0

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ................................................................................................................................................................................................... 1

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................................................................................................... 2

PENDAHULUAN .......................................................................................................................................................................................... 4

PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN ..................................................................................................................................................... 5

ALUR PERMOHONAN BUKU PELAUT ................................................................................................................................................ 6

CARA MEMBUKA SITUS........................................................................................................................................................................... 8

MENU BUKU PELAUT .............................................................................................................................................................................13

1. DASHBOARD ................................................................................................................................................................................13

A. GENERAL.......................................................................................................................................................................................15

B. PERMOHONAN ...........................................................................................................................................................................19

1. BUKU PELAUT ........................................................................................................................................................................19

2. PERPANJANGAN ....................................................................................................................................................................26

3. PENGGANTIAN BUKU PELAUT .......................................................................................................................................28

4. PERUBAHAN IDENTITAS...................................................................................................................................................30

5. NAMA DAN ALAMAT UNTUK PEMBERITAHUAN ...................................................................................................32

6. PENAMBAHAN DATA ..........................................................................................................................................................34

7. PERMINTAAN ULANG KODE BILING............................................................................................................................36

TANYA JAWAB ...........................................................................................................................................................................................37

REGISTRASI dan LOGIN ...............................................................................................................................................................37

PERMOHONAN BUKU PELAUT .................................................................................................................................................38

BILLING ..............................................................................................................................................................................................39

1
DAFTAR GAMBAR
Figure 1 Alur Permohonan Buku Pelaut ........................................................................................................................................... 6
Figure 2 Web Pelaut .................................................................................................................................................................................. 7
Figure 3 Sertifikat Pelaut ........................................................................................................................................................................ 7
Figure 4 Akses Web Buku Pelaut ......................................................................................................................................................... 8
Figure 5 Website Pelaut.dephub.go.id ............................................................................................................................................... 8
Figure 6 Akses Login ................................................................................................................................................................................. 9
Figure 7 Halaman Login Pelaut ............................................................................................................................................................ 9
Figure 8 Login Buku Pelaut – Buat Akun ........................................................................................................................................10
Figure 9 Buat Akun Pelaut Baru .........................................................................................................................................................10
Figure 10 Form isian untuk buat akun pelaut baru ..................................................................................................................... 9
Figure 11 Informasi Verifikasi Akun Pelaut ..................................................................................................................................10
Figure 12 Tampilan Inbox Email .......................................................................................................................................................10
Figure 13 Email Verifikasi Akun Pelaut ..........................................................................................................................................11
Figure 14 Login Buku Pelaut ...............................................................................................................................................................11
Figure 15 Tampilan Halaman Utama Buku Pelaut .....................................................................................................................12
Figure 16 Dashboard Pelaut ................................................................................................................................................................13
Figure 17 Status Permohonan Terakhir .........................................................................................................................................14
Figure 18 Tempat Cetak Buku Pelaut ..............................................................................................................................................14
Figure 19 Informasi Nomor Buku Aktif ..........................................................................................................................................14
Figure 20 Kode Billing Belum Dibayar ............................................................................................................................................14
Figure 21 Tampilan Alur Permohonan Buku Pelaut pada dashboard ..................................................................................15
Figure 22 Tampilan Sub Menu User Profile ..................................................................................................................................15
Figure 23 User Profile Pelaut ..............................................................................................................................................................16
Figure 24 Edit User Profile Pelaut .....................................................................................................................................................16
Figure 25 Edit User Profile Pelaut .....................................................................................................................................................17
Figure 26 Sub Menu Ubah Password ...............................................................................................................................................17
Figure 27 Halaman Ubah Password Pelaut ...................................................................................................................................18
Figure 28 Sub Menu Buku Pelaut ......................................................................................................................................................19
Figure 29 Halaman Permohonan Buku Pelaut.............................................................................................................................20
Figure 30 Permohonan Buku Pelaut ................................................................................................................................................20
Figure 31 Step 1 - Identitas Pelaut ....................................................................................................................................................21
Figure 32 Step 2 - Ijazah / Sertifikat ................................................................................................................................................22
Figure 33 Step 3 - Cetak.........................................................................................................................................................................22
Figure 34 Detail Tempat Cetak Buku Pelaut .................................................................................................................................23
Figure 35 Bukti Pendaftaran Permohonan Buku Pelaut..........................................................................................................23
Figure 36 Print Preview Bukti Pendaftaran Permohonan Buku Pelaut ............................................................................24

2
Figure 37 Dashboard Pelaut ................................................................................................................................................................24
Figure 38 contoh email invoice ..........................................................................................................................................................25
Figure 39 Sub Menu Perpanjangan ...................................................................................................................................................26
Figure 40 Halaman Perpanjangan Buku Pelaut ...........................................................................................................................26
Figure 41 Halaman Isian Perpanjangan Buku Pelaut................................................................................................................27
Figure 42 Bukti Permohonan Perpanjangan Buku Pelaut ......................................................................................................27
Figure 43 Menu Penggantian Buku Pelaut ....................................................................................................................................28
Figure 44 Halaman Penggantian Buku Pelaut ..............................................................................................................................28
Figure 45 Penggantian Buku Pelaut .................................................................................................................................................29
Figure 46 Bukti Permohonan Penggantian Buku Pelaut .........................................................................................................29
Figure 47 Sub Menu Perubahan Identitas .....................................................................................................................................30
Figure 48 Halaman Perubahan Identitas .......................................................................................................................................30
Figure 49 Permohonan Perubahan Identitas ...............................................................................................................................31
Figure 50 Bukti Permohonan Perubahan Identitas Buku Pelaut .........................................................................................31
Figure 51 Sub Menu Perubahan Identitas .....................................................................................................................................32
Figure 52 Halaman Perubahan Identitas .......................................................................................................................................32
Figure 53 Permohonan Nama dan Alamat Pemberitahuan ....................................................................................................33
Figure 54 Bukti Permohonan Perubahan Identitas Buku Pelaut .........................................................................................33
Figure 55 Sub Menu Penambahan Data ..........................................................................................................................................34
Figure 56 Halaman Penambahan Data ............................................................................................................................................34
Figure 57 Permohonan Penambahan Data....................................................................................................................................35
Figure 58 Bukti Permohonan Perubahan Identitas Buku Pelau ...........................................................................................35
Figure 59 Sub Menu Permintaan Kode Billing .............................................................................................................................36
Figure 60 Halaman Penambahan Data ............................................................................................................................................36

3
PENDAHULUAN

Keputusan Menteri Perhubungan No. 30 Tahun 2008 tentang Dokumen Identitas Pelaut,
menyebutkan setiap awak kapal wajib memiliki Buku Pelaut dimana untuk pencatatan dan
sinkronisasi dengan ijazah kompetensi dan mengantisipasi pemalsuan data pelaut, diperlukan
sistem informasi buku pelaut yang terintegrasi ke UPT Ditjen Hubla.

Sehubungan dengan Visi terwujudnya peranan terdepan Direktorat Perkapalan dan Kepelautan
dalam tugas-tugas perumusan serta pelaksanaan kebijakan dan standarisasi teknis dan
penyelenggaraan fungsi-fungsi penyiapan, penyusunan, penerbitan, pengesahan, pelaksanaan,
evaluasi dan pelaporan serta perkantoran di bidang perhubungan laut Indonesia; dan dalam
rangka pemenuhan setiap persyaratan kelaiklautan kapal yang effisien serta berwawasan
lingkungan sesuai dengan regulasi diperlukan adanya informasi yang bisa dapat diakses oleh
pelaut atau manning agency atau perusahaan pelayaran dalam melakukan perekrutan dan
penempatan awak kapal berbasis web pada sistem informasi yang dipersyaratkan pada UU nomor
17 tahun 2008 tentang Pelayaran.

Sistem informasi buku pelaut yang berisikan data pribadi, sertifikat dan masa layar pelaut perlu
juga dikembangkan ke UPT yang mempunyai kewenangan penerbitan, perpanjangan dan
penggantian Buku Pelaut untuk mendapatkan keseragaman dalam bentuk pelayanan, dengan
sistem sekuriti implementasinya.

Pada dokumen ini dijelaskan mengenai cara-cara menggunakan Sistem Informasi Buku Pelaut
Online, untuk selanjutnya diharapkan dari pelaut, back end syahbandar/UPT seperti operator dan
supervisor serta perusahaan pelayaran dapat menggunakan sistem informasi buku pelaut online ini
dengan baik dan benar berdasarkan panduan penggunaaan dokumen ini.

4
PERANGKAT YANG DIBUTUHKAN
Bagi Pelaut :

1. Koneksi Internet
2. Kode Pelaut / Seafarer Code
3. Browser Chrome
4. Kertas beserta printer untuk print bukti permohonan
5. Syarat-syarat dokumen yang diperlukan pada saat pengajuan permohonan

Bagi Perusahaan Pelayaran :

1. Koneksi Internet
2. Kode Pelaut / Seafarer Code
3. Browser Chrome
4. Data PKL
5. Kertas beserta Printer untuk print bukti permohonan
6. Syarat-syarat dokumen yang diperlukan pada saat pengajuan Permohonan

Bagi operator/supervisor di Syahbandar/UPT

1. Koneksi Internet
2. Browser Chrome
3. Nomor Pendaftaran Online / Seafarer Code
4. Data PKL
5. Kamera Canon 1200D beserta backdrop Foto
6. Printer Buku Pelaut

5
ALUR PERMOHONAN BUKU PELAUT

Pilih
Pilih Menu
Menu Permohonan
Permohonan Isi
Isi Form
Form yang
yang telah
telah Pilih
Pilih Lokasi
Lokasi Syahbandar
Syahbandar Print
Print Bukti
Bukti Pendaftaran
Pendaftaran Datang
Datang ke
ke syahbandar
syahbandar
yang
yang diinginkan
diinginkan Disediakan
Disediakan oleh
oleh aplikasi
aplikasi Terdekat
Terdekat untuk
untuk mencetak
mencetak dan
dan berikan
berikan bukti
bukti pendaftaran
pendaftaran online
online
(Buku Petugas
Petugas Syahbandar
Syahbandar memverifikasi
memverifikasi
(Buku Baru
Baru // Perpanjangan
Perpanjangan // Buku
Buku pelaut
pelaut online
online Buku
Buku pelaut
pelaut Beserta
Beserta persyaratan
persyaratan
Penggantian dokumen
dokumen permohonan
permohonan anda
anda
Penggantian dll)
dll)

Bayar
Bayar PNBP
PNBP sesuai
sesuai Cek
Cek Email
Email Pelaut,
Pelaut,
Kode
Kode billing
billing Terdapat
Terdapat info
info tagihan
tagihan PNBP*
PNBP* Pejabat
Pejabat Syahbandar
Syahbandar Verifikasi
Verifikasi OK
OK
Serahkan
Serahkan Bukti
Bukti Pembayaran
Pembayaran Ambil Foto
ke
ke Bank
Bank yang
yang ditunjuk
ditunjuk yang
yang harus
harus dibayar
dibayar Menyetujui
Menyetujui
PNBP
PNBP ke
ke petugas
petugas Syahbandar
Syahbandar Pelaut
Permohonan
Permohonan Buku
Buku Pelaut
Pelaut

*PNBP = Penerimaan Negara Bukan Pajak

Pencetakan
Pencetakan Buku
Buku Pelaut
Pelaut Pengesahan
Pengesahan oleh
oleh Buku
Buku Pelaut
Pelaut Terbit
Terbit
Pejabat
Pejabat Berwenang
Berwenang

Figure 1 Alur Permohonan Buku Pelaut

1. Pilih Menu Permohonan yang diinginkan (Buku Baru / Perpanjangan/ Penggantian / Penambahan
Data)
2. Isi Form yang telah disediakan oleh aplikasi Buku Pelaut
3. Pilih Lokasi Syahbandar Terdekat untuk mencetak Buku Pelaut
4. Print Bukti Pendaftaran
5. Datang ke Syahbandar / UPT yang anda pilih dan berikan bukti pendaftaran online beserta
persyaratannya.
6. Tunggu petugas syahbandar / UPT memeriksa (verifikasi) dokumen permohonan pelaut.
7. Apabila dokumen permohonan OK, maka pelaut akan dipanggil untuk sesi pengambilan foto oleh
petugas secara langsung
8. Bila telah selesai, tunggu pejabat syahbandar menyetujui permohonan buku pelaut.
9. Kemudian cek email yang digunakan oleh pelaut untuk registrasi, apabila permohonan disetujui,
maka pelaut akan mendapatkan 2 email notfikasi buku disetujui dan email invoice tagihan PNBP
(Penerimaan Negara Bukan Pajak) atau kode billing.
10. Bayar PNBP ke Bank yang ditunjuk, pastikan tidak melewati batas waktu yang ditentukan.
11. Apabila sudah dibayar, serahkan bukti pembayaran kepada petugas syahbandar.
12. Tunggu sampai buku pelaut tercetak, dan ditandatangani dan disahkan pejabat syahbandar.
13. Buku Pelaut Terbit.

Hal yang harus diperhatikan:

Sebelum registrasi akun di system buku pelaut online, pelaut harus cek website
https://pelaut.dephub.go.id untuk mengecek data identitas diri dan sertifikatnya. Minimal pelaut

6
mempunyai 1 sertifikat BST (Basic Safety Training) untuk berhasil mendapatkan akun. Caranya
adalah dengan mengetikan seafarer code/ kode pelaut anda ke form yang telah disediakan, seperti
terlihat pada gambar dibawah ini.

Figure 2 Web Pelaut

Bila kode pelaut anda sudah terdaftar maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini:

Figure 3 Sertifikat Pelaut

Bila status Pelaut anda Aktif, dan pelaut mempunyai Basic Safety Training, maka pelaut bisa melakukan
registrasi dan mengajukan permohonan buku pelaut online. Apabila tidak ada, segera hubungi bagian diklat.
7
CARA MEMBUKA SITUS
Untuk memulai akses pada situs buku pelaut, maka :

1. Buka browser pada perangkat yang telah terhubung dengan internet, disarankan
menggunakan browser chrome.
2. Ketikan URL :
https://dokumenpelaut.dephub.go.id lalu tekan tombol enter pada keyboard.

Figure 4 Akses Web Buku Pelaut

3. Kemudian tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini:

Figure 5 Website Pelaut.dephub.go.id

4. Kemudian klik Icon Buku Pelaut

5. Tunggu sampai muncul halaman sebagai berikut

8
 Figure 6 Akses Login

6. Klik Icon Pelaut

7. Tunggu sampai muncul halaman seperti berikut:

Figure 7 Halaman Login Pelaut

9
8. Apabila pelaut sudah mempunyai akun untuk login, maka ketikan user name dan password
kemudian klik tombol login. Apabila belum mempunyai akun maka klik link Buat Akun
untuk membuat akun baru

Figure 8 Login Buku Pelaut – Buat Akun

9. Kemudian tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Figure 9 Buat Akun Pelaut Baru

10
 a. Kode Pelaut :
Diisi oleh kode pelaut (seafarer code) yang
terdaftar di database kepelautan.
1 b. Tanggal Lahir:
Tanggal lahir pelaut yang bersangkutan
dengan format dd/mm/yyyy. Contoh:
2
29/11/1990
c. No. HP :
No handphone pelaut yang aktif dan dapat

3 dihubungi
d. Email :
Email pelaut yang masih aktif dan pastikan
email ini dapat diakses (dibuka) karena
4 security code akan dikirimkan ke alamat
email ini.
e. Ketik Ulang Email :
Memastikan bahwa email yang diketik tidak
5
salah huruf/angka (typo)
f. Username :
Username ini harus dibuat se-unik mungkin
6
dan dapat diingat oleh pelaut, karena akan
digunakan untuk login ke aplikasi.
7 g. Password:
Terdiri dari minimal 8 karakter yang harus
selalu diingat oleh pelaut yang bersangkutan
8 karena akan digunakan untuk login ke
aplikasi
h. Ketik Ulang Password:
Memastikan bahwa password yang diketik
Figure 10 Form isian untuk buat akun pelaut baru tidak salah huruf/angka (typo)
i. Captcha:
Isi captcha dengan klik pada kotak ‘saya bukan robot/I’m not a robot’ sampai keluar tanda checklist
j. Tombol Register:
Klik tombol daftar bila seluruh field isian sudah lengkap.

9
Isi semua field yang telah disediakan kemudian klik tombol Register. Tunggu sampai muncul
Halaman konfirmasi verifikasi

Figure 11 Informasi Verifikasi Akun Pelaut

Sesuai informasi diatas, buka email yang telah didaftarkan saat registrasi, cek pada inbox / kotak
masuk ataupun kotak spam di email anda.

Figure 12 Tampilan Inbox Email

Buka email nya kemudian akan tampil seperti contoh berikut ini:

10
 Figure 13 Email Verifikasi Akun Pelaut

Klik tombol ‘Verifikasi’, kemudian akan diarahkan ke halaman berikut

Figure 14 Login Buku Pelaut

Lalu isi user name dan password yang telah didaftarkan pada saat registrasi, klik pada kotak ‘saya bukan
robot/I’m not a robot’ sampai keluar tanda checklist, kemudian klik tombol login.
Bila login berhasil maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini

11
Figure 15 Tampilan Halaman Utama Buku Pelaut

12
MENU BUKU PELAUT
Setelah sukses masuk kedalam aplikasi buku pelaut, maka pelaut akan melihat dashboard dan dua menu
utama yaitu General dan Permohonan.

1. DASHBOARD
Menu Dashboard berisi :

a. Informasi Status Permohonan Terakhir

b. Informasi Tempat Cetak Buku Pelaut
c. Informasi Nomor Buku Aktif
d. Informasi tagihan Kode Billing Belum Dibayar
e. Alur Permohonan buku pelaut
f. Tombol Download Panduan Penggunaan Website

Figure 16 Dashboard Pelaut

13
a. Status Permohonan Terakhir
Merupakan informasi status permohonan yang diajukan oleh pelaut, berisi Jenis permohonan dan
statusnya. Berikut adalah contohnya:

Figure 17 Status Permohonan Terakhir

Artinya: Permohonan Perpanjangan Buku Pelaut nya saat ini dalam Tahap REVISI

b. Tempat Cetak
Merupakan informasi lokasi tempat cetak dari permohonan terakhir yang diajukan oleh pelaut. Berikut
adalah contoh tampilannya

Figure 18 Tempat Cetak Buku Pelaut

Artinya: Pelaut mengajukan Permohonan Perpanjangannya di Kantor Kesyahbandaran Utama Belawan,

Medan.
c. Nomor Buku Aktif
Merupakan informasi nomor buku pelaut yang masih berlaku

Figure 19 Informasi Nomor Buku Aktif

d. Kode Billing Belum Dibayar:

Merupakan informasi tagihan PNBP yang belum dibayarkan oleh pelaut

Figure 20 Kode Billing Belum Dibayar

e. Alur Permohonan Buku Pelaut

Berikut merupakan alur permohonan buku pelaut

14
 Pilih
Pilih Menu
Menu Permohonan
Permohonan Isi
Isi Form
Form yang
yang telah
telah Pilih
Pilih Lokasi
Lokasi Syahbandar
Syahbandar Print
Print Bukti
Bukti Pendaftaran
Pendaftaran Datang
Datang ke
ke syahbandar
syahbandar
yang
yang diinginkan
diinginkan Disediakan
Disediakan oleh
oleh aplikasi
aplikasi Terdekat
Terdekat untuk
untuk mencetak
mencetak dan
dan berikan
berikan bukti
bukti pendaftaran
pendaftaran online
online
(Buku Petugas
Petugas Syahbandar
Syahbandar memverifikasi
memverifikasi
(Buku Baru
Baru // Perpanjangan
Perpanjangan // Buku
Buku pelaut
pelaut online
online Buku
Buku pelaut
pelaut Beserta
Beserta persyaratan
persyaratan
Penggantian dokumen
dokumen permohonan
permohonan anda
anda
Penggantian dll)
dll)

Bayar
Bayar PNBP
PNBP sesuai
sesuai Cek
Cek Email
Email Pelaut,
Pelaut,
Kode
Kode billing
billing Terdapat
Terdapat info
info tagihan
tagihan PNBP*
PNBP* Pejabat
Pejabat Syahbandar
Syahbandar Verifikasi
Verifikasi OK
OK
Serahkan
Serahkan Bukti
Bukti Pembayaran
Pembayaran Ambil Foto
ke
ke Bank
Bank yang
yang ditunjuk
ditunjuk yang
yang harus
harus dibayar
dibayar Menyetujui
Menyetujui
PNBP
PNBP ke
ke petugas
petugas Syahbandar
Syahbandar Pelaut
Permohonan
Permohonan Buku
Buku Pelaut
Pelaut

*PNBP = Penerimaan Negara Bukan Pajak

Pencetakan
Pencetakan Buku
Buku Pelaut
Pelaut Pengesahan
Pengesahan oleh
oleh Buku
Buku Pelaut
Pelaut Terbit
Terbit
Pejabat
Pejabat Berwenang
Berwenang

Figure 21 Tampilan Alur Permohonan Buku Pelaut pada dashboard

f. Tombol Download Panduan Pengguna Website

Berikut merupakan tampilan tombol download panduan pengguna website

Figure 23 Tombol Download Panduan Pengguna Website

A. GENERAL
Pada menu general berisi user profile dan change password, berikut penjelasannya.
1. User Profile
Untuk mengkases sub menu User Profile, berikut adalah langkah-langkahnya.
a. Buka Menu General -> Klik Sub Menu User Profile

Figure 22 Tampilan Sub Menu User Profile

b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah

15
 Figure 23 User Profile Pelaut

Untuk mengedit user profile pelaut klik tombol edit profile, lalu akan muncul tampilan
seperti gambar dibawah ini. Bila Pelaut ingin mengubah gambar user profile nya, pada kolom
paling atas klik choose file

Figure 24 Edit User Profile Pelaut

Klik tombol simpan untuk mengupdate user profile

16
 Berikut adalah tampilan saat berhasil mengupdate profil.

Figure 25 Edit User Profile Pelaut

2. Ubah Password
Untuk mengkases sub menu Ubah Password, berikut adalah langkah-langkahnya.
a. Buka Menu General -> Klik Sub Menu Ubah Password

Figure 26 Sub Menu Ubah Password

b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah ini

17
 Figure 27 Halaman Ubah Password Pelaut

Untuk mengganti password lama dengan password baru, isi kolom diatas dengan benar, kemudian
klik tombol update password.

18
B. PERMOHONAN
Terdapat beberapa jenis permohonan buku pelaut, yaitu

1. Permohonan Buku Pelaut Baru :

Bagi Pelaut yang sama sekali belum mempunyai buku pelaut, atau bagi pelaut yang mempunyai buku
pelaut konvensional, belum diganti ke buku pelaut online.
2. Permohonan Perpanjangan:
Bagi Pelaut yang sudah mempunyai buku pelaut online, dan masa berlakunya habis atau akan habis.
3. Permohonan Penggantian Buku Pelaut :
Bagi Pelaut yang mempunyai buku pelaut online, tetapi bukunya rusak, hilang atau masa berlaku
bukunya habis
4. Permohonan Perubahan Identitas:
Bagi Pelaut yang akan menambahakn perubahan identitas pada buku pelaut online nya. Misalkan :
perubahan tinggi badan, warna rambut dll
5. Nama dan Alamat untuk Pemberitahuan
Bagi pelaut yang akan mengganti atau menambahkan nama juga alamat untuk keperluan
pemberitahuan.
6. Permohonan Penambahan Data:
Bagi Pelaut yang akan menambahkan data sertifikat, pengalaman berlayar, catatan kesehatan dan
catatan kecelakaan
7. Permintaan ulang kode billing
Bagi pelaut yang punya tagihan PNBP, tetapi sudah expired.

Mengenai tata cara dan prosedur yang harus pelaut lakukan pada system buku pelaut online ini akan
dijelaskan pada tahap ini.

1. BUKU PELAUT
Untuk mengakses permohonan buku pelaut, berikut adalah langkah-langkahnya :
a. Buka Menu Permohonan -> Klik Sub Menu Buku Pelaut

Figure 28 Sub Menu Buku Pelaut

b. Tunggu sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah ini

19
 Figure 29 Halaman Permohonan Buku Pelaut

Klik tombol Buat Permohonan untuk memulai membuat permohonan buku pelaut.

Figure 30 Permohonan Buku Pelaut

Kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah (Figure 31.)

Permohonan Buku Pelaut ini dibagi menjadi 3 step, yaitu

 step 1 identitas pelaut,

 step 2 Ijazah/sertifikat,
 step 3 Cetak.

20
Step 1 . Identitas Pelaut

Figure 31 Step 1 - Identitas Pelaut

Pada step 1 ini berisi identitas pelaut, perlu diketahui bahwa kode pelaut, nama lengkap, tempat
lahir, tanggal lahir, kebangsaan dan jenis kelamin tidak dapat diubah, mengapa? Karena data
tersebut didapat pada data sertifikat pelaut ybs, yang telah terdaftar pada sistem database
sertifikasi. Namun jangan khawatir, apabila ada perubahan nama, tempat lahir, atau lainnya bisa
mengkases sub menu perubahan identitas, ini akan dijelaskan pada bagian lain setelah ini.

Warna rambut, warna mata, tinggi badan, warna kulit, golongan darah, dan alamat tetap harus
anda isi dengan sebenar-benarnya, karena data ini nantinya akan tercetak pada buku pelaut
anda.

Klik Next apabila sudah selesai mengisi identitas, kemudian akan berlanjut pada step 2

21
Step 2 . Identitas Pelaut

Figure 32 Step 2 - Ijazah / Sertifikat

Pada step 2 ini menampilkan data Ijazah/Sertifikat yang dimiliki oleh pelaut ybs. Pastikan data
ijazah/sertifikat anda benar. Klik Next untuk tahapan selanjutnya.

Step 3 . Cetak

Figure 33 Step 3 - Cetak

22
Pada step 3 ini pelaut boleh memilih tempat cetak buku pelaut di beberapa syahbandar yang
ada (lihat gambar 34 untuk lebih detail). Kemudian isi captcha sampai muncul tanda checklist
lalu klik tombol Finish.

Figure 34 Detail Tempat Cetak Buku Pelaut

Berikut adalah tampilan pada saat tombol finish diklik, klik link Print Permohonan untuk mencetak
bukti pendaftaran permohonan buku pelaut.

Figure 35 Bukti Pendaftaran Permohonan Buku Pelaut

Kemudian klik tombol “Print Permohonan”

23
 Figure 36 Print Preview Bukti Pendaftaran Permohonan Buku Pelaut

Setelah dicetak, bacalah dengan seksama kemudian datanglah ke syahbandar yang anda tunjuk sesuai
dengan jadwal yang ditentukan.

Untuk memantau progress permohonan anda, disarankan untuk selalu memantau update dashboard pada
akun pelaut anda.

Figure 37 Dashboard Pelaut

Pada Box Status Permohonan Terakhir, menunjukkan Jenis Permohonan adalah Permohonan “Baru” dengan
status “Belum diproses”

Pada Box Tempat Cetak, menginformasikan Tempat cetak permohonan adalah di “Kesyahabandaran
Utama Belawan, Medan”

Pada Box Nomor Buku Aktif, tidak menampilkan informasi apa-apa. Artinya belum ada nomor buku Aktif
yang terdaftar pada seafarer code anda.

Pada Box Kode Billing Belum Dibayar, tidak menampikan apa-apa, artinya belum ada tagihan yang harus
dibayar oleh anda .

24
Berikut adalah informasi jenis status dan keterangannya, yang sewaktu-waktu akan tampil pada dashboard

Status Keterangan

Belum Diproses Permohonan baru masuk ke system, belum ada aksi dari petugas.

Lengkap Permohonan anda lengkap secara administrasi

Belum Lengkap Ada kekurangan data atau persyaratan yang belum diberikan ke petugas

Belum Foto Anda belum difoto di lokasi tempat cetak Buku Pelaut

Revisi Ada data yang harus direvisi oleh petugas pada permohonan anda.

Semua dokumen yang diperlukan sudah terpenuhi, namun masih pada

Belum Disetujui
posisi antri untuk disetujui oleh pejabat di tempat cetak buku pelaut

Disetujui Permohonan anda disetujui

Belum Bayar Ada tagihan PNBP yang belum anda bayar

Belum Diprint Permohonan anda dalam posisi antri untuk dicetak

Sudah Diprint Buku Pelaut anda sudah dicetak dan aktif

Ikuti prosedur yang UPT tetapkan, selalu pantau dashboard untuk mengetahui progress permohonan anda.
Bila di dashboard menunjukan permohonan sudah di approve oleh supervisor, maka cek email anda untuk
terima invoice kode billing yang harus anda bayarkan ke Bank yang ditunjuk.

Figure 38 contoh email invoice

25
2. PERPANJANGAN
Bagi Pelaut yang akan memperpanjang masa berlaku buku pelaut nya, maka dapat
menggunakan menu ini untuk mengajukan permohonan perpanjangan buku pelaut. Langkah-
langkah nya adalah sebagai berikut :
a. Buka Menu Permohonan -> Klik Sub Menu Perpanjangan

Figure 39 Sub Menu Perpanjangan

b. Tunggu sampai muncul halaman seperti pada gambar dibawah ini

<- Tombol Buat Permohonan

Figure 40 Halaman Perpanjangan Buku Pelaut

c. Klik tombol buat permohonan untuk membuat permohonan, tunggu sampai muncul halaman seperti
gambar dibawah ini

26
 Figure 41 Halaman Isian Perpanjangan Buku Pelaut

d. Pilih tempat cetak buku pelaut dan ketikan captcha yang tersedia kemudian klik tombol permohonan
sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini :

Figure 42 Bukti Permohonan Perpanjangan Buku Pelaut

Klik tombol print permohonan untuk mencetak bukti perpanjangan buku pelaut. Setelah dicetak,
bacalah dengan seksama dan bawalah persyaratan yang dibutuhkan, kemudian datanglah ke
syahbandar yang anda tunjuk sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

27
3. PENGGANTIAN BUKU PELAUT
Bagi Pelaut yang akan mengganti buku pelaut nya dengan alasan masa berlaku habis, rusak
ataupun hilang, maka dapat menggunakan menu ini untuk mengajukan permohonan
penggantian buku pelaut. Langkah-langkah nya adalah sebagai berikut :
a. Buka Menu Permohonan -> Klik Sub Menu Perpanjangan

Figure 43 Menu Penggantian Buku Pelaut

b. Tunggu sampai muncul halaman sebagai berikut:

Figure 44 Halaman Penggantian Buku Pelaut

c. Klik tombol buat permohonan untuk membuat permohonan penggantian buku pelaut, tunggu
sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini

28
 Figure 45 Penggantian Buku Pelaut

d. Isi semua identitas ciri fisik diatas, pilih alasan penggantian: Masa Berlaku Habis, Hilang atau Rusak.
Serta pilih Lokasi tempat cetak buku pelaut, isi captcha dengan benar dan klik tombol kirim
permohonan sampai dengan tampil bukti permohonan penggantian buku pelaut seperti gambar
dibawah ini

Figure 46 Bukti Permohonan Penggantian Buku Pelaut

29
 e. Print Bukti permohonan penggantian tersebut, persiapkan persyaratannya dan datang ke
syahbandar yang dipilih sesuai dengan jadwal yang ditentukan

4. PERUBAHAN IDENTITAS
Bila pelaut memerlukan perubahan identitasnya, baik itu nama, alamat dan lain sebagainya maka pelaut
dapat mengakses menu perubahan identitas, berikut adalah langkah-langkahnya.

a. Buka Menu Permohonan -> Klik sub menu perubahan identitas

Figure 47 Sub Menu Perubahan Identitas

b. Tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini

Figure 48 Halaman Perubahan Identitas

c. Klik tombol buat permohonan, kemudian akan muncul form isian.

30
 Figure 49 Permohonan Perubahan Identitas

d. Isi semua field yang tersedia dengan pembaharuan data yang anda inginkan, kemudian pilih tempat
cetak buku pelaut dan isi captcha dengan benar kemudian klik tombol Kirim Permohonan
e. Bukti permohonan perubahan identitas dapat tercetak

Figure 50 Bukti Permohonan Perubahan Identitas Buku Pelaut

31
5. NAMA DAN ALAMAT UNTUK PEMBERITAHUAN
Bila pelaut akan mencantumkan nama dan alamat untuk pemberitahuan pada halaman buku pelautnya,
maka pelaut dapat mengakses menu nama dan alamat untuk pemberitahuan dengan syarat buku
pelautnya sudah berstatus “sudah diprint” dan masih berlaku. Berikut adalah langkah-langkahnya.

f. Buka Menu Permohonan -> Klik sub menu Nama dan Alamat untuk Pemberitahuan

Figure 51 Sub Menu Perubahan Identitas

g. Tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini

Figure 52 Halaman Perubahan Identitas

h. Klik tombol buat permohonan, kemudian akan muncul form isian.

32
 Figure 53 Permohonan Nama dan Alamat Pemberitahuan

i. Isi semua field yang tersedia dengan pembaharuan data yang anda inginkan, kemudian pilih tempat
cetak buku pelaut dan isi captcha dengan benar kemudian klik tombol Kirim Permohonan
j. Bukti permohonan perubahan identitas dapat tercetak

Figure 54 Bukti Permohonan Perubahan Identitas Buku Pelaut

33
6. PENAMBAHAN DATA
Fitur penambahan data ini digunakan apabila ada penambahan data pada buku pelaut seperti
menambah sertifikat, catatan kesehatan, catatan kecelakaan dan pengalaman berlayar (masa layar)
dengan syarat telah mempunyai buku pelaut dan pada system buku pelaut online ini buku pelautnya
sudah berstatus “sudah diprint” dan masih berlaku. Berikut adalah langkah-langkahnya.

a. Buka Menu Permohonan -> Klik sub menu Nama dan Alamat untuk Pemberitahuan

Figure 55 Sub Menu Penambahan Data

b. Tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini

Figure 56 Halaman Penambahan Data

c. Klik tombol buat permohonan, kemudian akan muncul form isian.

34
 Figure 57 Permohonan Penambahan Data

d. Pilih tempat cetak buku pelaut dan isi captcha dengan benar kemudian klik tombol Kirim
Permohonan
e. Bukti permohonan perubahan identitas dapat tercetak

Figure 58 Bukti Permohonan Perubahan Identitas Buku Pelau

35
7. PERMINTAAN ULANG KODE BILING
Fitur penambahan data ini digunakan apabila ada penambahan data pada buku pelaut seperti
menambah sertifikat, catatan kesehatan, catatan kecelakaan dan pengalaman berlayar (masa layar)
dengan syarat telah mempunyai buku pelaut dan pada system buku pelaut online ini buku pelautnya
sudah berstatus “sudah diprint” dan masih berlaku. Berikut adalah langkah-langkahnya.

a. Buka Menu Permohonan -> Klik sub menu Nama dan Alamat untuk Pemberitahuan

Figure 59 Sub Menu Permintaan Kode Billing

b. Tunggu sampai muncul halaman seperti gambar dibawah ini

Figure 60 Halaman Penambahan Data

36
TANYA JAWAB
REGISTRASI dan LOGIN
A: Apa saja syarat untuk melakukan registrasi akun pelaut?
Q: Seafarer code yang telah terdaftar di Sertifikasi Pelaut, email, juga identitas diri seperti
tanggal lahir, alamat dll.
A: Bagaimana jika pelaut tidak mempunyai email?
Q: Harus punya, dan pastikan email tersebut dapat diakses
A: Bagaimana jika saat registrasi, seafarer code tidak terdaftar?
Q: Hubungi bagian sertifikasi tempat pelaut diklat.
A: Bagaimana jika tanggal lahir dianggap salah, padahal sesuai dengan akta kelahiran?
Q: Silakan cek identitas anda di https://pelaut.dephub.go.id/
Bila data tersebut tidak benar, maka hubungi bagian sertifikasi tempat anda diklat
A: Bagaimana jika pada saat registrasi, email verifikasi tidak kunjung diterima?
Q: Cek kotak spam
A: Jika tidak ada juga di kotak spam?
Q: Silakan registrasi ulang dengan menggunakan email lain
A: Bagaimana jika akun dengan seafarercode milik saya sudah terdaftar?
Q: Itu berarti seafarer code anda sudah mempunyai buku pelaut. Jika tidak tanyakan kepada
agen pelayaran yang mengurusi dokumen buku pelaut anda, atau cek inbox pada email
anda, apakah anda sudah pernah daftar sebelumnya.
A: Bagaimana jika lupa password?
Q: Klik link lupa password pada halaman login, kemudian isi username, seafarer code dan
email anda, kemudian klik kirim dan tunggu sampai system mengirim email pembaruan
password anda
A Bagaimana jika lupa username?
Q Cek kotak masuk (inbox) email anda, cari email dari infobukupelaut@dephub.go.id dengan
subjek verifikasi akun, disitu ada informasi username anda. Bila email tersebut sudah
terhapus, maka hubungi operator syahbandar tempat anda mengajukan permohonan buku
pelaut
A Bagaimana jika lupa email, username dan password?
Q Hubungi operator syahbandar tempat anda mengajukan permohonan buku pelaut
A Bagaimana jika lupa email saja?
Q Silakan login dan buka halaman user profile di menu General.
A: Apa yang harus dilakukan bila pada saat login, user inactive?
Q: Itu artinya anda memiliki lebih dari 1 akun, gunakan akun yang anda pergunakan untuk
membuat permohonan buku pelaut

37
A Bagaimana jika pada saat login, user is not registered?
Q Berarti user anda tidak terdaftar, anda harus registrasi terlebih dahulu
A: Bagaimana jika pada saat registrasi, keluar message: Can not create user, Seafarer
‘62xxxxxxx’ is already exists. ?
Q: Berarti anda sudah mempunyai akun yang aktif, dan tidak bisa membuat user lagi
A: Bagaimana jika saat verifikasi akun muncul pesan “User Already Verified”
B: Artinya username anda sudah diverifikasikan, lanjutkan saja ke halaman login
A Bagaimana jika kode verifikasi yang terdapat di email, ketika diketik di halaman
verifikasi akun tidak bisa dipergunakan?
Q Pastikan penulisan kode verifikasi benar huruf besar kecilnya dan tidak ada spasi
didalamnya.
Jika masih tidak bisa silakan hubungi operator.

PERMOHONAN BUKU PELAUT

A: Bagaimana jika pada saat mengajukan permohonan baru buku pelaut, keluar
message “Gagal ambil data sertifikat”
Q: Periksa sertifikat anda di halaman https://pelaut.dephub.go.id/ apakah ada nomor
sertifikat yang sama, atau tanggal terbit dan expired sertifikatnya ada yang kosong? Jika ya,
Hubungi bagian sertifikasi tempat pelaut diklat untuk memperbaiki datanya. Pastikan
nomor sertifikat tidak ada yang sama dan tanggal terbit & expirednya tidak kosong.
A: Bagaimana jika pada saat mengajukan permohonan baru buku pelaut, keluar
message “Tidak bisa membuat permohonan Anda Sudah mempunyai buku pelaut”
Q: Itu berarti anda sudah mempunyai buku pelaut, dan tidak dapat mengajukan permohonan
ulang, kecuali dengan permohonan perpanjangan, penggantian dan penambahan data
A: Bagaimana jika pada saat mengajukan permohonan penggantian dan atau
perpanjangan buku pelaut, keluar message “Tidak dapat membuat permohonan,
anda belum mempunyai buku pelaut”
Q Apabila anda sudah mempunyai buku pelaut sebelumnya, maka hubungi operator tempat
anda membuat buku pelaut sebelumnya untuk mengupdate status buku pelaut anda.
A Bagaimana jika pada saat mengajukan permohonan Perubahan Identitas dan atau
penambahan data, keluar message “Tidak dapat membuat permohonan perubahan
identitas, anda belum mempunyai buku pelaut”
Q Apabila anda sudah mempunyai buku pelaut, maka hubungi operator tempat anda
membuat buku pelaut sebelumnya untuk mengupdate status buku pelaut anda.

38
BILLING
A: Kapan pelaut akan mendapatkan kode billing?
Q: Jika permohonan buku pelaut anda sudah disetujui oleh syahbandar.
A: Bagaimana cara mengetahui bahwa permohonan buku pelaut sudah disetujui?
Q Silakan buka menu Permohonan, lihat di kolom status
A: Apa yang harus dilakukan bila kode billing tidak kunjung diterima, sedangkan status
buku pelaut kita sudah disetujui
Q BIla tidak ada di inbox (kotak masuk) email anda, maka cek di kotak spam. Bila tidak ada
juga periksa apakah akun email anda sudah benar? (cek di menu general -> user profile)
Apabila sudah benar, maka hubungi operator tempat anda mengajukan permohonan buku
pelaut
A Bagaimana jika tanggal bayar billing sudah expired?
Q Lakukan permohonan ulang biling dengan membuka menu permintaan ulang kode billing,
lalu klik request billing pada kolom status.

Kemudian cek email anda.

39
40