MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA

PT KERETA API INDONESIA (PERSERO)

DISUSUN OLEH :

AKHMAD ZAENURI

( B.131.13.0421)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEMARANG
2016

BAB I
PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang

Perubahan akan terjadi pada berbagai bidang kehidupan, baik individu,

kelompok masyarakat, lembaga, organisasi, termasuk perusahaan. Perubahan
yang dimaksud meliputi misalnya perubahan dalam perilaku, perubahan dalam
sistem nilai, perubahan dalam metode dan cara bekerja, perubahan dalam
peralatan yang digunakan, perubahan dalam cara berfikir, dan perubahan dalam
hal bersikap. Perubahan juga bisa bermakna melakukan hal-hal dengan cara
baru, memasang sistem baru, mengikuti prosedur-prosedur manajemen baru,
penggabungan, melakukan reorganisasi, atau terjadinya peristiwa yang sangat
mengganggu dan sangat signifikan. Perubahan dalam organisasi sangat penting
dilakukan agar perusahaan dapat mempunyai daya saing sehingga perusahaan
dapat bertahan dan tetap ada dalam interaksi dengan lingkungan luar.
Salah satu perusahaan yang melakukan perubahan adalah PT Kereta Api
Indonesia (PT KAI). Direktur PT KAI mengetahui bahwa organisasi yang tidak
dapat mengikuti perubahan dan permintaan pasar pasti akan hancur. Oleh
karena itu berbagai inovasi digagas oleh direktur PT KAI demi memberikan
pelayanan yang terbaik. Sebenarnya perubahan dan inovasi oleh PT KAI ini
merupakan bagian dari self renewing system yakni sebuah sistem yang
mempunyai mekanisme memperbarui dirinya sendiri sesuai perkembangan
lingkungan internal dan eksternalnya.

B.

C.

Rumusan masalah
1.

Bagaimana perubahan-perubahan yang dilakukan PT KAI ?

2.

Bagaimana dampak yang terjadi dengan adanya perubahan dari PT KAI ?

Profil perusahaan
PT Kereta Api Indonesia (Persero) adalah Badan Usaha Milik
NegaraIndonesiayang menyelenggarakan jasa angkutan kereta api.
Layanan

PT

Kereta

Api

Indonesia

(Persero)

meliputi

angkutan

penumpang dan barang (Wikipedia, 2014). Adapun visi serta misi

perusahaan adalah sebagai berikut:

Visi

: Menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada

pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholders

Misi

: Menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis usaha

penunjangnya melalui praktik bisnis dan model organisasi terbaik untuk

memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholdersdan kelestarian
lingkungan berdasarkan empat pilar utama yaitu : Keselamatan, Ketepatan
waktu, Pelayanan dan Kenyamanan.

D.

Sejarah singkat perusahaan

Seusai Proklamasi Kemerdekaan Indonesia dikumandangkan pada 17
Agustus 1945, karyawan perusahaan kereta api yang tergabung dalam Angkatan
Moeda Kereta Api (AMKA) mengambil alih kekuasaan perkeretaapian dari
Jepang. Pada tanggal 28 September 1945, kekuasaan perkeretaapian berada di
bawah tangan bangsa Indonesia yang ditegaskan oleh pembacaan pernyataan
sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA, sehingga sudah tidak ada
campur tangan oleh Jepang. Maka pada tanggal 28 September 1945, ditetapkan
sebagai Hari Kereta Api serta dibentuknya Djawatan Kereta Api Repoeblik
Indonesia (DKARI). Nama DKARI kemudian diubah menjadi Perusahaan
Negara Kereta Api (PNKA). Nama itu diubah lagi menjadi Perusahaan Jawatan
Kereta Api (PJKA) pada tanggal 15 September 1971. Pada tanggal 2
Januari 1991, nama PJKA secara resmi diubah menjadi Perusahaan Umum

Kereta Api (Perumka) dan semenjak tanggal 1 Juni1999diubah menjadi PT

Kereta Api Indonesia (Persero) sampai sekarang.

BAB II
PEMBAHASAN

A.

Konsep Perubahan
1.

Perubahan Organisasi
Perubahan adalah sesuatu yang biasa terjadi dalam sebuah organisasi.
Menurut Kurt Lewin dalam Coram dan Bernard (2001) perubahan organisasi
merupakan suatu proses yang sistematis yakni perubahan dari sebuah topik
yang hanya menarik untuk beberapa akademisi dan praktisi menjadi suatu
topik yang menarik untuk para eksekutive perusahaan untuk kelangsungan
hidup organisasi.
Perubahan dalam organisasi dibedakan ke dalam dua jenis, antara lain :
a.

Perubahan operasional, yaitu perubahan yang bersifat parsial dan

umumnya tidak menimbulkan dampak yang besar bagi unit-unit lain.
Misalnya perubahan kemasan produk dan seragam karyawan.

b.

Perubahan strategis, yaitu perubahan yang menimbulkan dampak luas

dan memerlukan unit-unit terkait, atau bahkan seluruh komponen
perusahaan. Jika satu komponen diubah maka komponen yang lain akan
ikut berubah. Macam-macam perubahan strategis antara lain :
1.

Perubahan budaya dan nilai-nilai dasar perubahan.

2.

Perubahan arah/fokus bisnis.

3.

Perubahan

cara

kerja

untuk

meningkatkan

efisiensi,

peningkatan penghasilan (revenue) atau pemakaian sumber

daya-sumber daya.
Bagi daft (2004), perubahan strategis adalah sebuah perubahan yang
cenderung radikal, dan perubahan operasional di nilai tak ubahnya sebagai
perubahan incremental.
a. Perubahan incremental adalah perubahan yang secara kontinyu dilakukan
suatu organisasi untuk memelihara keseimbangan umum organisasi.

Biasanya perubahan seperti ini dilakukan terbatas pada salah satu bagian
organisasi dan dampaknya relatif hanya di rasakan oleh bagian itu sendiri.
Misalnya, perbaikan mesin-mesin (introduksi mesin-mesin baru yang
lebih efisien, lebih fleksibel).
b.

Perubahan radikal cenderung mengubah referensi, arah, dan kebijakan

organisasi. Biasanya perubahan ini mentransformasi seluruh bagian
institusi. Misalnya, perubahan struktur organisasi dari vertical-fungsional
menjadi matrix, horizontal-teamwork.

2.

Kekuatan yang Mendorong Perubahan

Kekuatan-kekuatan lingkungan dimana organisasi mereka beroperasi
secara konstan berubah dan mereka harus beradaptasi dengan perubahanperubahan itu agar tetap survive. Perubahan-perubahan yang terjadi pada
organisasi ditimbulkan oleh aneka macam kekuatan eksternal dan internal,
yang sering kali berinteraksi hingga mereka saling memperkuat satu sama
lainnya.
Menurut Kinicki dan Kreitner (2003) perubahan dapat dipicu oleh faktorfaktor :
a.

Faktor eksternal, pemicunya :

Karakteristik demografi, yang terdiri dari usia, pendidikan, gender,
dan migrasi.
Peningkatan

teknologi,

berupa

otomatisasi

industry

dan

perkantoran.
Perubahan pasar, terdiri atas merger dan akuisisi.
Tekanan sosial dan politik, seperti terjadinya perang, krisis nilai dan
krisis kepemimpinan.
b.

Faktor internal, pemicunya :

 Masalah sumber daya manusia, berupa peningkatan kebutuhan,

ketidakpuasan kerja, produktivitas, dan lain-lain.

B.

Perubahan yang Terjadi Pada PT. KAI

1.

Perubahan Logo PT. KAI

Perubahan logo pada PT KAI diinstruksikan oleh Ignasius Jonan selaku Direktur
Utama PT KAI yang baru untuk mengawali langkah PT KAI ke dalam tingkat yang
lebih tinggi lagi. Beliau bertanggungjawab atas kinerja PT KAI dan ingin
menyebarkan semangat baru kepada semua insan PT KAI. Selama ini beliau melihat
PT KAI cenderung bergerak lambat dan stagnan karena masih dibantu oleh dana
negara, sehingga sulit untuk berkembang. Beliau merasa sudah saatnya PT KAI
bergerak mandiri. Oleh karena itu, semangat Bangun dan Lari! segera disuarakan
oleh beliau untuk menyadarkan semua insan PT KAI bahwa sudah sepantasnya PT
KAI sebagai perusahaan jasa kereta api terbesar bergerak cepat dan mandiri tanpa
bantuan pemerintah. Penyuaraan semangat baru ini ditandai dengan perubahan logo
yang diresmikan pada tanggal 28 September 2011, tepat pada hari ulng tahun PT KAI
yang ke 66.
Selain itu, perubahan ini juga dilatarbelakangi oleh rencana pemerintah yang
akan mendatangkan perusahaan swasta untuk masuk dalam industri perkeretaapian
Indonesia, sehingga persaingan dalam memberi pelayanan terbaik akan terwujud dan
monopoli perusahaan yang terjadi akan berakhir. Oleh karena itu, perubahan logo ini
menjadi salah satu realisasi dari semangat Bangun dan Lari! yaitu sebuah langkah
cepat yang diambil oleh PT KAI untuk mewaspadai adanya persaingan yang ketat
dari perusahaan swasta lain dengan cara memperlihatkan citra yang lebih baik kepada
masyarakat dengan lebih awal sebelum perusahaan swasta datang. Tujuan Perubahan
Logo PT KAI Tujuan umum dari perubahan logo itu sendiri adalah PT KAI ingin
menunjukkan kepada masyarakat luas bahwa PT KAI sudah berubah. PT KAI
melakukan perubahan dalam bentuk restrukturisasi dan reformasi, sehingga
berpengaruh dalam perubahan nilai, mindset serta budaya kerja dalam PT KAI itu
sendiri.

2.

Perubahan Teknologi
Setelah adanya sistem pemesanan tiket secara online, selanjutnya perubahan

teknologi yang dilakukan oleh PT. KAI diantaranya adalah memberlakukan sistem
Self Check In atau cetak tiket secara mandiri. Hanya dengan memasukkan nomer
booking

dan nomor identitas atau KTP, kemudian stasiun keberangkatannya,

penumpang yang telah membeli tiket secara online atau melalui minimarket, bisa
langsung mencetak tiketnya sendiri lewat printer atau mesin pencetak yang ada tanpa
perlu antri di loket. Layanan self check in ini memudahkan pengguna KA dalam
mendapatkan tiket. Penumpang yang sudah memesan tiket di cannel eksternal atau
agen resmi dan sudah mendapatkan kode booking tidak perlu lagi antri di loket
stasiun, bisa mencetak sendiri di sistem self check tersebut. Saat ini sistem ini baru
tersedia di beberapa Stasiun besar di Indonesia.
3.

Perubahan Layanan
Pada tahun 2009, PT KAI melakukan restrukturisasi terhadap 4 layanan yaitu

pelayanan, keamanan, kenyamanan, dan ketepatan waktu. Perubahan yang dilakukan

olek PT KAI ini merupakan perubahan strategis yang cenderung radikal karena
melakukan perubahan arah/focus bisnis.

C.

Faktor Pemicu Perubahan

Pergantian Direksi pada tahun 2009 membuat perusahaan menjadi semakin
giat dalam melakukan banyak perubahan dan perbaikan dalam berbagai aspek
bisnis perusahaan, mulai dari perubahan struktur organisasi yang semula
konvensional menjadi lebih modern, revitalisasi asset-asset perusahaan,
pembenahan prosedur perusahaan, pengelolaan SDM perusahaan secara
menyeluruh, dan lain-lain. Sebelumnya, kereta api dan stasiun di Indonesia
identik dengan kekumuhan dan kesemrawutan, banyak keluhan dari masyarakat
akan buruknya pelayanan PT KAI (DetikNews, 2011). Ditambah pula dengan
adanya tekanan publik terkait dengan keamanan dan kenyamanan serta
keselamatan transportasi kereta api. Namun, PT KAI belum juga menanggapi

keluhan dari masyarakat untuk memperbaiki pelayanannya. Beberapa hal inilah

yang menyebabkan PT KAI harus membuat perubahan perubahan yang mampu
membuat sistem operasional menjadi lebih baik.
D.

Hambatan dalam Proses Perubahan

Dalam melakukan perubahan teknologi yang dilakukan PT KAI untuk
penjualan tiketnya yaitu menggunakan sistem Self Check In atau cetak tiket
secara mandiri, ada beberapa hambatan yang dihadapi oleh perubahan ini,
diantaranya adalah :
a.

Sistem Self Check In atau cetak tiket secara mandiri belum

menyeluruh di semua stasiun di seluruh Indonesia, hanya ada di
beberapa stasiun besar saja.

b.

Sistem Self Check In belum tersosialisasikan di semua kalangan

masyarakat.

c.

Banyak pengguna kereta api yang masih bingung menggunakan sistem

ini, dikarenakan memang karena sistem ini masih tergolong baru dan
butuh

pembelajaran

untuk

semua

masyarakat

yang

akan

menggunakannya.
Itulah beberapa hal yang membuat perubahan untuk menggunakan sistem
Self Check In atau cetak tiket secara mandiri ini belum dilakukan secara
menyeluruh.

E.

Dampak Perubahan

Dampak yang terjadi setelah adanya perubahan pada sistem penjualan tiket
PT KAI yaitu menggunakan sistem Self Check In adalah penumpang kereta api
yang sudah memesan tiket di cannel eksternal atau agen resmi dan sudah
mendapatkan kode booking tidak perlu lagi antri di loket stasiun, karena bisa
mencetak sendiri di sistem self check tersebut. Hal ini membuat penumpang KA tidak
perlu membuang banyak waktunya untuk antri di loket stasiun. Bagi PT KAI, adanya
sistem ini mempermudah pekerjaan petugas karena semua telah dilakukan secara
komputerisasi.

BAB III
SIMPULAN

Perubahan-perubahan yang dilakukan oleh PT Kereta Api Indonesia diantaranya

adalah perubahan logo yang merupakan perubahan operasional yang tidak
mempunyai dampak yang terlalu besar bagi unit-unit kerja yang lain, selain itu
adanya perubahan teknologi yang digunakan yaitu menggunakan sistem baru Self
Check In atau cetak tiket secara mandiri yang tergolong perubahan strategis karena
menggunakan cara kerja yang baru dengan menggunakan sumber daya teknologi.
Selain itu, adanya restrukturisasi pada empat layanan yag dilakukan oleh PT KAI
merupakan perubahan strategis yang berarah pada pengubahan fokus bisnis
perusahaan.
Penerapan berbagai perubahan ini memiliki hambatan yang berasal dari eksternal
yaitu adanya tekanan sosial berasal dari lingkungan masyarakat yang membuat PT
KAI harus beradaptasi dengan tuntutan tersebut dan melakukan perubahan-perubahan
tersebut agar PT KAI menjadi semakin baik.