PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR 1 TAHUN 2023

TENTANG
TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH
 CURRICULUM VITAE
Nama : AGUNG FIRMANSYAH, S.STP., MPA
Tempat Tanggal Lahir : Wales(d), 09-09-1984
Riwayat Jabatan :  Kepala Bagian Organisasi Setda
 Camat Ciledug
 Kepala Bidang Anggaran BKAD
Pendidikan :  D-IV STPDN
 S-2 UGM
Diklat :  Akuntansi
 ABK
 Anjab
 BLUD
 PPATS
 Kompetensi Camat
 Pertanian
 Pasal 9 UU No. 23/2014 ttg Pemda
Urusan Wajib Terkait Pelayanan
Urusan Pemerintahan 1. Pendidikan
Dasar
2. Kesehatan
3. Pekerjaan Umum & Penataan Ruang
4. Perumahan Rakyat &kawasan pemukiman
5. Ketentraman, ketertiban & perlindungan Masyarakat
6. Sosial
Absolut Urusan Konkuren
Pemerintahan Urusan Wajib Tdk Terkait Pelayanan
1. Tenaga Kerja
Dasar
Umum 2. Pemberdayaan Perempuan & perlindungan
Anak
1. Pertahanan Waji Pilihan 3. Pangan
2. Keamanan b (8) 4. Pertanahan
3. Agama 5. Lingkungan Hidup
(24) 6. Administrasi kependudukan & catatan sipil
4. Yustisi 7. Pemberdayaan masyarakat & Desa
5. Politik Non 8. Pengendalian penduduk & keluarga berencana
Luar Pelayanan Dasar 9. Perhubungan
Pelayana
Negeri 10. Komunikasi & Informatika
n Dasar 11. Koperasi, usaha kecil & menengah
6. Moneter &
12. Penanaman Modal
Fiskal 13. Kepemudaan & Olah raga
14. Statistik
15. Persandian
16. Kebudayaan
17. Perpustakaan dan
Pembinaan Umum Pembinaan Teknis 18. Kearsipan
Urusan
1. Pertanian
Pilihan
2. Kehutanan
dilaksanakan 3. Energi dan Sumberdaya
Mineral
4. Pariwisata
Kemendagri Kementerian/Lembaga 5. Kelautan dan Perikanan
6. Perdagangan
Pasal 373 UU No. 23/2014 tentang Pemerintahan 7. Perindustrian
Daerah 8. Transmigrasi
 TATA NASKAH SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

DINAS
NOMOR 061/24/SJ TANGGAL 5 JANUARI 2021 TENTANG
PEMBINAAN PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH

Pembinaan penyelenggaraan TND

01 merupakan kewenangan pembinaan
umum oleh Menteri

Berdasarkan PMDN 56 tahun 2019

02 pedoman TND merupakan

Bagian Tatalaksana tusi dari
pada Setda Provinsi
dan Sub Bagian Tatalaksana pada Setda
Kabupaten/Kota
PENGATURAN TERKAIT TATA NASKAH DINAS TELAH
DIATUR DALAM PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI
NOMOR 54 TAHUN 2009 TENTANG TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN PEMERITAH DAERAH

PERMENDAGRI TERSEBUT DINILAI SUDAH TIDAK

SESUAI DENGAN PERKEMBANGAN ORGANISASI,
PERATURAN PERUNDANGUNDANGAN, DAN
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI KOMUNIKASI DAN
INFORMASI, SEHINGGA PERLU DIGANTI
 Tata Naskah Dinas di Indonesia sangat
beragam seperti keanekaragaman
Adat dan Budaya Indonesia
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih berantakan
KONDISI PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DA E R A H

DUALISME PENGATURAN TND

DI LINGKUNGAN PEMDA

ANTARA

KEMENDAGRI
ANRI
PERMENDAGRI
PERANRI 5 TAHUN 2021
54 TAHUN 2009

KEBINGUNGAN PEMERINTAH DAERAH

MENGAKIBATKAN

RENDAHNYA PENILAIAN INDEKS NOTA

KEARSIPAN REFORMASI BIROKRASI KESEPAHAMAN
PADA PEMERINTAH DAERAH SOLUSI ?
 Nota Kesepahaman Antara Kementerian Dalam Negeri dengan ANRI tentang
Koordinasi Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan
Pemerintah Provinsi

UNTUK MENGAKHIRI DUALISME PENGATURAN

TERKAIT PENYELENGGARAAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH MAKA
KEMENTERIAN DALAM N E G E R I DAN ANRI SEPAKAT
UNTUK MENERBITKAN NOTA KESEPAHAMAN
NOMOR 119/7330/SJ DAN KE.00.00/99/2021
TENTANG KOORDINASI PEMBINAAN DAN
PENGAWASAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI
 PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NO. 1 TAHUN 2023 TENTANG
TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH

Tertib, Efisiensi, dan Melancarkan komunikasi

Efektivitas administrasi kedinasan

Keseragaman format, bahasa, dan

penafsiran dalam penyelenggaraan
Tata Naskah Dinas
 Perubahan Klasifikasi Jenis Naskah Dinas menjadi naskah dinas arahan, naskah dinas
korespondensi, naskah dinas khusus, dan naskah dinas lainnya)
Penyusunan Naskah Dinas melalui media rekam elektronik dan
Pembubuhan tanda tangan elektronik
Pengaturan Kop Naskah Dinas untuk UPT dan BLUD
Hal-hal baru Perubahan bentuk Stempel Naskah Dinas (memakai logo daerah)

apa saja yang Terjadi beberapa perubahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas
oleh KDH hingga lurah
diatur dalam Pengaturan terkait kewenangan penandatanganan Plt, Plh, Pj, dan Pjs

Permendagri Perubahan format naskah dinas (Letak penulisan tujuan penerima surat/Yth…

1/2023 ttg terletak di sebelah kiri sejajar dengan nomor, sifat, dll)

Tata Naskah Penghapusan pengaturan terkait bentuk dan ukuran Papan Nama Kantor

Dinas di ling. pemberian nomor seri pengaman atau security printing untuk pengamanan
naskah dinas

Pemda? Penyusunan naskah dinas dalam bahasa asing

Penertiban pengelolaan Surat Keluar lintas instansi pemerintah atau

pihak luar
Jenis, Susunan, dan Bentuk Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Daerah
 Jenis-jenis Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Daerah
pada Permendagri 54 Tahun 2009

naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum

naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

Jenis-jenis Naskah Dinas

di Lingkungan Pemerintah Daerah pada
Permendagri 1 Tahun 2023

naskah dinas arahan

naskah dinas korespondensi

naskah dinas khusus

 Permendagri 1 Tahun
2023

Permendagri 54 Tahun naskah dinas pengaturan

a. Perda;
2009
b. Perkada; dan
naskah dinas dalam bentuk dan susunan c. Peraturan DPRD.
produk hukum

a. peraturan daerah; naskah dinas penetapan

b. peraturan Kepala Daerah;
c. peraturan Bersama Kepala Daerah; dan a. Keputusan Kepala Daerah;
d. keputusan Kepala Daerah. b. Keputusan DPRD;
c. Keputusan Pimpinan DPRD; dan
d. Keputusan Badan Kehormatan DPRD

naskah dinas penugasan

a. surat perintah;
b. surat tugas; dan
c. surat perjalanan dinas.
 naskah dinas korespondensi internal
a. nota dinas;
b. memo; dan
c. disposisi.

naskah dinas korespondensi eksternal

surat dinas
 Permendagri 54 Tahun 2009 Permendagri 1 Tahun 2023
naskah dinas dalam bentuk dan susunan naskah dinas khusus
surat
a. instruksi; r. pengumuman; a. instruksi; q. rekomendasi;
b. surat edaran; s. laporan; b. surat edaran; r. radiogram;
c. surat kuasa; s. surat tanda
c. surat biasa; t. rekomendasi; tamat
d. surat keterangan; u. surat pengantar; d. berita acara; pendidikan dan
e. surat perintah; v. telegram; e. surat keterangan; pelatihan;
f. surat izin; w. lembaran daerah; f. surat pengantar; t. sertifikat;
g. surat perjanjian; x. berita daerah; g. pengumuman; u. piagam; dan
h. laporan; v. surat
h. surat perintah tugas; y. berita acara; perjanjian.
i. surat perintah perjalanan dinas; z.notulen; i. telaahan staf;
j. surat kuasa; aa. memo; j. notula;
k. surat undangan; ab. daftar k. surat undangan;
l. surat keterangan melaksanakan tugas; hadir; l. surat pernyataan
melaksanakan tugas;
m. surat panggilan; ac. m. surat panggilan;
n. nota dinas; piagam; n. surat izin;
o. nota pengajuan konsep naskah dinas; ad. sertifikat; dan o. lembaran daerah;
p. lembar disposisi; ae. STTPP. p. berita daerah;
q. telaahan staf;
CONTOH SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS CONTOH SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS
DI PERMENDAGRI 54 TAHUN 2009 DI PERMENDAGRI 1 TAHUN 2023
 Pembuatan Naskah Dinas

Media
Rekam
Kertas
dicetak menggunakan
kertas dan dibubuhi
tandatangan basah Media
Rekam
Elektronik
Pembuatan Naskah Dinas dengan media
rekam elektronik menggunakan:
aplikasi umum bidang kearsipan dinamis
atau
aplikasi pengolah kata atau data
 Jenis Huruf pada Naskah Dinas

Jenis huruf pada Naskah

Jenis huruf dan ukuran
Dinas pengaturan dan
pada Naskah Dinas
Naskah Dinas
korespondensi dan
penetapan yaitu
Naskah Dinas khusus
bookman old style
yaitu Arial dengan
dengan ukuran 12 (dua
ukuran 12 (dua belas).
belas)
 PENGGUNAAN KERTAS
Kertas yang digunakan dalam penyusunan Naskah Dinas
penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah
Dinas khusus merupakan kertas jenis Houtvrij
Schrijfpapier (HVS), ukuran A4 dengan gramatur paling
sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2 kecuali pada
lembaran daerah dan berita daerah
Jenis, ukuran, dan gramatur kertas yang
digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas
khusus disesuaikan kebutuhan dengan
memperhatikan ketahanan kertas
 tinta yang digunakan untuk pengetikan
PENGGUNAAN TINTA berwarna hitam
UNTUK NASKAH DINAS
tinta yang digunakan untuk
penandatanganan dan paraf naskah dinas
menggunakan warna biru tua

tinta stempel yang digunakan untuk

Naskah Dinas, berwarna ungu

Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas tinta stempel yang digunakan untuk Naskah
merupakan tinta yang tidak larut oleh air/tidak
luntur atau pigment durabrite
Dinas bersifat rahasia, berwarna merah
Pengaturan Kop, Stempel, Amplop, dan Map
Naskah Dinas
 CONTOH KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH
DI PERMENDAGRI 1 TAHUN 2023
CONTOH KOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH
DI PERMENDAGRI 54 TAHUN 2009
PENGATURAN STEMPEL PERANGKAT DAERAH PENGATURAN STEMPEL PERANGKAT DAERAH
DI PERMENDAGRI 54 TAHUN 2009 DI PERMENDAGRI 1 TAHUN 2023
 CONTOH AMPLOP DINAS JABATAN

CONTOH AMPLOP NASKAH DINAS PERANGKAT DAERAH

PARAF
 PARAF
merupakan tanda tangan
singkat sebagai bentuk
pertanggungjawaban atas
muatan materi,
substansi, redaksi, dan
pengetikan naskah dinas
 Paraf
Hierarki
merupakan paraf pejabat sesuai
jenjang jabatan yang dibubuhkan
PARAF dalam bentuk matriks

TERDIRI ATAS
Paraf
Koordinasi
merupakan paraf pejabat sesuai
substansi tugasnya atau pejabat lain
yang terlibat pada masingmasing unit
kerja yang berbentuk matriks
 CONTOH PARAF HIERARKI

PARAF HIERARKI
KEPALA BIRO/JABATAN PIMPINAN
TINGGI PRATAMA
KABAG/ADMINISTRATOR/JF

KASU BAG / P E NGAWAS/ JF

PELAKSANA

CONTOH PARAF KOORDINASI

PARAF KOORDINASI
JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
JABATAN PIMPINAN TINGGI PRATAMA
Dst
TANDA TANGAN
 Pemberian tanda tangan pada Naskah
Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi
dan verifikasi atas identitas
penandatangan serta keautentikan,
keterpercayaan, dan keutuhan informasi.
 Tanda Tangan Basah
Tanda tangan basah digunakan pada
Naskah Dinas dengan media rekam kertas

Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik digunakan pada
Naskah Dinas dengan media rekam elektronik
TANDA • Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan
TANGAN bentuk kode quick response yang disertai nama pejabat
TERDIRI ATAS penandatangan dan nama jabatan.
• Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan
kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak.
• pendistribusian sebagaimana dimaksud poin di atas dapat
melalui aplikasi umum bidang kearsipan dinamis, media daring
atau media luring.
• Tanda Tangan Elektronik menggunakan sertifikat elektronik
yang
dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia.
 Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas pengaturan dan
Naskah Dinas penetapan tidak menggunakan gelar

Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas
korespondensi, dan Naskah Dinas khusus menggunakan gelar, kecuali piagam, sertifikat, dan
surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan

Penulisan nama penanda tangan untuk pejabat selain Kepala Daerah, Wakil Kepala Daerah, dan
Sekretaris Daerah menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat/golongan

Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat, penjabat sementara, pelaksana

tugas, dan pelaksana harian Kepala Daerah tidak menggunakan gelar, nomor
induk pegawai, dan pangkat/golongan

Penulisan nama penanda tangan untuk penjabat dan pelaksana harian Sekretaris
Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan
 Permendagri 54 Tahun 2009
Contoh penulisan Plt. Jabatan Struktural
Plt. Kepala Biro Organisasi dan Tatalaksana
Contoh penulisan Plt. Kepala Daerah Kepala Bagian Tatalaksana,
Plt. Gubernur Sulawesi Selatan
Wakil Gubernur

Ir. Waasil Ajmi, S.IP, M.Si

Pembina Utama (IV/a)
Andi Ananda 197810102000092002

Permendagri 1 Tahun 2023

Contoh penulisan Plt. Jabatan Struktural
Plt. Kepala Biro Organisasi dan Tatalaksana,
Contoh penulisan Plt. Kepala Daerah
Plt. Gubernur Sulawesi Selatan,

Ir. Waasil Ajmi, S.IP, M.Si

Pembina Utama (IV/a)
Andi Ananda 197810102000092002
PEJABAT PENANDATANGAN NASKAH DINAS
 Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas Oleh Sekretaris Daerah Kab/Kota

Atas Nama Bupati/Walikota

Dalam Jabatan
p. laporan a. keputusan
q. rekomendasi b. surat edaran
a. surat dinas
r. surat pengantar c. surat biasa
b. surat keterangan
s. lembaran daerah d. surat keterangan
c. surat izin
t. berita daerah e. surat izin
d. surat perintah
u. berita acara f. surat perintah
e. surat tugas
v. notula g. surat tugas
f. surat perjanjian
w. memo h. surat perjanjian
g. surat perjalanan dinas
x. daftar hadir i. surat undangan
h. surat kuasa
y. sertifikat j. surat pernyataan melaksanakan tugas
i. surat undangan
k. surat panggilan
j. surat pernyataan
l. nota dinas
melaksanakan tugas
m. pengumuman
k. surat panggilan
n. telegram
l. nota dinas
o. berita acara
m. lembar disposisi
p. piagam
n. telaahan staf
q. sertifikat
o. pengumuman
r. STTPP
Kategori Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas

Sangat Rahasia disingkat SR

Rahasia disingkat R

Terbatas disingkat T

Biasa/Terbuka
disingkat B
 Unit penerima
menindaklanjuti Naskah
Dinas yang diterima
dengan cara
mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai
dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit
pengelola

Unit pengelola
menindaklanjuti
sesuai dengan
klasifikasi Naskah
Dinas dan
arahan
pimpinan Unit Tata
Usaha
Pengendalian mengarsipkan
Naskah Dinas
Naskah Dinas Masuk masuk
 Naskah Dinas keluar yang
telah ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang Naskah Dinas
diberi nomor, tanggal, keluaryang telah
dan stemple oleh unit selesai diproses,
tata usaha pada masing- selanjutnya diarsipkan
masing unit kerja pada unit tata usaha
dan unit pengelola

• Pengendalian Naskah Dinas keluar lintas

instansi pemerintah atau pihak luar dilakukan
Pengendalian Naskah satu pintu melalui Sekretariat Daerah.
Dinas Keluar • Untuk mempercepat penyampaian tujuan
surat, dapat menambahkan tanda untuk
perhatian yang disingkat u.p. diikuti nama
jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama
jabatan yang dituju
Pembinaan &
Pengawasan Menteri dan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai
kewenangannya melakukan pembinaan dan pengawasan
penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah
Daerah.

Gubernur sebagai wakil pemerintah pusat melakukan pembinaan

dan pengawasan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di lingkungan
pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.

Pembinaan sebagaimana dimaksud pada poin di atas dimaksudkan

membantu Menteri dalam melakukan pembinaan Tata Naskah Dinas
dengan mengacu kepada Peraturan Menteri ini.
TERIMA KASIH