PENGELOLAAN REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN DI

RUMAH SAKIT UMUM PUSAT (RSUP) DR. SARDJITO YOGYAKARTA

Tinjauan Terhadap Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis
LAPORAN KUNJUNGAN LAPANGAN
SEMESTER 1 TAHUN AKADEMIK 2022 / 2023

Disusun Oleh :
ANDREAS SYAFIQ BALAPRADHANA 220205183
FADILA RAHMANIA 220205194
LUTFIA NURKHOMSA FATICHAH 220205202
REZA MIFTAKUL JANAH 220205274

PRODI D3 REKAM MEDIK DAN INFOMASI KESEHTAN

FAKULTAS ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS DUTA BANGSA
SURAKARTA
2023

i
 LEMBAR PENGESAHAN

Nama : ANDREAS SYAFIQ BALAPRADHANA 220205183

FADILA RAHMANIA 220205194
LUTFIA NURKHOMSA FATICHAH 220205202
REZA MIFTAKUL JANAH 220205274

Mata Kuliah : Kunjungan Lapangan

Semester : I / Tahun Akademik 2022/2023
Judul : Pengelolaan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Rumah
Sakit Umum (RSUP) Dr. Sardjito Yogyakarta Tinjauan Terhadap
Sistem dan sub sistem rekam medis.

Mengesahkan,

Ketua Prodi D3 RMIK Pembimbing Laporan

Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta

(Linda Widyaningrum, S.KM., MPH) (Nopita Cahyaningrum, S.KM., M.K.M)

Mengetahui,
Dekan Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta

(Warsi Maryati, S.KM., MPH)

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkankepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
laporan kunjungan di Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sardjito
Yogyakarta. Kunjungan lapangan ini merupakan suatu pengalaman bagi penulis
untuk belajar dilapangan berkaitan dengan mata kuliah yang penulis terima di
kampus dan untuk bekal kerja di masa depan Dimana kunjungan lapangan ini
sangat berguna dan diperlukan dalam proses pembelajaran pendidikan Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :

1. Dr. Dr.Darwito, SH, Sp.B(K) Onk Selaku Direktur Utama RSUP Dr. Sardjito
Yogyakarta.
2. Drs. H. Singgih Purnomo, MM Selaku Rektor Universitas Duta Bangsa.
3. Sugeng, S,KM, MM Selaku Kepala Rekam Medis RSUP Dr.Sardjito
Yogyakarta.
4. Warsi Maryati,S.K.M.,MPH selaku Dekan Fakultas Ilmu Kesehatan
Universitas Duta Bangsa Surakarta yang sudah memberikan izin kepada
penulis untuk melakukan kunjungan lapangan.
5. Linda Widyaningrum, S.KM.,MPH selaku Ketua Prodi D3 Fakultas Ilmu
Kesehatan Universitas Duta Bangsa.
6. Seluruh Staf RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.
7. Yunita Wisda Tumarta Arif, M.Kom Selaku Dosen Pembimbing Akademik.
8. Orang tua yang selalu mendukung dan memberikan doa hingga
terselesaikannya laporan ini.

Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan kunjungan lapangan ini masih

jauh lebih dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis dengan senang hati
menerima kritik dan saran yang membangun demi perbaikan laporan yang akan
datang. Penulis berharap agar laporan ini bermanfaat bagi penulis khususnya
dan pembaca pada umumnya untuk menambahkan pengetahuan tentang rekam
medis.
Surakarta, 23 Februari 2023

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

JUDUL......................................................................................................................
LEMBAR PENGESAHAN.....................................................................................
KATA PENGANTAR.............................................................................................
DAFTAR ISI............................................................................................................
DAFTAR TABEL....................................................................................................
DAFTAR GAMBAR...............................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................
DAFTAR SINGKATAN.........................................................................................
BAB I.......................................................................................................................
PENDAHULUAN...................................................................................................
A. Latar Belakang.................................................................................................
B. Rumusan Masalah............................................................................................
C. Tujuan..............................................................................................................
D. Manfaat............................................................................................................
E. Ruang Lingkup.................................................................................................
BAB II......................................................................................................................
LANDASAN TEORI...............................................................................................
A. Sejarah Rekam Medis......................................................................................
B. Sistem dan Subsistem Rekam Medis.............................................................10
BAB III..................................................................................................................15
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN.................................................15
A. Gambaran Umum RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta........................................15
B. Sejarah Rekam Medis Di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta............................17
C. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis……………………………………...
D. Sistem Penerimaan Pasien.............................................................................18
E. Sistem Pengelolaan data rekam medis..........................................................26
BAB IV..................................................................................................................31
PENUTUP..............................................................................................................31

iv
 A. Kesimpulan....................................................................................................31
B. Saran..............................................................................................................32
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................33
LAMPIRAN...........................................................................................................34

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Tambahan Singkatan Pada Nama Pasien

1
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Gambar 3.2 Alur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
Gambar 3.3 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Inap

2
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Struktur Organisasi RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

2. Foto Kegiatan

3
DAFTAR SINGKATAN

BOR : Bor Oucupancy Rate

DIP : Data Identitas Pasien
DRM : Dokumen Rekam Medis
ICM : Intalasi Catatan Medik
KIB : Kartu Identitas Berobat
KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien
LOS : Length of Stay
MDF : Middle Digit Filing
RSUP : Rumah Sakit Umum Pusat
SIRS : Sistem Informasi Rumah Sakit
SNF : Straight Numerical Filing
SNS : Serial Numbering Sistem
SUNS : Serial Unit Numbering Sistem
TDF : Terminal Digit Filing
TPPGD : Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap
TPPRJ : Tempat Penndaftaran Pasien Rawat Jalan
UNS : Unit Numbering Sistem
URJ : Unit Rekam Medis
URM : Unit Rekam Medis
URI : Unit Rawat Inap

4
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta adalah salah satu
rumah sakit terkemuka di Yogyakarta yang memiliki misi untuk memberikan
pelayanan kesehatan terbaik bagi masyarakat. Oleh karena itu, pengelolaan rekam
medis dan informasi kesehatan sangat penting untuk memastikan bahwa pasien
menerima pelayanan yang tepat sesuai dengan kebutuhan mereka. Rekam medis
dan informasi kesehatan menjadi sumber informasi yang sangat penting bagi
dokter dan tenaga medis lainnya untuk membuat diagnosis dan membuat rencana
perawatan yang tepat bagi pasien. Selain itu, pengelolaan rekam medis ini
berisikan data identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien.
Juga memiliki peran penting dalam menjaga privasi dan kerahasiaan informasi
pasien menurut PMK No. 24 Tahun 2022. Pengelolaan rekam medis dan
informasi kesehatan di Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Sardjito Yogyakarta sangat
penting bagi keberlangsungan pelayanan kesehatan dan memastikan bahwa pasien
menerima pelayanan yang tepat sesuai dengan kebutuhan mereka. Kunjungan
lapangan ke RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta merupakan salah satu program
tahunan Universitas Duta Bangsa Surakarta. Karena RSUP merupakan rumah
sakit pusat dan rumah sakit pendidikan yang mempunyai akreditasi A, yang mana
telah menerapkan sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan LAN dalam
sistem informasi rumah sakit.

B. Rumusan Masalah
Bagaimana pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan di RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta di tinjau dari sistem dan sub sistem rekam medis ?
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mengetahui system pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan di RSUP
Dr. Sardjito Yogyakarta di Tinjau dari sistem dan sub sistem rekam medis.

5
2. Tujuan Khusus

Mengetahui gambaran umum RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta meliputi sejarah

rekam medis, struktur organisasi rumah sakit dan struktur organisasi rekam medis
di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.
Mengetahui sistem rekam medis yang meliputi sistem penamaan, sistem
penomoran, sistem penjajaran, sistem penyimpanan, sistem penyusutan dan
pemusnahan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.
Mengetahui sistem penerimaan pasien di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.
Mengetahui sistem pengelolaan data rekam medis di RSUP Dr. Sardjito.
Mahasiswa dapat mengetahui dan mempelajari tentang sistem pengelolahan data
rekam medis seperti alur assembling, coding, indexing, analizing, reporting,
filling, pelayanan penelitian dan pelayanan Surat Keterangan Medis secara
langsung.

D. Manfaat

1. Manfaat bagi Penulis

Penulis dapat memahami lebih dalam mengenai penerapan rekam medis di rumah
sakit, manajemen rumah sakit tipe A khususnya RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta,
dan gambaran tentang dunia kerja rekam medis.
2. Manfaat bagi Instansi
Dengan adanya laporan yang membahas RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta secara
tidak langsung membantu dalam hal marketing, pemasaran karena pembaca akan
mengetahui hal-hal mengenai RSUP Dr. Sardjito, tercapainya misi RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta yaitu menjadi rumah sakit pendidikan dan penelitian.
3. Manfaat bagi Instansi Universitas Duta Bangsa Surakarta
Dengan adanya kunjungan ke RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta akan menjalin kerja
sama antara Apikes citra medika dengan RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.

6
E. Ruang Lingkup

Adapun Lingkup kunjungan lapangan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta yaitu :

1. Lingkup ilmu: Alur Prosedur Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
2. Lingkup Materi : Pengelolaan sistem dan sub sistem rekam medis di RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta.
3. Lingkup Lokasi : RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta yang berada di Jl.Kesehatan 1
Sekip Yogyakarta.
4. Lingkup Objek : Catatan Sistem dan sub sistem rekam medis di RSUP Dr.
Sardjito.
5. Lingkup Waktu:
Hari dan Tanggal : Kamis,23 Februari 2023
Waktu : 08.00-12.00 WIB

7
 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Sejarah Rekam Medis

Rekam medis sebagai catatan yang di temukan sejak zaman batu
(paleotikum) + 25.000 SM di Spanyol, di butikan dengan adanya pahatan pada
dinding gua. Pada zaman zunani + 460SM, Hipocrates (Bapak Ilmu Kedokteran)
mencatat pemeriksaan pasiennya atau penemuan medis (Rekam Medis).
Kecermatan cara kerja Hippocrates dalam pengolahan rekam medisnya sangat
menguntungkan para dokter di zaman sekarang. Pada zaman keemasan Dinasti
Islam, Avicena (Ibnu Sina) dan Rhazesmerupakan tokoh yang berperan
menggunakan pencatatan klinik yang baik, yang di tulis pada buku - buku
kedoteran seperti “Treatise on smallpox and Measless”

Menurut Wijayati (2011) Rekam Medis mulai sangat tersa sejak

didirikanya rumah sakit St. Bartholomew di London Inggris. Rumah sakit ini
sangat menekankan pencatatan laporan atau interaksi medis yang harus dilakukan
oleh seorang dokter sebagai bentuk petanggung jawab kepada pasien. Pada abad
18 Rumah Sakit Penansyalavania di Philadelphina didirikan oleh Bejamin
Franklin pada tahun 1752. Pada tahun 1771 didirikan Rumah Sakit New York,
pencatatan rekam medis baru di kerjakan pada tahun 1793 yaitu registrasi pasien
baru. Pada tahun 1862 pengindeksan penyakit kondisi pasiennya baru dilakukan.

Hippocrates yang lahir pada tahun 450 SM di kenal sebagai “bapak ilmu
kedokteran” dia juga memerintahkan pada muridnya Thesalu, Dracon, Dexippus
untuk mencatat dan memelihara semua penemuannya tentang penyakit pasien-
pasiennya secara rinci. Di Roma, 600 tahun sesudah Hippocrates, seorang dokter
bernama Galen mencatat riwayat dan perjalanan penyakit pasien yang ditulis
dalam bahasa latin. Selanjutnya oleh Ibnu Sina (980-1037), mengembangkan ilmu
kedokteran berdasarkan catatan-catatan jamannya Hippocrates. (Shofari, 2004)

8
 Rumah sakit St Bartholomew London, Inggris, merupakan rumah sakit
yang menyimpan rekam medis sejak dibuka pada tahun 1137. Pada saat Raja
Henry ke-8 (1509-1547) berkuasa, rumah sakit tersebut membuat peraturan
tentang menjaga kerahasian dan kelengkapan isi rekam medis. Pada jaman ini
perkembangan ilmu kedokteran semakin pesat seiring dengan itu diikuti pula
pencatatan kedalam rekam medis yang di gunakan untuk pengelolaan pasien dan
perkembangan ilmu. Inilah rumah sakit pertama yang mempunyai perpustakaan
kedokteran yang kini catatan medis tersebut dapat disamakan dengan rekam
medis.

Selanjutnya dengan dikenalnya ilmu statistik pada abad 17-18 peranan

data rekam medis menjadi sangat penting untuk menghitung angka kesakitan dan
kematian di rumah sakit tertentu atau pada wilayah tertentu. Di Amerika, Rumah
Sakit Penzylvania yang didirikan pada tahun 1752 menyimpan indeks pasien yang
disimpan sampai sekarang. Sedangkan Rumah Sakit Massachusete, Boston oleh
pustakawan Grace Whiting Meyers (1859-1957) mulai membuatkan catalog
catatan-catatan rekam medis pasien dan mengaenalkan terminologi medis (istila-
istilah kedokteran).

Kebutuhan tentang perlunya rekam medis diseluruh dunia pada awal abad
21 semakin berkembang dengan adanya akreditasi pelayanan kesehatan yang
mendorong di dirikannya aosiasi-asosiasi perekam medis di setiap Negra
Misalnya di Amerika didirikan AHIMA (American Health Information
Management Assosiation) dan perhimpunan di dunia menyatu dalam IFHRO
(International Health Record Organization), sedangkan di Indonesia bernama
PORMIKI (Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
Indonesia). (Wijayanti, 2011).

Perkembangan rekam medis di Indonesia sendiri diawali dengan

ditemukannya sekitar 250 manuskrip (naskah) yang kebanyakan berasal dari Bali,
diantaranya berisi tentang ramuan pengobatan. Manuskrip ini dicatat dalam daun
lontar yang berukuran 3.5 cm hingga 4.5 cm sepanjang 35-50 cm. Biasanya

9
menggunakan bahasa Jawa Kuno (Kawi), bahasa bali termasuk sansekerta dan
lazimnya tanpa mencantumkan nama penulis (anonim).

Selain daun lontar, ada beberapa sarana perekam lainnya yang digunakan
dalam tulis menulis, seperti kayu, kulit kayu, kulit binatang, bamboo. Sayangnya
manuskrip yang ada tidak membahas tentang kesehatan seorang pasien. Kalaupun
ada, cenderung tentang khasiat jejamuan bagi kesehatan yang bersifat umum,
seperti resep kecantikan, racikan untuk mencegah atau mengobati penyakit yang
diwariskan dan dirahasiakan secara turun temurun yang biasanya merupakan
keluarga bangsawan atau keratin (jawa).

Pada abad ke 8 kegiatan rekaman kesehatan di Indonesia secara tidak

langsung direfleksikan melalui kisah yang terlihat pada relief dinding candi
Borobudur sebagai peninggalan dinasti Syailendra. Pada relief tersebut terdapat
sepenggal cerita "riwayat medis" yang mengisahkan tentang Sang Budha yang
sedang sakit dan diobati dengan tumbuhan mujarab tertentu. Berdasarkan relief
tersebut dapat diasumsikan bahwa praktik rekam medis sudah terjadi sejak masa
silam meski dalam bentuk cerita (mitos) sekalipun.

Kegiatan tulis menulis di Indonesia terungkap telah dilaksanakan sejak

abad ke 9-10, namun baru pada abad ke-19 rekam kesehatan baru terlaksana.
Penulis manuskrip lazimnya adalah pendeta yang merangkap sebagai tabib
(traditional healer) atau kaum priyai yang paham tentang ilmu kesehatan. Bagi
sebagian dari mereka yang lebih terpelajar akan membuat rekaman tulisan secara
rapi, namun bagi tabib di P.Jawa, Kalimantan, Papua, bahasa lisan lebih
dimanfaatkan dibandingkan tulisan. Padahal dengan mundurnya ingatan jenis
formula racikan jejamuan bisa berubah.

Dalam memasuki abad ke-20 di era menjelang kemerdekaan, tenaga

kesehatan Belanda dan dokter Indonesia pribumi masa itu (lulusan sekolah
kedokteran Stovia dari Batavia) dan staf kesehatannya telah melakukan praktik
rekam medis secara sederhana yaitu buku Register. Sayangnya, rumah sakit di
Indonesia belum pernah ada yang membuat "Museum Rumah Sakit sehingga

10
bentuk rekam medis masa lampau tidak pernah tersimpan. Padahal dari museum
itulah ilmu kesehatan dan pengobatan dilakukan di masa penjajahan dapat
dipelajari (Wijayanti, 2011)

B. Sistem dan Subsistem Rekam Medis

1. Sistem Penamaan

Menurut Savitri

Penulisan nama pasien diikuti singkatan yang menunjukkan status pasien.

Singkatan ini bisa dituliskan di depan nama atau di belakang nama pasien, pada
dasarnya difasilitas kesehatan harus konsisten penulisannya. Contoh :

Agus Susanto, Bp.

Ny. Suharni

Penulisan gelar/pangkat dituliskan di belakang nama pasien, untuk nama pasien

yang seharusnya mempunyai gelar di depan namanya tetep dituliskan di belakang
nama pasien, contoh : Fatsail, Prof. Bp

Nama pasien dituliskan lengkap sesuai dengan kartu tanda penduduk (bukan nama
panggilan saja) Nama pada sampul berkas rekam medis dengan menggunakan,
huruf kapital, hal ini untuk mempermudah membaca nama pasien.

Penulisan nama pasien diikuti singkatan yang menunjukan status pasien.

Singkatan ini bisa dituliskan didepan nama atau dibelakang nama pasien. Untuk
singkatan yang menunjukan status pasien yang disertakan pada nama pasien dapat
dilihat dari tabel dibawah ini :

NO Status Pasien Tambahan Singkatan

1. Bayi By.

2. Bayi yang belum mempunyai nama (Nama ibunya) By.Ny

11
 3. Anak - anak An.

4. Laki - laki belum menikah Sdr.

5. Perempuan belum menikah Sdri. Atau Nn.

6. Laki - laki yang sudah menikah Bp.

7. Perempuan sudah menikah Ny.

8. Pasien yang sudah meninggal Alm.

Tabel 2.1 Tambahan Singkatan Pada Nama Pasien

Menurut DEPKES 2006

Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu kata atau lebih. Penulisan nama
sesuai dengan KTP/ SIM/ PASPOR yang masih berlaku untuk keseragaman
penulisan nama pasien digunakan ejaan baru yang disempurnakan dengan
menggunakan huruf cetak, Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/
jabatan/ gelar, perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan
nama pasien. Apabila pasien berkewargaan asing maka penulisan namanya harus
sesuai dengan paspor yang berlaku di Indonesia.

Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai - nama,
maka penulisan namanya adalah Bayi Ny Fadila.

2. Sistem Penomoran

Berdasarkan sistem penomoran menurut Savitri Citra Budi(2011) ada 3 cara

pemberian penomoran pada pasien yaitu :

a. SNS (Serial Numbering System)

Dalam serial numbering pasien akan menerima nomor rekam medis baru
setiap kali mereka mendaftar.

12
Keuntungan : Petugas rekam medis menjadi lebih mudah dan cepat memberikan
nomor dan pelayanan kepada pasien.

Kekurangan : Waktu yang dibutuhkan menjadi lebih lama saat pencarian

dokumen rekam medis karena satu pasien memperoleh lebih dari satu nomor serta
pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.

b. UNS (Unit Numbering System)

Sistem penomoran rekam medis ini pasien akan diberikan nomor rekam
medis pada kunjungan pertamanya, yang digunakan untuk semua kunjungan dan
perawatan berikutnya yang artinya satu nomor rekam medis digunakan untuk
selamanya.

Keuntungan : Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan

informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan kedalam satu folder.

Kekurangan : Pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau sebagai

pasien lama akan lebih lama.

c. SUNS (Serial Unit Numbering System)

Sistem penomoran rekam medis cara ini adalah gabungan antara cara seri
dan unit. Dimana setiap pasien akan mendapatkan nomor baru lalu digabungkan
yang kemudian disimpan jadi satu di bawah nomor yang baru.

Keuntungan : Semua pasien dianggap pasien baru, jadi tidak ada yang
membedakan antara pasien yang benar-benar terbaru dan terlama.

Kekurangan : Informasi yang diberikan tidak berkesinambungan dan memerlukan

waktu yang lama.

Maka dari itu dapat diambil kesimpulan sistem penomoran yang dianjurkan
adalah UNS ( Unit Numbering System ) karena tidak akan ada masalah dalam

13
kehabisan nomor rekam medis serta informasi mengenai pasien
berkesinambungan.

3. Sistem Penyimpanan

Menurut (Budi, 2011), pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat

penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat
mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang
disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat
penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari
bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. Sistem
penyimpanan berdasarkan lokasi penyim- panannya terdiri dari 2 (dua) cara yaitu :

4. Penyimpanan Desentralisasi

Pemisahan antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Rekam medis
disimpan di suatu tempat penyimpanan yang berbeda.

5. Penyimpanan Sentralisasi

Penggabungan penyimpanan antara rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

6. Sistem Penjajaran

Menurut Savitri Citra Budi 2011 Penjajaran adalah Sistem penataan rekam
medis dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali
(retrieve) menjadi mudah dan cepat. Terdapat 3 (tiga) cara dalam sistem
penjajaran rekam medis yaitu sistem alphabetical, alphanumerical, dan
numerical. Sedangkan berdasarkan cara penjajarannya dibagi menjadi 3 (tiga)
yaitu;

a. Straight Numerical filing (SNF) atau sistem nomor langsung Sistem filling
dokumen rekam medis dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis
berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

14
Contoh : 11 - 33 - 98

11 - 13 - 99

11 - 14 - 00

00 - 11 - 26

b. Midle Digit Filing (MDF) atau sistem angka tengah

Sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan

urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok ten- gah. Cara
menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang membedakan
pengurutannya. Sistem ini menggunakan 2 angka ke- lompok tengah.

Contoh : 11 - 13 - 98

11- 13 - 99

12 - 13 - 00

56 - 45 - 34

c. Terminal Digit Filing (TDF) atau sistem angka akhir

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder

berdasarkan pada kelompok dua angka terakhir.

Contoh : 98 - 99 - 98

99 - 99 - 98

00 - 00 - 99

17 - 40 - 22

15
3. Sistem Retensi dan Pemusnahan

a. Retensi ( penyusutan )

Menurut Depkes 1997 Retensi adalah suatu kegiatan pengurangan berkas

rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara :

1) Memindahkan berkas rekam medis yang in aktif dari rak file aktif ke rak file
yang in aktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun
kunjungan

2) Memikrofilmasi berkas rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang berlaku

16
 BAB III

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

Gagasan mendirikan Rumah Sakit Umum dan Pendidikan pada satu lokasi
guna pendidikan calon dokter dan dokter ahli serta untuk pengembangan
penelitian, pertama kali dicetuskan oleh Prof. Dr. Sardjito pada tahun 1954, dan
karena dirasakan pula adanya kebutuhan mendesak perlunya Rumah Sakit Umum
Pemerintah (RSUP) guna mencukupi kebutuhan pelayanan kesehatan bagi
masyarakat di Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta serta Jawa Tengah Bagian
Selatan. Perjuangan tersebut baru berhasil tahun anggaran 1970/1971
menggunakan biaya dari Departemen Kesehatan RI dengan lokasi di Pingit,
sayangnya setelah ditinjau oleh Departemen Kesehatan RI dianggap tidak
memadai. Setelah pembicaraan lebih lanjut maka pembangunan RSUP
dipindahkan ke 30 daerah Sekip dengan nama RSUP Dr. Sardjito. Penggunaan
nama tersebut adalah untuk mengenang perjuangan dan jasa-jasa Prof. Dr.
Sardjito. Prof Dr Sardjito adalah sosok pahlawan melalui kesehatan sejak sebelum
Indonesia medeka. Beliau pernah mendapatkan tanda penghargaan pahlawan dari
Presiden Soekarno. Prof. Sardjito adalah sosok generasi yang melewati masa-
masa sulit sejarah pergerakan bangsa untuk merdeka. Sosok dokter yang berjasa
memindahkan virus cacar yang akan digunakan menjadi vaksin dengan bantuan
seekor kerbau dari kota Bandung ke Yogyakarta. Beliau juga perintis Palang
Merah Indonesia dan mengupayakan ketersedi aan obat-obatan dan vitamin bagi
para prajurit atau tentara kita yang tengah berperang. Beliau ikut mendirikan Balai
Perguruan Tinggi Gajah Mada (cikal bakal UGM) dan menjabat sebagai Rektor
pertama UGM. Prof Dr. Sardjito adalah pejuang, dokter atau ahli kesehatan
sekaligus pendidik yang mendasarkan semua aspek kehidupan pada Pancasila.
Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Sardjito didirikan dengan SK Menteri
Kesehatan RI no. 126/Ka/B.VII/74 tanggal 13 Juni 1974, yaitu sebagai Rumah
Sakit Umum tipe B pendidikan pengelolaan oleh Departemen Kesehatan Republik

17
Indonesia melalui Direktorat Jenderal Pelayanan Medis. Tugas utamanya adalah
melakukan pelayanan. Kesehatan masyarakat dan melaksanakan sistem rujukan
bagi masyarakat Daerah Istimewa Yogyakarta dan Jawa Tengah bagian Selatan,
serta dimanfaatkan guna kepentingan pendidikan calon dokter dan dokter ahli oleh
Fakultas Kedokteran (FK) UGM. Berdasarkan Surat Keputusan bersama antara
Menteri Kesehatan Republik Indonesia dan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Republik Indonesia No.522/Men.Kes/SKB/X/81 no.0283a/U/1981 tanggal 2
Oktober 1981 telah dilakukan penggabungan Rumah Sakit UGM ke dalam RSUP
Dr. Sardjito dengan memanfaatkan fasilitas pemerintah, baik dana, peralatan
maupun tenaga dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Departemen
Pendidikan & Kebudayaan serta instansi lain terkait. Pada tanggal 8 Februari
1982 RSUP Dr. Sardjito telah dibuka secara resmi oleh Presiden. RI Soeharto.
Pada tanggal 8 Februari 1982 turun Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No.1174/MENKES/SK/2204 tentang Penetapan kelas RS Dr. Sardjito
Yogyakarta sebagai RS Umum Kelas A yang merupakan rujukan untuk Daerah
Istimewa Yogyakarta dan Jawa Ten gah bagian Selatan.

RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta juga mempunyai Visi dan Misi sebagai berikut :

a. Visi

Sebagai pusat informasi dan dokumentasi sejarah perkembangan RSUP Dr.

Sardjito Yogyakarta.

b. Misi

1) Mengumpulkan, meneliti, melestarikan dan menginformasikan benda

tinggalan atau dokumen sejarah RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.

2) Mengembangkan atau memanfaatkan hasil penelitian untuk meningkatkan

kualitas pelayanan RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.

3) Meningkatkan fungsi museum sebagai wahana edukasi untuk menanamkan

nilai – nilai RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta.4) Menata museum sebagai asset
wisata bagi pelanggan dan masyarakat.

18
B. Sejarah Rekam Medis Di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

Pada awalnya penyimpanan berkas rekam medis rumah sakit ini

menggunakan system desentralisasi (pemisahan antara Dokumen Rekam Medis
Rawat Inap Dan Rawat Jalan). Sampai tahun 1985 Rumah Sakit Umum Pusat Dr.
Sardjito Yogyakarta mengubah system penyimpana berkas rekam medis menjadi
sentralisasi ( penyimpanan Drm Rawat Jalan Dan Rawat Inap Menjadi Satu
Dalam Satu Folder) sampai sekarang. Untuk mendukung system sentralisasi agar
mendapatkan kesinambungan riwayat penyakit pasien, maka pemberian nomor
pasien masuk menggunakan unit numbering system (UNS). Untuk mempermudah
dalam penyimpanan, pengambilan, dan pengembalian Dokumen Rekam Medis
(DRM), maka sistem penjajaran menggunakan Terminal Digit Filling Sistem
(TDF). Tetapi pada awal berdirinya RSUP Dr. Sardjito sistem penjajaran yang
digunakan adalah Straight Numerical Filing (SNF) dari tahun 1982 sampai 1985.

Seiring berkembangnya dunia kedokteran dan dengan adanya tenaga rekam medis
yang terapil, maka dilakukan perombakan cara kerja atau alur prosedur rekam
medis memelalui beberapa tahap, yaitu :

a. Tahap I : system pendaftaran dan KIUP masih manual.

b. Tahap II : system pendaftarannya masih manual dan dientri di komputer.

c. Tahap III : system pendaftarannya sudah menggunakan komputerisasi

Semua formulir yang ada di RSUP Dr. Sardjito merupakan formulir kertas yang
diisi secara manual. Namun karena semakain banyaknya pengunjung dan
teknologi yang berkembang begitu pesat, maka di mulailah system
pengkomputerisasian. Sejak tahuan 1994 RSUP Dr. Sardjito mulai menerapkan
system kompurerisasi dan tenaga formulir elektronik maka pengisian data jauh
lebih cepat dan lebih mudah, mulai tahun 2002 telah menggunakan sisitem
jaringan Local Area Network yang dapat menghubungkan antar bagian dari
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) dan Instalasi Pemeriksanan
Penunjang (IPP), termasuk pada Analisis Kuantitatif. Selanjutnya pada 2006,

19
system informasi manajemen rumah sakit telah di tetapkan di seluruh jaringan
yang dilakukan bertahap sampai sekang termasuk semua pelayanan pasien rawat
inap. Di RSUP ini, pembuatan KIB pun sudah terealisasikan menggunakan
serversecara elektronik, sehingga menghindari dari pembuatan nomor secara
ganda. Tracer pun sudah dicetak menggunakan alat pencetak tracer.

Adapun sejarah berkembangnya sebagai berikut :

a. Tahun 1982-1993, berbentuk UPT Depkes

b. Tahun 1993-1998, berbentuk UPT Depkes Swadana

c. Tahun 1998-2000, berbentuk UPT Depkes PNBP

d. Tahun 2000-2005, berbentuk Perjanjian (BUMN), non PNBP

e. Tahun 2006-sekarang, berbentuk UPT Depkes BLU_RS

C. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis

1. Sistem penamaan

Sistem penamaan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta menggunakan sistem

nama asli, sesuai dengan kartu identitas ( KTP).

Contoh : ADI NUGROHO

2. Sistem penomoran

Sistem penomoran yang digunakan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

adalah Unit Numbering System (UNS).

3. Sistem penjajaran

Sistem penjajarandi RSUP Dr. Sardjito Yogakarta menggunakan sistem

penjajaran Terminal Digit Filiing (TDF) .

Contoh : 26-08-11-23

20
27-08-11-23

28-08-11-23

4. Sistem penyimpanan

Penyimpanan dokumen rekam medis di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

menggunakan sistem Sentralisasi yaitu semua data-data dari unit rawat inap

dan rawat jalan dijadikan satu untuk kemudian diolah menjadi satu

informasi rumah sakit.

5. Sistem penyusutan dan pemusnahan

Dokumen rekam medis non aktif di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

dihitung sejak 5 tahun terakhir pasien tidak datang kembali ke rumah sakit

tersebut untuk berobat. Dokumen non aktif dinilai berdasarkan nilai

gunanya menjadi :

a. Dokumen yang dilestarikan

b. Dokumen yang dimusnahkan

RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta sudah pernah melakukan pemusnahan

pada bulan April tahun 2014. Tetapi ada data-data yang tidak dimusnahkan

atau tetap diabadikan antara lain :

a. Kejadian kelahiran bayi

b. Adanya penyakit-penyakit tertentu

c. Ringkasan masuk dan keluar pasien

d. Resume penyakit

e. Lembar operasi

21
f. Indeks

g. KIUP dan Register

h. Lembar persetujuan

i. Lembar kematian

D. Sistem Penerimaan Pasien

1. Alur dan prosedur pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) Pelayanan di
TPPRJ di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta bersifat administrative bukan
pelayanan medis biasa, namun kesinambungan informasi medis dan
kerahasiaannya harus tetap terjaga. Di TPPRJ RSUP Dr. Sardjito sudah
berbasis komputerisasi dan modern. Kartu identitas berobat (KIB) berisikan
nomor RM berserta identitas pasien dan merupakan bukti bahwa pasien
tersebut terdaftar sebagai pasien rumah sakit.

Penerimaan pasien rawat jalan meliputi :

a. Pasien baru dengan jaminan

Alurnya :

1) Rujukan (pengantar)

2) Mengisi identitas

3) Validasi jaminan

4) Pengesahan jaminan

5) Registrasi pasien baru

6) Klinik

7) Rawat jalan / inap

8) Apotik

22
9) Pulang

b. Pasien baru tanpa jaminan

Alurnya :

1) Isi identitas

2) Registrasi

3) Kasir/bank untuk membayar

4) Klinik

5) Rawat jalan/rawat inap

6) Apotik

7) Pulang/rawat inap

c. Pasien lama tanpa jaminan

Alurnya :

1) Rujukan/pengantar

2) Kartu pasien

3) Validasi kelengkapan jaminan

4) Pengesahan jaminan

5) Registrasi

6) Klinik

7) Rawat jalan/inap

8) Apotik

9) Pulang/rawat inap

23
 d. Pasien lama tanpa jaminan

Alurnya :

1) Kartu pasien

2) Registrasi

3) Klinik

4) Rawat jalan/inap

5) Apotik

6) Pulang/rawat inap

Data yang telah lengkap akan di simpan kedalam server secara online,

seperti :

a. Data social pasien

b. Data kunjungan

Tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) mempunyai 8 loket yang

melayani semua pasien lama maupun baru dengan semua jaminan. Informasi yang
bisa di peroleh dari TPPRJ diantaranya data pasien rawat jalan, pasien BPJS dan
non BPJS, distribusi pasien per alamat, distribusi pasien per

pembayaran.

2. Alur dan prosedur pendaftaran pasien rawat inap (TPPRI)

TPPRI merupakan tempat penerimaan sekaligus pengaturan pasien rawat

24
inap. TPPRI erat kaitannya drngan unit rawat inap diman bagian ini memberikan
informasi tentang bangsal atau ruangan, tempat tidur kosong dan kelas perawatan
yang dinginkan pasien yang sesuai dengan admission note. Jika TPPRI dapat
menerima pasien langsung dari dari dokter maka

ruang filing dibuka selam 24 jam dan fungsi TPPRI harus dijalankan disini.

Jika TPPRI menerima pasien langsung, maka formulir tambahan yang

disediakan adalah :

a. Buku catatan nomor rekam medis

b. Kartu identitas berobat (KIB)

c. Kartu indeks utama pasien (KIUP)

Disini TPPRI menyediakan informasi-informasi tentang :

a. Tempat tidur yang telah terisi

b. Tempat tidur yang kosong

c. Isi tempat tidur di tiap bagian bangsal

Data-data yang di entry biasanya adalah data social pasien dan data kunjungan.
Sedangkan data-data yang dicetak / print out adalah lembar
ringkasan masuk dan keluar serta label identitas pasien. Di rsup dr. sardjito
Yogyakarta pada bagian TPPRI terdapat 8 loket, antara lain :

a. Loket 1 digunakan untuk pelayanan pembayaran lewat bank

b. Loket 2 digunakan untuk pembayaran secara pribadi

c. Loket 3-4 digunakan untuk pembayaran melalui BPJS NON PBI

d. Loket 5 digunakan untuk pengurus PBI

e. Loket 6 digunakan untuk informasi TPPRI

25
f. Loket 7 digunakan untuk melayani ASURANSI LAIN

g. Loket 8 digunakan untuk melayani ikatan kerjasama

Alur pendaftaran pasien rawat inap di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta sebagai
berikut : Pasien melakukan negosiasi kelas dan ruang di bagian TPPRI. TPPRI
mendapatkan admission note dan dokumen rekam medis pasien. Formulir rawat
inap dan dokumen rekam medis pasien yang diatur oleh petugas rekam medis ke
bagian Unit Rawat Inap (URI). Kemudian petugas TPPRI membuat laporan ke
bagian assembling. Pasien melakukan negosiasi kelas dan ruang di bagian TPPRI.
TPPRI mendapatkan admission note dan dokumen rekam medis pasien. Formulir
rawat inap dan dokumen rekam medis pasien yang diatur oleh petugas rekam
medis ke bagian Unit Rawat Inap (URI). Kemudian petugas TPPRI membuat
laporan ke bagian assembling.

26
 Gambar 3.1 Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Sumber : sardjitohospital.co.id

3. Alur dan prosedur pendaftaran pasien gawat darurat (TPPGD)

TPPGD mempunyai alur pendaftaran yang sama tetapi disini pengobatan

pasien dilakukan pertama, kemudian baru identitas pasien. Pasien dengan
jaminan tidak harus membawa rujukan, tetapi cukup dengan kartu Peserta
JKN atau Asuransi lain ( BPJS PBI, BPJS NON PBI, KIS, Asuransi lain ).

Disini melayani pasien dalam keadaan emergency misal pendarahan,

muntah, kecelakaan, dan kegawatan lainnya. Tempat pendaftaran gawat
darurat dapat melayani pasien dengan semua jaminan.

27
Tugas TPPGD :

a. Melakukan perekaman dan pencatatan identitas pasien, hasil rekaman,

diagnose, pengobatan dan tindakan yang dilakukan kepada pasien.

b. Menentukan tindakan lanjut dari hasil pemeriksaan apakah di rawt inap, rujuk,
control, atau dinyatakan sembuh.

c. Membuat surat rujukan dan jawaban rujukan.

28
29
Gambar 3.2 Alur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat & Rawat Inap

Sumber : sardjitohospital.co.id

30
 E. Sistem Pengelolaan data rekam medis

1. Alur dan prosedur assembling dokumen rekam medis

Assembling adalah bagian di instalasi rekam medis yang bertugas meneliti dan
menganalisa kelengkapan isi dokumen rekam medis yang telah dikembalikan di
unit rawat jalan maupun unit rawat inap bersama sensus harian. Serta
mengendalikan nomor rekam medis lebih dari satu di RSUP Dr. Sardjito
Yogyakarta, dokumen rekam medis yang di kembalikan rangkap dua. yaitu ICM
ada untuk instalasi bagian bersangkutan. Dalam penyerahannya harus ditulis
tanggalnya lalu para petugas melakukan paraf. Dokumen tersebut disusun
menurut standar penyusunan lalu masuk ke komputer. Setelah lengkap dokumen
rRekam medis diserahkan ke bagian coding untuk dilakukan pengkodean.
Sedangkan sensus harian ke bagian, analising dan reporting
2. Alur dan prosedur verifikasi kelengkapan dokumen rekam medis.
Bagian verifikasi ini berfungsi untuk mengecek kembali berkas- berkas rekam
medis rawat inap dan kelengkapannya. Adapun untuk mengecek atau
menyamakannya dengan data yang ada di komputer setelah itu dilihat apakah
sudah sesuai belum, setelah sama antara identitas pasien pada berkas rekam medis
dengan komputer langkah selanjutnya adalah melihat atau mengecek tanda tangan
dokter yang merawat, dan melihat apakah ada kekurangan berkas dokumen.
Berkas dokumen harus lengkap dan sesuai prosedur yang ada, jika tidak lengkap
maka wajib di kembalikan ke bagian yang bertanggung jawab.
3. Alur dan prosedur coding and indexing

Bagian coding and indexing merupakan unit rekam medis yang bertugas untuk
mencatat dan meneliti kode penyakit dan diagnosis dokter, serta mencatat dan
menyimpan hasil pelayanan ke dalam formulir index penyakit, index operasi dan
tindakan medis. Di RSUP Dr. Sardjito menentukan kode penyakit dengan ICD-10
(International Stastitical Classification of Desease and Related Health Problem
Tenth Revision) untuk koding penyakit, dan ICD-9 CM (International
Classification of Disease Ninth Revision Clinical Modification) untuk koding
tindakan yang semua itu telah terprogram secara komputerisasi.

31
4. Alur dan prosedur analizing and reporting

merupakan terminal dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data-data rekam

medis seperti, data pasien dan semua data yang ada di rumah sakit. Semua data
yang telah masuk ke unit rekam medis akan diolah menjadi informasi yang akan
disajikan dalam bentuk laporan guna pengambilan keputusan manajemen di
rumah sakit.

Laporan - laporan yang dibuat ada 2 macam yaitu :

a. Laporan Intern

Laporan ini digunakan oleh management rumah sakit untuk

pengambilan keputusan dan kebijakan dalam rumah sakit yang meliputi :

1) Volume kegiatan pelayanan di URJ

a) Jumlah kunjungan dan pengunjung.

b) Sepuluh besar penyakit pasien rawat jalan di masing-masing poliklinik.

c) Jumlah pasien rujukan.

2) Volume kegiatan pelayanan di URI

a) BOR (Bor Occupancy Rate) yaitu rata-rata presentasi tempat tidur terisi.

b) LOS (Length Of Stay) yaitu rata-rata lama pasien dirawat.

c) TOI (Turn Over Interval) yaitu rata – rata jumlah pasien yang menggunakan
tempat tidur.

d) BTO (Bed Turn Over) yaitu jumlah pasien keluar dari tempat tidur dari
masing-masing ruangan

32
b. Laporan Ekstern

Laporan ini dibutuhkan oleh pihak luar rumah sakit yaitu departemen kesehatan,
dinas kesehatan dll. Laporan tersebut antara lain :

1) RL. 1 : Data dasar kegiatan rumah sakit

2) RL. 2 : Ketenagaan rumah sakit

3) RL. 3 : Data kegiatan rumah sakit

4) RL. 4a : Morbiditas rawat inap

4b : Morbiditas pasien rawat jalan

5) RL. 5 : Data bulanan rumah sakit

5. Alur dan prosedur filing

Filing adalah suatu ruangan di unit rekam medis yang bertanggung jawab
terhadap penyimpanan, retensi dan peusnahan dokumen rekam medis.
Penyimpanan berkas rekam medis di RSUP Dr. Sardjito menggunakan sistem
sentralisasi, dimana dokumen rekam medis baik rawat inap maupun rawat jalan
disimpan dalam satu tempat. RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta dalam penjajaran
menggunakan sistem Terminal Digit Filling (TDF) yaitu menggunakan dua digit
angka terakhir sebagai pedoman. Selain menggunakan dua digit angka terakhir di
rumah sakit tersebut juga menggunakan sistem kode warna dalam proses
penyimpanan.
Warna-warna ini di gunakan sesuai nomor rekam medis 2 digit terakhir yang di
tempelkan pada map atau folder bagian depan. Warna- warna ini berfungsi untuk
mengetahui apakah penyimpanan sudah sesuai tempatnya atau belum.
Untuk mempermudah pengembalian dokumen rekam medis, maka setiap
dokumen harus di sisipi tracer (kartu petunjuk kemana dokumen keluar) terlebih
dahulu. Warna tracer yang di gunakan:
a. Hijau dan Biru : rawat jalan
b. Merah dan orange : Penelitian
c. Hitam : Penggabungan

33
Tracer adalah penanda dokumen yang di simpan. Fungsi tracer yaitu untuk
mempermudah pengembalian dokumen rekam medis, untuk mencatat dokumen
rekam medis apabila dokumen tersebut hilang. Adapun isi tracer adalah sebagai
beikut:
a. Nomor rekam medis
b. Nama lengkap
c. Penyakit
d. Tanggal kunjungan
Di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta, dalam penyimpanan berkas atau dokumen
rekam medis menggunakan rak terbuka. Sebelum menggunakan rak terbuka
sebenarnya tempat penyimpanannya menggunakan rak tertutup tetapi karena
banyaknya pasien dan raknya tidak mampu menampung sehingga rak yang
digunakan adalah rak terbuka. Selain itu digunakannya rak terbuka lebih dapat
memudahkan petugas mengambil dan mengecek dokumen rekam medis yang
tersimpan. Proses penyimpanannya menggunakan sistem sentralisasi yaitu semua
data-data dari Unit Rawat Inap dan Rawat Jalan di jadikan satu untuk kemudian
diolah menjadi satu informasi rumah sakit.
6. Alur dan prosedur penelitian
Penelitian berfungsi meneliti mengecek apakah ada dokumen rekam medis
yang keluar dari ruang rekam medis atau tidak. Biasanya dokumen yang benar-
benar dibutuhkan seperti dokumen rekam medis yang boleh keluar dari ruang
rekam medis adalah dokumen yang benar – benar dibutuhkan seperti :
a. Untuk penelitian
b. Laporan kasus
c. Pasien yang opname
Petugas yang meminjamkan dokumen rekam medis tidak diperbolehkan
membawa dokumen tersebut keluar dari ruangan rekam medis. Di RSUP Dr.
Sardjito Yogyakarta dalam 1 hari biasanya melayani peminjam maksimal 20-25
dokumen rekam medis. Syarat penelitian diantaranya:
a. Surat dari Dekan fakultas
b. Surat dari Diklit
c. Instansi catatan medis

34
7. Alur dan prosedur Surat Keterangan Medis
Di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta ada 4 macam surat keterangan medis yaitu:
a. Surat Asuransi
Apabila pasien masuk kerumah sakit dengan membawa surat asuransi maka
pasien wajib melampirkan surat-surat lain yaitu:
1) Surat permohonan dari kantor polisi yang ditujukan untuk rumah sakit.
2) Surat kuasa yang di isi oleh ahli waris.

b. Surat Jasa Raharja

Apabila pasien datang ke rumah sakit dengan membawa surat jasa raharja, maka
persyaratannya sama dengan persyaratan yang ditujukan pada pasien yang
membawa surat asuransi namun pemohon diwajibkan datang sendiri dan mengisi
formulir:
1) Jika pasien sendiri maka dilampirkan foto copy KTP pasien materai 6000
2) Jika ahli waris :
a) Suami atau istri diminta melengkapi akta nikah
b) Orang tua atau anak diminta melengkapi akta kelahiran
c) Duplikat Surat Kematian
Apabila pemohon ingin meminta duplikat surat kematian saudara atau kerabat dari
rumah sakit maka pemohon wajib memenuhi persyaratan dari rumah sakit.
Adapun persyaratan sama dengan surat asuransi namu wajib dilampirkan surat
lain diantaranya:
1) Laporan kehilangan dari kantor polisi
2) Foto copy perincian rawat inap
3) Rekam medis pada rawat jalan
4) Duplikat Surat Kelahiran
Dalam meminta duplikat surat kelahiran,persyaratan yang ditujukan sama dengan
persyaratan yang ditujukan kepada pemohon sama dengan persyaratan yang
diajukan kepada pemohon yang meminta surat kematian.

35
 BAB IV

PENUTUP
Kesimpulan
Dalam kunjungan lapangan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta banyak mendapat
wawasan dan pengetahuan yang penulis dapatkan adapun kesimpulan dan saran
dalam pelaksanaan kunjungan ini yaitu :

1. RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta merupakan rumah sakit berpendidikan yang

bertipe A dengan fasilitas lengkap dan digunakan sebagai rumah sakit rujukan
terakhir. Kegiatan Rekam Medis di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta sudah
menggunakan komputerisasi sehingga efektif dan efisien.

2. Sistem penamaan di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta menggunakan nama sesuai

dengan identitas kartu tanda penduduk (KTP). Sistem penomoran di RSUP DR.
Sardjito Yogyakarta menggunakan sistem penomoran Unit Numbering System
(UNS). Sistem penjajaran di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta menggunakan
Terminal Digit Filing (TDF). Sistem penyimpanan di RSUP Dr. Sardjito
Yogyakarta di tinjau dari pemusatan atau penyatuan Data Rekam Medis (DRM)
penyimpanan di Sentralisasi, data rekam medis di simpan dalam satu kesatuan.

3. Sistem penerimaan pasien di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta ada tempat

pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ), dan tempat penerimaan pasien rawat
inap (TPPRI), dan tempat penerimaan pasien gawat darurat (TPPGD) sudah di
terapkan dengan baik oleh pihak rumah sakit.

4. Sistem pengelolaan data rekam medis di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

meliputi Assembling (perakitan) bagian yang bertugas dan meneliti analisa
kelengkapan DRM, mengendalikan nomor rekam medis agar pasien tidak
mendapat nomor ganda, verifikasi adalah bagian untuk mengecek berkas rawat

36
 inap dan kelengkapannya, coding dan indexing digunakan untuk meneliti dan
mengkode penyakit, analizing dan reporting merupakan kegiatan pengumpulan
dan pengolahan data rekam medis, filling merupakan tempat penyimpanan
dokumen.

B. Saran

Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah :

1. Kerjasama antar RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta sudah berjalan dengan baik,
namun diharapkan kedepannya akan berjalan lebih baik lagi dari sebelumnya.

2. Diharapkan RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta dapat menjalin kerjasama dalam

penyaluran kerja dengan Universitas Duta Bangsa Surakarta.

3. Map dokumen rekam medis di ruang filing yang sudah rusak atau robek

hendaknya diganti dengan map yang baru agar dokumen yang ada

didalamnya tidak mudah rusak dan kerapian di ruang filing tetap terjaga.

3. Kedisiplinan Staf Instalansi Catatan Medik yang bertugas diruang

Filing,Assembling, dan Coding perlu ditingkatkan lagi agar kerahasiaan dokter
terjaga dengan baik.

37
 DAFTAR PUSTAKA

Bambang Shofari. 2004. Pengelolahan Sistem Rekam Medis Kesehatan.

Semarang

Savitri Citra Budi, M.PH. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.
Yogyakarta:

Quantum Sinergis Media.

https://sardjito.co.id/

Diakses tanggal 25 Februari 2023 Pukul 13.20 WIB

38
LAMPIRAN

Gambar : Struktur Organisasi Ruhmah Sakit dan Rekam Medis

39
Gambar : RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta

Gambar : Ruang Penelitian

40
Gambar Ruang Penyimpanan Formulir

Gambar : Ruang Coding Rawat Jalan

Gambar : Ruang Assembling

41
Gambar : Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam medis

Gambar : Ruang Pelaporan

42
Gambar : Foto bersama petugas Rekam Medis RSUD Dr. Sardjito
Yogyakarta

43
44