KOMUNIKASI BISNIS

SEDERHANA
UNTUK WIRAUSAHA
Materi Kuliah
KEWIRAUSAHAAN
• Komunikasi bisnis : komunikasi yang
digunakan dalam dunia
bisnis,mencakup berbagai macam
bentuk komunikasi baik komunikasi
verbal maupun komunikasi non verbal.
• Tujuan komunikasi bisnis :
– untuk membentuk kesan,
– meningkatkan produktifitas, baik
organisasi maupun diri sendiri.
– Sehingga kemampuan berkomunikasi
dapat menentukan kesuksesan anda.
Bentuk Dasar Komunikasi

• Komunikasi Verbal
• Komunikasi Nonverbal
• Pentingnya Komunikasi Nonverbal
• Tujuan Komunikasi Nonverbal
 Komunikasi verbal
• Menyusun kata-kata dalam suatu pola yang
memiliki arti/makna, baik lisan maupun
tulisan
• Memiliki struktur yang teratur dan
teroganisasi dengan baik
• Penyampaian pesan-pesan bisnis dilakukan
secara lisan dan tulisan, dan penerimaan
pesan-pesan bisnis dapat dilakukan melalui
bacaan dan pendengaran
– Lisan : Presentasi proposal,
Briefing/meeting, melakukan wawancara kerja.
– Tulisan : Membuat dan mengirim berbagai
jenis surat bisnis, Membuat laporan bisnis,
membuat dan mengirim berbagai jenis bahan
publisitas.
 Komunikasi non verbal
• Manusia menggunakan gerakan-gerakan
tubuh, bahasa tubuh (body language)
sebagai alat komunikasi
• Lambang non verbal lebih banyak
digunakan manusia daripada lambang
verbal (± 70%)
• Sifatnya kurang terstruktur sehingga
sulit untuk dipelajari
– Paralanguage:
• bentuk Lisan : tempo bicara, intonasi, aksen, tinggi
rendah suara, logat, kata-kata yang sering dipakai
• bentuk Tertulis : tanda baca, bentuk tulisan,
penggunaan huruf besar dan kecil, tinta yang
dipakai, cara mengetik, cara menggunakan kertas,
dan cara menulis/format.
– Penampilan
– Gesture/Kinesic : Gerakan tubuh seluruhnya
yang menunjukkan nilai-nilai yang kita anut
( warisan, discovery/ditemukan sendiri, ditiru
dari orang lain, dan dari pelatihan atau training.
– Haptics : Sentuhan/rabaan, relevan bagi
pertumbuhan manusia, dan pemberian makna
tergantung budaya, serta memiliki arti tingkat
kedekatan hubungan, sifat, keintiman, posisi
antara satu dengan yang lain.
– Space : Penggunaan jarak ketika berbicara.
Berfungsi untuk mengarahkan kita bagaimana
kita bertingkah laku, memberikan nilai-nilai
simbiolik, dan mengatur interaksi.
– Chronemics : Penggunaan waktu dan memiliki
makna yaitu mempengaruhi dan merupakan
sesuatu.
• Komunikasi Non Verbal : untuk
menyampaikan perasaan dan emosi,
mendeteksi kecurangan atau kejujuran,
dan sifatnya yang efisien
• Relevansi komunikasi ini dalam dunia
bisnis:
– Dapat membantu menentukan kredibilitas dan
potensi kepemimpinan seseorang,
– Seorang manajer harus dapat menjadi
komunikator yang baik ; mampu mengelola
pesan (bagaimana, kapan, dan kepada siapa
menyampaikan pesan-pesan bisnis) dan dapat
membaca pesan non verbal yang disampaikan
orang lain, serta dapat menafsirkan maksud
dan sikap mereka secara lebih akurat dan
lebih tepat.
 Proses Komunikasi
• Pengirim mempunyai ide/gagasan
• Pengirim mengubah ide menjadi pesan
• Pengirim menyampaikan pesan
• Penerima menerima pesan
• Penerima menafsirkan pesan
• Penerima memberi tanggapan dan mengirim
umpan balik kepada pengirim
ROLE PLAY……
 Munculnya Kesalahpahaman
• Masalah dalam mengembangkan
pesan
• Masalah dalam menyampaikan pesan
• Masalah dalam menerima pesan
• Masalah dalam menafsirkan pesan
– Beda latar belakang
– Perbedaan penafsiran kata
– Perbedaan reaksi emosional
Tiga hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi efektif

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si
pengirim dengan si penerima pesan
 DIRECT REQUEST
Organisasi Direct Request
• Pembukaan
• Penjelasan rinci
• Penutup

Permintaan Informasi Rutin

• Permintaan di dalam organisasi
• Permintaan di luar organisasi
Menulis Direct Request untuk
Aduan
• Jelaskan masalah secara rinci
• Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur
pembelian
• Usahakan nada surat tidak marah atau emosional
• Permintaan tindakan khusus
Surat Undangan, Pesanan,
dan Reservasi
• Surat undangan
– Ide pokok
– Penjelasan rinci
– Penutup
• Surat pesanan dan reservasi
– Pernyataan rinci apa yang dipesan (kuantitas, ukuran,
warna, harga, lokasi pemesan, tanggal kirim, dan
sebagainya)
– Cara pengiriman
– Cara pembayaran
 Permintaan Kredit
• Mengisi formulir
• Sertakan berbagai data pendukung
yang penting
– Kartu tanda pengenal
– Laporan keuangan tahun terakhir
– Data pendukung lain
– Surat permohonan kredit
 Penulisan Permintaan Rutin
dan Pesan-pesan Positif

Pendekatan
• Keunggulan
Langsung
– Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali
membaca suatu pesan
– Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan
– Menghemat waktu bagi audiens
• Kelemahan
– Faktor kebiasaan: orang cenderung menyampaikan pesan berdasarkan
cara berpikirnya
– Kesulitan mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok
pembahasan
 Strategi Permintaan
Rutin
• Mulai dengan pernyataan ide pokok
• Penjelasan yang lebih rinci mengenai
permintaan Anda
• Perlu disampaikan pernyataan yang dapat
menarik perhatian pembaca
• Bagian akhir: kemukakan pernyataan yang
ramah
• Tambahkan informasi kontak
 Strategi Penulisan
Pesan-pesan Positif

• Ide pokok yang jelas

• Penjelasan rinci
• Penutup surat
Pesan-pesan Good News dan Goodwill
• Good news tentang pekerjaan
• Good news tentang produk
• Pesan-pesan goodwill
Menulis Jawaban Positif
• Surat konfirmasi pesanan
• Menjawab permintaan informasi
– Menjawab permintaan dengan penjualan
potensial
– Menjawab permintaan tanpa penjualan
 Menangani Permintaan
Kredit Rutin
• Persetujuan kredit
• Memberikan referensi kredit

Surat Rekomendasi & Pemberitahuan

• Bisnis
• Dosen kepada alumni
• Pemberitahuan penerimaan kerja