MAKALAH
PERANAN DAN TUGAS ROOMBOY
DI GRAND INNA SAMUDRA BEACH HOTEL
Menyetujui,
MANAGEMENT GRAND INNA SAMUDRA BEACH HOTEL
Mengetahui,
Direktur
DARMAWEL CANIAGO
MAKALAH
HOUSEKEEPING
Disusun Oleh :
NIM :
Kelas : D – 1 (L)
Jurusan : Perhotelan
(LPPP) PALABUHANRATU
2018
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan
Housekeeping ini sebagai salah satu persyaratan dari Kampus atau Akademik.
1.
2.
3. Seluruh Keluarga & Kerabat, Teman Kelas & Kampus yang telah memberikan banyak
Penulis menyadari bahwa Makalah ini jauh dari kata sempurna, untuk itu penulis
sangat memerlukan Kritik dan Saran dari Dosen yang menilai Makalah ini demi memajukan
Makalah ini dapat menjadi lebih baik lagi agar penulis dapat lulus dan wisuda dari
Penulis
(Hari Ependi)
HOUSEKEEPING
Penulis merangkum dari sumber Modul, Housekeeping atau Tata Graha adalah salah
satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang
berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh
kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa
nyaman dan aman berada di dalam hotel.
Housekeeping department juga merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas
membuat perencanaan, perawatan/ pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby,
terrace, corridors, lift/ elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform
rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.
Fungsi management secara umum planning, organizing, staffing, leading and
controlling harus diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi – dimensi Total
Quality Management dan Total Quality Service di aplikasikan sebagai alat untuk mencapai
tujuan organisasi perusahaan tersebut.
Karena berhubung kebetulan penulis merupakan mahasiswa STIPRAM jurusan
perhotelan yang mengambil spesialisasi Housekeeping dan pernah magang Housekeeping
Department di The Alana Hotel & Convention Center. Maka penulis mempunyai sedikit
materi di luar kepala dan paling tidak mengetahui seluk beluk Housekeeping Department.
Berikut Tugas Housekeeping Departmen secara umum menurut penulis;
Tugas Housekeeping Deparment:
1. Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik,nyaman, dan aman.
2. Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu
supaya tamumerasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
3. Penyiapan, penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.
4. Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum
dihotel.
5. Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor
6. Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan
- Public Area meliputi lobby area, Rest room, staircase, terrace, elevator, Musholla,
pool area, linen, uniform room, lockers room, basement corridor, area parking, dll.
- F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room, function room , ballroom.
- A&G office seperti General Manager, Assistant executive Manager , F&B director ,
Finance Director, Director of sales and Marketing, Public Relation Manager dan
ruangan executive officer lainnya.
- Back Office area seperti Human Resourches , Training center , Enggineering ,
Purchasing, Accounting, Cost Control.
- Floor area seperti guest room, executive launch, pantry area / station floor , corridor ,
guest landing.
Area - area yang dikelompokan di atas tersebut merupakan area yang harus dirawat,
dijaga kebersihannya, ditata untuk kenyamanannya dan mengikuti kaidah GCG ( good
corporate governance ) , AMDAL ( analisis mengenai dampak lingkungan ) dan CSR (
corporate social responsibility ).
Secara garis besar, penulis akan menguraikan section – section dalam housekeeping dapat di
kelompokan seperti di bawah ini :
A. Floor section
Mainly dalam floor section ini adalah guest room/ Tamu, tentunya dengan tidak
mengesampingkan area lainnya seperti corridor, guest landing, executive launch dan pantry
area atau station floor.
Guest Room
Guest room adalah Kamar Tamu yang merupakan element yang paling penting dalam
usaha penginapan, apartment , hotel atau sejenisnya. Kebersihan, penataan, penggunaan jenis
furniture harus disesuaikan dengan kebutuhan agar dapat memberikan kenyamanan kepada
para tamu yang menginap dan menikmati segala fasilitas yang terdapat dalam kamar
khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain diluar kamar sebagai faktor pendukung untuk
memberikan kepuasan kepada tamu demi memberikan kesan bahwa hotel tempat tamu
menginap dapat dijadikan sebagai rumah kedua baginya ( guest ) .
Type – type kamar yang biasanya ada di Hotel adalah Deluxe atau classic, merupakan
kamar standard yang artinya fasilitasnya dengan standard, suite , executive suite, club suite,
dan president suite atau penthouse. Dalam sebuah kamar hotel ( guest room ) tentunya
fasilitas – fasilitas yang paling dominan dan merupakan kebutuhan primer dan merupakan
standard penginapan untuk seorang tamu seperti fasilitas Bed ( tempat tidur ) yang tentunya
dilengkapi dengan bantal ( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed sheet ) duvet atau bed
cover , fasilitas living room juga dengan alat elektronic seperti TV dan telephone, kemudian
fasilitas kamar mandi ( bath room ). Fasilitas yang biasanya ada di kamar hotel adalah;
Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut ( blanket ) pada umumnya dilebihkan panjang
dan lebarnya 70-90 cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .
Untuk kelengkapan fasilitas tempat tidur dilengapi dengan duvee atau bed cover .
Selain towels tersebut diatas bath robe dan bath mat pun tersedia. Kelengkapan
lainnya yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan peralatan tubuh ( body care).
Kelengkapan body care ini yang disediakan seperti bath gel, shampoo,conditioner, hand
soap, body lotion , cotton bud, tooth brush, shaving kit, shower cap dan sewing kit serta
complimentary mineral water dan tea , coffee sachet
Lain kelengkapan kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan lainnya seperti
hotel dictionary, candle and mathes, door knob dan flyer – flyer informasi, atau signage Dont
Disturb, Please Make up the room jika masih memakai manual yang di gantungkan di balik
pintu.
Executive lounge
Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan prestigous executive lounge dirancang dan
design di salah satu floor yang dinilai sangat ekslusif dengan kesan elegance, luxury,
tentunya semua itu bertujuan agar tamu hotel merasakan kenyamanan yang luar
biasa.Executive lounge ini biasanya di peruntukan hanya untuk tamu – tamu yang
berkantong tebal .Executive lounge atau biasa disebut club floor yang menawarkan ekslusif
service dari buttler servicenya, fasilitas yang serba “ WAH “ diperuntukan tamu-tamu
special atau vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah semestinya dirawat dengan sebaik – baiknya,
mulai dari furniture, wood art, lukisan , penataan floristnya serta kebersihannya harus
diperhatikan dengan intensif.Executive lounge sudah tentu dilengkapi dengan meeting room,
counter mini buffet , counter bar self service, dan rest room, oleh karenanya pada saat happy
hour tempatkanlah seorang staff untuk incharge di executive lounge , agar kualitas pelayanan
kebersihan tetap terjaga.
Selain personal service, fasilitas lainnya tersedia seperti meeting room, internet room,
business center, dll. Sebagai tamu yang menginap di club floor mendapatkan keistimewaan
seperti cocktail party dan buttler service.
Lobby area
Lobby area adalah suatu ruangan yang biasanya tingkat kunjungan tamunya sangat
tinggi, bisa dikatakan hampir semua tamu yang akan menginap di hotel akan melewati lobby
terdahulu.karena di lobby biasanya proses transaksi check- in check out berlangsung pada
umumnya.Front office atau front desk biasanya di posisikan di lobby area. Oleh karena itu,
lobby area biasanya sangat luas karena lobby sama aja dengan gerbangnya suatu hotel untuk
menampilkan kesan elegance dan “ WOW “ nya. Sebuah lobby dalam hotel berbintang
merupakan refresentatif dari keunikan, luxury, elegance, dan pelayanan servicenya untuk
setiap tamu yang berkunjung atau menginap.
Penataan , decoration lobby area yang syarat dengan kesan elegance, unik, merupakan
tanggung jawab Housekeeping department secara umum, management hotel bakalan menrauh
besar perhatian pada setiap keindahan, kenyamanan lobby area. Lantai yang harus selalu
bersih dan harus selalu terlihat mengkilap untuk lantai yang terbuat dari marmer yang
berkualitas, lampu-lampu kristal yang berkilauan, lukisan – lukisan yang bernilai artistik
tinggi, furniture yang begitu lux, show case barang – barng antik pun melengkapi
kemewahannya maka dari itu, semuanya harus terjaga baik oleh housekeeping departemen
Restaurant
Outlet – outlet F&B merupakan fasilitas pendukung dalam suatu hotel, penataan, lay
out, dekorasi adalah sepenuhnya kewajiban F&B department, namun dalam perawatan
furniture, kebersihan sanitasi yang higienis adalah tugas dan kewajiban housekeeping.
Namun, Housekeeping tidak bertanggung jawab dengan segala peralatan restaurant seperti
crokeries,chinaware dll.
Kewajiban housekeeping untuk restaurant adalah perawatan furniture, kebersihan
restaurant. Yang harus diperhatikan dalam merawat dan menjaga kebersihan restaurant
dengan membuat record saat melakukan special project misalnya, polishing furniture,
shampoing karpet, brushing pantry service area, polishing granit.
Function room
Function room yang meliputi beberapa meeting room yang digunakan sebagai fasiltas
pendukung pada umumnya adalah dibawah naungan f&B department akan tetapi untuk
perawatan furniture adalah kewajiban housekeeping. Function room ini berbeda dengan
ukuran luasnya, mulai dari kapasitas untuk rapat 10 orang sampai bisa menampung ribuan
orang.untuk acara wedding ceremony atau acara yang melibatkan lebih banyak orang maka
ballroom yang tepat di gunakan. Maka dari itu, Tuigas Housekeeping dalam menjaga dan
merawat fasilitas ini misalnya gunakan metode record yang untuk melakukan kegiatan
brushing, polishing or shampoing.
Lockers room
Ruangan locker adalah merupakan ruang ganti karyawan untuk mempersiapkan diri
sebelum melakukan aktifitas pekerjaan. Selain kebersihan lockers ini yang harus
diutamakan, kenyamanan, sanitasi dan higienisnya, perlu diperhatikan.Pada umumnya
lockers room baik male atau female harus menyediakan fasilitas toilet, shower cabin, wash
basin dan changing room. Pest control harus dilakukan dengan frequensi yang tepat demi
menjaga kebersihan dan tetap higienis.Begitu pula dengan lemari yang disediakan harus di
tata penempatannya mengikuti kaidah – kaidah good clinic practice.
Menurut penulis, Order taker desk merupakan section yang terdapat di dalam ruangan
atau office Housekeeping department. Order taker desk terlihat simple dalam tugasnya
hanya duduk di belakang meja mengangkat dan menerima order lewat telepone akan tetapi
order taker memiliki tanggung jawab yang besar dalam memberikan informasi tentang status
kamar tamu dan tamu VIP yang on board. Pencatatan setiap order harus details, dan terrecord
dengan system administrasi file yang rapi.
Kegiatan order taker mesti banyak melibatkan alat elektronik komputer dan tetelpone,
membuat log book setiap transaksi kegiatan operasional. Order taker officer harus memiliki
kecakapan memilih tingkat urgency dan mempunyai jiwa leadership dalam memutuskan
sesuatu case, jika terjadi banyak order pelayanan yang overload. Officer order taker harus
mampu melihat kondisi urgency tersebut. Selain kegiatan melakukan pencatatan setiap order ,
order taker officer juga melakukan kegiatan yang berkaitan dengan lost and found procedure ,
oleh karena itu seorang order taker officer harus secara intensif melakukan pengecekan
terhadap setiap recorded Lost & Found.
Setiap barang – barang Lost and found memiliki kadar luasa yang harus dikeluarkan
jika sang pemilik ( tamu hotel ) tidak mengklaim barang-barangya yang tertinggal tersebut
dan ditemukan oleh karyawan sesuai dengan policy batas lama penyimpanannya. Tentunya
saat melakukan pengecekan dan memberitahukan kepada executive housekeeper untuk
barang-barang lost and found yang telah kadaluarsa masa penyimpanannya, executive
housekeeper yang akan memutuskan untuk di keluarkan dan menjadi hak milik karywan yang
menemukannya.
Menurut penullis, section ini merupakan section yang hubungan kerjanya erat dengan
laundry department, Linen and uniform section dalam ruang lingkup kerjanya berhubungan
dengan bahan – bahan tekstil yang merupakan kelengkapan sarana kegiatan housekeeping
department. Kita sendiri pasti mengetahui section linen ini bertanggung jawab dengan segala
kebutuhan linen baik untuk memenuhi kebutuhan dalam melakukan kegiatan floor section,
public area section, F&B operation dan department lainnya yang membutuhkan supporting
dari segi kebutuhan linen. Yang nampak jelas adalah semua karyawan pasti sangat
berhubungan dengan section ini dalam penyediaan uniform ketika akan melakukan casual
atau training seperti penulis alami.
Floor section membutuhkan stock seperti bed sheet, pillow case,blanket , curtain ,
bed cover, duvet, guest towels, rug , service towel dll.sementara public area section
membutuhkan linen seperti out of service bed sheet, out of service guest towels, service
towels dll, dalam rangka kelengkapan kegiatan proces cleaning, polishing dll, untuk F&B
operation linen section harus memenuhi kebutuhan linennya seperti table cloth, table runner,
service towel, glass cloth dll.
Perlu di highlight dalam section linen and uniform ini faktor data inventory sangat
penting, karena semua pemakaian dan stock dalam gudang serta frequensi pembelian dapat
terkontrol dengan baik. System in – out, check details, dalam recorded atau log book juga
harus valid.
E. Horticulture Section
Section ini berperan dalam memberikan kesan indah, peduli lingkungan, hijau dan
artistik. Peran horticulture memberikan rasa nyaman kepada para tamu, sentuhan artistik
seorang florist dalam merangkai sebuah flower arrangement bisa mempengaruhi tingkat
kenyamanan tamu.
Taman yang hijau, pemilihan tanaman yang bisa memberikan efek relax, pemilihan
tanaman yang memberikan efek positive akibat dampak rumah kaca, merupakan salah satu
kewajiban section horticulture. Ruang lingkup horticulture ini sangat luas, menjangkau
hampir semua department dalam hotel tsb.
Untuk melakukan kegiatan horticulture, pada umumnya management hotel lebih
memilih out sourching company sebagai pengelolanya tetapi masih dalam tanggung jawab
Housekeeping department, Florist section yang akan bertindak sebagai coordinator kegiatan
horticulture dalam setiap perencanaa dan pelaksanaan kegiatannya.
Kegiatan perawatan, penataan tanaman diluar gedung pada umumnya dipercayakan
pada rekanan perusahaan akan tetapi penataan flower arrangement yang bersipat artistik
untuk kebutuhan internal hotel dilakukan oleh florist attendant .
F. Minibar section
Untuk struktur organisasi section minibar section biasanya berada di bawah naungan
housekeeping department tetapi ada juga yang berada dibawah naungan Food and beverage
department, akan tetapi yang penting untuk dipahami yaitu cara kerjanya. Entah itu berada di
wilayah Housekeeping atau F&B procedure kerjanya dalam melakukan kegiatannya sama.
Minibar attendant bertugas mensupply segala bentuk jenis minuman yang beralkohol
ataupun non alkohol yang dikemas dalam bentuk botol atau kaleng berukuran mini, begitu
jpula dengan makanan kecil ( snack ).Mininbar attendant dalam tugas ke sehariannya selain
melakukan pengecekan apakah ada minuman atau makanan kecil yang tersdeia di dalam
kamar di consume atau tidak saat tamu hotel akan melakukan transaksi check out.
Front desk attendant akan menghubungi minibar attendant pada saat tamu sedang
dalam process checking out.Dalam melakukan kegiatan inventory seorang minibar attendant
selain mensesuaikan stock harus melakukan system FIFO untuk menghidari expired product
yang berlebihan yang tidak terjual.
A. JOB DESKRIPSI
Struktur organisasi di housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak
atau sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel. Semakin besar
hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya kalo hotel itu
kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana. Penulis akan menjabarkan deskripsi
pekerjaan dibagian housekeeping yaitu :
I. EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA JABATAN : EXECUTIVE HOUSEKEEPER
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
*) Kedudukan Dalam Organisasi:
Atasan langsung : GENERAL MANAGER
Bawahan Langsung : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPER
*) Tanggung Jawab Jabatan:
1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan
dan area hotel, meliputi :
- Kamar tamu hotel.
- Koridor setiap lantai.
- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).
- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel).
- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).
2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
*) Uraian Tugas:
1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
- General cleaning
- Decoration
- Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.
3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem
kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan
housekeeping dan merawatnya.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening
termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel
Bintang Tiga.
7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the
spot checking.
8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah
tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang
ditimbulkannya.
9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari
tamu.
10.Memberikan perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.
11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha
menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang
nyaman di lingkungan department housekeeping.
12. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.
13. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah
dilakukan (evaluasi kerja).
14. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di
department houskeeping.
IV. GARDENER
NAMA JABATAN : GARDERNER
• DIVISI : -
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan Langsung : -
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER
1. Melaksanakan Kebersihan, merawat dan memelihara :
a. Seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.
b. Seluruh area taman rumput (garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.
2. Melaksanakan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini
Garder.
URAIAN TUGAS
1. Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot
maupun di taman.
2. Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di
area taman rumput (garder).
3.Mengembangkan, memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.
6. Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah
tersedia di Utility belakang.
7. Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.
V. HOUSEMAN
• NAMA JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC AREA)
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan setiap Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge, Bar,
toilet, Meeting Room dan lain-lain.
2. Mengecek dan melaksanakan kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor
depan Arcade/tempat yang disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool) dan
sebagainya.
3. Menjaga, merawat, menempatkan dan mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau
dileketakkan di Public Area tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan
kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya.
URAIAN TUGAS
1. Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar,
toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).
2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap
meja dan standing astray yang ada di Public Area.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. Set-up function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-
lain.
5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada
tempatnya.
6. Merawat tanaman dan membersihkannya.
7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang
bagus).
8. Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.
9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya
kepada HK Supervisor.
10. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.
11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus
dan jenis serangga lainnya).
12. Menerima atau melaksankaan perintah atasan.
13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
14. Membuat mini garden untuk meeting room.
URAIAN TUGAS
LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
1. Bertanggung jawab atas :
- Jumlah linen/towel dan uniform yang ada di Linen Room.
- Kebersihan, kerapian linen dan uniform room.
- Pembagian linen/towel kepada Roomboy dan Houseman.
- Pembagian Geust Paper dan Cleaning Supplien kepada Roomboy dan Houseman.
2. Membuat file atau administrasi dan melaksanakan permintaan :
a. Purchase dan Storage Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan
HK Department baik untuk kelengkapan kamar tamu, public area maupun office.
b. Working schedule untuk karyawan dan trainee.
c. Work order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar tamu dan public area
berdasarkan laporan dari section-section di HK dan Section atau department lain yang
diterimanya.
d. Inventori linen HK, linen FB dan rekapitulasi lost towel bulanan.
3. Merangkai, merawat dan mengganti rangkaian bunga untuk rooms public area dan
tempat-tempat yang diperlukan.
4. Membuat schedule pencucian curtain, bed cover, blanket dan lain-lain.
5. Membuat, file dan mendistribusikan kepada yang bersangkutan laporan bulanan
mengenai :
a. Towel / linen and uniform.
b. Pemakaian guest, paper dan cleaning supplies.
c. Pemakaian printing dan stationaries.
d. Pemakaian bunga atau flower dan pemakaian atau administrasi lainnya.
6. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta merawat mesin jahit.
7. Menerima semua telepon, informasi atau pesan yang masuk, kemudian menyampaikan
kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera di follow-up.
8. Melaporkan kepada atasan bila ada kejadian yang tidak semestinya.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasannya.
VIII. HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• NAMA JABATAN : HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSKEEPER
Bawahan Langsung :
- Room Boy
- Linen
- Houseman
- Garderner
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan seluruh pelaksanaan operasional di Department HK.
2. Melaksanakan administrasi di Department Housekeeping.
3. Melaksanakan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar,
koridor, station atau linen room yang tidak semestinya.
4. Melaksanakan pengecekan terhadap kebersihan dan keindahan public area (lobby,
restaurant dan garden) dan utility.
URAIAN TUGAS
HOUSEKEEPING SUPERVISOR
1. Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED,
memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).
2. Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil
perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.
5. Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material
Requisition.
6. Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan
Roomboy Station.
7. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua
storage.
8. Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request for
Repair.
9. Menghandle Lost and Found.
10. Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir
bulan.
11. Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.
12. Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.
13. Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain.
14. Mengatur cuti dan ijin karyawan.
15. Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden.
16. Menghubungi segera atasan, bila terjadi hal yang tidak semestinya.
X. HOUSEMAN SUPERVISOR
NAMA JABATAN : HOUSEMAN SUPERVISOR
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : executive houskeeper
Bawahan Langsung : Houseman
TANGGUNG JAWAB JABATAN HOUSEMAN SUPERVISOR
Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan, kerapian dan keindahan semua public
area di hotel termasuk garden, swimming pool dan utility.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SUPERVISOR
1. Membuat working schedule untuk houseman.
2. Memimpin, melatih, mengawasi dan mengecek hasil pekerjaan houseman, gardener dan
swimming pool attendant.
3. Mengecek kebersihan dan keindahan semua area hotel yang menjadi tanggung jawabnya
kecuali kamar-kamar (rooms).
4. Merencanakan dan membuat schedule untuk general cleaning.
5. Mengecek penggunaan housekeeping equipment, cleaning equipment, cleaning supplies
dan lain-lain.
6. Melaporkan langsung ke atasan bila terjadi kehilangan, kerusakan dan perbaikan-
perbaikan yang diperlukan baik pada peralatan kerja maupun lingkup area kerja yang
menjadi tanggung jawabnya.
7. Mengawasi pemeliharaan houskeeping equipment.
8. Mengawasi, merencanakan dan melaksanakan penyemprotan pest control.
9. Mengawasi, menyusun set-up function dan perubahan-perubahan susunan ruangan.
10. Mengatur semua tanaman yang ada termasuk pemotongan rumput, pembibitan dan
kebersihannya.
11. Merubah susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.
12. Mendidik dan melatih pegawai atau trainee baru apabila ada.
13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada log
book.
Purchasing
1. Menerima PR (purchase requestion) dari housekeeping kemudian mencari supplier yang
cocok untuk pembelian barang-barang tersebut.
2. Menindaklanjuti proses administrasi setiap PR yang dibuat secepatnya.
3. Memberitahukan kepada Housekeeping Department, bila pesanan barang-barang sudah
datang termasuk daftar nama barang, maupun jumlah tiap barang.
4. Memberitahukan kepada Housekeeping Department bila ada barang-barang yang belum
terbeli karena stock habis.
Housekeeping
1. Membuat PR (purchase requesition) kepada Purchasing Department untuk membeli
barang-barang keperluan Housekeeping.
2. Menerima dan meneliti spesifikasi dan kualitas barang-barang yang sudah dibeli.
Housekeeping
1. Menyediakan kebutuhan linen sesuai dengan permintaan dari tiap-tiap FB outlets.
2. Menyediakan rangkaian bunga baik untuk keperluan outlets maupun meeting room.
3. Memberitahukan room service untuk mem-pick up peralatan dari room service yang ada di
kamar.
4. Membuat program pembersihan setiap outlet secara periodik
5. Menentukan parstock setiap linen sesuai dengan kebutuhan setiap outlet.
6. Menyediakan kebutuhan uniform bagi setiap kegiatan FB.
Hubungan Housekeeping Dengan Sales
Kerjasama housekeeping dengan sales & marketing berorientasi pada usaha untuk memenuhi
permintaan khusus dari tamu akan mau datang ataupun tamu yang sudah stay. Secara umum,
permintaan tersebut banyak berhubungan dengan keperluan kamar, misalnya setrika, extra
bed, microwave, compliment laundry dan lain sebagainya.
Sales & Marketing
1. Memberitahukan apabila akan ada group yang mengadaan konferensi, seminar, dan
lain-lain.
2. Memberitahukan bila ada group yang akan datang dan persiapan apa saja yang harus
dilakukan oleh housekeeping terhadap group tersebut.
3. Mengajak calon pelanggan untuk melihat fasilitas kamar melalui show room yang
disediakan.
4. Memberitahukan setiap kegiatan perusahaan dan promosi yang dilakukan oleh
perusahaan.
5. Memberitahukan perusahaan-perusahaan yang menjadi top account hotel saat ini agar
karyawan daat melayani mereka lebih baik.
Housekeeping
1. Membantu sales dalam menyediakan permintaan tamu.
2. Mempersiapkan kamar “show room” selalu dalam keadaan bersih dan sia dikunjungi
setiap waktu.
3. Menginformasikan setiap perubahan yang ada di kamar agar sales dapat memberikan
informasi yang benar kepada tamu.
4. Meng-update total inventory di housekeeping secara periodik, misalnya : total extra
bed, kamar show room, dll.
Housekeeping
1. Membuat work order untuk perbaikan dan dan perawatan peralatan, renovasi kamar dan
penataan ulang dekorasi kamar.
2. Meminta bantuan dalam mengoperasikan mesin-mesin ang akan digunakan.
3. Bekerjasama dalam program Preventive Maintenance untuk memperbaharui penampilan
dari kamar menjadi lebih baik.
Housekeeping
1. Melaporkan kepada security apabila ada tamu yang mencurigakan.
2. Memberitahukan kepada security bila ada tamu VIP yang check in.
3. Melaporkan jika ada bawaan barang-barang keluar hotel (khususnya milik housekeeping)
untuk keperluan out side catering, meeting dan lain-lain.
DAFTAR PUSTAKA
Darsono, Agustinus. 1992. Tata Graha Hotel (Housekeeping). PT. Gramedia Widiasana
Indonesia.