PENDAHULUAN

Dalam mengelola sistem diperlukan adanya data. Data merupakan suatu

bentuk keterangan-keterangan yang belum diolah atau dimanipulasi sehingga
belum begitu berarti bagi sebagian pemakai. Sedangkan informasi merupakan data
yang sudah di olah sehingga memiliki arti. Data yang diperoleh suatu organisasi
atau perusahaan umumnya didapat dari kegiatan operasional sehari-hari atau hasil
dari transaksi.
Koleksi data yang mempunyai sifat berorientasi subjek, terintegrasi, time-
variant, dan bersifat tetap dari koleksi data dalam mendukung proses pengambilan
keputusan management disebut dengan data warehouse. Data warehouse
merupakan metode dalam perancangan database, yang menunjang DSS(Decission
Support System) dan EIS (Executive Information System). Selain DSS (Decision
Support System) dan EIS (Executive Information System) manajemen juga
menciptakan GDSS (Group Decision Support System). Decision Support System
merupakan suatu sistem yang berfungsi sebagai penunjang keputusan. Dengan
adanya DSS, pekerjaan dari para pengambil keputusan akan lebih terbantu secara
signifikan. Sistem DSS mengkombinasikan data, model-model, pengguna dengan
menggunakan perangkat lunak (SOFTWARE) yang membantu pengambilan
keputusan semiterstruktur dan tidak terstruktur. Contoh dari DSS ini yaitu MRP
II (Manufacturing Resource Planning II), GIS (Geographic Information System),
CDSS (Customer Decision Support System). Sedangkan GDSS (Group Decision
Support System) yaitu Interaksi dalam satu kelompok untuk pengambilan
keputusan melalui satu sistem berbasis komputer yang memberi fasilitas solusi
terhadap problem tak terstruktur. Sedangkan sistem yang digunakan untuk
pengambilan keputusan manajemen puncak yaitu EIS (Executive Information
system). EIS ini merupakan sistem informasi strategis yang didesain untuk
pengambilan keputusan yang tidak terstruktur melalui grafis (garis) dan
komunikasi tingkat tinggi. Executive Information System ini terdiri dari briefing
books yaitu online data dan fix format yang dilaporkan pada eksekutif perusahaan
serta Drill down yaitu suatu kemampuan berpindah dari ringkasan (summary) ke
bawah yakni ke informasi yang lebih detail. Sistem ini didesain untuk kebutuhan
khusus (specific) dari CEO, memerlukan dukungan staf secara ekstensif, dan
berguna bagi CEO untuk memantau perusahaan atau organisasi selama 24 jam.
Keuntungan dari penggunaan EIS ini yaitu lebih fleksibel, memiliki kemampuan
untuk menganalisa, membandingkan, dan menyoroti tren, memonitor kinerja, dan
sebagainya. EIS kini biasa dikenal dengan ESS (Executive Support System).
Sistem Informasi Manajemen pada PT Mayora Indah Tbk.
Persaingan pada industri makanan khususnya biskuit merupakan
persaingan terberat di negara ini semenjak 185 perusahaan memproduksi biskuit
dengan 400 merek di berbagai negara menjadikan tingkat persaingan semakin
tinggi hari demi hari. PT Mayora Indah Tbk. yang juga memproduksi biskuit
bersaing tidak hanya pada pasar lokal namun juga di pasar internasional. Dan
tanpa adanya perkiraan semakin hari harga bahan baku dari biskuit juga semakin
meningkat.
Setiap perusahaan layaknya PT Mayora Indah Tbk., memakai anggaran
mereka untuk berbagai aktivitas dan event, tentunya kita khususnya saya juga
ingin mengetahui efisiensi dari anggaran atau biaya yang dikeluarkan
tersebut.Seperti ketika Mayora mengeluarkan biaya untuk iklan di TV atau
sponsor. Seberapa efektif iklan tersebut dapat meningkatkan penjualan yaitu dapat
dilihat dari perbandingan data jumlah penjualan antara sebelum adanya
pengeluaran iklan dengan jumlah penjualan setelah adanya pengeluaran iklan.
Mayora akan mudah mengidentifikasikan hal-hal seperti itu menggunakan sebuah
sistem yang disebut dengan RAMESYS (Mayora Media Effectiveness Analysis
System)
PT Mayora Indah Tbk. menyadari bahwa Executive Information System
(EIS) akan membantu pihak eksekutif dalam membuat keputusan yang
berhubungan dengan keefektifan dari media dan korelasinya dengan jumlah dari
penjualan produk. Sistem yang disebut RAMESYS ini dibuat dan digunakan oleh
PT Mayora Indah Tbk. dengan tujuan membantu pihak eksekutif untuk membuat
keputusan berdasarkan iklan khususnya iklan TV sehingga mereka dapat
meningkatkan penjualan dan mengetahui kelemahan (weakness) dari pesaing
mereka tanpa adanya kekhawatiran akan penyebaran data rahasia kepada pihak
lain. Kemampuan dari sistem ini yaitu :
1. Membuat suatu laporan tinjauan media untuk merek-merek tertentu dalam
 waktu tertentu berdasarkan data yang diberikan oleh agen.
2. Membuat suatu jaringan laporan tersebut dengan data penjualan untuk
mengetahui dampak dari adanya iklan.
3. Database historis untuk membandingkan antara dampak sebelumnya
dengan kondisi saat ini dalam suatu parameter input khusus
4. Menganalisis data yang telah di link-kan antara laporan tinjauan media dan
laporan penjualan dalam lingkup nasional

Namun, sistem ini tidak mampu untuk:

1. Menganalisis data yang telah dihubungkan antara laporan tinjauan
terhadap media dengan penjualan pada tingkat regional
2. Menganalisis dampak kombinasi antara aktivitas diatas garis dan aktivitas
dibawah garis.
3. Mengoptimisasi perencanaan media dari agen

Tujuan dan Keuntungan Penggunaan Sistem RAMESYS (Mayora Media

Effectiveness Analysis System)
Menghemat waktu untuk menganalisis keefektifan media
Pembuatan keputusan lebih cepat tentang keefektifan aktivitas media
Pembuatan keputusan penjualan yang dipengaruhi oleh aktivitas media
dapat diperinci lebih cepat.
Untuk membuat analisis menjadi lebih independen dan bebas dari bias
politik. Istilah dari bias politik disini lebih cenderung pada bias yang dapat
terjadi ketika agen mencoba untuk merubah data untuk kepentingan
politik.
Untuk mencegah data dan kebocoran rahasia saat agen periklanan
megalami kenaikan tren.

AGENCY BASED SYSTEM

1. Kegunaannya untuk manajer produksi yaitu untuk mengarahkan dan
menganalisis media sebelumnya sebagai petunjuk bagi agen periklanan
untuk membuat perencanaan melalui pihak eksekutif
 2. Pihak eksekutif menerapkan hasil arahan ke Sistem Berbasis Agen
3. Agency Based System akan menghasilkan media plan draft yang
merupakan hasil dari petunjuk tersebut.
4. Selanjutnya media plan draft akan diberikan kepada manajer produksi oleh
pihak eksekutif
5. Manajer produksi kemudian meminta verifikasi dari Manajer Pemasaran
melalui proses verifikasi perencanaan media.
6. Manajer pemasaran kemudian meminta verifikasi dari General Manager
melalui proses verifikasi perencanaan media.
7. Kemudian General Manager meminta verifikasi dari pemilik perusahaan
dan direktur melalui proses verifikasi perencanaan media.
8. Manajer produksi kemudian meminta verifikasi dari manajer pemasaran
melalui proses verifikasi perencanaan media
9. Setelah mencapai tingkat (hierarki) tertinggi perencanaan media akan
diverifikasi dan dikirim kembali ke manajer produksi melalui proses yang
sama dengan cara meminta verifikasi, sehingga nama datanya akan
menjadi Perencaan Media yang telah Diverifikasi.
10. Manajer produksi akan memberikan perencanaan media yang telah
diverifikasi ke pihak Eksekutif dan mengirimkan perencanaan media yang
telah dieksekusi kepada Agency Based System
11. Setelah perencanaan media telah dieksekusi, agency based system
memberikan review media kepada pihak eksekutif
12. Pihak eksekutif memberikan presentasi review media ke manajer produksi,
manajer pemasaran, dan General Manajer
13. Manajer produksi, manajer pemasaran, dan General Manajer akan
menganalisa apakah strategi mereka memiliki pengaruh pada jumlah
penjualan atau tidak dengan memeriksa laporan penjualan yang dikirim
bagian administrasi penjualan

ANALYZE MEDIA PLAN

 1. Pihak eksekutif mengirimkan presentasi media review kepada manajer
produksi. Manajer pemasaran dan General Manager melalui proses
menunjukkan presentasi kepada manajer produksi, kepada manajer
pemasaran dan kepada General Manager.
2. Manajer produksi, manajer pemasaran dan general manager kemudian
akan meletakkan analisis mereka pada database yang disebut analyzed
media review for marketing. Data sendiri itu adalah analisis manajer
produksi, analisis manajer pemasaran, dan analisis general manager.
3. Analisis bersamaan tersebut kemudian disebut sebagai Managers analysis
dan akan digunakan dalam proses yang dinamakan revision for future
guidance.

LETAK PERMASALAHAN DARI SISTEM PT MAYORA INDAH Tbk.

Stakeholder dari PT Mayora Indah Tbk. khususnya divisi biskuit yaitu sebagai
berikut:
1. Manajer produksi
2. Manajer pemasaran
3. General Manager
4. BOD dan MD
5. Agency
6. Bagian Penjualan

Masalah yang terjadi di Mayora khususnya divisi biskuit terbagi menjadi dua
bagian yaitu:
Sistem yang ada saat ini masih memiliki kecenderungan mengandalkan analisis
review media kepada agency
Penjelasan masalah:
1. Proses dari pembuatan perencanaan media sampai hasilnya (review media)
diperlihatkan. Bahkan divisi biskuit Mayora menyetujui proses supervisi
yang sangat ketat, dimana dapat dilihat dari prosedur dan kebijakan
pemverifikasian perencanaan media dan juga persetujuan dari perencanaan
pelaksanaan. Kita tidak dapat meniadakan proses utama dari pembuatan
perencanaan media dan media review yang telah dibuat oleh agen.
 2. Review media masih tidak terhubung dengan jumlah penjualan, saat ini
Mayora terutama divisi biskuitnya masih tidak memiliki system yang
dapat memperlihatkan koneksi dengan promosi ATL yang dieksekusi
melalui perencanaan media, oleh jumlah penjualan yang dihasilkan oleh
SAP. Sehingga manajer harus melakukannya secara manual seperti yang
diperlihatkan pada diagram context sistem divisi biskuit Mayora saat ini.
Bagaimanapun juga hal ini tidak mungkin bagi Mayora untuk memberikan
total penjualan kepada agen untuk dianalisis sesuai dengan review media
karena hal ini sangat rahasia.

SOLUSI ALTERNATIF DARI PERMASALAHAN SISTEM DI MAYORA

Untuk tujuan pemecahan masalah, Executive Information System yang
dinamakan RAMESYS akan dibuat. RAMESYS merupakan kepanjangan dari
Mayora Media Effectiveness Analysis System. Sistem ini akan menjadi solusi
untuk permasalahan yang ada dalam Mayora khususnya pada divisi utama yaitu
divisi biskuit. RAMESYS akan menggantikan agen dalam proses analisis
pembuatan review media dan akan secara langsung terhubung ke data penjualan.
Penjelasan mengenai pengarahan sistem diatas akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Mayora akan tetap menggunakan agen dengan tujuan untuk pembuatan
perencanaan media
2. Mayora juga akan menggunakan data AC Nielsen yang diberikan dari agen
dengan tujuan untuk menginput semua data ke RAMESYS.
3. RAMESYS kemudian akan memanipulasi data dan membuat analisis dari
data tersebut.
4. Manajer-manajer akan dapat terhubung dengan analisis review media
dengan jumlah penjualan.
5. Sinkronasi sistem terhadap jumlah penjualan akan diasumsikan secara
efektif satu minggu setelah penayangan iklan pertama kali.

Sistem ini akan memastikan kerahasian data dan informasi yang terhubung dengan
Mayora divisi Biskuit diatas garis aktivitas. Hal ini akan berjalan dan
diadministrasikan oleh karyawan Mayora sendiri. Sehingga, manajer system unit
business tidak akan membutuhkan sinkronisasi media review presentation dengan
data penjualan secara manual.

Data Flow Diagram

DFD dan diagram context akan menggambarkan bagaimna RAMESYS akan me-
handle proses dari pembuatan review media dan bagaimana mengintegrasikan
review media dengan total penjualan yang dihasilkan oleh server SAP.
Manajemen puncak tentu dapat memilih parameter yang merekan ingin lihat pada
ringkasan ataupun di laporan. Manajemen puncak dapat juga melihat form report
seperti pie chart, digram garis, dan juga dalam bentuk spreadsheet.
PENILAIAN DAN KESIMPULAN
Penilaian
Sesuai dengan interview dengan Manajemen Puncak PT Mayora Indah Tbk.
khususnya divisi biskuit, dan presentasi konsep RAMESYS pada masa
pengembangan. Manajemen puncak dan pemakai menyatakan bahwa mereka puas
dengan konsep RAMESYS yang diajukan, selama itu akan membantu mereka
untuk menganalisis lebih baik review media dan menghubungkannya dengan
jumlah penjualan, yakni untuk melihat pemakai mana yang memiliki efek atau
tidak terhadap penjualan.
Kesimpulan
Industri bisnis tumbuh begitu cepat saat ini, banyak perusahaan mencoba
untuk bertahan diantara pesaing-pesaing dengan berbagai promosi yang
dilakukannya. Tentu saja promosi tersebut ditujukan untuk meningkatkan
penjualan. Bagaimanapun sebagai pemeran dalam sector industri dan promosi.
Mayora divisi biskuit telah bekerja keras dan membutuhkan bantuan dari agen
periklanan dengan tujuan agar sukses pada promosinya.
Bagaimanapun juga sebagai bagian dari permainan bisnis, tentu saja agen
periklanan memiliki kepentingan dan strategi yang bertujuan untuk menjaga agar
tetap bermain didalamnya. Mereka mungkin saja memanipulasi jumlah dalam
laporan yang diberikan kepada perusahaan. Dengan tambahan bahwa pekerja agen
bisa saja menyebabkan risiko yang besar terhadap perusahaan, khususnya pada
Mayora divisi utama dalam kasus ini. Oleh karena itu kesimpulan dari kasus ini
yaitu:
RAMESYS dapat mengurangi atau menghapuskan manipulasi apabila
memakai review media sebagai parameter dari kampanye iklan di televisi oleh PT
Mayora Indah Tbk. Dengan kata lain integrasi antara media review dengan jumlah
penjualan akan memberikan Manajemen Puncak divisi biskuit Mayora pandangan
dan akan membantu mereka untuk mengambil keputusan yang lebih baik demi
perbaikan usaha. Perbaikan tersebut yaitu sebagai berikut:
1. RAMESYS dapat membantu manajemen puncak PT Mayora Indah Tbk.
khususnya divisi biskuit untuk membandingkan member penjualan historis
 setiap tahunnya setelah iklan ditayangkan. Perbandingan tersebut akan
menghasilkan apakah strategi iklan telah sukses dalam meningkatkan total
penjualan ataukah tidak. Manajer dapat menggunakan hasil yang terbaik
untuk mempertimbangkan strategi periklanan di masa yang aka datang.
2. Manajer dapat membandingkan karakter dari setiap kategori produk
melalui analisis parameter yang digunakan pada RAMESYS. Misalnya
untuk contoh Biskuit Better, kita dapat melihat seberapa banyak GRP yang
benar-benar dibutuhkan oleh Better untuk beriklan secara efisien, dimana
target pasar benar-benar efisien bagi Better di channel televisi atau
program yang paling baik untuk promosi Better, dan lain-lain.
3. Pada wilayah penjualan, manajer dapat melihat chanel mana (GT, MT,
atau institusi) yang iklan atau promosinya memberikan pengaruh terhadap
penjualan.
4. RAMESYS dapat menjadi alat yang baik untuk menganalisis lebih dalam
untuk suatu kondisi, misalnya, apabila analisis membutuhkan lebih banyak
data atau informasi RAMESYS dapat menyediakannya. Manajer dapat
secara langsung membuka SAP atau BI dengan cara meng-click tombol
yang ada di RAMESYS.

REKOMENDASI
Desain pada RAMESYS hanya mencakup analisis dari area nasional dan tidak
dapat menjangkau wilayah atau daerah yang lebih kecil. Bagaimanapun juga hal
ini bukan kelemahan yang fatal apabila Mayora di masa yang akan datang dapat
meningkatkan fungsi RAMESYS melalui peningkatan kemampuannya untuk
menjangkau wilayah yang lebih kecil. Walaupun Mayora juga perlu
mempertahankan hubungannya dengan agen periklanan, dengan tujuan agar
mendapatkan arus data yang diperlukan untuk RAMESYS.