PERTEMUAN 4, ADPU4331, SMAN1TOBOALI

ADMINISTRASI PERKANTORAN
ADPU 4331

ANSHORI, S.AP., M.Si

ID. TUTOR: 15002003
 MODUL 4: PERSONEL KANTOR
Setelah mempelajari modul ini, anda
diharapkan mampu menguraikan tentang:
- Kepemimpinan/Manajer
- Sekretaris
- Staf.
 KB1: KEPEMIMPINAN DALAM KANTOR
A. PENGERTIAN
“Kemampuan seseorang utk mempengaruhi perilaku orang atau orang-
orang agar dengan penuh pengertian, kesadaran, dan sepenuh hati
bersedia mengikuti kehendak pemimpin”.
B. KEPEMIMPINAN SEBAGAI INTI MANAJEMEN
Seseorang yg menjalanakn fungsi manajemen berkewajiban mempengaruhi orang-orang
yang dibawahinya agar mereka tetap melaksanakan tugas dengan baik, memiliki dedikasi
terhadap organisasi, dan tetap merasa berkewajiban utk mencapai tujuan tujuan
organisasi.
C. CIRI-CIRI KEPEMIMPINAN
Menurut Ordway dan Tead, ciri-ciri seorang pemimpin:
Kekuatan fisik dan syaraf, memahami tujuan dan arah organisasi,
enthusiasme, keramahan dan kecintaan, integritas, penguasaan teknik
bidang tugasnya, dapat mengambil keputusan, inteligensi, keterampilan
sebagai guru, keyakinan.
 KB1: KEPEMIMPINAN DALAM KANTOR
D. TINGKATAN KELOMPOK PIMPINAN
Top Management, Middle Meanagement, dan Lower Management.
E. KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP) DAN KEPENGIKUTAN (FOLLOWERSHIP)
Ada beberapa hal yang menyebabkan seseorang bersedia menjadi pengikut
dari pemimpin: Naluri, Agama dan hati nurani, Tradisi dan adat, peraturan
hukum, nalar dan pikiran sehat. Kemampuan seseorang sebagai pemimpin
dikarenakan: Teori genetis, teori sosial, dan teori ekologis.
F. TIPE-TIPE PEMIMPIN
- OTOKRATIS
- MILITERISTIS
- PATERNALISTIS
- KHARISMA
- DEMOKRATIS
- LAISSEZ FAIRE
 KB1: KEPEMIMPINAN DALAM KANTOR
G. CARA MEMBERI INTRUKSI DAN HUBUNGAN KERJA
Perintah, Intruksi dan Prosedur tetap dan petunjuk, ciri perintah (jelas,
lengkap, singkat, menjamin kebebasan bawahan, kalimat mengiakan, dan
tepat waktu), cara menyampaikan perintah/intruksi (jelas, tenang,
kesempatan bertanya, dan periksa kembali).
H. HUBUNGAN ATASAN DAN BAWAHAN
Hanya ada 1 (satu) atasan, rentang kendali, pendelegasian wewenang
dan tanggung jawab, pembagian tugas dan tata kerja dan prosedur kerja.
I. HUBUNGAN KERJA
Terdapat 2 (dua) peran staf: advisory staf (pemberi pertimbangan) dan
service staff (pendukung/pemberi layanan pada pimpinan).
J. KOMUNIKASI PIMPINAN DAN STAF
Perintah tertulis atau lisan, laporan, hubungan persurat (nota, telepon
dan sandi), rapat atau konferensi, memberi bimbingan dan nasihat.
 KB2: MANAJER, SEKRETARIS, DAN STAFF
A. MANAJER
- Manajer adl seorang yg bertindak sbg perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi serta
pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan (Siswanto, 2005:13).
- Peran manajer menurut Stephen P. Robbins: antarpersonal, informasional, pengambilan
keputusan.
- Seorang manajer harus memiliki keterampilan sebagai berikut: teknis, manusiawi, konseptual.
- Macam-macam manajer: top, middle, first-line.
- Aktivitas manajerial: manajemen tradisional, komunikas, MSDM, pembangunan jaringan.
B. SEKRETARIS
- Pegawai yg bertugas membantu pimpinan atau badan pimpinan suatu organisasi, dalam
penyelenggaraan administratif yg menunjang kegiatan managerial pimpinan atau kegiatan
organisasi.
- Jenis jabatan sekretaris: berdasarkan lingkup tanggung jawab (sekretaris organisasi, sekretaris
pribadi, sekretaris pimpinan), berdasarkan kemampuan dan pengalaman (sekretaris yunior
dan sekretaris senior).
- Fungsi sekretaris: memberikan jasa atau pelayan administrasi dan memnjamin kelancaran
kegiatan organisasi dan rutin.
- Tugas Sekretaris: membantu pimpinan semaksimal mungkin agar pimpinan dapat bekerja
secara maksimal, berhasil guna, berdaya guna dan profesional.
- Perbedaan kedudukan tugas sekretaris pribadi dan pegawai TU, dilihat dari tugas yg
dilakukan.
 KB2: MANAJER, SEKRETARIS, DAN STAFF
C. KESEKRETARIATAN
- Sekretariat sbg satuan organisasi dlm penataan kegiatan kantor yg
terdiri dari Pimpinan Sekretariat (Kabag, Sekretaris Org, adm
manajer, office manager).
- Kegiatan Sekretariat: bidang substantif dan administratif.
- Fungsi Sekretariat: penunjang kelancaran tugas pokok organisasi dan
penyelenggara kegiatan administratif perkantoran.
- Kesekretariatan adl kegiatan atau rangkaian aktivitas dan tata kerja
yg dilakukan oleh sekretariat.
D. STAF
- Untuk menjadi Staf harus memiliki kualifikasi staf yg baik.
- Staf yg baik yg dapat memberikan pertimbangan atau telaahan
kepada pimpinan. Telaahan staf berfungsi untuk membantu
pimpinan dalam menentukan suatu keputusan/kesimpulan sesuai
dengan permasalahannya.