIK)

(LANGKAH DARI AWAL – AKHIR) Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan
 CONTOH DRAF FLOWCHART FLOWCHART
Pelaksana
No Kegiatan Sekreta
Kapus Tim Editor
riat

1
Membuat SK Tim Redaktur diserahkan      
kepada tim
Melaksanakan rapat persiapan penerbitan
2 majalah dan menyerahkan hasil rapat untuk        
tindak lanjut ke sekretariat
Membuat persiapan penyusunan majalah Mulai dan menutup
3 dilanjutkan mengumumkan/meminta     X   
naskah tulisan kepada penulis Ganti halaman
4
Mendata dan menyerahkan naskah karya  
  
 
tulis ilmiah kepada editor untuk dikoreksi Proses

5
Melaksanakan editing dan menyerahkan  
   Keputusan
hasil kepada tim sekretariat
Dst... Memeriksa naskah, jika setuju menyetujui Penghubung
6 pencetakan majalah, jika tidak mengembalikan Tdk
kepada tim

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan

 MENGISI MUTU BAKU
&KETERANGAN

KELENGKAPAN WAKTU
BAHAN YANG
DIPERLUKAN/DOKUMEN LAMANYA
Contoh:
formulir, lembar disposisi, data, 01 MELAKSANAKAN KEGIATAN
Contoh:
laporan keuangan, dll; Menit, Jam, Hari,
Minggu, Bulan

04 02
KETERANGAN
PENJELASAN SINGKAT
0UTPUT
03
Contoh:
(Tim, SOP terkait, Biaya, HASIL LANGSUNG KEGIATAN
Persyaratan dll) Contoh:
Laporan, Kumpulan Data, Draft
.
Laporan, Konsep Pedoman, dll.
.

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan

 CONTOH MUTU BAKU
Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
Agenda Kerja 15 menit Disposisi
Disposisi 15 menit Disposisi
Disposisi 1 hari Bahan Laporan, SOP Pengumpulan Bahan
Disposisi
Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
Disposisi
WAKTU
Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, PENYELESAIN
Disposisi TUGAS YANG
Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi DIBUTUHKAN
Laporan 10 menit Disposisi UNTUK
Laporan 10 menit Disposisi
MENGHASILKAN
OUTPUT
Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pendokumentasian Dokumen
Dokumentasi
Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan
 CONTOH FLOWCHART PEMBUATAN LAPORAN
KONSINYERING
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output

1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan Agenda Kerja 15 menit Disposisi

konsep laporan konsinyering
2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan Disposisi 15 menit Disposisi
laporan konsinyering
3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan Disposisi 1 hari Bahan Laporan, SOP Pengumpul-
konsinyering kepada Kasubid Disposisi an Bahan
4. Mengonsep laporan konsinyering dan Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan,
menyerahkan kepada Kabid Disposisi
5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika Konsep 1 jam Draft Laporan,
setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak Laporan Disposisi
setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk SELAMAT
diperbaiki. Tidak
MENCOBA
6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju Draft Laporan 1 jam Laporan,
menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Ya Disposisi
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid
untuk diperbaiki.

7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Tidak Ya Laporan 10 menit Disposisi

Kasubdit untuk didokumentasikan.
8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis Laporan 10 menit Disposisi
untuk didokumentasikan.
9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pen-
Dokumentasi dokumentasi-an
Dokumen

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan

KELENGKAPAN DOKUMEN SOP PENUTUP

ASESORIS SOP

HALAMAN JUDUL
KEPUTUSAN PIMPINAN/
LEMBAR PENETAPAN
DAFTAR ISI
PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan

TERIMA KASIH

Integritas – Profesionalitas – Inovasi- Tanggung Jawab - Keteladanan