Laporan PKL Pengendalian Persediaan Bahan Baku PT Bali Tangi
Laporan PKL Pengendalian Persediaan Bahan Baku PT Bali Tangi
PENDAHULUAN
1
dikerjakan sesuai dengan yang telah ditetapkan, semua dapat dicapai dengan
sebaik-baiknya. Berdasarkan uraian diatas, maka laporan praktek kerja
lapangan dibuat dengan judul MANAJEMEN PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BAHAN BAKU PT. BALI TANGI
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
3
perusahaan. Persediaan juga merupakan salah satu dari unsur-unsur yang
paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinyu diperoleh atau
diproduksi dan dijual. Persediaan menjadi lebih penting dan perlu
diperhatikan karena mempunyai nilai yang lebih tinggi dibanding dengan
harta lainnya.
4
ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan untuk menyediakan
persediaan pengamanan (safety stock)
5
tersebut terlambat dari waktu yang diperhitungkan. Ada beberapa faktor
yang menentukan besarnya persediaan pengaman, yaitu: 1) penggunaan
bahan baku, 2) faktor waktu, dan 3) biaya-biaya yang digunakan.
Dalam melaksanakan pembelian kembali tentunya manajemen
yang bersangkutan akan mempertimbangkan panjangnya waktu tunggu
yang diperlukan dalam pembelian bahan baku tersebut. Dengan demikian
maka pembelian kembali yang dilaksanakan ini akan mendatangkan bahan
baku ke dalam gudang dalam waktu yang tepat, sehingga tidak akan terjadi
kekurangan bahan baku karena keterlambatan kedatangan bahan baku
tersebut, atau sebaliknya yaitu kelebihan bahan baku dalam gudang karena
bahan baku yang dipesan datang terlalu awal.
Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali adalah:
1. Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan antara bahan baku dipesan
hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi
besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time, semakin
lama lead time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan
selama masa lead time.
2. Tingkat Pemakaian Bahan Baku Rata-Rata Persatuan Waktu Tertentu.
6
BAB III
METODE PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
7
3.4 Mekanisme Kegiatan
Kegiatan ini merupakan kegiatan wajib yang harus diikuti oleh setiap
mahasiswa Program Studi Agribisnis pada semester VII. Selama
berada di tempat PKL mahasiswa dibimbing oleh seorang pembimbing
dari dosen Fakultas Pertanian Universitas Udayana dan seorang
pendamping dari perusahaan atau lembaga yang bersangkutan. Secara
rutin pembimbing melakukan monitoring pada mahasiswanya dan
seluruh kegiatan mahasiswa direkam melalui kartu monitoring yang
disiapkan oleh mahasiswa dan diketahui oleh pihak perusahaan.
8
BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
9
kemudian produk mulai dijual di mancanegara. Pada tahun 2009 didirikan
rumah spa di daerah kuta dengan ciri khas khusus yaitu lantai 1 digunakan
untuk spa pria dan lantai 2 untuk spa wanita. Rumah spa yang didirikan
mengangkat tema massage jepun tantra bali tangi yang berdasarkan yoga.
Pada tahun 2010 didirikanlah gedung produksi yang mengikuti Cara
Produksi Kosmetik Yang Baik (CPKB), dengan berizin produksi
kosmetika kelas A yang dikeluarkan oleh Kementrian Kesehatan RI nomor
: HK.07.IKOS/V/531/12 tanggal 28 desember 2012. Untuk itu UD Bali
Tangi diubah menjadi perusahaan berbentuk PT (perseroan terbatas).
PT merupakan suatu badan usaha yang besar modal perusahaannya
tercantum dalam anggaran dasar. Kekayaan perusahaan terpisah dari
kekayaan pribadi pemilik perusahaan sehingga perusahaan memiliki
kekayaan sendiri. Pemilik saham memiliki tanggung jawab terbatas yaitu
sebatas saham yang dimiliki. Pemilik saham akan memperoleh bagian
keuntungan yang disebut deviden yang besarnya tergantung pada besar
kecilnya keuntungan yang diperoleh perseroan terbatas. Bila perusahaan
yang berbadan hukum PT memiliki hutang lebih besar dari kekayaan
perusahaan maka tidak menjadi tanggung jawab para pemegang saham.
Selain dari saham, modal PT juga diperoleh dari obligasi.
Bali tangi berkomitmen untuk melayani masyarakat dengan visi
misi yaitu menjadi produsen kosmetika dengan lebih mengedepankan
pemanfaatan ramuan herbal/alami sesuai dengan aturan dan syarat-syarat
legalitas nasional dan internasional.
10
mengontrol segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan secara
umum dan mencari jalan keluar dan pemecahan atas masalah yang terjadi.
Sedangkan karyawan bekerja sesuai dengan pembagian tugas yang ada
antara lain bagian penggilingan, pencampuran (mixing), pengemasan,
pemasaran, dan bagian pengawasan keamanan (control mutu).
Struktur Organisasi PT. Bali Tangi
DIREKTUR UTAMA
Yuliani Djaya Negara
APOTEKER
I Wayan Wirastika
SALES PREPARE
HRD ACC BAHAN BARANG DISTRIBUSI QC ORDER
Dayu Putri
BAKU JADI ORDER
Dwi J Manu S. Evi Yanti Nurul
Agus Diantara Gita R.
Sukma Obin
KASIR Bayu W.
Budiarti
11
Dalam struktur organisasi PT. Bali Tangi, tugas masing-masing bagian
dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Direktur Utama
Tugas pimpinan adalah sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran
perusahaan
b. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi
secara terus menerus seluruh kegiatan perusahaan
c. Mengontrol kerja karyawan dan membina seluruh
karyawan perusahaan sehingga secara kreatif mampu
melaksanakan tugas sebagai karyawan yang bertanggung
jawab
d. Menerima laporan seluruh kegiatan dan hal-hal yang terjadi
dalam perusahaan
2. Bagian Operasional
Bertanggung jawab terhadap kegiatan oprasional
3. Bagian administrasi/HRD
a. Melakukan penelitian dan analisa keuangan termasuk
masalah pajak
b. Melakukan verifikasi ulang atas semua bukti kas,
penerimaan dan pengeluaran kas
c. Melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai,
faktur penjualan dan nota pembelian serta bukti barang dari
perusahaan ke konsumen
d. Membuat perencanaan pegawai sesuai kebutuhan dari
setiap departemen
e. Bertanggung jawab dalam memilih dan mendapatkan
pegawai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
4. Bagian Produksi
Mengatur kegiatan-kegiatan yang diperlukan bagi terselenggaranya
proses produksi
12
5. Bagian Pemasaran
a. Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang
menyangkut pemasaran
b. Memonitoring dan mengarahkan proses-proses pemasaran
Misi :
1. Menerapkan cara pembuatan kosmetika yang baik (CPKB) di
setiap tahapan pembuatan kosmetika
2. Melakukan notifikasi terhadap produk kosmetika hasil produksi
PT. Bali tangi yang belum di notifikasi
3. Mengembangkan produk baru dengan bahan alam atau herbal
untuk menghasilkan produk kosmetika yang baik, unggul serta
bermanfaat, tetapi tetap aman bagi kesehatan konsumen
4. Melakukan promosi dengan mengajak masyarakat untuk
senantiasa memanfaatkan dan mencintai produk-produk
kosmetika yang berasal dari herbal dengan semboyan Back to
Nature
5. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan, dan
khususnya untuk karyawan bidang produksi tentang CPKB
melalui pelatihan secara berkala dan berkesinambungan
6. Secara bertahap meningkatkan kemampuan laboratorium untuk
melakukan pengujian mutu produk, sehingga dapat melakukan
pengawasan mutu produk secara mandiri dan efisien
13
7. Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan
memprioritaskan kepuasan pelanggan, menerima keluhan
pelanggan, dan menindak lanjutinnya secara cepat
Penghayatan :
Visi dan misi PT. Bali Tangi adalah pedoman, arah, dan tujuan
bersama, baik pimpinan maupun karyawan, yang dilandasi semangat
kerja dengan hati tulus melayani masyarakat dunia dalam ikut serta
di bidang perawatan kulit.
14
berdasarkan pertimbangan yang cermat terhadap semua factor-faktor yang
mempengaruhi operasional perusahaan.
PT. Bali Tangi beralokasi di jalan Kebo Iwa Utara No. 168 Padang
Sambian Kaja, Denpasar Barat. Letaknya yang berada di kawasan
industripusat kota memudahkan dalam hal penyaluran bahan baku dan
pemasaran produknya serta memudahkan dalam penanganan sanitasi dan
limbahnya.
Selain penentuan lokasi di dalam perencanaan suatu pabrik juga
diperlukan penyusunan tata letak perusahaan. Tata letak yang sesuai akan
memudahkan dalam pengembangan system produksi perusahaan sehingga
dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas dengan biaya yang paling
ekonomis. Untuk penentuan tata letak di suatu perusahaan ditentukan oleh
beberapa komponen yaitu:
1. Mudah dicapai sehingga mudah dalam proses pengolahannya
2. Memudahkan dalam mengembangkan suatu perusahaan
3. Sesuatu dengan aturan proses produksi yaitu adanya tempat
penyimpanan bahan baku
4. Bisa lebih meningkatkan efisiensi dalam bekerja
5. Merupakan suatu syarat dalam mendirikan suatu perusahaan
(Mahfud dan Agung, 1990)
PT. Bali Tangi sebagai suatu unit pengolahan tentunya memiliki
penataan tata letak untuk masing-masing proses sehingga memudahkan
dalam mengefisiensikan pelaksanaan operasional perusahaan. Penataan
berdasarkan urutan proses yang diteerapkan diperusahaan ini dimaksudkan
agar mendapatkan efisiensi kerja yang maksimal.
15
3. Produk yang diedarkan harus legal sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
4. Memproduksi bahan alam yang berasal dari herbal dengan
bijaksana tanpa merusak lingkungan
5. Meningkatkan keterampilan karyawan, baik dalam skil pelayanan
terhadap konsumen, produksi, dan laboratorium
6. Selalu mengajak masyarakat untuk mencintai produk yg berasal
dari alam.
Kebijakan Perusahaan dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan
dan dilaksanakan secara konsisten, dievaluasi serta ditingkatkan secara
terus-menerus di dalam rencana kegiatan yang dituangkan dalam Sasaran
Perusahaan.
16
5. Quality Control (Termasuk didalamnya Apoteker dan analis)
Melaksanakan pengawasan setiap produk yang dihasilkan
6. Purchasing
Melaksanakan pembelian bahan baku yang bekerjasama dengan
bagian gudang bahan baku
4.8 Kendala-kendala
17
BAB V
18
Perencanaan yang di buat PT. Bali Tangi untuk
mengendalikan persediaan bahan bakunya adalah dengan
mendapatkan data dari Tahun sebelumnya apa saja jenis bahan
baku yang paling banyak ataupun sedikit yang dibutuhkan, atau
dengan menggunakan metode Trend Projection. Metode Trend
Projection ini bertujuan untuk menghindari resiko kehabisan dan
juga kelebihan bahan baku sehingga dapat meminimalisasi
pengeluaran biaya untuk bahan baku bagi perusahaan.
Untuk mengurangi resiko kehabisan persediaan bahan
baku, perusahaan akan membeli bahan baku pada saat data bahan
baku sudah menunjukkan minimum stock yang sudah di tentukan.
Selain itu perusahaan juga telah menerapkan metode safety stock,
ini dilakukan untuk melindungi perusahaan dari resiko kehabisan
bahan baku (stock out) dan keterlambatan penerimaan bahan baku
yang dipesan .
5.2.2 Pengorganiasian
Pengorganisasian dalam sebuah sebuah perusahaan
sangatlah penting, ini karena setelah para pimpinan perusahaan
menetapkan sasaran-sasaran dan merancang rencana-rencana untuk
mencapainya, maka perlu di desain sebuah organisasi yang dapat
mencapai tujuan-tujuan tersebut, tidak hanya pada sumber daya
manusianya tetapi juga pada sumber daya materialnya.
PT. Bali Tangi telah melakukan pengorganisasian yang
sangat baik pada sumber daya manusianya, dengan membagi
karyawannya untuk mengerjakan tugas pada bidangnya masing-
masing sesuai dengan kemampuan yang telah disesuaikan.
Sedangkan dalam membantu menunjang produksi produknya, PT.
Bali tangi sangat memperhatikan kualitas dari bahan baku yang
dimilikinya. Ini terbukti dengan adanya tata cara penyimpanan dan
gudang penyimpanan yang baik.
19
Penyimapanan Bahan Baku
Bahan Baku merupakan faktor produksi dari proses produksi
produk kosmetika yang memerlukan beberapa pemeriksaan
sebelum dilakukannya penyimpanan. Berikut adalah
prosedur pemeriksaan bahan baku yang diterapkan PT Bali
Tangi, yaitu:
1. Bahan Baku yang diterima diperiksa Identitas, semuanya
harus jelas, seperti nama bahan baku, tanggal datang,
pemasok, nomor bets, nomor bets, nomer identitas analisis,
masa kadaluarsa, dsb.
2. Agar menjadi perhatian bahwa : Peralatan yang digunakan
harus bersih
3. Dilakukan pemeriksaan bahan baku sesuai dengan standar
bahan baku dan metode yang telah ditetapkan
4. Dilakukan pencatatan hasil pemeriksaan pada formulir hasil
pemeriksaan kualitas bahan baku
5. Berikan label status sesuai hasil pemeriksaan kualitas
bahan baku
6. Formulir hasil pemeriksaan kualitas bahan baku agar
disimpan sesuai dengan tanggal / bulan pemeriksaan.
7. Apabila ada bahan baku yang harus ditolak karena tidak
sesuai standar, maka buatkan formulir hasil pemeriksaan
laboratorium dan distribusikan ke bagian-bagian yang
bersangkutan,dan bahan baku tersebut tidak boleh
dimasukkan kedalam gudang penyimpanan bahan baku.
Setelah masuk pada gudang penyimpanan bahan baku, bahan
baku serbuk atau cair wajib mendapat perlakuan khusus seperti
suhu ruangan harus dijaga, agar bahan baku tetap pada kondisi
yang kering.
Gudang Penyimpanan Bahan Baku
Gudang bahan baku merupakan fasilitas terpenting dalam
pengendalian persediaan bahan baku. Karena adanya gudang bahan
20
baku menentukan kapasitas pemesanan dan penyimpanan bahan
baku. Oleh karena itu PT. Bali Tangi menerapkan beberapa
kriteria dalam penentuan lokasi gudang bahan baku, antara lain:
(a) Kemudahan Akses
Lokasi gudang penyimpanan bahan baku PT. Bali Tangi
Terletak di lantai satu yang mudah diakses dalam
pengiriman bahan baku ke ruang produksi lulur yang
berada pada lantai satu dan ruang produksi sabun dan oil
yang berada pada lantai dua, maupun penerimaan pasokan
bahan baku.
(b) Keamanan
Lokasi gudang harus mengutamakan keselamatan kerja
karyawan. Hal tersebut dapat diwujudkan dengan lokasi
gudang yang terlindung dari pengaruh cuaca.
(c) Ruang
Untuk ruangan gudang harus memperhatikan ukuran dan
tata letak gudang. Dimana pada PT. Bali Tangi ruang tata
letak sudah sesuai dan mendapat persetujuan dari Badan
Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) Republik Indonesia.
(d) Peralatan
Tersedianya alat-alat yang mendukung persediaan Bahan
Baku, seperti fentilasi, rak untuk meletakanbahan baku baik
yang serbuk maupun yang cair, wadah bahan baku serbuk
yang tertutup dan kedap udara, troli, dan alat lainnya sangat
mendukung proses penyimpanan, penerimaan, serta
pengiriman bahan baku yang ada di gudang. Selain itu,
tersedianya kotak P3K di dekat gudang bahan baku
menunjukkan bahwa PT. Bali Tangi sangat memperhatikan
keselamatan dan kesehatan karyawannya.
21
5.2.3 Pelaksanaan
Pelaksanaan yang tepat dan sesuai dengan rencana yang
telah dibuat akan sangat membantu perusahaan untuk mencapai
tujuan-tujuan yang telah di tetapkan di awal. Selain itu biaya juga
merupakan salah satu faktor penting yang harus di perhatikan agar
perusahaan mampu mencapai tujuan yang diinginkan. Ada
beberapa biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, salah
satunya adalah biaya persediaan. Biaya persediaan merupakan total
biaya yang dikeluarkan selama menangani persedian mulai dari
pemesanan sampai penyimpanan. Biaya persediaan terdiri dari dua
macam biaya, yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Pada
PT. Bali Tangi, melakukan pengelolaan biaya persediaan baik dari
biaya pemesanan maupun biaya penyimpanan.
Biaya pemesanan bahan baku yang dikelola oleh PT. Bali
Tangi terdiri dari biaya bahan baku itu sendiri, biaya ekspedisi,
biaya Telpon atau fax , dan biaya SDM yg menangani pemesanan
persediaan bahan baku. Biaya ekspedisi adalah biaya yang
dikeluarkan untuk pengiriman bahan baku itu dipesan hingga
sampai pada perusahaan.
Dalam biaya persediaan bahan baku PT. Bali Tangi juga
terdapat pula biaya penyimpanan yang terdiri dari biaya fasilitas.
Biaya fasilitas merupakan biaya yang dikeluarkan untuk fasilitas-
fasilitas yang digunakan sebagai pendukung penyimpanan bahan
baku. Biaya fasilitas terdiri dari biaya listrik, Pemeliharaan ruangan
penyimpanan bahan baku, Rak atau tempat untuk menyimpan
bahan baku sesuai dengan jenis dan sifat bahan baku itu sendiri
(untuk rak merupakan pengeluaran yang langsung bisa sebagai
inventaris penyusutan dalam jangka waktu tertentu).
22
5.2.4 Pengontrolan
Dalam manajemen persediaan bahan baku perlu adanya
monitoring agar dalam pelaksanaannya dapat dikontrol dan
dievaluasi. Mengingat persediaan bahan baku ini merupakan salah
satu sarana produksi yang mengeluarkan biaya produksi yang tidak
sedikit, monitoring persediaan bahan baku dirasa sangat penting
oleh PT. Bali Tangi. Dengan monitoring itulah, PT. Bali Tangi
dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran bahan baku agar
tidak terjadi pembengkakan biaya. PT. Bali Tangi telah
menerapkan metode stock opname bahan baku dalam melakukan
aktivitas monitoring.
Stock opname merupakan kegiatan pencocokan antara data
stok persediaan yang dimiliki oleh perusahaan dengan gudang
bahan baku. Stock opname dilakukan agar tidak ada selisih antara
data persediaan bahan baku yang dimiliki perusahaan dengan
gudang bahan baku. Selain itu,juga untuk pengontrolan jumlah
bahan baku yang diaplikasikan sesuai data guna mencegah
terjadinya kecurangan. PT. Bali Tangi melakukan stock opname
minimal satu bulan sekali.
23
BAB VI
PENUTUP
6.1 Simpulan
Berdasarkan uraian pembahasan deskripsi pada bab sebelumnya, maka
dapat diambil simpulan bahwa PT. Bali tangi telah mampu menjamin
kelangsungan produktifitas produksi produk kosmetikanya, menghindari
keterlambatan pengiriman bahan baku, menghindari adanya kekurangan
ketersediaan bahan baku, menghindari adanya kerusakan bahan baku dan
menghindari kenaikan harga bahan baku, dengan menerapkan manajemen
pengendalian persediaan bahan baku dengan sangat baik. Mulai dari adanya
perencanaan dengan menggunakan Trend Projection, agar tidak adanya
kekurangan maupun kelebihan bahan baku. Pengorganisasian yang sangat baik
pada sumber daya manusia dan sumber daya material yang di dukung dengan
adanya tata cara penyimpanan dan gudang bahan baku yang baik agar kualitas
bahan baku yang digunakan tetap dalam kondisi yang baik. Dalam
pelaksanaannya sendiri PT. Bali Tangi telah memperhatikan beberapa biaya
termasuk biaya persediaan, serta adanya pengontrolan dengan metode stock
opname.
6.2 Saran
Berdasarkan uraian laporan hasil praktik kerja lapangan, maka dapat
dikemukakan beberapa saran yang sekiranya dapat dijadikan bahan masukan yang
bermanfaat bagi perusahaan atau seluruh pihak yang membutuhkan di antaranya
adalah sebagai berikut
1. PT. Bali Tangi disarankan agar dapat mempertahankan dan berupaya
untuk meningkatkan efektivitas dalam penetapan anggaran pembelian
bahan baku, agar jumlah bahan baku yabg akan di beli dapat lebih
terkendali serta biaya pembelian bahan baku yaitu termasuk biaya
pemesanan dan penyimpanan dapat dihemat.
2. Saran bagi adik-adik yang akan melaksanakan PKL untuk kembali
memilih PT. Bali Tangi sebagai tempat PKL, karena banyaknya pelajaran
24
yang dapat di peroleh, seperti dapat lebih meningkatkan disiplin waktu dan
tanggung jawab kerja.
25
DAFTAR PUSTAKA
26