BAB III

HASIL PENGAMATAN

A. Gambaran Umum Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri

1. Gambaran Umum Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri

UPTD Puskesmas PONED Balowerti berlokasi di Jalan Balowerti

Gang V No. 68 Kecamatan Kota Kota Kediri, dengan wilayah kerja

sebanyak 5 kelurahan dari 14 kelurahan di wilayah kecamatan kota. UPTD

Pukesmas PONED Balowerti didukung jejaring dibawah sebanyak 3

pustu, 1 poskeskel, 41 posyandu balita, 2 posbindu, dan 26 posyandu

lansia.

UPTD puskesmas PONED Balowerti, merupakan Puskesmas Rawat

Inap PONED yang ditetapkan berdasarkan surat keputusan Walikota

Kediri Nomor 188.45/107/419.16/2011 tentang PENUNJUKAN PUSAT

KESEHATAN MASYARAKAT (PUSKESMAS) DENGAN

FASILITAS PELAYANAN OBSTETRIK NEONATAL

EMERGENSI DASAR (PONED) DI PUSKESMAS BALOWERTI

KOTA KEDIRI.

UPTD puskesmas PONED Balowerti sebagai Puskesmas Rawat Inap

poned mempunyai tenaga dokter umum 2 orang, dokter gigi 2 orang,

apoteker 1 orang, perawat 14 orang, analis 3 orang, bidan 20 orang,

nutrisionis 2 orang, sanitarian 1 orang, promkes 2 orang, asisten apotek 3

orang, epidemologi 1 orang, dan 7 orang staf umum. Di bagian rawat jalan

43
 44

mempunyai 8 poliklinik (poli umum, poli gigi, poli KIA-KB, poli

imunisasi, poli gizi, poli VCT, poli TB, poli sanitasi) serta unit penunjang

yaitu laboratorium dan kamar obat. Selain itu juga ada UGD yang buka 24

jam serta melayani rawat inap umum dan PONED.

2. Visi

Visi Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri adalah terwujudnya

masyarakat sehat yang mandiri di wilayah kerja Puskesmas PONED

Balowerti Kota Kediri.

3. Misi

a. Memberikan pelayanan kesehatan yang merata, berkualitas dan

professional

b. Peningkatan upaya kesehatan yang bersumber daya masyarakat.

4. Motto

Motto Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri adalah NURANI

yang berarti melayani dengan Nyaman, Unggul, Ramah, Sopan, dan

Ikhlas.

B. Gambaran Umum Rekam Medis Puskesmas PONED Balowerti Kota

Kediri

Struktur organisasi rekam medis di Puskesmas PONED Balowerti Kota

Kediri sudah diselenggarakan, sedangkan berkas rekam medis di Puskesmas

PONED Balowerti Kota Kediri adalah berbentuk folder rekam kesehatannya

tidak per-individu tapi dalam bentuk Rekam Kesehatan Keluarga

(RKK)/FamilyFolder, yaitu catatan tentang kondisi kesehatan suatu keluarga.

 45

Sistem penomoran dengan cara UNS / Unit Numbering System, yaitu

1 pasien memiliki satu nomor rekam medis dan digunakan selamanya untuk

satu keluarga, dan Sistem penjajarannya menggunakan sistem SNF /

Straight Numerical Filing, yaitu penjajaran dengan nomor langsung pada

rak penyimpanan. Penyimpanan berkas rekam medis menggunakan

sentralisasi yaitu dengan menggabungkan berkas rekam medis rawat jalan,

gawat darurat dan rawat inap dalam satu folder. Pemberian kode pada

berkas rekam medis dilakukan oleh dokter dengan menggunakan ICD-10.

C. Sistem Penamaan dan Penomoran Berkas Rekam Medis

1. Sistem Penamaan

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas

kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien yang satu

dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah / memperlancar di

dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang

berobat ke Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri. Puskesmas ini

menggunakan sistem penamaan langsung tanpa diindeks. Penulisan

secara langsung tersebut diterapkan dalam Kartu Tanda Pengenal Pasien

(Merah Muda) dengan nama kepala keluarga dan dapat di verifikasi

sesuai dengan wawancara terakhir. Nama pasien harus lengkap sesuai

identitas. Dalam sistem penamaan disertai gelar P untuk orang laki-laki,

B untuk orang perempuan, An untuk anak-anak, dan By.Ny untuk bayi

yang belum memiliki nama.

 46

Contoh:

Tabel III.1 Contoh Pemberian Singkatan pada Penamaan Pasien

NO PENAMBAHAN NAMA PASIEN
SINGKATAN
1 Penambahan P. P. Suhadi Arif
2 Penambahan B. B.Purwanti
3 Penambahan An. An. Naufal Andri
4 Penambahan By, Ny. By.Ny. Sulistya
5 Penambahan Ny Ny. Astuti

2. Sistem Penomoran

Penomoran rekam medis pada Puskesmas PONED Balowerti

Kota Kediri menggunakan Unit Numbering System, yaitu 1 pasien

memiliki satu nomor rekam medis dan digunakan selamanya untuk satu

keluarga dalam bentuk RKK/Family Folder. Pada saat seorang pasien

berkunjung pertama kali ke Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri,

berkas rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan di dalam satu

folder rekam medis di bawah satu nomor (RKK/Family Folder). Sistem

penomoranya ditambahkan kode keluarga di depan nomor rekam

medis:

00 : kepala keluarga

01 : Istri

02 : Anak Pertama

03 : Anak Kedua dan seterusnya.

 47

Tabel III.2 Penomoran Berkas Rekam Medis

NO. PENOMORAN
1. 00-1354 Nomor rekam medis untuk kepala keluarga
2 01-1354 Nomor rekam medis untuk istri
3 02-1354 Nomor rekam medis untuk anak pertama
4 03-1354 Nomor rekam medis untuk anak kedua
5 04-1354 Nomor rekam mdeis untuk anak ketiga
D. Alur Prosedur Penerimaan Pasien dan Berkas Rekam Medis

1. Alur dan Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Jalan

a. Alur Pasien Rawat Jalan baru dan lama

Gambar III. 1 Alur Penerimaan Pasien Rawat Jalan Baru dan Lama
 48

b. Alur Penerimaan Pasien Rawat Jalan Asuransi dan Umum

Gambar III. 2 Alur Penerimaan Pasien Rawat Jalan Asuransi dan

Umum

c. Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Jalan

1) Pasien lama

a) Pasien datang ke Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

dengan mengambil nomor antrian.

b) Pasien menunggu di kursi tunggu untuk menunggu antrian

panggilan berobat sesuai nomor urut antrian.

c) Apabila pasien sudah dipanggil, langsung menuju loket

pendaftaran dan menyerahkan Kartu Tanda Pengenal Pasien ke

petugas loket. Bila pasien tidak membawa kartu berobat, akan

 49

dicarikan nomor rekam medisnya melalui database

komputerisasi, dan ditanya siapa yang sakit serta ditanyakan

tujuan ke Puskesmas.

d) Apabila pasien menghilangkan Kartu Tanda Pengenal Pasien

maka pasien membayar uang Rp.3.000,00 ke petugas loket

untuk mengganti karena telah menghilangkan Kartu Tanda

Pengenal Pasien.

e) Setelah itu petugas loket mengambilkan berkas rekam medis

pasien dan petugas loket memberi tanggal di resume medis

pasien pada saat berobat dan menuliskannya di kopi resep.

f) Pasien dipersilahkan untuk menunggu pelayanan di ruang

tunggu.

g) Setelah itu berkas rekam medis dicatat dan ditulis di buku

register kunjungan pasien rawat jalan.

h) Berkas rekam medis diantar ke poli yang dituju dan pasien

menunggu di poli yang dituju.

i) Berkas rekam medis diinput ke komputer untuk menentukan

cara bayarnya dan jumlah pasien yang berkunjung (data laporan

bulanan kunjungan pasien rawat jalan).

2) Pasien baru

a) Pasien datang ke Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

dengan mengambil nomor antrian.

 50

b) Pasien menunggu di kursi tunggu untuk menunggu antrian

panggilan berobat sesuai nomor urut antrian.

c) Petugas meminta foto kopi kartu (BPJS / Jamkesmas /

Jamkesda) bagi yang menggunakan layanan jaminan, atau

menggunakan KTP Kota Kediri (subsidi) / KTP luar wilayah

Kota Kediri bagi yang menggunakan layanan KTP.

d) Petugas membuatkan KIB dan nomor rekam medis baru

e) Setelah itu petugas loket membuatkan berkas rekam medis

pasien dan petugas loket memberi tanggal di resume medis

pasien pada saat berobat dan menuliskannya di kopi resep.

f) Pasien dipersilahkan untuk menunggu pelayanan di ruang

tunggu.

g) Setelah itu berkas rekam medis dicatat dan ditulis di buku

register kunjungan pasien rawat jalan.

h) Berkas rekam medis diantar ke poli yang dituju dan pasien

menunggu di poli yang dituju.

i) Berkas rekam medis diinput ke komputer untuk menentukan

cara bayarnya dan jumlah pasien yang berkunjung (data laporan

bulanan kunjungan pasien rawat jalan).

 51

d. Alur Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Gambar III.4 Alur Berkas Rawat Jalan

e. Prosedur Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

1) Pasien Lama

a) Pasien datang ke Puskesmas PONED Balowerti.

b) Pasien mendaftar ke loket pendaftaran pasien.

c) Petugas membuatkan tracer untuk diletakkan di family folder

pasien.

d) Petugas mencarikan dokumen rekam medis

e) Petugas melakukan registrasi dengan menulis di buku registrasi

pasien dan buku ekspedisi sesuai dengan poli yang dituju

 52

f) Petugas mengantar dokumen rekam medis ke poli yang dituju.

g) Selesai.

2) Pasien Baru

a) Pasien datang ke Puskesmas PONED Balowerti.

b) Pasien mendaftar ke loket pendaftaran pasien.

c) Petugas membuatkan kartu tanda pengenal pasien

d) Petugas membuatkan dokumen rekam medis baru

e) Petugas melakukan registrasi dengan menulis di buku registrasi

pasien dan buku ekspedisi sesuai dengan poli yang dituju

f) Petugas mengantar dokumen rekam medis ke poli yang dituju.

g) Selesai.

2. Alur dan Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Inap

a. Alur Penerimaan Pasien Rawat Inap

Gambar III.5 Alur Pasien Rawat Inap

 53

b. Alur Pasien Rawat Inap Asuransi dan Umum

Gambar III.6 Alur PAsien Rawat Inap Asuransi dan Umum

c. Prosedur penerimaan pasien rawat inap

1) Pasien baru dari UGD/ poliklinik

a) Petugas jaga UGD/Poliklinik meminta foto copy Kartu

Keluarga (KK) untuk dibuatkan Kartu Tanda Pengenal

Pasien/(KIB) yang harus dibawa pasien setiap kunjungan di

Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri.

b) Meminta foto kopi kartu (BPJS / Jamkesmas / Jamkesda) bagi

yang menggunakan layanan jaminan, atau menggunakan KTP

Kota Kediri (subsidi) / KTP luar wilayah Kota Kediri bagi

yang menggunakan layanan KTP.

 54

c) Dibuatkan nomor register baru untuk satu KK pada Kartu

Tanda Pengenal Pasien,lembar pemeriksaan baru/status baru,

dan map/folder baru.

d) Membayar uang administrasi untuk pendaftaran pasien baru.

e) Pasien diterima di Rawat Inap, dengan membawa surat

Pengantar Masuk Rawat Inap (Admission Note).

f) Data pasien yang telah terisi, dicatat ke dalam buku register

kunjungan pasien rawat inap dan mengisikan data pasien ke

dalam berkas rekam medis rawat inap.

g) Kartu Tanda Pengenal Pasien, untuk diserahkan kepada pasien

dan tidak lupa memberi pesan untuk dibawa bila berobat ke

Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri.

h) Berkas rekam medis disiapkan, rekam medis UGD atau

Poliklinik (bila ada), dimasukkan ke dalam lembar-lembar

rekam medis rawat inap tersebut.

i) Pasien kemudian diantar perawat UGD ke ruang perawatan

rawat inap yang dituju.

2) Pasien lama dari UGD/ poliklinik

a) Pasien dari poliklinik atau UGD diterima, dengan melakukan

pendaftaran rawat inap dengan membawa Surat Pengantar

Masuk Rawat Inap (Admission Note).

b) Menunjukkan Kartu Tanda Pengenal Pasien/KIB.

 55

c) Pasien yang tidak membawa kartu berobat, akan dicarikan

nomor rekam medisnya melalui buku indeks pasien.

d) Meminta foto copy kartu (BPJS / Jamkesmas / Jamkesda) bagi

yang menggunakan layanan jaminan.

e) Pasien diterima di rawat inap, dengan membawa surat

Pengantar Masuk Rawat Inap (Admission Note).

f) Data pasien yang telah terisi, dicatat ke dalam buku register

kunjungan pasien rawat inap dan mengisikan data pasien ke

dalam : berkas rekam medis rawat inap.

g) Kartu Tanda Pengenal Pasien(KIB), untuk diserahkan kepada

pasien dan tidak lupa memberi pesan untuk dibawa bila

berobat ke Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri.

h) Berkas rekam medis disiapkan, rekam medis UGD atau

Poliklinik (bila ada), dimasukkan ke dalam lembar-lembar

rekam medis rawat inap tersebut.

i) Pasien kemudian diantar perawat UGD ke ruang perawatan

rawat inap yang dituju.

 56

d. Alur Berkas Rekam Medis Rawat Inap

Gambar III.7 Alur Berkas Rawat Inap

e. Prosedur Berkas Rekam Medis Rawat Inap

1) Pasien datang ke Puskesmas PONED Balowerti.

2) Pasien mendapatkan Admission Note dari poli/UGD

3) Petugas membuatkan tracer untuk diletakkan di family folder

pasien

4) Petugas mencarikan dokumen rekam medis jika pasien lama dan

membuatkan berkas rekam medis untuk pasien baru.

5) Petugas melakukan registrasi dengan menulis di buku registrasi

pasien dan buku ekspedisi sesuai dengan poli yang dituju

 57

6) Petugas mengantar dokumen rekam medis ke bangsal yang dituju.

7) Selesai.

3. Alur dan Prosedur Penerimaan Psien IGD

a. Alur Penerimaan Pasien UGD Baru dan Lama

Gambar III.8 Alur Penerimaan Pasien UGD Baru dan Lama

 58

b. Alur Penerimaan Pasien UGD Asuransi dan Umum

Gamabr III.9 Alur Passien UGD Asuransi dan Umum

c. Prosedur Penerimaan Pasien UGD

Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien

lama yang biasa, di UGD pasien ditolong terlebih dahulu baru

penyelesaian administrasinya, ada beberapa kemungkinan dari setiap

pasien :

1) Pasien bisa langsung pulang.

2) Pasien dirujuk / dikirim ke rumah sakit lain.

3) Pasien harus dirawat.

Pasien datang ke tempat penerimaan Gawat Darurat yang buka

selama 24 jam. Jika pasien belum pernah berobat ke Puskesmas

 59

PONED Balowerti Kota Kediri ( pasien baru ), maka petugas

pendaftaran memberikan nomor rekam medis/register dan menyiapkan

berkas rekam medis pasien baru.Jika pasien adalah pasien lama maka

petugas mengambil berkas dari rak penyimpanan berkas rekam medis,

bisa dari UGD sendiri atau dari rawat jalan.Selesai pelayanan maka

berkas rekam medis dilengkapi dan kemudian disimpan di rak

penyimpanan (filing), sesuai asal berkas rekam medis tersebut. Berkas

tersebut dibuatkan oleh UGD atau berasal dari rawat jalan.

Bila pasien dirawat inap maka pasien mendaftarkan diri

sebagaimana prosedur penerimaan rawat inap. Setelah pelayanan,

maka berkas rekam medis pasien dilengkapi dan dikembalikan ke rak

penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medis pasien/register.

d. Alur Berkas Rekam Medis UGD

Gambar III.10 Alur Berkas UGD

 60

e. Prosedur Berkas Rekam Medis UGD

1) Pasien lama:

a) Pasien datang ke Puskesmas PONED Balowerti.

b) Pasien di tolong terlebih dahulu

c) Keluarga pasien mendaftar di loket pendaftaran

d) Petugas mencarikan dokumen rekam medis.

e) Petugas melakukan registrasi dengan menulis di buku

registrasi pasien.

f) Dokumen rekam medis di bawa keluarga pasien ke UGD.

g) Selesai.

2) Pasien baru:

a) Pasien datang ke Puskesmas PONED Balowerti.

b) Pasien di tolong terlebih dahulu

c) Keluarga pasien mendaftar di loket pendaftaran

d) Petugas membuatkan dokumen rekam medis baru

e) Petugas melakukan registrasi dengan menulis di buku

registrasi pasien.

f) Dokumen rekam medis di bawa keluarga pasien ke UGD.

g) Selesai.
 61

4. Alur dan Prosedur Penerimaan pasien PONED

a. Alur penerimaan pasien PONED

Gambar III.11 Alur Pasien PONED

b. Prosedur pasien PONED

1) Pasien datang sendiri atau rujukan darirawat jalan, Puskesmas

Non PONED, Pustu, Bidan Praktek Mandiri, dan Masyarakat.

2) Pasien mendapatkan pemeriksaan dan penanganandi ruang UGD

Bersalin.

3) Data pasien ditulis di buku register kunjungan UGD Bersalin.

 62

4) Pasien melengkapi dan menyelesaikan persyaratan administrasi

sesuai dengan kunjungan/cara bayar.

5) Pasien bisa dirawat inap, pulang , atau dirujuk ke Rumah Sakit

lain.

E. Assembling, Indexing dan Filing, Retensi dan Pemusnahan Berkas rekam

medis

1. Sistem Penataan (Assembling)

Kegiatan penataan berkas rekam medis dengan menata kembali

dan mengurutkan lembar-lembar berkas rekam medis berdasarkan

prosedur tetapnya. Di Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri

kegiatan assembling belum dilaksanakan.

2. Indexing

Pengindekkan berkas rekam medis di Puskesmas PONED

Balowerti Kota Kediri belum dilaksanakan.

3. Penyimpanan Berkas (Filling)

a. Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan di

Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri ditinjau dari lokasi

penyimpanan berkas rekam medis adalah sistem Sentralisasi. yaitu

dengan menggabungkan berkas rekam medis rawat jalan, gawat

darurat dan rawat inap dalam satu folder.

 63

b. Sistem Penjajaran

Sistem penjajaran berkas rekam medis yang digunakan di

Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri adalah sistem angka

langsung ditinjau dari sistem penyimpanan Numerik. Penjajaran

dengan sistem angka langsung,lazim disebut Straight Numerical

Filing.

Tabel III. 3 sistem Penjajaran

NO. rekam Medis Nama Pasien

04-132 Agus hariono
00-6577 P. nasiruddin
01- 213 B. katminah
00-11358 P. handoko
01-24503 Siti Rodiyah

4. Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Retensi atau penyusutan berkas rekam dari rak penyimpanan aktif

ke rak penyimpanan inaktif belum pernah dilaksanakan karena

keterbatasannya tenaga rekam medis di Puskesmas PONED Balowerti

Kota Kediri.

F. Desain Formulir Berkas Rekam Medis

Di Puskesmas PONED Balowerti Memiliki beberapa jenis formullir

rekam medis yaitu formulir rekam medis rawat jalan, UGD dan Rawat inap.

Sebagai sampel analisis adalah formulir rawat jalan yang didalamnya

mencantumkan item identitas pasien, tanggal dan waktu, anamnesa, hasil

pemeriksaan, diagnosa, rencana pengobatan dan terapi, serta tanda tangan

 64

dokter. Dari formulir tersebut ada beberapa komponen yang masih belum

dicantumkan misalnya Heading, dan juga close (lihat lampiran)

Tabel III . 4 Analisa Aspek Anatomi Formulir Rawat Jalan

Aspek Formulir PKM Desain Menurut Teori

Anatomi (Huffman, 1994)

Heading Kepala formulir biasanya

Tidak ada, seharusnya di
mencakup judul formulir
dalam formulir rekam
dan informasi tentang
medis mencakup kepala
formulir.
formulir (heading).
Introduction Tidak ada, karena Pengantar ini menjelaskan
dipuskesmas tidak tujuan dari penggunaan
dijelaskan maksud dari formulir yang
formulir. Introduction ini bersangkutan.
kadang-kadang adalah
judul.
Intruction Tidak ada, tidak dijelaskan Instruksi yang dimaksud
bagaimana cara pengisian adalah keterangan agar
formulir. user dapat dengan segera
mengetahui berapa lembar
salinan yang diperlukan,
siapa yang harus
menyerahkan/mengirimkan
formulir, kepada siapa
lembar salinan dikirimkan,
dan semacamnya.

Body a. RM Rawat Jalan : a. RM Rawat Jalan:

terdapat, nomor rekam Menambahkan: kolom
medis, nama pasien, kode ICD
 65

Aspek Formulir PKM Desain Menurut Teori

Anatomi (Huffman, 1994)

nama kepala keluarga, Body/badan

nama ibu, tanggal lahir, merupakan bagian dari
jenis kelamin, agama, formulir yang
alamat, status dikhususkan untuk
pembayaran, nomor pekerjaan substantif
JKN/askes, sebuah formulir.
tanggal/jam
pemeriksaan, poli,
anamnesa dan
pemeriksaan fisik,
terapi dan asuhan
perawat/bidan/gizi/sani
tasi.
Close Sudah ada untuk Penutup ini disediakan
autentikasi/tanda untuk tanda tangan
tangan/nama dokter. otentikasi dan persetujuan.

G. Persetujuan Tindakan Medis (Informed Consent)

Tindakan persetujuan ini penting bagi dokter/dokter gigi/tenaga

kesehatan lainnya untuk melakukan tindakan atau pelayanan kepada pasien.

Perasetujuan ini dilakukan untuk mencegah hal-hal yang tidak di harapkan

atau tidak terduga atau terjadi pada pasien. Karena dari setiap tindakan yang

dilakukan oleh dokter/dokter gigi harus mendapatkan atau memperoleh

persetujuan dari pasien atau keluarga terdekat pasien sesuai undang-undang

yang sudah berlaku. Di Puskesmas PONED Balowerti Informed Consent

dilakukan secara tertulis dan lisan untuk Informed Consent tertulis dilakukan
 66

pada saat ada tindakan yang mempunyai resiko tinggi, contohnya

pemasangan alat kontrasepsi atau KB, sedangkan untuk prosedur Informed

Consent secara lisan dilakukan jika ada tindakan yang tidak mempunyai

resiko tinggi, contohnya cek darah.

H. Perencanaan Sumber Daya Manusia Di Unit Pendaftaran Pasien

Berdasarkan pengamatan, kami menghitung beban kerja perlu diketahui

guna menentukan kebutuhan sumber daya manusia rekam medis di bagian

loket pendaftaran. Kebutuhan tersebut dihitung dengan menggunakan

metodologi Work Load Indikator Staff Need (WISN) untuk menghitung

susunan kepegawaian yang dibutuhkan bagi seluruh kategori staf bagian

rekam medis. Berikut ini perhitungan metodologi WISN di bagian loket

pendaftaran:

1. Memilih kategori staf untuk pengembangan WISN

a. Fasilitas Kesehatan : Puskesmas

b. Unit kerja : Unit Rekam Medis

c. Kategori tenaga kesehatan: Bagian loket pendaftaran

2. Menghitung Waktu Kerja Tersedia

Di Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri petugas bagian loket

pendaftaran memiliki hari kerja sebanyak 7 hari yaitu senin-minggu.

Dibawah ini merupakan perhitungan jam kerja petugas pendaftaran:

Senin Kamis = 08.00-14.00 WIB

= 24 jam

Jumat = 07.00-14.00 WIB

 67

= 7 jam

Sabtu = 08.00-13.00 WIB

= 5 jam

Minggu = 08.00-14.00 WIB

= 6 jam

Total jam kerja = 42 jam

Rata-rata kerja perhari = 6 jam/hari

7 hari kerja = 52minggu x 7 hari kerja = 364 hari

K = jumlah hari kerja dalam 1 tahun = 364 hari

L = jumlah hari libur nasional tahun 2016 = 20 hari

M = jumlah hari cuti tahunan 2016 = 7 hari

P = jumlah hari tidak masuk karena sakit / urusan pribadi = 10 hari

R = jumlah kerja dalam sehari

WKT = K (L + M + P) x R

= 364 (20+7+10) x 6

= (364 37) x 6 = 1962 jam/tahun

Jadi waktu kerja tersedia dalam tahun 2016 diketahui1962 jam/tahun

3. Menetapkan komponen beban kerja

Bagian loket pendaftaran di Puskesmas PONED Balowerti Kota

kediri memiliki kegiatan utama dan kegiatan tambahan. Standar kegiatan

utama bagian loket pendaftaran di Puskesmas PONED Balowerti Kota

Kediri dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

 68

Tabel III.5 Komponen Beban Kerja Puskesmas Balowerti Tahun 2016

Kelompok beban kerja Komponen beban kerja

1. Kegiatan pelayanan kesehatan a. Pendaftaran pasien

utama. Semua kategori staf b. Pengisian register pasien rawat

jalan

c. Pengambilan berkas rekam

medis rawat jalan

2. Kegiatan penunjang semua a. Pencatatan pelaporan

anggota kategori staf b. Rapat

4. Menetapkan standar kegiatan

a. Kegiatan Pelayanan Kesehatan Utama

Kegiatan utamanya meliputi pendaftaran pasien, pengambilan

dokumen, dan registrasi dan pengisian buku ekspedisi.

Tabel III.6 Kegiatan Pelayanan kesehatan Utama

No. Kegiatan Waktu Waktu Beban Kerja

Tersedia (jam) Standar
1. Pendaftaran 5 menit/px 0,08 1962
pasien = 24525
0,08
2. Register Px 3 menit/berkas 0,05 1962
= 39240
0,05
3. Pengambilan 3 menit/berkas 0,05 1962
DRM = 39240
0,05
Total 103.005
 69

b. Kegiatan Penunjang Penting

Kegiatan penunjang di Puskesmas PONED Balowerti, meliputi

pencatatan dan pelaporan dengan merekap kunjungan pasien harian

dan rapat. Kegiatan tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

Tabel III.7 Kegiatan Penunjang Penting

No. Kegiatan Waktu Waktu yang Beban Kerja

Tersedia dibutuhkan Standar

dalam setahun

1. Pencatatan 2jam/bulan 2 x 12 = 24 24
100%
1962
pelaporan jam/bulan
= 1,22 %

2. Rapat 1 1 x 12 = 12 jam/ 12
100%
1962
jam/bulan bulan
= 0,61%

Total Standar Kelonggaran Kategori (SKK) 1,83%

Dari perhitungan diatas total standar kelonggaran kategori didapatkan

hasil sebesar 1,83%

5. Menghitung Faktor Kelonggaran

FKK = 1 : (1-total SKK:100)

= 1 : (1- 0.0183)

= 1 : 0,9817

= 1,02
 70

Dari perhitungan diatas diketahui faktor kelonggaran kategori di

Puskesmas PONED Balowerti adalah 1,02 artinya Puskesmas Balowerti

membutuhkan 1 sumber daya manusia.

6. Menghitung Faktor Kelonggaran Individu (FKI)

Kegiatan tambahan di Puskesmas PONED Balowerti, yaitu pada tahun

2016 diadakan pelatihan kepada 2 orang petugas pendaftaran. Berikut

kegiatan tambahan dibagian loket pendaftaran:

Tabel III.8 Kegiatan Tambahan di Puskesmas PONED Balowerti

No Kegiatan Waktu Waktu Beban Kerja

Tersedia (jam/tahun) Standar
1. Pelatihan 7 jam/tahun 7 jam/tahun 7
= 0,003
1962
Total Faktor Kelonggaran Individu (FKI) 0,003
Dari perhitungan diatas total faktor kelonggaran individu sebesar 0,003.

7. Menghitung Kebutuhan Staf

Sebelum menghitung kebutuhan staf, harus mengetahui beban kerja

petugas selama satu tahun. Beban kerja tersebutu didapatkan dari

kunjungan pasien pada tahun 2016, berikut adalah daftar kunjungan pasien

di Puskesmas PONED Balowerti:

 71

Tabel III.9 Kunjungan Pasien di Puskesmas PONED Balowerti Tahun

2016

Bulan Jumlah Kunjungan

Januari 2200
Februari 2430
Maret 2690
April 2590
Mei 2400
Juni 2280
Juli 1789
Agustus 2211
September 2134
Oktober 2300
November 2320
Desember 2186
Total 27.530

Tabel III.10 Perhitungan Kebutuhan staff petugas Pendaftaran berdasarkan

kunjungan pasien tahun 2016 di Puskesmas PONED Balowerti

No Kegiatan Waktu Standar Staff

Kerja
1. Pendaftaran Pasien 27.530 24.525 1,12
2. Register Pasien 27.530 39.240 0,70
3. Pengambilan DRM 27.530 39.240 0,70
Total 2,52
a. Kalikan kebutuhan staff dengan FKK

= 2,52 x 1,02 = 2,57

b. Hasilnya ditambah dengan FKI

= 2,57 + 0,003

=2,573 atau sama dengan 3 orang petugas

8. Meneliti Hasil WISN

Tabel III.11 Meneliti Hasil WISN di Puskesmas PONED Balowerti

 72

Sub RM Staff Kebutuhan Kurang/lebih WISN Keadaan

yang staf (b) Ratio
ada (a)
Loket 3 3 3-3=0 3/3=1 Sesuai
pendaftaran

0,5 0 1 2

Analisis:

Semakin kecil nilai dari rasio WISN semakin besar tekanan beban

kerjanya, semakin besar nilai dari rasio WISN menunjukkan semakin

ringan tekanan beban kerjanya. Sedangkan, rasio WISN yang bernilai satu

menunjukkan bahwa jumlah staf dan beban kerja disuatu fasilitas

kesehatan berada dalam keadaan seimbang. Dari hasil perhitungan WISN

di Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri menunjukkan WISN Ratio

berada pada nilai 1, yang dapat diartikan bahwa jumlah staf dan beban

kerja dalam keadaan seimbang dan tidak memerlukan penambahan tenaga

kerja.

I. Analisis Kuantitatif Rekam Medis

Mutu pelayanan di Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri salah

satunya dapat ditinjau dari kelengkapan pengisian berkas rekam medis pasien

rawat jalan, ketidak lengkapan pengisian tertinggi pada keabsahan berkas

rawat jalan di presentasikan kedalam diagram presentase kelengkapan

pengisian berkas rekam medis rawat jalan dari 30 sampel dengan perhitungan

sebagai berikut :
 73

1. Analisa Kelengkapan Pengisian Form Rawat Jalan

Tabel III.12 Analisa Kelengkapan Pengisian Berks Rekam Medis Rawat

Jalan

Lengkap Tidak Lengkap

n = 30 n = 30
Komponen
% %

Nama 30 100% 0 0

Alamat 30 100% 0 0
Identitas Umur 30 100% 0 0
pasien
Pekerjaan 30 100% 0 0

KK 30 100% 0 0

Keluhan 30 100% 0 0
Bukti Diagnosa 30 100% 0 0
Rekaman
Terapi 30 100% 0 0

Tanda tangan dokter/ 30 100% 0 0

Kebsahan petugas
rekaman Nama terang 20 66.6% 10 33.3%

Tata Cara Tanggal 30 100% 0 0

Mencatat
Baris tetap 30 100% 0 0

Grafik Kelengkapan dan Ketidaklengkapan Pengisian Berkas

Rekam Medis Rawat Jalan
35 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
30 20
25
20 10
15
10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
5
0
NAMA

KK
ALAMAT

NAMA TERANG
UMUR

KELUHAN

DIAGNOSA

TERAPI
PEKERJAAN

TANGGAL

BARIS TETAP
DOKTER/PETUGAS
TANDA TANGAN

IDENTITAS BUKTI REKAMAN KEABSAHAN TATA CARA

REKAMAN MENCATAT

LENGKAP TIDAK LENGKAP

 74

Gambar III.12 Grafik Analisa Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis

Rawat Jalan

Dari grafik tersebut menunjukkan kelengkapan pengisian berkas rekam

medis rawat jalan, dari 30 berkas yang diambil sebagai sampel trdapat 67%

lengkap sedangkan 33% berkas tidak lengkap.

2. Analisa Kelengkapan Pengisian Formulir Rawat Inap

3. Analisa Kelengkapan Pengisian Formulir PONED

a. Lembar persetujuan tindakan

Tabel III. 13 Analisa kelengkapan pengisian persetujuan tindakan

komponen
lengkap n=30 tidak lengkap n = 30
% %

nama 30 100% 0 0%
identitas umur 30 100% 0 0%
pasien alamat 30 100% 0 0%
bukti tindakan
rekaman medis 30 100% 0 0%
ttd pemberi
informasi 28 93% 2 7%
nama
terang 27 90% 3 10%
ttd yang
menyataka
n
persetujuan 30 100% 0 0%
nama
terang 29 97% 1 3%
keabsaha ttd saksi 30 100% 0 0%
n nama
rekaman terang 28 93% 2 7%
tanggal
tata cara persetujuan 30 100% 0 0%
mencatat baris tetap 30 100% 0 0%
 75

Grafik kelengkapan pengisian lembar persetujuan

tindakan pasien PONED
35 30 30 30 30 28 30 29 30 28 30 30
30 27
25
20
15
10 2 3 2
5 0 0 0 0 0 1 0 0 0
0

menyatakan
umur

baris tetap
alamat

ttd pemberi

nama terang

nama terang

nama terang
nama

tindakan medis

ttd saksi

persetujuan
informasi

ttd yang

tanggal
identitas pasienbukti rekaman keabsahan rekaman tata cara mencatat

lengkap tidak lengkap

Gambar III.13 Grafik kelengkapan pengisian lembar persetujuan

tindakan Pasien PONED bersalin

Dari grafik diatas kelengkapan pengisin lembar persetujuan tindakan

terdapat 2 berkas pada item tanda tangan pemberi informasi belum di isi,

kemudian nama terang pemberi informasi juga terdapat 3 berkas yang

belum lengkap atau belum di isi, kemudian nama terang yang

menyatakan persetujuan dan juga nama terang saksi 2 berkas elum di isi.

b. Lembar masuk dan keluar puskesmas

Tabel III.14 Alanalisa Kelengkapan Pengisian Lembar Masuk Dan

Keluar Pasien PONED Bersalin

komponen lengkap n = 30 tidak lengkap n = 30

% %
nama 30 100% 0 0%
umur 30 100% 0 0%
TTL 14 47% 16 53%
identitas alamat 30 100% 0 0%
pasien agama 30 100% 0 0%
 76

no.
telpon 30 100% 0 0%
prosedur
masuk 30 100% 0 0%
cara
masuk 30 100% 0 0%
diagnosa
akhir 30 100% 0 0%
cara
keluar 30 100% 0 0%
bukti keadaan
rekaman keluar 30 100% 0 0%
ttd
dokter 30 100% 0 0%
keabsahan nama
rekaman terang 30 100% 0 0%
tanggal
masuk 30 100% 0 0%
tata cara tanggal
mencatat keluar 30 100% 0 0%

Grafik Kelengkapan Pengisian Lembar Masuk dan Keluar

PAsien PONED
35 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30
30
25
20 1416
15
10 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
5
0
alamat
umur

diagnosa akhir

cara keluar
agama

nama terang

tanggal masuk
keadaan keluar
nama

cara masuk
TTL

ttd dokter

tanggal keluar
prosedur masuk
no. telpon

identitas pasien bukti rekaman keabsahan tata cara

rekaman mencatat

lengkap tidak lengkap

Gambar III.14 Grafik kelengkapan pengisian lembar masuk dan

keluar pasien PONED

 77

Pada grafik lembar masuk keluar pasien PONED bersalin

kelengkapan pengisian terdapat 16 berkas yang tidak lengkap,

ketidaklengkapan tersebut terdapat pada kolom tanggal lahir pasien.

c. Lembar perjalanan penyakit

Tabel III. 15 Analisa kelengkapan pengisian lembar perjalanan

penyakit

lengkap n = 30 tidak lengkap n = 30

item % %
nama 30 100% 0 0%
umur 30 100% 0 0%
jenis
kelamin 30 100% 0 0%
identitas ruang 30 100% 0 0%

subyektif 24 80% 6 20%

obyektif 24 80% 6 20%

bukti assesment 24 80% 6 20%

rekaman planing 24 80% 6 20%

ttd dokter 24 80% 6 20%

keabsahan nama
rekaman terang 24 80% 6 20%

tata cara tanggal 24 80% 6 20%

mencatat jam 24 80% 6 20%
 78

Grafik Kelengkapan Pengisian Lembar masuk dan KEluar

Pasien PONED
35 30 30 30 30
30 24 24 24 24 24 24 24 24
25
20
15
10 6 6 6 6 6 6 6 6
5 0 0 0 0
0

planing
umur

obyektif

jam
jenis kelamin

ruang

subyektif

assesment

nama terang

tanggal
nama

ttd dokter
identitas bukti rekaman keabsahan tata cara
rekaman mencatat

lengkap tidak lengkap

Gambar III. 15 Grafik kelengkapan pengisian lembar masuk dan

keluar pasien PONED

Dari grafik kelengkapan pengisian lembar perjalanan penyakit,

terdapat 6 berkas yang tidak lengkap, ketidak lengkapan tersebut

meliputi bukti rekaman, keabsahan rekaman dan tata cara mencatat.

d. Asuhan kebidanan

Tabel III. 16 Analisa Kelengkapan Pengisian Lembar asuhan

Kebidanan

tidak lengkap n
lengkap n = 30 = 30
item % %
nama 30 100% 0 0%
identitas umur 30 100% 0 0%

bukti catatan
rekmana perkembangan 30 100% 0 0%

keabsahan
rekaman ttd petugas 30 100% 0 0%
 79

nama terang 28 93% 2 7%

tata cara tanggal 30 100% 0 0%

menctata jam 30 100% 0 0%

Grafik Kelengkapan Pengisian lembar Asuhan

Kebidanan Pasien PONED
30 30 30 30 28 30 30
35
30
25
20
15
10 0 0 0 0 2 0 0
5
0

jam
umur

nama terang

tanggal
nama

ttd petugas
perkembanga
catatan

identitas bukti keabsahan rekaman tata cara menctata

rekmana

lengkap tidak lengkap

Gambar III. 16 Grafik Kelengkapan Pengisian lembar asuhan

kebidanan pasien PONED

Dari grafik kelengkapan pengisian lembar asuhan kebidanan terdapat 2

berkas yang tidak lengkap, ketidak lengkapan tersebut terdapat pada nama

terang petugas yang memberikan pelayanan.

I. Pelaporan, Efisiensi penggunaan tempat tidur dan Analisis Grafik

Barber Johnson.

1. Pelaporan

Sistem pelaporan di Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri

dengan menjumlah kunjungan pasien setiap hari dilihat dari buku register

rawat jalan, penjumlahan kunjungan pasien juga harus disesuaikan antara

kelompok usia, cara bayar, dan unit-unit yang dituju. Setelah itu
 80

kunjungan dibedakan antara pasien dalam wilayah dan pasien luar

wilayah. Semua ditotal dan dimasukkan dalam laporan bulanan dan

diserahkan ke bagian SP2TP.

2. Efisiensi Penggunaan Tempat Tidur

Di Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri selalu melakukan

penghitungan sensus harian rawat inap yang dilakukan untuk pelaporan.

Untuk penghitungan Barber Johnson tidak dapat dilakukan karena disana

hanya menghitung BOR saja pada Tempat Tidur (TT). Disini kami

mencoba menghitung Grafik Barber Johnson periode triwulan 2 tahun

2017.

Tabel III.14 Perhitungan Grafik Barbe Johnson di Puskesmas PONED

Balowerti Kota Kediri

April Mei Juni

Pasien Masuk 19 23 20
Sembuh 19 14 12
Pulang Paksa - 1 1
Dirujuk - 4 7
Meninggal - - -
<48 jam - - -
>48 jam - - -
Hari Perawatan 0 4 0
Keluar masuk hari yang sama - - 2
Pasien Keluar 19 19 20
Jumlah Tempat Tidur 6 6 6

3. BOR (Bed Occupancy Rate)

= 100%
()
 81

173
= 100%
(630) + (631) + (630)

173
= 100% = 31.68%
546

4. ALOS(Average Lenght Of Stay)

227
= = 3.91
58

5. TOI (Turn Of Interval)

= ( )

546173
=
58

=6.43 = 7 hari

6. BTO (Bed Turn Over)

D
=
A

58
=
6

= 9,6
 82

Gambar III.14 Grafik Barber Johnson Triwulan 2 Puskesmas PONED

Balowerti Kota Kediri

Dari perhitungan efisiensi diatas nilai BOR didapatkan 31.68 %

sedangkan untuk nilai ALOS didapatkan 3.91 atau 4 hari, dan nilai

TOI yang tinggi dari nilai standarnya 1 3 yaitu 7 hari dan nilai BTO

sebesar 9.6.

J. Kesesuaian kode diagnosa dan proses pengkodingan

Pengkodean penyakit di Puskesmas Balowerti Kota Kediri dilaksanakan

oleh dokter dan menggunakan ICD X tahun 2004. Pengkodean penyakit

dilaksanakan setelah pemberian pelayanan. Dalam kegiatan praktik kerja

lapangan ini, dilakukan analisa mengenai kesesuaian kode dengan diagnosis

dalam proses koding di Puskesmas Balowerti Kota Kediri. Tabel disajikan

sebagai berikut:
 83

Tabel III.15 Kesesuaian Kode Diagnosa di Puskesmas PONED Balowerti Kota

Kediri

No No. Diagnosa Kode Kode Kesesuaian

RM Puskemas ICD 10

1. 9338 Vertigo R42 R42 Sesuai

2. 0102 Hypertensi I10 I10 Sesuai

3 1719 Low Back Pain M54.5 M54.5 Sesuai

4. 0200 ISPA J06.9 J06.9 Sesuai

5. 2734 Faringitis J02.9 J02.9 Sesuai

6. 1023 Myalgia M79.1 M79.1 Sesuai

7. 0150 Schizophrenia F20 F20.9 Belum sesuai

8. 1380 Epilepsy G40.9 G40.9 Sesuai

9 3727 Dyspepsia K30 K30 Sesuai

10. 7642 Cephalgia R15 R15 Sesuai

11. 1936 Dermatitis L20 L20.9 Belum sesuai

Atopik

12. 4012 Tonsillitis J03.9 J03.9 Sesuai

13. 2307 Neuropathy G62.9 G62.9 Sesuai

14. 133 Conjungtivitis H10 H10.9 Belum Sesuai

15. 9601 Hordeulum H00 H00 Sesuai

16. 1120 TB Paru A15 A15.9 Belum sesuai

3

17. 3061 TB mammae A18 A18.8 Belum sesuai

18 1081 Syphilis A53.9 A53.9 Sesuai

19. 1857 GEA A09.9 A09.9 Sesuai

20. 393 IMA I21 I21.3 Belum sesuai

21. 465 CVA I64 I64 Sesuai

 84

No No. Diagnosa Kode Kode Kesesuaian

RM Puskemas ICD 10

22. 773 Fluor Albous N89.8 N89.8 Sesuai

23. 48 Diarrhea A09.9 A09.9 Sesuai

24. 7657 DHF A91 A91 Sesuai

25. 2596 Bronchitis J20.9 J20.9 Sesuai

26. 1134 HIV B24 B24 Sesuai

9

27. 1088 IDDM E10.9 E10.9 Sesuai

0

28. 1436 NIDDM E11.9 E11.9 Sesuai

29. 6775 OMA H66.9 H66.9 Sesuai

30. 0576 Glaucoma H40.9 H40.9 Sesuai

Dari tabel kesesuaian kodefikasi penyakit di Puskesmas PONED Balowerti

Kota Kediri di presentasikan kedalam diagram presentase kode diagnosa

penyakit Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri dari 30 sampel data

dengan perhitungan sebagai berikut :

Total sampel : 30

Total Sesuai : 25

Total Tidak Sesuai : 5

Tabel III.16 Analisa Kesesuaian Kode Diagnosa

Kode Diagnosa
Jumlah Persentase
n = 30

Sesuai 25 83,40%

Belum Sesuai 5 16.60 %

 85

Gambar III.9 Kesesuaian Kode Diagnosa di Puskesmas PONED Balowerti

Kota Kediri

Grafik Presentase Kesesuaian Kode Diagnosa Penyakit

16.60%

83.40%

sesuai tidak sesuai

Tabel III.17 Kode Diagnosis Rawat Inap Puskesmas PONED Balowerti Kota

Kediri

Pengkodean Rawat Inap di Puskesmas PONED Balowerti Kota Kediri, di

berkas rekam medis belum terdapat kode ICD. Berikut adalah diagnosis rawat

inap di puskesmas:

Table III.18 Kode Diagnosa Rawat Inap di Puskesmas PONED Balowerti

Kota Kediri

No No. RM Diagnosa Kode Puskemas Kode ICD 10

1. 005813 Dyspepsia - K30

2. 005814 Gastritis - K29.7

3 005817 KEP ringan - E44.0

4. 005826 TB Paru - A16.2

 86

No No. RM Diagnosa Kode Puskemas Kode ICD 10

5. 005827 DHF - A91

6. 005823 HT - I10

7. 005835 GEA - A09.9

8. 005892 Epilepsy - G40.9

9 005844 Vertigo - R42

10. 005891 Gastritis - K29.7

11. 005897 Vomiting - R11

12. 005898 Nephropaty - N28.9

13. 005899 Infarct - I21.9

Myocard
Acute

Pengkodean dibagian obstetrik di Puskesmas PONED Balowerti Kota

Kediri, dalam berkas rekam medis belum dilakukan pengkodean dan hanya

terdapat diagnosa. Berikut adalah diagnosis obstetrik di puskesmas:

Tabel III.19 Kode Diagnosa PONED di Puskesmas PONED Balowerti Kota

Kediri

No No.RM Diagnosa Kode Puskesmas Kode ICD 10

1 003266 PRM - O42.9
2 010258 Asfiksi - P21.0
berat