PENULISAN SURAT RASMI DAN MEMO BERKUALITI

1.

1.

Pengenalan

1.1 Peranan dan fungsi surat dalam penghidupan kita

1.2 Takrif surat rasmi
2.

Jenis-Jenis Surat
i. Surat tidak rasmi
ii. Surat rasmi
iii. Memo

3.

Takrif
i.

Surat tidak rasmi

Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu
ii. Surat rasmi
Surat rasmi ialah alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan
kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara
rasmi di antara satu sama lain
iii. Memo
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara
rasmi
4.

Ciri-Ciri
4.1 Surat tidak rasmi
Tidak terikat dengan peraturan-peraturan tertentu (bebas) mengikut
citarasa penulis berdasarkan siapa penerimanya
4.2 Surat rasmi
Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu iaitu dari segi format, teknik,
struktur dan penggunaan bahasanya
i.

ii.

Format
Pengenalan pengirim dan penerima
Rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh
Ada tajuk surat
Isi surat (satu perkara sahaja)
Akhir surat (harapan, nama pengirim, jawatan)
Identation jaral tepi permulaan menulis)
Jarak perenggan
Jarak baris
Teknik/Kaedah Menulis
Rujukan dan tarikh (kanan/kiri)

iii.

iv.

Penulisan tarikh ( 12 Januari 1997)

Alamat dan Poskod (highlight)
Ada sistem nombor (kecuali bukan untuk berhubung)
Untuk perhatian (u.p.)
Melalui (jika perlu)
Salinan (jika perlu)
Pendraf/penaip (jika perlu)
Struktur
Ditulis mengikut urutan
a. Pengenalan
Pengirim
Penerima
b. Isi Surat
Perkara
Pengenalan isi
Isi utama/Isi Sokongan
c. Penutup
Harapan
Akhir kata
Slogan
Ungkapan kesetiaan/pengakuan
Tanda tangan/ nama/ jawapan
Pengunaan bahasa yang khusus
a.
Ganti nama
Orang pertama
Orang kedua
Orang ketiga
b.
Wacana
c.
Laras bahasa

4.3 Memo
i.
Ditulis secara ringkas. Apa yang pentingkan hanya isi yang
pada umumnya bertujuan :
Makluman
Permintaan/cadangan
Arahan
Menyampaikan maklumat dll.
ii.
Ditulis dalam dua bentuk
Bentuk borang
Bentuk terbuka
5.

Jenis-Jenis Surat Rasmi

Pemohonan,
rayuan,

6.

bantahan,
makluman,
arahan,
ucapan (tahniah/takziah),
penghargaan,
perakuan,
jemputan,
cadangan, pesanan,
perjanjian,
pekeliling,
iringan dan lain-lain.

Prinsip-Prinsip Penulisan Surat Rasmi : 4 C + P

6.1 Correct (Betul)
Ejaan,
tatabahasa,
laras bahasa (pengunaan ganti nama dan gelaran),
data,
fakta ,
maklumat,
wacana,
format,
teknik
6.2 Clear (Jelas)
Tujuan,
perkara/tajuk/msesj,
prosedur/penulisan/protocol,
Struktur penulisan
+ Pengenalan
- Pengirim (nama jabatan, alamat dan perhubungan)
- Rujukan fail dan tarikh
- SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN
- Penerima (jawatan, alamat dan poskod)
- Untuk perhatian (u.p)
- Melalui
- Rujukan kehormat
+ Isi surat
- Tajuk
- Keselarasan rujukan kehormat
- Pengenalan isi utama
- Isi utama / isi sokongan
- Harapan

+ Akhir surat
- Pengakuan / pengakuan kesetiaan
- Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak (b.p.)
- Slogan (tetap/sementara)
- Salinan kepada (s.k.)
- Initial (huru ringkas) pendraf dan penaip
Ayat mudah
Pengolahan (urutan logic)
Pengunaan huruf potong atau akronim
Sistem nombor
6.3

6.3 Concise (Ringkas dan padat)

i.
Terus kepada mesej
ii.
Tidak ada pembaziran perkataan

6.4

6.4 Comprehensive (Lengkap)

i.
ii.
iii.
iv.
v.

6.5

Data utama dan data sokongan

Spesifikasi yang terperinci
Maklumat yang lengkap (data dan fakta)
Rasional / justifikasi
Konstruktif
6.5 Polite (Bersopan-santun dan hormat)

i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.

Diplomasi
Wacana hormat
Wacana rujukan
Wacana harapan
Wacana antisipasi
Wacan penutup

7.

Format dan Teknik Penulisan

7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11

Jarak tepi (indentation)

Jarak langkau baris / perenggan
Jarak selepas koma
Jarak selepas noktah
Penekanan (highlight)
Penekanan rujukan fail
Penulisan tarikh
Pernyataan SULIT
Pengunaan untuk perhatian (u.p.)
Pengunaan Melalui
Simbol lampiran (.)

7.12

Sambungan muka surat ( 2/-)

Panduan Asas Pengurusan Surat

Manual ini dikeluarkan hanyalah sebagai dasar Panduan asas untuk, pembaca
memahami sistem persuratan yang biasa diamalkan di Organisasi dari masa
kesemasa.
Cara-Cara Menulis Surat Rasmi Kepada Jabatan Kerajaan, Badan Berkanun
Dan Swasta
a) Surat kepada jabatan kerajaan atau badan berkanun hendaklah
dialamatkan kepada Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha atau
Pengurus Besar. Sekiranya hendak merujuk surat kepada pegawai
bawahan hendaklah ditulis perhatian pegawai yang dimaksudkan
dengan menulis namanya.
Contoh :Ketua Setiausaha
Kementerian Pengangkutan
(u.p :Nama pegawai yang dimaksudkan)
b) Semua surat kepada Ketua Pengarah atau Ketua Setiausaha atau
Pengurus Besar badan berkanun yang datang dari organisasi
pengirim hendaklah ditandatangani oleh Pengurus Besar atau
pegawai kanan. Pegawai yang menderaf tidak perlu meletakan
"initial". Untuk perkara ini pegawai kumpulan lain yang diberi
tanggungjawab boleh menandatangani bagi pihak jawatan tertinggi
didalam organisasi tersebut.
c) Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis
"Adalah saya diarah memaklumkan......."atau "Merujuk kepada perkara
diatas adalah saya ...." diakhiri dengan
Saya yang menurut perintah,
.........................
(Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
d) Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis
"Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri
Dengan hormatnya,
................
(Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
b.p Jawatan Terkanan di Organisasi

e) Untuk surat swasta pula dimulakan dengan menulis "Dengan segala

hormatnya dirujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri
Yang benar,
...................
(Nama Pegawai yang dipertanggungjawab)
b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
f) Sekiranya surat rasmi yang ditulis perlu disalinkan kepada jabatan
kerajaan atau badan berkanun atau swasta maka salinan surat tersebut
hendaklah tiada ditulis disurat asal.
g) Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu Jawatankuasa
boleh meletakan nama Jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri
dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut.
Saya yang menurut perintah,
.......................
Setiausaha
Jawatankuasa Tender
b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
h) Bagi surat memo didalam organisasi hendaklah dialamatkan kepada
Ketua Jabatan.
i) Kandungan surat : 1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)

Daripada
Kepada
Perkara
Nombor Bilangan atau Kod Fail
Tarikh surat
Salinan
Rujukan pengirim
Tandatangan pegawai bertanggungjawab

contoh : ( ) /xxx/xxxx jld 2

Tarikh
Ketua Pengarah
Tuan,
Perkara
Kata mula dan rujukaan surat pengirim
isi kandungan atau jawapan balas
sekian terima kasih
kata penutup
tandatangan
b.p Jawatan kanan
salinan kepada jika perlu