PERTEMUAN 2, ADPU4331, SMAN1TOBOALI

ADMINISTRASI PERKANTORAN
ADPU 4331

ANSHORI, S.AP., M.Si

ID. TUTOR: 15002003
 MODUL 4: PERSONEL KANTOR
Setelah mempelajari modul ini, anda
diharapkan mampu menguraikan tentang:
- Kepemimpinan/Manajer
- Sekretaris
- Staf.
 KB1: KEPEMIMPINAN DALAM KANTOR
A. PENGERTIAN
“Kemampuan seseorang utk mempengaruhi perilaku orang atau orang-
orang agar dengan penuh pengertian, kesadaran, dan sepenuh hati
bersedia mengikuti kehendak pemimpin”.
B. KEPEMIMPINAN SEBAGAI INTI MANAJEMEN
Seseorang yg menjalanakn fungsi manajemen berkewajiban mempengaruhi orang-orang
yang dibawahinya agar mereka tetap melaksanakan tugas dengan baik, memiliki dedikasi
terhadap organisasi, dan tetap merasa berkewajiban utk mencapai tujuan tujuan
organisasi.
C. CIRI-CIRI KEPEMIMPINAN
Menurut Ordway dan Tead, ciri-ciri seorang pemimpin:
Kekuatan fisik dan syaraf, memahami tujuan dan arah organisasi,
enthusiasme, keramahan dan kecintaan, integritas, penguasaan teknik
bidang tugasnya, dapat mengambil keputusan, inteligensi, keterampilan
sebagai guru, keyakinan.
 KB1: KEPEMIMPINAN DALAM KANTOR
D. TINGKATAN KELOMPOK PIMPINAN
Top Management, Middle Meanagement, dan Lower Management.
E. KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP) DAN KEPENGIKUTAN (FOLLOWERSHIP)
Ada beberapa hal yang menyebabkan seseorang bersedia menjadi
pengikut dari pemimpin: Naluri, Agama dan hati nurani, Tradisi dan adat,
peraturan hukum, nalar dan pikiran sehat. Kemampuan seseorang sebagai
pemimpin dikarenakan: Teori genetis, teori sosial, dan teori ekologis.
F. TIPE-TIPE PEMIMPIN
- OTOKRATIS
- MILITERISTIS
- PATERNALISTIS
- KHARISMA
- DEMOKRATIS
- LAISSEZ FAIRE
 KB1: KEPEMIMPINAN DALAM KANTOR
G. CARA MEMBERI INTRUKSI DAN HUBUNGAN KERJA
Perintah, Intruksi dan Prosedur tetap dan petunjuk, ciri perintah (jelas,
lengkap, singkat, menjamin kebebasan bawahan, kalimat mengiakan, dan
tepat waktu), cara menyampaikan perintah/intruksi (jelas, tenang,
kesempatan bertanya, dan periksa kembali).
H. HUBUNGAN ATASAN DAN BAWAHAN
Hanya ada 1 (satu) atasan, rentang kendali, pendelegasian wewenang
dan tanggung jawab, pembagian tugas dan tata kerja dan prosedur kerja.
I. HUBUNGAN KERJA
Terdapat 2 (dua) peran staf: advisory staf (pemberi pertimbangan) dan
service staff (pendukung/pemberi layanan pada pimpinan).
J. KOMUNIKASI PIMPINAN DAN STAF
Perintah tertulis atau lisan, laporan, hubungan persurat (nota, telepon
dan sandi), rapat atau konferensi, memberi bimbingan dan nasihat.
 KB2: MANAJER, SEKRETARIS, DAN STAFF
A. MANAJER
- Manajer adl seorang yg bertindak sbg perencana, pengorganisasi, pengarah,
pemotivasi serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan
(Siswanto, 2005:13).
- Peran manajer menurut Stephen P. Robbins: antarpersonal, informasional,
pengambilan keputusan.
- Seorang manajer harus memiliki keterampilan sebagai berikut: teknis, manusiawi,
konseptual.
- Macam-macam manajer: top, middle, first-line.
- Aktivitas manajerial: manajemen tradisional, komunikas, MSDM, pembangunan
jaringan.
B. SEKRETARIS
- Pegawai yg bertugas membantu pimpinan atau badan pimpinan suatu organisasi,
dalam penyelenggaraan administratif yg menunjang kegiatan managerial pimpinan
atau kegiatan organisasi.
- Jenis jabatan sekretaris: berdasarkan lingkup tanggung jawab (sekretaris organisasi,
sekretaris pribadi, sekretaris pimpinan), berdasarkan kemampuan dan pengalaman
(sekretaris yunior dan sekretaris senior).
- Fungsi sekretaris: memberikan jasa atau pelayan administrasi dan memnjamin
kelancaran kegiatan organisasi dan rutin.
- Tugas Sekretaris: membantu pimpinan semaksimal mungkin agar pimpinan dapat
bekerja secara maksimal, berhasil guna, berdaya guna dan profesional.
- Perbedaan kedudukan tugas sekretaris pribadi dan pegawai TU, dilihat dari tugas yg
dilakukan.
 KB2: MANAJER, SEKRETARIS, DAN STAFF
C. KESEKRETARIATAN
- Sekretariat sbg satuan organisasi dlm penataan kegiatan kantor yg
terdiri dari Pimpinan Sekretariat (Kabag, Sekretaris Org, adm
manajer, office manager).
- Kegiatan Sekretariat: bidang substantif dan administratif.
- Fungsi Sekretariat: penunjang kelancaran tugas pokok organisasi dan
penyelenggara kegiatan administratif perkantoran.
- Kesekretariatan adl kegiatan atau rangkaian aktivitas dan tata kerja
yg dilakukan oleh sekretariat.
D. STAF
- Untuk menjadi Staf harus memiliki kualifikasi staf yg baik.
- Staf yg baik yg dapat memberikan pertimbangan atau telaahan
kepada pimpinan. Telaahan staf berfungsi untuk membantu
pimpinan dalam menentukan suatu keputusan/kesimpulan sesuai
dengan permasalahannya.
 MODUL 5: PERENCANAAN DAN
PENGENDALIAN FORMULIR
Setelah mempelajari modul ini, anda diharapkan
dapat menjelaskan:
- Pengertian formulir kantor dengan tepat.
- Fungsi atau kegunaan formulir kantor dengan
tepat.
- Asas-asas dalam perancangan formulir kantor
dengan benar.
- Menerapkan prosedur pembuatan formulir
kantor dengan benar.
- Mengendalikan formulir kantor dengan benar.
 KB 1: PENGERTIAN, FUNGSI DAN
KEGUNAAN FORMULIR
A. PENGERTIAN FORMULIR
- Formulir merupakan lembaram kertas dengan ukuran tertentu yg dicetak dengan uraian,
kolom, garis dan ruang utk menghimpun dan menyampaikan keterangan atau informasi
yg diperlukan.
- Formulir kantor dibedakan menjadi: Formulir Intern dan Formulir Ekstern
B. TUJUAN DAN MANFAAT
- Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yg sama.
- Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
- Mempermudah mengklasifikasikan data
- Sbg alat pemberian instruksi
- Sbg alat perencanaan
- Sbg alat pengawasan dan evaluasi.
C. PEDOMAN PEMBUATAN
Dalam merancang formulir maka pedoman yg perlu diperhatikan yaitu:
- Tugas pokok organisasi
- Pekerjaan dan keterangan yg dibutuhkan melakkukan tugas tsb.
- Proses kerja dan pengklasifikasian pekerjaan
- Mengetahui oleh siapa, unit mana dan kapan pekerjaan dilakukan.
 KB 1: PENGERTIAN, FUNGSI DAN
KEGUNAAN FORMULIR
D. FUNGSI ATAU KEGUNAAN FORMULIR KANTOR
• MENGHEMAT WAKTU DAN TENAGA
• MENGADAKAN KESERAGAMAN DAN PERBAIKAN KERJA
• MEMPERMUDAH PENGGOLONGAN
• MENYEDERHANAKAN PEMBUATAN BERKAS
• MEMPERMUDAH PENERTIBAN PROSEDUR DAN TATA KERJA
• ALAT PEMBERIAN INSTRUKSI
• SEBAGAI BAHAN PERENCANAAN
• SEBAGAI ALAT PENGAWASAN DAN EVALUASI
• MENGUMPULKAN INFORMASI SEBANYAK MUNGKIN
CONTOH FORMULIR DIGUNAKAN OLEH KANTOR PELAYANAN
KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL, YG DIGUNAKAN OLEH BANK
DAN DIGUNAKAN OLEH PERGURUAN TINGGI, SERTA YG DIGUNAKAN OLEH
INSTANSI ATAU ORGANISASI LAINNYA.
 KB 2: PERANCANGAN DAN PENGENDALIAN FORMULIR
A. PERANCANGAN FORMULIR
Dlm merancang formulir kantor diperhatikan asas-asas sebagai berikut:
Tentukan dan rumuskan maksud dan tujuan; buat desain sesederhana
mungkin; diberi nama dan kode tertentu; ukuran tertentu; dicetak ddgn
tipe huruf yg seragam; jangan menggunakan garis dan ruang; jangan
menggunakan huruf cetakan yg berwarna; dan formulir harus dibuat
dalam beberapa rangkap.
B. PROSES PEMBUATAN FORMULIR
Proses atau prosedur pembuatan formulir: Diskusi dgn kepala unit,
wawancara dgn para pegawai, konfirmasi kembali ke pimpinan, membuat
desain formulir sbg contoh, pengesahan bentuk formulir.
C. PENGENDALIAN FORMULIR
Menurut Winardi pengendalian formulis dapat dilakukan sbg berikut:
- Sentralisasi, manajer berwenang sbg kepala pengendalian.
- Analisis, pertimbangan fungsional kegunaan lanjutan.
- Standarisasi, memberikan uniformitas, stablitas dan kontinuitas.
 MODUL 6: KORESPONDENSI
Setelah mempelajari modul ini, anda diharapkan
mampu :
- Menjelaskan fungsi surat dengan tepat
- Menjelaskan syarat-syarat surat dengan benar
- Menjelaskan langkah-langkah dlm menyusun
surat dengan tepat
- Membedakan bentuk-bentuk surat dengan
benar
- Membuat surat kedinasan dengan benar
- Mengurus dan mengendalikan surat dengan
benar.
 KB 1: PEDOMAN DALAM PEMBUATAN SURAT
A. PENGERTIAN KORESPONDENSI
Adalah bentuk komunikasi dengan menggunakan surat sbg alat. 7C
Prinsip dalam komunikasi persuratan: completeness, consciseness,
consideration, concreteness, courtesy, correctness, clarity.
B. FUNGSI SURAT
Sebagai Wakil dari pengirim/Penulis, Bahan Pembukti, Pedoman dlm
mengambil tindakan lebih lanjut, alat pengukur kegiatan organisasi,
sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
C. SYARAT-SYARAT SURAT YG BAIK
Surat yg baik harus: Objektif, sistematis, Singkat, Jelas, Lengkap, Sopan
dan Wujud fisik menarik.
D. SYARAT DASAR BAGI PENULIS SURAT
- Pengasaan materi.
- Penguasaan bahasa.
- Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima
- Pengetahuan mengenai posisi antara penulis dan pembaca
- Pengetahuan ttg teknik korespondensi
 KB 1: PEDOMAN DALAM PEMBUATAN SURAT
D. LANGKAH-LANGKAH TEKNIS PENULISAN SURAT
Penegasan penulisan pokok surat, pengumpulan data/informasi,
perkiraan tentang pembaca, penyusunan draft atau konsep, dan
penyelesaian.
E. BAGIAN-BAGIAN SURAT
Kepala Surat, Tanggal surat, Nomor Surat, Lampiran, Sifat, Hal atau
perihal, Alamat, Kalimat pembuka, Isi surat, Kalimat Penutu, nama
Jabatan, Nama dan NIP penandatangan, Tembusan, Initial (kode).
F. BENTUK-BENTUK SURAT
Berdasarkan Permenpan 71 Tahun 1993, bentuk surat: Full Block style,
Modified Block Style, Semi Block Style, Simplified, Identied Style dan
Hanging Paragraf.
G. PENGGUNAAN BAHASAN DALAM SURAT DINAS
- Menggunakan kata yg minim, dapat dimengerti oleh penulis dan
pembaca.
- Kata yg dipergunakan: sederhana, umum, bukan kata daerah /asing.
 KB 2: MACAM-MACAM SURAT, PENGURUSAN DAN
PENGENDALIAN SURAT
A. MACAM SURAT
Terdiri dari: menurut wujudnya, tujuannya, sifat dan isisinya, jumlah
penerima, keamanan, urgensi penyelesaiannya dan prosedur
pengurusannya.
B. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT
Adalah penangan surat masuk dan surat keluar yg meliputi penerimaan,
pencatatan, pengarahan, pendistribusian dan pemrosesan lebih lanjut.
Kegiatan tersebut antara lain:
a. pembagian surat
b. penggunaan buku agenda dan kendali
c. Pengertian istilah
d. Prosedur pengurusat surat penting masuk dengan menggunakan
kartu kendali
e. Prosedur pengurusan surat penting keluar
f. Prosedur pengurusan surat biasa (rutin) masuk
g. Prosedur pengurusan surat biasa (rutin) keluar
h. Prosedur pengurusan surat rahasia masuk