BPPK JAKARTA SELATAN

Kode

: ADM. PK 02.032.01

Waktu

: 3 x 45 menit

JOB 1

MERENCANAKAN/
MEMPERSIAPKAN
ERTEMUAN/RAPAT

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah

menyelesaikan

kegiatan

pembelajaran

tentang

merencanakan/mempersiapkan pertemuan /rapat diharapkan siswa

dapat :
1. Mengetahui hal-hal yang akan dipersiapkan dalam rapat
2.. Membuat surat undangan (mail merge)
3. Mempersiapkan ruang rapat
B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan
ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor
ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi
ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi
C. PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah menguasai
kompetensi:
1. Ketrampilan berkomunikasi
2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan
3. Mengoperasikan komputer
4. Melakukan prosedur administrasi
Administrasi Perkantoran

- 1-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

5. Menggunakan peralatan kantor

D. PERALATAN DAN BAHAN

1. Seperangkat komputer
2. Printer
3. Kertas HVS
4. Amplop
5. ATK

E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja.
2. Pergunakan komputer sesuai dengan prosedur
3. Pergunakan waktu dengan tepat.
4. Lakukan langkah kerja secara urut sesuai petunjuk yang ada.

F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari materi dengan seksama. Tanyakan kepada guru/instruktur
bila ada hal yang belum jelas
2. Pahami tugas dan perintah dengan baik
3. Aktifkan komputer, kerjakan dengan benar dan teliti
4. Mulai bekerja sesuai dengan tugas ( membuat undangan dan
design tempat duduk rapat).
a.

Membuat surat undangan rapat , langkah kerjanya :

Administrasi Perkantoran

- 2-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

1) Buka program microsoft word

2) Atur ukuran kertas dan margin
3) Ketiklah naskah surat undangan rapat dengan langkah mail
merge sebagai berikut:
a) Klik Tools

Letters and Mailing

Mail

merge

wizard
b) Pilih Option letter pada sheet dokumen type
c) Klik Next : starting dokumen
d) Pastikan option use the current dokumen aktif
e) Klik Next: select recepients
f) Pastikan option use an exiting list aktif
g) Next : Write your letter
h) Pilih data source yang telah dibuat di data MS. Excell
open
i) Akan muncul window select. table
j) Mail Merge Recipients

pilih sheet 1

Klik tombol select All

l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian

Klik tombol insert merge fields maka akan muncul

window insert merge field.

Pilih nama

Insert

Close

4) Cetak surat undangan tersebut

5) Ketik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju
6) Lipat surat tersebut

Administrasi Perkantoran

- 3-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

7) Kirim surat tersebut

b. Membuat design tempat duduk, langkah kerjanya :

1) Pelajari secara seksama materi pengaturan design tempat
duduk rapat
2) Tentukan/ perhatikan jenis rapat dan tujuannya
3) Tentukan/perhatikan jumlah peserta rapatnya
4) Tentukan model / design tempat duduk rapat
5) Gambarkan design tempat duduk rapat
5. Sebelum melakukan percetakan, yakinkan bahwa ketikan sudah
sesuai kebutuhan (lihat print priview)
6. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar
7. Bila telah selesai matikan printer dan komputer secara tertib

G. TEORI PENDUKUNG
1. Pengertian rapat.
Kata "convene atau rapat berasal dari dua kata Latin, con
yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat
atau meeting adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang
yang membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan untuk
memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan atau
mengadakan

perundingan

demi

memperoleh

kesepakatan

bersama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri

oleh beberapa orang untuk memecahkan dan membicarakan
Administrasi Perkantoran

- 4-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat permasalahan dapat

dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan.
Secara

singkat

dapat

dikatakan

bahwa

rapat,

adalah

pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf

pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan
kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan.
Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia
perlu mengadakan rapat apabila :
1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari
para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak
mau mengambil keputusan secara sepihak.
2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia,
sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat
apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.
3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan
melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera
dipecahkan.
4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para
bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara
langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang
berhubungan dengan kepentingan bersama.
5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian
melalui rapat.

Administrasi Perkantoran

- 5-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau

telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.

2. Beberapa istilah rapat

Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat,
antara lain sebagai berikut :
a. Konferensi
Pertemuan/rapat

yang

biasanya

diadakan

antar

negara.

Umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga

pemerintah.
b. Kongres
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai
politik.
c. Seminar
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan
suatu

masalah/persoalan

dalam

mencapai

keseragaman

pendapat.
d. Lokakarya
Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan
suatu masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak
atau maksud.
e. Simposium

Administrasi Perkantoran

- 6-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah

atau persoalan.
f. Diskusi
Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat
mengenai suatu pokok permasalahan dengan maksud untuk
mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap.
g. Musyawarah
Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan
bersama.
h. Muktamar
Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang
mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah
sama dengan kongres dan musyawarah.
i. Kampanye
Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis
pertemuan yang mencari dukungan.

3. Alasan diselenggarakannya rapat :

a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki.
b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera
dipecahkan.
c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada
stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung

Administrasi Perkantoran

- 7-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan

bersama.

4. Tujuan Pertemuan/Rapat adalah:

a. Memberikan / memperoleh informasi
Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi
baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan
peserta rapat menyimak dengan seksama.
b. Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas
terjadinya suatu kegiatan sebelumnya.
c. Memecahkan masalah (Problem solving meeting)
Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi
dalam memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi
atas permasalahan tersebut.
d. Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination
meeting)
Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk

mengembangkan

kerjasama antara peserta rapat dengan organisasi, atau antar

peserta dalam satu tim kerja tertentu.
e. Mengutarakan keluhan
Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan
keluhan yang dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat
atau pimpinan rapat.

Administrasi Perkantoran

- 8-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

f.

Mengambil keputusan
Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil
keputusan bersama.

Biasanya keputusan bersama akan lebih

efektif dalam penerapannya. Hal ini karena pengambilan keputusan

dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja keputusan
yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui
batas kewenangannya.
g. Menyampaikan

pengetahuan

atau

metode

baru

menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pertemuan

dalam

seperti ini

biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan.

h. Negosiasi
Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu
permasalahan bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari
masing masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang.

5. Manfaat rapat
1. Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang
2. Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan
kesalahpahaman
3. Dapat menghemat waktu
4. Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari
penggabungan berbagai ide

Administrasi Perkantoran

- 9-

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

5. Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang

saling bertentangan dengan diskusi
6. Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai
keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan
bersikap keliru
7. Melatih diri atau pengembangan pribadi

6. Jenis-jenis Rapat / Pertemuan

a. Dilihat dari Sifatnya
1). Rapat Formal (Resmi)
Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku
dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
2). Rapat Informal (tidak resmi)
Adalah pertemuan beberapa orang yang membahas suatu
permasalahan tertentu, biasanya diselenggarakan secara
santai,

tidak terlalu terkait oleh aturan-aturan protokoler.

3). Rapat terbuka

Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh setiap peserta. Materi
yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
4). Rapat tertutup
Adalah rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya
yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang rahasia.
Administrasi Perkantoran
agung

- 10-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

b. Dilihat dari segi frekuensinya

1). Rapat Rutin
Yaitu rapat yang diselenggarakan secara rutin pada setiap
waktu dan tempat yang telah terjadwal sebelumnya. Peserta
rapat adalah orang-orang yang berada dalam satu kelompok
kerja tertentu. Untuk mempersiapkan rapat seperti ini tidak
perlu selalu dibuatkan undangan rapat mengingat semua
peserta rapat sudah mengetahuinya.
2). Rapat insidentil
Merupakan rapat yang dilakukan tidak berdasarkan waktu
tertentu, artinya rapat ini dilakukan bila diperlukan saja, seperti
rapat pemegang saham, atau rapat pemecahan masalah.
c. Ditinjau dari jangka waktunya
1). Rapat mingguan
Adalah rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas
masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh masing-masing
peserta.
2). Rapat bulanan
Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan
untuk mambahas hal-hal atau peristiwa pada bulan yang lalu.
3). Rapat semesteran
Adalah rapat yang diadakan setiap semester, yang bertujuan
mengadakan evaluasi kerja enam bulan yang lalu dan
Administrasi Perkantoran
agung

- 11-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu enam

bulan berikutnya.
4). Rapat tahunan
Adalah rapat yang diadakan setahun, misalnya rapat pemegang
saham.

d. Dilihat dari Media rapat

1). Teleconference
Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan
secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat
berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat
dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas
untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya
maksimal peserta rapat adalah 50 orang.
2). Videoconference
Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat
saling

melihat

sehingga

seolah-oleh

mereka

saling

berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas

penunjangnya.

Administrasi Perkantoran
agung

- 12-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

e. Dilihat dari Peserta Rapat

1). Rapat Umum Pemegang Saham (RSUP)
Adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham dari suatu
perusahaan tertentu.
2). Rapat direksi / dewan pengurus
Adalah rapat yang dihadiri oleh anggota direksi / dewan
pengurus guna untuk membahas masalah tertentu.
3). Rapat Internal
Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit
kerja tertentu. Atau untuk seluruh karyawan ada diperusahaan,
rapat ini juga sering disebut sebagai rapat karyawan.

Administrasi Perkantoran
agung

- 13-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Pertemuan

Bersifat Ilmiah

Diskusi
Simposium
Seminar
Lokakarya

Untuk memecahkan
masalah-masalah
praktis

Untuk mencari
dukungan

Konferensi
Kongres
Rapat
Musyawarah
Muktamar

Kampanye
Rapat Akbar
Rapat Umum

7. Dilihat dari hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat
peserta rapat Muktamar . Konferensi

Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Administrasi Perkantoran
agung

- 14-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program

kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan
langkah lanjutan

Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat:

DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu

masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan

biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang
pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa

orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang
sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh :
Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau
dari

segi

kemahasiswaan.

Pendidikan

dan

pengabdian

masyarakat.

SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih

luas.

Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandanganpandangan,

Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi

Indonesia tahun 2003.

Administrasi Perkantoran
agung

- 15-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang

bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.

SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara

alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema
Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi
Daerah.

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang

yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu)
dengan

maksud

dan

tujuan

untuk

menyempurnakan

konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di

SMK

SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan

perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda
tentang pemasungan kreatifitas.

TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek,

usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani
dengan Ibu Megawati.

PENATARAN

Kegiatan

pendidikan

dalam

rangka

menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.

Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam

rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan
konsep pengetahuan yang bersifat teknis

Administrasi Perkantoran
agung

- 16-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

8. Perencanaan/Persiapan Rapat
Keberhasilan
persiapannya.

rapat

yang

Semakin

akan

baik

diadakan

persiapannya,

tergantung

dari

Semakin

baik

persiapannya, maka tingkat keberhasilan rapat tersebut akan semakin

tinggi. Untuk itu sebelum rapat dilaksanakan seorang sekretaris harus
mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Sebagai panduan
dalam mempersiapkan rapat tersebut adalah dengan memahami
konsep 5W + 1H (Why,What,Who,Where, When, dan How)
a. Why ( Mengapa rapat harus diadakan )
Sekretaris harus tahu alasan rapat ini diadakan. Pertanyaan ini
berguna untuk mengetahui tujuan rapat yang akan diadakan. Bila
sekretaris mengetahui tujuan rapat dengan baik , maka dia harus
mengupayakan agar tujuan tersebut dapat tercapai melalui
penyiapan rapat yang baik.
b. What (Rapat apakah)
Adalah pertanyaan yang dapat membantu sekretaris untuk
mengetahui

jenis

rapat

apakah

yang

akan

dilangsungkan.

Sehingga sekretaris akan dapat mempersiapkan segala sesuatu

dengan baik.
c. Who (Siapa peserta rapat)
Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat
tersebut. Selanjutnya membuat undangan rapat agar semua calon

Administrasi Perkantoran
agung

- 17-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

peserta rapat dapat mempersiapkan diri dan hadir tepat pada

waktunya.
d. Where (Dimana rapat diselenggarakan)
Tempat yang akan digunakan untuk melangsungkan rapat harus
jelas. Yaitu berkenaan dengan alamat dan ruang rapat. Jangan
sampai terjadi seorang calon peserta rapat tidak dapat hadir atau
terlambat karena alamat dan ruang rapat yang tidak jelas.
e. When (Kapan rapat dilangsungkan)
Selain tempat, waktu pelaksanaan rapat juga harus jelas. Yang
dimaksud dengan waktu adalah hari dan tanggal pelaksanaan
serta pukul berapa rapat akan dimulai dan bahkan diakhiri. Dengan
panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat mengatur diri
dan mempersiapkan jadwal kegiatannya.
f. How (Bagaimana rapat akan dilangsungkan)
Berdasarkan tujuan dan kepentingan rapat, seorang sekretaris
harus tahu bagaimana agar rapat dapat dilangsungkan dengan
baik. Apakah rapat akan dilaksanakan secara resmi, santai,
teleconference, dll
Dari pertanyaanpertanyaan tersebut diatas, selanjutnya sekretaris
dapat membuat persiapan yang baik agar rapat yang akan
dilangsungkan dapat berjalan dengan baik.
Kegiatan peserta rapat meliputi:
1). Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.

Administrasi Perkantoran
agung

- 18-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

2). Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.

3). Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan
dibicarakan

pada rapat.

4). Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta

rapat. Dan mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau
fax dan saat ini bisa melalui e-mail atau SMS.
5). Membuat susunan acara rapat
Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui
dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan
mempengaruhi kegiatan lainnya seperti: bahan apa yang harus
disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya, perlu makan
siang dll.
Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik
oleh peserta rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara
rapat ini pula keberhasilan rapat dapat diukur dengan jelas.
6). Menyiapkan bahan rapat
Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan
dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah
mengikuti rapat dengan lebih fokus.
7). Mempersiapkan ruang rapat
Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian
rupa agar rapat dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai
dengan tujuan rapat. Pengaturan tempat duduk untuk rapat yang

Administrasi Perkantoran
agung

- 19-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

bertujuan untuk mendiskusikan suatu masalah akan berbeda

dengan pertemuan untuk mendengarkan informasi. Pengaturan
tempat untuk rapat formal akan berbeda dengan rapat informal
dan lain-lain. Selain itu perlu dipikirkan tentang kenyamanan
ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih.
8) Penyiapan konsumsi
Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat
akan

melewati

waktu

istirahat.

Konsumsi

rapat

biasanya

berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum.

9). Mempersiapkan Peralatan Rapat
Peralatan yang akan digunakan dalam rapat harus tersedia
didalam ruangan rapat sebelum rapat berlangsung. Peralatan ini
berfungsi untuk membantu agar rapat dapat berjalan dengan baik
termasuk peralatan rapat adalah pemilihan meja,kursi, papan tulis,
LCD, Sound sistem, lampu/alat penerangan, AC, dll.
10). Administrasi rapat
Mempersiapkan

hal-hal

yang

akan

berhubungan

dengan

kelancaran rapat, seperti menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas

rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk penyiapan penerima
tamu.

Administrasi Perkantoran
agung

- 20-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

9. Mempersiapkan Ruang Rapat

Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus dipersiapkan
sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya
rapat dengan nyaman.
Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi:
a. Memilih ruangan
Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas
ruangan rapat harus diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang
terlalu sempit akan membuat peserta merasa kurang nyaman
karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa. Sedangkan
ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak
fokus. Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi
ruang minimal 1.5 2 meter persegi.
b. Mengatur penerangan
Penerangan ruang rapat menjadi permasalahan yang sangat
penting apabila rapat akan diselenggarakan pada malam hari atau
didalam ruangan yang tertutup rapat dan kurang memiliki
pencahayaan yang cukup.
Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan.

Tidak boleh

terlalu terang, tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan

dianggap cukup bila peserta dapat memiliki pandangan yang jelas
untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain
itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan

Administrasi Perkantoran
agung

- 21-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

penempatan yang menyebar diruangan (jangan hanya dipasang di

satu titik saja).
c. Mengatur tempat duduk
Kegiatan

yang sangat penting dalam mempersiapkan ruangan

rapat adalah mengatur tempat duduk. Pengaturan tempat duduk

yang baik akan mendorong keberhasilan rapat.
Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus
mengetahui

jenis rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat

tersebut akan terjadi tukar menukar ide (diskusi) ataukah peserta

rapat

hanya

datang

menerima

informasi

saja.

Bila

rapat

memfasilitasi pertukaran ide guna mengambil suatu keputusan

tertentu, maka tempat duduk

harus dibuat sedemikian rupa

sehingga peserta rapat dapat saling berhadapan. Dengan posisi

seperti ini diharapkan komunikasi antar peserta mempunyai
kedudukan yang sama.
Namun bila rapat/ pertemuan tersebut berupa pelatihan / seminar
yang diikuti oleh orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang,
maka pengaturan tempat duduknya dapat dibuat seperti model
kelas, yaitu duduk berbanjar kebelakang.
Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk ( kursi ) harus dipilih
yang ergonomik, sehingga membuat peserta dapat duduk dengan
nyaman. Apalagi bila rapat akan berlangsung lama.

Administrasi Perkantoran
agung

- 22-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih
sesuai dengan jenis rapat yang akan diadakan.

1). Tempat duduk model O atau konferensi

Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu

peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki
kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.

Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu

masalah.

Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil

Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala

arah.

Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta

Administrasi Perkantoran
agung

- 23-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

12

11

10

6
7
8

Administrasi Perkantoran
agung

Ket :
1. Pimpinan
2.
Notulis
3.
No 3
s/d 14
peserta rapat

13

14

- 24-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

2). Tempat duduk model U

Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran
Sangat bagus untuk presentasi
Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

LAYAR

13

12

11

10

9
3

Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notulis
4. No 4 s/d 13 adalah
peserta rapat

Administrasi Perkantoran
agung

- 25-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

3). Bentuk Kelas

Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar
Cocok untuk rapat penyampaian informasi
Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah
Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

Meja Penyaji Materi

1
2

4
1
1

5
1
0

9
2
1

2
0

1
9

1
5

1
8

1
7

1
4

1
3

1
6
Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notulis
4. No 4 s/d 21
peserta rapat

Administrasi Perkantoran
agung

- 26-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

4). Bentuk theater / Klasikal

Cocok untuk sesi pendidikan/pelatihan dan seminar
Tidak menggunakan meja
Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

Layar

2
1
3
1
1
Meja Penyaji Materi
4
1
2

2
1

3
0

1
1

2
0

2
9

1
0

1
9

2
8

Administrasi Perkantoran
agung

1
8

2
7

1
7

2
6

1
4

1
6

2
5

- 27-

1
3

1
5

2
3

2
2

2
4
Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notulis
4. No 4 s/d 30
Peserta Rapat
BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

5). Bentuk meja bundar (Round Table)

Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi

kelompok-kelompok kecil

Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah

permeja
Layar
2

Meja Penyaji Materi

4
11

5
6

1
0

9
8

Administrasi Perkantoran
agung

- 28-

Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notula
4. No 4 s/d 11
peserta rapat
BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

6). Bentuk tulang iklan

Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar

pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

Meja Penyaji Materi

3

Layar

1
4

2
5
3
6

Administrasi Perkantoran
agung

- 29-

Ket :
1. Pimpinan Rapat
2. Wakil Pimpinan
3. Notula
4. NoLenteng
1 s/d 6
BPPK
peserta rapat
Jakarta Selatan

d. Menyiapkan peralatan lainnya

Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa
peralatan yang perlu disiapkan, antara lain :
1) Papan tulis dan perlengkapannya
Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana
(white board) sampai dengan yang electronik. Tentu saja
pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang tersedia. Selain itu
spidol dan penghapus juga harus tersedia. Usahakan bila perlu
ada spidol warna.
2). LCD/OHP dan perangkatnya
LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih
memahami

apa

yang

disampaikan

oleh

pemimpin

rapat

(pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka sediakan pula

perangkat penunjangnya, yaitu :
a). Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang
dibutuhkan.
b).

Layar/screen

tempat

menampilkan

tayangan

melalui

LCD/OHP.
c). Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik
transparan serta spidol transparan bila menggunakan OHP
d).

Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan

tulis)

Administrasi Perkantoran
agung

- 30-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

3). Sound sistem

Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih
sangat luas (lebih dari keperluan) perlu disiapkan soaund
sistem untuk membantu memperkeras suara. Dengan alat ini
bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi
peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik,
sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi.
4). AC atau Kipas angin
Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang
cukup dan berada di lokasi yang cukup panas, maka perlu
ditambahkan AC atau kipas angin. Alat ini akan dapat
membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat
dengan

nyaman

tanpa

diganggu

rasa

gerah

yang

mengakibatkan peserta menjadi kurang konsentrasi.

5).

Hiasan ruangan
Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak
terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan
suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga
dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan

Administrasi Perkantoran
agung

- 31-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar

peserta rapat
Contoh ruang rapat:

Administrasi Perkantoran
agung

- 32-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Administrasi Perkantoran
agung

- 33-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Contoh presentasi:

7. Tata Cara Pembuatan Undangan Dinas :

Surat undangan hendaknya disusun dengan bahasa yang sopan,
dan jelas isinya, serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu
penyampaiannya pun harus diperhitungkan sehingga sipenerima
mempunyai

waktu

cukup

leluasa

untuk

melakukan

persiapan

pemenuhan undangan tersebut.

a.

Bagian-Bagian Undangan Dinas

Bagain-bagian undangan dinas dapat diamati dari susunannya.

Susunan surat undangan dinas pada umumnya adalah:
1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara
lengkap, nomor telepon, faksimile, nomor surat, keterangan

Administrasi Perkantoran
agung

- 34-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

lampiran, keterangan hal, tanggal dibuatnya surat, dan alamat

yang dituju;
2). Badan surat, yang memuat hari/waktu undangan, tempat
pelaksanaan acara, dan keterangan lain sejauh diperlukan,
misalnya tentang pakaian yang harus dikenakan, dokumen yang
harus dibawa, dan sebagainya;
3). Kaki surat, yang memuat nama jabatan pengundang (penanggung
jawab), tanda tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada.

b. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat undangan

dinas antara lain :
1). perlu menggunakan kertas yang sudah dicetak kop suratnya.
2). mencantumkan nomor dan tanggal dibuatnya surat undangan.
3). mencantumkan perihal surat undangan.
4). alamat tujuan harus jelas.
5). mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya
acara.
6). menyebutkan keterangan lain yang diperlukan.
7). undangan rapat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang
bertanggung jawab atas surat tersebut dan dibubuhi cap instansi

Administrasi Perkantoran
agung

- 35-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Contoh surat undangan

PT LENTENG AGUNG MANDIRI

Jl. Camat Gabun II Lenteng Agung Jagakarsa,Jakarta Selatan
Telp : 021-78893561 Fax : 021-78893560
e-mail : bppkla@yahoo.co.id
Nomor
: 14/VI/2010
Lampiran : Hal
: Undangan

21 Juni 2010

Kepada Yth.
Drs. Dudung Suryadi
Di Jakarta
Kami mengharap kehadiran Saudara pada:
Hari
Tanggal
Pukul
Tempat
Acara

:
:
:
:

Senin
27 Juni 2010
10.00 WIB
Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri
Jakarta Selatan
: Pengembangan Produk Baru

Karena pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon Saudara hadir

10 menit sebelum acara dimulai. Atas perhatian Saudara kami
ucapkan terima kasih.
Pimpinan

Drs. Muhammad, MM
8. Penyusunan Agenda Rapat

Administrasi Perkantoran
agung

- 36-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Agenda

Rapat

jika

disiapkan

dengan

baik,

merupakan

komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat.
Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan esensial dan
menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya pertemuan.
Manfaat agenda rapat:
1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda
2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk
masing-masing butuir agenda
3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada
saat rapat berlangsung
4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik
5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci
6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta

Administrasi Perkantoran
agung

- 37-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Contoh agenda rapat

Tujuan rapat
Kepada
Dari
Tanggal
Waktu
Tempat

: Menciptakan dan berbagi pemahaman mengenai

mengapa, apa, dan bagaimana tim pengembangan
produk baru
: Amir, Budi, Coki, Dedi, Endro, Fadil, Gunawan,
Hasan, Ihsan, Joki, Kadir, Leli, Marni, Nani, Opie,
Parto
: Halizah
: 25 Mei 2010
: 10.00 selesai
: Ruang pertemuan

Butir Agenda

Waktu

1. Ucapan selamat dating

20 menit

2. Melihat kembali riwayat munculnya ide

ini
3. Memahami peran tim ini

10 meni

4. Membahas informasi dalam kelompok

kecil
5. Istirahat

15 menit

6. Tanggapan terhadap diskusi kelompok

kecil
7. Menjelaskan komponen utama dalam
proses
8. Menyepakati tindakan berikutnya

20 menit

9. Merencanakan rapat berikutnya

5 menit

10. Mengevaluasi rapat

15 menit

20 menit

10 menit

15 menit
20 menit

H. LATIHAN
Pekerjaan
Kasus 1
Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI
untuk menghadiri rapat koordinasi antar orang tua dan guru yang akan
Administrasi Perkantoran
agung

- 38-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

diadakan di Aula SMK Global Mandiri jalan Raya Condet No.35 Jakarta
Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada hari rabu tanggal
15 Mei 2010 pukul 09.00

sampai dengan

12.00 undangan dibuat di

jakarta pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK
Global Mandiri (Ibu Dra.
Ambari
Ramadhani,
SMK
GLOBAL
MANDIRI M. Pd). Buatlah surat
undangan dari kepala SMK
MandiriNo.
kepada
JalanGlobal
Raya Condet
35 orang tua Murid kelas
XI. Dalam bentuk Official Style.
Buatlah
Jakarta
Timursurat undangan tersebut tanpa
disertai agenda rapat.
Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224
Adapun nama nama orang tua yang diundang adalah ;
1. No.
Orang: tua
Andri dari kelas XI AP
55/GM/V/10

8 Mei 2010

2. Lamp
Orang: tua
- Herawati dari kelas XI AK
3. Hal
Orang: tua
Febrila dari kelas XI AP
Undangan
Kepada Yth.
Kasus 2 Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)
Buatlah surat
undangan rapat Evaluasi Keuangan PT Andhika Pratama,
Di Tempat
yang akan Dengan
diselenggarakan
hormat, pada hari ini sehari penuh bertempat di Balai
pertemuan Kami
PT Andhika
Pratamakedatangan
Jalan Raya Saudara
Bogor Km.
20: Jakarta Timur,
mengharapkan
pada
dengan susunan
acara: 1.: Rabu,
Pembukaan;
2. Pembahasan Evaluasi
Hari/tanggal
15 Mei 2010
Keuangan;Pukul
3.Usulan; 4. Keputusan;
: 09.00 Wib5. Penutup. Dalam bentuk semi
block style.Tempat
Buatlah surat undangan
tersebut
disertai dengan agenda
: Ruang
pertemuan
Kunci kasus
1
Acara

: Rapat koordinasi

Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir

Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Administrasi Perkantoran
agung

Hormat kami,
- 39BPPK Lenteng
Jakarta Selatan
Dra. Ambari Ramadani, M. Pd

SMK GLOBAL MANDIRI

Jalan Raya Condet No. 35
Jakarta Timur
Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224

No.

: 55/GM/V/10

8 Mei 2010

Lamp : Hal

: Undangan
Kepada Yth.
Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada :
Hari/tanggal

: Rabu, 15 Mei 2010

Pukul

: 09.00 Wib

Tempat

: Ruang pertemuan

Acara

: Rapat koordinasi

Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir

Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Administrasi Perkantoran
agung

Hormat kami,BPPK Lenteng

- 40Jakarta Selatan
Dra. Ambari Ramadani, M. Pd

Kasus 3.
Gambarkan design tempat duduk rapat model lingkaran untuk 8 orang
termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan
soundsistemnya?

Administrasi Perkantoran
agung

- 41-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Kasus 4.
Gambarkan

design tempat duduk rapat model kelas untuk 20 orang

termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan

soundsistemnya?

Latihan 1
1.

Jelaskan pengertian rapat?

2.

Apakah

tujuan diadakannya pertemuan /

rapat?
3.

Sebutkankan jenis rapat / pertemuan?

4.

Jelaskan tata cara membuat surat undangan

dinas!

5.

Banyak faktor yang mempengauhi macam

persiapan yang perlu dilakukan dalam rapat. Sebutkan faktor-faktor
tersebut!

Administrasi Perkantoran
agung

- 42-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

LEMBAR PENILAIAN
MERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT
No

Unsur Penilaian

Maks

Persiapan
a. Langkah kerja
b. Sikap kerja
c. Penggunaan alat
d. Keselamatan kerja
Proses kerja
Pengoperasian komputer untuk surat dan
notula rapat
Hasil kerja
a. Print out notula rapat
b. Isi notula rapat
1. Urut kegiatan
2. Keterbacaan
3. Logis
4. Lengkap
Total

Administrasi Perkantoran

- 43-

Perolehan Nilai
Dicapai 1
Dicapai 2

5
10
10
5
20
20
5
15
5
5
100

BPPK Lenteng agung

Jakarta Selatan

Dicapai 3

Keterangan

BPPK JAKARTA SELATAN

JOB 2
Melaksanakan
penyelenggaraan rapat dan
mencatat/membuat laporan
pertemuan/rapat (Notula)

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan
penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan /
rapat (Notulen) diharapkan siswa dapat:
1. Mengetahui kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan sebelum dan
saat rapat dilangsungkan
2. Membuat notula rapat

B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI

ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan
ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor
ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi
ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi

C. PRASYARAT
Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah terampil:
1. Mengoperasikan komputer Microsoft Office
2. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan
3. Membuat notula rapat
Administrasi Perkantoran
agung

- 44-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

D. PERALATAN DAN BAHAN

1. Seperangkat Komputer
2. Mesin printer
3. Format rapat dan notula rapat

E. KESELAMATAN KERJA
1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja
2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar
3. Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk yang
ada
F. LANGKAH KERJA
1. Pelajari dan perhatikan bagan notula dengan baik
2. Pelajari secara seksama sistematika pengetikan Notula
3. Baca dan cermati rekaman rapat
4. Buka program Microsoft Word
5. Ketik notula
6. Cetak notula

G. TEORI PENDUKUNG
1.

Pada saat rapat

Termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan yang harus
dilakukan

sesaat

sebelum

rapat

dimulai

dan

saat

rapat

dilangsungkan. Pada saat rapat sekretaris harus melakukan :

Administrasi Perkantoran
agung

- 45-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

a. Mengecek kembali ruangan rapat

Apakah ruangan sudah memenuhi kebutuhan apakah belum.
Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera
dilakukan
b. Mengecek peralatan rapat
Apakah semua peralatan yang akan digunakan untuk membantu
kelancaran rapat sudah tersedia dan berfungsi dengan baik. Bila
perlu siapkan cadangannya.
c. Membuat dan mengedarkan daftar hadir peserta
Setiap peserta yang hadir harus mengisi daftar hadir peserta.
Selain digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir,
juga berfungsi untuk dasar pengambilan keputusan rapat.
d. Mencatat jalannya rapat
Selama rapat berjalan sekretaris harus mencatat semua kejadian
pada saat rapat sedang berlangsung
e.Memperhatikan sikap peserta rapat
Sekretaris harus memperhatikan sikap peserta rapat selama
rapat berlangsung.

Bila peserta ada yang merasa kurang

nyaman atau membutuhkan bantuan tertentu, maka sekretaris

harus dapat memberikan bantuan atau mencari solusinya
f.

Bertindak selaku notulis

Notulis adalah orang yang membuat notula rapat. Notula adalah
catatan resume kejadian dan pembicaraan yang terjadi selama

Administrasi Perkantoran
agung

- 46-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

rapat. Notula dapat digunakan sebagai bahan informasi ataupun

bahan pengambilan keputusan. Dalam penulisan jalannya rapat
dapat dilakukan dengan menulis cepat baik menggunakan
stenografi atau singkatan,

tetapi saat ini yang sedang

berkembang adalah menggunakan komputer atau menulis

jalannya rapat langsung dengan komputer.
g. Membantu menyusun keputusan rapat dan membacakannya bila
dikehendaki pimpinan.
Dalam keadaan tertentu, seringkali pimpinan meminta sekretaris
sebagai notulis untuk menyusun hasil keputusan rapat sekaligus
membacakannya dihadapan peserta rapat.

2. Setelah Rapat
Setelah rapat selesai, sekretaris masih memiliki beberapa
tugas yang harus diselesaikan, antara lain :
a. Merapikan notula rapat
Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi,
maka sekretaris harus segera menyelesaikannya.
b. Menindaklanjuti hasil rapat
Ada hasil rapat yang meminta sekretaris untuk melakukan
pekerjaan-pekerjaan yang diputuskan dalam rapat. Tentu saja
pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan kewenangannya.
Untuk itu pekerjaan ini harus segera diselesaikan.

Administrasi Perkantoran
agung

- 47-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

c. Menggandakan hasil rapat

Seringkali rapat menghasilkan keputusan-keputusan yang harus
dimengerti oleh pihak-pihak tertentu, baik itu sebagai laporan
ataupun informasi yang harus diketahui. Untuk itu sebelum
keputusan tersebut dikirimkan kepada pihak yang berwenang,
maka harus digandakan terlebih dahulu. Jumlah penggandaan
harus sesuai kebutuhan.
e. Mengirimkan hasil rapat
Setelah proses penggandaan selesai, maka hasil tersebut harus
segera dikirimkan/didistribusikan. Semakin cepat semakin baik.
Maksimal waktu pendistribusian hasil rapat tersebut adalah 2
hari, dan dikirim kepada seluruh yang diundang dalam rapat
tersebut baik yang hadir maupun yang tidak hadir.

3. Teknik Membuat Notula Rapat

Notula adalah catatan tentang jalannya rapat. Catatan ini
meliputi

semua

pembicaraan

yang

terjadi

dan

keputusan/kesimpulan yang diambil oleh peserta rapat.

hasil
Orang

yang membuat notula disebut dengan Notulis.

Notula rapat ada dua macam yaitu :
a. Notula harafiah / Verbatim
adalah catatan jalannya rapat yang ditulis persis seperti
pembicaraan yang terjadi sesungguhnya tanpa menambah dan

Administrasi Perkantoran
agung

- 48-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

menguranginya.
b. Notula rangkuman / resume
adalah catatan ringkas pembicaraan rapat. Catatan yang dibuat
dalam notula ini sudah berupa rangkuman yang diambil oleh
notulis.

Sehingga seorang notulis dituntut untuk mampu

mengambil intisari pembicaraan.

90% rapat yang dilangsungkan pada perusahaan dalam
penulisannya dibuat adalah dalam bentuk rangkuman.
Notula yang baik adalah notula yang lengkap, yaitu dapat
menggambarkan semua kejadian dalam rapat tersebut. Untuk itu
notula dapat dibuat dengan format sebagai berikut:
1). Judul Notula
Judul notula berisi tentang nama rapat yang diselenggarakan.
Judul dibuat dengan huruf besar semua dan ditulis secara
centering.
b). Waktu rapat.
Waktu berhubungan dengan hari, tanggal dan pukul/jam rapat
diselenggarakan.
c). Tempat Rapat
Tempat, menyatakan nama ruangan yang digunakan dan bila
perlu harus dibubuhkan alamatnya.
d). Peserta Rapat
Bila peserta rapat yang hadir tidak lebih dari 20 orang hendaknya

Administrasi Perkantoran
agung

- 49-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

ditulis baik yang hadir maupun tidak, sedangkan bila lebih

dapat dibuat dalam daftar tersendiri dan dicantumkan berapa
peserta hadir dan tidak hadir, dan selanjutnya dilampirkan.
Urutan pertama nama peserta adalah pemimpin rapat
e). Pemimpin Rapat
Adalah orang yang memimpin jalannya rapat.
f). Agenda Rapat
Adalah daftar yang berisi tentang

masalah yang akan

dibicarakan dalam rapat yang diselenggarakan.

g). Acara rapat
Adalah perincian atau penjabaran dari topik-topik dalam agenda
rapat
h). Jalannya rapat
Berisi ringkasan/rangkuman pembicaraan yang disampaikan
selama rapat berlangsung dan kejadian-kejadian yang
dianggap penting.
i). Keputusan/kesimpulan rapat
Adalah

catatan

keputusan/kesimpulan

yang

diambil

dan

disepakati oleh peserta rapat.

j). Bagian penutup
Memuat rincian tempat dan tanggal pembuatan notula yang
diikuti tandatangan notulis di sebelah kanan dan disahkan oleh
pemimpin rapat disebelah kiri.

Administrasi Perkantoran
agung

- 50-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikan bagan

format notula berikut ini :

Administrasi Perkantoran
agung

- 51-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Administrasi Perkantoran
agung

- 52-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Administrasi Perkantoran
agung

- 53-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

NOTULA RAPAT .
Hari, tanggal
Waktu
Tempat
Peserta rapat
Hadir

Berhalangan

:
: .. s.d.
: ..
: 1.
2.
9.
: 1.
2.

Pemimpin Rapat : .
Acara/Agenda Rapat
1.
2.
3.
4.
Keputusan Rapat
1.
2.
3.
4.
Catatan Khusus
1.
2.
3.
4.
.., ..
Mengetahui
Pemimpin rapat,

Notulis

..........................

.........................

Administrasi Perkantoran
agung

- 54-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Contoh Notula Rapat.

Pada hari Rabu tanggal 30 April 2009 pimpinan Anda mengadakan

Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009
Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus Setyadi,
Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat dilangsungkan di ruang pimpinan dan
dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50.
Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer
pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
Notula ditandatangani oleh anda dan atasan.
Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :
Pimpinan

Saudara-saudara

sekalian,

terima

kasih

atas

kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa

kesibukan kita sangat padat, namun kegiatan ini
juga sangat penting, mengingat maju mundurnya
usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi
ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan
yang ada, penjualan kita selama bulan April ini
kurang menggembirakan, mengingat target yang
kita

canangkan

yaitu

adanya

kenaikan

dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %.

Menurut

Saudara

sekalian

mengapa

terjadi

demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk

mengantisipasinya?
Administrasi Perkantoran
agung

- 55-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Bagus Setyadi

: Memang benar Pak, pada bulan April ini rasanya

agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga
sayur mayur, dan daging.

Mardiana

: Selain itu juga mungkin karena pada pertengahan

bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan
melakukan

launching

dengan

cukup

meriah.

Mungkin kita perlu penataan ulang agar lebih

menarik.
Sinta Dewi

: Memang apa yang

disampaikan Bagus dan

Mardiana ada benarnya Pak, namun demikian

sebetulnya konsumen kita masih setia. Untuk itu
bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi
tambahan dengan memberikan souvenir misalnya?
Burhanudin

: Iya Pak, saya setuju. Souvenir tidak harus mahal,

kalau perlu yang dapat menarik anak-anak dan
bermanfaat.

Kusmirah

: Pada prinsipnya, saya setuju dengan usulan temanteman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan
yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena
seringkali saya melihat bahwa kebutuhan ibu-ibu
biasanya diwaktu pagi.

Pimpinan

: Baiklah, saya sudah mendengar usulan-usulan

Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan

Administrasi Perkantoran
agung

- 56-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

positif. Hanya perlu kita kaji dengan seksama

apakah usulan-usulan tersebut dapat dilaksanakan.
Untuk itu saya ingin membagi tugas yaitu :
1. Sinta Dewi, dan Burhanudin untuk memikirkan
souvenir seperti apa yang cocok dan terjangkau.
2. Bagus,

Mardianah

dan

Kusmirah

untuk

merencanakan penataan ulang, agar tampilan

kita lebih fresh dan menarik.
Terimakasih

atas

usul

dan

saran

Saudara

semuanya, semoga kedepan kita lebih sukses,

mengingat kesuksesan usaha ini berarti juga
kesuksesan kita bersama. Silakan kembali ketempat
kerja masing-masing dan Selamat bertugas.

Administrasi Perkantoran
agung

- 57-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

NOTULA
RAPAT EVALUASI KINERJA
BULAN APRIL 2008
Hari

: Rabu

Tanggal

: 30 April 2009

Tempat

: Ruang Pimpinan

Waktu

: 15.00 s.d. 15.50

Peserta Rapat
Hadir

: 1. Ibu Dewi Kencono Ungu

2. Adm. kantor
3. Bambang Setiawan
4. Mardiana
5. Kusmirah
6. Bagus Setyadi
7. Burhanudin
8. Sinta Dewi

Tidak hadir

: --

Pemimpin Rapat

: Ibu Dewi Kencono Ungu

Agenda Rapat

: Evaluasi Kinerja Bulan April 2008

Jalannya Rapat
1. Pembukaan
Rapat dibuka oleh pemimpin rapat pada pukul 15.00.
Administrasi Perkantoran
agung

- 58-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

2. Pembahasan
Masalah yang dibicarakan :

Penjualan selama bulan April tidak mencapai target.

Kenaikan penjualan hanya 2 % dibandingkan bulan Maret 2008.

Usulan-usulan

Adanya penataan ulang toko

Melakukan promosi dengan pemberian souvenir yang menarik

anak-anak dan bermanfaat

Mengadakan perubahan jam buka toko.

3. Penutup
Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat
ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50.

Jakarta, 30 April 2008

Mengetahui
Pemimpin Rapat,

Notulis

Dewi Kencono Ungu

Adm. Kantor

Administrasi Perkantoran
agung

- 59-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Notulen Rapat Persiapan Pertemuan MIPAnet 2009

Tanggal

: 25 Mei 2009

Waktu

: Pkl. 10.15 12.30

Tempat

: Ruang Sidang A Gd Utama FMIPA UI

Peserta

: 14 orang (daftar terlampir)

Dipimpin oleh

: Dr. rer.nat. Abdul Haris (Sek Eks. MIPAnet)

Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut :

1. Menetapkan susunan kepengurusan (penerbitan SK Sekjen MIPAnet)
2. Menetapkan format kegiatan MIPAnet dan dalam pembicaraan ini
muncul usulanusulan, diantaranya sebagai berikut:
Bu Hewin : Saya mengusulkan bagaimana jika seminar hari saja,
sisanya
paralel sessions (simposium). Lalu dalam memilih tema sebaiknya
masukan
tema IT juga.
Pak Herman : Menurut saya MIPA kan sangat beragam, jadi Keynote
Speakernya jangan satu saja tapi kalau bisa tiap bidang. Plenary session
ambil
keynote Speaker orang pemerintah saja dan tampilkan seluruh bidang
MIPA.
Pak Teguh : Kalau menurut saya seminar itu hanya 1 bidang ilmu saja
tapi
harus yang mewakili MIPA secara keseluruhan
Bu Hewin : Saya punya ide, bagaimana jika mengangkat tema tentang
Pendidikan Dasar. Di milist MIPAnet banyak permintaan tentang itu. Dan
tema itu bisa menjaring guru-guru IPA sebagai pesertanya.
Pak Teguh : Bagaimana jika kita bagi saja subtema ini kedalam 3 sub
tema yang
mewakili yaitu murni (pure), terapan (applied), dan pendidikan (education).
Administrasi Perkantoran
agung

- 60-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

 Pak Iman : Saya sekarang sedang mencermati SBI (sekolah berstandar

internasional). Saya rasa isu itu bisa kita masukan juga ke sub tema
karena
menyangkut pendidikan juga. Sub temanya bisa Kontribusi pemikiran SBI
Bu Hewin : Saya ada ide bagaimana jika pembukaan dilakukan oleh
Menteri
dalam hal ini adalah Menristek sekaligus memberikan arahan. Dilanjutkan
Page 2
dengan 3 keynote speaker. Lalu saya juga ingin memberi masukan
mengenai
bahan seminar yang akan ada di seminar kit sebaiknya dalam bentuk CD,
agar
menghemat anggaran.
Bu Norma : Jika tanggal, tempat dan tema sudah fix, kita harus buat
leaflet
untuk sounding MIPAnet dan buat masukan juga di website. Untuk makan
malam ditanggung oleh MIPAnet, karena Pemilihan Sekjen merupakan
agenda
kerja MIPAnet
Kesimpulan Rapat Tema besar : Bridging MIPA and Society
Sub Tema

: 1. Peningkatan Kualitas Pendidikan MIPA (Keynote

Speaker: Dirjen Dikti,

Prof.Dr.Fasli Jalal, Ph.D, Sp.GK)

2. Pengembangan Riset Dasar ( Keynote Speaker: LIPI,

Prof. Dr. Lukman Hakim)
3. Tantangan MIPA dalam Menangani Krisis Energi dan
Perubahan Iklim Global
(Tubagus Haryono atau Pres. Dir. Shell, Darwin Silalahi)
Tanggal Pelaksanaan

: 13-14 Agustus 2009

Tempat

: Universitas Udayana Bali

Opening by

: Dr. Kusmayanto Kadiman (Menristek)

Administrasi Perkantoran
agung

- 61-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Jadwal Acara
:
Kamis, 13 Agustus 2009
08.00 12.00 WITA Opening dan Keynote Speaker
13.00 17.00 WITA Presentasi Paper
19.00 21.00 WITA Pemilihan Sekjen
Jumat, 14 Agustus 2009
08.00 11.00 WITA Presentasi Paper
13.30 Selesai WITA Trip (Optional)

Administrasi Perkantoran
agung

- 62-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

H. LATIHAN
Kasus 1.

Pada hari ini pimpinan Anda mengadakan Rapat Hasil Riset

Tentang kepuasan Konsumen atas layanan jasa PT
Lenteng Agung Mandiri yang dilakukan pada bulan Juni
2009
Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah,
Bagus

Setyadi,

Burhanudin

dan

Sinta

Dewi.

Rapat

dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh

beliau pada pukul 9.00 dan diakhiri pukul 10.30.
Notula diketik dengan rapi menggunakan komputer pada
kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
Anda diminta untuk menjadi notulisnya.

Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :

Pimpinan

: Saudara sekalian ,selamat pagi dan terima kasih

atas kehadiran anda sekalian rapat pagi ini penting
sekali bagi kemajuan usaha kita. Karena setelah
kami periksa laporan dari tim Riset tentang
kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng
Agung Mandiri.

Dalam memperoleh informasi

tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT

Administrasi Perkantoran
agung

- 63-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Lenteng Agung Mandiri. Petugas kami dari Tim

Riset

telah

melakukan

penelitian

terhadap

pelayanan jasa kami di PT Lenteng Agung Mandiri

kepada

konsumen

yang

telah

menggunakan

berbagai macam produk-produk elektronik buatan

kami, Objek penelitian di lakukan di PT Lenteng
Agung Mandiri yang berlokasi dijalan Raya Depok.
PT Lenteng Agung Mandiri suatu perusahaan yang
menjual produk-produk Elektonik antara lain : TV,
AC, Vacum Cleaner, Kulkas,Cash Register dll,
sedangkan tujuan dari penelitian ini dilakukan untuk
mengetahui

sejauh

mana

tingkat

kepuasan

pelanggan terhadap kinerja pegawai PT Lenteng

Agung Mandiri.
Dari hasil penelitian yang telah kami lakukan kami
mengambil

kesimpulan

sbb;

bahwa

secara

keseluruhan kwalitas layanan yang diberikan oleh

kami kepada pelanggan dinilai telah memuaskan
mereka, oleh karena itu kami minta kepada
saudara-saudara untuk memberikan tanggapan
atau usulan anda demi kemajuan usaha kita.
Bagus setyadi

: Memang benar pak, saya merasa akhir-akhir ini

penjualan produk perusahaan kita mengalami
peningkatan hal ini disebabkan produk elektronik
yang

kita

jual

sudah

dapat

diterima

oleh

masyarakat.
Mardiana

Berdasarkan hasil Riset tentang kepuasan

konsumen atas layanan jasa kita menunjukan nilai

Administrasi Perkantoran
agung

- 64-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

yang baik, dan itu artinya kinerja kita harus terus

ditingkatkan lagi.
Sinta Dewi

: Walaupun secara umum seluruh responden yang

mengisi kuesioner memberikan nilai puas pada
layanan karyawan PT Lenteng Agung Mandiri,
tetapi

masih terdapat factor-faktor yang dinilai

kurang dari puas, oleh karena itu perlu dilakukan

langkah tindak lanjut untuk meningkatkan nilai atas
factor-faktor tersebut sedangkan faktor faktor
yang dinilai puas hendaknya di pertahankan.
Burhanudin

: Walaupun secara umum hasil kinerja kita cukup

baik tetapi kita harus tetap melakukan perbaikanperbaikan, baik dari segi pelayanan, penampilan,
mutu produk

dll agar masyarakat

makin setia

pada produk kita.

Kusmirah

: Saya sangat setuju usul teman-teman yang sangat

bagus dan saya ingin agar pelayanan kepada
pelanggan harus terus di tingkatkan

melalui

pelayanan prima, seperti pembungkusan barang

yang bagus, sikap melayani yang tulus supaya
tidak ada komplain dari pelanggan.
Pimpinan

Baiklah saya sudah mendengar usulan - usulan

saudara semua, dan menurut saya informasi dan
usulan anda sangat bermanfaat maka hasil rapat
pagi ini dapat di simpulkan sbb:

Administrasi Perkantoran
agung

Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Meningkatkan mutu produk.

- 65-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

Berpenampilan yang menarik.

Terima

kasih

atas

usul

dan

saran

saudara

semuanya semoga kedepan kita lebih sukses,

silahkan kembali ketempat kerja masing-masing
dan selamat bertugas

Kasus 2.

Anda diminta untuk membuat percakapan pada saat rapat

berlangsung.
Agendanya adalah Rapat Disiplin Kerja Pegawai selama 3
bulan terakhir (bulan januari s/d Maret 2009).
Notula diketik dengan rapi menggunakan computer dengan
format yang benar pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
Anda diminta untuk menjadi notulisnya.

Kasus 3.
Anda diminta untuk membuat langkah-langkah rapat yang nyata.
Pada acara rapat Pelepasan Siswa Kelas XII SMK Islam
Malahayati Jakarta. Rapat dilaksanakan pada 10 Februari 2009 jam
10.00 11.30 diruang osis. Rapat dipimpin langsung oleh wakil
Administrasi Perkantoran
agung

- 66-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

kepala sekolah (Drs. Abdul Majid). Rapat dihadiri oleh Pembina

osis dan para anggota osis. Serta perwakilan setiap kelas
sebanyak 3 orang, jumlah kelas XII ada 5 kelas.

Kasus 4.
Laksanakan (Simulasi) sebuah rapat untuk 20 orang! Rapat membahas
pelaksanaan LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Sekolah). Buat
persiapan rapat yang tepat. Tentukan pemimpin rapat, notulis dan
moderator kemudian buat notulen rapatnnya
Pertanyaan:
1. Jelaskan pengertian notula.
2. Jelaskan fungsi notula .
3.Jelaskan apa yang dimaksud dengan notula harafiah dan notula
rangkuman/ resume.
4. Jelaskan kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai
dan saat rapat dilangsungkan.
5. Gambarkan bagan Notula.

Administrasi Perkantoran
agung

- 67-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan

I. LEMBAR PENILAIAN
NOTULA RAPAT
N0
1.

2.

UNSUR PENILAIAN

PEROLEHAN NILAI
MAKSIMAL DICAPAI

KET.

Persiapan
a. Langkah Kerja

b. Sikap Kerja

c. Penggunaan Alat

d. Keselamatan Kerja
Sub Total 1
Proses Hasil Pekerjaan

4
15

a. Pengoerasian

10

komputer

b. Sistematika penulisan

20

notula
c. Bagian-bagian notula

20

d. Isi notula

20

e. Ketepatan waktu

f . Kerapihan

g. Kebersihan
Sub Total 2

5
85

TOTAL

100
.,2009

Catatan:

Guru Pembimbing

Administrasi Perkantoran
agung

- 68-

BPPK Lenteng
Jakarta Selatan