PENGAWASAN / CONTROLLING

Mata kuliah : Manajen Umum

Pertemuan : Ke Sembilan ( 9 )
Pembahasan : Fungsi manajemen -----
controlling,---- Pengawasan yang meliputi :
- Pengertian pengawasan.
- Dasar- Proses pengawasan
- Berbagai teknik dan metoda pengawasan
 A. PENGERTIAN PENGAWASAN

• Pengertian pengawasan ----- sebagai proses untuk

“ menjamin “ bahwa tujuan- tujuan organisasi
telah tercapai.

• Kalau ditelaah devinisi tersebut maka pengawasan

mengandung arti yang lebih karena mengandung
konotasi yang mencakup dari penetapan standar,
pengukuran kegiatan dan pengembalian tindakan
korektif.
 B . DASAR PROSES PENGAWASAN
Unsur esensial proses pengawasan yang
dikemukakan oleh Robert J Mockler ---- suatu
sistematik untuk menetrapkan strandar pelaksana
dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang
sistem informasi umpan balik, membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan- penyimpangan serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk
menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien
dalam mencapai tujuan- tujuan perusahaan.
 Tipe –tipe pengawasan
Tipe dasar pengawasan ada 3 yaitu
1. Pendahuluan ---- feedforward control
2. Yang dilakukan bersama2 --- Concurrent control
3. Umpan balik. ---- feedback control

Tahapan dalam proses pengawasan

1. Penetapan standar.– tujuan, sasaran,kuato, dan target
*Standar phisik. – kualitas , jasa, jumlah pelanggan
*Standar- standar moneter. biaya, laba dan pendapatan
*Standar- waktu – kecepatan, deatline
2.Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan.--- alat ukur
3.Pengukuran pelaksanaan kegiatan pengamatan, laporan,metode2
otomatis, inspeksi, pengujian (tes), dan sampel
4.Pembandingan pelaksanaan dengan
standar dan analisa penyimpangan,
5.Pengambilan tindakan koreksi bila
diperlukan, tindakan tersebut berupa :
* Mengubah standar mula- mula.
* Mengubah pengukuran pelakksana .
* Mengubah cara dalam menganalisa dan
menginterpretasikan penyimpangan-
penyimpangan.
EMPAT FAKTOR PENGAWASAN SEMAKIN DIPERLUKAN

• Empat ( 4 ) faktor pengawasan diperlukan oleh

organisasi :
1. Perubahan lingkungan organisasi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi.
3. Kesalahan- kesalahan.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan
wewenang.
 ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL
• Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer
agar pelaksanaan pengawasan menjadi lebih efektif
yaitu :
* Manajemen By Exception (MBE)
* Manajemen- Informasi System (MIS)

MBE --- prinsip pengecualian– manaajer untuk

mengarahkan perhatiannya pada bidang- bidang
pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan
para karyawan atau tingkatan manajemen rendah
untuk menangani variasi- variasi rutin.
 LIMA PEDOMAN MIS
1. Mengikuti sertakan pemakai (unsur) ke dalm tim
perancang.
2. Mempertimbangkan secara hati- hati biaya sistem.
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan
terseleksi lebih dari pada pertimbangan kuantitas
belaka.
4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang
mencukupi bagi para operator dan pemakai sistem.
 KARAKTERISTIK- KARAKTERISTEK
PENGAWASAN YANG EFEKTIF
• Akurat.
• Tepat Waktu.
• Obyektf.
• Terpusat pada titik- titik pengawasan strategik.
• Realistik secara ekonomis.
• Realistik secara organisasional.
• Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.
• Fleksibel.
• Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.
• Diterima para anggota organisasi.
 TUGAS MANEJEMEN UMUM
• ANALISA SWOT ---- Menganalisa, organisasi atau perusahaan (
mahasiswa sendiri yang menetapkan)

• SWOT ---- S = Strengh ---- Kekuatan.

W = Weaknes ---- Kelemahan.
O = Opportunity --- Kesempatan.
T = Threat ---- Ancaman.

Analisa swot --- merupakan cara yang paling efektif untuk

mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan serta mempelajari
kesempatan dan ancaman yang anda hadapi.
MENGANALISA
 DIAGRAM MATRIK SWOT
IFAS STRENGTHS (S) WEAKNES SES (W)
TENTUKAN 5- 10 FAKTOR2 TENTUKAN 5-10 FAKTOR2
KEKUATAN INTERNAL KELEMAHAM INTERNAL
EFAS

OPPORTUNITIES (O) STRATEGI SO STRATEGI WO

TENTUKAN 5-10 FAKTOR2 CIPTAKAN STRATEGI YANG CIPTAKAN STRATEGI YANG
PELUANG2 EKATERNAL MENGGUNAKAN KEKUATAN MEMINIMALKAN KELEMAHAN
UNTUK MEMANFAATKAN UNTUK MEMANFAATKAN
PELUANG PELUANG

TREATHS (T) STRATEGI ST STRATEGI WT

TENTUKAN FAKTO2 CIPTAKAN STRATEGI YANG CIPTAKAN STRATEGI YANG
ANCAMAN EKSTERNAL MENGGUNAKAN KEKUATAN MEMINIMALKAN KELEMAHAN
UNTUK MENGATASI ANCAMAN UNTUK MENGHINDARI
ANCAMAN
 
CONTOH RAMAYANA Manajer yang Saluran distribusi
DIAGRAMberpengalaman
MATRIK SWOT Posisi keuangan
Integrasi vertikal Posisi global
Orientasi internal Fasilitas Manufaktur.

•OPPORTUNITIES (O) STRATEGI SO •STRATEGI WO

• Perluasan kehadiran
• Kondisi Demografi •Menggunakan saluran perusahaan dinegara
• Pembangunan ekonomi distribusi yang telah tertentu dengan cara
Hubungan terbuka dg establis. meningkatkan kualitas dan
minimize cost
negara lain • Join venture dengan distribusi/manu- faktur
Kecenderungan super negara lain • Kembangkan saluran super
store store

TREATHS (T) STRATEGI ST STRATEGI WT

* Peningkatan peraturan • Tingkatkan marmket • Kurangi utang dengan
pemeritah share. menjual salah satu devisi
• Persaingan semakin kuat • Merger dengan usaha.
• Globalisasi perusahaan yg kuat • Cost reduction untuk
kompetitor/pesaing menurunkan BEP
• Cara menganalisa dengan menggunakan kerangka swot
akan membantu untuk memusatkan di dalam area
dimana anda merasa kuat dan dimana kesempatan
yang paling besar berada
Bantuan untuk menganalisa yaitu dengan menjawab
pertanyaan2 dibawah :
Kekuatan.
* Apa kelebihan saudara ?
* Apa yang paling baik saudara lakukan ?
* Apa yang orang lain lihat sebagai kelemahan saudara ?
Pertimbangankan hal ini dari sudut pandang saudara dan
dari sudut pandang orang yang terlibat/berurusan
dengan saudara.
Jangan terlalu rendah hati, lebih realistis. Jika saudara mengalami
kesulitan dalam hal ini cobalah untuk membuat daftar dari
karakter saudara, semoga beberapa diantaranya merupakan
kekuatan.

Kelemahan.
*Apa yang bisa saudara perbaiki ?
* Apa yang paling buruk saudara lakukan ?
* Apa yang harus anda hindari ?

Sekali lagi, pertimbangkan hal ini dari basis internal dan ekstenal
apakah orang lain sepertinya merasakan kekuatan saudara yang
mana tidak saudara rasakan ? Apakah para pesaing saudara
melakukannya lebih baik dari saudara ? Sekarang lebih baik
menjadi realistis dalam menghadapi kenyataan yang tidak
menyenangkan secepat mungkin.
Kesempatan
* Dimanakah letak kesempatan baik untuk saudara ?
* Kecenderungan menarik apakah yang saudara
sadar ?

Kesempatan yang berguna dapat datang dari beberapa

hal seperti :
- Perubahan dalam teknologi dan pasar baik dalam
skala luas maupun sempit.
- Perubahan dalam kebijakan pemerintah
sehubungan dengan bidang saudara.
- perubahan dalam pola sosial, profit, populasi, gaya
hidup dll.
Ancaman
* Apa rintangan yang saudara hadapi ?
* Apa yang dilakukan oleh pesaing saudara ?
* Apakah spesifikasi yang dibutuhkan untuk
pekerjaan produk ataupun jasa saudara
berulah ?
* Apakah perubahan teknologi membahayakan
posisi saudara ?
* Apakah saudara mempunyai banyak utang
atau masalah keungan ?