UPAYA PENINGKATAN MUTU

PUSKESMAS
Upaya peningkatan mutu selalu dikaitkan
dengan GKM, apakah sudah
sesuai?
LATAR
BELAKANG
• Penelitian kematian dari Professor Naruo Uehara alm, dari Tohoku
University Sendai, di Puskesmas Kelurahan Ancol, Kecamatan
Pademangan, Jakarta Utara
• Penelitian penyebab kematian yg terjadi dengan melakukan audit
dan penelusuran proses yang terjadi sebelum kematian
PERJALANAN UPAYA PENINGKATAN MUTU
DI PUSKESMAS
• Perencanaan untuk membentuk GKM dari Dinas Kesehatan DKI Jakarta
untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dalam ruang lingkup
puskesmas
• 14 Februari 2001 : Pelatihan GKM pertama untuk seluruh Puskesmas
Jakarta Utara
• Pelatihan GKM siklus kedua dari RSUD Pasar Rebo
• 2002 : Siklus pertama GKM Jakarta Utara, tidak berhasil menyelesaikan
Siklus PDCA
• 2003 : Siklus kedua GKM Jakarta Utara dengan pendampingan fasilitator
dari RS Haji Surabaya, Konvensi Mutu I tingkat Sudinkes Jakarta Utara
dan berlanjut sampai sekarang
SERTIFIKASI MUTU PUSKESMAS

• ISO 9001/2008
• ISO 9001/2015
• AKREDITASI PUSKESMAS
APA YANG DIMAKSUD DENGAN
GKM?
GKM (GUGUS KENDALI MUTU)

• Kegiatan di mana sekelompok karyawan yang bekerjasama dan

melakukan pertemuan secara berkala dalam mengupayakan
pengendalian mutu (kualitas) dengan cara mengidentifikasikan,
menganalisis dan melakukan tindakan untuk menyelesaikan
masalah yang dihadapi dalam pekerjaan dengan menggunakan
alat-alat pengendalian mutu (QC tools).
GKM (GUGUS KENDALI MUTU)

• Anggota : Karyawan yang bekerja pada unit yang sama

• Jumlah anggota ideal : 7 - 8 orang , terdiri dari fasilitator,
ketua dan anggota.
• Pembentukan GKM ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak
manajemen dan melaporkan tujuan gkm serta rencana tindakan
pemecahan masalah yang akan diterapkan kepada manajemen
perusahaan.
• Keputusan dan penerapan rencana tindakan pemecahan masalah
tersebut harus mendapatkan persetujuan dan dukungan penuh dari
pihak manajemen.
Adakah kelompok mutu lain selain GKM ???
Kelompok Mutu lain selain GKM

Awalnya kegiatan mutu identik dengan GKM (QCC : Quality Control

Circle)
Saat ini banyak perusahaan memberi nama kelompok mutu yang lain
Misalnya:
SCI (Small Circle for Improvement), PT Djarum
K3 (Kegiatan Kelompok Kualitas)
Kompak (Kelompok Peningkatan Aktivitas
Kerja, ITM (IndoTambang
megah Raya, Banpu)
QIT (Quality Improvement Team), dll
Apa saja perbaikan mutu yang pernah
dikerjakan?
TOPIK PERBAIKAN MUTU DI PUSKESMAS
PADEMANGAN
• 2002:
GKM Kemoceng ; kebersihan puskesmas
• 2003:
GKM Pita; Ketepatan laporan Posyandu
• 2004:
GKM BeTe Aa; capaian angka kesembuhan TB
• 2005:
GKM Bazigur ; menurunkan jumlah balita gizi buruk
GKM Badut ; meningkatkan jumlah kunjungan balita di
posyandu
• 2006: GKM Mo Ping San ; tentang kesehatan lingkungan (TPS di
masyarakat)
• 2007: GKM Jutek (Jurus Tekan Jentik) ; meningkatkan ABJ di
masyarakat / PSN
GKM Kutukupret ; meningkatkan ABJ di
sekolah/institusi pendidikan
• 2008: GKM Jiggonk ; meningkatkan kesehatan gigi dan mulut anak sekolah
GKM PDKT; meningkatkan penemuan baru kasus TB
TOPIK PERBAIKAN MUTU DI PUSKESMAS KOJA

• 2010: GKM Seksi ; meningkatkan capaian ASI

• 2011: GKM Hayu Ting Ting ; memperbaiki kinerja program VCT,
IMS, PTRM
• 2012; GKM Cinderela ; mengurangi risiko kematian bayi
• 2013; Design Six Sigma GWS; merancang/desain Layanan Rawat
Inap Tingkat Pertama
• 2014; TMM Mahadewi ; Reengineering (Perancangan ulang
Layanan
Persalinan dan Perawatan Ibu dan neonatus di RB)
• 2015; Kaizen Bintang Kecil ; memperbaiki kinerja layanan UKS
TOPIK PERBAIKAN MUTU DI PUSKESMAS KOJA

• 2016: TMM K Pop Lovers ; manajemen program HIV terpadu

• 2017: Kaizen Gelato ; memperbaiki kinerja program Lansia
• 2018: Kaizen Srikandi ; memperbaiki kinerja layanan ibu nifas dan
neonatus risti
• 2019: Kaizen Abege ; memperbaiki kinerja kesehatan remaja di
sekolah dan anak jalanan
• 2021: PSS Si Oke ; layanan kesehatan gigi anak sekolah masa
pandemi
Metodologi yang digunakan

• PDCA TULTA
• TMM (Tim Manajemen Mutu/Middle Management Team)
• Kaizen
• Design Six Sigma
• Perbaikan melalui Sumbang Saran (PSS/SS)
• 5R
DARI MANA JUDUL / TOPIK PERBAIKAN
MUTU
DIDAPATKAN?
PMP (PENINGKATAN MUTU PUSKESMAS

• AKREDITASI PUSKESMAS
• SPM UKM
• PPI
• KESELAMATAN PASIEN
• STANDAR PUSKESMAS DAN STANDAR LAYANAN SESUAI PMK
• STANDAR MANAJEMEN FASILITAS DAN KESELAMATAN LINGKUNGAN
(MFK)
• DLL
Pengukuran indikator mutu

• Indikator Mutu Unit UKP

• Indikator Mutu Admen
• Indikator Mutu UKM (SPM)
• Indikator Mutu Nasional (Kemenkes)
• Indikator Mutu Dinkes DKI
• Indikator Mutu PPI
• Indikator Mutu Keselamatan Pasien
• Laporan Insiden Keselamatan Pasien
• Manajemen Risiko/FMEA
• Manajemen Fasilitas dan Keselamatan Lingkungan, dan K3
JUDUL/TOPIK PERBAIKAN MUTU

• Perubahan kebijakan
• Keluhan pelanggan internal dan eksternal
• Instruksi Manajemen
• Efisiensi atau Cost Reduction Program
• Kinerja yang belum optimal / target yang belum tercapai (indikator mutu dll)
• Manajemen Risiko
• Manajemen Fasilitas dan Keselamatan Lingkungan (kecelakaan, kebakaran, listrik, genset,
limbah dll), K3
• Laporan Insiden Keselamatan Pasien
• Capaian indikator mutu
• Hasil survey kepuasan masyarakat (UKPP/UKM)
• Hasil audit internal
BAGAIMANA MENENTUKAN METODOLOGI DAN
ALAT YANG AKAN DIGUNAKAN?
MENENTUKAN METODOLOGI/ALAT YANG
AKAN DIGUNAKAN DALAM PERBAIKAN MUTU

• Data yang ada

• Bagaimana data akan ditampilkan (harus menguasai penggunaan alat yang
akan dipakai, misalnya kapan menggunakan Pareto Diagram, Ishikawa,
Relation Diagram, Control Chart, Run Chart, Histogram, Diagram Batang, Pie
chart dll), semuanya tergantung pada data yang tersedia
• Permasalahan yang akan diselesaikan
• Apakah akar penyebabnya sudah diketahui
• Apakah sudah jelas apa yang ingin dibuat ketika membuat perbaikan mutu
• Apakah akan melakukan re-design atau re-engineering
• Apakah permasalahannya cukup besar dan lintas unit
METODOLOGI PDCA
TULTA
LANGKAH-LANGKAH PDCA
TULTA
• Sebelum memulai kegiatan terlebih dahulu membuat Jadwal Rencana (dan
nantinya setelah selesai ditambahkan realisasinya)
• LANGKAH 1 : Menentukan Tema dan Judul
• 1.1 Menentukan tema
• Identifikasi Prioritas Masalah
• Analisa Pareto untuk Menentukan Tema
• 1.2 Menentukan Judul (Initial Goals)
• Analisa Kondisi Saat ini
• Analisa Pareto untuk Menentukan Judul
• LANGKAH 2 : MENGANALISA PENYEBAB
1. Stratifikasi hasil Pengumpulan Ide
2. Ishikawa Diagram : Analisa Penyebab Persoalan
3. Voting Penyebab Dominan (NGT)
4. Kesimpulan
LANGKAH-LANGKAH PDCA
TULTA
• LANGKAH 3 : MENGUJI DAN MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN
• 3.1 Menentukan Indikator Pengukuran
Scatter Diagram-Analisa Korelasi
• 3.2 Kesimpulan Hasil Pengujian
• LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA dan MELAKSANAKAN PERBAIKAN
• 4.1 Membuat Rencana Perbaikan
• 4.1.a 5W2H – Solusi yang inovatif
• 4.1.b Intermediate Target
• 4.2 Melaksanakan Perbaikan dan Monitoring
LANGKAH-LANGKAH PDCA
TULTA
• LANGKAH 5 : Meneliti Hasil
• 5.1 Analisa Hasil Perbaikan
• 5.1.a Perbandingan kondisi masing-masing penyebab sebelum dan sesudah
perbaikan
• 5.1.b Perbandingan hasil terhadap judul (Initial Goals)
• 5.1.c Perbandingan hasil terhadap tema
• 5.2 Analisa Dampak Perbaikan
• 5.2.a Dampak Positif
• 5.2.b Dampak negatif (bila ada) dan Rencana Eliminasi
LANGKAH-LANGKAH PDCA
TULTA
• LANGKAH 6 : MEMBUAT STANDAR BARU
• 6.1 Standar Prosedur
• 6.2 Standar Hasil
• LANGKAH 7 : MENENTUKAN DATA BARU DAN
MENENTUKAN RENCANA BERIKUTNYA
• 7.1 Monitoring Penerapan Standar Baru
• 7.2 Menentukan Rencana Berikutnya
• 7.3 Jadwal Rencana
CONTOH PERBAIKAN MUTU DENGAN
METODLOGI PDCA TULTA
GKM CINDERELLA
2012
METODOLOGI MIDDLE MANAGEMENT TEAM
(TMM)
CONTOH PERBAIKAN MUTU DENGAN METODOLOGI TMM
 METODOLOGI KAIZEN

CONTOH PERBAIKAN MUTU DENGAN METODOLOGI KAIZEN

KENDALA DAN
SARAN
• Selalu sulit di awal karena merupakan hal yang baru. Solusi
pendampingan dan bimbingan dari fasilitator atau konsultan
• Jika sudah lama, maka mulai terasa bosan dan jenuh. Solusi
memperkenalkan metodologi baru (terus meningkatkan
kemampuan diri), mengikut sertakan dalam pelatihan, kaji
banding
• Upaya perbaikan mutu sering disamakan dengan Inovasi, sehingga
menjadi rancu ; sementara dari Dinkes sendiri tidak ada definisi
yang jelas tentang apa yang dimaksud dengan inovasi. Saran :
membuat definisi inovasi yang jelas dan terukur
KENDALA DAN
SARAN
• Fasilitator yang sudah mahir dipindahkan, sehingga harus memulai
lagi dari awal. Solusi : Secara rutin mengirimkan karyawan yang
paling menonjol dalam gugus, untuk mengikuti pelatihan
fasilitator, sehingga selalu tersedia kader-kader baru.
• Motivasi dalam membuat GKM bukan untuk perbaikan mutu, tetapi
untuk menang dalam kompetisi, memenuhi KPI pimpinan
• Dalam kompetisi yang dinilai sering hanya berupa inovasi atau
produk yang dihasilkan, tidak melihat proses dan data. Akibatnya
gugus menjadi kurang mahir dalam melakukan proses PDCA dengan
baik
KENDALA DAN
SARAN
• Keterbatasan waktu dan kesibukan, khususnya saat pandemi covid.
Solusi menggunakan metodologi yang sederhana (Kaizen, PSS/SS)
yang memiliki tingkat kesulitan lebih rendah dan lebih singkat
waktunya
• Penilai dalam kompetisi yang diselenggarakan kurang memahami
metodologi dan kode etik penilai (karena tidak mengikuti
pelatihan sebagai penilai). Saran para penilai mengikuti pelatihan
dan jika ingin membuat kelompok penilai maka sebaiknya dibuat
juga aturan dan kode etik penilai
LESSON LEARNED

• Komitmen pimpinan memegang peranan penting

• Dukungan pimpinan dalam proses PDCA
• Semangat berjuang, pantang menyerah dan tidak mudah putus asa
• Semangat untuk selalu melakukan dan memberikan yang terbaik
• GKM bukan sebuah beban, tetapi merupakan kesempatan kita
untuk mencari solusi terbaik untuk membantu mempermudah
pekerjaan kita
LESSON LEARNED

• GKM membuat kita selalu ingin berubah menjadi lebih baik lagi
• GKM membuat pekerjaan kita lebih mudah
• GKM memberikan tantangan untuk berbuat lebih
• GKM mengajarkan kesabaran, ketekunan dan ketelitian
• GKM membuka kesempatan bagi kita mempelajari banyak hal yang
belum pernah kita kenal sebelumnya
LESSON LEARNED

• GKM membuat kita dapat lebih mengembangkan potensi diri, menyadari

kekurangan dan kelebihan
• GKM mengajarkan semua proses dapat dilalui dengan baik, dengan
team
work/kerja sama yang solid
• GKM membuat kita berani mengemukakan ide/pendapat, melihat kekurangan
dalam apa yang kita kerjakan, sekaligus keinginan memperbaiki proses tersebut
• Melaksanakan semua hasil GKM, sehingga dirasakan manfaatnya, dan bukan
hanya sekedar untuk lomba
• Membuat gugus menyadari bahwa yang terpenting adalah proses, dan bukan
menang atau kalah dalam sebuah lomba/kompetisi. Dibuktikan dengan tetap
memberikan reward (misalnya mengikuti kompetisi nasional) atau memberikan
penghargaan kepada gugus
LESSON LEARNED

• Secara rutin mengirimkan karyawan yang paling menonjol dalam

gugus, untuk mengikuti pelatihan fasilitator, sehingga selalu
tersedia kader-kader baru
• Mengikuti pelatihan sekaligus juga merupakan bentuk update ilmu
yang terus menerus, sehingga gugus semakin pintar dalam
memutar siklus PDCA.
• Memberi kesempatan mengikuti kompetisi di dalam dan di luar
negri, selain sebagai reward dan motivasi, juga dapat menjadi
ajang pembelajaran bagi para anggota gugus
LESSON LEARNED

• Selalu memberi dukungan kepada fasilitator dan anggota gugus

• Menemani gugus dalam berdiskusi, memberikan dorongan dan
semangat
• ”I’m not a boss, but I’m a facilitator”, selalu memfasilitasi,
membantu, dan mempermudah para ”GKMners” (pelaku GKM)
dalam melakukan perbaikan mutu, baik dalam lapangan
pekerjaan, maupun dengan pimpinan
• Listen to what they said
• Selalu ada jika dibutuhkan
KESIMPULAN

• TQM IS AN UN-ENDING LEARNING

• CONTINUOUS IMPROVEMENT DENGAN PENDEKATAN PDCA/PDSA
AKAN MENCIPTAKAN PENERAPAN AKREDITASI/ISO SECARA DINAMIS,
DAN MENJADIKAN LAYANAN KITA AKAN SEMAKIN BAIK DAN
BERMUTU
BAGAIMANA JIKA MASIH BELUM
BERHASIL DALAM BER GKM?
PRESTAS
I
 -PRESTASI-

PERAIHAN MEDALI EMAS PERAIHAN MEDALI EMAS PERAIHAN MEDALI EMAS

DI IQC BATAM 2013 DI IQC SOLO 2014 DI IQC PONTIANAK
2015
-PRESTASI-

Peraihan Certificate of Appreciation

Diamond Medal oleh Tim K-Pop Lovers
Puskesmas Kecamatan Koja pada
Indonesia Quality Convention Bandung,
November 2016
 -PRESTASI-
Peraihan Diamond Gold Medal pada Konvensi Mutu Tingkat Nasional di Medan
2017
 -PRESTASI-

PERAIHAN DIAMOND GOLD MEDAL OLEH TIM QCC SRIKANDI

INDONESIA QUALITY CONVENTION DI BATAM (27 – 30 NOVEMBER 2018)
 -PRESTASI-

Tim Kaizen ABeGe Puskesmas Kecamatan Koja mendapat Penghargaan

Platinum Medal Award di Konvensi Mutu Bidang Kesehatan Tingkat Provinsi DKI
Jakarta, 17-18 September 2019
 -PRESTASI-

Tim Kaizen ABEGE Puskesmas Kecamatan Koja meraih Diamond Gold Award
di Indonesian Quality Convention (IQC) di Batu, Malang 26-29 November
2019
 -PRESTASI-

PERAIHAN MEDALI EMAS PERAIHAN MEDALI PERAIHAN MEDALI

ICQCC TAIPEI 2013 EMAS JEPANG 2014 EMAS KOREA
 -PRESTASI-

Peraihan Plaque of Recognition Gold oleh Tim QCC K-pop

Lovers Puskesmas Kecamatan Koja pada International
Convention on Quality Control Circles di Manila, Oktober 2017
 -PRESTASI-

PERAIHAN MEDALI EMAS ICQCC

SINGAPORE 2018 (22 -25 OKTOBER
2018)
 -PRESTASI-

Tim Srikandi Kaizen Puskesmas Kecamatan Koja meraih Gold Award di International
Convention on QC Circle (ICQCC) di Tokyo, Jepang 23-26 September 2019
-OPPORTUNITY TO MEET GREAT -
PEOPLE

Profesor Noriaki Kano

(Kano Model – Kano’s dimension of product quality)
Mutu produk/jasa berkorelasi langsung dengan tingkat kepuasan pelanggan
-TERIMA
KASIH-