Membuat Struktur Organisasi

Cara untuk menentukan struktur organisasi yang efektif agar tidak gemuk dan tidak kurus pula ?
Struktur organisasi yang ada pada sebuah lembaga adalah gambaran dari pemimpin lembaga tentang peran, fungsi dan posisi dari lembaga tersebut. Pada lembaga yang setipikal sekalipun, seperti lembaga dakwah kampus, bentuk struktur organisasi bisa berbeda sama sekali. Oleh karena itu memang tidak ada struktur baku untuk sebuah organisasi, bisa berubah setiap tahunnya, dan itu bukanlah hal yang salah. Sekali lagi bahwa struktur organisasi adalah gambaran pemimpin memandang sebuah lembaga. Saya akan mencoba memberikan gambaran untuk mempermudah bagaimana menentukan sebuah struktur untuk studi kasus lembaga dakwah kampus, sesuai dengan apa yang Kita bicarakan dalam buku ini. Secara fungsional lembaga dakwah kampus mempunyai dua peran utama, yakni Kaderisasi dan Syiar. Ini peran utama yang harus selalu ada dalam sebuah lembaga dakwah kampus, basis dasar dari alasan adanya dua peraan ini adalah surat Ali Imran ayat 79 tentang keseimbangan antara dakwah ( baca : syiar ) dan tarbiyah ( baca : kaderisasi ). Untuk memudahkan pembahasaan, saya akan mengganti istilah peran dengan sektor dakwah (menyesuaikan dengan kebiasaan di kampus). Untuk mendukun kedua sektor dakwah ini, dibutuhkan sektor pendukung ( supporting system ) dari dua sisi, yang pertama sektor pendukung internal yakni dana, dan sektor pendukung eksternal yakni jaringan. Sektor pendukung internal dalam hal ini kebutuhan untuk menyukseskan agenda syiar dan kaderisasi dalam bentuk dana, dana dalam dakwah ibarat oli yang mempermulus perputaran roda dakwah. Kebutuhan dana saat ini adalah hal yang mutlak. Selanjutnya sektor pendukung eksternal adalah jaringan, yang dimana dengan jaringan yang dimiliki oleh lembaga dakwah, dapat mengembangkan sayap dakwah, serta dukungan eksternal ini dapat mempermudah sumber dana, kredibilitas lembaga dan menguatkan jaringan dakwah yang ada. Terakhir ada 2 sektor istimewa yang bisa diadakan sesuai dengan kapasitas lembaga dakwah, jika memang kapasitas lembaga belum stabil maka sektor ini bisa menjadi subsektor dari sektor yang ada. Sektor istimewa pertama adalah sektor kemuslimahan, ia berperan dalam mengkoordiniir muslimah di kampus ( penjelasan lebih lengkap pada bagian urgensi dan lingkup dakwah muslimah). Jika belum memungkinkan sebagai sebuah sektor maka kemuslimahan dapat fokus pada syiar muslimah terlebih dahulu, sehingga dapat menjadi sub-sektor di bawah syiar . Sektor selanjutnya yang merupakan sektor istimewa adalah akademik dan profesi, dimana akan berperan dalam mengelola dan menjaga kompetensi akademik dan profesi kader, serta bisa sebagai sarana untuk syiar berbasis kompetensi. karena peran pembinaan sangat kental disini, maka jika belum memungkinkan menjadi sebuah sektor, akademik dan profesi dapat menjadi sub-sektor di bawah kaderisasi. Untuk menunjang aktifitas dakwah kampus diperlukan pula perangkat tambahan organisasi yang bertugas untuk menunjang kinerja sektor yang ada, perangkat tambahan yang pertama terkait administrasi dan koordinasi dakwah yang terdiri dari sekJen, administrasi/sekretaris, bendaraha, litbang, kajian strategis, dan tim reaksi cepat. Selanjutanya kita juga mengenal badan semi otonom, dimana ini merupakan badan khusus yang dibangun dengan tugas khusus, dan biasanya memiliki peran yang tidak langsung menunjang sektor utama syiar dan kaderisasi, seperti pembinaan adik asuh, tim beasiswa, dan palestina centre.

Dari pemaparan tiga paragraf diatas dapat di ikhtisarkan bahwa terdapat 6 sektor dakwah dan dua perangkat tambahan dalam sebuah lembaga dakwah kampus, yakni ; 1. Sektor Kaderisasi ( utama ) 2. Sektor Syiar ( utama ) 3. Sektor Dana ( pendukung ) 4. Sektor Jaringan ( pendukung ) 5. Sektor Kemuslimahan ( istimewa ) 6. Sektor Akademik dan Profesi ( istimewa )

1. Badan semi otonom ( perangkat tambahan ) 2. Administrasi dan koordinasi dakwah ( perangkat tambahan ) Dari keenam sektor ini bisa diturunkan lagi menjadi sub sektor, tergantung kebutuhan dan kapasitas kader dalam sebuah lembaga. 1. Sektor Kaderisasi a. Mentoring b. Kekeluargaan c. Kurikulum d. Database dan Manajemen Kader e. Pengembangan Organisasi 2. Sektor Syiar a. Syiar Multimedia b. Syiar event c. Syiar pelayanan d. Humas kampus 3. Sektor Dana a. Ekonomi b. BMT c. Pengembangan ekonomi syariah d. Unit usaha mandiri 4. Sektor Jaringan a. Humas eksternal kampus

b. FSLDK 5. Sektor Kemuslimahan a. Syiar muslimah b. Kaderisasi muslimah c. Jaringan muslimah 6. Sektor Akademik dan Profesi a. Akademik b. Profesi c. Tim IT

d. Jaringan Baca

Bagaimana cara untuk menentukan kebutuhan dari struktur organisasi ? pengamatan saya sejauh ini menunjukkan bahwa struktur organisasi dibuat terlebih dahulu, lalu setelah itu dibuat visi lembaga. Secara proses ini merupakan hal yang salah. Karena visi dan misi lah yang nantinya akan menjadi landasan untuk menyusun struktur yang ada. Jika memang visi lembaga Anda tidak membutuhkan bidang akademik profesi, maka tidak perlu memaksakan ada bidang ini. Proses penyusunan struktur adalah sebagai berikut ;

Sebagai contoh saya ambil dari LDK GAMAIS ITB:

Visi satu keluarga menjadi model LDK Nasional berbasis pembinaan dan kompetensi, melingkupi seluruh sayap dakwah menuju Indonesia Islami Misi Terbentuknya kader-kader sesuai profil gamais ITB melalui pembinaan yang tepat dan berkelanjutan serta pengokohan ukhwah untuk mendukung suksesnya dakwah di ITB Syiar dan pelayanan kampus yang mengakar dan menyentuh seluruh elemen kampus

Menjadikan GAMAIS sebagai LDK yang Mandiri Finansial 2010 dan Pelayan Ekonomi Ummat 2013 membentuk mahasiswa ITB yang berprestasi, mencintai ilmu pengetahuan, dan berkontribusi nyata. Berbasiskan jaringan yang luas dan kuat, menjadikan GAMAIS ITB sebagai akselerator dakwah kampus Nasional serta inisiator dakwah kampus Internasional Menuju Muslimah ITB yang Berkepribadian Islami

Struktur Organisasi

Bisa dilihat dari contoh diatas bahwa enam misi yang ada memunculkan 6 sektor dakwah di lembaga dakwah ini. Proses ini memang tidak baku, akan tetapi ketika berpikir akan rencana dakwah, kita harus mampu berpikir dari hal yang global baru diturunkan dalam hal yang lebih detail. Saya masih menggunakan istilah BJ Habibie, bermula dari akhir, berakhir dari awal. Setelah ada struktur ini barulah menyusun program kerja terkait dari masing-masing sektor yang ada. Dalam menentukan bentuk organisasi, ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan, antara lain ; (1) Kuantitas kader dakwah, dimana jangan sampai kondisi sebuah sektor tidak ideal komposisi staffnya dikarenakan terlalu banyak sektor yang ada, coba bandingkan komposisi kader dengan program kerja agar tidak ada yang dizalimi. (2) lingkup dakwah kampus, setiap lembaga mempunyai lingkup dakwah yang berbeda, ada yang sebatas kader, ada yang mencakup seluruh mahasiswa, ada yang hingga seluruh civitas akademika sebuah kampus, ada yang hingga lingkup nasional. (3) kapasitas internal kepala sektor, jika kepala sektor memiliki kemampuan yang lebih, maka bisa dibentuk beberapa sub-sektor pada sebuah sektor, akan tetapi jika kapasitas internal seorang kepala sektor tidak begitu kuat, maka tidak perlu ada sub-sektor, dikoordinir saja dengan sektor yang ada, akan tetapi didukung staff yang kuat.