MODUL PERKULIAHAN

Sistem
Manajemen
Mutu
Konstruksi
St and aris as i Sis te m M ut u

Program Tatap
Fakultas Kode MK Disusun Oleh
Studi Muka
Fakultas Teknik Teknik Sipil MK11050 Retna Kristiana, ST, MM, MT

02
Abstract
Sistem Manajemen Mutu Konstruksi,
pengaruh dan impikasinya cukup
panjang, karena mutu suatu produk
atau layanan ditentukan dari tingkat
kesuksesan kegunaan produk atau
layanan tersebut selama
pemakaiannya.
Kompetensi
Agar Mahasiswa :
Mahasiswa mampu menyampaikan
konsep dasar system penjaminan
mutu secara terintegrasi dan
berkelanjutan, mulai dari
perencanaan, implementasi, dan
kendali serta peningkatan mutu, baik
di tingkat industry, perusahaan,
maupun ditingkat proyek konstruksi.
Persyaratan Standar dan Sistem Manajemen Kualitas ISO
9001:2000

Sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen kualitas yang
berfokus pada proses dan pelanggan, maka pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan
standar dan ISO 9001:2000 ini akan membantu organisasi dalam menetapkan dan
mengembangkan sistem manajemen kualitas secara sistematik untuk memenuhi kepuasan
pelanggan (customers satisfaction) dan peningkatan proses terus-menerus (continuous
processes improvement). Interpretasi terhadap persyaratan standar ISO 9001:2000 ini
dilakukan berdasarkan pemahaman penulis (DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO
9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.)
serta pengalamannya ketika menetapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 pada
beberapa perusahaan industri di Indonesia. Interpretasi persyaratan-persyaratan standar
dalam ISO 9001:2000 didasarkan pada paper ISO 9001:2000, yang dikeluarkan oleh
lembaga ISO.

Langkah-langkah Membangun dan Mengembangkan Sistem

Manajemen Kualitas

Definisi dan Standar ISO 9000 untuk sistem manajemen kualitas (Quality Management
System, QMS, DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality
Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.) adalah: Struktur organisasi,
tanggung jawab, prosedur-prosedur proses-proses, dan sumber-sumber daya untuk
penerapan manajemen kualitas, Suatu sistem manajemen kualitas (QMS) merupakan
sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem
yang bertujuan menjamin kesesuaian dan suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa)
terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan
atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Sistem manajemen kualitas
mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas
secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa
karakteristik umum dan sistem manajemen kualitas:
Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dan aktivitas-aktivitas
dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama:

201 Sistem Manajemen Mutu

7 2 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
 (1) transcendent quality, yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan, (2) product-
based quality, yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas, (3) user-based
quality, yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk (barang dan/atau
jasa), (4) manufacturing-based quality, yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-
persyaratan standar, dan (5) value-based quality, yaitu derajat keunggulan pada tingkat
harga yang kompetitif.
Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dan proses kerja. Hal ini sering
mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.
Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga
bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula
bahwa banyak sistem manajemen kualitas tidak akan efektif 100% pada pencegahan
semata, sehingga sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan
korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini sistem
manajemen kualitas mempakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi,
umpan balik, dan koreksi. Bagaimanapun proporsi terbesar (lebih dan 85%) harus
diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.
Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan
(customers), hasil-hasil (ouput), proses-proses (processes), masukan-masukan
(inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan-balik dan umpan-maju
(measurements for feedback and feed forward). Dalam akronim bahasa Inggris dapat
disingkat menjadi: SIPOCOM-Supplies, Inputs, Processes, Outputs, Customers,
Objectives, and Measurements.

Dalam setiap lingkungan, pelaksanaan proses yang konsisten merupakan kunci untuk
peningkatan terus-menerus yang efektif agar selalu memberikan produk (barang dan/atau
jasa) yang memenuhi kebutuhan pelanggan dalam pasar global. Terdapat beberapa langkah
untuk menerapkan suatu sistem manajemen kualitas (QMS). Urut-urutan yang diberikan di
sini hanya merupakan suatu petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam
susunan yang tidak harus berurut, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi
semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten. Langkah-langkah
tersebut adalah sebagai berikut:
1) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen kualitas yang akan
diterapkan. Standar-standar sistem manajemen kualitas itu dipilih berdasarkan dan
sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal ini sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2000 dapat dipilih.
2) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dan organisasi (top
management commitment). Implementasi dan sistem manajemen kualitas

201 Sistem Manajemen Mutu

7 3 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
 membutuhkan komitmen dan manajemen organisasi dan semua standar sistem
manajemen kualitas membutuhkan komitmen ini agar dapat didokumentasikan yang
biasanya dalam bentuk Pernyataan Kebijakan Kualitas Organisasi. Komitmen
organisasi terhadap kualitas dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan
pernyataan Kebijakan Kualitas Organisasi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku
manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. Pernyataan
Kebijakan Kualitas Organisasi dapat didefinisikan (DR. Vincent Gaspersrz D.Sc.,
(2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta) sebagai: Suatu deklarasi bertandatangan yang dikeluarkan oleh
pemimpin-pemimpin organisasi yang menyatakan komitmen organisasi terhadap suatu
sistem manajemen kualitas (QMS) tertentu.
3) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering
committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus
berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar
dan sistem manajemen kualitas itu. Adalah penting untuk menunjuk seorang koordinator
yang secara resmi akan mengembangkan program sistem manajemen kualitas itu.
Orang ini (koordinator) harus diberi wewenang untuk mengkoordinasikan pertemuan-
pertemuan manajemen (management meeting). Seorang koordinator tidak perlu harus
ahli dalam bidang manajemen kualitas, meskipun akan lebih baik apabila orang ini
memahami sistem manajemen kualitas. Disarankan pula agar koordinator ini juga
menjadi wakil manajemen (management representative).
4) Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi harus
menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen, yang bebas
dan tanggung jawab lain, serta harus mendefinisikan wewenang dan tanggung jawab
untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dan sistem manajemen
kualitas itu diterapkan dan dipelihara. Wakil manajemen ini harus melapor kepada
manajemen senior agar menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dan sistem
manajemen kualitas itu tidak dilanggar oleh fungsi-fungsi lain seperti: desain dan
pengembangan, pembelian, produksi, pemasaran, dll. Peranan dari wakil manajemen
adalah menjamin bahwa sistem manajemen kualitas yang didokumentasikan itu secara
teknik adalah benar dan sesuai dengan persyaratan standar dan sistem manajemen
kualitas yang dipilih itu. Semua fungsi dalam organisasi harus berpartisipasi dalam
pengembangan sistem manajemen kualitas.
5) Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem. Tidak ada metode baku
atau tunggal dan implementasi sistem manajemen kualitas dalam organisasi.
Bagaimanapun, program implementasi (prosedur-prosedur kerja) harus merupakan
tanggung jawab dan semua anggota organisasi dan dilakukan secara benar sejak awal.

201 Sistem Manajemen Mutu

7 4 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
 Dalam kasus pengembangan dokumentasi (misalnya dari atas ke bawah), maka
program implementasi juga harus dari atas ke bawah. Manajemen dan tim supervisor
harus efektif dalam hal penetapan sasaran dan tujuan, komunikasi, koordinasi,
perencanaan, dan pemantauan agar mencapai manfaat maksimum dan implementasi
sistem manajemen kualitas itu. Dalam beberapa kasus, di mana manajemen tidak
bekerja secara efektif sebagai suatu tim, maka perlu diperkenalkan suatu program
pembangunan tim (team building program) agar memudahkan program implementasi
sistem manajemen kualitas itu.
6) Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang. Berkaitan dengan hal ini
perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem manajemen kualitas
yang ada. Perlu membandingkan sistem yang sekarang dengan persyaratan-
persyaratan standar sistem manajemen kualitas yang akan diterapkan. Setiap
penyimpangan atau perbedaan harus diperbaiki.
7) Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan suatu sistem
manajemen kualitas menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk suatu organisasi
melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada.
Demikian pula peranan untuk setiap personel di dalam organisasi dapat dinilai dan jika
perlu direstrukturisasi. Deskripsi pekerjaan (job description) harus disiapkan untuk
semua personel kunci. Perlu menggunakan suatu format standar, meskipun bukan
merupakan suatu hal yang mutlak. Deskripsi pekerjaan harus: (1) disusun berdasarkan
fungsi atau posisi, bukan individual, (2) merupakan dokumen umum apabila terdapat
sejumlah personel memiliki fungsi yang sama, dan (3) mengidentifikasi individual dan
persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami
dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.
8) Menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam
organisasi. Kesadaran kualitas dapat dibangkitkan melalui serangkaian pelatihan
tentang kualitas guna menjawab pertanyaan-pertanyaan: apa itu kualitas?, mengapa
perlu memiliki sistem manajemen kualitas?, apa itu manual kualitas?, mengapa harus
mendokumentasikan sistem manajemen kualitas (QMS) dalam prosedur-prosedur
sistem dan prosedur-prosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan kualitas organisasi?,
mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem manajemen kualitas?,
dan lain-lain.
9) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalam manual
(buku panduan) kualitas. Hal ini berikaitan dengan peninjauan ulang secara singkat dan
sistem manajemen kualitas itu dan apakah kebijakan dan dokumen-dokumen yang
diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam sistem manajemen. Semua ini
merupakan dokumen-dokumen resmi (terkendali) dan organisasi yang dapat

201 Sistem Manajemen Mutu

7 5 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
 ditunjukkan kepada pelanggan dan pihak-pihak yang berwenang melakukan audit untuk
proses sertifikasi formal dan sistem manajemen kualitas itu. Dokumen-dokumen ini
akan merupakan obyek untuk diperiksa dalam proses audit sistem manajemen kualitas.
10) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur.
Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dan aktivitas bisnis
organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan
organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk prosedur-
prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan
oleh prosedur-prosedur kerja.
11) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur
terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk,
aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja sehingga
mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait.
12) Memperkenalkan dokumentasi. Sekali manual kualitas dan prosedur-prosedur telah
disetujui, maka implementasi dan praktek-praktek sistem manajemen kualitas pada
tingkat manajemen dapat dilakukan. Distribusi dan dokumen harus disebarkan kepada
semua area di mana prosedur-prosedur itu akan diterapkan dan memastikan bahwa
manajer-manajer akan bertanggung jawab dalam program implementasi prosedur-
prosedur itu. Jika diperlukan, perlu diberikan pelatihan yang sesuai berkaitan dengan
implementasi prosedur-prosedur ini. Hal ini sangat penting karena semua dokumen
harus dipahami secara benar sebelum prosedur-prosedur itu secara formal diadopsi
untuk penggunaan dalam sistem manajemen kualitas.
13) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini akan menjadi
sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dan sistem manajemen kualitas. Hal ini
menjadi kritis dan harus dipastikan setiap orang dalam organisasi menyadari bahwa
sistem manajemen kualitas akan mempengaruhi aktivitas kerja mereka. Jika berhasil,
pada tahap ini sistem manajemen kualitas akan mengendalikan sekitar 85% dan
aktivitas kerja dan hanya menyisakan sekitar 15% pada pengendalian yang didasarkan
pada orang. Transformasi sistem manajemen kualitas akan ditentukan pada tahap ini
apakah berhasil atau gagal total.
Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas. Peninjauan ulang sistem
manajemen kualitas diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-
persyaratan standar dan sistem manajemen kualitas itu. Adalah penting bahwa setelah
implementasi, organisasi harus melakukan peninjauan ulang oleh manjemen senior dalam
periode waktu yang teratur guna menjamin status dan ketepatan dan sistem manajemen
kualitas sesuai persyaratan-persyaratan standar. Jaminan terhadap kelanjutan kesesuaian
dan efektivitas dan sistem manajemen kualitas sangat penting. Setelah program

201 Sistem Manajemen Mutu

7 6 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
implementasi sistem manajemen kualitas, langkah berikut adalah peningkatan kualitas
terus-menerus (continuous quality improvement). Perlu dicatat dan dipahami bahwa
implementasi bukan akhir dari program, tetapi merupakan awal dan penerapan manajemen
kualitas secara terorganisasi dan sistematik. Pada dasarnya Total Quality Management
(TQM) terdiri dari dua aspek pokok, yaitu: (1) sistem manajemen kualitas (Quality
Management System-QMS), dan (2) peningkatan kualitas terus-menerus (Continuous
Quality Improvement-CQI). Untuk peningkatan kualitas terus-menerus perlu mengikuti
tahap-tahap berikut: (1) menetapkan proyek peningkatan spesifik, (2) meninjau ulang
praktek-praktek manajemen, (3) menetapkan sistem tindakan korektif, dan (4) melakukan
proses audit terhadap sistem manajemen kualitas. Tahap-tahap ini akan menjamin
peningkatan kualitas terus-menerus.

Prinsip-Prinsip Manajemen Kualitas Berdasarkan ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen kualitas. Prinsip-
prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja
(framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Prinsip-prinsip ini
diturunkan dan pengalaman kolektif dan pengetahuan dan ahli-ahli internasional yang
berpartisipasi dalam Komite Teknik ISO ITC 176, yang bertanggung jawab untuk
mengembangkan dan mempertahankan standar-standar ISO 9000.

Delapan prinsip manajemen kualitas itu didefinisikan dalam ISO 9000:2000 (Quality
Management Systems-Fundamentals and Vocabulary), dan dalam ISO 9004:2000 (Quality
Management Systems-Guidelines for performance improvement?). Delapan prinsip
manajemen kualitas yang menjadi landasan penyusunan ISO 9001:2000 beserta
penjelasannya dibawah ini akan menerangkan tentang penerapan kedelapan prinsip
manajemen kualitas yang menjadi landasan ISO 9001:2000 itu, agar mampu meningkatkan
efektivitas dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000.

Delapan prinsip manajemen kualitas yang menjadai landasan penyusunan ISO 9001:2000
itu adalah:

Prinsip 1. Fokus Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan mereka. Karena itu, manajemen organisasi harus
memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan
pelanggan dan giat berusaha melebihi ekspektasi pelanggan.

201 Sistem Manajemen Mutu

7 7 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
Prinsip 2. Kepemimpinan
Pemimpin organisasi menetapkan kesatuan tujuan dari arah dan organisasi. Mereka harus
menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar orang-orang dapat menjadi terlibat
secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Prinsip 3. Keterlibatan Orang-orang

Orang pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dan suatu organisasi dan
keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan
untuk manfaat organisasi.

Prinsip 4. Pendekatan Proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-
sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses dapat
didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dan orang, material, metode, mesin, dan
peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan.
Suatu proses mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah
sekuensial yang terorganisasi.

Prinsip 5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan, dan proses-proses yang saling berkaitan
sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi
dalam mencapai tujuan-tujuannya.

Prinsip 6. Peningkatan Terus-Menerus

Peningkatan terus-menerus dan kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan
tetap dan organisasi. Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang
berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi
untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus-menerus
membutuhkan langkah-langkah konsolidasi yang progresif, menanggapi perkembangan
kebutuhan dari ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem
manajemen kualitas.

Prinsip 7. Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk
menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat
terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi, seyogianya

201 Sistem Manajemen Mutu

7 8 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem
manajemen kualitas.

Prinsip 8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung, dan suatu hubungan yang saling
menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.

Petunjuk Untuk Peningkatan Terus-Menerus Sistem Manajemen

Kualitas ISO 9001: 2000

Langkah-langkah peningkatan terus-menerus dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:

2000, berdasarkan pendekatan proses dapat dikemukakan berikut ini:

Langkah 1. Identifikasi proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas dan
aplikasi pada organisasi perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
Proses apa yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000?
Apakah proses-proses ini ada yang berasal dari luar organisasi?
Apa input dan output untuk setiap proses?
Siapa pelanggan dan proses?
Apa persyaratan atau kebutuhan dari pelanggan ini?
Siapa yang bertanggung jawab (pemilik) dari proses?

Langkah 2. Menentukan sekuens (urutan) dan interaksi dari proses perlu menjawab
beberapa pertanyaan berikut:
Apa aliran keseluruhan dari proses?
Bagaimana proses itu dapat dijabarkan? (dapat dijawab melalui membuat diagram alir
proses atau peta-peta proses)
Apa keterkaitan di antara proses-proses?
Apa dokumentasi proses yang diperlukan?

Langkah 3. Menentukan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas
operasional dan pengendalian dari proses perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
Apa karakteristik hasil dari proses yang diinginkan dan tidak diinginkan?
Apa kriteria untuk pemantauan, pengukuran, dan analisis?
Bagaimana kita dapat memasukkan atau menggabungkan ini kedalam proses-proses
perencanaan sistem manajemen kualitas dan realisasi produk?

201 Sistem Manajemen Mutu

7 9 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
 Apa isu-isu ekonomis (biaya, waktu, pemborosan, dll)?
Apa metode yang cocok untuk pengumpulan data?

Langkah 4. Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan

untuk mendukung operasional dan pemantauan proses perlu menjawab beberapa
pertanyaan berikut:
Apa sumber-sumber daya yang diperlukan untuk setiap proses?
Apa saluran komunikasi yang diperlukan?
Bagaimana kita dapat memberikan informasi internal dan eksternal tentang proses?
Bagaimana kita dapat memperoleh umpan-balik?
Apa data yang dibutuhkan atau diperlukan?
Bagaimana cara mengumpulkan data itu?
Apa catatan-catatan yang perlu disimpan?

Langkah 5. Mengukur, Memantau, dan Menganalisis Proses Perlu menjawab beberapa

pertanyaan berikut:
Bagaimana kita dapat memantau kinerja proses (kapabilitas proses, kepuasan
pelanggan)?
Apa pengukuran yang diperlukan?
Bagaimana kita dapat menganalisis data yang diperoleh (teknik-teknik statistika)?
Apa informasi dan analisis data yang diperoleh?

Langkah 6. menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang

direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses dan sistem manajemen kualitas
ISO 9001:2000 perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut:
Bagaimana kita dapat meningkatkan proses?
Apa tindakan korektif dan/atau preventif yang diperlukan?
Apakah tindakan korektif dan/atau preventif ini telah diterapkan?
Apakah tindakan-tindakan yang diterapkan itu efektif?

Penulis buku ini (DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual
Quality Improvment, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta) dalam berbagai kesempatan
selalu menggunakan pendekatan USE-PDSA sebagai metode peningkatan kualitas terus-
menerus. USE-PDSA merupakan akronim, yang terdiri dan pengertian berikut:

201 Sistem Manajemen Mutu

7 10 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
U Understand improvement needs (memahami kebutuhan peningkatan).
S State the problems (menyatakan masalah yang ada).
E Evaluate the root causes (mengevaluasi akar penyebab masalah).
P Plan the solutions (merencanakan solusi masalah).
D Do or implement the solutions (melaksanakan atau rapkan rencana solusi terhadap
masalah).
S Study the solutions results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah).
A Act to standardize the solutions (bertindak untuk menstandardisasikan solusi rerhadap
masalah).
Siklus USE-PDSA sebagai langkah-langkah dalam menyelesaikan masalah dapat dijelaskan
sebagai berikut:

Langkah 1: Understand improvement needs (memahami kebutuhan peningkatan).

Identifikasi masalah berdasarkan data yang ada. Berbagai data kualitas seperti: Check
Sheet atau Diagram Pareto dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah kualitas yang
ada di tempat kerja.

Langkah 2: State the problems (menyatakan masalah yang ada).

Pernyataan masalah harus: spesifik, tegas, jelas, dan dapat diukur. Seyogianya dihindari
pernyataan masalah yang tidak jelas dan tidak dapat diukur, seperti: cacat produk cukup
tinggi (jenis cacat apa? berapa unit yang cacat?, di mana?, dll).

Suatu pernyataan masalah harus dapat menjawab pertanyaan berikut: apa (what), di mana
terjadi (where), bilamana terjadi (when), siapa yang bertanggung jawab (who), mengapa
terjadi masalah itu (why), bagaimana saran perbaikan masalah itu (how), berapa biaya yang
harus dikeluarkan untuk menerapkan tindakan perbaikan masalah itu (how much). Ingat
konsep 5W-2H.

Langkah 3: Evaluate the root causes (Mengevaluasi akar penyebab masalah). Akar
penyebab masalah dapat dievaluasi dengan menggunakan diagram sebab-akibat (diagram
tulang ikan = fishbone diagram) dan bertanya mengapa beberapa kali, serta menggunakan
teknik diskusi sumbang saran (brainstorming) dan tim kerjasama peningkatan kualitas total.

Langkah 4: Plan the solutions (merencanakan solusi masalah). Seyogianya rencana solusi
masalah berfokus pada tindakan-tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dan

201 Sistem Manajemen Mutu

7 11 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
masalah yang ada. Rencana perbaikan untuk menghilangkan akar penyebab masalah yang
ada diisi dalam suatu formulir daftar rencana tindakan, seperti ditunjukkan dalam tabel 2.l.

Tabel 2.1 Daftar Isian Rencana Tindakan Penyelesaian Masalah

Penyebab Tindakan Penanggung

Waktu Anggaran Status
Utama Perbaikan Jawab

Catatan: penyebab utama diambil dari diagram sebab-akibat atau bertanya mengapa beberapa kali.

Sumber : DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT.
Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Langkah 5: Do or implement the solutions (melaksanakan atau menerapkan rencana solusi

terhadap masalah) Implementasi rencana solusi masalah mengikuti daftar rencana tindakan
solusi masalah seperti ditunjukkan dalam tabel itu.

Langkah 6: Study the solutions results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah)
Setelah selang waktu tertentu, dilakukan studi dan evaluasi berdasarkan data yang
dikumpulkan, guna mengetahui apakah jenis masalah kualitas yang ada telah hilang atau
berkurang. Analisis terhadap hasil-hasil temuan berikutnya akan memberikan tambahan
informasi bagi pembuatan keputusan dan perencanaan kualitas berikutnya.

Langkah 7: Act to standardize the solutions (bertindak untuk menstandarisasikan solusi

terhadap masalah) Hasil-hasil yang memuaskan dan tindakan solusi masalah harus
distandarisasikan, dan selanjutnya melakukan perbaikan terus-menerus pada jenis masalah
yang lain. Apabila tindakan terhadap solusi masalah tidak memberikan hasil-hasil yang
memuaskan, tindakan itu harus dikoreksi atau diperbaiki.

201 Sistem Manajemen Mutu

7 12 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
 Gambar 2.5. Siklus USE-PDSA untuk Peningkatan Kualitas Terus-Menerus

Sumber : DR. Vincent Gaspersrz D.Sc., (2001), ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvment, PT.
Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Daftar Pustaka :

201 Sistem Manajemen Mutu

7 13 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id
 1. Iskandar Indra, panduan penerapan ISO 9001:2000, Erlangga, 2007
2. Rinda Hedwig, model system penjaminan mutu, Erlangga, 2007
3. Goestch,D.L. , Quality Management, Pearson Education, Inc., New Jersey
4. Lam, S.W., Low, C.M., Teng, W.A., ISO 9000 in construction, Mc.Graw-Hill Book Co.,
Singapore, 2006

201 Sistem Manajemen Mutu

7 14 Konstruksi Pusat Bahan Ajar dan eLearning
Retna Kristiana, ST, MM, MT http://www.mercubuana.ac.id