Organisasi (Ancilla K Kustedjo) EKMA4116 Manajemen KEGIATAN BELAJAR 1
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi (Charles Cooley) mekanisme yang menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan yang mengembangkan semua lambang pikiran, bersama-sama dengan saran untuk menyiarkan dalam ruangan dan merekamnya dalam waktu
Stoner, Freeman, dan gilbert (1996) proses yang digunakan oleh individu untuk mencari kesamaan arti melalui transmisi pesan simbolik Makna Melibatkan orang; kesamaan arti; simbol yang hanya dapat mewakili/mendekati ide yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan. Proses Komunikasi Coutland L. Bovee dan John V. Thill (1993), 5 tahap Komunikasi: 1. Pengirim memiliki ide/gagasan 2. Ide tersebut dibentuk menjadi sebuah pesan, dengan mempertimbangkan subjek apa yang ingin disampaikan; maksud penyampaian pesan; karakteristik pendengar/penerima 3. Pesan tersebut dipindahkan/ditransfer mengunakan sebuah saluran/media 4. Pesan dikirimkan kepada penerima dianggap sukses apabila pesan tersebut dipahami penerima 5. Penerima memberikan umpan balik/feedback kepada pengirim Unsur Komunikasi 1. Manusia sebagai komunikator (orang yang menyampaikan pesan) 2. Pesan yang akan dikomunikasikan 3. Saluran Komunikasi 4. Metode Komunikasi 5. Komunikan atau penerima pesan 6. Gangguan atau distorsi 7. Konteks 8. Umpan balik 9. Pengaruh 10. Lingkungan Komunikasi Fungsi Komunikasi Robins (1996) 4 fungsi utama dalam komunikasi: 1. Pengendalian usaha organisasi melalui proses komunikasi dalam menghadapi perilaku karyawannya dengan cara keharusan mematuhi peraturan yang berlaku dalam organisasi 2. Pengembangan Komunikasi memberikan penjelasan tentang setiap hal yang harus dilakukan karyawan, cara bekerja dengan sebaik-baiknya, dan hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaiki prestasi kerjanya jika belum memenuhi standar. 3. Sarana ungkapan emosional saluran tercepat yang bisa menampung berbagai perasaan, keluhan; kekecewaan, dan perasaan puas terhadap organisasi dan pekerjaan mereka. 4. Pemberian Informasi memberikan informasi kepada seluruh karyawan tentang suatu keputusan melalui saluran komunikasi yang benar Pola jaringan Komunikasi Komunikasi Formal: 1. Komuniaksi dari atas ke bawah (downward communication) berhubungan dengan masalah tanggung jawab dan wewenang karyawan dalam organisasi 2. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up communication) dibangun untuk menyalurkan aspirasi dan membuka partisipasi bawahan kepada atasan 3. Komunikasi horizontal (horizontal communication) yang terjadi diantar rekan sejawat dalam posisi yang sederajat 4. Komunikasi diagonal komunikasi yang biasanya melibatkan dua tingkat yang berbeda dalam organisasi
Komunikasi Informal jaringan komunikasi yang biasanya digunakan para manajer untuk mengontrol bawahannya ketika mereka bekerja. Pola jaringan Komunikasi Komunikasi Internal komunikasi yang terjadi antara manajer dengan komunikan yang berada di dalam organisasi
Komunikasi eksternal komunikasi yang terjadi antara manajer dengan komunikan yang berada di luar organisasi
Manfaat Komunikasi 1. Mengurangi Ketidakpastian 2. Mendapatkan Informasi 3. Menguatkan keyakinan 4. Menggunakan wewenang fungsional Penghalang & Kendala dalam Komunika si 1. Perlindungan (protectiveness) 2. Pertahanan (defensiveness) 3. Kecenderungan menghakimi (tendency to judge) 4. Perspektif yang sempit (Narrow Perspectives) 5. Ekspektasi yang tidak sesuai (Mismatched expectation) 6. Kurang waktu (insufficient time) Peranan Komunikasi dalam fungsi organisasi 1. Komunikasi dan perumusan kebijaksanaan 2. Komunikasi dan pengambilan keputusan 3. Komunikasi dan perencanaan 4. Komunikasi dan pengorganisasian 5. Komunikasi dan penggerakan 6. Komunikasi dan perlaksanaan kegiatan operasional 7. Komunikasi dan pengawasan 8. Komunikasi dan penilaian Keberhasilan Komunikasi dalam organisasi Untuk mencapai keberhasilan dalam komunikasi, maka hal-hal yang harus dilakukan organisasi adalah: 1. Penetapan tujuan 2. Pembuatan dan pelaksanaan keputusan 3. Perekrutan dan pengembangan staf 4. Pengukuran hasil 5. Komunikasi dengan stakeholder 6. Proses negosiasi dengan pemasok dan penyedia dana investasi 7. Proses produksi produk perusahaan 8. Penerapan komunikasi dua arah dsb (modul 11 hal 11.23-11.25) KEGIATAN BELAJAR 2
MOTIVASI DALAM ORGANISASI Motivasi dalam Organisasi (definisi) W.J stanton (1981) Suatu kebutuhan yang distimulasi yang berorientasi kepada tujuan individu dalam mencapai rasa puas
Handoko (1989) keadaan dalam pribadi seseorang menjadi pendorong munculnya perilaku untuk mewujudkan keinginan yang dapat memuaskan dirinya
Gibson (1996) berbagai dorongan yang timbul pada atau di dalam diri individu yang menggerakan dan mengarahkan perilakunya.
Motivasi: kondisi yang menggerakan individu agar mampu mencapai tujuan dari motifnya Motif: suatu bentuk dorongan kebutuhan dalam diri individu yang harus dipenuhi agar individu tersebut dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungannya. Motivasi Kerja Motivasi merupakan unsur yang penting dalam dunia kerja, sebab dapan menyebabkan karyawan bekerja keras dan antusias mencapai hasil maksimal.
Hubungan Motivasi dan kerja Drive Incentive Goal Unstisfied need Satisfied Need
Jika suatu kebutuhan tidak terpuaskan, maka akan timbul dorongan (drive) dan aktivitas individu untuk merespon rangsangan dalam tujuan yang diinginkan. Pencapaian tujuan akan menjadikan individu merasa puas Motivasi kerja: rangsangan bertindak yang menimbulkan dorongan atau semangat kerja dalam rangka mencapai tujuan organisasi Jenis Motivasi Fear motivation motivasi yang didasarkan atas ketakutan contoh: patuh pada pimpinan
Achievement motivation Motivasi ingin mencapai sesuatu contoh: seseorang melakukan sesuati karena ingin berprestasi
Inner motivation motivasi yang didorong oleh kekuatan dari dalam, karena adanya misi atau tujuan hidupnya Teori Motivasi 1. Teori Pemuasan Kebutuhan (Content Theory) seseorang memiliki semangat bekerja agar dapat memenuhi kebutuhannya (inner needs)
Teori Kebutuhan Abraham Maslow 1. Kebutuhan Fisiologis : untuk mempertahankan kelangsungan hidup, (makan, minum, bernapas dll) 2. Kebutuhan rasa aman : Kebutuhan akan perlindungan untuk menjauhkan diri dari berbagai bahaya, ancaman, dan pertentangan. 3. Kebutuhan psikologis: Kebutuhan untuk disayangi dan diperhitungkan sebagai pribadi; diterima oleh kelompok, mitra dan sahabat 4. Kebutuhan penghargaan: kebutuhan akan harga diri dihargai, dihormati dan diakui oleh orang lain 5. Kebutuhan Aktualisasi diri : kebutuhan untuk memaksimalkan menggunakan kemampuan, keterampilan dan potensi yang dimiliki individu melalui berbagai kegiatan serta kebutuhan untuk berpendapat, memberikan kritik, dan penilaian Teori Motivasi Teori X & Y Douglas Mc. Gregor Teori X: manusia didorong oleh faktor eksternal agar mau bekerja dan manusia pada dasarnya memilih tidak bekerja Teori Y: manusia bekerja karena memerlukan kepuasan dalam bekerja
Kelemahan: banyaknya kesalahan yang dilakukan manajer dalam usaha meningkatkan motivasi karyawannya sebab semua karyawan diasumsikan memiliki kebutuhan yang sama Teori Motivasi Teori Contingency Morse & Lorsch Asumsi: Pola kebutuhan dan motivasi setiap individu beragam dan keduanya akan terbawa dalam perilaku ditempat kerjanya Motif memiliki kemampuan ini terdapat dalam diri setiap individu dan mungkin bisa dipenuhi dengan cara yang berbeda-beda oleh orang yang berbeda Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, seringkali terjadi di saat situasi sedang harmonis antara tugas dan organisasi Pemenuhan motivasi untuk memiliki rasa berkompeten, jika terjadi secara berulang-ulang akan menjadi motivasi yang baik Teori Motivasi Teori Kebutuhan David Mc. Cleeland (1961) 1. Kebutuhan akan prestasi (need for achievement), dorongan untuk menjadi unggul dari orang lain 2. Kebutuhan akan afiliasi (need for affiliation), yaitu dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, dan berkumpul dengan orang lain 3. Kebutuhan akan kekuasan (need for power), dorongan untuk memiliki pengaruh yang kuat. Teori Motivasi Teori Dua faktor Motivasi Higiene & Frederick Herzberg Motivasi kerja bisa dipertahankan dengan cara melihat 2 macam situasi yang mempengaruhi individu terhadap pekerjaannya (faktor motivator (satisfier) dan faktor higienis (dissatisfier)
Kelemahan: faktor-faktor yang dikemukanan oleh Herzberg berjalan sendiri-sendiri dan tidak saling melengkapi Faktor Motivator Faktor Higienis 1. Keberhasilan Pelaksannaan (achievement) 2. Pengakuan Prestasi 3. Pekerjaan itu sendiri 4. Tanggung Jawab 5. Pengembangan 1. Kebijakan dan Administrasi 2. Supervisi 3. Upah/gaji 4. Hubungan Interpersonal 5. Kondisi Kerja
Teori Motivasi Teori kebutuhan ERG (Exixtence, Relatedness, and Growth) Clyton Alderfer (1997) Existence needs berkaitan dengan masalah fisik dan keberadaan karyawan Relatedness Needs Kebutuhan hubungan antar pribadi (kepuasan berinteraksi dalam lingkungan kerja) Growth Need kebutuhan meningkatkan kemampuan diri pribadi
Kelemahan: kurang menekankan pada susunan hierarki; perubahan orientasi bisa merupakan kegagalan dan kebutuhan yang lebih tinggi serta dapat menunjukan regresi dengan penambahan pada jenjang kebutuhan yang lebih rendah Teori Motivasi 2. Teori Motivasi Proses (Process Theory)
Teori Pengharapan (Expectation Theory) Victor Vroom 1. Harapan (expectancy) kemungkinan yang dirasakan oleh seseorang bahwa apabila ia melakukan sejumlah usaha tertentu maka ia akan menjurus pada tingkatan kinerja tertentu 2. Nilai atau daya tarik imbalan (valence) akibat dan perilaku tertentu akan memilki nilai bagi individu tertentu 3. Pertautan (instrumentality) persepsi individu bahwa hasil pertama berhubungan dengan hasil selanjutnya Teori Motivasi Teori keadilan atau Kesetaraan (Equity Theory) Berasumsi bahwa setiap individu ingin diperlakukan secara adil dan mereka cenderung membandingkan kontribusi imbalan yang mereka terima dengan kontribusi dan imbalan yang di terima orang lain.
Teori Pengukuhan (Reinforcement) Menjelaskan bahwa jika keinginan perilaku disertai dengan imbalan maka seseorang akan termotivasi untuk mengulangi perilaku tersebut Prinsip Memotivasi Kerja Karyawan a. Prinsip Partisipasi b. Prinsip Komunikasi c. Prinsip mengakui adanya perbedaan individu d. Prinsip menyesuaikan individu dengan pekerjaan e. Prinsip mengakui andil bawahannya f. Prinsip pendelegasian wewenang g. Prinsip memberi perhatian h. Prinsip Pemberian uang Syarat manajer untuk menjadi motivator yang baik a. Memotivasi kepada diri sendiri b. Kecerdasan emosi c. Empati d. Memberikan harapan terbaik kepada bawahan yang dipimpin e. Pelajari secara serius hal-hal pokok yang dibutuhkan bawahan f. Tetapkan Standar keunggulan yang tinggi g. Ciptakan suasana di mana kegagalan bukanlah suatu yang fatal h. Dsb (modul 11 hal 11.48-11.50) Faktor yang mempengaruhi motivasi Memahami apa kebutuhan karyawan dalam bentuk kategori Abraham Maslow Mengidentifikasi tentang apa yang mereka butuhkan dan juga yang mereka inginkan Pengakuan, pujian, promosi, kesempatan untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi membuat karyawan bisa termotivasi Pemanfaatan imbalan jasa uang sebagai kesejahteraan hidup bawahan
Teori Motivasi dalam Aplikasi 1. Manajemen berdasarkan sasaran cara menggunakan tujuan untuk memotivasi orang-orang, bukan untuk mengawasi mereka 2. Modifikasi perilaku penerapan teori penguatan kepada individu-individu dalam situasi kerja. Program dimana para manajer mengidentifikasi perilaku karyawan yang dihubungkan dengna kinerja dan kemudian menjadi suatu strategi intervensi untuk memperkuat perilaku kinerja yang diinginkan 3. Program pelibatan karyawan suatu proses partisipasi yang menggunakan seluruh kapasitas karyawan dan didesain untuk mendorong peningkatan komitment bagi sukses organisasi 4. Dsb (modul 11 hal 11.52-11.55) Referensi Modul Manajemen Universitas Terbuka Slide Tutorial Manajemen Widita Rarasati Fadia Dewanda