1

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang

Pembangunan

kesehatan

merupakan

bagian

integral

dari

pembangunan nasional, yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran,

kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud
kesehatan masyarakat yang optimal. Untuk mencapai derajat kesehatan yang
optimal, maka harus adanya pelayanan kesehatan yang baik. Salah satu
tempat mendapatkan pelayanan kesehatan adalah rumah sakit. Rumah sakit
salah satu pusat kesehatan yang di tuntut untuk meningkatkan mutu di
segala bidang. (Edna K. Huffman, 2003).
Terwujudnya derajat kesehatan masyarakat yang optimal tidak lepas
dari adanya peningkatan mutu pelayanan kesehatan, untuk itu perlu adanya
sarana penunjang yang memadai antara lain melalui penyelenggaraan sistem
rekam medis pada setiap pelayanan kesehatan. Hal ini sesuai dengan
peraturan pemerintah No.10 Tahun 1966 tentang

wajib simpan rahasia

kedokteran/lembaran negara tahun 1966 No.21 tambahan lembaran negara

No.2803, sebagai dasar menjamin terlaksananya rekam medis di rumah
sakit.(Depkes,1997)

Pesaatnya perkembangan intansi saat ini membuat persainggan setiap

intansi semakin meningkat demikian juga dengan intansi bidang kesehatan.
Hal tersebut merupakan tantangan bagi tenaga kesehatan terutama tenaga
rekam medis sebagai pelayanan terdepan bagi rumah sakit. Oleh karena itu
untuk meningkatkan pelayanan bagi rumah sakit, haruslah disertai dengan
keterampilan dan pengatahuan petugas rekam medis dalam pemberian
layanan serta sarana dan prasarana yang memadai untuk melaksanakan
pelayanan kesehatan terhadap masyarakat.
Agar dapat memberikan pelayanan yang bermutu maka diperlukan
sebuah sistem penyimpanan berkas rekam medis yang terorganisir dengan
baik diman segala informasi, kelengkapan dan kerahsiaannya dapat terjaga
serta dapat memberikan pelayanan secara cepat dan tepat.
Tujuan pengolahan rekam medis di rumah sakit adalah untuk
menunjang tercapainya tertib admistrasi dalam rangka upaya mencapai
tujuan rumah sakit, yaitu peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah
sakit. Pedoman atau petunjuk teknisi pengelolaan rekam medis pada suatu
rumah sakit pada dasarnya mengatur peroses kegiatan yang di mulai pada
saat diterimanya pasien di tempat penerimaan pasien, pencatatan data medis
pasien selama pasien tersebut mendapat pelayanan medis, sampai pada
penanganan

berkas

rekam

medis

pasien

yang

meliputi

kegiatan

penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk

melayani peminjaman bila pasien berobat ulang atau keperluan lain .

Rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi informasi yang ada

didalam rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau pun
pemalsuan data yang ada didalam rekam medis atau dipergunakan oleh
orang yang semestinya tidak di beri izin, dan dalam hal petugas rekam
medis membantu dokter yang merawat dalam mempelajari rekam medis.
(Depkes, 1997:112).
Permintaan rutin akan rekam medis baik dari unit rawat jalan maupun
nit gawat darurat sering mengalami keterlambatan dalam pendistribusian
berkas rekam medis yang disebabkan tidak ditemkanya berkas rekam medis
didalam rak penyimpanan, hal ini terjadi karena adanya salah letak atau
salah simpan dalam melakukan penyimpanan berkas rekam medis, dan
lamanya pengambilan berkas rekam medis dari bagian lain keruangan
penyimpanan berkas rekam medis. Jika petugas petugas rekam medis secara
periodik melakukan pengecekan terhadap pengembalian berkas rekam
medis maka berkas rekam medis tidak terkontrol dengan baik sehingga
keamanan informasi yang ada didalam berkas rekam medis yang bersifat
rahasia tidak dapat dijaga dengan baik
Dari latar belakang masalah di atas, penulis merasa tertarik untuk
melakukan penelitian dengan topik masalah SISTEM PENYIMPANAN
DAN KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUD SELASIH
PANGKALAN KERINCI 2013

B. Rumusan Masalah
Bagaimana sistem penyimpanan berkas rekam medis dan keaman data
berkas rekam medis di RSUD Selasih .
C. Tujuan Proposal Karya Tulis Lmiah
1. Tujuan Umum
bagaimanakah sistem penyimpanan berkas rekam medis dan
keaman berkas rekam medis di RSUD Selasih Pangkalan Kerinci Tahun
2013
2. Tujuan Khusus
a. mengetahui sistem penyimpanan berkas rekam medis yang di
gunakan di ruang rekam medis di RSUD Selasih.
b. mengatahui sitem pengambilan berkas rekam medis di RSUD
Selasih.
c. mengetahui pendistribusian berkas rekam medis di RSUD Selasih.
d. Mengatahui sumber daya manusia (SDM) di ruangan penyimpanan
berkas rekam medis di RSUD Selasih.
e. mengetahui keamanan berkas rekam medis di RSUD Selasih.

D. Manfaat Penulisan Peroposal Karya Tulis Ilmiah

1. Bagi Penulis
Sebagai perbandingan dari hasil studi yang di pelajari, dengan
observasi langsung kelapangan tentang penyimpanan dan keamanan
rekam medis, serta menambah wawasan untuk membuat suatu proposal
yang baik dan benar.

2. Bagi STIKes Hang Tuah Pekanbaru

Sebagi referensi dan perbandingan antara teori yang didapat selama
mengikuti perkuliahan dengan kenyataan yang ada di lapangan dan
sebagai sumbangn pikiran yang kiranya berguna sebagai data dan
informasi dan bahan bacaan bagi mahasiswa dalam melakukan penelitian
lanjutan yang relevan.

3. Bagi RSUD Selasih Pkl.kerinci

Dari hasil penelitian yang dilakukan dapat menjadi evaluasi dan
masukan bagi RSUD Selasih Pangkalan Kerinci untuk menyusun
kebijakan dalam meningkatkan mutu pelayanan rekam medis sesuai
dengan pedoman rekam medis yang telah ditetapkan.

E. Sistem Penulisan Peroposal KTI

1. BAB I PENDAHULUAN
a. Latar Belakang Masalah
b. Rumusan Masalah
c. tujuan penulisan proposal krya tulis ilmiah
d manfaaat penulisan proposal karya tulis ilmiah
e. sistem penulisan peroposal karya ilmiah
2. BAB II TINJAUAN PUSTAKA
a. landasan tiori
b.kerangka konsep.
3. BAB III METODOLOGI
a.
b.
c.
d.
e.

jenis penelitian
lokasi dan waktu penelitian
informasi penelitian
difinisi oprasional
teknik pengumpulan data
1) instrumen pengumpulan data
2) ruang lingkup penelitian
3) metode pengumpulan data

4) sumber data
f. teknik pengolahan dan analisi data
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Landasan tiori
1. pengertian rekam medis

Pengertian rekam medis sangat luas karena merupakan suatu

sistem. Sistem penyelenggaraan rekam medis di mulai dari pendaftaran
pasien sampai rekam medis tersebut menjadi sbuah informasi.
Catatan medis adalah kumpulan fakta-fakta sejarah kehidupan dan
kesehatan manusia, termasuk penyakit lama dan sekarang, serta
pengobatannya, ditulis oleh propesional kesehatan yang ikut mengasuh
pasien tersebut. Catatan medis harus selesai pada waktunya dan berisi
data yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, menkong diaknosa atau
alasan

dengan

asuhan

kesehatan,membenarkan

pengobatan,dan

mendokumentasikan hasil. (Enda K Huffman,2011 : 18)

Rekama medis adalah keterangan baik yang tertukis maupun yang
terekam tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboraturium,
diagnosa serta segala pelayanan dan indakan medis yang diberikan
kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan
maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat. (Depkes RI. 2006:11)

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan Rekam Medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan
dirumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis

yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit
sebagai mana yang

diharapkan. Sedangkan tertib administrasi

merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan

kesehatan dirumah sakit. (Depkes,RI 2006 : 13)

3. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan Rekam Medis terdiri dari beberapa aspek, yaitu :
a. Aspek Medical (Medis)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan
atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
b. Aspek Administration
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan
pelayanan kesehatan.
c. Aspek Hukum (Legal)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

10

keadilan , dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyedian

hukum tanda bukti untuk menegakan keadilan.
d. Aspek Keuangan (Financial)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya
mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek keuangan.
e. Aspek Penelitian (Riset)
Suatu berkas rekam medis mempunayai nilai penelitian karena isinya
menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang
kesehatan.
f. Aspek Pendidikan (Education)
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan karena
isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan
kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada
pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau
referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.
g. Aspek Dokumentasi (Dokumentation)

11

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan
dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

4. Nilai Guna Rekam Medis

Menurut rustiyanto (2009) nilai guna rekam medis terdiri atas tiga bagian
yaitu :
a. Bagi pasien
1) menyediakan bukti asuhan keperawatan/tindakan medis yang
diterima oleh pasien.
2) menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk kedua kali
dan seterusnya.
3) menyediakan data yang dapat mellindungi kepentingan hukum
pasien dalam kasus-kasus kopensasi pekerja kecelakan peribadi
atau mal praktek.
b. Bagi Fasilitas Layanan Kesehatan
1) memiliki data yang dipakai unntuk pekerjaan prefisional kesehatan
2) sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien
3) mengevaluasi penggunaan sumberdaya

c. Bagi Pemberi Pelayanan

12

1) menyediakan

informasi

untuk

membantu

seluruh

tenaga

perefisional dalam merawat pasien

2) membantu doktor dalam menyediakan data perawatan yang bersifat
berkesinambungan pada berbagai tigkat pelayanan kesehatan.
3) menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan

5. Sistem Penyimpanan
Cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis
yaitu :
a. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan menyimpan rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun
catatan selama seorang pasien dirawat.
Kebaikannya :
1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
2) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan
3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah di standarisasikan.
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
5) Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangannya :
1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat
jalan dan unit rawat inap.
2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi

13

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahaan antara rekam

medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis
disimpan disatu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis
penderita dirawat disimpan dibagian pencatatan medis.
Kebaikannya :
1) Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan
Kekurangannya :
1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
Secara teori cara disentralisasi lebih baik dari pada
desentralisasi, tetapi pada pelaksaannya tergantung pada situasi dan
kondisi masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi
yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain :

a.

Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang

menangani pengelolaan rekam medis.

b.
Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang
dikelola oleh pemerintah daerah.

Sistem

penyimpanan

menurut

nomor

yang

sering

dipraktekkan yaitu :
1.
2.

Sistem Nomor Langsung ( Straight Numeral Filling System)

Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)

14

3.

Sistem Angka Tengah ( Middle Digit Filling System)

1.

Sistem Nomor Langsung ( Straight Numeral Filling System)

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung ( Straight
Numeral Filling System) adalah penyimpanan rekam medis dalam
rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya.
Keuntungan :
a.
Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan
b.

pekerjaan penyimpanan tersebut

Memudahkan di dalam pengambilan kembali rekam medis
untuk keperluan riset dan memilih rekam medis in-aktif

Kelemahan :
a.

Pada saat penyimpanan rekam medis, petugas harus

memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis,

b.

sehingga mudah terjadi salah penyimpanan

Makin besar angka yang diperhatikan makin besar
kemungkinan membuat kesalahan, hal yang menyebabkan
kesalahan tersebut adalah tertukarnya urutan nomor, misalnya
rekam

c.

medis

nomor

547623

tersimpan

pada

tempat

penyimpanan nomor 547723.

Hambatan yang lebih serius dalam sistem ini adalah
terjadinya pekerjaan paling sibuk terkonsentrasi pada rak
penyimpanan untuk nomor besar, yaitu rekam medis dengan
nomor terbaru.

15

d.

Beberapa orang petugas penyimpanan yang bekerja

bersamaan

kemungkinan

akan

saling

menghalangi

(berhimpitan) satu sama lainnya secara tidak sengaja.

e.
Pengawasan kerapian sangat sukar dilakukan, karna tidak
memungkinkan memberikan tugas bagi seorang staf untuk
bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
2.

Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)

Penyimpanan dengan sistem akhir lazim disebut terminal
digit filliing system. Disini di gunakan nomor-nomor dengan 6
angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing
terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang
terletak paling kanan, angka kedua adalah angka yang ditengah dan
angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
00

77

Angka ketiga
(Tertiary digits)

96

Angka kedua

Angka pertama

(Secondary digits)

(Primary digiits)

Dalam penyimpanan dengan sistem akhir adalah kelompok angka

pertama yaitu 00 sampai 99
Contoh :

65
2-

2
4

2
4

7-

8-

2-

2-

16

0
2
4
95
2-

00-06-

26
01-06-

98-0526
990526

26
98-99-30
99-99-30
00-00-31
01-00-31

Sistem penyimpanan angka akhir lebih dianjurkan

untuk dipilih karna umum dipakai, lebih mudah,
efisien, dan efektif.
Keuntungan:
a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar
merata ke 100 section didalam rak penyimpanan.
Petugas-petugas

penyimpanan

tidak

akan

terpaksa berdesak-desak disatu tempat , dimana

rekam medis harus disimpan dirak.
b. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab
untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4
petugas masing-masing diserahi : section 00-24,
section 25-49, section 50-74, section 75-79.
c. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap
petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam
medis yang hampir sama setiap harinya untuk
setiap section.
d. Setiap section, pada saat ditambahnya rekam
medis baru disection tersebut.

17

e. Jumlah rekam medis untuk tiap- tiap section

terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rakrak kosong.
f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis,
membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).
g. Kekeliruan penyimpanan

(missfile)

dapat

dicegah, karena petugas penyimpanan hanya

memperhatikan
memasukkan

dua
rekam

angka
medis

saja
kedalam

dalam
rak,

sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca

angka.

3. Sistem Angka Tengah

( Middle Digit Filling

System)
Istilah yang dipakai adalah penyimpanan
dengan sistem angka tengah (Midle Digit Filling
System). Disini penyimpanan rekam medis diurut
dengan pasangan angka-angka, sama halnya dengan
sistem angka akhir. Namun angka pertama, angka
kedua, angka ketiga, berbeda letaknya dengan
sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang
terletak ditengah- tengah menjadi angka pertama,

18

pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi

angka
kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi
angka ketiga.
Lihatlah contoh dibawah ini :
58-78-96
58-78-97

99-78-96
99-78-96

58-78-98
58-78-99
59-78-00
59-78-01

99-78-96
99-78-96
99-78-96
99-78-96

Pada contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah

rekam medis (58-78-00 sampai dengan 58-78-99)
berada dalam urutan langsung.
Keuntungan :
a.

Memudahkan

pengambilan

100 buah rekam medis yang nomornya

berurutan
b.

Penggantian dari sistem nomor

langsung ke sistem angka tengah lebih mudah
dari pada penggantian sistem nomor langsung

c.

ke sistem angka akhir

Kelompok 100 buah rekam
medis yang nomornya berurutan,pada sistem
nomor langsung adalah sama persis dengan
kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem
angka tengah

19

d.

Dalam sistem angka tengah

penyebaran nomor-nomor lebih merata dalam
rak penyimpanan jika dibandingkan dengan
sistem nomor langsung tetapi tidak menyamai

sistem angka akhir

e.
Petugas-petugas penyimpanan
dapat dibagi untuk bertugas pada section
penyimpanan

tertentu

dengan

demikian

kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.

Kekurangan :
a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih
lama
b. Terjadi

rak-rak

lowongan

section

apabila

rekam

pada
medis

beberapa
dialihkan

ketempat penyimpanan tidak aktif

c. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan
dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih
dari angka.

5. Tata Cara Pengabilan Kembali Rekam Medis

a. Pengeluaran Rekam Medis
Ketentuan pokok yang harus di taati ditempat
penyimpanan, adalah:

20

1) tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang

rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan.
Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orangorang di luar rekam medis, tetapi juga bagi
petugas-petugas rekam medis sendiri.
2) seorang yang menerima/meminjam rekam medis,
berkewajiban untuk mengembalikannya dalam
keadan baik dan tepat waktunya. Harus dibuat
ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam
medis diperboleh tidak berada dirak penyimpanan.
Seharusnya setiap rekam medis kembali keraknya
pada setiap akhir hari kerja, sehinga dalam
keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari
informasi yang diperlukan.
3) rekam mesdis tidak hanya di benarkan diambil
dari rumah sakit, kecuali atas perintah keadilan
dokter-dokter atau pegawai rumah sakit yang
berkepentingan dapat meminjam rekam medis untuk
dibawa keruang kerjanya selama jam kerja, tetapi
semua rekam medis yang di pinjam harus di
kembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam
kerja. Jika rekam medis diguakan dalam waktu
beberapa hari , maka harus disimpan dalam tempat
sementara di ruang rekam medis. Bila rekam medis di

21

gunakan oleh beberapa orang. Perpindahan berkas dari

satu orang kelainya harus mengisi kartu pindah tangan.
Kartu ini berisi : tanggal, pindah tangan dari siapa,
kepada siapa, untuk keperluan apa, dan digunakan oleh
dokter siapa. Kartu ini diletakan sebagai petunjuk
keluar di tempat rekam medis disimpan di dalam rak.
(Depkes, 1997, hal 85).
b. Ketentuan Dan Perosdur Penyimpanan Rekam
Medis
Ketentuan dasar yang membantu melancarkan
pekerjan pengelolaan rekam medis:
1) saaat berkas rekam medis dikembalikan ke unit
rekam medis harus disortil sebelum di simpan. Hal
ini berguna untuk membantu menemukan kembali
berkas rekam medis yang di perlukan dan
memudahkan pekerjaan penyimpanan.
2) Haya petugas rekam medis yang di benarkan
menangani berkas rekam medis.
3) Berkas rekam medis yang sampulnya rusak atau
lembaran lepas maka harus segera diperbaiki,
untuk mencegah kerusakan lebih lanjut dan untuk
menghindari hilangnya informasi yang bernilai
pada berkas rekam medis itu sendiri.

22

4) Pengamaan

terhadap

penyimpanan

harus

dilakukan secara teratur, untuk menemukan berkas

rekam medis yang salah simpan dan mengecek
buku pinjaman berkas rekam medis. Yang akan
memberi petunjuk di mana berkas berkas rekam
medis yang belum dikembalikan.
5) Berkas rekam medis yang berkenaan dengan
peroses hukum jangan di simpan di tempat
penyimpanan biasanya, tapi harus di simpan
diruag pimpinan yaitu kepala rekam medis.
6) Petugas penyimpanan harus bertanggung jawab
memelihara kerapatan ketepatan dan keakuratan
rak rak penyimpanan.
7) Berkas rekam medis yang sedang di peroses atau
di pakai oleh petugas bagian rekam medis harus di
letakkan di atas meja atau rak dengan maksut
berkas tersebut bisa di gunakan setia saat apa bila
di perlukan.
8) Adanya perosedur
penyimpanan

yang

tertulis
berisi

untuk

petugas

tentang

petunjuk

pelaksanaan dan peningkatan pengadilan terhadap

berkas rekam medis.

c. Outguides Atau Petunjuk Keluar

23

Outguides merupakan salah satu alat yang penting

untk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam
penggunaannya petunjuk ke luar ini diletakan
sebagai penganti tempat map-map rekam medis yang
di ambil (di keluarkan) dari rak penyimpanan petunjuk
keluar tetap berada di luar rak tersebut. Sampai map
rekam medis yang di ambil (dipinjam) kembali
(Depkes RI,1997:85).
d. Distribusi Rekam Medis
Ada beberapa cara untuk mendistribusikan rekam
medis. Pada sebagian rumah sakit pendistribusian
dilakukan dengan menual yakni dengan menggunakan
tangan dari suatu tempat ke tempat yang lainya.Selain
itu distribusi berkas rekam medis bisa di lakukan
dengan sistem tabung pneumetic yang dengan cepat
mengirimkan rekam medis ke berbagai bagian.
Dumbwaiter (meja atau rak berjalan),atau juga
elvalator yang membawa rekam medis naik atau turun
dari berbagai lantai, atau turu dari berbagi lantai, atau
conveyer horizontal (Depkes,1997:87)
e. Keamanan Berkas Rekam Medis

24

Pengaman berkas rekam medis adalah suatu

usaha yang mana dokumen atau arsip tidak hilang agar
isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh
orang lain yang tidak berhak mengatahui. Petugas
harus mengatahui persis dokumen atau arsip yang
sangat vital bagi organisasinya, mana saja yang tidak
terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia, dan
sebagainya. Pada dasarnya arsip dinamis sangat
rahasia. Adapun usaha pengamanan berkas atau arsip
rekam medis adalah sebagai berikut:
1) Petugas harus betul-betul orang yang dapat
menyimpan kerahasiaan atau orang yang didasari
pendidikan rekam medis.
2) Harus di lakukan pengendalian dalam meminjam
arsip atau dokumen misalnya dapat ditetapkan
bahwa pememinjaman dokumen atau arsip hanya
boleh di lakukan oleh petugas atau unit kerja yang
bersangkutan.
3) Diberi larangan bagi semua orang, selain petugas
penyimpanan mengambil arsip atau dokumen dari
tempat penyimpanan.
4) Arsip atau dokumen di letak di dalam ruagan yang
aman sehingga terhindar dari tangan orang yang
tidak bertanggung jawab.

25

Upaya pengamanan dan pemeliharaan arsip atau

dokumen pada dasarnya menyangkut dua aspek.
1) Pemeliharaan terhadap arsip atau dokumen yang
secara langsung bersentuhan dengan berbagai
faktor perusak
2) Pemeliharaan dan pengamanan

terhadap arsip

atau dokumen terhadap lingkungan penyimpanan .

Jadi adapun tujuan dari perlindungan arsip atau
dokumen ialah penjagaan agar arsip tersebut :
1) Tidak hilang
2) Tidak jatuh

ketangan

orang

yang

tidak

berkepentingan
3) Tidak disalah gunakan oleh orang atau pihakpihak untuk mencari keuntungan atau kepentingan
peribadi.
4) Tidak

cepat

mudah

rusak

(Sugiarto,a,wahyono,T,2005;87)
f. Sumber Daya Manusia
sumber adalah segala sesuatu, baik yang
berwujud maupun tidak berwujud, yang di gunakan
untuk mencapai hasil, misalnya peralatan, persediaan,
waktu, dan tenaga (http://www.artikata.com).

26

Daya adalah kemampuan melakukan sesuatu

atau kemampuan bertindak. Daya manusia adalah
potensi manusia yang dapat di kembang untuk proses
produksi (http://www.artikata.com)
Manusia dapat diartikan sebagai sebuah konsep
atau sebuah fakta, sebuah gagasan atau sebuah raalitas,
kelompok atau induvidu.
Sumber daya manusia (SDM) kesehatan adalah
tenaga kesehatan profesi termasuk tenaga kesehatan
yang setra tegis dan tenaga kesehatan non profesi serta
tenaga pendukung/penunjang kesehatan yang terlibat
dan bekerja serta mengabdikan dirinya seperti dalam
upaya dan manejemen kesehatan (Depkes RI, 2009)
Adapun jenis jenis dari tenaga kesehatan terdiri dari :
1) Tenaga medis : dokter dan dokter gigi
2) Tenaga keperawatan : bidan dan perawat
3) Tenaga kefarmasiaan : apoterker analisis farmasi
dan asisten apoteker
4) Tenaga kesehatan masyarakat : penyuluhan
kesehatan, sanitasi
5) Tenaga gizi : nutrisionis dan dietisien
6) Tenaga teknisi medis : perekam informasi
kesehatan
B. Kerangka Konsep

27

Untuk menciptakan suatu penyimpanan berkas rekam

medis yang baik, benar dan aman di perlukan berbagai
penunjang yaitu : adanya prosedur atau pedoman yang di
jadikan patokan atau acuan dalam melaksanakan kegiatan,
dan peroses pelaksanaan kegiatan apakah telasesuai denag
prosedur dan pedoman yang berlaku, adanya SDM yang
berkualitas dan adanya sarana dan prasarana yang memadai.

Gambar 1
Kerangka Konsep
Output

Proses

Berkas
Input
rekam medis
SDM
SOP

Pelaksanaan
penyimpanan
berkas rekam
medis
Pendistribusian
Pengambilan
Diteliti
kembali
Tidak Di Teliti

Keterangan

Keamanan berkas
rekam medis

BAB III
METOD PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan metode penelitian
kulitatif, yaitu mengatahui persetase dan gambaran lebih
jelas tentang sistem penyimpanan berkas rekam medis

28

dan

keamanan berkas

rekam medis di rumah sakit

RSUD Selasih Pangkalan Kerinci tahun 2013

B. Lokasi Dan Waktu Penelitian

Penelitian ini di laksanakan di RSUD Selasih
Pangkalan Kerinci pada bagian rekam medis. Penelitian
ini di mulai pada bulan juli /agustus.
C. Informasi penelitian
Informasi penelitian di dapat dari
1. Kepala Intalasi Rekam Medis RSUD Selasih Pangkalan
Kerinci.
2. Petugas Atau Staf Rekam Medis RSUD selasih
Pangkalsn Kerinci.

D. Definisi Operasional
26

definisi operasional adalah suatu definisi mengenai

variabel yang dirumuskan bedasarkan karakteristik
variabel tersebut yang dapat diamati
1. Petugas penyimpanan merupakan seorang yang di
beri tugas oleh pejabat

yang berwenang untuk

melakukan pelayanan dibagian penyimpanan rekam

medis

29

2. Pengambilan berkas rekam medis merupakaan proses

penerimaan berkas rekam medis pasien yang sudah
mendapat pelayanan rawat jalan
3. Pendistribusian berkas rekam medis merupakaan
proses pengambilan dan pendistribusian berkas
rekam medis pasien yang berobat pada unit rawat
jalan
4. Sistem penyimpanan berkas rekam medis
a. sistem pengolahan berkas rekam medis adalah cara
penyimpanan/pengolahan berkas rekam medis
secara sentralisasi atau desentralisasi
b. sistem penjajaran adalah cara menempatkan serta
menata rekam medis pada rak penyimpanan
.yaitu

dengan

penyimpanan

cara
nomor

sistem
langsung,

penjajaran
sistem

penyimpanan angka akhir , sistem penyimpanan

angka tengah
5. keamanan berkas rekam medis merupakan suatu usaha
untuk melindungi dan menjaga agar berkas rekam
medis tidak rusak atau hilang dan menjaga supaya isi
atau informasi tidak sampai diketahui oleh orang
yang tidak berhak .

E. Teknik Pengumpulan Data

1. Instrumen Penelitian

30

Instrumen

penelitian

yang

dipakai

untuk

membantu pengumpulan data adalah :

a.
b.
c.
d.
e.

Lembar Pedoman Wawancara (Interview)

Lembar Pedoman Pengamatan (Observasi)
Alat Perekam
Alat Tulis
Komputer

2. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini di khususkan
penyimpanan

rekam

medis

di

di
RSUD

ruanagan
Selasih

Pangkalan Kerinci.
3. Metode Pengumpulan Data
a. Wawancara Mendalam (depth Interview)
melakukan wawan cara mendalam kepada
informen bedasarkan pedoman wawancara yang
telah di persiapkan unntuk mengatahui Sistem
Penyimpanan Dan Keamanan Berkas Rekam
Medis.

b. Pengamatan (observasi)
pengamatan langsung di lapangan tentang
penyimpanan dan keaman berkas rekam medis di
RSUD

Selasih

Pangkalan

Kerinci

dengan

menggunakan pedoman observasI.

4. Sumber Data
a. Data Primer
data perimer dikumpulkan dari informan
penelitian bedasarkan wawancara mendalam dan
observasi melalui pengamatan langsung di lapangan

31

dengan menggunakan pedoman wawancara dan

panduan pengamatan.
b. Data Sekunder
data sekunder diperoleh dari data-data yang
tersedia di rumah sakit RSUD Selasih Pangkalan
Kerinci seperti gambaran umum RSUD Selasih
Pangkalan Kerinci, struktur organisasi,sarana dan
prasasrana yang ada di RSUD Selasih Pangkalan
Kerinci.
F. Teknik Pengolahan Dan Analisis Data
1. Teknik Pengolahan Data
Data yang di peroleh dari hasil wawancara dan
observasi dikumpulkan dan diolah secara menual,
kemudian dianalisa. Penelitian deskriptif kualitatif ini
mengambarkan sistem penyimpanan dan keamanan
berkas rekam medis di RSUD Selasih Pangkalan
Kerinci.
2. Teknik Analisa Data
Teknik analisa data yang digunakan dalam
penelitian ini adalah teknik analisis kulitatif, dalam
teknik ini di gunakan proses berfikir yang induktif di
mulai dari keputusan-keputusan khusus (data yang
terkumpul) kemudian diambil kesimpulan secara

32

umnum (notoatmodjo,2005) teknik ini biasa nya di

gunakan untuk menganalisa data yang di peroleh dari
metode wawancara dan observasi. Oleh karena itu data
yang akan di sajikan pada

penelitian bentuk

kesimpulan deskriptif kualitatif mengenai sistem

penyimpanan dan kaamanan berkas rekam medis di
RSUD Selasih Pangkalan Kerinci.

DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI, 1997. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Medis

Rumah Sakit Indonesia Revisi I, Jakarta: Ditjen YanMedik
Depkes RI, 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Medis
Rumah Sakit Indonesia Revisi II, Jakarta: Ditjen YanMedik
Huffman, E. K, 2001
Healt information manajemen i. Terjemahan oleh erkadius.
Padang.
Notoamojo,S,2005
Metodologi penelitian kesehatan, jakarta

33

Sugiarto, A, Wahyono,T,2005
Manejemen kearsipan moderen, yogykarta:gava media.