3 Keterampilan Manajemen yang harus

dimiliki oleh Manajer

December 17, 2017 Budi Kho Dasar-dasar Manajemen 0

3 Keterampilan Manajemen yang harus dimiliki oleh Manajer – Manajer merupakan pelaku
Manajemen yang memiliki berbagai peranan dalam organisasi atau perusahaannya. Dalam
melaksanakan peranan dan fungsinya, Manajer-manajer tersebut diwajibkan untuk memiliki
beberapa keterampilan yang dapat mendukung kelancaran aktivitasnya. Keterampilan manajer
tersebut pada umumnya disebut dengan Keterampilan Manajemen atau Management Skills.
Sederhananya, yang dimaksud dengan Keterampilan Manajemen adalah pengetahuan dan
kemampuan individu seorang manajer untuk memenuhi kebutuhan dalam melaksanakan tugas
tertentu dan juga dalam menjalankan fungsi manajemennya.
Baca juga : Pengertian Manajemen dan 4 Fungsi Dasar Manajemen.

Menurut Robert L. Katz, seorang Manajer yang sukses wajib memiliki 3 Keterampilan Manajemen
Dasar yaitu Keterampilan Konseptual, Keterampilan berhubungan dengan orang lain dan
Keterampilan Teknis. Menurutnya, Ketiga Keterampilan Manajemen tersebut diperlukan untuk dapat
menerapkan 4 fungsi dasar dalam manajemen. Berdasarkan teori Robert L. Katz tentang
Keterampilan Manajemen ini, Keterampilan Teknik lebih penting bagi Manajer yang berada di
tingkatan Manajemen yang lebih rendah dan Keterampilan Konseptual lebih signifikan dibutuhkan
oleh Manajemen Tingkat Tinggi atau Manajemen Puncak. Sedangkan Keterampilan berhubungan
dengan orang lain atau Humanity Skills dianggap sama pentingnya bagi semua tingkatan
manajemen.
Baca juga : 3 Tingkatan Manajemen dan Fungsi-fungsinya.

3 Keterampilan Manajemen (Management Skills)

Berikut ini adalah pembahasan singkat mengenai 3 Keterampilan Manajemen dasar yang wajib
dimiliki oleh seorang Manajer dalam menjalankan fungsi manajemen menurut Robert L. Katz.
Keterampilan Konseptual (Conceptual Skills)
Keterampilan Konseptual adalah kemampuan manajer untuk melihat keseluruhan organisasi
sebagai suatu entitas yang lengkap. Keterampilan Konseptual ini meliputi pemahaman tentang
kerjasama setiap unit kerja dalam organisasi beserta pemahaman tentang ketergantungan satu unit
kerja dengan unit kerja lainnya, perubahan pada suatu unit kerja juga akan mempengaruhi unit kerja
atau bagian lainnya. Keterampilan ini meliputi pemahaman tentang hubungan antar institusi, industri
dan masyarakat serta pemahaman tentang pengaruh faktor-faktor politik, sosial dan kondisi ekonomi
suatu negara terhadap bisnis perusahaannya. Dengan pemahaman-pemahaman tersebut, seorang
manajer tingkat tinggi atau Top Management dapat memahami kondisi bisnis secara keseluruhan
dan mengambil tindakan yang tepat untuk kesuksesan organisasinya.

Keterampilan Konseptual ini sangat penting bagi Manajement Tingkat Tinggi (Top Management)
namun kurang penting bagi manajemen tingkat menengah dan tidak diharuskan untuk manajemen
tingkat pertama. Keterampilan Konseptual ini juga sering disebut dengan Keterampilan Analisis
(Analytical Skill) ataupun Keterampilan Perseptual (Perceptual Skill).

Keterampilan Berhubungan dengan Orang lain (Humanity Skills)

Keterampilan berhubungan dengan Orang lain atau Humanity Skill ini adalah kemampuan manajer
untuk berinteraksi secara efektif dengan anggota organisasinya serta membangun pemahaman dan
usaha kooperatif dalam tim yang dipimpinnya. Keterampilan ini akan memungkinkan para manajer
untuk menjadi pemimpin dan memotivasi karyawannya untuk mendapatkan prestasi kerja yang lebih
baik. Selain itu, para Manajer juga harus dapat memanfaatkan potensi karyawannya secara efektif di
perusahaan.

Komunikasi juga merupakan salah satu bagian yang terpenting dalam Keterampilan ini. Komunikasi
yang baik dan efektif akan memberikan dampak positif terhadap karir manajer yang bersangkutan
dan juga dalam pencapain tujuan organisasi. Keterampilan berhubungan dengan orang lain
atau Humanity Skill ini penting bagi semua tingkatan manajemen di suatu organisasi atau
perusahaan. Keterampilan ini juga disebut sebagai Keterampilan Interpersonal (Antarpribadi)
atau Human Skill (keterampilan kemanusiaan).

Keterampilan Teknis (Technical Skills)

Keterampilan Teknis ini adalah Kemampuan atau pengetahuan untuk menggunakan teknik tertentu
dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu. Contohnya seperti kemampuan dan
pengetahuan untuk merancang produk, memperbaiki mesin, mengoperasikan mesin, merakit
komputer, membuat program komputer, menyiapkan pembukuan dan laporan keuangan, menjual
produk, menciptakan lagu, memasak makanan dan lain sebagainya. Keterampilan Teknik ini
merupakan keterampilan yang penting bagi manajer di tingkat pertama namun kurang penting atau
tidak wajib untuk dimiliki oleh manajemen tingkat atas.

Kesimpulan

Dapat dikatakan bahwa semua keterampilan yang diperlukan oleh manajer dalam menjalankan
fungsi manajemen sudah dirangkum dalam tiga keterampilan manajemen dasar ini. Contohnya
seperti Keterampilan Pengendalian atau Controlling Skill, seorang manajer dapat mengendalikan
karyawannya melalui keterampilan manajerial dasar yang dimilikinya yaitu keterampilan
berhubungan dengan orang lain (Humanity Skill) yang telah dijelaskan sebelumnya.
Kita ambil contoh keterampilan lainnya seperti Keterampilan mengambil keputusan atau Decision
Skills, sebuah keputusan akan diambil dengan tepat apabila seorang manajer memiliki keterampilan
konseptual. Untuk keputusan yang berkaitan dengan teknis pekerjaan, seorang manajer akan
mengambil keputusan yang tepat apabila manajer tersebut memiliki keterampilan teknis.

Pengertian Pengendalian (Controlling)

dan Empat Langkah Pengendalian
May 5, 2017 Budi Kho Dasar-dasar Manajemen 0

Pengertian Pengendalian (Controlling) dan Empat Langkah Pengendalian – Pengendalian atau

dalam bahasa Inggris disebut dengan Controlling merupakan salah satu fungsi penting manajemen
yang harus dilakukan oleh semua manajer untuk mencapai tujuan organisasinya. Pengendalian
dapat diartikan sebagai fungsi manajemen untuk memastikan bahwa kegiatan dalam
organisasi dilakukan sesuai dengan yang direncanakan. Fungsi Pengendalian atau controlling ini
juga memastikan sumber-sumber daya organisasi telah digunakan secara efisien dan efektif untuk
mencapai tujuan organisasinya.

Menurut Jones and George (2003:331) mengenai pengertian pengendalian (controlling) ini,
Pengendalian adalah proses dimana para manajer memantau dan mengatur bagaimana sebuah
organisasi dan segenap anggotanya menjalankan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien dan efektif. Dalam pengendalian, para manajer memantau dan mengevaluasi
apakah strategi dan struktur organisasi bekerja seperti yang dikehendaki, bagaimana hal-hal tersebut
dapat ditingkatkan dan bagaimana harus diubah jika tidak bekerja.

Fungsi Pengendalian pada dasarnya dilakukan di semua jenis organisasi baik yang berupa
komersial maupun yang non-komersial dan dilakukan di semua tingkatan manajemen yaitu
manajemen puncak, manajemen tingkat menengah maupun manajemen tingkat bawah. Fungsi
Pengendalian akan membandingkan kinerja aktual organisasi dengan standar yang ditentukan,
menemukan penyimpangan dan upaya untuk mengambil tindakan korektif. Dalam fungsi
pengendalian ini juga membantu merumuskan perencanaan di masa yang akan datang. Dengan
demikian, Fungsi pengendalian akan membantu dalam membawa siklus manajemen kembali ke
perencanaan.
Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning) dan Jenis-jenis Perencanaan.

Empat Langkah dalam Pengendalian Manajemen

Terdapat empat langkah utama dalam pengendalian organisasi yaitu menetapkan standar,
mengukur kinerja, membandingkan kinerja nyata dengan standar yang ditentukan dan mengambil
tindakan koreksi (perbaikan) jika terjadi penyimpangan. Berikut ini adalah pembahasan singkat
mengenai empat langkah dalam proses pengendalian organisasi.

Langkah 1. Menetapkan Standar (Establishing Standards)

Yang dimaksud dengan Standar disini adalah sasaran atau target yang harus dicapai dalam
menjalankan fungsi manajemen. Standar ini akan digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi
kinerja dari suatu unit kerja, departemen ataupun organisasi secara keseluruhan. Standar dapat
juga disebut sebagai kriteria untuk menilai kinerja organisasi atau unit kerja dari organisasi tersebut.

Pada umumnya, Standar dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis yaitu Tangible dan Intangible.

 Tangible (terukur atau nyata) – Tangible adalah standar yang dapat diukur dan nyata.
Biasanya disebut juga dengan Standar yang terukur (Measurable Standards). Standar
Terukur yang ditentukan oleh Manajemen dapat berupa Standar waktu yang harus dicapai
(Time), standar biaya (Cost), standar penjualan (Sales), standar pangsa pasar (Market
Share), standar produktivitas (Productivity) hingga laba yang harus dicapai (Profit).
 Intangible (Tidak Terukur atau tidak berwujud) – Intangible adalah standar yang tidak
dapat diukur secara moneter ataupun angka. Standar Intangible ini lebih sulit diukur jika
dibandingkan dengan standar tangible. Contohnya Standar Intangible seperti sikap dan
tingkah laku seorang karyawan, penyimpangan pekerjaan seorang karyawan, kreativitas
karyawan ataupun kesetiaan pelanggan.

Pekerjaan Pengendalian Manajemen ini akan menjadi lebih mudah dengan adanya penetapan
standar ini. Hal ini dikarenakan pengendalian manajemen dilakukan berdasarkan standar yang
ditetapkan oleh manajemen itu sendiri.

Langkah 2. Mengukur Kinerja (Performance Measurement)

Langkah kedua dalam fungsi Pengendalian Manajemen adalah mengukur kinerja. Manajemen akan
dapat lebih mudah mengukur kinerja apabila unit/satuan ataupun kriteria kinerja telah ditentukan
sebelumnya. Pada dasarnya, Pengukuran kinerja harus berada pada unit atau satuan yang sama
dengan kriteria yang telah ditentukan. Unit/satuan atau tolak ukur harus terdefinisi dengan baik dan
seragam sepanjang proses pengukuran atau penilaian ini. Misalnya, jika kita menentukan standar
produktivitas adalah dalam bentuk satuan persentasi (%), kita harus tetap menggunakan persentasi
(%) untuk mengukurnya dan tidak boleh menggunakan satuan lain seperti biaya (Rupiah) untuk
mengukurnya.

Langkah 3. Membandingkan kinerja aktual dengan Standar yang

ditentukan (Comparison of actual and standard performance)
Membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditentukan merupakan langkah yang sangat
penting. Langkah penetapan standar dan langkah pengukuran kinerja pada dasarnya adalah
langkah persiapan, sedangkan langkah perbandingan ini merupakan langkah aktif yang harus
dikerjakan oleh manajemen. Penyimpangan dapat didefinisikan sebagai kesenjangan antara kinerja
aktual dengan target atau standar yang ditetapkan. Seorang Manajer harus mengetahui dua hal
dalam langkah ini, yaitu bentuk penyimpangan yang terjadi dan penyebab terjadinya penyimpangan.

Manajer juga harus mengetahui dan membedakan yang mana merupakan penyimpangan minor
(kecil) yang dapat diabaikan terlebih dahulu dan yang mana merupakan penyimpangan utama yang
harus segera mengambil tindakan yang serius. Sebagai contoh, jika biaya alat-alat tulis terjadi
kenaikan dari target 5% menjadi aktual 8% maka penyimpangan tersebut dapat dikategorikan
sebagai penyimpangan minor (kecil). Namun disisi lain, jika tingkat cacat produksi bulanan
meningkatkan terus menerus maka dapat dikategorikan sebagai penyimpangan besar yang harus
segera diambil tindakan perbaikannya. Setelah mengetahui penyimpangan yang terjadi, seorang
manajer harus segera mencari penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.

Langkah 4. Mengambil tindakan koreksi/perbaikan (Taking Corrective

Action)
Begitu penyimpangan dan penyebab penyimpangan diketahui, tahap selanjutnya adalah mengambil
tindakan perbaikan. Jika penyimpangan yang terjadi merupakan penyimpangan kecil yang masih
dapat diterima maka tidak perlu melakukan tindakan korektif. Namun jika penyimpangan yang terjadi
adalah penyimpangan besar yang telah melampai batas yang dapat diterima maka harus segera
mengambil tindakan perbaikan dan mengambil tindakan-tindakan pencegahan supaya tidak terjadi
lagi dikemudian hari.

Contohnya, target tingkat kecacatan (reject rate) produk di produksi yang dapat diterima adalah 2%,
namun pada aktualnya tingkat kecacatan produk di produksi adalah 5%. Tingkat kecacatan tersebut
telah melampaui batas yang dapat diterima sehingga diperlukan penyelidikan terhadap
penyimpangan tersebut. Setelah diselidiki, ternyata yang menyebabkan tingginya tingkat kecacatan
produk ini adalah adanya pengaturan mesin yang salah. Dengan diketahuinya penyebab terjadinya
penyimpangan tersebut, maka kita harus mengambil tindakan perbaikan yaitu mengatur kembali
mesin tersebut ke pengaturan yang benar dan memberikan indikasi di mesin supaya tidak terjadi
pengaturan yang salah lagi di kemudian hari.

Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi

Jabatan
October 10, 2017 Budi Kho Sumber Daya Manusia (SDM) 0
Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan – Analisis Jabatan atau Job Analysis merupakan alat
utama yang digunakan untuk mengumpulkan data pekerjaan atau jabatan. Proses Job Analysis ini
akan menghasilkan dua kumpulan data yaitu kumpulan data Deskripsi Jabatan (Job Description) dan
Spesifikasi Jabatan (Job Spesification). Kedua kumpulan data ini diperlukan oleh Manajer SDM untuk
menentukan orang yang tepat untuk mengisi lowongan-lowongan pekerjaan yang dibutuhkan oleh
perusahaan sehingga dapat menempatkan orang yang benar pada posisi atau jabatan yang tepat.
Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan ini dapat membantu pihak manajemen maupun karyawan
untuk memahami apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan.
Baca juga : Pengertian Analisis Jabatan. (Job Analysis) dan Tujuannya.

Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan merupakan bagian penting dalam analisis jabatan.
Informasi yang jelas dan akurat dapat membantu organisasi dan pekerja untuk mengatasi berbagai
tantangan pada saat calon pekerja tersebut resmi menjadi karyawan pada perusahaan yang
bersangkutan.

Deskripsi Jabatan (Job Description)

Deskripsi Jabatan atau Job Description adalah uraian yang mencakup pekerjaan dasar suatu jabatan
yang termasuk tugas, wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi penting lainnya yang
melekat pada jabatan tersebut. Contoh Informasi-informasi dalam deskripsi jabatan tersebut
diantaranya seperti nama Jabatan, lingkungan dan lokasi pekerjaan, informasi pelaporan, ringkasan
pekerjaan, sifat pekerjaan, tujuan pekerjaan, tugas-tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, mesin
dan peralatan yang akan digunakan serta bahaya dan risiko yang terlibat didalamnya.

Tujuan Deskripsi Jabatan (Job Description)

 Tujuan utama Deskripsi Jabatan adalah mengumpulkan data pekerjaan yang berkaitan
dengan jabatan yang bersangkutan dan untuk pengiklanan pengrekrutan karyawan yang
berbakat.
 Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat yang dibutuhkan oleh
departemen atau divisi tertentu untuk melakukan tugas dan pekerjaan tertentu.
  Untuk menentukan apa yang harus disampaikan kepada kandidat tentang pekerjaan apa
yang akan diisinya dan juga apa yang harus dilakukan apabila terpilih menjadi karyawan.

Deskripsi Pekerjaan atau Deskripsi Jabatan ini pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua jenis
yaitu Deskripsi Umum Jabatan dan Deskripsi Spefisik Jabatan. Deskripsi umum jabatan adalah
deskripsi jabatan yang digunakan oleh organisasi untuk menemukan informasi dasar tentang
pekerjaan atau jabatan tertentu. Meskipun mencakup tugas yang harus dilakukan oleh pekerja,
namun dalam deskripsi umum jabatan ini tidak mengandung sub-tugas, standar kinerja dan dasar
untuk mengevaluasi suatu pekerjaan serta tidak menentukan paket kompensasinya.

Jenis yang kedua pada Deskripsi Jabatan ini adalah Deskripsi Spesifik Jabatan. Deskripsi Spesifik
Jabatan ini memberikan informasi yang detail terhadap apa yang menjadi tanggung jawab jabatan
tersebut. Deskripsi spesifik jabatan juga mencakup tugas utama, sub-tugas, fungsi inti serta rincian
pada setiap pekerjaannya. Deskripsi spesifik jabatan ini merinci semua pekerjaan yang harus
dilakukan oleh karyawan dan cara untuk melakukan pekerjaan tersebut serta standar kinerja yang
diinginkan.

Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau juga dikenal dengan spesifikasi karyawan adalah
pernyatan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, kualitas khusus, keterampilan
fisik, emosional, teknis dan kemampuan komunikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan
dan tanggung jawab yang terlibat dalam pekerjaan. Spesifikasi Jabatan ini juga mencakup
kesehatan umum, kesehatan mental, kecerdasan, bakat, daya ingat, keterampilan kepemimpinan,
kemampuan beradaptasi, kemampuan emosional, flesibilitas, perilaku, kreativitas, etika dan lain
sebagainya.

Tujuan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

 Berdasarkan informasi deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan membantu kandidat (pelamar)
menganalisis apakah dirinya memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan tertentu
atau tidak.
 Spesfikasi Jabatan dapat membantu tim rekrut untuk memahami apakah kandidat yang
melamar telah memenuhi tingkat kualifikasi, kualitas, karakteristik syarat-syarat lainnya
untuk mengisi jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
 Spesifikasi Jabatan memberikan informasi rinci tentang tanggung jawab, keterampilan teknis
dan fisik yang diinginkan, kemampuan berkomunikasi dan syarat-syarat lainnya yang
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu.
 Spesifikasi Jabatan membantu memilih kandidat yang paling tepat untuk mengisi jabatan
kosong yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan merupakan dua bagian integral dari Analysis Jabatan.
Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan ini mendefinisikan sebuah pekerjaan secara lengkap
serta menuntun pelamar dan tim rekrut untuk menjalani semua proses rekrutmen dan seleksi
sehingga perusahaan bisa mendapatkan karyawan yang tepat untuk melakukan pekerjaan atau
mengisi jabatan yang dibutuhkan.
Baca juga : Pengertian Rekrutmen (Recruitment) dan sumber-sumber Rekrutmen.