4d Manajemen Perubahan (Revmaret'02)
4d Manajemen Perubahan (Revmaret'02)
Manajemen Perubahan
107
MANAJEMEN PERUBAHAN
WAKTU
MATERI
1. Definisi manajemen perubahan
2. Proses perubahan sebagai pemecahan masalah di area klinis
3. Proses perubahan sebagai unfreezing changing and refreezing
4. Pendekatan manajemen perubahan untuk mencapai tujuan
5. Persyaratan kemampuan harus dimiliki untuk manajemen perubahan dalam lingkungan
internal dan eksternal.
6. Strategi manajemen perubahan
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
108
METODA
1. Kuliah singkat
2. Interaksi
3. Kerja Kelompok
4. Presentasi Diskusi Pleno
RENCANA PENGAJARAN
Sesi I
Sesi II
Bagian A
Bagian A
Durasi
: 20 menit
Bagian B
Durasi : 40 menit
Bagian B
Presentasi (Latihan 1)
Durasi: 10 menit
Durasi : 50 menit
Bagian C
Bagian C
Durasi : 20 menit
diskusi pleno
Durasi : 40 menit
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
109
M AT E R I
MANAJEMEN PERUBAHAN
PENDAHULUAN
Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan manusia. Perubahan mulai disadari
menjadi bagian yang penting dari suatu organisasi diawali sekitar 40 tahun yang lalu.
Dimulai oleh dunia usaha yang lebih dulu menyadari pentingnya
perubahan bagi
peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan. Berbagai upaya dan pendekatan telah
dilakukan untuk memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan.
PENGERTIAN
Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang
ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena
sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut
TIPE PERUBAHAN
Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi
manajemen perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah:
(1) Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi;
(2) Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai
organisasi;
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
110
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
111
kedua
adalah
mengidentifikasi
tujuan-tujuan
perubahan.
Kemudian
merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan memberikan batasan antara waktu
dengan perubahan mana yang dapat diterima.
Kesulitan perubahan, adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan
tujuan. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan
ketelitian respon. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih, dalam manajemen
perubahan.
keputusan mengenai apa yang harus dilakukan. Dengan membuat perencanaan untuk
mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pemborosan waktu dan upaya.
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
112
PENUGASAN
1.
2.
Pikirkanlah
contoh
pengalaman
pribadi
anda
dalam
organisasi
yang
4.
Perhitungan angka berkisar antara 1 sebagai nilai terendah sampai angka 5 sebagai
nilai tertinggi.
Dampak
Perubahan
Rutinitas
Peningkatan
Inovatif
Anggaran tahunan Standar baru dalam Seri baru dalam komunitas
baru dalam Rupiah
ruangan/unit
Waktu
Gambaran
Kebutuhan waktu
Manajemen waktu
Penugasan Kelompok
1.
Pikirkanlah satu contoh dari perubahan yang baru saja anda alami dan olahlah apa tipe
perubahannya dan apa tujuannya ?
2.
3.
4.
5.
6.
ANALISIS SWOT
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
113
Sejak awal sebagian besar tujuan-tujuan untuk perubahan mencakup beberapa prioritas isu,
maka analisis SWOT (strength, weakness, opportunities and threats) lebih banyak
digunakan untuk
Penugasan II (Kelompok)
Strengths (Kekuatan)
Tujuan-tujuan perubahan ?
Apa salah satu kekuatan dari tujuan ini ?
Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kekuatan ini ?
Siapa yang harus diberitahu mengenai kekuatan ini ?
Bagaimana mereka diberitahu ?
Sejak kapan ?
Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?
Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?
Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ?
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
114
Weaknesses (Kelemahan)
Tujuan-tujuan perubahan
Apa salah satu kelemahan dari tujuan ini ?
Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kelemahan ini ?
Siapa yang harus diberitahukan mengenai kelemahan ini ?
Bagaimana mereka diberitahukannya ?
Sejak kapan ?
Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?
Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?
Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ?
Opportunities (Kesempatan)
Tujuan-tujuan perubahan
Apa salah satu kesempatan dari tujuan ini ?
Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kesempatan ini ?
Siapa yang harus diberitahukan mengenai kesempatan ini ?
Bagaimana mereka diberitahukannya ?
Sejak kapan ?
Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ?
Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ?
Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ?
Threats (Hambatan)
Tujuan-tujuan perubahan
Apa salah satu hambatan dari tujuan ini ?
Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang hambatan ini ?
Siapa yang harus diberitahukan mengenai hambatan ini ?
Bagaimana mereka diberitahukannya ?
Sejak kapan ?
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
115
dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). Untuk
manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen
perubahan ada empat, yaitu:
Tahap 1, yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat
mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau
kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
116
Tahap 2, adalah tahap perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai
diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.
Dalam proses
ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi
dengan baik.
Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan,
perubahan dan pembekuan yang diharapkan.
diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi
data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi
dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.
Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang
terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian
besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan
membutuhkan waktu yang lama.
Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan
lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi secara benar.
Gambar berikut ini menunjukkan kejelasan komponen tersebut.
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
117
Dorongan internal
Dorongan eksternal
Tahap 1
Identifikasi Perubahan
Mengenal Kebutuhan
Perubahan
Tahap 2
Perencanaan Perubahan
Diagnostik
Situasional
Technik
Pemilihan
Strategik
Umum
Pemilihan
Pendukung
Tahap 3
Implementasi Perubahan
Pencairan
Pembekuan/Integritas
Perubahan
Tahap 4
Evaluasi & Umpan Balik
Umpan Balik
Pengumpulan
Data
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
118
Gambar 2 :
Waktu dan Kesulitan untuk merubah Budaya/Kebiasaan
Kesulitan
Perubahan
NILAI
SIKAP
GAYA MANAJEMEN
PERILAKU TETAP
AKSI
PERASAAN
Waktu untuk Berubah
* Ref : Atkinson, P. 1990: Creating Culture Change Bedford. IFS Ltd.
Kempton Bedford ISBN 81-85 789-02-2
Gambar dibawah ini memperlihatkan bahwa jika paserta yang hadir memberikan dukungan
yang cukup, mereka akan dapat menerima perubahan. Mereka tetap membutuhkan banyak
dukungan untuk dapat menerima secara keseluruhan dan memahami perubahan tersebut ke
setiap tindakan dan perilaku normal mereka sendiri. Gambar ini akan mengilustrasikan
proses perubahan lebih baik.
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
119
tersebut terjadi, komponen apa yang terkena dalam diri individu bila ingin berubah,
bagaimana orang luar terlibat dalam proses perubahan di suatu organisasi dan bagaimana
manajemen perubahan tersebut untuk mencapai tujuan organisasi.
WHO
Materi Pelatihan
Manajemen Perubahan
120
Keadaan untuk
Perbandingan yg Baik
7. Integritas
6. Pemahaman sempurna
2. Penolakan
1. Goncangan
FRU
S
TRA
S
I
3. Kekuatan Emosi
FRU
S
TRA
S
I
5. Pengalaman
Perlu dukungan
4. Penerimaan
Waktu
* Ref : Atkinson, P. 1990: Creating Culture Change Bedford. IFS Ltd.
Kempton Bedford ISBN 81-85 789-02-2
WHO