KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Alloh SWT yang telah memberikan karunia

kepada kita sekalian sehingga Alhamdulillah kami dapat menyelesaikan “Panduan

Standarisasi file pegawai”

Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

pada Bab XI Pasal 12 tentang Sumber Daya Manusia. Implementasi dari ketentuan

tersebut secara baik akan menciptakan keseragaman dalam penyusunan file pegawai

baik dokumen keluarga maupun dokumen penting.

Memperhatikan hal tersebut maka disusunlah “Panduan Standarisasi file

pegawai” yang dapat dipergunakan sebagai sumber informasi tentang pegawai, dan

sebagai bahan informasi untuk pengambilan keputusan.

Panduan ini disusun oleh Sub. Bag. Kepegawaian, Hukum dan Humas, semoga

panduan ini berguna bagi seluruh unit kerja dan dapat meningkatkan pelayanan kepada

pegawai.
 BAB I

DIFINISI

A. Pengendalian file

Standarisasi file pegawai adalah suatu kegiatan melakukan pengelolaan

file pegawai yang dipergunakan dlm memberikan pelayanan di Sub. Bag

Kepegawaian, Hukum an Humas.

B. Panduan standarisasi file pegawai

Panduan standarisasi file pegawai adalah suatu tata cara melakukan

pengelolaan file pegawai yang dipergunakan dalam memberikan pelayanan di

Sub. Bag. Kepegawaian, Hukum dan humas.

C. File pegawai

File pegawai adalah dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam

akreditasi Rumah Sakit Tahun 2012. File pegawai terdiri dari :

1. Daftar Riwayat Hidup

2. Surat Keputusan

3. Daftar keluarga.

D. Tujuan Standarisasi File Pegawai

1. Tujuan Umum

Untuk memberikan acuan bagi seluruh staf Sub. Bag Kepegawaian, Hukum

dan Humas dalam mengelola file pegawai yang digunakan dalam memberikan

pelayanan.
 2. Tujuan khusus

a. Untuk memberikan pemahaman yang samakepada seluruh staf Sub. Bag

Kepegawaian, Hukum dan Humas

b. Supaya terjadi keseragaman dalam mnyusun dan menata file

pegawai

c. Untuk memudahkan dalam pencarian dokumen dalam melaksanakan

pelayanan pegawai di RSUD Kardinah Kota Tegal.

d. Untukmembantu seluruh staf dalam memperoleh dokumen yang

dibutuhkan dalam melaksanakan pelayanan.

E. JENIS DOKUMEN FILE PEGAWAI ( PNS dan CPNS )

Jenis-jenis dokumen file pegawai meliputi :

1. Sumpah PNS

Dokumen ini berisi berupa piagam tentang pengambilan sumpah bagi

Pegawai Negeri Sipil

2. Daftar Riwayat Hidup

Dokumen ini berisi data pribadi, pendidikan dan data keluarga Pegawai

Negeri Sipil ( PNS ) .

3. Surat Keputusan Tentang :

a. Calon PegawaiNegeri Sipil

b. Pegawai Negeri Sipil sampai dengan sekarang.

c. Alih jenis Kepegawaian menjadi PNSD

d. NIP Baru

e. Kenaikan Gaji Berkala

 f. Pengangkatan dalam jabatan

g. Mutasi / alih tugas

h. Peninjauan masa kerja

i. Penghargaan/tanda jasa

j. Tugas belajar / ijin belajar

k. Cuti

l. Uraian tugas yang bersangkutan

m. Surat tanda registrasi ( STR )

n. Surat ijin Praktik ( SIP ), SIB tenaga kesehatan

o. Surat Penugasan Klinis

p. Surat Penugasan Kerja Klinis

q. Rincian Kewenangan klinis

r. Tugas tambahan dalam Tim/panitia

s. S.K.P.

t. Bebas Tugas / Pensiun

4. Pendidikan / Ijazah / STTB / Sertifikat

a. Pendidikan formal

b. Pelatihan Penjenjangan

c. Diklat / Bimtek

d. Hasil ujian Dinas

5. Hasil Verifikasi Ijazah.

 6. Keluarga

a. Surat Nikah / akta cerai

b. Akte kelahiran anak

c. Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

7. Foto Copy Kartu Pegawai Negeri Sipil

8. Foto Copy Kartu Taspen

9. Foto Copy Karis / Karsu

10. Foto Copy NPWP

11. Foto CopyKartu Tanda Anggota ( Tenaga Kesehatan )

F. JENIS DOKUMEN FILE PEGAWAI NON PNS.

1. Daftar Riwayat Hidup

2. Ijazah

3. Hasil Verifikasi Ijazah

4. SuratTanda Registrasi

5. Surat Ijin Praktik

6. Surat Perintah Kerja

7. R.K.K.

8. Alur Perekrutan :

a. Surat Lamaran
 b. Tes MMPI, Psikologi dan Wawancara

c. Penerimaan

d. Orientasi

9. Sertifikat pendukung / penjenjangan

10. Sertifikat.

11. Kartu Keluarga

12. Surat Nikah / akta cerai

13. Akte kelahiran anak

14. Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

 BAB II

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup standarisasi file pegawai meliputi :

A. Invetarisasi dokumen

Adalah kegiatan pengumpulan data / dokumen pegawai yang bersangkutan

B. Identifikasi dokumen

Memilah dan mengelompokan dokumen menurut jenisnya

C. Penyimpanan / penataan

Setelah kegiatan tersebut diatas selesai maka data / dokumen dilakukan

penyimpanan/penataan secara kronologis sesuai dengan panduan standarisasi penataan

file pegawai.
 BAB III

TATA LAKSANA

Tata laksana standarisasi penataan file pegawai merupakan serangkaian kegiatan

mengelola dokumen pegawai mulai dari inventarisasi dokumen sampai dengan

penyimpanan dokumen.

A. INVENTARISASI DOKUMEN.

Kegiatan inventarisasi / pengumpulan dokumen dilaksanan oleh staf yang

membidangi sesuai uraian tugas. Tata cara inventarisasi / pengelompokan

mengacu panduan standarisasi file pegawai.

Setiap file pegawai minimal terdiri dari ;

1. Kualifikasi staf

2. Uraian tugas dari staf tersebut

3. Hasil evaluasi

4. Catatan pendidikan in-service yang diikuti

B. IDENTIFIKASI DOKUMEN

Identifikasi dokumen merupakan kegiatan memberi identitas dokumen sehingga

dokumen mudah untuk dikelompokan.

C. PENYIMPANAN / PENATAAN.

1. Penyimpanan dokumen dilakukan di file pegawai ( ordner ) dan ditata di

lemari arsip, berdasarkan urutan disusun berdasarkan jabatan/profesi, dan

ditata sesuai urutan abjad pegawai yang bersangkutan.

2. Dokumen yang disimpan di file pegawai berupa dokumen asli dan foto copy

3. Setiap dua tahun sekali file pegawai dilakukan pemutakhiran data.

4. Dilakukan pemeliharaan dan perawatan dokumen secara berkala.

 BAB IV

DOKUMENTASI

Seluruh staf melakukan dokumentasi terhadap penyimpanan dokumen

sesuai dengan jenis dkumen yang digunakandanmemperhatikan ketentuan yang berlaku.

Panduan Standarisasi file pegawai dievaluasi minimal tiga tahun sekali oleh kepala Sub.

Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas atau sewaktu-waktu.

Standar Prosedur Operasional dievaluasi minimal satu tahun sekali atau sewaktu-waktu

diperlukan untuk diadakan perubahan. Setiap dua tahun sekali file pegawai dilakukan

pemutakhiran data,dan dilakukan pemeliharaan dan perawatan dokumen secara berkala.