LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN

SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS

DAN INFORMASI KESEHATAN
DI RS DR.SOEROTO NGAWI

Disusun oleh:
1. Afia Meilina Rahmawati (22.0.A.1614)
2. Nabila Febriana (22.0.A.1639)
3. Nisa Rahma Wati (22.0.A.1641)
4. Sotya Sinara Putri (22.0.A.1649)
5. Wildanu Nazil Addin Nurus Fadzila (22.0.A.1653)

STIKes MITRA HUSADA KARANGANYAR

PRODI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
TAHUN 2023
 HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN

SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI
KESEHATAN DI RSUD DR SOEROTO NGAWI

Disusun oleh:
1. Afia Meilina Rahmawati (22.0.A.1614)
2. Nabila Febriana (22.0.A.1639)
3. Nisa Rahmawati (22.0.A.1641)
4. Sotya Sinara Putri (22.0.A.1649)
5. Wildanu Nazil Addin Nurus Fadzila (22.0.A.1653)

Dilaksanakan dan disahkan pada:

Hari :......................................................................
Tanggal :......................................................................

Mengesahka

n Ketua,
STIKes Mitra Husada Karangayar

Rohmadi, S.Kom., M.Kom.

NIK. 018 12 1978 12 2004

i
 HALAMAN PERSETUJUAN

LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN

SISTEM PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI
KESEHATAN DI RSUD DR SOEROTO NGAWI

Disusun oleh:
1. Afia Meilina Rahmawati (22.0.A.1614)
2. Nabila Febriana (22.0.A.1639)
3. Nisa Rahmawati (22.0.A.1641)
4. Sotya Sinara Putri (22.0.A.1649)
5. Wildanu Nazil Addin Nurus Fadzila (22.0.A.1653)

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Karanganyar, Juni 2023

Menyetujui

Pembimbing Lahan Praktik Pembimbing Akademik

Rudy Candra Harjanti, S.KM., M.Kes.

NIP. NIK. 062 12 1988 07 2011 2

ii
 PRAKATA

Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dengan didorong rasa tanggung
jawab sebagai mahasiswa, sehingga penyusun dapat menyelesaikan Laporan
Praktik Lapangan dengan judul “Sistem Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan Di RSUD Dr.Soeroto Ngawi” yang dilakukan secara luring pada
tanggal 31 Mei 2023.
Dengan penyusunan laporan setelah melakukan PraktikLapangan di
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soeroto Ngawi dan dengan selesainya laporan ini
maka penyusun mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah
membantu, yaitu kepada yang terhormat :
1. Dr. Agus Priyambodo, M.Mkes. selaku direktur utama Rumah Sakit
Umum Daerah Dr. Soeroto Ngawi.
2. Rohmadi S.Kom., M.Kom. selaku Ketua STIKes Mitra Husada
Karanganyar.
3. Rudy Candra selaku Kepala Bidang Rekam Medis dan Teknologi
Informasi di Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soeroto Ngawi.
4. Antik Pujihastuti, S.KM., M.Kes. selaku Ketua Progam Studi D3 Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan STIKes Mitra HusadaKaranganyar.
5. Harjanti, S.KM., M.Kes. selaku pembimbing PraktikLapangan yang telah
memberikan bimbingan dalam menyelesaikan laporan ini.
6. Seluruh staf Rumah Sakit Umum Daerah Dr. Soeroto Ngawi dan pihak
lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu
penulisan laporan praktik lapangan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam Penulisan Laporan Praktik Lapangan ini

masih banyak terdapat kekurangan dan kekeliruan. Oleh karena itu, penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak atau
pembaca demi kesempurnaan Laporan Praktik Lapangan ini.

Akhir kata semoga Laporan Praktik Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita
semua serta dapat menambah wawasan kaum awam khususnya pada bidang

iii
Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Dr.Soeroto Ngawi serta dapat
digunakan sebagaimana mestinya.

Ngawi, 25 Juni 2023

Penulis,

Anggota Kelompok

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN..................................................................................i
HALAMAN PERSETUJUAN................................................................................ii
PRAKATA.............................................................................................................iii
DAFTAR ISI............................................................................................................v
DAFTAR SINGKATAN........................................................................................vi
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................1
A. Latar Belakang..........................................................................................1
B. Tujuan........................................................................................................3
C. Manfaat......................................................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA......................................................................5
A. Rekam Medis.............................................................................................5
B. Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis...........................................6
C. Alur Prosedur Pelayanan Rekam Medis dan Alur Pasien.......................10
D. Komunikasi Efektif.................................................................................12
E. Unit Assembling......................................................................................14
F. Unit Koding Indeksing............................................................................15
G. Unit Analising.........................................................................................17
H. Unit Filing...............................................................................................18
BAB III HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN......................................22
A. Hasil Kegiatan.........................................................................................22
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN.................................................................29
A. Simpulan..................................................................................................29
B. Saran........................................................................................................30

v
 DAFTAR SINGKATAN

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

SIA : Sistem Informasi Akademik
RME : Rekam Medis Elektronik
SIM : Sistem Informasi Manajemen
SIP : Sistem Informasi Pemerintahan
SIMRS : Sistem Informasi Rumah Sakit
SIK : SistemInformasi Kesehatan
KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien
KIB : Kartu Identitas Berobat
RM : Rekam Medis
TDF : Terminal Digit Filling
DRM : Dokumen Rekam Medis
TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap
TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
TPPGD : Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
Ny : Nyonya
Tn : Tuan
An : Anak
By : Bayi
UGD : Unit Gawat Darurat
SEP : Surat Eligibilitas Peserta
BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
MESO : Monitoring Efek Samping Obat

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rekamdan Sistem Informasi merupakan konsep yang melibatkan
pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan, dan penggunaan informasi
dalam berbagai bidang kehidupan. Dalam era digital yang semakin maju
seperti sekarang, sistem informasi menjadi sangat penting dalam
mengelola dan memanfaatkan informasi secara efisien dan efektif. Rekam
dan Sistem Informasi dapat diterapkan dalam berbagai konteks, termasuk
dalam organisasi, pemerintahan, pendidikan, layanan kesehatan, dan
sektor lainnya.
Di masa lalu, rekam dan pengelolaan informasi cenderung dilakukan
secara manual, menggunakan metode tradisional seperti berkas fisik,
catatan tulis tangan, dan sistem file kertas. Namun, dengan kemajuan
teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi digital telah
menjadi lebih dominan. Sistem informasi digital memungkinkan
pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan pertukaran informasi secara
elektronik, mempercepat proses dan meningkatkan efisiensi.
Penerapan Rekam dan Sistem Informasi yang baik memiliki banyak
manfaat. Pertama, sistem ini memungkinkan akses mudah dan cepat
terhadap informasi yang relevan. Dengan memiliki sistem informasi yang
terorganisir dengan baik, individu atau organisasi dapat mencari dan
mendapatkan data yang diperlukan dalam waktu singkat. Hal ini
memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Kedua, Rekam dan Sistem Informasi dapat membantu meningkatkan
efisiensi operasional. Dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi,
berbagai tugas administratif seperti pengarsipan, pemrosesan data, dan
pelaporan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Hal ini

1
 2

mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual yang memakan waktu

dan meningkatkan produktivitas.
Ketiga, Rekam dan Sistem Informasi dapat meningkatkan keamanan
dan keberlanjutan informasi. Dalam sistem digital, data dapat disimpan
dengan aman, dilindungi dengan sistem keamanan yang tepat, dan
dipulihkan jika terjadi kegagalan sistem. Selain itu, penggunaan sistem
informasi digital juga dapat mengurangi penggunaan kertas secara
berlebihan, berkontribusi pada pengurangan limbah dan keberlanjutan
lingkungan.
Namun, implementasi Rekam dan Sistem Informasi juga menghadapi
beberapa tantangan. Salah satunya adalah masalah keamanan data dan
privasi. Dalam lingkungan digital, data sensitif dapat menjadi rentan
terhadap ancaman keamanan seperti peretasan atau pencurian identitas.
Oleh karena itu, perlindungan data dan kepatuhan terhadap regulasi privasi
menjadi sangat penting.
Selain itu, tantangan lainnya adalah adopsi teknologi yang tepat oleh
pengguna. Beberapa orang mungkin tidak terbiasa atau tidak nyaman
dengan penggunaan sistem informasi digital. Oleh karena itu, diperlukan
pelatihan dan pendidikan yang cukup untuk memastikan penggunaan yang
efektif dan optimal dari sistem ini.
Dengan mengatasi tantangan-tantangan yang ada, Rekam dan Sistem
Informasi dapat memberikan manfaat yang signifikan. Misalnya, dalam
bidang kesehatan, implementasi Rekam Medis Elektronik (RME)
memungkinkan penyedia layanan kesehatan untuk dengan mudah
mengakses dan berbagi informasi pasien secara real-time. Hal ini dapat
meningkatkan koordinasi perawatan, mencegah kesalahan pengobatan, dan
meningkatkan keamanan pasien.
Dalam sektor pendidikan, penggunaan Sistem Informasi Akademik
(SIA) memungkinkan pengelolaan data siswa, jadwal pelajaran, dan
catatan akademik secara efisien. Guru dapat dengan mudah mengakses
informasi siswa, mengelola penilaian, dan berkomunikasi dengan orang
 3

tua. Sistem ini juga memudahkan pelacakan kemajuan siswa dan

pengambilan keputusan yang lebih baik dalam hal perbaikan kurikulum.
Di bidang bisnis, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memainkan
peran penting dalam pengelolaan rantai pasokan, manajemen persediaan,
dan analisis data bisnis. Dengan menggunakan sistem informasi yang
terintegrasi, perusahaan dapat mengoptimalkan proses operasional,
mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Pada tingkat pemerintahan, implementasi Sistem Informasi
Pemerintahan (SIP) dapat meningkatkan efisiensi administrasi,
mempercepat penyediaan layanan publik, dan memungkinkan pemantauan
kinerja pemerintah secara real-time. Sistem ini juga dapat meningkatkan
transparansi, akuntabilitas, dan partisipasi masyarakat dalam proses
pengambilan keputusan.
Secara keseluruhan, Rekam dan Sistem Informasi memiliki potensi
besar untuk meningkatkan efisiensi, kecepatan, dan akurasi dalam
pengelolaan informasi. Namun, penting bagi organisasi atau institusi untuk
memiliki strategi yang tepat dalam mengadopsi dan mengimplementasikan
sistem informasi ini. Diperlukan perencanaan yang matang, pelatihan yang
memadai, serta pemeliharaan dan pembaruan rutin untuk memastikan
kinerja optimal dan keberhasilan implementasi Rekam dan Sistem
Informasi.

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mengetahui pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di
Rumah Sakit RSUD dr Soeroto Ngawi
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui gambaran umum Rumah Sakit RSUD dr Soeroto
Ngawi
b. Mengetahui penerapan sistem penamaan rekam medis
manual/SIMRS
 4

c. Mengetahui penerapan sistem penomoran rekam medis

manual/SIMRS
d. Mengetahui penerapan sistem penyimpanan dokumen rekam
medis
e. Mengetahui penerapan sistem penjajaran dokumen rekam medis
f. Mengetahui penerapan sistem retensi dan pemusnahan dokumen
rekam medis
g. Mengidentifikasi alur prosedur pendaftaran rekam medis dan alur
pasien rawat jalan, rawat inap, gawat darurat secara
manual/SIMRS
h. Mengidentifikasi penerapan komunikasi efektif dalam
pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, gawat darurat
i. Mengidentifikasi alur, isi dan struktur formulir rekam medis
secara manual/SIMRS pada unit assembling
j. Mengidentifikasi alur pengkodean, pengumpulan data penyakit,
kematian, tindakan dan dokter yang disajikan dalam bentuk
laporan indeks manual/SIMRS di unit koding indeksing
k. Mengidentifikasi aplikasi sistem informasi fasyankes (SIMRS)
dalam pengumpulan data/pencatatan data pasien, pengolaha,
penyajian data secara manual/SIRS di unit analising reporting
l. Mengidentifikasi alur Peminjaman dan Pengembalian Dokumen
Rekam Medis di Unit Filing

C. Manfaat
1. Bagi Rumah sakit
Manfaat pengolahan rekam medis dan sistem informasi
bagi RSUD dr.Soeroto Ngawi adalah sebagai berikut:
a. Efisiensi Operasional
Dengan pengolahan dan implementasi sistem
informasi kesehatan (SIK),RSUD dr.Soeroto Ngawi dapat
meningkatkan efisiensi operasionalnya.Proses pengambilan
dan pemrosesan data medis menjadi lebih cepat dan
 5

efisien,menghemat waktu dan staff rekam medis.Hal ini

juga mengurangi kesalahan manusia dalam pengolahan
data.
b. Keamanan dan Privasi Data
Pengolahan rekkam medis dan SIK membantu
menjaga keamanan dan privasi data pasien. Akses ke data
medis dibatasi hanya untuk personel yang berwenang, dan
langkah-langkah keamanan yang ketat diterapkan, seperti
enkripsi data dan sistem autentikasi. Ini membantu menjaga
kerahasiaan informasi medis pasien dan mencegah
penyalahgunaan atau akses yang tidak sah.
c. Peningkatan Kualitas Pelayanan
engolahan rekam medis dan SIK berkontribusi pada
peningkatan kualitas pelayanan yang diberikan oleh RSUD
Dr. Soeroto Ngawi. Dengan informasi medis yang tersedia
secara terintegrasi, penyedia layanan kesehatan dapat
membuat keputusan yang lebih tepat dalam diagnosis,
pengobatan, atau tindakan medis. Hal ini berdampak positif
pada kualitas perawatan pasien, meningkatkan hasil
kesehatan, dan kepuasan pasien.
d. Analisis dan Pemantauan Kinerja
SIK memungkinkan analisis dan pemantauan
kinerja rumah sakit. Data medis yang terkumpul dapat
dianalisis untuk melacak tren kesehatan, mengevaluasi
efektivitas perawatan, dan mengidentifikasi area perbaikan.
Informasi ini dapat digunakan untuk mengambil keputusan
strategis, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan
meningkatkan kinerja keseluruhan RSUD Dr.
2. Bagi Akademi
 6

Sebagai referensi bagi institusi untuk mengembangkan

kemampuan dan bakat mahasiswa dalam bidang rekam medis agar
memperluas kesempatan dan peluang kerja bagi mahasiswa.
3. Bagi Mahasiwa
Menambah pengalaman mahasiswa dalam pengelolaan
rekam medis dan memberi pandangan dunia kerja di lingkungan
rumah sakit bagi mahasiswa.
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Dalam penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU No. 29 Tahun 2004tentang
Praktik Kedokteran, yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas
yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis, dijelaskan bahwa
rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.
Kemudian diperbaharui dengan PERMENKES No :
269/MENKES/PER/ III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah
berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien,
hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Kedua pengertian
rekam medis diatas menunjukkan perbedaan yaitu Permenkes Nomor
749a/Menkes/Per/XII/1989 hanya menekankan pada sarana pelayanan
kesehatan, sedangkan dalam UU Praktik Kedokteran tidak. Ini
menunjukan pengaturan rekam medis pada UU Praktik Kedokteran
lebih luas, berlaku baik untuk sarana kesehatan maupun di luar sarana
kesehatan. Namun dengan terbitnya PERMENKES No: 269 / MENKES
/ PER / III / 2008 sudah tidak ada perbedaan lagi.
2. Tujuan Rekam Medis
Berkas rekam medis dibuat bukan tanpa tujuan. Berikut ini tujuan
pembuatan rekam medis:
a. Mengobati Pasien
Kegunaan rekam medis yang pertama adalah sebagai dasar dan
petunjuk untuk analisis penyakit dan perencanaan tindakan. Baik
itu pengobatan, perawatan, atau pencegahan.
b. Menetapkan Biaya
Medical record rumah sakit juga bisa dijadikan sebagai
acuan untuk menetapkan pembiayaan di dalam pelayanan
kesehatan.
c. Mempelajari Perkembangan Kesehatan

5
 6

Data dari rekam medis juga bisa digunakan untuk

mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan
menentukan jumlah penderita penyakit tertentu.
d. Menjadi Bukti yang Sah
Fungsi rekam medis yang selanjutnya diperuntukkan bagi
pasien. Hasil diagnosis ditulis dengan jelas di rekam medis,
sehingga menjadi bukti yang sah apabila terjadi masalah hukum
dengan tenaga kesehatan.

B. Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis

1. Sistem Penamaan
a. Pengertian Nama
Nama adalah suatu identitas individu, yang membedakan antara
individu yang satu dengan yang lainnya.
b. Pengertian Sistem Penamaan dalam Dokumen Rekam Medis
Sistem Penamaan adalah tata cara penulisan nama seseorang pasien
dalam dokumen rekam medis (DRM), yang bertujuan untuk
membedakan antara pasien yang satu dengan pasien yang lainnya.
c. Tata Cara Pemberian Nama
1) Cara Penulisan Nama Pasien Umum
contoh : Nama pada kartu identitas, misal : Anwar Kairo
Penulisan nama pada kartu pasien, menjadi : Anwar Kairo
Penulisan nama pada data dasar pasien (KIUP / secara
komputerisasi), menjadi : Anwar KairoPenulisan nama pada
Indeks KIUP, menjadi : ANW
2) Cara Penulisan Nama Pasien Bayi
contoh : Nama Ibu melahirkan, misal : Siti Aisah
Penulisan nama bayinya, misal : By. Ny. Siti Aisah Selain
penulisan nama di atas juga, biasanya terdapat juga beberapa
institusi pelayanan kesehatan yang menerapkan penulisan
nama sebagai berikut :
a) Cara Penulisan Nama Pasien Umum
contoh : Nama : Ayu Siti, Ditulis : Ayu Siti, Ny/Ayu Siti,
Nn/Ayu Siti, An Nama : Jajang Bahtiar, Ditulis : Jajang
Bahtiar, Tn/Jajang Bahtiar, An b. Cara Penulisan Nama
Pasien Bayi, contoh : Nama Ibu melahirkan, misal : Siti
JulaehaPenulisan nama bayinya, menjadi : Siti Julaeha, By
2. Sistem Penomorn
Sistem penomoran dikenal dengan istilah numbering system, ini
penting artinya untuk kesinambungan informasi. Dengan
 7

menggunakan sistem penomoran, maka informasi – informasi dapat

secara runtut dan meminimalkan informasi yang hilang. Tujuan
memberi nomor rekam medis pada dokumen rekam medis adalah
mempermudah pencarian kembali dokumen rekam medis yang telah
terisi berbagai informasi tentang pasien kemudian datang kembali
berobat di sarana pelayanan kesehatan yang sama yaitu dengan
mencari nomor rekam medis yang telah diberikan kepada pasien.
Sistem Penomoran Rekam Medis :
a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System) System
penomoran ini dimana setiap pasien yang berobat ke rumah sakit
selalu mendapatkan nomor baru.
Keuntungan :
1) Petugas mudah mengerjakan
Kerugian :
1) Sulit dan membutuhkan waktu lama dalam pencarian dokumen
rekam medis.
2) Informasi menjadi tidak berkesinambungan.
b. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System) System
penomoran dimana system ini memberikan satu nomor rekam
medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan
gawat darurat, setiap pasien yang datang berobat mendapatkan satu
nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit dan
digunakan selamanya untuk kunjungan berikutnya.
Keuntungan :
1) Informasi medis dapat berkesinambungan.
2) Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor dan
terkumpul dalam satu map/folder.
3) Secara tepat memberikan kepada rumah sakit/staf medis satu
gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan
pengobatan seorang pasien.
Kerugian :
1) Membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari dokumen rekam
medis.
c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
System pemberian nomor dengan menggabungkan system seri dan
unit, dimana setiap pasien datang berobat ke rumah sakit diberikan
satu nomor baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu
digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling
baru. Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan
dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang
 8

lama tersebut harus diberi petunjuk yang menunjukkan kemana

rekam medis tersebut telah dipindahkan.
3. Sistem Penyimpanan
Sebelum menentukan sistem penyimpanan yang akan dipakai,
perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang
diselenggarakan di dalam pengelolaan instalasi rekam medis. Ada 2
cara penyimpanan berkas di dalam penyelanggaraan rekam medis
yaitu :
a. Sentralisasi
Sentralisasi diartikan penyimpanan berkas rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik catatan – catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan – catatan selama seorang dirawat.
Penggunaan sistem ini memiliki kelebihan dan kekurangannya.
Kelebihannya :
1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan DRM.
2) Mengurangi jumlah biaya yang dikeluarkan untuk peralatan
dan ruangan.
3) Tata kerja dan pengaturan mengenai kegiatan pencatatan
medis mudah distandarisasikan.
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan.
5) Mudah untuk menerapkan sistem unit record.
Kekurangan :
1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit
rawat jalan dan rawat inap
2) Tempat peneriman pasien harus bertenaga selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam
medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Berkas
rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat
penyimpanan yang terpisah.
Kelebihan :
1) Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih
cepat.
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan
Kekurangan :
1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih
panjang.
 9

4. Sistem Penjajaran
Sistem Penjajaran adalah sistem penataan RM dalam suatu sekuens
yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali/retrieve
menjadi mudah dan cepat. Ada 3 cara :
a. Alfabetik
b. Alfanumerik
c. Numerik/Penomoran :
1) Sistem nomor langsung/straight numerical filing
2) Sistem angka akhir/terminal digit filing
3) Sistem angka tengah/middle digit
filing Sistem Penjajaran Rekam Medis :
a. Straight Numerical Filing
Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight
Numerical Filing) Sistem penjajaran nomor langsung yaitu
suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan berkas dokumen rekam medis berdasarkan
urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak
penyimpanan. 123456 disimpan sesuai urutan nomor RM
Keuntungan :
1) Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah No. RM
dengan nomor yang berurutan pada saat diminta.
2) Petugas mudah memahami dan melaksanakannya.
Kelemahan :
1) Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus
memperhatikan seluruh angka dari No RM untuk
menghindari tertukarnya angka – angka.
2) Kesibukan tidak merata. Daerah sibuk yaitu daerah dengan
no RM baru à sulit membagi tugas.
3) Pengawasan kerapian sulit dilakukan.
b. Middle Digit Flling
Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu
suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan
nomor rekam medis pada 2 kelompok angka tengah. Kelebihan
dan kekurangan sistem ini sama dengan TDF namun yang
membedakan adalah angka yang terletak di tengah – tengah
menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling
kiri menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan
menjadi yang ketiga. 48 II 65 I 01 III.
Keuntungan :
 10

1) Memudahkan pengambilan 100 RM yang nomornya

berurutan.
2) Penyebaran nomor merata.
3) Pembagian tugas mudah.
Kelemahan :
1) Perlu waktu melatih tugas.
2) Tidak dapat digunakan dengan baik bila nomor RM lebih
dari 6 angka.
c. Terminal Digit Filing
Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu
sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. 20
III 15 II 80 I
Keuntungan :
1) RM akan tersebar di 100 seksi.
2) Bila ada RM baru akan menambah file dijajaran seksi
primer yang sama.
3) Pekerjaan penyimpanan atau pengambilan dapat dibagi
secara merata.
4) Missfile (salah simpan) dapat dicegah, karena petugas
hanya memperhatikan 2 angka akhir saja dalam menuju
lokasi kelompok akhir.
Kelemahan :
1) Perlu waktu dalam melatih petugas.
5. Sistem Retensi dan Pemusnahan
Sistem retensi atau penyusutan adalah proses memindahkan arsip
rekam medis aktif keinaktif dengan cara memilah pada rak
penyimpanan sesuai tahun kunjungan.Pemusnahan adalah suatu
proses kegiatan penghancuran arsip rekam medis yang telah berakhir
fungsi dan tidak mempunyai nilai guna lagi.

C. Alur Prosedur Pelayanan Rekam Medis dan Alur Pasien

1. Alur Di TPPRJ
a. Alur Rekam Medis
1) Berkas dari TPPRJ
2) Berkas didistribusikan ke poliklinik yang dituju
3) Berkas didistribusikan ke assembling
4) Berkas didistribusikan ke koding indeksing
5) Berkas didistribusikan ke analising reporting
6) Berkas disimpan ke filing
 11

b. Alur Pasien
1) Pasien melakukan registrasi
2) Pasien menuju ke poliklinik yang dituju
3) Pasien diperiksa dokter
4) Pasien ke loket pembayaran
5) Pasien ke farmasi dan pulang
2. Alur Di TPPGD
a. Alur Rekam Medis
1) Berkas dari TPPGD
2) Apabila pasien tidak harus rawat inap, maka berkas rekam
medis dikembalikan kepada unit rekam medis paling lambat satu
jam setelah pasien kembali / pulang.
3) Apabila pasien harus rawat inap maka berkas didistribusikan ke
TPPRI
4) Berkas rekam medisnya diolah oleh petugas di unit rekam
medis dan diperiksa kelengkapannya oleh assembling
5) Berkas didistribusikan ke koding indeksing
6) Berkas didistribusikan ke analising reporting
7) Berkas rekam medis disimpan menurut nomor rekam medisnya
di filing
b. Alur Pasien
1) Pasien diperiksa dokter IGD dan didaftar
2) Apabila pasien harus rawat inap, maka pasien ke URI dan
didaftarkan di TPPRI
3) Apabila tidak perlu rawat inap, maka pasien ke loket
pembayaran
4) Kemudian pasien ke farmasi dan pulang
3. Alur Di TPPRI
a. Alur Berkas
1) Berkas dari TPPRI
2) Berkas didistribusikan ke bangsal
3) Berkas didistribusikan ke assembling
4) Berkas didistribusikan ke koding indeksing
5) Berkas didistribusikan ke analising reporting
6) Berkas didistribusikan ke filing
b. Alur Pasien
1) Pasien ke TPPRI
2) Pasien ke bangsal
3) Pasien ke loket pembayaran
4) Pasien ke farmasi dan pulang
 12

D. Komunikasi Efektif
Penerapan komunikasi efektif sangat penting dalam pendaftaran rawat
inap, rawat jalan, dan gawat darurat untuk memastikan informasi yang
tepat dan penting disampaikan dengan jelas dan efisien. Berikut adalah
beberapa prinsip komunikasi yang dapat diterapkan dalam situasi-situasi
ini:
1. Mendengarkan aktif
Mendengarkan dengan seksama kepada pasien atau keluarganya
adalah langkah penting dalam komunikasi efektif. Berikan perhatian
penuh pada apa yang mereka sampaikan, tunjukkan minat dan empati,
dan jangan menginterupsi mereka sebelum mereka selesai berbicara.
Hal ini membantu membangun kepercayaan dan memungkinkan Anda
memahami kebutuhan dan kekhawatiran mereka.
2. Gunakan bahasa yang mudah dipahami
Ketika berkomunikasi dengan pasien, hindari menggunakan istilah
medis yang rumit atau jargon yang mungkin sulit dipahami oleh
mereka. Gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami
oleh orang awam. Jika Anda perlu menggunakan istilah teknis, pastikan
Anda menjelaskannya dengan cara yang bisa dimengerti oleh pasien
atau keluarganya.
3. Berikan informasi yang jelas dan lengkap
Saat mendaftarkan pasien untuk rawat inap, rawat jalan, atau gawat
darurat, penting untuk memberikan informasi yang jelas dan lengkap
tentang prosedur, kebijakan, dan langkah-langkah yang akan diambil.
Pastikan pasien atau keluarganya memahami proses pendaftaran,
dokumen yang dibutuhkan, waktu yang diharapkan, dan perawatan
yang akan diberikan. Sampaikan informasi ini secara terperinci namun
singkat, dan berikan kesempatan bagi mereka untuk mengajukan
pertanyaan.
4. Gunakan komunikasi nonverbal yang efektif
Selain kata-kata, ekspresi wajah, kontak mata, dan bahasa tubuh
Anda juga berperan penting dalam komunikasi. Pastikan Anda menjaga
sikap yang ramah, terbuka, dan empatik. Tunjukkan rasa perhatian
dengan memberikan respons yang sesuai, seperti menganggukkan
kepala atau tersenyum. Hal ini dapat membantu membangun hubungan
yang baik dengan pasien dan membantu mereka merasa didengar dan
dihargai.
5. Konfirmasi pemahaman
 13

Setelah memberikan informasi atau menjelaskan prosedur, penting

untuk mengkonfirmasi pemahaman pasien atau keluarganya. Anda
dapat meminta mereka untuk mengulangi kembali apa yang telah Anda
sampaikan atau mengajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa
mereka telah memahaminya dengan benar. Jika ada kekhawatiran atau
kebingungan, berikan penjelasan tambahan untuk memperjelas.
6. Menangani emosi dengan empati
Dalam situasi rawat inap, rawat jalan, atau gawat darurat, pasien
dan keluarganya mungkin mengalami emosi yang kuat. Bekerjalah
dengan empati dan kesabaran, dan tunjukkan pemahaman terhadap
perasaan mereka. Dengarkan keluhan atau kekhawatiran mereka dengan
penuh perhatian dan berikan dukungan yang diperlukan. Bila perlu,
tawarkan bantuan konseling atau sumber daya lain yang dapat
membantu mereka mengatasi emosi yang muncul.
7. Jaga kerahasiaan dan privasi
Penting untuk menjaga kerahasiaan informasi pribadi pasien dan
keluarganya selama proses pendaftaran dan perawatan. Pastikan bahwa
komunikasi yang dilakukan dilakukan dengan memperhatikan privasi
mereka. Sampaikan informasi sensitif dengan cara yang tertutup, seperti
menggunakan ruangan khusus atau menyediakan pembicaraan yang
pribadi.
8. Kolaborasi dengan tim kesehatan
Komunikasi yang efektif juga melibatkan kolaborasi dengan
anggota tim kesehatan lainnya. Pastikan Anda mengkomunikasikan
informasi yang relevan kepada rekan kerja Anda secara tepat dan jelas.
Hal ini penting agar semua anggota tim memiliki pemahaman yang
sama dan dapat bekerja secara sinergis untuk memberikan perawatan
yang terbaik kepada pasien.
9. Evaluasi dan perbaikan
Setelah berkomunikasi dengan pasien dan keluarganya, penting
untuk melakukan evaluasi terhadap proses komunikasi tersebut. Apakah
ada aspek yang perlu diperbaiki? Apakah ada feedback dari pasien atau
keluarga yang perlu diperhatikan? Dengan melakukan evaluasi secara
berkala, Anda dapat terus meningkatkan kemampuan komunikasi Anda
dan meningkatkan kepuasan pasien.
Penerapan komunikasi efektif dalam pendaftaran rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat merupakan bagian penting dalam memberikan
pelayanan kesehatan yang berkualitas. Dengan menggunakan prinsip-
prinsip tersebut, Anda dapat memastikan bahwa informasi disampaikan
 14

dengan jelas, kebutuhan pasien dipahami, dan hubungan yang baik

dengan pasien dan keluarganya terjalin.

E. Unit Assembling
Formulir rekam medis secara manual atau melalui sistem informasi
manajemen rumah sakit (SIMRS) pada unit assembling umumnya
mengikuti alur, isi, dan struktur yang mirip. Berikut adalah komponen-
komponen umum yang biasanya terdapat dalam formulir rekam medis:
1. Informasi Pasien:
a. Nama lengkap pasien
b. Nomor rekam medis pasien (jika sudah ada)
c. Tanggal lahir pasien
d. Jenis kelamin pasien
e. Alamat pasien
f. Nomor telepon pasien
g. Informasi darurat (kontak darurat)
2. Riwayat Penyakit Sekarang:
a. Keluhan utama pasien
b. Riwayat perkembangan gejala
c. Durasi dan keparahan gejala
d. Faktor pemicu atau penyebab yang mungkin
e. Riwayat pengobatan atau perawatan sebelumnya
3. Riwayat Medis Pasien:
a. Riwayat penyakit kronis
b. Riwayat penyakit keluarga
c. Riwayat operasi atau tindakan medis sebelumnya
d. Alergi obat atau bahan tertentu
e. Riwayat penggunaan obat-obatan atau suplemen
4. Pemeriksaan Fisik:
a. Tanda-tanda vital (tekanan darah, denyut nadi, suhu tubuh,
pernapasan)
b. Pemeriksaan fisik secara umum (berat badan, tinggi badan)
c. Pemeriksaan fisik spesifik terkait keluhan pasien
d. Hasil pemeriksaan laboratorium atau diagnostik terkait
5. Diagnosa:
a. Penyakit atau kondisi yang didiagnosis berdasarkan gejala, temuan
fisik, dan hasil pemeriksaan
b. Kode diagnosa (misalnya menggunakan kode ICD-10)
6. Rencana Perawatan:
a. Terapi atau tindakan medis yang direkomendasikan
 15

b. Obat-obatan yang diresepkan (dosis, frekuensi, cara penggunaan)

c. Rujukan ke spesialis atau unit lain (jika diperlukan)
d. Rencana tindak lanjut atau jadwal kunjungan berikutnya
7. Catatan Tambahan:
a. Catatan penting atau informasi tambahan dari dokter atau petugas
medis yang relevan dengan perawatan pasien
Struktur formulir rekam medis dapat berbeda-beda antara satu rumah sakit
dengan rumah sakit lainnya, tergantung pada kebijakan dan sistem yang
digunakan. Namun, tujuan utamanya adalah untuk mencatat dan
menyimpan informasi yang lengkap dan akurat mengenai kondisi pasien,
riwayat medis, serta rencana perawatan untuk memudahkan pemantauan
dan koordinasi perawatan pasien di masa depan.

F. Unit Koding Indeksing

Berikut adalah alur umum unit koding indeksing dalam proses pengarsipan
dan pengindeksan dokumen medis:
1. Penerimaan Dokumen
Dokumen medis diterima dari berbagai sumber, seperti rumah sakit,
klinik, laboratorium, atau departemen lain. Dokumen tersebut termasuk
rekam medis, hasil tes laboratorium, hasil pencitraan medis, catatan
operasi, dan lain-lain.
2. Persiapan Dokumen
Dokumen medis dipersiapkan untuk proses pengindeksan. Ini dapat
mencakup membersihkan dokumen, menghapus klip atau paku,
meluruskan lembaran yang kusut, dan memastikan semua halaman
lengkap dan dalam kondisi baik.
3. Identifikasi Pasien
Dokumen medis diidentifikasi dengan informasi pasien, seperti nama
lengkap, tanggal lahir, nomor rekam medis, atau nomor identifikasi
unik lainnya. Ini memastikan bahwa dokumen terkait pasien yang
benar.
4. Penentuan Kategori/Klasifikasi
Dokumen medis dikategorikan atau diklasifikasikan berdasarkan jenis
atau jenis layanan yang terkait. Contohnya, kategori mungkin
mencakup radiologi, laboratorium, riwayat medis, catatan operasi, atau
konsultasi spesialis.
5. Penandaan dan Labeling
Dokumen medis diberi label atau tanda khusus yang mencerminkan
kategori atau klasifikasinya. Hal ini membantu dalam pengarsipan dan
pencarian dokumen di kemudian hari.
 16

6. Pengindeksan Informasi
Informasi kunci dari dokumen medis diindeks atau dicatat. Ini
melibatkan identifikasi dan penulisan data seperti tanggal, jenis
pemeriksaan, nama dokter atau petugas medis, hasil tes, diagnosa,
prosedur, atau resep obat. Indeks ini membantu dalam pencarian dan
pengambilan informasi saat diperlukan.
7. Pengarsipan Dokumen
Dokumen medis diarsipkan secara sistematis berdasarkan kategori,
kode, atau urutan tertentu. Mungkin ada sistem pengarsipan fisik
dengan folder, rak, atau kabinet, atau dapat menggunakan sistem
pengarsipan elektronik dengan basis data atau sistem manajemen rekam
medis.
8. Keamanan dan Kerahasiaan
Dokumen medis harus dijaga dengan ketat untuk menjaga kerahasiaan
dan keamanannya. Ini dapat melibatkan pengaturan akses terbatas,
tindakan perlindungan data, atau kebijakan kerahasiaan yang sesuai.
Pemeliharaan dan Penghapusan: Dokumen medis perlu dipelihara
dengan baik untuk mencegah kerusakan, hilang, atau kehilangan.
Perawatan rutin dan pemantauan dilakukan untuk memastikan kondisi
dan keberadaan dokumen yang baik. Setelah batas retensi yang
ditetapkan, dokumen yang sudah tidak relevan atau perlu dihapus akan
dihancurkan secara aman sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Alur umum unit koding indeksing bagi pasien dalam konteks pengarsipan
dan pengindeksan dokumen medis:
1. Penerimaan Informasi
Informasi pasien diterima dari berbagai sumber, seperti formulir
pendaftaran, rekam medis sebelumnya, atau hasil konsultasi dengan
pasien. Informasi ini mencakup nama lengkap, tanggal lahir, alamat,
kontak, dan identifikasi unik pasien (seperti nomor rekam medis).
2. Identifikasi Pasien
Informasi pasien diverifikasi untuk memastikan identitas yang benar.
Hal ini dapat melibatkan pembandingan data dengan sistem basis data
internal yang berisi informasi pasien yang ada.
3. Penentuan Kategori/Klasifikasi
Pasien diklasifikasikan ke dalam kategori yang sesuai berdasarkan jenis
layanan atau kondisi kesehatan. Misalnya, kategori dapat mencakup
penyakit tertentu, jenis pemeriksaan medis, atau spesialisasi dokter
yang merawat.
4. Pengkodean
 17

Pasien diberikan kode unik atau nomor identifikasi yang berfungsi

sebagai referensi untuk mengidentifikasi dan mengarsipkan dokumen
medis terkait dengan pasien tersebut. Kode ini dapat berupa nomor unik
internal yang terkait dengan sistem pengarsipan yang digunakan.
5. Penandaan Dokumen
Dokumen medis yang terkait dengan pasien diberi tanda khusus atau
label yang mencerminkan kode atau nomor identifikasi pasien. Hal ini
membantu dalam mengidentifikasi dan menghubungkan dokumen
dengan pasien yang benar.
6. Pengarsipan Dokumen
Dokumen medis yang terkait dengan pasien diarsipkan dalam sistem
pengarsipan yang sesuai, baik dalam bentuk fisik maupun elektronik.
Dokumen dapat diorganisir berdasarkan kategori, tanggal, nomor
identifikasi pasien, atau sistem pengarsipan yang telah ditetapkan.
7. Keamanan dan Kerahasiaan
Dokumen medis harus dijaga dengan ketat untuk menjaga kerahasiaan
dan keamanan pasien. Ini melibatkan pengaturan akses terbatas,
tindakan perlindungan data, atau kebijakan kerahasiaan yang sesuai.
8. Pemeliharaan dan Penghapusan
Dokumen medis perlu dipelihara dengan baik untuk mencegah
kerusakan, hilang, atau kehilangan. Perawatan rutin dan pemantauan
dilakukan untuk memastikan kondisi dan keberadaan dokumen yang
baik. Setelah batas retensi yang ditetapkan, dokumen yang sudah tidak
relevan atau perlu dihapus akan dihancurkan secara aman sesuai dengan
kebijakan yang berlaku.

G. Unit Analising
Unit analisis dalam konteks pengarsipan dan pengindeksan
dokumen medis dapat merujuk pada unit atau tim yang bertanggung jawab
untuk menganalisis dan mengevaluasi dokumen medis yang telah diindeks.
Tugas utama unit analisis adalah memastikan keakuratan dan kualitas
indeks yang dilakukan pada dokumen medis. Berikut adalah alur umum
unit analisis:
1. Pemilihan Sampe
Unit analisis dapat memilih sampel dokumen medis untuk dianalisis
secara mendalam. Sampel ini dapat dipilih secara acak atau berdasarkan
kriteria tertentu, seperti jenis dokumen, kategori pasien, atau periode
waktu tertentu.
2. Verifikasi Indeks
 18

Unit analisis membandingkan informasi yang terindeks dalam dokumen

dengan informasi asli yang tercatat dalam dokumen medis. Tujuannya
adalah memastikan bahwa data yang terindeks akurat dan sesuai dengan
informasi yang ada di dokumen.
3. Koreksi Kesalahan
Jika ada kesalahan atau ketidakcocokan dalam indeks, unit analisis akan
melakukan koreksi yang diperlukan. Mereka dapat memperbaiki
kesalahan atau menghubungi staf pengindeks untuk memperbaikinya.
4. Evaluasi Kualitas Indeks
Unit analisis mengevaluasi kualitas indeks secara menyeluruh. Mereka
dapat menggunakan metrik dan pedoman yang telah ditetapkan untuk
memastikan keakuratan, kelengkapan, dan konsistensi indeks yang
dilakukan.
5. Pemantauan Kinerja Unit analisis dapat melacak dan memantau kinerja
tim pengindeks dalam hal kecepatan, akurasi, dan efisiensi. Mereka
juga dapat memberikan umpan balik dan pelatihan kepada staf
pengindeks untuk meningkatkan kualitas indeks.
6. Pelaporan Hasil Hasil analisis dan evaluasi kualitas indeks dapat
dilaporkan kepada manajemen atau tim yang bertanggung jawab untuk
pengelolaan rekam medis. Laporan ini dapat memberikan wawasan
tentang kekuatan dan kelemahan dalam proses pengindeksan dan
memberikan rekomendasi perbaikan.
7. Kolaborasi dengan Tim Terkait Unit analisis dapat bekerja sama dengan
tim pengindeks, staf rekam medis, atau tim klinis lainnya untuk
memastikan bahwa informasi yang terindeks sesuai dengan kebutuhan
dan persyaratan organisasi.
8. Peningkatan Proses Berdasarkan temuan dan analisis mereka, unit
analisis dapat merekomendasikan perbaikan proses pengindeksan,
seperti penyempurnaan pedoman pengindeksan, penggunaan alat bantu
indeks, atau perbaikan komunikasi antara tim terkait.
Unit analisis memiliki peran penting dalam menjaga keakuratan
dan integritas data medis yang terindeks. Melalui analisis dan evaluasi
yang cermat, mereka dapat meningkatkan kualitas pengindeksan,
mendukung pengambilan keputusan yang tepat, dan meningkatkan
manajemen rekam medis secara keseluruhan.

H. Unit Filing
1. Alur Peminjaman
a. Peminjam ektern maupun intern harus membawa surat pengantar
(Peminjam ektern harus membawa surat permohonan yang ditujukan
 19

kepada direktur rumah sakit, dan peminjam intern membawa surat

pengantar yang ditandatangani oleh dokter atau kepala bagian
atasan)
b. Kemudian petugas filling menerima surat permohonan/disposisi.
c. Lalu petugas filling akan mencatat peminjaman dibuku ekspedisi dan
pada tracer.
d. Setelah petugas filling mencatat peminjaman lalu petugas
mengambilkan berkas rekam medis. Kemudian berkas rekam medis
diserahkan kepada peminjam
2. Alur Pengembalian
a. Peminjam mengembalikan berkas rekam medis ke petugas
peminjaman.
b. Petugas peminjaman kemudian menginputkan identitas DRM dan
scan barcode di sistem informasi pengembalian rekam medis dan
kemudian data yang telah diinputkan akan disimpan pada database
pengembalian rekam medis.
c. Kemudian setelah petugas peminjaman menginputkan data kedalam
sistem informasi pengembalian, lalu diserahkan kepada petugas
assembling.
d. Petugas assembling akan mengassembling berkas rekam medis yang
telah dikembalikan sesuai dengan urutan-urutan rekam medis
 BAB III

HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Kegiatan
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Dr.Soeroto Ngawi
a. Sejarah Singkat Rumah Sakit
RSUD Dr. Soeroto Ngawi keberadaanya telah dimulai sejak
zaman penjajahan Belanda sekitar tahun 1888 sebagai rumah sakit
yang ditempati oleh dokter militer Belanda, yang pada zamannya
diyakini sebagai bagian komplek benteng Van Den Bosch. Kala itu
Ngawi disebut sebagai kota garnisun (Breitenstein, H. 1900. 21
Jahre in Indien. (L. Fernan)). Terletak di tepi selatan sungai
bengawan Solo tepatnya di Jl. Dr. Wahidin no. 27 Kabupaten
Ngawi. Nama rumah sakit ini diangkat dari salah satu dokter
kepala pada masa kemerdekaan Republik Indonesia yaitu
Dr.Soeroto.
2. Sistem Penamaan Rekam Medis
Sistem Penamaan Rekam Medis di Rumah Sakit Dr.Soeroto Ngawi
sesuai identitas pasien tanpa menggunakan gelar, namun pada akhir
setelah penulisan nama dituliskan Ny, Tn, Nn, An, atau By Ny.
Penamaan tersebut untuk memudahkan dalam identifikasi pasien itu
laki-laki ataupun perempuan. Kemudian pada sistem penamaan bayi
menggunakan nama ibunya agar memudahkan dalam identifikasi
bahwa bayi tersebut anak dari siapa. Apabila dijumpai nama hanya
satu kata maka ditambah nama ayah kandung.
3. Sistem Penomoran Rekam Medis
Sistem penomoran merupakan salah satu jenis bantuan yang
digunakan untuk membedakan berkas rekam medis satu pasien dengan
pasien yang lain. Sistem Penomoran Rekam Medis di Rumah Sakit
Dr.Soeroto Ngawi menggunakan Unit Numbering System (UNS) yaitu
1 nomor rekam medis untuk satu pasien. Apabila pasien pernah
berobat di rumah sakit tersebut, maka dia tidak mendapatkan lagi
nomor rekam medis. Sistem penomoran ini dapat berkesinambungan
karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang
diberikan berada dalam satu folder. Namun sistem penomoran ini
pelayanan pendaftaran akan lebih lama. Tetapi kekurangan ini dapat
diatasi di RSUD Dr.Soeroto Ngawi dengan cara membuat dua loket
yaitu loket pasien baru dan loket pasien lama.
4. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

22
 23

Sistem Penyimpanan Rekam Medis di Rumah Sakit Dr.Soeroto

Ngawi menggunakan sistem desentralisasi yaitu sebuah penyimpanan
yang memisahkan berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat
inap. Dengan sistem penyimpanan ini berkas akan relatif dekat dengan
unit pelayanan yang membutuhkan dan ruangan tidak terlalu luas,
sehingga petugas filling tidak terlalu bingung atau berat dalam mencari
dokumen rekam medis yang dibutuhkan. Namun dengan sistem
penyimpanan ini membutuhkan banyak ruang, tenaga yang kompeten,
dan pengawasan yang sulit. Namun karena ketersediaan ruang di
RSUD Dr.Soeroto yang tebatas sehingga sistem penyimpanan hanya
memungkinkan untuk desentralisasi.
5. Sistem Penjajaran Rekam Medis
Sistem Penjajaran Rekam Medis di Rumah Sakit secara Terminal
Digit Filing (TDF) yaitu menggunakan acuan dua digit angka paling
bawah. Namun sistem penjajaran di RSUD Dr.Soeroto tidak sesuai
dengan peraturan yang berlaku pada teori karena menurut teori yang
berlaku sistem penjajaran Terminal Digit Filing diurutkan dari dua
digit angka paling bawah lalu dua digit angka tengah dan yang terakhir
dua digit angka di atas. Rumah Sakit Dr. Soeroto Ngawi menggunakan
pengurutan angka yang diurutkan dari dua digit angka paling bawah,
dua digit angka paling atas dan yang terakhir dua digit angka tengah,
namun sejauh ini penerapan pengurutan angka pada sistem penjajaran
di Rumah Sakit Dr. Soeroto Ngawi tidak menemukan kendala dalam
pencarian berkas dan penyimpanan berkas rekam medis.
6. Sistem Retensi dan Pemusnahan
Sistem retensi di Rumah Sakit Dr.Soeroto Ngawi dilakukan setiap
lima tahun sekali, dokumen rekam medis yang sudah inaktif akan
dipisahkan dengan dokumen rekam medis yang aktif. Formulir dan
catatan yang masih dianggap memiliki nilai guna akan dipisahkan dari
berkas rekam medis inaktif.
Sedangkan sistem pemusnahan di Rumah Sakit Dr.Soeroto Ngawi
adalah dokumen rekam medis yang sudah inaktif dan dianggap tidak
memiliki nilai guna akan dimusnahkan dengan mesin pencacah.
7. Alur dan Prosedur Pendaftaran Rekam Medis, Alur Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan, Rawat Inap dan Gawat Darurat Secara Manual/SIMRS
a. Alur Pasien Rawat Jalan
1) Alur pasien baru dengan BPJS
a) Pasien datang ke rumah sakit
b) Pasien mendapat nomor antrian dan menuju ke loket
pendaftaran pasien baru
 24

c) Pasiendipanggil oleh petugas sesuai nomor antrian

d) Petugas meminjam kartu identitas pasien, pasien
dipersilahkan mengisi general consent
e) petugas memasukan data identitas pasien sesuai yang tertera
dikartu identitas pasien
f) Petugas mendaftarkan pasien dipoliklinik yang dituju
g) Pasien mendapatkan nomor antrian poliklinik dan aturan jam
kedatangan
h) Pasien mendapatkan Kartu Berobat dari petugas
i) Pasien diarahkan melakukan pemindaian sidik jari di loket
pendaftaran untuk pembuatan SEP (Surat Eligibilitas
Peserta)
j) SEPtelah tercetak kemudian didistribusikan petugas ke
poliklinik sesuai dengan poliklinik yang tertera di SEP dan
Pasien diarahkan ke poliklinik yang dituju untuk menunggu
panggilan petugas poliklinik sesuai nomor antrian
k) Pasien dipanggil oleh petugas lalu diperiksa oleh dokter di
polklinik
l) Apabila pasien mendapatkan perintah pemeriksaan penunjang,
maka pasien diarahkan ke laboratorium atau radiologi
m) Setelah hasil laboratorium tercetak, pasien kembali ke
poliklinik untuk menyerahkan hasil laboratorium atau
radiologi kepada dokter di poliklinik
n) Pasien ke farmasi untuk mendapatkan rincian obat
o) Pasien ke loket pembayaran untuk membayarobat
p) Pasien kembali ke farmasi untuk mengambil obat sesuai
dengan resep dari dokter
2) Alur pasien baru umum
a) Pasien datang ke rumah sakit
b) Pasien mendapat nomor antrian dan menuju ke loket
pendaftaran pasien baru
c) Pasiendipanggil petugas sesuai nomor antrian
d) Petugas meminjam kartu identitas pasien, pasien
dipersilahkan mengisi general consent
e) Petugas memasukan data identitas pasien sesuai yang tertera
dikartu identitas pasien
f) Petugas mendaftarkan pasien dipoliklinik yang dituju
g) Pasien mendapatkan nomor antrian poliklinik dan aturan jam
kedatangan
h) Pasien mendapatkan Kartu Berobat dari petugas
 25

i) Struk pembayaran telah tercetak kemudian didistribusikan

petugas ke poliklinik sesuai dengan poliklinik yang tertera
dan Pasien diarahkan ke poliklinik yang dituju untuk
menunggu panggilan petugas poliklinik sesuai nomor antrian
j) Pasien dipanggil oleh petugas lalu diperiksa oleh dokter di
polklinik
k) Apabila pasien mendapatkan perintah pemeriksaan
penunjang, maka pasien diarahkan ke laboratorium atau
radiologi
l) Setelah hasil laboratorium tercetak, pasien kembali ke
poliklinik untuk menyerahkan hasil pemeriksaan
laboratorium/radiologi kepada dokter poliklinik
m) Pasien ke farmasi untuk mendapatkan rincian obat
n) Pasien ke loket pembayaran untuk membayar obat
o) Pasien kembali ke farmasi untuk mengambil obat sesuai
dengan resep dari dokter
3) Alur pasien lama BPJS
a) Pasien memasuki rumah sakit
b) Pasien menuju ke loket pendaftaran rawat jalan pasien lama
c) Pasien menyampaikan kepada petugas terkait poliklinik yang
dituju
d) Petugas mendaftarkan pasien ke poliklinik yang dituju
e) Pasien mendapatkan nomor antrian poliklinik, pasien
melakukan pemindaian sidik jari untuk keperluan pembuatan
SEP BPJS
f) Petugas mendaftarkan pasien ke poliklinik yang dituju, pasien
mendapatkan nomor antrian piloklinik dan aturan jam
kedatangan, pasien diarahkan ke poliklinik yang dituju,
pasien diarahkan ke farmasi untuk pengambilan obat, pasien
pulang.
4) Alur pasien lama umum
a) Pasien mendaftar secara online
b) Pasien mendapatkan no antrian dan jam kedatangan ke
poliklinik
c) Struk pembayaran tercetak, petugas mendistribusikan ke
poliklinik sesuai dengan yang tertera pada struk pembayaran
dan pasien menunggu dipoliklinik untuk menunggu
panggilan sesuai no antrian
d) Pasien dipanggil petugas dan mendapatkan pelayanan
 26

e) Apabila perlu dilakukan pemeriksaan penunjang, maka pasien

diarahkan ke lab atau radiologi
f) Setelah keluar hasilnya, pasien kembali ke poliklinik untuk
menyerahkan hasil lab atau radiologi
g) Pasien ke farmasi untuk mendapatkan rincian obat
h) Pasien diarahkan ke loket pembayaran untuk membayar obat
dan jasa pelayanan
i) Pasien ke farmasi untuk mengambil obat sesuai dengan resep
dari dokter
b. Alur pendaftaran pasien rawat inap
1) Alur pasien baru dengan BPJS
a) Pasien mendapatkan surat pengantar dari dokter
b) Pasien menyerahkan surat pengantar tersebut ke petugas
pendaftaran
c) Petugas meminjam identitas pasien dan kartu BPJS, kemudian
pasien diminta mengisi general consent
d) Petugas memasukan data identitas pasien di SIMRS
e) Petugas mencetak SEP
f) Pasien mendapatkan surat masuk rumah sakit lalu diberikan
kepada petugas
g) Petugas menetapkan ruang perawatan dan kelas perawatan
sesuai BPJS yang dimiliki pasien
h) Petugas mencatat di buku register nama pasien, nomor rekam
medis, asal pasien (datang sendiri, dari poliklinik atau
rujukan) cara bayar pasien (umum/BPJS), diagnosa pasien,
dan bangsal perawatan
i) Petugas rekam medis merakit berkas rekam medis pasien
rawat inap dalam satu map dan gelang pasien disertakan
didalam map kemudian diserahkan kepada pasien atau wali
pasien untuk diberikan kepada perawat yang bertugas di
UGD beserta SEP yang tercetak dan pasien mendapatkan
KIB
2) Alur pasien lama dengan BPJS
a) Pasien mendapatkan surat pengantar dari dokter
b) Pasien menyerahkan surat pengantar tersebut ke petugas
pendaftaran
c) Petugas meminjam identitas pasien dan kartu BPJS
d) Petugas mengentri identitas pasien di SIMRS
e) Petugas mencetak SEP
 27

f) Petugas rekam medis merakit berkas rekam medis pasien

rawat inap dalam satu map dan gelang pasien disertakan
didalam map kemudian diserahkan kepada pasien atau wali
pasien untuk diberikan kepada perawat yang bertugas di
UGD beserta SEP yang tercetak
3) Alur pasien baru umum
a) Pasien mendapatkan surat pengantar dari dokter
b) Pasien menyerahkan surat pengantar tersebut ke
petugas pendaftaran
c) Petugas meminjam kartu identitas pasien dan pasien/wali
pasien diminta mengisi general consent
d) Petugas memasukan identitas pasien di SIMRS
e) Pasien/wali pasien diminta untuk menandatangani surat
persetujuan tidak menggunakan BPJS di atas materai
f) Pasien/wali pasien dipersilahkan memilih kelas perawatan
g) Petugas menetapkan bangsal dan kelas perawatan yang
didapatkan pasien
h) Petugas mencetak struk pembayaran
i) Petugas rekam medis merakit berkas rekam medis pasien
rawat inap dalam satu map dan gelang pasien disertakan
didalam map kemudian diserahkan kepada pasien atau wali
pasien untuk diberikan kepada perawat yang bertugas di
UGD beserta struk pembayaran yang tercetak dan pasien
mendapatkan Kartu Berobat
4) Alur pasien lama umum
a) Pasien mendapatkan surat pengantar dari dokter
b) Pasien/wali pasien menyerahkan surat pengantar tersebut ke
petugas pendaftaran
c) Petugas meminjam kartu identitas pasien dan mengentri
identitas pasien di SIMRS
d) Pasien/wali pasien dipersilahkan mengisi general consent
e) Pasien/wali pasien dipersilahkan menandatangani surat
persetujuan tidak menggunakan BPJS di atas materai
f) Pasien atau wali pasien dipersilahkan memilih kelas
perawatan
g) Petugas menetapkan bangsal dan kelas perawatan yang sudah
dipilih pasien/wali pasien
h) Petugas mencetak struk pembayaran
i) Petugas rekam medis merakit berkas rekam medis pasien
rawat inap dalam satu map dan gelang pasien disertakan
 28

didalam map kemudian diserahkan kepada pasien atau wali

pasien untuk diberikan kepada perawat yang bertugas di
UGD beserta struk pembayaran yang tercetak
c. Alur pendaftaran pasien gawat darurat
1) Alur pasien baru dengan BPJS
a) Pasien mendapatkan surat pengantar dari dokter
b) Pasien menyerahkan surat pengantar tersebut ke petugas
pendaftaran
c) Petugas meminjam kartu identitas pasien dan kartu BPJS,
kemudian pasien diminta mengisi general consent
d) Petugas memasukan data identitas pasien di SIMRS
e) Petugas mencetak SEP
f) Petugas menyerahkan SEP untuk diserahkan ke dokter atau
perawat UGD dan pasien mendapatkan KIB
g) Pasien ke farmasi untuk mengambil obat
2) Alur pasien lama dengan BPJS
a) Pasien mendapatkan surat pengantar dari dokter
b) Pasien menyerahkan surat pengantar tersebut ke petugas
pendaftaran
c) Petugas meminjam kartu identitas pasien dan kartu BPJS
d) Petugas mengentri identitas pasien di SIMRS
e) Petugas mencetak SEP
f) Petugas menyerahkan SEP untuk diserahkan ke dokter atau
perawat UGD
g) Pasien ke farmasi untuk mengambil obat
3) Alur pasien baru umum
a) Pasien mendapatkan surat pengantar dari dokter
b) Pasien/wali pasien menyerahkan surat pengantar tersebut ke
petugas pendaftaran
c) Petugas meminjam kartu identitas pasien
d) Petugas memasukan data identitas pasien ke SIMRS
e) petugas menanyakan keluhan pasien
d) Pasien dipersilahkan mengisi general consent
e) Pasien dipersilahkan menandatangi surat persetujuan tidak
menggunakan BPJS di atas materai
g) Petugas mencetak rincian pembayaran
i) Pasien ke loket pembayaran untuk melakukan pembayaran
obat dan jasa pelayanan lalu pasien ke farmasi untuk
mengambil obat
4) Alur pasien lama umum
 29

a) Pasien mendapatkan surat pengantar dari dokter

b) Pasien menyerahkan surat pengantar tersebut ke petugas
pendaftaran
c) Petugas meminjam identitas pasien
d) Petugas mengentri identitas pasien di SIMRS
e) Petugas mencetak struk pembayaran
f) Pasien ke loket pembayaran untuk membayar jasa pelayanan
dan obat
g) Pasien ke farmasi untuk mengambil obat
8. Penerapan komunikasi efektif dalam pendaftaran pasien rawat jalan,
rawat inap, gawat darurat.
Petugas dalam loket pendaftaran rawat jalan, rawat inap, gawat
darurat sudah menerapkan komunikasi efektif bertujuan dalam
kenyamanan pasien dan menghindari terjadinya kesalahpahaman.
Petugas selalu berkoordinasi agar tidak terjadi miss komunikasi
antar petugas rekam medis di bagianya masing-masing dan juga
menggunakan bahasa yang mudah di pahami baik sesama petugas
maupun pasien.
9. Mengidentifikasi alur, isi dan struktur formulir rekam medis secara
manual/SIMRS pada unit assembling
a. Alur
2) Rekam medis dari TPPRJ,TPPRI,IGD Diterima di assembling
untuk di teliliti kelengkapan dan di urutkan
3) Petugas assembling melengkapi data RM yang belum lengkap
4) Dokumen RM di distribusikan ke koding indeksing untuk di
kode
b. Struktur formulir
1) Umum
a) General Consent (Persetujuan Umum)
b) Surat Persetujuan Pasien/Keluarga Pasien
c) Ringkasan Masuk dan Keluar
d) Rencana Pelayanan dan Pemberian Pendidikan kepada
pasien/keluarga
e) Informasi dan Edukasi Pasien dan Keluarga Terintegrasi
f) Catatan Kontrol
g) Rencana Pemulangan Pasien
h) Formulir Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
2) Jiwa
a) General Consent (Persetujuan Umum)
b) Surat Persetujuan Pasien/Keluarga Pasien
 30

c) Ringkasan Masuk dan Keluar

d) Rencana Pelayanan dan Pemberian Pendidikan Kepada
Pasien/Keluarga
e) Informasi dan Edukasi Pasien dan Keluarga Terintegrasi
f) Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi (CPPT)
g) Rencana Pemulangan Pasien
h) Form Rekonsiliasi Obat
i) Pengkajian Pasien Jatuh Khusus Jiwa
j) Formulir Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
3) Kebidanan
a) General Consent (Persetujuan Umum)
b) Surat Persetujuan Pasien/Keluarga Pasien
c) Ringkasan Masuk dan Keluar
d) Anamnese
e) Rencana Pelayanan dan Pemberian Pendidikan Kepada
Pasien/Keluarga
f) Informasi dan Edukasi Pasien dan Keluarga Terintegrasi
g) Rencana Pemulangan Pasien
h) Formulir Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
4) Bayi
a) General Consent (Persetujuan Umum)
b) Surat Persetujuan Pasien/Keluarga Pasien
c) Ringkasan Masuk dan Keluar
d) Rencana Pelayanan dan Pemberian Pendidikan Kepada
Pasien/Keluarga
e) Informasi dan Edukasi Pasien dan Keluarga Terintegrasi
f) Identifikasi Bayi
g) Rencana Pemulangan Pasien
h) Formulir Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
10. Mengidentifikasi alur pengkodean, pengumpulan data penyakit,
kematian, tindakan dan dokter yang disajikan dalam bentuk laporan
indeks manual/SIMRS di unit koding indeksing
a. Dokumen rekam medis RJ maupun RI didistribusikan ke
assembling
b. Dokumen rekam medis analisa kelengkapannya
c. Dokumen rekam medis dikode diagnosanya dengan
memperhatikan riwayat perjalanan penyakit pasien, data dukung,
dan tata laksana
d. Petugas mengentry koding
 31

e. Petugas mengambil SEP atau rincian claim yangdisetorkan ke

bagian keuangan untuk diajukan claim dan dientry di ina cbg’s
f. Bagian rekam medis yang lainnya dikembalikan untuk dikelola
bagian rekam medis, jika lengkap disimpan di filling dan jika tidak
lengkap dikembalikan ke unit yang mengirimkan
11. Mengidentifikasi aplikasi sistem informasi fasyankes (SIMRS) dalam
pengumpulan data/pencatatan data pasien, pengolaha, penyajian data
secara manual/SIRS di unit analising reporting
a. Aplikasi
1) Rumah Sakit Online
2) SIRS Online
3) Laporan STP
4) Laporan RL5.1 – 5.4 dan RL 1 – 4
5) SKDR (Sistem Kewaspadaan Dini dan Respons)
6) SIMRS
b.Pelaporan
1) Internal
a) Kunjungan ruang
b) Keadaan keluar rumah sakit
c) Kunjungan RS
d) Kunjungan Rumah Sakit
e) Kelas Perawatan
f) Lama Dirawat
2) Eksternal
a) Rumah Sakit Online (Harian) : Pasien Covid, AKI, dan TT
b) SIRS Online (Bulanan) : Laporan RL
c) Laporan RL ke dinkes provinsi (Bulanan) : RL 5.1 – 5.4
Laporan RL ke dinkes provinsi (Tahunan) : RL 1 – 4
d) SKDR (Perminggu) : Penyakit yang pertamakali diderita
oleh pasien
12. Mengidentifikasi alur Peminjaman dan Pengembalian Dokumen
Rekam Medis di Unit Filing
a. Alur Peminjaman dari Internal Rumah Sakit
1) Peminjam menghubungi petugas filling
2) Petugas filling mencatat no rm pasien yang akan dipinjam
3) Petugas filling mencarikan dokumen rekam medis pasien yang
akan dipinjam
4) Petugas filling memberikan dokumen rekam medis pasien yang
akan dipinjam kepada peminjam
b. Alur Pengembalian dari Internal Rumah Sakit
 32

1) Peminjam menghubungi petugas filling

2) Peminjam mengembalikan dokumen rekam medis pasien yang
dipinjam kepada petugas filling
3) Petugas filling mencatat no rm pasien yang telah dipinjam
4) Petugas filling mengembalikan dokumen rekam medis pasien
yang dipinjam ke ruang filling
c. Alur Peminjaman dari Eksternal Rumah Sakit
1) Peminjam menghubungi petugas filling
2) Petugas filling mencatat no rm pasien yang akan dipinjam di
tracer
3) Petugas filling mengambilkan dokumen rekam medis pasien
yang akan dipinjam dan menaruhkan tracer dibagian dokumen
rekam medis yang diambil
4) Petugas filling menyerahkan dokumen rekam medis pasien yang
dipinjam kepada peminjam
d. Alur Pengembalian dari Eksternal Rumah Sakit
1) Peminjam menghubungi petugas filling
2) Peminjam memberikan dokumen rekam medis yang dipinjam
kepada petugas filling
3) Petugas filling menerima dokumen rekam medis pasien yang
akan dipinjam dan menaruhkan dokumen rekam medis didepan
tracer

PEMBAHASAN KOK BELUM ADA?

 BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan
1. Gambaran Umum RSUD Dr.Soeroto Ngawi
Merupakan rumah sakit milik pemerintah, yang terletak di tepi
selatan sungai bengawan Solo tepatnya di Jl. Dr. Wahidin no. 27
Kabupaten Ngawi. Nama rumah sakit ini diangkat dari salah satu
dokter kepala pada masa kemerdekaan Republik Indonesia yaitu
Dr.Soeroto.
2. Sistem Penamaan Rekam Medis Manual/SIMRS
Nama pasien ditulis menggunakan title yang dimiliki pasien (Tn,
Ny, Nn, Sdr/i). Jika pasien memiliki nama hanya sebanyak satu
kata maka akan ditambahkan nama dari bapak kandung pasien.
3. Sistem Penomoran Rekam Medis Manual/SIMRS
Sistem penomoran menggunakan Unit Numbering System, satu
pasien akan mendapatkan satu nomor rekam medis dan nomor
rekam medis akan selalu digunakan ketika pasien
berobat/berkunjung ke rumah sakit.
4. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Sistem Penyimpanan Rekam Medis di Rumah Sakit Dr.Soeroto
Ngawi menggunakan sistem desentralisasi yaitu antara dokumen
rekam medis rawat inap dan rawat jalan tersimpan pada map yang
berbeda walau satu tempat atau ruangan.
5. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis \
Sistem penjajaran menggunakan sistem Terminal Digit Filing,
terdiri dari enam digit angka, dua digit angka terakhir menjadi
acuan dalam urutan penyimpanan dokumen rekam medis
6. Sistem retensi di Rumah Sakit Dr. Soeroto Ngawi dilakukan setiap
lima tahun sekali untuk memisahkan dokumen rekam medis yang
inaktif dan tidak memiliki nilai guna dari dokumen rekam medis
yang aktif.
7. Alur dan Prosedur Pendaftaran Rekam Medis, Alur Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan, Rawat Inap dan Gawat Darurat sudah secara
elektronik tapi sebagian masih manual bagi dokumen yang
memerlukan tanda tangan
8. Penerapan komunikasi efektif dalam pendaftaran pasien rawat
jalan, rawat inap, dan gawat darurat bertujuan untuk kenyamanan
pasien dan mencegah kesalahpahaman.

29
 30

9. Rekam medis dari TPPRJ, TPPRI, dan IGD diterima di unit

assembling untuk dilakukan pemeriksaan kelengkapan dan
pengurutan.

B. Saran
1. Pelatihan Dan Pengembangan Staff
Berikan pelatihan berkala kepada staf rekam medis tentang
penggunaan sistem EMR, peraturan dan kebijakan terkait, serta
perkembangan terbaru dalam bidang rekam medis. hal ini akan
membantu meningkatkan kompetensi dan keterampilan staf.
2. Peningkatan penggunaan teknologi
Manfaatkan teknologi canggih seperti pengenalan suara atau
pemindaian otomatis untuk mengurangi beban kerja dan
meningkatkan efisiensi dalam pencatatan data rekam medis
3. Sistem Retensi
Penggunaan kode warna untuk map rekam medis untuk memudahkan
dalam pemilihan tahun untuk sistem retensi
 DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2023. Profil – RSUD Dr. Soeroto Kabupaten Ngawi. Diakses : 25

Juni 2023. https://rssoeroto.ngawikab.go.id/profil/

Anonim. 2023. Rekam Medis: Pengertian, Tujuan, dan Contohnya. Diakses

: 14 Juni 2023. https://medital.id/rekam-medis-pengertian-tujuan-
dan-contohnya/

Bates, D. W., & Gawande, A. A. (2003). Improving safety with information

technology. New England Journal of Medicine, 348(25), 2526-
2534.

Haux, R., Ammenwerth, E., & Herzog, W. (Eds.). (2018). Health

information systems: Concepts, methodologies, tools, and
applications. IGI Global.

LaTour, K. M., & Eichenwald, S. (2017). Health information management:

Concepts, principles, and practice. AHIMA.

Raghupathi, W., & Raghupathi, V. (2014). Big data analytics in healthcare:

promise and potential. Health Information Science and Systems,
2(1), 3.

Wang, N., & Ouyang, X. (2020). The application of blockchain in

healthcare management systems. Journal of Healthcare
Engineering, 2020, 1-13.

Wager, K. A., Lee, F. W., & Glaser, J. P. (2017). Health care information
systems: A practical approach for healthcare management. John
Wiley & Sons.

Weed, L. L. (2005). Medical records that guide and teach. New England
Journal of Medicine, 313(14), 905-912.

WHO. (2013). WHO Guideline: Recommendations on Digital Interventions

for Health System Strengthening. World Health Organization.